Rusomsorg og psykisk helse

Transkript

1 Rusomsorg og psykisk helse Del 1 Tildeling av bolig, oppfølging av nabomiljø og oppfølging i bolig - Porsgrunn kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... iii 1 Innledning Bakgrunn og rammer Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høring Kommunens boligsosiale arbeid Kommunens pålagte oppgaver Analyse av KOSTRA tall på bolig Tilbud og etterspørsel av kommunale utleieboliger Vedtak i bystyret om bomiljø i kommunale utleieboliger Bosetting på Bjørntvedt Evaluering av praksis med spredt bosetting Rapportering tilbake til bystyret Revisors vurderinger Tildeling av bolig Rutiner og praksis ved tildeling av bolig Revisors vurderinger Oppfølging av kommunens plikter som utleier Krav til ro og orden Oppfølging av husleieinnbetalinger Nærmiljøarbeid Revisors vurderinger Hjelp for å mestre bosituasjonen Fakta om hjelpetiltak for å mestre bosituasjonen Revisors vurderinger Revisors konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Litteratur og kildereferanser I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring IV. Vedlegg 4: Husbankmidler videretildelt av kommunen Telemark kommunerevisjon IKS i

3 V. Vedlegg 5: Boliger kommunen leier av stiftelsen VI. Vedlegg 6: Utgifter til kommunalt disponerte boliger Telemark kommunerevisjon IKS ii

4 Sammendrag Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Forvaltningsrevisjon er bestilt av kontrollutvalget i Porsgrunn. I plan for forvaltningsrevisjon var rusomsorg og psykiske helsetjenester vedtatt som prosjekt nummer fire. Kontrollutvalget ønsket å prioritere frem dette prosjektet og at det også skulle omhandle håndtering av bomiljø i kommunale utleieboliger og oppfølgingen som gis innenfor rusomsorgen for å mestre bosituasjonen. Prosjektet er todelt. Dette er delrapport 1 hvor det er fokus på kommunens boligsosiale arbeid. Rapporten omhandler håndtering av bomiljø generelt, boligtildeling og oppfølging av leieforhold, og tiltak for å mestre bosituasjonen. Utgangspunktet for undersøkelsen er personer med ruslidelse eventuelt i kombinasjon med psykiske lidelser. I del 2 ser vi nærmere på arbeidet innen rusomsorg og psykiske helsetjenester. I del 1 har vi undersøkt følgende problemstillinger: 1. Kommunens boligsosiale arbeid a. Hvilke oppgaver er kommunen pålagt å ivareta i det boligsosiale arbeidet? b. Hvordan er utgiftsnivå og dekningsgrad i Porsgrunn kommune sammenlignet med tilsvarende kommuner i KOSTRA når det gjelder kommunalt disponerte boliger? c. Hvordan er behovet for bolig til vanskeligstilte i Porsgrunn kommune og hvordan er kommunens boligmasse? 2. I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? 3. I hvilken grad følger administrasjonen opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger? 4. I hvilken grad følger administrasjonen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? 5. I hvilken grad får kommunen fanget opp behov for hjelpetiltak og fulgt opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen? Kommunens boligsosiale arbeid Kommunen skal medvirke til at innbyggerne får bolig, men har ingen plikt til å skaffe varig bolig. Kommunen har imidlertid en plikt til å skaffe midlertidig bolig og til å sørge for at det midlertidige botilbudet ikke varer for lenge. Kommunens arbeid for å medvirke til å skaffe bolig er dermed viktig for å forebygge behovet for midlertidig bolig. Kommunen har også en plikt til å tilby hjelpetjenester til innbyggerne slik at de kan mestre bo-situasjonen. Porsgrunn kommune har et bedre tilbud av boliger, høyere etterspørsel og litt flere som kommunen mener bør få kommunal bolig enn tilsvarende kommuner. Telemark kommunerevisjon IKS iii

5 Tall i KOSTRA viser at Porsgrunn kommunen bruker forholdsvis mer penger på driftsutgifter til bolig, herunder reparasjon av skader, og mindre til forvaltning av egen eiendom, herunder oppfølging av leieforhold. Det kan være en indikasjon på at kommunen bruker ressursene på feil måte. Selv om kommunen har en betydelig boligmasse, er etterspørselen etter kommunale utleieboliger større enn tilbudet. Boligmassen oppleves av administrasjonen ikke som fullt ut hensiktsmessig for behovet. Bomiljø i kommunale utleieboliger Bosetting på Bjørntvedt Bystyret ba rådmannen stanse bosetting av personer som har store problemer med å bo sammen med i andre i kommunens boliger på Bjørntvedt. Dette vedtaket er ikke innarbeidet i rutiner/prosedyrer for tildeling av bolig, men undersøkelsen har vist at det ikke er foretatt nye bosettinger som er klart i strid med vedtaket i perioden etter vedtaket. Hva som legges i problemer med å bo sammen med andre kan tolkes ulikt. I ett tilfelle ble leiekontrakt fornyet, hvor det kan settes spørsmål ved om fornying var i tråd med vedtaket, men fornyingen er ikke klart i strid med vedtaket. Evaluering av praksis med spredt bosetting Bystyrets vedtak om at rådmannen skal evaluere kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre, er ikke gjennomført. Rapportering tilbake til bystyret Undersøkelsene våre viser at det har vært utfordringer knyttet til gjennomføringen av de to punktene i bystyrets vedtak vist over. Administrasjonen burde rapportere om dette til bystyret. Tildeling av kommunalt disponerte boliger Vi har undersøkt i hvilken grad administrasjonen følger opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger og vi har sett på bruk av samarbeidsplan, sammensetning av beboere og betydning av overholdelse av husleiekontrakt ved fornying av husleiekontrakt. Samarbeidsplan Det er blitt utarbeidet samarbeidsplan i de fleste sakene vi har sett på, men den er ikke evaluert og fulgt opp i tråd med veileder til retningslinjene og det som er nedfelt i de enkelte planene. Koordinatorfunksjonen som skal sikre samarbeid mellom ulike instanser i kommunen er ikke ivaretatt. Sammensetning av beboere I tildelingene vi har undersøkt er det lagt vekt på hvilket bomiljø som er gunstig for leietaker og i noen saker også for nabomiljøet. Ut fra informasjon vi har samlet inn gjøres det vurderinger av sammensetning av beboere som får betydning for Telemark kommunerevisjon IKS iv

6 prioritering, ved tildeling av boliger til spesielle grupper. Dette er i tråd med retningslinjene. Fornying av husleiekontrakt Kommunen følger delvis opp retningslinjene når det gjelder fornying av husleiekontrakt. Kommunen har ikke gode nok prosedyrer og praksis for å sikre at manglende overholdelse av husleiekontrakten og overholdelse av samarbeidsplan blir vurdert ved fornying av alle husleiekontraktene. Kommunen har ikke et fullgodt system for å sikre registering og oppfølging av naboklager på den enkelte leietaker. Det medfører en risiko for at naboklager ikke blir vurdert ved fornying av kontrakt. Kommunen har ikke rutine for inspeksjon av leiligheter ved fornying. Det medfører at kommunen ikke i tilstrekkelig grad forsikrer seg om at leiligheten blir forsvarlig ivaretatt. Oppfølging av leiekontraktene og nabomiljøer Vi har undersøkt i hvilken grad administrasjonen følger opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer. Kommunen har prosedyrer som kan bidra til å ivareta kravene om ro og orden gjennom informasjon til leier. Kommunens prosedyrer er ikke dekkende for oppfølging ved naboklager. Kommunen har prosedyre for å følge opp manglende husleiebetaling. Administrasjonen følger ikke opp leiekontraktene i god nok grad, hverken når det gjelder overholdelse av krav til ro og orden eller husleieinnbetalinger. Kommunen har iverksatt flere tiltak for å bedre nærmiljøet i områder der kommunen har utleieboliger. Det er et ressursspørsmål hvor mye kommunen faktisk skal gjøre. Undersøkelsen vi har gjennomført viser at kommunen ikke får fulgt opp alle leieforholdene godt nok. Behov for hjelpetiltak og oppfølging av tiltak Vi har undersøkt i hvilken grad kommunen fanger opp behov for hjelpetiltak og følger opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen. Kommunen har rutiner for kartlegging av behov for bistand for å mestre bosituasjonen ved søknad om kommunal bolig, men i praksis blir det ikke alltid kartlagt godt nok. Telemark kommunerevisjon IKS v

7 Kommunen fanger til en viss grad opp behov for hjelpetiltak, dersom vedkommende har tjenester fra før, har kommunal leilighet eller tar kontakt selv. Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at hjelpetiltak iverksettes når det er fare for mislighold av kommunale husleiekontrakter. Det er en utfordring at en del ikke ønsker eller er mottakelige for den hjelpen som tilbys. På bakgrunn av undersøkelsene vi har gjort har vi følgende anbefalinger; Rådmannen bør rapportere til bystyret hvordan administrasjonen har fulgt opp vedtaket i bystyret sak 103/09. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av samarbeidsplan og at koordinatorfunksjonen blir ivaretatt slik at en får et godt samarbeid om tiltak for å mestre bosituasjonen. Kommunen bør fastsette forventet svartid i saker som gjelder naboklager. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av husleiekontraktene. Rådmannen bør vurdere kommunens praksis med sammensetning av beboere i områder hvor det har vært manglende overholdelse av krav til ro og orden over lang tid. Rådmannen bør vurdere mer bruk av inspeksjoner, både ved fornying av leiekontrakt og i leieforhold hvor det er risiko for mislighold. Rådmannen bør utarbeide rutiner som sikrer at kommunen fanger opp signaler og kan iverksette tiltak når det er fare for at leietaker ikke mestrer bosituasjonen. Kommunen bør justere retningslinjene for tildeling av kommunal utleiebolig slik at de er i samsvar med ønsket praksis når det gjelder leietid. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Anne Sæterdal prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS vi

8 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjon er bestilt av kontrollutvalget i Porsgrunn sak 20/12 og 34/12. I plan for forvaltningsrevisjon var rusomsorg og psykiske helsetjenester vedtatt som prosjekt nummer fire. Kontrollutvalget ønsket å prioritere frem dette prosjektet og at det også skulle omhandle håndtering av bomiljø i kommunale utleieboliger og oppfølgingen som gis innenfor rusomsorgen for å mestre bosituasjonen. Prosjektet er todelt. Del 1 har fokus på kommunens boligsosiale arbeid, hvor vi ser på håndtering av bomiljø generelt, boligtildeling og oppfølging av leieforhold, og tiltak for å mestre bosituasjonen. Utgangspunktet for undersøkelsen er personer med rusproblemer eventuelt i kombinasjon med psykiske lidelser. I del 2 ser vi nærmere på det samlede arbeidet kommunen gjør på området rusomsorg og psykiske helsetjenester. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapittel 3. e Nasjonale føringer På 1990-tallet ble det gjennomført store nasjonale reformer som har betydning for kommunens boligsosiale arbeid. Reformene er gjennomført for å forbedre levekårene til utviklingshemmede, mennesker med psykiske lidelser og rusmiddelmisbrukere. Hovedformålet var å bygge ned de store institusjonene for å fremskaffe boliger og legge til rette for individuelt tilpassede tjenester i nærmiljøet. Dette innebærer at det i kommunene er et annet behov for boliger enn det var forut for reformene. Det har også vært en nasjonal satsing i perioden for å motvirke bostedsløshet. Blant annet er det bevilget midler gjennom Husbanken for å bistå kommunene i det boligsosiale arbeidet. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Revisjonskriteriene 1 i dette prosjektet er utledet fra lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen, helse og omsorgstjenesteloven, husleieloven, naboloven, forvaltningsloven, kommuneloven, vedtak i bystyret og kommunale retningslinjer/prosedyrer. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt vedlegg 2 til rapporten. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 7

9 1. Kommunens boligsosiale arbeid a. Hvilke oppgaver er kommunen pålagt å ivareta i det boligsosiale arbeidet? b. Hvordan er utgiftsnivå og dekningsgrad i Porsgrunn kommune sammenlignet med tilsvarende kommuner i KOSTRA når det gjelder kommunalt disponerte boliger? c. Hvordan er behovet for bolig til vanskeligstilte i Porsgrunn kommune og hvordan er kommunens boligmasse? Problemstillingene over er beskrivende og vi har ikke revisjonskriterier. 2. I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? Revisjonskriterier; Vedtaket om bosetting på Bjørntvedt (bystyresak 103/09) bør være innarbeidet i rutiner/prosedyrer og skal være innarbeidet i praksis for tildeling av bolig. Rådmannen skal ha evaluert kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre. Rådmannen skal ha rapportert tilbake til bystyret dersom det har vært problemer knyttet til å gjennomføre vedtaket. 3. I hvilken grad følger administrasjonen opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger? Revisjonskriterium; Administrasjonen skal ha rutiner/prosedyrer og praksis på tildeling av bolig som er i tråd med de kommunale retningslinjene. Vi ser her på; - Bruk av tidsbestemte leiekontrakter ved tildeling - Samarbeidsplan - Sammensetning av beboere - Fornying av leiekontrakt 4. I hvilken grad følger administrasjonen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? Revisjonskriterier; Kommunen som utleier skal sikre at kravet til ro og orden på utleid eiendom overholdes og skal ha rutiner og praksis som kan ivareta kravet. Kommunen som utleier må ha et system som sikrer oppfølging av manglende husleieinnbetaling. Telemark kommunerevisjon IKS 8

10 Kommunen skal søke å legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet. 5. I hvilken grad får kommunen fanget opp behov for hjelpetiltak og fulgt opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen? Revisjonskriterier; Kommunen bør ha rutiner som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov for å mestre bosituasjonen, at hjelpebehovene blir kartlagt, og at det eventuelt blir fattet vedtak om tjenester, som følges opp. Kommunen bør ha en varslingsrutine ved manglende overholdelse av leiekontrakt, som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov. 1.3 Avgrensing I denne delen av prosjektet ser vi på oppfølging av leieforhold og arbeid for at personer med ruslidelse eventuelt i kombinasjon med en psykisk lidelse skal mestre bosituasjonen. Vi ser ikke på kommunens arbeid med behandling av ruslidelsen eller tilbud om helsetjenester til personer med ruslidelse og/eller psykisk lidelse. Vi har ikke undersøkt bruk av støttekontakt spesielt. Vi har ikke undersøkt hvordan NAV ivaretar sin plikt til råd og veiledning, om økonomiske virkemidler brukes rett eller hvordan kommunen ivaretar plikten til å gi et midlertidig botilbud. Vi har heller ikke sett på den arbeidsfordelingen som kommunen har valgt i det boligsosiale arbeidet. Administrasjonen foretar nå en vurdering av organiseringen av det boligsosiale arbeidet. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Revisjonen har gjennomført et oppsummeringsmøte med administrasjonen i kommunen og rapporten er sendt på høring. Rådmannens høringsuttalelse ligger i 2 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 9

