Vår ref. 13/13-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 08.01.2013 Trond Ingebretsen Janicke Andreassen Tone E. Berge Hansen Anne Sæterdal Berit M. Dalvik Ingrid-Elisabeth Kåss Hanne K. Størksen Porsgrunn kommune - kontrollutvalget innkalles til møte: Dato: Tirsdag 15.01.2013 Tid: Kl 0900-1600 Sted: Porsgrunn rådhus, møterom 3 etg. Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/13-7/13 Kl 0900: Kl 1200: Kl 1400: Kl 1445: Sak 02/2013 MØTE MED HOVEDUTVALGENE Sak 04/2013 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 Sak 05/2013 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Sak 07/2013 ORIENTERING FRA BARNEVERNET Porsgrunn, 08.01.2013 (sign) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/13 13/4 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.12.2012 2/13 12/689 MØTE MED HOVEDUTVALGENE 3/13 13/12 OPPFØLGING AV KOMMUNENS EIERSKAP I SELSKAPER 4/13 13/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 5/13 13/5 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL 6/13 13/10 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 15.01.2013 7/13 13/8 ORIENTERING FRA BARNEVERNET
Sak nr. 1/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.12.2012 Arkivsaksnr.: 13/4 Arkivkode: 033 1/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 11.12.2012. Møteprotokollen fra 11.12.2012 legges fram for godkjenning. Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune kontrollutvalget 11.12.2012. Sak 1/13 Side 3 av 13
Sak nr. 2/13 MØTE MED HOVEDUTVALGENE Arkivsaksnr.: 12/689 Arkivkode: 033 2/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Uten innstilling. inviterer lederne av hovedutvalgene i Porsgrunn kommune: Plan og kommunalteknikk, v/ Trond Ingebretsen Utvalg for barn, unge og kultur, v/ Janicke Andreassen Utvalg for helse og omsorg, v/ Tone E Berge Hansen ønsker å informere om sin virksomhet. Videre ber kontrollutvalget om å få innspill og synspunkter på tema/saker utvalgene ønsker at kontrollutvalget prioriterer. Hva er de 3 viktigste problemområdene fra hvert hovedutvalg? Ingen Sak 2/13 Side 4 av 13
Sak nr. 3/13 OPPFØLGING AV KOMMUNENS EIERSKAP I SELSKAPER Arkivsaksnr.: 13/12 Arkivkode: 210 3/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Uten innstilling. Kommuneloven 77 pålegger kontrollutvalget å føre tilsyn med kommunen sine eierinteresser i selskaper. må selv bestemme hvordan dette skal gjennomføres. Fra administrasjon har vi fått oversikt over eierforholdene. For å holde seg orientert har kontrollutvalget anledning til å delta som observatør i generalforsamlingene/representantskapet i heleide kommunale/fylkeskommunale selskaper. (Følger retten til selskapskontroll.) må selv bestemme om en eller flere skal delta, evt fordelingen mellom kontrollutvalgets medlemmer. har møterett, men ikke møteplikt. Oversikt over Porsgrunn kommunes eierskap i selskaper. Sak 3/13 Side 5 av 13
Sak nr. 4/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 Arkivsaksnr.: 13/11 Arkivkode: 210 4/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget innstiller til Bystyret: Bystyret tar Rapporten om Rusomsorg og psykisk helse, Del 1 til orientering. Bystyret ber rådmannen vurdere rapporten, og spesielt kap 7 Revisors konklusjoner og anbefalinger. Bystyret ber rådmannen, innen 6 mnd., komme tilbake til bystyret med en redegjørelse på gjennomførte tiltak. Med bakgrunn i Plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget bestilt prosjektet Rusomsorg og psykisk helse fra Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjon er nå ferdig med Del 1 - Tildeling av bolig, oppfølging av nabomiljø og oppfølging i bolig. I rapporten skriver revisor: Forvaltningsrevisjon er bestilt av kontrollutvalget i Porsgrunn. I plan for forvaltningsrevisjon var rusomsorg og psykiske helsetjenester vedtatt som prosjekt nummer