Porsgrunn kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Porsgrunn rådhus, møterom 3 etg. Svein Tore Uldal Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Utvalgsleder Utvalgsleder Utvalgsleder Svein Tore Uldal Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger Nilsen Øystein Bergh Trond Ingebretsen (sak 02/2013) Janicke Andreassen (sak 02/2013) Tone E Berge Hansen (sak 02/2013) Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Assisterende revisjonssjef Lisbet Fines Anne Sæterdal (sak 04/2013) Berit M. Dalvik (sak 05/2013) Kommunalsjef Virksomhetsleder Eiendomssjef Fagleder Avdelingsleder Ingrid-Elisabeth Kåss Hanne K. Størksen (sak 07/2013) Terje Madsen (sak 04/2013) Laila Finkenhagen (sak 04/2013) Heidi Ekornrød Pedersen (sak 04/2013) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 01 07/2013 Porsgrunn Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/13 13/4 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /13 12/689 MØTE MED HOVEDUTVALGENE 3/13 13/12 OPPFØLGING AV KOMMUNENS EIERSKAP I SELSKAPER 4/13 13/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 5/13 13/5 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL 6/13 13/10 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER /13 13/8 ORIENTERING FRA BARNEVERNET Side 2 av 13

3 Sak nr. 1/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra Leder presenterte protokollen. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra Sak nr. 2/13 MØTE MED HOVEDUTVALGENE Kontrollutvalget takker utvalgslederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. Leder av kontrollutvalget innledet med å orientere om kontrollutvalgets oppgave, mandat og rolle. Plan og kommunalteknikk: Samspillet mellom administrasjonen og bystyret Tilliten mellom politikk og administrasjon. Her kan kontrollutvalget bidra til oppbygging av tillit, god forvaltningsskikk og god presisjon i kommunikasjon. Bystyret har delegert myndighet til fagutvalgene. Kontrollutvalget kan være med på å bygge opp under fagutvalgenes myndighet og autoritet. Det er ikke rom for snarveier. For sak er det fylkesmannen som er klageinstans. Kontrollutvalget følger opp kommunen, organisasjon og rutiner. Tidvis er det mange saker som sendes fylkesmannen. Kontrollutvalget kan bidra med oppfølging av vedtak. Hovedutvalget må være trygge på at administrasjonen implementerer de politiske vedtak. Opplever innbyggere hvor det går lang tid før de får svar. Kontrollutvalget har en fri stilling og bør ha en armlengdes avstand til administrasjon og hovedutvalgene. Barn, unge og kultur: Opplever at saker sendes til bystyret for omkamp. Hvilken myndighet/autoritet får fagutvalget. Side 3 av 13

4 De har mange store og tunge saker som skaper engasjement. Det utarbeides planer over saker til formannskap/bystyret. Hovedutvalget skulle gjerne vært informert på et tidlig tidspunkt og deltatt/bedre eierforhold til prosessene. Uheldig med mange enkeltsaker i bystyret, store saker (plansaker) blir skadelidt Ønskelig at kontrollutvalget påser at vedtakene blir fulgt opp. Fint om hovedutvalgene blir tatt med i forbindelse med kontrollutvalgets overordnete analyser og planer. Helse og omsorg: Kontrollutvalget må profilere seg bedre, få fram sakene i offentligheten og forbedre kommunens hjemmeside. Vanskelig å finne kontrollutvalgets møteplan og saker. Spørsmål fra innbyggere kan også oversendes hovedutvalgene. Kontrollutvalget er et viktig utvalg. Følg opp vedtak i politiske utvalg/kommunen. Etikk og etisk standard er viktig. Fint om kontrollutvalget følger opp dette. Tidlig dialog i sakene er bra. Kommunen må møte befolkningen på en positiv måte. Svein Tore Ulvdal satte fram følgende forslag til vedtak, som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget takker utvalgslederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. Uten innstilling. Sak nr. 3/13 OPPFØLGING AV KOMMUNENS EIERSKAP I SELSKAPER Utsatt. Saken utsettes. Uten innstilling. Sak nr. 4/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 1 Kontrollutvalget har prioritert og behandlet vedlagte revisjonsrapport og vil overfor Porsgrunn Bystyre komme med følgende vurderinger og anbefalinger: Side 4 av 13