11 sin helhet i vedlegg 1. Rådmannen opplyser om at virksomhetene Byggdrift og Bygge- og eiendomsavdelingen nå er slått sammen til en virksomhet. Da vi i rapporten ser primært på forhold som ligger tilbake i tid, har vi valgt å bruke de gamle benevningene. 3 Høringen har ført til at vi har presisert referanse til sosialtjenesteloven i del 2.1 og vi har justert del 2.3 i tråd med høringssvaret. Vi har presisert omfang av husleiekontrakter på Bjørntvedt inngått etter mars Vi har også endret del 5.2 og 5.4, med beskrivelse av kommunens rutiner på området. Det er dessuten gjort mindre redaksjonelle endringer. 2 Kommunens boligsosiale arbeid 2.1 Kommunens pålagte oppgaver Hvilke oppgaver er kommunen pålagt å ivareta i det boligsosiale arbeidet? Kommunen har et ansvar for å medvirke til å skaffe boliger til alle grupper som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. Dette ansvaret er hjemlet både i helse- og omsorgstjenesteloven 3-7 og lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen 15. Ansvaret for å skaffe boliger med særlig tilpasning og med hjelpe- og vernetiltak for dem som trenger det på grunn av alder, funksjonshemming eller av andre årsaker, er hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven. Bestemmelsen i 15 i sosialtjenesteloven pålegger kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) et medvirkningsansvar på sitt område (Ot.prp. nr. 103 ( )). 4 NAV-kontoret har en plikt til å medvirke i kommunens boligsosiale arbeid. NAV-kontoret vil i hovedsak ha kjennskap til behovet for boliger til økonomisk og sosialt vanskeligstilte, og medvirkningsansvaret vil særlig gjelde overfor disse (Rundskriv RF35-00-F ). Medvirkningsansvaret omfatter; deltakelse i den kommunale planleggingen av hvordan boligproblem løses, ansvar for å gjøre andre kommunale myndigheter kjent med boligbehovene, ta initiativ til tiltak som kan lette situasjonen for vanskeligstilte på boligmarkedet i samarbeid med andre, bistå med råd og veiledning til brukere og tilrettelegging og finansering der dette ikke dekkes på annet måte, i noen tilfeller vil det være nødvendig at tjenesten (både NAV og helse og omsorgstjenesten) engasjerer seg direkte i arbeidet med å skaffe vanskeligstilte boliger (Ot.prp. nr. 103 ( ) og Prop. 91 L ( )). 3 Internettsidene til kommunen er ikke oppdatert med den nye endringen. Her står fortsatt virksomhetene Byggdrift og Bygge- og eiendomsavdelingen omtalt. 4 Når vi omtaler NAV her gjelder det ansvaret som kontoret har for de kommunale oppgavene. Telemark kommunerevisjon IKS 10

12 Kravet til å skaffe permanent bolig er i utgangspunktet lagt på den enkelte innbygger, men kommunen har et medvirkningsansvar. Kommunen har ingen plikt til å skaffe permanent bolig. Kommunen har derimot en plikt til å skaffe innbyggere som er uten bolig et midlertidig botilbud, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 27. Dette skal avhjelpe akutt bostedsløshet, dvs. situasjoner der tjenestemottaker ikke har noe sted å sove eller oppholde seg det neste døgnet. Bestemmelsen innebærer en plikt til å fremskaffe et konkret og tilgjengelig botilbud til den som ikke klarer det selv, og ansvaret er lagt på NAV. Bruk av midlertidig botilbud skal begrenses i omfang og lengde, og opphold som varer mer enn tre måneder bør kun unntaksvis forekomme. Når NAV-kontoret tilbyr midlertidig botilbud, skal kontoret umiddelbart iverksette tiltak for å sikre overgang til varig botilbud, dersom dette er mulig, jf. Rundskriv RF35-00-F12. Det å gjøre godt forebyggende arbeid ved å medvirke til bolig kan redusere forpliktelsene som kommunen har til å gi midlertidig botilbud. Kommunen har også en plikt til å gi hjelpetjenester til innbyggerne, slik at de kan leve og bo selvstendig. Dette kan være både helse og omsorgstjenester, men også økonomiske tiltak og råd og veiledning for å mestre bo-situasjonen som er hjemlet i sosialtjenesteloven. Kommunens boligsosiale arbeid omfatter altså alt fra kommunens innsats for å fremskaffe og tildele boliger, til tjenester og enkelttiltak som kan bedre den enkeltes forutsetning for å mestre sin bo- og livssituasjon. Herunder arbeid for å redusere utkastelser og begrense bruken av midlertidige botilbud. Oppsummering Kommunen skal medvirke til at innbyggerne får bolig, men har ingen plikt til å skaffe varig bolig. Kommunen har imidlertid en plikt til å skaffe midlertidig bolig og til å sørge for at det midlertidige botilbudet ikke varer for lenge. Kommunens arbeid for å medvirke til å skaffe bolig er dermed viktig for å forebygge behovet for midlertidig bolig. Kommunen har også en plikt til å tilby hjelpetjenester til innbyggerne slik at de kan mestre bo-situasjonen. 2.2 Analyse av KOSTRA tall på bolig Hvordan er utgiftsnivå og dekningsgrad i Porsgrunn kommune sammenlignet med tilsvarende kommuner i KOSTRA når det gjelder kommunalt disponerte boliger? Porsgrunn kommune har høye driftsutgifter pr kommunalt disponerte bolig når vi ser på utgifter til driften, som vedlikehold, vaktmestertjenester, renhold, kostnader ved å fremskaffe boliger etc. Når vi ser på utgiftene til eiendomsforvaltningen er de lavere for Porsgrunn. Forvaltningsutgifter omfatter utgifter til forvaltning av alle typer bygg og eiendom, herunder også administrasjon av leieforhold, husleie og service/brukerkontakt. Tallene i KOSTRA er usikre fordi kommunene fører utgiftene på ulike måter, noe som gjør det vanskelig å sammenligne tallene. Telemark kommunerevisjon IKS 11

13 Tabell 1. Produktivitet/enhetskostnader kommunalt disponerte boliger og eiendomsforvaltning 0709 Larvik 0805 Porsgrunn 0806 Skien Landet uten Oslo KOSTRA gruppe Brutto driftsutgifter til bolig per kommunalt disponert bolig Herav: lønnsutgifter per eid kommunal bolig, konsern Brutto driftsutgifter til forv.utg i eiendomsforv per innbygger Kilde: KOSTRA, SSB Administrasjonen mener selv at en årsak til høye driftsutgifter til bolig er at kommunen gjennom husleie betaler finansutgiftene til stiftelsen. Hadde kommunen eid boligene selv ville de ikke fått finansutgifter som driftsutgift. Vi har trukket dette fra utgift per kommunalt disponerte bolig og får da en brutto driftsutgift pr bolig på i underkant av for Vi har ikke kontrollert om andre kommuner også betaler finanskostnader som del av sine driftsutgifter. Administrasjonen påpeker også at Stiftelsen eier en del relativt nye boliger, som gir ekstra høye finanskostnader. Dette har vi heller ikke kontrollert for hos andre. Administrasjonen har selv påpekt at analyse av egne regnskapstall som kommunen har rapportert i KOSTRA avdekket at det har blitt feilført noen utgifter på utleieboliger, og at noen skulle vært ført på forvaltningsutgifter. Det er her snakk om lave beløp når vi ser på utgifter pr bolig. Porsgrunn kommune disponerer flere kommunale boliger pr 1000 innbygger enn snittet i egen kommunegruppe og landet utenom Oslo. Kommunen disponerer også flere sett i forhold til innbyggertall, enn de gjør i Skien og Larvik. Kommunen har selv analysert KOSTRA-tallene og konkludert med at andelen boliger som Porsgrunn disponerer ikke er uvanlig høy, men at en likevel kan jobbe for å finne løsninger slik at behovet for kommunale boliger blir mindre. Det er fem kommuner i egen kommunegruppe med høyere andel kommunale boliger. Vi har sett nærmere på Tønsberg, Sandefjord og Gjøvik, som alle har lavere institusjonsdekning enn Porsgrunn, noe som kan gi økt behov for omsorgsboliger. Omsorgsboliger er del av de kommunalt disponerte boligene. I analysen administrasjonen har gjennomført, er det ikke tatt hensyn til institusjonsdekningen. Tabell 2 viser at Porsgrunn har flere søkere til kommunal bolig relativt sett enn de kommunene vi sammenligner med. Forskjellen mellom antall søknader totalt og antall nye søknader, viser at personer som har hatt en kommunal bolig i Porsgrunn i noe større grad har behov for å søke om fornying av leiekontrakt for kommunal bolig. Vi kjenner ikke til praksis i de andre kommunene når det gjelder lengde på tildeling av kommunal bolig og om Porsgrunn kommune gir kortere leiekontrakter og derfor får flere søknader. Kommunen har en noe lavere andel avslag enn dem vi sammenligner med. Telemark kommunerevisjon IKS 12

14 Tabell 2. Boligdekning, søknader og avslag 0709 Larvik 0805 Porsgrunn 0806 Skien Landet uten Oslo Kostragruppe Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere Antall søknader per 1000 innbyggere Antall nye søknader per 1000 innbyggere Andel søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nye søkere som har fått avslag på kommunal bolig Kilde: KOSTRA, SSB Husbankmidler som kommunen har tildelt videre er vist i vedlegg 4. Porsgrunn kommune bruker startlån i mindre grad enn sammenlignbare kommuner når vi ser på beløp pr innbygger. Administrasjonen påpeker at en mulig årsak til at kommunen betaler ut mindre beløp til startlån er at kommunen vektlegger samfinansiering. Det innebærer at det gis startlån i kombinasjon med lån fra private banker. Kommunen bruker mindre i boligtilskudd og bostøtte enn Skien og Larvik, men mer enn snittet for egen kommunegruppe. Bruk av startlån er foreslått som tema i et prosjekt som er satt opp i plan for forvaltningsrevisjon. Oppsummering Kommunen har et bedre tilbud av boliger, høyere etterspørsel og litt flere som kommunen mener bør få kommunal bolig enn tilsvarende kommuner. Tall i KOSTRA viser at Porsgrunn kommunen har høyere driftsutgifter til bolig, men lavere utgifter til forvaltning av eiendom enn dem vi sammenligner med. 2.3 Tilbud og etterspørsel av kommunale utleieboliger Hvordan er behovet for bolig til vanskeligstilte i Porsgrunn kommune og hvordan er kommunens boligmasse? Situasjonen på boligmarkedet og behovet for boliger er omtalt i de tidligere boligsosiale handlingsplanene og i Temaplaner for perioden , som omfatter kommunens boligsosiale arbeid, psykisk helsearbeid, rusomsorg og vold i nære relasjoner. Arbeidet med ny plan er sett i sammenheng med arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel. I planene påpeker kommunen at det er mangel på rimelige boliger, utleieboliger og studentboliger i kommunen. Vi har ikke undersøkt hvorvidt en gjennom planarbeidet har gjort noe for å endre dette. Telemark kommunerevisjon IKS 13

15 Kommunen har totalt 863 boliger som administrasjonen fatter vedtak om tildeling til. Tabellen nedenfor viser grunnlag for kommunens disponering av boligene. Tabell 3. Porsgrunn kommunes boligmasse Type bolig Antall boliger Kommunalt eide utleieboliger 209 Kommunalt eide utleieboliger i borettslag 165 Innleide utleieboliger fra private 7 Innleide utleieboliger av PKBS 353 Utleieboliger med kommunal tildelingsrett 38 Eierbolig (leilighet) med innskudd og kommunal tildelingsrett 91 Totalt 863 Kilde: Porsgrunn kommune Nedenfor er det vist en oversikt over søknader om utleieboliger og vedtak. (Forskjellen mellom antall søknader og vedtak (positivt eller avslag), er ubehandlede søknader). Det er søknader som ikke er behandlet fordi søknaden er mangelfull og/eller det er behov for ytterligere kartlegging av behov. Tabell 4. Søknader om utleiebolig og resultat År Antall søknader Positive vedtak Avslag Kilde: Porsgrunn kommune Kommunen har de siste årene hatt ca 100 personer som til en hver tid venter på å få kommunal bolig. Av disse er det noen som har en kommunal bolig, men ønsker å bytte bolig. Det kan også være personer som midlertidig bor hos familie. I siste halvdel av 2012 er antallet blitt redusert. Om etterspørselen etter kommunale boliger er høy fordi husleiene er lave, fordi kommunen fortrenger andre utleieaktører eller fordi det er et vanskeligere leiemarked i kommunen, har vi ikke grunnlag for å si noe om. Kommunen vurderer å øke husleiene. Dette gjelder leietakere som har hatt leiekontrakt på mer enn tre år og som ikke har vært gjenstand for regulering av husleie etter gjengs leie (gjengs leie kan kort defineres som det leienivået som er etablert på stedet, ved leie av liknende husrom på liknende vilkår). Kommunale husleier for nye kontrakter kan etter økningen som vurderes bli på mellom kr og kr (det er større familieboliger som vil få den høyeste leiesatsen). Gjennomsnittlig husleie i kommunen blir på kr pr utleieenhet. Kommunen har rapportert om 24 husstander uten fast bopel per november Ved utgangen av 2011 var det 30 husstander uten fast bopel (Porsgrunn Kommune Årsberetning 2011). Det er en overvekt av enslige menn og personer med ruslidelse og psykisk lidelse blant de uten fast bopel. Bygge- og eiendomsavdelingen mener at kommunen ikke har tilstrekkelig med egnede boliger til personer med ruslidelse og psykisk lidelse. Telemark kommunerevisjon IKS 14