fire. ønsket å prioritere frem dette prosjektet og at det også skulle omhandle håndtering av bomiljø i kommunale utleieboliger og oppfølgingen som gis innenfor rusomsorgen for å mestre bosituasjonen. Prosjektet er todelt. Dette er delrapport 1 hvor det er fokus på kommunens boligsosiale arbeid. Rapporten omhandler håndtering av bomiljø generelt, boligtildeling og oppfølging av leieforhold, og tiltak for å mestre bosituasjonen. Utgangspunktet for undersøkelsen er personer med ruslidelse eventuelt i kombinasjon med psykiske lidelser. I del 2 ser revisjon nærmere på arbeidet innen rusomsorg og psykiske helsetjenester. I del 1 har revisjon undersøkt følgende problemstillinger: 1. Kommunens boligsosiale arbeid Sak 4/13 Side 6 av 13
Sak 4/13 a. Hvilke oppgaver er kommunen pålagt å ivareta i det boligsosiale arbeidet? b. Hvordan er utgiftsnivå og dekningsgrad i Porsgrunn kommune sammenlignet med tilsvarende kommuner i KOSTRA når det gjelder kommunalt disponerte boliger? c. Hvordan er behovet for bolig til vanskeligstilte i Porsgrunn kommune og hvordan er kommunens boligmasse? 2. I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? 3. I hvilken grad følger administrasjonen opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger? 4. I hvilken grad følger administrasjonen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? 5. I hvilken grad får kommunen fanget opp behov for hjelpetiltak og fulgt opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen? Kommunens boligsosiale arbeid Kommunen skal medvirke til at innbyggerne får bolig, men har ingen plikt til å skaffe varig bolig. Kommunen har imidlertid en plikt til å skaffe midlertidig bolig og til å sørge for at det midlertidige botilbudet ikke varer for lenge. Kommunens arbeid for å medvirke til å skaffe bolig er dermed viktig for å forebygge behovet for midlertidig bolig. Kommunen har også en plikt til å tilby hjelpetjenester til innbyggerne slik at de kan mestre bo-situasjonen. Porsgrunn kommune har et bedre tilbud av boliger, høyere etterspørsel og litt flere som kommunen mener bør få kommunal bolig enn tilsvarende kommuner. Tall i KOSTRA viser at Porsgrunn kommunen bruker forholdsvis mer penger på driftsutgifter til bolig, herunder reparasjon av skader, og mindre til forvaltning av egen eiendom, herunder oppfølging av leieforhold. Det kan være en indikasjon på at kommunen bruker ressursene på feil måte. Selv om kommunen har en betydelig boligmasse, er etterspørselen etter kommunale utleieboliger større enn tilbudet. Boligmassen oppleves av administrasjonen ikke som fullt ut hensiktsmessig for behovet. Bomiljø i kommunale utleieboliger Bosetting på Bjørntvedt Bystyret ba rådmannen stanse bosetting av personer som har store problemer med å bo sammen med andre i kommunens boliger på Bjørntvedt. Dette vedtaket er ikke innarbeidet i rutiner/prosedyrer for tildeling av bolig, men undersøkelsen har vist at det ikke er foretatt nye bosettinger som er klart i strid med vedtaket i perioden etter vedtaket. Hva som legges i problemer med å bo sammen med andre kan tolkes ulikt. I ett tilfelle ble leiekontrakt fornyet, hvor det kan settes spørsmål ved om fornying var i tråd med vedtaket, men fornyingen er ikke klart i strid med vedtaket. Evaluering av praksis med spredt bosetting Side 7 av 13