5 Kontrollutvalget ser svært alvorlig på foreliggende revisjonsrapport, men mener rapporten gir et godt utgangspunkt for betydelige forbedringer på de aktuelle utfordringer. Dette både ut fra menneskelige og økonomiske grunner. Porsgrunn kommune har en viktig oppgave ved å skaffe bostedsløse et sted å bo. Rapporten bekrefter imidlertid kontrollutvalgets erfaringer ved at verken de boligsøkende eller aktuelle nabomiljøer får en tilfredsstillende behandling. Kontrollutvalget vil påpeke at enkeltnaboer og nabomiljøer blir belastet på en uakseptabel måte. Porsgrunn Bystyre har et stort ansvar for at kommunen nå begynner å ta Naboloven, og andre lover innen området, på alvor og at det raskt blir utformet en handlingsplan som igangsetter forbedringsprosesser. Kontrollutvalget anmoder Porsgrunn bystyre om å ha et spesielt fokus rundt kommunens boliger i Jerpeveien og på Bjørntvedt i forbedringsprosessen. (se vedlegg) Kontrollutvalget vil følge disse forbedringsprosessene gjennom hele denne valgperioden. Vedlegg: 1. Brev fra Harkjerr ang. boligene på Bjørntvedt. 2. Brev fra naboer til Jerpeveien Vedtak og revisjonsrapport sendes ordfører for videre behandling. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten og de funn revisjon hadde avdekket. Følgende ble tatt opp: Metode Kommunens boligsosiale arbeid o Hvilke oppgaver er kommunen pålagt å ivareta i det boligsosiale arbeidet? o Hvordan er utgiftsnivå og dekningsgrad i Porsgrunn kommune sammenlignet med tilsvarende kommuner i KOSTRA når det gjelder kommunalt disponerte boliger? o Hvordan er behovet for bolig til vanskeligstilte i Porsgrunn kommune og hvordan er kommunens boligmasse? Revisjonskriterier Bystyresak 103/09 Kommunale retningslinjer for tildeling av bolig o Samarbeidsplanene følges ikke opp i tråde med retningslinjene. o Koordinatorfunksjonen er ikke ivaretatt. o Kommunen bruker i stor grad tidsbestemte kontrakter, men åpner også for å gi tidsubestemte kontrakter bl.a. til eldre og personer med et varig behov for bolig. Dette er ikke i tråd med retningslinjene, men det er i tråd med intensjonen i husleieloven. o Manglende oppfølging av husleiekontrakter har gjort noen leiekontrakter tidsubestemte. o Kommunen har ikke et godt nok system for å registrere og følge opp naboklager og overholdelse av samarbeidsplan ved fornying av leiekontrakter. Side 5 av 13