16 Bygge- og eiendomsavdelingen har registrert etterspørsel etter bolig i perioden januar 2007 til og med august 2012 fordelt på hovedårsak til behov for bolig. Den største gruppen er personer som søker bolig på bakgrunn av en funksjonshemming. De utgjør 45 prosent, mens rusproblematikk utgjør 13 prosent og psykiske lidelser 7 prosent. Sosialt vanskeligstilte utgjør nesten 3 prosent og økonomisk vanskeligstilte utgjør nesten 15 prosent. Rundt 1/3 av alle som søker er 75 år eller eldre. Administrasjonen opplyser selv at de ikke har en boligmasse som er hensiktsmessig i forhold til behovene. Kommunen har igangsatt bygging av fem småhus som et tiltak for å få en mer variert og hensiktsmessig boligmasse, småhusprosjektet. Småhusene er et botilbud som ikke er del av et større fellesskap i samlokaliserte enheter. Småhusene skal være et tilpasset botilbud til en gruppe som har vært vanskelig å bosette. Fire av husene er tatt i bruk og det siste blir tatt i bruk i begynnelsen av Oppsummering Selv om kommunen har en betydelig boligmasse, er etterspørselen etter kommunale utleieboliger større enn tilbudet. Kommunens boligmasse for gruppen oppleves av administrasjonen ikke som fullt ut hensiktsmessig for behovet. 3 Vedtak i bystyret om bomiljø i kommunale utleieboliger Bystyret vedtok 17. desember 2009 i sak 103/09; 1. Bystyret ber Rådmannen stanse bosetting av personer som har store problemer med å bo sammen med andre i kommunens boliger på Bjørntvedt. 2. Utvalget ber også rådmannen om å evaluere gjeldende praksis med spredte boliger for personer som har problemer med å bo sammen med andre. I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? Revisjonskriterier; Vedtaket om bosetting på Bjørntvedt (bystyresak 103/09) bør være innarbeidet i rutiner/prosedyrer og skal være innarbeidet i praksis for tildeling av bolig. Rådmannen skal ha evaluert kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre. Rådmannen skal ha rapportert tilbake til bystyret dersom det har vært problemer knyttet til å gjennomføre vedtaket. 3.1 Bosetting på Bjørntvedt Bjørntvedt forstås her som boligene som tidligere tilhørte Bjørnåsvegen boligstiftelse med rekkehusleiligheter i Bjørnåsvegen og Lilleåsveien og blokkleiligheter i Brekka 1. I rekkehusene er det leiligheter som deler entré. Telemark kommunerevisjon IKS 15

17 I Brekka 1 har kommunen en baseleilighet som er åpen en dag i uka, og er tilgjengelig for beboere i nærmiljøet som har vedtak på tjenester fra psykisk helsetjeneste. Boligene på Bjørntvedt ble bygget som boliger til alders- og uførepensjonister og sosialt vanskeligstilte, og det ble opprettet en egen stiftelse for boligene i Boligene inngår nå i Porsgrunn kommunes Boligstiftelse. Porsgrunn kommune leier boligene fra stiftelsen og skal leie dem ut i tråd med vedtektene til stiftelsen. Stiftelsens boliger skal ifølge vedtektene leies ut til særlig vanskeligstilte grupper. I vedtektene er vanskeligstilte grupper definert vidt og er eksemplifisert ved grupper som eldre, funksjonshemmede, studenter og skoleelever eller vanskeligstilt ungdom, herunder ungdom i etableringsfasen samt flyktninger, herunder asylsøkere. Det har blitt stilt spørsmålstegn ved om endringene i målgruppen for utleie av boligene er lovlige. Våre undersøkelser viser at endringen er godkjent i tråd med kravene som er stilt til endring av stiftelser. Dette er omtalt nærmere i vedlegg 5. Kommunen har retningslinjer for tildeling av kommunalt disponerte boliger med tilhørende veileder som er vedtatt av bystyret (omtalt i vedlegg 2). Administrasjonen har anledning til å endre retningslinjene, men de er ikke justert veileder i etterkant av bystyrets vedtak i sak 103/09, og det er heller ikke foretatt presiseringer av vedtakets betydning for praksis eller vist til vedtaket i noen av kommunens prosedyrer på området. Administrasjonen opplyser at de er oppmerksomme på hvem som tildeles bolig på Bjørntvedt og bosetter ikke personer som har store hjelpebehov for å mestre bosituasjonen eller personer med betydelige naboklager fra tidligere kommunale leieforhold. Vi har gjennomgått lister over leieforhold på Bjørntvedt som er inngått etter bystyrevedtaket. Blant leietakere som har fått tildelt bolig (førstegangstildeling) i etterkant av bystyrevedtaket, har vi ikke funnet personer med omfattende vedtak om hjelp for å mestre bosituasjonen eller personer med betydelige naboklager fra tidligere kommunale leieforhold. 5 Vi fant at i en sak var kontrakt fornyet selv om det forelå naboklager på relativt alvorlige brudd på ordensreglementet. Klagene som var dokumentert var over ett år gamle da kontrakt ble fornyet. Det er også to leieforhold hvor en i ettertid kan se at forarbeidet før tildeling av bolig kunne vært bedre. I en sak gjaldt det dyrehold, hvor leietaker opplyste om behov for å ha dyr, men hvor det i etterkant likevel ikke ble gitt tillatelse til dyrehold. I en annen sak var det ikke kjent om leietaker hadde behov for bistand for å mestre bo-situasjonen, men det ble ikke gitt en kortvarig kontrakt for å utrede denne. Leieforholdet ble avsluttet etter kort tid. På Bjørntvedt er det ikke bosatt personer som er vurdert aktuelle for småhusprosjektet, omtalt i del 2.3. Kartlegging av hjelpebehov for å mestre bosituasjonen er omtalt i del 5. 5 Vi har kontrollert tjenester i Gerica som gjelder psykisk helsetjeneste og tjenester fra boteam og andre vedtak fattet av tjenestekontoret. Telemark kommunerevisjon IKS 16

18 Administrasjonen har redegjort for oppfølging av vedtaket om bosetting på Bjørntvedt i et notat til eldrerådet i august Evaluering av praksis med spredt bosetting Bystyret har ikke fått noen sak om evaluering av praksis med spredt bosetting for personer som har problemer med å bo sammen med andre. Bygge- og eiendomsavdelingen forberedte en sak til bystyret i 2011, der kommunens praksis ble evaluert. Konklusjonen var at gjeldene praksis burde videreføres. Denne saken ble ikke lagt frem for bystyret, fordi rådmannen mente at det var behov for en mer omfattende evaluering. Administrasjonen måtte få erfaringer fra pågående prosjekter som kommunen har startet, herunder småhusprosjektet. Rådmannen opplyser at kommunen foretar evaluering av egen praksis kontinuerlig, men at de ikke har foretatt en endelig evaluering av kommunens praksis med spredt bosetting. 3.3 Rapportering tilbake til bystyret Det har ikke vært fremmet egen sak til bystyret om utfordringer knyttet til gjennomføring av vedtaket. Administrasjonen oppfatter at definisjonen på hvem som har problemer med å bo sammen med andre er problematisk. Administrasjonen har lagt til grunn at dette er leietakere som har store hjelpebehov for å mestre bosituasjonen og/eller hvor en antar at leietaker kan ha problemer med å overholde krav om ro og orden i husleiekontrakten. I praksis kan dette være personer med store psykiske lidelser og rusproblemer, men administrasjonen har ikke ønsket å gi en definisjon på hva som legges i begrepet «problemer med å bo sammen med andre». Årsaken er både faren for diskriminering av enkeltgrupper, og fordi det vil være store individuelle forskjeller på hvordan personer i de ulike målgruppene mestrer å bo sammen med andre. Administrasjonen har opplevd at nabomiljøer har en annen oppfatning av hva som ligger i vedtaket enn den praksis som administrasjonen har valgt å følge. Kommunen må ved utleie av husrom forholde seg til at det er forbud mot diskriminering, jf. husleieloven 1-8. Diskrimineringsforbudet omfatter også nedsatt funksjonsevne, som omfatter både fysiske, psykiske og kognitive funksjoner. 6 Departementet mener at selvpåført nedsatt funksjonsevne er omfattet av diskrimineringsgrunnlaget, som skader etter usunn livsstil. Adferd som er utslag av 6 Nedsatt kognitiv funksjonsevne innebærer redusert evne til mentale prosesser som språk, hukommelse, informasjonsbearbeidelse og problemløsning. Ervervelse av kunnskap og erfaringer er også omfattet. Telemark kommunerevisjon IKS 17

19 nedsatt funksjonsevne og ikke vilje, som personer med Tourettes syndrom, er del av funksjonsnedsettelsen og i slike tilfeller kan ikke den type adferd gi grunnlag for diskriminering. Departementet vurderer også at fysisk og psykisk avhengighet av rusmidler kan innebære nedsatt funksjonsevne og således omfattes av diskrimineringsvernet. Det vil imidlertid ikke alltid være slik, diskrimineringsvernet gir ikke beskyttelse mot for eksempel straffeforfølgelse, dersom personen har begått for eksempel vinningskriminalitet (Ot.prp nr 44 ( ). 3.4 Revisors vurderinger Bosetting på Bjørntvedt Kommunen har ikke justert egne rutiner for å sikre en ekstra vurdering av sammensetningen av beboere på Bjørntvedt. Revisjonen mener at vedtaket burde vært operasjonalisert også i prosedyrer for tildeling eller retningslinjer som kommunen bruker ved tildeling av bolig for å sikre at det er en felles forståelse av vedtaket i administrasjonen. Dersom administrasjonen mener at det ikke er mulig, burde en rapportert tilbake på utfordringer med å gjennomføre vedtaket. Vi har undersøkt praksis, altså hvem som faktisk er tildelt bolig på Bjørntvedt. Hvis dem som er identisk med å ha store problemer med å bo sammen med andre tilsvarer målgruppen for småhusprosjektet, er det ikke foretatt slike bosettinger etter vedtaket og kommunen har dermed fulgt vedtaket i bystyret. Dersom personer med mindre problemer knyttet til det å bo sammen med andre omfattes av definisjonen, er det mer usikkert om administrasjonen har fulgt opp vedtaket fullt ut. Vi påpekte at det var en fornying av leiekontrakt som kunne være problematisk ift til vedtaket, forutsatt at definisjonen omfatter en noe større gruppe enn målgruppen for småhus. Ved fornying av kontrakt mener vi at er de samme vurderingene som bør legges til grunn som ved ny tildeling, et av formålene med å gi tidsbegrenset leiekontrakt er jo å kunne endre botilbudet dersom det ikke fungerer tilfredsstillende Evaluering av spredt bosetting Vi mener at prosessen med å evaluere kommunens bosettingspraksis har tatt for lang tid. Vi har forståelse for at det kan være nyttig å få med prosjektsatsinger i evalueringsarbeidet, men mener at det er uheldig at evalueringsprosessen har tatt så lang tid. Ut fra informasjonen vi har fått fremstår det som om administrasjonen til nå har vurdert at praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre skal videreføres. Vi mener at kommunen bør se på sammensetning av beboere i alle bo-områdene. At noen leiligheter holdes tomme fordi nabomiljøet gjør det vanskelig å plassere inn leietakerne med behov for bolig (omtalt i del 5), er uheldig og gir dårlig utnyttelse av kommunens ressurser. Det kan være en indikasjon på at kommunen har en boligmasse som ikke er fullt ut hensiktsmessig. Telemark kommunerevisjon IKS 18

20 3.4.3 Rapportering til kommunestyret Bosetting på Bjørntvedt Administrasjonen opplever at bystyrets vedtak kan tolkes ulikt, og at det er etiske dilemmaer knyttet til gjennomføring av vedtaket. Vedtaket har også dilemmaer knyttet til diskrimineringsloven. Slike forhold burde administrasjonen ha avklart med bystyret, ved en rapportering på iverksetting av vedtaket. Evaluering av spredt bosetting Det at det har gått så vidt lang tid siden vedtaket i bystyret, mener vi gjør at administrasjonen som et minimum burde rapportert tilbake til bystyret for å orientere om arbeidet som er gjort. 4 Tildeling av bolig 4.1 Rutiner og praksis ved tildeling av bolig I hvilken grad følger administrasjonen opp krav som er satt i de kommunale retningslinjene ved tildeling av bolig? Revisjonskriterium; Administrasjonen skal ha rutiner/prosedyrer og praksis på tildeling av bolig som er i tråd med de kommunale retningslinjene. Vi ser her på; - Bruk av tidsbestemte leiekontrakter ved tildeling - Samarbeidsplan - Sammensetning av beboere - Fornying av leiekontrakt Bruk av tidsbestemte leiekontrakter I henhold til retningslinjene skal kommunen gi tidsbestemte kontrakter til alle leietakere. Som hovedregel skal kontrakter gis for 3 år. Leietakere med varig behov, kan i henhold til retningslinjene gis tidsbestemte kontrakter med lang varighet (over 5 år). Kravet om tidsavgrensning er ikke tatt med i prosedyrene som er utarbeidet for tildeling av bolig, men er lagt inn i boligfaglig vurdering, som er et vedlegg til prosedyrene. 7 I den boligfaglige vurderingen er det skilt mellom tidsubestemt leiekontrakt til leietakere over 60 år og leietakere med behov for varig bolig, og tidsbestemt leiekontrakt som gjelder alle andre. 7 Administrasjonen har utarbeidet to prosedyrer som gjelder tildeling av bolig, Behandling av boligsøknad og Tildeling av bolig. Begge viser til veilederen som er utarbeidet til de kommunale retningslinjene for tildeling av bolig og den ene viser til den boligfaglige vurderingen. Den boligfaglige vurderingen viser punktvis hva som skal undersøkes og begrunnes, og den gir anbefaling til vedtak om boligtildeling. Telemark kommunerevisjon IKS 19