Sak 4/13 Bystyrets vedtak om at rådmannen skal evaluere kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre, er ikke gjennomført. Rapportering tilbake til bystyret Undersøkelsene til revisjon viser at det har vært utfordringer knyttet til gjennomføringen av de to punktene i bystyrets vedtak vist over. Administrasjonen burde rapportere om dette til bystyret. Tildeling av kommunalt disponerte boliger Revisjon har undersøkt i hvilken grad administrasjonen følger opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger og revisjon har sett på bruk av samarbeidsplan, sammensetning av beboere og betydning av overholdelse av husleiekontrakt ved fornying av husleiekontrakt. Samarbeidsplan Det er blitt utarbeidet samarbeidsplan i de fleste sakene revisjon har sett på, men den er ikke evaluert og fulgt opp i tråd med veileder til retningslinjene og det som er nedfelt i de enkelte planene. Koordinatorfunksjonen som skal sikre samarbeid mellom ulike instanser i kommunen er ikke ivaretatt. Sammensetning av beboere I tildelingene revisjon har undersøkt er det lagt vekt på hvilket bomiljø som er gunstig for leietaker og i noen saker også for nabomiljøet. Ut fra informasjon revisjon har samlet inn gjøres det vurderinger av sammensetning av beboere som får betydning for prioritering, ved tildeling av boliger til spesielle grupper. Dette er i tråd med retningslinjene. Fornying av husleiekontrakt Kommunen følger delvis opp retningslinjene når det gjelder fornying av husleiekontrakt. Kommunen har ikke gode nok prosedyrer og praksis for å sikre at manglende overholdelse av husleiekontrakten og overholdelse av samarbeidsplan blir vurdert ved fornying av alle husleiekontraktene. Kommunen har ikke et fullgodt system for å sikre registering og oppfølging av naboklager på den enkelte leietaker. Det medfører en risiko for at naboklager ikke blir vurdert ved fornying av kontrakt. Kommunen har ikke rutine for inspeksjon av leiligheter ved fornying. Det medfører at kommunen ikke i tilstrekkelig grad forsikrer seg om at leiligheten blir forsvarlig ivaretatt. Oppfølging av leiekontraktene og nabomiljøer Revisjon har undersøkt i hvilken grad administrasjonen følger opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer. Kommunen har prosedyrer som kan bidra til å ivareta kravene om ro og orden gjennom informasjon til leier. Kommunens prosedyrer er ikke dekkende for oppfølging ved naboklager. Kommunen har prosedyre for å følge opp manglende husleiebetaling. Side 8 av 13
Sak 4/13 Administrasjonen følger ikke opp leiekontraktene i god nok grad, hverken når det gjelder overholdelse av krav til ro og orden eller husleieinnbetalinger. Kommunen har iverksatt flere tiltak for å bedre nærmiljøet i områder der kommunen har utleieboliger. Det er et ressursspørsmål hvor mye kommunen faktisk skal gjøre. Undersøkelsen revisjon har gjennomført viser at kommunen ikke får fulgt opp alle leieforholdene godt nok. Behov for hjelpetiltak og oppfølging av tiltak Revisjon har undersøkt i hvilken grad kommunen fanger opp behov for hjelpetiltak og følger opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen. Kommunen har rutiner for kartlegging av behov for bistand for å mestre bosituasjonen ved søknad om kommunal bolig, men i praksis blir det ikke alltid kartlagt godt nok. Kommunen fanger til en viss grad opp behov for hjelpetiltak, dersom vedkommende har tjenester fra før, har kommunal leilighet eller tar kontakt selv. Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at hjelpetiltak iverksettes når det er fare for mislighold av kommunale husleiekontrakter. Det er en utfordring at en del ikke ønsker eller er mottakelige for den hjelpen som tilbys. På bakgrunn av undersøkelsene revisjon har gjort har revisjon følgende anbefalinger; Rådmannen bør rapportere til bystyret hvordan administrasjonen har fulgt opp vedtaket i bystyret sak 103/09. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av samarbeidsplan og at koordinatorfunksjonen blir ivaretatt slik at en får et godt samarbeid om tiltak for å mestre bosituasjonen. Kommunen bør fastsette forventet svartid i saker som gjelder naboklager. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av husleiekontraktene. Rådmannen bør vurdere kommunens praksis med sammensetning av beboere i områder hvor det har vært manglende overholdelse av krav til ro og orden over lang tid. Rådmannen bør vurdere mer bruk av inspeksjoner, både ved fornying av leiekontrakt og i leieforhold hvor det er risiko for mislighold. Rådmannen bør utarbeide rutiner som sikrer at kommunen fanger opp signaler og kan iverksette tiltak når det er fare for at leietaker ikke mestrer bosituasjonen. Kommunen bør justere retningslinjene for tildeling av kommunal utleiebolig slik at de er i samsvar med ønsket praksis når det gjelder leietid. Rusomsorg og psykisk helse Del 1 Tildeling av bolig, oppfølging av nabomiljø og oppfølging i bolig, prosjekt 705029/2012. Side 9 av 13
Sak nr. 5/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Arkivsaksnr.: 13/5 Arkivkode: 210 5/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget viser til presentasjon og tilbud om selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) fra Telemark kommunerevisjon IKS. bestiller selskapskontrollen med de merknader som kom fram i møtet 15.01.2013. Tilbudet på kr aksepteres og gjennomføres innen..2013. i Porsgrunn kommune behandlet Plan for selskapskontroll i møte 24.01.2012, sak 03/2012. Saken ble oversendt bystyret for godkjenning. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2012 2015. 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Under behandlingen ble følgende poengtert: diskuterte prioriteringene av selskapskontrollen. Utvalget er innforstått med at en planperiode på 4 år er lang tid og at det kan bli aktuelt med endringer. For selskaper eid av flere kommuner vil kontrollutvalget kontakte kontrollutvalgene i de andre eierkommunene for å få felles kontroller. setter opp følgende prioritering som utgangspunkt: 1. Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) 2. Visit Grenland (kontorkommune Skien) 3. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) 4. Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) 5. GEO parken IKS (forutsetter deltakelse fra de andre eierne) 6. Grenland Havn IKS For neste valgperiode mener kontrollutvalget at det vil være mere hensiktsmessig å behandle en slik plan etter ca 6 mnd erfaring for utvalget. Sak 5/13 Side 10 av 13
Sak 5/13 Assisterende revisjonssjef kommer i møtet og presenterer: Generelt om selskapskontroll Opplegg og tilbud på selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) må avklare med revisor om detaljene i revisjonen. Ingen Side 11 av 13
Sak nr. 6/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 15.01.2013 Arkivsaksnr.: 13/10 Arkivkode: 033 6/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Uten innstilling. Til hvert møte legges det fram en sak mottatte henvendelser, kurstilbud etc og hvor medlemmene kan ta opp forhold som de måtte ønske. For at kontrollutvalgets representanter skal få anledning til å stille spørsmål, fremme aktuelle saker til avklaring, og videre for å kunne ivareta sin «ombudsmannsrolle», er det en fast post til hvert møte. Brev fra Ragnar Harkjerr, 06.01.2013, Aldersboligene på Bjørntvedt NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2013 Brev fra Ragnar Harkjerr, Aldersboligene på Bjørntvedt Sak 6/13 Side 12 av 13
Sak nr. 7/13 ORIENTERING FRA BARNEVERNET Arkivsaksnr.: 13/8 Arkivkode: 033 7/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Uten innstilling. i Porsgrunn kommune behandlet sak 67/12 i møte 11.12.12. Leder av kontrollutvalget har blitt kontaktet om en konkret sak fra barnevernet hvor det var sendt bekymringsmelding i april og saken ble behandlet i november. ber administrasjonen komme og redegjøre for: rutinene og prosedyrene ved mottak av bekymringsmeldinger fremdriften i denne type saker kontakten og dialogen mellom barnevernet og barnet/foresatte i denne type saker. evt Kommunalsjefen har bekreftet at administrasjonen gir en slik redegjørelse. må vedta om saken skal unntas fra offentlighet eller ikke. Ingen Sak 7/13 Side 13 av 13