6 Oppfølging av leiekontrakter og nabomiljø. o Kommunen bruker etter vår vurdering for lang tid på å svare på naboklager. Kommunen har ikke selv fastsatt noen behandlingstid på slike saker. o Naboklager har i noen saker ført til oppsigelse av leieforhold. o Kommunen har rutiner for å følge opp manglende innbetaling av husleie, men har ikke fått fulgt dem opp i praksis. o Kommunen får ikke fulgt opp husleiekontrakter og samarbeidsplaner godt nok. o Kommunen bruker ressurser på å følge opp nabomiljø og har igangsatt et eget prosjekt for bedre bomiljø i kommunale utleieboliger. o Tall i KOSTRA kan være en indikasjon på at kommunen ikke bruker ressursene til bolig på best mulig måte. Oppfølging og hjelpetiltak for å mestre bosituasjonen o Kommunen har rutiner for å kartlegge behov for bistand til å mestre bosituasjonen, men får i praksis ikke alltid kartlagt godt nok i forkant av tildeling av bolig. I flere av sakene vi så på ble det da gitt husleiekontrakt for ett år. o Tverrfaglig tildelings- og drøftingsteam kan brukes i enda større grad ved klagesaker og til å følge opp leieforhold, når det er indikasjoner på at leietaker ikke mestrer boforholdet. o Kommunen har ikke gode nok rutiner som sikrer at hjelpetiltak iverksettes når det er fare for mislighold av kommunale husleiekontrakter. Anbefalinger fra revisjon: o Rådmannen bør rapportere til bystyret hvordan administrasjonen har fulgt opp vedtaket i bystyret sak 103/09. o Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av samarbeidsplan og at koordinatorfunksjonen blir ivaretatt slik at en får et godt samarbeid om tiltak for å mestre bosituasjonen. o Kommunen bør fastsette forventet svartid i saker som gjelder naboklager. o Rådmannen bør sikre bedre oppfølging av husleiekontraktene. o Rådmannen bør vurdere kommunens praksis med sammensetning av beboere i områder hvor det har vært manglende overholdelse av krav til ro og orden over lang tid. o Rådmannen bør vurdere mer bruk av inspeksjoner, både ved fornying av leiekontrakt og i leieforhold hvor det er risiko for mislighold. o Rådmannen bør utarbeide rutiner som sikrer at kommunen fanger opp signaler og kan iverksette tiltak når det er fare for at leietaker ikke mestrer bosituasjonen. o Kommunen bør justere retningslinjene for tildeling av kommunal utleiebolig slik at de er i samsvar med ønsket praksis når det gjelder leietid. Prosjektet er delt i 2 deler. Revisor la fram Revisjonsnotat med forslag til problemstillinger for neste del. Det vil omhandle rusomsorg og følgende problemstillinger: Hvordan er ressursbruken innenfor rusomsorgen i Porsgrunn kommune? I hvilken grad sikrer Porsgrunn kommune at pasienter/brukere innen rusomsorg og psykisk helse får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud? I hvilken grad sikrer Porsgrunn kommune at pårørende til rusmiddelmisbrukere gis råd, veiledning og hjelp og trekkes med i arbeidet med behandlingstilbudet dersom pasienten ønsker det? Det er mye kritikk og klager fra naboene. Boligene bør tømmes, renoveres og leies ut til boligsøkere som passer inn i boligmiljøet. Brudd på utleieforholdet må få konsekvenser. Side 6 av 13

7 Kommunen sitter i en vanskelig situasjon med begrenset antall leiligheter og flere utagerende leietakere som ikke tilpasser seg boligmiljøet på stedet. Kommunen har ikke tatt hensyn til Naboloven. Ivar Moen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget har prioritert og behandlet vedlagte revisjonsrapport og vil overfor Porsgrunn Bystyre komme med følgende vurderinger og anbefalinger: Kontrollutvalget ser svært alvorlig på foreliggende revisjonsrapport, men mener rapporten gir et godt utgangspunkt for betydelige forbedringer på de aktuelle utfordringer. Dette både ut fra menneskelige og økonomiske grunner. Porsgrunn kommune har en viktig oppgave ved å skaffe bostedsløse et sted å bo. Rapporten bekrefter imidlertid kontrollutvalgets erfaringer ved at verken de boligsøkende eller aktuelle nabomiljøer får en tilfredsstillende behandling. Kontrollutvalget vil påpeke at enkeltnaboer og nabomiljøer blir belastet på en uakseptabel måte. Porsgrunn Bystyre har et stort ansvar for at kommunen nå begynner å ta Naboloven, og andre lover innen området, på alvor og at det raskt blir utformet en handlingsplan som igangsetter forbedringsprosesser. Kontrollutvalget anmoder Porsgrunn bystyre om å ha et spesielt fokus rundt kommunens boliger i Jerpeveien og på Bjørntvedt i forbedringsprosessen. (se vedlegg) Kontrollutvalget vil følge disse forbedringsprosessene gjennom hele denne valgperioden. Vedlegg: 1. Brev fra Harkjerr ang. boligene på Bjørntvedt. 2. Brev fra naboer til Jerpeveien Vedtak og revisjonsrapport sendes ordfører for videre behandling. Leder av kontrollutvalget har meldt forfall til bystyret i februar. Kontrollutvalget ber om at saken legges fram i mars Kontrollutvalget innstiller til Bystyret: Bystyret tar Rapporten om Rusomsorg og psykisk helse, Del 1 til orientering. Bystyret ber rådmannen vurdere rapporten, og spesielt kap 7 Revisors konklusjoner og anbefalinger. Bystyret ber rådmannen, innen 6 mnd., komme tilbake til bystyret med en redegjørelse på gjennomførte tiltak. Side 7 av 13