21 Vi har sett på type kontrakter som gjelder for alle som er bosatt på Bjørntvedt, og det er godt over halvparten som er tidsubestemte. 14 av de tidsubestemte kontraktene er inngått etter de kommunale retningslinjene ble vedtatt i I noen tilfeller er det leietakere som har byttet bolig seg i mellom og fått videreført tidsubestemt kontrakt som var inngått forut for vedtaket i I de 21 tildelingene vi undersøkte ble det gitt tidsavgrenset leiekontrakter (her var det ingen søkere over 60 år). Ni tildelinger ble gitt for ett år, for to ble det fattet vedtak om bolig ved ledighet og de resterende fikk for tre år. I noen få saker er det gjentatte ganger gitt kortvarige kontrakter. Vi har ikke kontrollert om grunnlaget for å gi gjentatte kortvarige kontrakter er i tråd med den åpningen gitt i loven til å gi flere kortvarige kontrakter etter hverandre. Av de fem sakene hvor vi bare undersøkte samarbeidsplan var det tre i bemannet bolig, hvor leietaker hadde en tidsubestemt kontrakt og to som ble tidsubestemte pga. manglende oppfølging av kontrakt. Samarbeidsplan I retningslinjene for tildeling av kommunal utleiebolig er det forutsatt at leietaker mestrer boforholdet. Hvis ikke skal det gis hjelpetiltak som skal inngå i en samarbeidsplan. Dette forutsetter at kommunen må kjenne til hvorvidt leietaker kan mestre boforholdet. I veileder til retningslinjene står det at det bør oppnevnes en koordinator innen tjenesteapparatet hvis samarbeidet om planen omfatter flere instanser. Det er også tatt med at en i samarbeidsplanen kan avtale mål for booppfølgingen og en fremdriftsplan med dato for evaluering. I prosedyrene for tildeling av bolig er kartlegging av hjelpebehov for å mestre bosituasjonen ikke omtalt. Omtale av hjelpebehov er del av boligfaglig vurdering. 6 Her vises det også til 6 i de kommunale retningslinjene, hjelpebehov for å mestre bosituasjonen. Hjelpebehov kartlegges av bygge- og eiendomsavdelingen, tjenestekontoret eller av tjenesteyter, dersom leietaker allerede får tjenester fra kommunen. I gjennomgang av de utvalgte tildelingene så vi at det varierte hvorvidt og hvor omfattende hjelpebehov var beskrevet. Noen tildelinger ble gitt for ett år. Målet med tildelingen var da å kartlegge hjelpebehov og avklare hva slags type botilbud leietakeren hadde behov for. Men det var også enkeltsaker der det ble gitt botilbud for tre år, uten at kommunen kjente til leietakers evne til å mestre boforholdet. Kommunen har tre prosedyrer som omhandler samarbeidsplan. Samarbeidsplanene skal sikre et tverrfaglig samarbeid om tiltak. I noen av planene så vi av selve planen at tjenesteutøver var involvert. Flertallet av planene vi så var inngått mellom byggeog eiendomsavdelingen og leietaker. I noen planer var det konkrete tiltak knyttet til gjeldsrådgivning, og at leietaker måtte ta imot hjelp fra boteam. I andre samarbeidsplaner var det i realiteten ikke andre tiltak enn at leietaker må følge opp husleiekontrakten. I henhold til kommunens prosedyrer er det boliggruppa som skal koordinere og utarbeide samarbeidsplaner. Andre avdelinger/virksomheter følger opp leietaker i Telemark kommunerevisjon IKS 20

22 henhold til enkeltvedtak. I prosedyren står det også at oppfølgingen skal skje innenfor avdelingens budsjett. 8 Boliggruppa hos bygge- og eiendomsavdelingen skal avklare hvilke tjenester som er aktuelle for å delta i samarbeidsplan og oppfølging rundt søker på bakgrunn av forslag fra tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam, undersøke med tjenestekontoret om det er planlagt tjenester for bo-oppfølging, innkalle søker og aktuelle parter for utarbeidelse av samarbeidsplan og avholde møte for å avklare roller og mål ved boforholdet. 9 Tre av tildelingene hadde ikke samarbeidsplan. Elleve av samarbeidsplanene var tre år eller eldre. I samarbeidsplanene vi har gjennomgått var det ikke oppnevnt eller vist til noen koordinator og det var få samarbeidsplaner hvor evaluering av planen var dokumentert. I henhold til kommunens egne prosedyrer skal samarbeidsplanene evalueres årlig. I mange leieforhold ble samarbeidsplanen bare justert ved inngåelse av ny kontrakt (etter tre år). Administrasjonen påpeker at de ikke har fått fulgt opp flere av planene pga. manglende kapasitet. Dette har blitt bedre gjennom prosjektet «På vei til egen boligkarriere», hvor prosjektleder har fulgt opp og revurdert samarbeidsplanene til deltakere i prosjektet. 10 Vi sjekket ut om boteam hadde samarbeidsplanene som gjaldt deres brukere i 14 saker og kun en av disse var i mappen til bruker hos boteam. Vi sjekket her ikke beboere i småhus. Samarbeidsplanene til beboere i småhus som vi sjekket viste at boteam var involvert og leder av boteam opplyste at disse planene hadde de. Sammensetning av beboere Retningslinjene åpner for at en ved tildeling av kommunal bolig kan ta hensyn til at noen boformer stiller krav til en variert sammensetning av beboere, men de pålegger ikke kommunen å ta slike hensyn. I retningslinjene er dette tatt med i del om prioritering mellom søkere som fyller grunnkravet. Sammensetning av beboere er et punkt i den boligfaglige vurderingen, som er del av prosedyrene for tildeling av bolig. Det er lagt vekt på hensyn til både leietakeren og nabomiljøet. 8 Dersom vedtaket som er gitt gjelder tjenester kommunen er pålagt å gi, kan ikke avdelingens budsjett være avgjørende for oppfølging av vedtaket. Dette har vi ikke undersøkt nærmere. 9 Tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam er tverrfaglig team som behandler boligtildelinger i kommunen. Det er nærmere beskrevet i del Prosjektet På vei til egen boligkarriere ble startet i 2010 og er del av Husbankens boligsosiale utviklingsprogram som også startet opp i Det er en hel prosjektstilling som jobber aktivt med å følge opp personer for at de skal kunne etablere seg i bolig på det private boligmarkedet. Telemark kommunerevisjon IKS 21

23 Sammensetning av beboere er tema på møter i tverrfaglig drøftings- og tildelingsteam. Retningslinjene innebærer at ved ledighet i boliger som har et spesielt tilbud i boligen, skal bolig tildeles personer som har behov for dette og passer inn i beboersammensetningen. Kommunen har f.eks. botilbud til personer med alvorlig psykisk lidelse. Ifølge informasjon fra virksomhetsleder bosettes ikke andre brukergrupper, selv om det skulle bli en ledig plass. Sammensetning av beboere får dermed betydning for prioritering av boligsøkere som tildeles bolig. I sakene som vi undersøkte var det i seks saker ikke dokumentert noe knyttet til vurdering av sammensetning av beboere eller bomiljø. I fire saker ble det tildelt annen bolig eller gjort vedtak om tildeling av annen bolig hvor flyttingen ble forårsaket av forhold i bomiljø. I ett av tilfellene har leietaker takket nei til ny bolig. Det var også tre saker der leietaker eller pårørende ønsket bomiljø som var mindre rusbelastet, men hvor det ikke ble tildelt annen bolig. I tildelingssakene vi så på var det vanligst at det var behovet til boligsøker som var beskrevet og ikke forholdet til naboer. Administrasjonen opplyser at de er ekstra oppmerksomme på hvem som bosettes i borettslag og områder med mange småbarnsfamilier. De opplyser også at det ikke alltid er tilgjengelige boliger som er egnet, f.eks. når en person kommer ut etter opphold i behandlingsinstitusjon eller fengsel. Saksgjennomgangen viser at i noen saker har leietaker ønsket annen bolig etter institusjonsopphold, enten det er fengsel eller behandling. Dette har kommunen i flere tilfeller ikke hatt, og leietaker har kommet tilbake til et bomiljø som oppleves som belastet pga. betydelig rusmiddelbruk i bomiljøet. Bygge- og eiendomsavdelingen trekker frem at det ikke er noen garanti for at leietaker mestrer bosituasjonen og at hjelpeapparatet er tilstrekkelig, etter et slikt opphold. Dette gjør at bygge og eiendomsavdelingen ikke kan bosette disse personene i alle områder de har boliger i. Fornying av leiekontrakt Retningslinjene tilsier at nytt positivt vedtak om leie av kommunal bolig skal fattes etter søknad, dersom leier ved utløpet av leiekontrakt oppfyller grunnkravene i retningslinjene. Søknaden kan avslås dersom boligsøker har uoppgjort gjeld til kommunen uten nedbetalingsavtale, eller dersom leiekontrakten eller samarbeidsplanen er misligholdt. I prosedyren for fornying av kontrakt er ikke naboklager/evne til å overholde husleiekontrakten omtalt spesifikt og heller ikke oppfølging av samarbeidsplan. Men det står at det skal innhentes annen informasjon som er relevant for saken. Det er ikke rutine å ha inspeksjon i leilighetene i forbindelse med fornying av kontrakt. Administrasjonen har ikke et fullgodt system for registering av naboklager. Bygge og eiendomsavdelingen søker å registrere klager på samme sak som husleiekontrakten, men det blir også opprettet egne saker på innkomne naboklager. Dette gjør at det ikke er like enkelt å ha oversikt over naboklagene for en leietaker. I vår gjennomgang av klagesaker, så vi at det i noen tilfeller var registrert flere klager på Telemark kommunerevisjon IKS 22

24 samme person på samme saksnummer, mens de i andre tilfeller var mange saksnummer på samme person. Det var også saker hvor ikke all dokumentasjon i saken var registrert, f.eks. at det i en sak var arkivert brev til leietaker om mottatt klage, mens selve klagen ikke lå på dette arkivnummeret. Vi så også at enkelte dokument var arkivert lenge etter at dokumentet var mottatt i kommunen. Gjennomgangen revisjonen har hatt viser at det i to saker om fornying av husleiekontrakt ble tatt hensyn til naboklager, mens det ikke ble det i tre saker. 11 av tildelingene vi så på var fornying. I vårt datagrunnlag har vi ikke sett at brudd på samarbeidsavtalen medfører at leiekontrakt ikke fornyes. 4.2 Revisors vurderinger Bruk av tidsbestemte leiekontrakter Selv om tidsavgrensningen ikke er tatt med i selve tildelingsprosedyrene, er det med i vedlegg til prosedyren, boligfaglig vurdering. Kommunen har dermed en prosedyre som skal sikre bruk av tidsbestemte leiekontrakter i noen av tildelingene. Den er imidlertid ikke i helt tråd med retningslinjene, fordi retningslinjene ikke åpner for at noen skal få tidsubestemte kontrakter, kun at det gis kontrakter av lang varighet til personer med varig behov for bolig. Det at kommunen i sin prosedyre åpner for bruk av tidsubestemte husleiekontrakter er i tråd med intensjonene i husleieloven om at tidsubestemte kontrakter skal være det normale. Vi har også sett at mange av husleiekontraktene bla. i Bjørnåsveien er tidsubestemte. Dersom kommunen ønske å opprettholde dagens praksis med at eldre leietakere og personer med et varig behov for bolig skal få tidsubestemte kontrakter, bør dette også nedfelles i retningslinjene. I de 21 tildelingene vi har undersøkt, har kravet om tidsbestemte leieavtaler blitt fulgt. I noen saker har ikke kommunen fulgt opp leiekontrakten, noe som har ført til at den har blitt tidsubestemt. Det er uheldig at kommunen ikke får fulgt opp leiekontraktene i tilstrekkelig grad, fordi det da kan bli vilkårlig hvem som har en tidsubestemt og tidsbestemt kontrakt. Samarbeidsplan Kommunen har prosedyre for utarbeiding og revurdering av samarbeidsplan. Gjennomgangen av sakene vi har sett på viser at det i praksis blir utarbeidet samarbeidsplan, men at den i for liten grad blir fulgt opp. Koordineringsfunksjonen som retningslinjene legger opp til, er ikke blitt ivaretatt. Sammensetning av beboere Kommunen har en prosedyre som kan sikre at sammensetning av beboere blir vurdert. I prosedyrene er det ikke spesifisert at sammensetning av beboere skal vurderes ved prioritering. Telemark kommunerevisjon IKS 23

25 Ut fra informasjonen vi har fått, følger administrasjonen retningslinjene for sammensetning av beboere i botilbud med spesielle tilbud. Administrasjonen har også fokus på hvem som bosettes hvor, men det er tilfeller hvor det ikke er ledig tilfredsstillende bolig. I tildelingssakene vi har sett på er det primært fokus på at den som tildeles bolig skal få egnet bolig og i mindre grad betydningen av boligtildelingen for nabomiljø. Hvis en ønsker at dette skal ha høyt fokus ville det vært naturlig at det presiseres i retningslinjene eller i veilederen til retningslinjene. Administrasjonen har tatt dette med i den boligfaglige vurderingen, men dette er ikke et dokument som er like førende på praksis som det retningslinjene er. Fornying av husleiekontrakt Kommunen har ikke prosedyrer som er tydelige på at overholdelse av husleiekontrakt inklusiv husleieinnbetaling og oppfølging av samarbeidsplan skal vektlegges ved fornying av husleiekontrakt. Kommunen har heller ikke rutiner som sikrer at naboklager registreres på en måte som gjør det er enkelt å følge dem opp og ha oversikt over alle klager som gjelder en leietaker. Vi har sett at kommunen i praksis ikke har tatt tilstrekkelig hensyn til naboklager ved vurdering av om kontrakt skal fornyes. Samarbeidsplanene har ikke vært fulgt opp på en måte som gjør at de kunne vært brukt som vurderingsgrunnlag for om husleiekontrakten skal fornyes. 5 Oppfølging av kommunens plikter som utleier I hvilken grad følger kommunen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? Revisjonskriterier; Kommunen som utleier skal sikre at kravet til ro og orden på utleid eiendom overholdes og skal ha rutiner og praksis som kan ivareta kravet. Kommunen som utleier må ha et system som sikrer oppfølging av manglende husleieinnbetaling. Kommunen skal søke å legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet. Kommunen har fire årsverk i bygge- og eiendomsavdelingen som skal ivareta fagansvar innenfor kommunens boligsosiale arbeid, fatter vedtak om tildelinger, følge opp husleiekontrakter og naboklager og startlån og tilskuddsordningene fra Husbanken (ikke bostøtte). I tillegg har kommunen nå to årsverk i prosjektstillinger. Telemark kommunerevisjon IKS 24

26 5.1 Krav til ro og orden Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Kommunen har skriftlige rutiner som sier at leietakere skal bli informert om plikter knyttet til leieforholdet, som bl.a. omfatter ordensregler, ved inngåelse av husleiekontrakter. For personer som har problemer med å mestre boforholdet, skal det inngås samarbeidsplaner, omtalt i del 4. Det er laget prosedyre for håndtering av klage på naboforhold, og kommunen har utarbeidet skjema for naboklager. I henhold til prosedyren skal kommunen sende ut varsel til leietaker, svar til den som klager og eventuelt avholde møter med partene for klarering og gjennomgang av problemene. Om nødvendig skal kommunen gjennomføre befaring i boligen. I prosedyren er det ikke gitt føringer for hvor lang tid det skal gå før det sendes svar på klage. Samarbeidsplanen og oppfølging av denne er ikke omtalt i prosedyrene for håndtering av naboklager. I rundskriv U-19/2002 om boligsosialt arbeid vises det til ulike tiltak for å følge opp klager fra naboer. At forvalteren (altså kommunen som utleier) rykker ut til leietaker for å høre hvordan det står til, som et første tiltak. Dersom klagen gjentar seg, bør tjenesteyter (f.eks. boteam eller andre) kontaktes slik at mer omfattende tiltak kan iverksettes. Et annet tiltak kan være tilbud om bytte av bolig. Kommunen har også en prosedyre «Booppfølging i bomiljøer» som gjelder aktiviteter knyttet til henvendelser fra naboer, borettslag og lignende om vanskeligheter eller uro hos kommunal leietaker. Samarbeidsplan er ikke omtalt i prosedyren, og det er heller ikke samarbeid med fagavdelingene i kommunen. I prosjektet «På vei til egen bolig» er det startet arbeid med et forslag til en ny samhandlingsrutine (prosjektet er omtalt i fotnote 9). Arbeidet er ikke ferdig, og vi har ikke sett forslaget. Behandling av klagesaker Gjennomgangen av klagesaker viser at kommunen brukte lang tid på å gi svar på mottatte klager i mange av sakene vi så på. I noen tilfeller ble det ikke gitt svar til klager. I over halvparten av sakene vi så på var det enten ikke sendt svar til den som har klaget, eller det gikk 8 uker eller lengre før svar var sendt til klager. De fleste svarene som er gitt er standardpregede, og informerer oftest om at kommunen vil ta klagen opp med den leietakeren. I åtte saker er det foreslått møte, enten med leietaker, den som har klaget eller begge, og i noen har også andre vært med i møte som politi og tjenesteyter. I to saker har kommunen i svaret oppgitt at de skal reparere/ordne skader som er påført av leietaker på fellesområder. Saksgjennomgangen viste at den vanligste reaksjonen på klager er å sende brev til leietaker om mottatt klage og opplyse om at klager kan få betydning for leieforholdet. I to saker ble det foretatt bytte av bolig og ytterligere syv leieforhold ble hevet/avsluttet For ett bo-området ble det sendt inn felles klage på hele bo-området, og det ble sendt inn flere klager over flere år. Leietakere ble her gjentatte ganger opplyst om at Telemark kommunerevisjon IKS 25

27 ved neste skriftlige klage ville leieforholdet bli avsluttet, uten at dette ble gjennomført. I ni av sakene de 45 sakene vi har sett på har klagene ført til at kommunen søker å avslutte leieforholdet, enten gjennom heving av leiekontrakt eller ved manglende fornying av kontrakt. 5.2 Oppfølging av husleieinnbetalinger Det er utarbeidet rutine ved manglende innbetaling av husleie. Økonomiavdelingen sender varsel om at husleie ikke er betalt til leietaker når det har gått to måneder uten betaling, med kopi til bygge- og eiendomsavdelingen (boliggruppa). I henhold til rutinen skal bygge- og eiendomsavdelingen kalle inn til tverrfaglig samarbeidsmøte med økonomiavdelingen og NAV. Disse møtene skal holdes månedlig og i møtene skal saker på restanselistene fordeles. Bygge- og eiendomsavdelingen skal kalle inn leietakere med ytelser fra NAV for å gjøre frivillig avtale om trekk i trygd. I saker der leietaker ikke møter, sendes saken til tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam. Bygge og eiendomsavdelingen innstiller da på utkastelse. De månedlige møtene mellom bygge- og eiendomsavdelingen, NAV og økonomiavdelingen knyttet til husleierestanser, har ikke blitt gjennomført i I Temaplan for boligsosialt arbeid mm påpeker administrasjonen at en økende gruppe personer med gjeldsproblemer får problemer med å beholde bolig. Kommunen har også restanser på husleie. I 2011 utgjorde restansene nærmere 5 prosent av den totale husleien som var fakturert. Ved utgangen av november 2012 var andelen litt lavere. Administrasjonen opplyser at de er på etterskudd i fakturering av utgifter knyttet til hærverk i leilighetene. Slike utgifter forsøker kommunen å belaste leietaker. 5.3 Nærmiljøarbeid Kommunen gjennomfører prosjektet Bedre bomiljø i kommunale utleieboliger. Prosjektet har som mål å bidra til at vanskeligstilte inkluderes og deltar i gode bomiljøer som fremmer trygghet i et godt oppvekstmiljø for alle. I prosjektet skal en kartlegge og utrede omfang av konflikter og problemer i boligene. En skal prøve ut metoder for å styrke bomiljøet, og være pådriver og etablere bomiljøtiltak som fremmer gode bomiljøer i samarbeid med beboere og andre. Prosjektet skal videre etablere samarbeid med frivillige, borettslag, velforeninger, politi ol, samt bistå med konflikthåndtering/mekling i konflikter. Til dette prosjektet har kommunen fått midler av Husbanken til en 50 prosent prosjektlederstilling. Denne stillingen ble besatt i mars i Prosjektleder har permisjon fra september 2012 til april I prosjektet har en satset på arbeid med bomiljø på Bjørntvedt. Arbeidet med Bjørntvedt blir videreført i permisjonstiden. Telemark kommunerevisjon IKS 26

28 Det er etablert beboerråd på Bjørntvedt som skal fungere som et bindeledd mellom beboerne og kommunen og som kan ta opp problemer i bomiljøet. Referater fra nabomøter som kommunen har holdt, viser at boteam har deltatt på nabomøter og søkt å være i dialog med nærmiljø til boliger som egne brukere bor i. I ett av bo-områdene har den som har klaget skrevet i en klage fra 2011 at innføring av betaling på natthjemmet og tett samarbeid med boteam og politiet har hjulpet. I et annet bo-område har kommunen endret sammensetning av beboere og holdt leiligheter ledig, noe som har gitt positive resultater. Det er et av bo-områdene med gjentagende naboklager over tid, hvor klagene ikke har avtatt. Klagene omfatter ofte de samme forholdene når det gjelder brudd på regler knyttet til dyrehold og ro og orden. Her har det vært gjennomført tiltak som nabomøter og samarbeid med politiet, men det har altså kommet nye klager etter disse tiltakene. Administrasjonen opplever at det er utfordrende å finne gode løsninger her og har valgt å ha noen leiligheter stående tomme. Administrasjonen gjennomfører felles dugnader i noen av boligene, for å rydde opp på uteområdene og i boligene. Både byggdrift og tjenesteyter deltar fra kommunen. Det brukes også ressurser på løpende drift og på å reparere skadeverk på noen av boligene. Noe av arbeidet gjøres for å sikre at boligene holder en viss standard også av hensyn til omgivelsene. Byggdrift opplyser at en av deres ansatte ukentlig er ute for å foreta mindre reparasjoner på enkelte av boligområdene hvor det er mest skadeverk. Han oppfatter at denne tette oppfølgingen også har en forebyggende effekt. Utgiftene til reparasjon av skader var høyest i 2010, på nesten kr I 2011 var de på litt under kr , mens de for januar oktober 2012 er på over kr Utgifter på skade fordelt på den enkelte leilighet varierer fra ca kr 100 til rundt kr per år siden På noen anlegg er det ført inntekt enkelte år, dette har sammenheng med innbetaling kommunen får til dekning av utgiftene. I 2010 er det ført betydelig høyere beløp pr boenhet på noen få anleggsnummer, høyeste enkeltbeløp var på kr Noen ganger er det vanskelig å skille hva som er skader og hva som bør føres på løpende drift, er det tvil føres utgiftene på drift. Kostnader til istandsetting av leiligheter etter at leieforhold er avsluttet føres som regel på løpende driftsutgifter. Det gjør også utgifter til vaktmester. De løpende driftsutgiftene pr boenhet varierer fra ca kr 300 til kr per år i 2010 og Utgiftene til kommunalt disponerte boliger er nærmere omtalt i vedlegg 5. Kommunens prosedyre for håndtering av naboklager er omtalt i del 5.1. I rundskriv om boligsosialt arbeid (U ) vektlegges det å styrke og ivareta gode relasjoner i bomiljøet, fordi det kan forebygge frustrasjoner og konflikter. Det gis eksempel på tiltak, som kontaktperson for naboer ved eventuelle problemer, samt at det vektlegges god kontakt med nærmiljøet hvor det planlegges bosetting av vanskeligstilte. God informasjon er viktig samtidig som personvernet må sikres. Telemark kommunerevisjon IKS 27

29 5.4 Revisors vurderinger Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Krav til ro og orden Kommunen har prosedyrer på dette området, og prosedyrene for informasjon til leietaker og samarbeidsavtaler kan bidra til at kravet til ro og orden overholdes i kommunale utleieboliger. Når det gjelder leietakere som likevel har problemer med å overholde leiekontrakten, er ikke rutinene tilstrekkelige. Kommunen burde lagt opp til en tettere oppfølging av leieforhold med stor risiko for manglende overholdelse av husleiekontrakt. Her kunne en for eksempel fulgt opp med jevnlige inspeksjoner. Det burde også være inspeksjon ved fornying av husleiekontrakt og ved naboklager. Det burde være en kobling mellom naboklager og samarbeidsplan, slik at samarbeidsplanen ble vurdert ved naboklager. Dette kan gjøre at riktigere hjelpetiltak blir iverksatt og en kan unngå utkastelser. Det kan også tydeliggjøre for leietaker hva som faktisk forventes og at det å leie bolig stiller krav til leietaker. Håndtering av naboklager omtales også under oppfølging av nabomiljøer. Vi mener at bedre håndtering av naboklager også kunne bidratt til at kommunen i større grad får ivaretatt kravet om å sikre ro og orden på eiendommen som påligger utleier. Oppfølging av husleieinnbetalinger Kommunen har et system for å følge opp husleieinnbetalingene, men det er en svakhet at bygge- og eiendomsavdelingen ikke får fulgt opp manglende husleieinnbetalinger. Dette innebærer både at kommunen får tap av inntekter, men også at kommunen ikke får fulgt opp leietakere slik at de har en mulighet til å bli boende. Manglende betaling av husleie er et faresignal på at leietaker ikke mester bosituasjonen og kan ha behov for bistand til styring av egen økonomi. Manglende oppfølging av dette kan føre til at problemene blir tatt tak i for sent. Oppfølging av nabomiljøer Vi mener at det er uheldig at det i mange saker ikke er gitt svar eller brukt lang tid på å gi svar til naboer. Det kan være komplisert å finne løsninger i mange av sakene, men manglende respons kan bidra til at naboforhold forverres. Det er viktig at kommunen svarer raskt og slik at den som har klaget får best mulig informasjon. Det gjelder særlig klager fra naboer, men også klager som fremsettes av tjenestene internt i kommunen. Det ikke er noe lovpålagt svarfrist i slike saker, men kommunen kan selv fastsette svarfrist for administrasjonen. Kommunen har iverksatt flere tiltak for å følge opp nabomiljøer og har også fått resultater på flere områder. Undersøkelsen viste bl.a. at tett dialog med boteam ble opplevd som positivt av naboer i ett område. Vi mener at det vil være viktig at kommunen jobber tverrfaglig i de områdene der nabokonfliktene har toppet seg. Også i denne sammenheng kan koblingen til arbeidet med samarbeidsplan være viktig. Justering og oppfølging av planen kan ha en positiv effekt også for naboer. Vi mener at kommunen ikke har gode nok prosedyrer for å håndtere naboforhold. Prosedyren for håndtering av naboklager burde vært tydeligere på betydningen av god dialog med naboer. Det burde også vært en bedre oppfølging av leieforhold og en tydeliggjøring av bruk av ulike tiltak ved faktisk risiko for mislighold av husleiekontrakt, så som befaring/inspeksjon. Det er viktig at administrasjonen har Telemark kommunerevisjon IKS 28

30 ressurser til å følge opp risikoutsatte leieforhold. Det vil trolig være en liten del av leieforholdene der dette er nødvendig. En tett oppfølging når problemene starter kan trolig gi en besparing på sikt. Dette gjelder både forebyggende med tanke på skadeverk på boligene, og at en kan unngå omfattende prosesser for å få avsluttet leieforholdet. Det at noen mister egen bolig, vil gi kommunen et arbeid for å medvirke til å skaffe ny bolig. Dersom en oppretter en god kontakt med naboer, kan administrasjonen også trolig bruke mindre ressurser på å håndtere henvendelser fra naboer i etterkant. 6 Hjelp for å mestre bosituasjonen I hvilken grad får kommunen fanget opp behov for hjelpetiltak og fulgt opp tiltakene til brukere med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen? Revisjonskriterier; Kommunen bør ha rutiner som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov for å mestre bosituasjonen, at hjelpebehovene blir kartlagt, og at det eventuelt blir fattet vedtak om tjenester, som følges opp. Kommunen bør ha en varslingsrutine ved manglende overholdelse av leiekontrakt, som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov. 6.1 Fakta om hjelpetiltak for å mestre bosituasjonen Behov for bistand for å mestre bosituasjonen kan avdekkes ved at den enkelte tar kontakt med kommunen selv og ber om hjelp eller søker om tjenester. Tjenester hjemlet i helse og omsorgstjenesteloven fatter tjenestekontoret vedtak om, med unntak av tjenester som tilbys av rusteam i kommunen. 11 Tjenestekontoret kartlegger bistandsbehov ved søknad om tjenester, eventuelt gjøres dette av tjenesteutøver dersom søker har andre tjenester fra kommunen. Kommunen har egne kartleggingsprosedyrer. I noen saker får ikke kommunen kartlagt behov godt nok ved tildeling fordi en ikke har god nok kjennskap til bruker. Dette er nærmere omtalt i del 4. Kommunen har rutine for utarbeiding av samarbeidsplan. Samarbeidsplanen skal synliggjøre hjelpetiltak for å mestre bosituasjonen. Bruken av samarbeidsplanene er 11 Aktuelle tjenester som tjenestekontoret fatter vedtak om for den gruppen vi ser på er bl.a. tjenester fra boteam, hjemmesykepleie, psykisk helsehjelp, individuell plan og støttekontakt. Boteam gir individuelle tjenester som praktisk bistand og opplæring til personer som er psykisk syke og/eller rusavhengige. Målgruppen er rusmiddelavhengige over 18 år med behov for bo-oppfølging. Rusteam gir individuell oppfølging og behandling av personer med rusproblematikk og administrerer også helsetjenester via feltpleien. Telemark kommunerevisjon IKS 29