8 Sak nr. 5/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget viser til presentasjon og tilbud om selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget bestiller selskapskontrollen med de merknader som kom fram i møtet Tilbudet på kr 48000,- aksepteres og gjennomføres innen Revisor orienterte om selskapskontroll generelt og forskjellen på eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Har kommunen vedtatt eiermelding og strategi for selskapet? Obligatorisk eierskapskontroll De undersøkelsene m.m. som den som utfører kontrollen mener er nødvendige for å kunne gi en kvalifisert vurdering av hvordan eierinteressene blir forvaltet Primært skal en generell eierskapskontroll ivareta følgende formål i selskap som blir kontrollert: 1. Sikre at selskapets virksomhet skjer i samsvar med de lover og regler som gjelder for den aktuelle organisasjonsformen 2. Sikre at selskapets virksomhet er i tråd med vedtak og forutsetninger som kommunestyret har bestemt 3. Se etter at selskapet har en økonomisk forsvarlig drift. Innenfor lover og regler? 1. Følges f.eks. lov om IKS/AS, lov om offentlige anskaffelser, offentleglova, skatteloven, energiloven, arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, lov om mva, konsesjonsloven m.m. 2. Følges saksbehandlingsregler for generalforsamling /representantskapsmøte og styremøte Er vedtak fattet av rett organ 3. Følges vedtekter/selskapsavtalen Er virksomheten i samsvar med formålet i vedtektene Innenfor kommunestyret sine vedtak og forutsetninger? 1. Vurdere virksomheten opp mot forutsetninger, krav og rammevilkår gitt av kommunestyret, f.eks.: vedtak i forbindelse med stiftelsen av selskapet og senere vedtak eiermelding og eierstrategi Side 8 av 13

9 2. Vurdere om den som utøver eierinteressene for kommunen har gitt korrekt og tilstrekkelige informasjonen til kommunestyret/formannskapet 3. Gjennomgå sentrale dokumenter fra selskapet, som årsregnskap, årsberetning, revisors beretning, budsjett, protokoller, plan for virksomheten, revisorbrev m.m. Har en økonomisk forsvarlig drift Vurdere om styret får tilstrekkelig økonomisk informasjon og ev. treffer nødvendige tiltak, f.eks.: se etter at: 1. det er protokollert at styret har fått økonomisk info 2. styret har behandlet nummererte brev fra revisor Ev. vurdere om kapitalgrunnlaget er tilstrekkelig Gjøre en overordnet regnskapsanalyse: 1. Likviditet, soliditet, rentabilitet, arbeidskapital m.m. 2. Budsjett vs. regnskap Selskapskontroll 1. Reglene sikrer at kommunestyret kan ha tilsyn og kontroll med de kommunale verdiene som ligger utenfor det kommunale styringssystemet 2. Viktig at kommunestyret velger organisasjonsformer som passer virksomhetenes formål og verdier, og at kommunen som eier har en eierstrategi. Det er viktig ved opprettelse av selskaper at kommunens revisor og kontrollutvalg har anledning til å gjennomføre selskapskontroll. Valgfri forvaltningsrevisjon Kommunen avgjør selv om selskapskontrollen, i tillegg til eierskapskontrollen, også skal omfatte forvaltningsrevisjon i selskapet. Utgangspunktet er en standard eierskapskontroll. Revisor la fram tilbud på selskapskontroll/eierskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS (morselskap)og Kjølnesbygg AS (datterselskap). Kontrollen ferdigstilles før og legges fram for kontrollutvalget Pristilbudet kr 48000,- aksepterte kontrollutvalget. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget viser til presentasjon og tilbud om selskapskontroll av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget bestiller selskapskontrollen med de merknader som kom fram i møtet Tilbudet på kr aksepteres og gjennomføres innen Sak nr. 6/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 9 av 13