31 omtalt i del 4 og 5. I rundskriv om boligsosialt arbeid (U-10/2002) trekkes det frem at samarbeidsplanen kan synliggjøre roller og forventninger som stilles til den enkelte og til tjenesteapparatet, og hvilke områder man skal samarbeide om. Planene vi så på var tydelige på forventninger til leietaker, men ikke like tydelig på forventningene til tjenesteapparatet. I de fleste planene var det ikke synlig at andre tjenesteytere, etater og eller forvaltningsnivåer var aktivt involvert i arbeid med planen. Boteam har ikke noen fast rutine på å varsle bygge- og eiendomsavdelingen når bistand ikke blir gitt. Når det gjelder små-husene har de tett samarbeid og varsler når det skjer endringer som gjelder samarbeidsplanen. Det gjøres også i andre saker hvor de har vært involvert i samarbeidsplanen. Leder av boteam opplyser at det ikke er så mange samarbeidsplaner som de har vært aktivt med i og dermed er oppmerksomme på. Revisjonen foretok en sjekk av 14 samarbeidsplaner for beboere som boteam yter tjenester til og bare 1 lå mappe til brukeren hos boteam. Dette var ikke planer som gjaldt beboere i småhus. Boteam sender inn varsler til bygge- og eiendomsavdelingen om manglende overholdelse av husleiekontrakt (naboklage) og har tett samarbeid med byggdrift om reparasjoner. Dette er ikke nedfelt i dokumenterte rutiner/prosedyrer. Bygge- og eiendomsavdelingen opplyser at Boteam er blitt flinkere til å dokumentere manglende overholdelse av husleiekontrakter. Kommunen har opprettet et tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam, som har møter hver 14. dag. Dette ble opprettet i 2005 og består av representanter fra bygge- og eiendomsavdelingen, tjenestekontoret, NAV Porsgrunn, barnevernstjenesten, psykisk helse og rusomsorg og ev andre ved behov. Ifølge mandatet skal teamet komme med forslag til hvilke tjenester som er aktuelle for å delta i samarbeidsplan, og forslag til oppfølging rundt søker ved tildeling. De skal også drøfte tjenestetilbud og oppfølging i bolig, og anbefale tiltak knyttet til bomiljø. I teamet brukes det mest tid på tildelinger, men det brukes også noe tid på klagesaker. Det er imidlertid ikke noen fast prosedyre at klagesaker skal opp i teamet, selv om en del saker blir tatt opp. Det står heller ikke i prosedyrene at saker der en leietaker er i fare for å miste boligen skal tas opp i teamet, men administrasjonen opplyser at saker blir tatt opp, og fokuset er da på hjelpetiltak som kan iverksettes. Boteam dokumenterer tjenestene som blir gitt eller forsøkt gitt i fagsystemet Gerica. Av dokumentasjonen fremgår det at i flere tilfeller er ikke leietaker tilgjengelig for bistand eller ikke ønsker bistand. I tilfeller der dette vedvarer over tid har boteam gitt melding til tjenestekontoret om å avslutte vedtak. I en sak er dette ikke gjort, her er det nærmere 1 ½ år siden tjeneste ble gitt. Vedkommende ikke har bodd i egen bolig. Ansatte som jobber med boligbistand i bygge- og eiendomsavdelingen har tilgang til Gerica. Telemark kommunerevisjon IKS 30

32 Bistandsbehovet kan også avdekkes ved manglende overholdelse av husleiekontrakten, eller i forbindelse med søknad om bolig. I rundskriv om boligsosialt arbeid (U ) vektlegges det å ha gode rutiner når noe er i ferd med å gå galt. Rundskrivet trekker frem manglende husleiebetaling og naboklager som indikasjoner på at leietakeren ikke mestrer bosituasjonen. Rundskrivet anbefaler kommunen å innarbeide et punkt om kommunens varslingsrutiner i leieforholdet, slik at leietaker samtykker til slik varsling. Da vil ikke taushetsplikten være et hinder for at behov for tiltak blir varslet. Porsgrunn kommune har ikke slike varslingsrutiner. Som omtalt i del 5 fungerer heller ikke samarbeidsmøtene mellom bygge- og eiendomsavdelingen, NAV og økonomiavdelingen i forbindelse med husleierestanser nå. Varsel til tjenesteytere ligger ikke i prosedyren for behandling av naboklager, se nærmere omtale i del 5. Gjennomgangen av sakene viste at det likevel ble varslet i noen saker. Prosedyrene krever ikke at samarbeidsplanen og dermed hjelpetiltakene blir revurdert ved naboklager eller andre indikasjoner på mislighold av husleiekontrakten. 6.2 Revisors vurderinger Kommunen har rutiner for å kartlegge hjelpebehov knyttet til mestring av bosituasjonen både for personer som søker kommunal bolig og personer som søker bistand selv. Det kan være personer som kommunen ikke kjenner bistandsbehovet til, fordi de leier privat og ikke har tjenester fra kommunen. Rutiner for samarbeid med f.eks. fastlegene og annet behandlende personell, kan sikre at det blir gitt informasjon om tjenestene kommunen tilbyr, og at hjelpebehov blir fanget opp. Dette har vi ikke undersøkt. Kommunen har en plikt til å tilby tjenester, men det er frivillig å motta tjenestene. Dette gjør at det kan være et utfordrende arbeid å sikre at personer kan bli boende i bolig. Gjennom leieforholdet har kommunen en god anledning til å sikre at nødvendig hjelp blir gitt til leietaker. Vi mener at administrasjonen i større grad kunne brukt samarbeidsplanen og gjennom oppfølging av denne, bidra til at leietaker hadde større insentiv til å følge husleiekontrakten. Kommunen har gjennom tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam et godt utgangspunkt for å fange opp og sikre koordinerte hjelpetiltak som er rettet mot å mestre bosituasjonen. Våre undersøkelser tyder på at mandatet til teamet kunne vært tydeligere på også å følge opp leieforhold, og særlig dersom det er indikasjoner på at leietaker ikke mestrer bosituasjonen, samt at det burde vært rutine at klagesaker ble tatt opp i teamet. Telemark kommunerevisjon IKS 31

33 Kommunen burde sikre at en har rutiner som sikrer at relevante forhold varsles, slik at tiltak blir vurdert, både ved naboklager og manglende innbetaling av husleie. Boteam yter bistand for å mestre bosituasjonen, og dokumenterer i stor grad at tjenester er gitt eller forsøkt gitt. Det er en utfordring at personer med ruslidelse ikke vil ta imot den hjelpen som gis, og at tjenester derfor blir avsluttet. Det gir en risiko for at samarbeidsplan og husleiekontrakt ikke overholdes. En god oppfølging av samarbeidsplan og et fastlagt samarbeid om planen mellom tjenesteyter og kommunen som utleier kan redusere denne risikoen. 7 Revisors konklusjoner og anbefalinger 7.1 Konklusjoner Vedtak i bystyret om bomiljø i kommunale utleieboliger I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? Bosetting på Bjørntvedt Vedtaket er ikke innarbeidet i rutiner/prosedyrer for tildeling av bolig, men undersøkelsen har vist at det ikke er foretatt nye bosettinger som er klart i strid med vedtaket. Evaluering av praksis med spredt bosetting Vedtaket om evaluering av kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre er ikke gjennomført. Rapportering tilbake til bystyret Undersøkelsene viser at det har vært utfordringer knyttet til gjennomføring av vedtaket. Administrasjonen burde rapportere om dette til bystyret Tildeling av bolig I hvilken grad følger administrasjonen opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger? Tidsbestemte kontrakter Kommunen har prosedyre som skal sikre tidsbestemte husleiekontrakter som hovedregel. I saker hvor retningslinjene for tildeling av kommunal utleiebolig sier at det skal være lange tidsbestemte kontrakter, er det lagt opp til tidsubestemte kontrakter i prosedyren. Praksisen er i tråd med egen prosedyre og intensjonene i husleieloven, men ikke egne retningslinjer. Administrasjonen inngår hovedsakelig tidsbestemte kontrakter for boligsøkere under 60 år, men det er saker hvor manglende oppfølging av leieforholdet har ført til at kontraktene har blitt tidsubestemte. Telemark kommunerevisjon IKS 32

34 Samarbeidsplan Det er blitt utarbeidet samarbeidsplan i de fleste sakene vi har sett på, men den er ikke evaluert og fulgt opp i tråd med veileder til retningslinjene og det som er nedfelt i de enkelte planene. Koordinatorfunksjonen som skal sikre samarbeid mellom ulike instanser i kommunen er ikke ivaretatt. Sammensetning av beboere I tildelingene vi har undersøkt er det lagt vekt på hvilket bomiljø som er gunstig for leietaker og i noen saker også for nabomiljøet. Ut fra informasjon vi har samlet inn brukes denne bestemmelsen når det gjelder prioritering for bosetting i boliger til spesielle grupper, i tråd med retningslinjene. Fornying av husleiekontrakt Kommunen følger delvis opp retningslinjene når det gjelder fornying av husleiekontrakt. Kommunen har ikke gode nok prosedyrer og praksis for å sikre at manglende overholdelse av husleiekontrakten og overholdelse av samarbeidsplan blir vurdert ved fornying av alle husleiekontraktene. Kommunen har ikke et fullgodt system for å sikre registering og oppfølging av naboklager på den enkelte leietaker. Det medfører en risiko for at naboklager ikke blir vurdert ved fornying av kontrakt. Kommunen har ikke rutine for inspeksjon av leiligheter ved fornying. Det medfører at kommunen ikke i tilstrekkelig grad forsikrer seg om at leiligheten blir forsvarlig ivaretatt Oppfølging av kommunens plikter som utleier I hvilken grad følger administrasjonen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? Kommunen har prosedyrer som bidrar til å ivareta kravene om ro og orden gjennom informasjon til leier. Kommunens prosedyrer er ikke dekkende for oppfølging ved naboklager. Kommunen har prosedyre for å følge opp manglende husleiebetaling. Administrasjonen følger ikke opp leiekontraktene i god nok grad, hverken når det gjelder overholdelse av krav til ro og orden eller husleiebetalinger. Kommunen har iverksatt flere tiltak for å bedre nærmiljøet i områder der kommunen har utleieboliger. Det er et ressursspørsmål hvor mye kommunen faktisk skal gjøre. Undersøkelsen vi har gjennomført viser at kommunen ikke får fulgt opp alle leieforholdene godt nok. Kommunen bruker forholdsvis mer penger på driftsutgifter til bolig, herunder reparasjon av skader, og mindre til forvaltning av egen eiendom, Telemark kommunerevisjon IKS 33

35 herunder oppfølging av leieforhold. Det kan være en indikasjon på at kommunen bruker ressursene på feil måte Hjelp for å mestre bosituasjonen I hvilken grad fanger kommunen opp behov for hjelpetiltak og får fulgt opp tiltakene til personer med ruslidelser, slik at de kan mestre bosituasjonen? Kommunen har rutiner for kartlegging av behov for bistand for å mestre bosituasjonen ved søknad om kommunal bolig, men i praksis blir det ikke alltid kartlagt godt nok. Kommunen fanger til en viss grad opp behov for hjelpetiltak, for de som har andre tjenester fra før, har kommunal leilighet eller tar kontakt selv. Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at hjelpetiltak iverksettes når det er fare for mislighold av kommunale husleiekontrakter. Det er en utfordring at en del ikke ønsker eller er mottakelige for den hjelpen som tilbys. 7.2 Anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsene vi har gjort har vi følgende anbefalinger; Rådmannen bør rapportere til bystyret hvordan administrasjonen har fulgt opp vedtaket i bystyret sak 103/09. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av samarbeidsplan og at koordinatorfunksjonen blir ivaretatt slik at en får et godt samarbeid om tiltak for å mestre bosituasjonen. Kommunen bør fastsette forventet svartid i saker som gjelder naboklager. Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av husleiekontraktene. Rådmannen bør vurdere kommunens praksis med sammensetning av beboere i områder hvor det har vært manglende overholdelse av krav til ro og orden over lang tid. Rådmannen bør vurdere mer bruk av inspeksjoner, både ved fornying av leiekontrakt og i leieforhold hvor det er risiko for mislighold. Rådmannen bør utarbeide rutiner som sikrer at kommunen fanger opp signaler og kan iverksette tiltak når det er fare for at leietaker ikke mestrer bosituasjonen. Kommunen bør justere retningslinjen slik at de er i samsvar med ønsket praksis når det gjelder leietid. Telemark kommunerevisjon IKS 34

36 Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 16. juni 1961 nr. 15 om rettshøve mellom grannar (naboloven). Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov 23. mars 1999 nr 17 om husleieavtaler (husleieloven) Lov 18. desember 2009 nr. 13 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjensteloven) Lov 24. juni 2011nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Offentlige dokument: Ot.prp. nr. 44 ( ): Forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) Ot.prp. nr. 103 ( ): Om lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Prop.91 L ( ): Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Rundskriv U-10/2002: Husleieloven (1999) Boligsosialt arbeid bistand for å mestre et boforhold Rundskriv RF35-00-F12 (2012): Rundskriv til sostjl: Lov om sosiale tjenester i NAV Helsedirektoratet (2012): Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse ROP-lidelse, IS-1948 Bystyresak 14/07: Retningslinjer for tildeling av kommunale disponerte boliger Telemark kommunerevisjon IKS 35

37 I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Telemark kommunerevisjon IKS 36

38 Telemark kommunerevisjon IKS 37

39 II. III. Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Telemark kommunerevisjon IKS 38

40 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier Oppfølging av vedtak i bystyret sak 103/09 Bystyret vedtok 17. desember 2009 i sak 103/09; 1. Bystyret ber Rådmannen stanse bosetting av personer som har store problemer med å bo sammen med andre i kommunens boliger på Bjørntvedt. 2 Utvalget ber også rådmannen om å evaluere gjeldende praksis med spredte boliger for personer som har problemer med å bo sammen med andre. Problemstilling; I hvilken grad har administrasjonen fulgt opp vedtak i bystyret sak 103/09 om bomiljø i kommunale utleieboliger? Administrasjonssjefen skal se til at kommunestyrets vedtak blir gjennomført, jf. kommuneloven 23 nr. 2. For å følge opp vedtakets første punkt om bosetting på Bjørntvedt mener vi at det er naturlig at administrasjonen utarbeider en felles forståelse for hva vedtaket innebærer og at dette nedfelles i prosedyrer/rutiner på området for å sikre at vedtaket etterleves. Dette mener vi er viktig for å sikre at vedtaket kan etterleves i praksis. Dersom administrasjonssjefen mener at et truffet vedtak er ulovlig eller ikke kan gjennomføres av andre grunner, har han eller hun plikt til å gjøre vedkommende folkevalgte organ, og eventuelt kommunestyret eller fylkestinget, oppmerksom på dette (NOU Forslag til ny lov om kommuner og fylkeskommuner). Av kravet i kommuneloven 23 nr 2 kan vi også slutte at administrasjonssjefen må rapportere tilbake til bystyret dersom det er avvik ved gjennomføringen av vedtaket. Revisjonskriteriene blir derfor; Vedtaket om bosetting på Bjørntvedt (bystyresak 103/09) bør være innarbeidet i rutiner/prosedyrer og skal være innarbeidet i praksis for tildeling av bolig. Rådmannen skal ha evaluert kommunens praksis med spredt bosetting av personer som har problemer med å bo sammen med andre. Rådmannen skal ha rapportert tilbake til bystyret dersom det har vært problemer knyttet til å gjennomføre vedtaket. Tildeling av kommunale boliger i Porsgrunn kommune Problemstilling; Telemark kommunerevisjon IKS 39

41 Hvordan følger administrasjonen opp de kommunale retningslinjene for tildeling av kommunalt disponerte boliger? Bystyret vedtok i 2007 retningslinjer for tildeling av kommunalt disponerte boliger med tilhørende veileder. Rådmannen ble gitt fullmakt til å endre veilederen. I veilederen er de ulike paragrapene i retningslinjene utdypet. Den er ikke blitt endret siden bystyret vedtok dem. Retningslinjene skal legge til rette for at personer i målgruppen kan få leie nøktern og egnet kommunal bolig. Målgruppen er personer som ikke selv eller ved hjelp av andre former for offentlig boligbistand, greier å skaffe seg egnet bolig, herunder personer med behov for boliger med særlig tilpasning på grunn av alder, bevegelseseller utviklingshemming. I saksgrunnlaget til vedtaket om retningslinjene, påpekes det at kommunen har et ansvar for å bistå søker med å få bolig, uansett boevne. I retningslinjene er det satt krav til søker for å leie kommunal bolig. Blant annet kreves det at søker må antas å kunne mestre bosituasjonen og forpliktelser knyttet til denne, eventuelt med hjelp av tilgjengelige bo-oppfølgings- eller lignende hjelpetiltak. Hjelpetiltak som anses nødvendige for at søker skal kunne mestre bosituasjonen, skal spesifiseres og forelegges søker til uttalelse og godkjennelse. Aksepterte hjelpetiltak skal danne grunnlag for en samarbeidsavtale mellom søker og kommunen, jf. 6 i retningslinjene. Ifølge veilederen skal kommunen tilby hjelpetiltak som er omtalt i 6 når det foreligger klare holdepunkter for at søker ikke vil mestre bosituasjonen uten at slike tiltak benyttes. I veilederen er det skissert mulige tiltak som at søker etablerer direkte trekk for innbetaling av husleie, forplikter seg til å motta veiledning ved hjemmebesøk eller forplikter seg til å samarbeide med andre instanser. Disse tiltakene er i veilederen vurdert som lovlige vilkår for tildeling av boligen. Aksepterte hjelpetiltak skal inngå i en samarbeidsplan mellom søker og kommunen. Søker må gi skriftlig samtykke til at opplysninger utveksles mellom de ulike instansene. Der samarbeidet omfatter flere instanser bør det oppnevnes en ansvarlig koordinator innen tjenesteapparatet. Leier som misligholder samarbeidsplan, kan nektes nytt positivt vedtak om å få leie kommunal bolig ved leiekontraktens utløp. Søkere som etter en samlet vurdering har mest påtrengende behov skal prioriteres. Det kan tas hensyn til at noen boformer stiller spesielle krav til en variert sammensetning av beboere, jf. retningslinjene 8. Søknad om forlengelse kan avslås, dersom det foreligger uoppgjort gjeld til kommunen og det ikke er inngått nedbetalingsavtale, ved mislighold av nåværende leiekontrakt, samarbeidsavtale eller nedbetalingsavtale. Kommunen skal samtidig vurdere hvorvidt søker skal tildeles annen egnet bolig tilpasset husstandens nåværende situasjon, jf. retningslinjene 15. Telemark kommunerevisjon IKS 40

42 Vedtak om leie gir som hovedregel en leieavtale for 3 år. Søkere med varig behov for kommunal bolig kan etter en konkret vurdering få leieavtale med lengre varighet enn 5 år. Personer over 60 år, psykisk utviklingshemmede, varig funksjonshemmede og andre personer som ikke anses for noen gang selv å kunne fremskaffe egen bolig, ansees som søkere med varig behov for kommunal bolig, jf. retningslinjene 12. Adgangen til å inngå tidsbestemte leiekontrakter er regulert i husleieloven. De skal i utgangspunktet være på minimum 3 år, jf husleieloven 9-3. Tidsbestemte kontrakter kan gis for boliger som etter vedtak i kommunen skal brukes som gjennomgangsbolig for personer med spesielle boligbehov av midlertidig karakter. Kommunen har anledning til å inngå tidsbestemte kontrakter på kortere tid enn tre år, jf husleieloven 11-1, men skal i utgangspunktet kun gjøre det en gang i et leieforhold. Loven åpner for at det kan gjøres flere ganger, hvis det foreligger tungtveiende grunner. Nytt positivt vedtak om leie av kommunal bolig skal fattes etter søknad dersom leier ved utløpet av leiekontrakten til nåværende kommunale bolig oppfyller grunnkravene i retningslinjene. Søknad kan avslås dersom det foreligger uoppgjort gjeld til kommunen og det ikke er inngått nedbetalingsavtale. Søknaden kan også avslås dersom det foreligger mislighold av nåværende leiekontrakt, samarbeidsplan eller nedbetalingsavtale, jf retningslinjene 15. På bakgrunn av de kommunale retningslinjene har vi utarbeidet følgende revisjonskriterium; Administrasjonen skal ha rutiner/prosedyrer og praksis på tildeling av bolig som er i tråd med de kommunale retningslinjene. Vi ser her på; - Bruk av tidsbestemte kontrakter ved tildeling - Samarbeidsplan - Sammensetning av beboere - Fornying av leiekontrakt Oppfølging av leiekontrakter og nabomiljøer Problemstilling; I hvilken grad følger kommunen opp leiekontraktene og sikrer god oppfølging av nabomiljøer? Når kommunen leier ut utleieboliger er dette et privatrettslig område, som reguleres av husleieloven. Den setter krav til både leietaker og utleier. I prosjektet ser vi på forpliktelsene som utleier har etter husleieloven. Utleieren har plikt til å holde ro og orden i eiendommen om ikke annet er avtalt, jf. husleieloven 5-2. Siden det påhviler utleier å påse at ro og orden blir overholdt i eiendommen, kan utleier med hjemmel i loven fastsette vanlige ordensregler og rimelige påbud som leieren må følge. I departementets vurdering til lovforslaget påpeker de også at dersom det er andre som forstyrrer, bør utleier være forpliktet til å gripe inn. Bryter kommunens leier de vanlige ordensreglene, kan det være mislighold av leieavtalen, som kan føre Telemark kommunerevisjon IKS 41

43 til oppsigelse og erstatningsansvar. Om misligholdet også skal regnes som vesentlig, og gi rett til å heve leieavtalen avhenger av hvor grovt bruddet er og om det er enkeltstående eller om det har gjentatt seg flere ganger, jf. Ot.prp. 82 ( ). Forholdet til naboeiendommer reguleres av naboloven. Ingen må ha, gjøre eller sette i verk noe som urimelig eller unødvendig er til skade eller ulempe på naboeiendom, jf. naboloven 3. I vurderingen av om noe er unødvendig, skal det legges vekt på hva som er teknisk og økonomisk mulig å gjøre for å hindre eller begrense ulempen. Når kommunen som utleier mottar naboklager på manglende overholdelse av ro og orden, påligger det kommunen et ansvar for å håndtere slike klager, og om nødvendig iverksette tiltak for å sikre at ro og orden overholdes. En slik klage er en privatrettslig sak, slik at forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak ikke kommer til anvendelse. Husleieloven og naboloven inneholder heller ikke særskilte saksbehandlingsregler for hvordan en klage skal behandles. I rundskriv U-19/2002 om boligsosialt arbeid påpekes viktigheten av gode rutiner internt som sikrer at kommunen følger opp klager fra naboer eller styret i borettslaget. Et første tiltak som nevnes er at forvalteren rykker ut og banker på døra til leietaker for å høre hvordan det står til. Dersom klagen gjentar seg, bør tjenesteyter kontaktes slik at mer omfattende tiltak kan iverksettes. I rundskrivet (U ) påpekes det at et fokus på å styrke og ivareta gode relasjoner i bomiljøet kan forebygge frustrasjoner og konflikter. Kristiansand trekkes frem som et eksempel på en kommune som har truffet tiltak med god effekt. Kommunen har en kontaktperson som naboer kan kontakte ved eventuelle problemer, noe som er opplyst på forhånd. I rundskrivet påpeker en at problemer kan unngås hvis kommunen har en bevisst strategi for å håndtere naboprotester og kommunen bør så tidlig som mulig etablere kontakt med nærmiljøet hvor det planlegges bosetting av vanskeligstilte. God informasjon er viktig samtidig som personvernet må sikres. Det påpekes også viktigheten av god kontakt med private utleiere, som kan sikre kommunen videre tilgang på boliger. Kommunen bør søke å sikre en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteressene innenfor rammen av det nasjonale fellesskap, jf. kommuneloven 1. Kommunen bør derfor ha et system som sikrer at utestående krav, som manglende betaling av husleie blir innfridd i størst mulig grad. For leietakere som har problemer med å betale husleie bør kommunen bistå med tiltak, slik at leietakeren kan ivareta sine forpliktelser til å betale husleie. En av Porsgrunn kommunes visjoner for 2020 er at kommunen skal være det gode bosted. Kommunens bo og arbeidsmarkedet skal være attraktivt. Kommunen skal legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Vi mener at det ut fra denne bestemmelsen, samt krav i husleieloven og naboloven, er naturlig å forvente at administrasjonen Telemark kommunerevisjon IKS 42

44 iverksetter korrigerende tiltak dersom kommunen gjennom sitt eierskap påvirker nærmiljøer i en negativ retning. Revisjonskriterier; Kommunen som utleier skal sikre at kravet til ro og orden på utleid eiendom overholdes og skal ha rutiner og praksis som kan ivareta kravet. Kommunen som utleier må ha et system som sikrer oppfølging av manglende husleieinnbetaling. Kommunen skal søke å legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet. Bistand til å leve og bo selvstendig I hvilken grad får kommunen fanget opp behov for hjelpetiltak og fulgt opp tiltakene til personer med ruslidelse, slik at de kan mestre bosituasjonen? Ett av formålene i helse og omsorgstjenesteloven er å sikre at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig og til å ha en aktiv og meningsfylt tilværelse i fellesskap med andre. Kommunen er pålagt å tilby bl.a. utredning, diagnostisering og behandling, sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering, helsetjenester i hjemmet og personlig assistanse, herunder praktisk bistand, opplæring og støttekontakt, jf. helse og omsorgstjenesteloven 3-2 pkt 4, 5 og 6a og b. Dette er oppgaver som kommunen også var pålagt i tidligere lovgivning. Kommunen har altså en plikt til å tilby tjenester, men den enkelte har ikke en plikt til å ta imot. Det er krav om samtykke til helsehjelp i pasient- og brukerrettighetsloven 4-1. Bistand for å mestre et boforhold er tema i rundskriv U-10/2002 fra Justis- og beredskapsdepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Sosialdepartementet. I rundskrivet vises det til at kommunen har økonomiske hjelpetiltak for å bidra til at leietaker mestrer boforholdene, herunder også at kommunen kan fatte vedtak om forvaltning/tvungen forvaltning. Kommunen yter også en rekke tjenester som kan bidra til at leietaker kan mestre boligforholdet sitt. Noen tjenester kan leietaker ha et rettskrav på. F.eks. dersom det er et absolutt krav om vask av fellesrom, og leietaker ikke har evne til å utføre dette, kan kommunen være forpliktet til å tilby en slik tjeneste. Det framgår av rundskrivet at kommunen har et ansvar for å gi råd og veiledning til leietaker, slik at vedkommende kan ivareta sine forpliktelser i boforholdet. Kommunen skal tilby praktisk bistand og opplæring til personer som ikke får ivaretatt daglige gjøremål og forpliktelsene knyttet til det å bo, herunder også hjelp til egenomsorg og personlig stell. Eventuelt skal kommunen gi veiledning, slik at leietaker selv kan ivareta forpliktelsene knyttet til det å bo. Telemark kommunerevisjon IKS 43

45 Støttekontakt er nevnt som en tjeneste som kan bidra til å skape en livssituasjon som gjør at leietaker kan mestre bosituasjonen. Helsetjenester og bistand for å sikre tilknytning til arbeidslivet kan også være tiltak for å bidra til og mestre bosituasjonen. Helsehjelpen kan også omfatte tiltak for å mestre rusmiddelavhengighet eller behandling for å bli rusfri. I rundskrivet anbefales kommunen å kalle boligsøkere inn til samtale før bolig tildeles og/eller når kommunen gjør vedtak om tjeneste. Samtalen har som formål å kartlegge behov hos husstanden. Det anbefales også å etablere en samarbeidsplan som kan synliggjøre roller og forventninger som stilles til den enkelte og til tjenesteapparatet, og hvilke områder man skal samarbeide om. Planen er et tillegg til en husleieavtale, og husleieavtalen er et virkemiddel i planen. Den kan være et virkemiddel for å samordne innsatsen og styrke samhandlingen mellom tjenesteytere, etater og forvaltningsnivåer, og dermed bli en del av en helhetlig individuell plan. I rundskriv U-10/2002 omtales også tiltak og oppfølging når noe er i ferd med å gå galt for leier. Det påpekes at manglende husleiebetaling kan være tegn på behov for tiltak fra sosialtjenesten, og klager på brudd på husordensreglene kan ha sammenheng med behov for bistand fra kommunens omsorgstjenester eller fra spesialisthelsetjenesten. For å sikre et godt arbeid, anbefales det i rundskrivet at kommunen har varslingsrutiner ved manglende overholdelse av leieavtale eller låneavtale, og at kommunen ber om leietakers samtykke til at mislighold blir videreformidlet til relevant instans i kommunen. Rundskrivet tilrår at tjenestene og forvalteren bør ha avklarte roller og oppgaver for hvordan eventuelt mislighold i kommunens leie og låneforhold skal håndteres. Forvalter bør ha rutiner som så langt som mulig sikrer at purringer og eventuelt andre henvendelser er åpnet, forstått og lest. Vedvarer misligholdet bør sosialtjenesten kontaktes relativt raskt, slik at tiltak iverksettes. Kommunen må ha rutiner for å følge opp klager fra naboer og/eller borettslag. Ved gjentagende klager bør forvalteren kontakt sosialtjenesten, slik at mer omfattende tiltak kan iverksettes. Revisjonskriterier; Kommunen bør ha rutiner som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov for å mestre bosituasjonen, at hjelpebehovene blir kartlagt, og at det eventuelt blir fattet vedtak om tjenester, som følges opp. Kommunen bør ha en varslingsrutine ved manglende overholdelse av leiekontrakt, som sikrer at kommunen kan fange opp hjelpebehov. Telemark kommunerevisjon IKS 44

46 III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Den praktiske gjennomføringen Datagrunnlaget for denne undersøkelsen er intervjuer og dokumentasjon fra kommunen. Vi har gjennomgått prosedyrer som kommunen har utarbeidet på området, aktuelle rapporter og saksdokumenter, samt hatt en gjennomgang av dokumentasjon i klagesaker og utvalgte boligtildelinger. Vi har også fått referater fra møter gjennomført med naboer og beboermøter om bomiljø. Det er gjennomført delvis strukturerte intervjuer med fagleder på boligkontoret, saksbehandler på bygge- og eiendomsavdelingen med ansvar for husleiekontrakter og klagesaker, virksomhetsleder for psykisk helse og rusomsorg og leder av boteam. Det er gjennomført intervjuer i to runder. Vi har også gjennomført et delvis strukturert intervju med ansatte på tjenestekontoret, samt delvis strukturerte intervjuer på telefon med de to prosjektlederne for de to pågående prosjektene innenfor kommunens boligsosiale arbeid. Det at intervjuene er delvis strukturerte, innebærer at det er utarbeidet en intervjuguide for å sikre en felles ramme for intervjuene, men at det samtidig er åpent for å komme med oppfølgingsspørsmål. Vi har dessuten innhentet informasjon på telefon fra ansatte i driftsavdelingen, leder av eldrerådet og sendt forespørsel på e-post til NAV-leder og kommunalsjef for helse og velferd. Vi har gjennomgått klagesaker som gjelder leietakere som har problematikk knyttet til rus, samt klagesaker for Bjørntvedt. Administrasjonen har funnet fram aktuelle klagesaker fra de to siste årene. Vi har gjennomgått 45 klagesaker. Syv av sakene gjelder flere beboere i et helt bo-område. Revisjonene har også fått klagesaker fra to bo-områder fra kontrollutvalget. Noen av disse sakene er eldre enn to år. Vi har sjekket ut dokumentasjon på tjenester i fagsystemet Gerica som boteam bruker for 17 personer som har fått naboklager. Vi har foretatt et tilfeldig utvalg på 26 personer fra en liste på 74 personer som mottar tjenester fra boteam. Utvalget var opprinnelig 31, men fem hadde ikke kommunal bolig og ble derfor tatt ut. Av de 26 var det fem som hadde tildelinger som ble foretatt før de kommunale retningslinjene ble vedtatt. Vi har undersøkt samarbeidsplan for alle 26, men bare tildelinger for 21. Vi mener antallet er tilstrekkelig til å si noe om arbeidet med tildelinger som er aktuelle for prosjektet. Ni av de 21 tildelingene er sammenfallende med leieforhold vi har undersøkt klager på. I tildelingssakene har vi sett på leietid, kartlegging av hjelpebehov, vurdering av sammensetning av beboere og bruk av samarbeidsplan. I 14 av tildelingssakene har vi også sett på dokumentasjon på tjenester i fagsystemet Gerica. Vi har i tillegg sett på tildelinger gjort etter januar 2010 for personer som bor på Bjørntvedt, og vi har også kontrollert de bosettingene som har skjedd i Bjørnåsveien/Lilleåsveien etter januar 2010, hvor leietakeren ikke lengre bor der. Her har vi bare kontrollert om det var kjente forhold med naboklager og hvorvidt leietaker hadde omfattende behov for bistand for å mestre bosituasjonen. Telemark kommunerevisjon IKS 45

47 Vi har analysert tall i KOSTRA på boligområdet og sammenlignet Porsgrunn med andre kommuner i egen kommunegruppe. Porsgrunn kommune tilhører kommunegruppe 13 som er store kommuner utenom de fire store byene. Vi har gjennomgått regnskapstall for funksjon 265 kommunale utleieboliger. Pålitelighet og gyldighet Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres på en måte som sikrer gyldighet og pålitelighet. Altså at dataene som er samlet inn er relevante for de forholdene som problemstillingene skal avklare (gyldige) og at datainnsamlingen skjer på en mest mulig nøyaktig måte (pålitelig). Vi har gjennomført flere tiltak for å styrke dataenes pålitelighet og gyldighet. Det er som nevnt utarbeidet intervjuguider for å styrke påliteligheten og gyldigheten til datainnsamlingen. Vi har intervjuet sentrale nøkkelpersoner på området. I saksgjennomgangen har vi valgt å undersøke relativt mange saker og vi har foretatt et tilfeldig utvalg av tildelingssaker for å styrke representativiteten. Siden det her er snakk om et utvalg, vil det kunne være feilmarginer, altså at resultatet er representativt med en viss sikkerhet. Vi har benyttet datatriangulering, dvs. at data er hentet fra flere kilder. Vi har benyttet intervjuer og gjennomgang av dokumentasjon. Vi har også brukt både skriftlige kilder og flere intervjuobjekt. Når det er samsvar mellom beskrivelser og data fra flere kilder, styrker dette kvaliteten eller gyldigheten i datamaterialet. Vi har også benyttet metodetriangulering, en kombinasjon av ulike metoder; intervju og dokumentgjennomgang. Når bildet vi finner er lignende ut fra bruk av de ulike metodene, styrker det også kvaliteten på undersøkelsen. Kvalitetssikring RSK 001 krever at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre skal det sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. Telemark kommunerevisjon IKS har utarbeidet et system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikret i samsvar med vårt kvalitetskontrollsystem og i samsvar med kravene i RSK 001. Telemark kommunerevisjon IKS 46

48 IV. Vedlegg 4: Husbankmidler videretildelt av kommunen Tabell 5. Husbankmidler videretildelt av kommunen Landet uten Kostragruppe 0709 Larvik Porsgrunn 0806 Skien Oslo Beløp per måned per husstand i statlig bostøtte fra Husbanken Antall husstander tilkjent statlig bostøtte fra Husbanken per 1000 innbyggere Antall boliger godkjent av kommunen for finansiering med startlån, per 1000 innbyggere 2,2 3,3 1,3 1 2,1 1,4 2, ,8 Beløp per innbygger i startlån videretildelt av kommunen Antall boliger godkjent av kommunen for boligtilskudd til tilpasning, per 1000 innbyggere 0,7 0,7 0,4 0,4 1,1 1,1 0,3 0,4 0,3 0,4 Beløp per innbygger i boligtilskudd til tilpasning videretildelt av kommunen Antall boliger godkjent av kommunen for boligtilskudd til etablering, per 1000 innbyggere 1 0,9 0,6 0,4 1 0,7 0,3 0,4 0,3 0,3 Beløp per innbygger i boligtilskudd til etablering videretildelt av kommunen Kilde: KOSTRA, SSB Telemark kommunerevisjon IKS 47

49 V. Vedlegg 5: Boliger kommunen leier av stiftelsen Rusomsorg og psykisk helse del 1 Porsgrunn kommune Porsgrunn kommunale boligstiftelse eier bl.a. boligene i Jerpevegen på Heistad, på Bjørntvedt (Bjørnåsvegen utleieboliger) og Skrapklev. Kommunen leier boligene for videre fremleie. Tidligere var det flere egne stiftelser for de ulike bo-områdene, som nå er blitt samlet i en stiftelse. Sammenslåing av boligstiftelser skal godkjennes. I dag er det stiftelsestilsynet som er ansvarlig for slik godkjenning, tidligere var det fylkesmannen på delegasjon fra Justisdepartementet. Boligene i Jerpevegen utgjorde en del av boligmassen til Boligstiftelsen Utleieboliger som ble dannet i 1988 av Porsgrunn kommune. Formålet til stiftelsen var å leie ut boliger til ungdom. Vedtektene til stiftelsen ble endret i januar 1991 og fikk da samme målgruppe som dagens stiftelse. Vedtektsendringen ble vedtatt av bystyret og vedtektsendringen er godkjent av fylkesmannen. I juli 1991 vedtok bystyret å endre navn fra Boligstiftelsen Utleieboliger til Porsgrunn kommunes Boligstiftelse. Bjørnåsvegen var egen stiftelse, hvor målgruppen til boligene var alders- og uførepensjonister og sosialt vanskeligstilte. Kommunen hadde opprinnelig bare alders- og uførepensjonister som målgruppe, men fordi leilighetene i Brekka 1 tredje etasje ikke var egnet for eldre uten at det ble satt inn heiser i hver oppgang, ble målgruppen for disse leilighetene endret til å være leietakere med behov for bolig på sosialt grunnlag. Dette var avgjørende for å få lån fra Husbanken til leilighetene. I stiftelsesvilkårene for Bjørnåsvegen boligstiftelse er det presisert at leilighetene skal leies ut til alderspensjonister, uførepensjonister eller personer på annet sosialt grunnlag. Det ble gjort en endring i vedtektene i 1989 hvor det ble spesifisert at noen av boligene skulle gis til pensjonister fra Norsk Hydro og Norcem. Denne vedtektsendringen ble politisk behandlet og ble godkjent av fylkesmannen. Bjørnåsvegen boligstiftelse er nå del av Porsgrunn kommunes boligstiftelse (PKBS). I 1992 ble de ulike boligstiftelsene i Porsgrunn kommune samlet i PKBS, herunder også Bjørnåsvegen. Denne sammenslåingen ble godkjent av fylkesmannen i brev datert Ved sammenslåing er det de nye vedtektene som gjelder, altså vedtektene til PKBS, som ble godkjent i Vi har undersøkt husleiekontrakten som Porsgrunn kommune har med Porsgrunn kommunale boligstiftelse (PKBS) for leilighetene i Bjørnåsvegen. Kontrakten gir Porsgrunn kommune anledning til å fremleie leilighetene til boligsøkere som fyller kravene til stiftelsens vedtekter. Stiftelsens boliger kan ifølge vedtektene leies ut til særlig vanskeligstilte grupper. I vedtektene er vanskeligstilte grupper definert vidt og er eksemplifisert ved grupper som eldre, funksjonshemmede, studenter og skoleelever eller vanskeligstilt ungdom, herunder ungdom i etableringsfasen samt flyktninger, herunder asylsøkere. Særlig vanskeligstilte grupper tilsvarer målgruppen i kommunens retningslinjer for tildeling av kommunalt disponerte boliger. Telemark kommunerevisjon IKS 48

50 VI. Vedlegg 6: Utgifter til kommunalt disponerte boliger Tabell 6. Utgifter Porsgrunn kommune funksjon 265 Kommunalt disponerte boliger * Kommunalt disponerte boliger Avskrivninger Administrasjon Løpende drift Istandsetting utleieboliger Brukerservice Renhold Utendørs drift Skader Løpende ombygging Offentlige krav/pålegg Planlagt vedlikehold Energi Vann, avløp og renovasjon Vakt og sikring El-kontroll SUM Kilde: Porsgrunn kommunes regnskapssystem *Tallene for 2012 i tabellen over er for perioden januar oktober. En del føringer er derfor ikke foretatt enda, så som avskrivninger. Løpende drift omfatter også istandsetting av boliger. I 2012 er det noen av utgiftene spesifisert i egne prosjekt. Dette er utgifter som kommunen har hatt i forbindelse med skadeverk på leiligheter hvor kommunen har avsluttet leieforholdet og skal sette leiligheten i stand for nye leietakere. Kommunen er ansvarlig for utgifter innvending for stiftelsens boliger, mens stiftelsen er ansvarlig for ytre vedlikehold og drift av stiftelsens boliger. Kommunen har en egen plan for vedlikehold som gjør at det ett år kan være boliger det blir gjennomført vedlikehold for og andre år andre bygg. Dette er årsaken til at tallene her varierer fra år til år. Energiutgiftene er tidligere ikke ført riktig, fordi det var bygg som var bolig hvor energiutgiftene ikke ble ført på bolig. Dette skal være riktig i I 2012 er det også kommet et nytt bygg med boliger som har betydelige strømutgifter, noe som bidrar til høyere utgifter til energi. Telemark kommunerevisjon IKS 49