10 Kontrollutvalget viser til brev fra Ragnar Harkjerr. Brevet legges ved sak 04/2013. Sekretæren melder på til Etikk-konferanse og bestiller billetter som avtalt. Følgende ble tatt opp: Brev fra Ragnar Harkjerr, Aldersboligene på Bjørntvedt. Brevet vedlegges sak 04/2013. NKRF kontrollutvalgskonferanse Utvalget reiser samlet til Gardermoen og sekretæren bestiller togbilletter. Invitasjon til Etikk-konferanse. Sendt medlemmene i desember. Viktig at kontrollutvalget følger opp saken og ser hvordan dette håndteres i Porsgrunn kommune. Sekretæren melder på og bestiller billetter når deltakingen er avklart. I møtet meldte følgende seg på: Svein Tore Uldal, Inger Nilsen, Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo og Ivar Moen bestemmer seg innen Det er behov for en gjennomgang av e-dokumentene, hvordan distribusjonen fungerer i praksis. Bruken av ipad, fungerer dette for alle medlemmene? Hvordan fremstår kontrollutvalgets saker, vedtak, møteplan og informasjon om utvalget på kommunens hjemmeside? Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget viser til brev fra Ragnar Harkjerr. Brevet legges ved sak 04/2013. Sekretæren melder på til Etikk-konferanse og bestiller billetter som avtalt. Uten innstilling. Sak nr. 7/13 ORIENTERING FRA BARNEVERNET Kontrollutvalget tar informasjon fra virksomhetsleder til orientering. Leder av kontrollutvalget har blitt kontaktet av innbygger om konkret sak fra barnevernet. Virksomhetsleder orienterte fra Barnevernet på generelt grunnlag og tok opp følgende: Barneverntjenesten Barnevernets taushetsplikt 6-7:Streng taushetsplikt. Trenger i utg pkt samtykke. Side 10 av 13

11 Kan bare gi opplysninger når dette er nødvendig for fremme barneverntjenestens oppgaver, eller for å forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade for noens helse.. Barnets beste.. Opplysningsplikt vedr gravide som misbruker rusmidler Personer med taushetsplikt etter bv.loven som blir innkalt som vitner i straffesaker eller sivile saker, har ikke anledning til å avgi vitneprov med mindre de blir løst fra taushetsplikten. (fylkesmannen etter tvisteloven, straffeprosessloven 118, eller av de som eier personopplysningene. Gangen i barnevernssaker Gangen i barnevernssaker Melding Henlegges Undersøkelse Henvises Hjelpetiltak Akuttplassering Omsorgsovertakelse 4-12 Atferdsplassering 4-24/4-26 Undersøkelse Frister (3 mnd/6 mnd) 1. Gjennomføring av undersøkelse 2. Samtaler 3. Innhenting av informasjon 4. Observasjoner 5. Samarbeidsmøter 6. Tilsyn/urinprøver 7. Hjemmebesøk 8. Avslutning av undersøkelsen/ konklusjon 9. Tiltak 10. Henleggelse 11. Tilbakemelding til melder 2. ledd: 1. Offentlige myndigheter skal av eget tiltak, 2. uten hinder av taushetsplikten, 3. gi opplysninger til kommunens barneverntjeneste når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt Det er ikke meningen at melder skal ta stilling til om de enkelte vilkårene for å fatte vedtak etter barnevernloven er oppfylt. Side 11 av 13

12 Skal i utgangspunktet ikke foreta ytterligere undersøkelser for å bekrefte / avkrefte. Opplysningsplikten faller ikke bort ved at melder kontakter/henviser til andre tjenester eller får kjennskap til at andre offentlige instanser har meldt bekymring til barnevernet. Selv om melder har kjennskap til at barneverntjenesten allerede jobber med familien bortfaller ikke opplysningsplikten. Selvstendig plikt til å melde (jfr Christoffer-saken) Som hovedregel skal offentlige meldere informere foreldrene om at det sendes melding til barnevernet i forkant av meldingen. UNNTAK: Ved volds-/overgrepsbekymring skal IKKE foreldrene varsles!!! Drøft med barneverntjenesten først. Evt. politi i akutte situasjoner avvergelsesplikt!. Offentlig ansatt kan ikke melde anonymt Meldinger vedr. vold og seksuelle overgrep. Foreldrene/andre skal ikke varsles i forkant av melding til barnevernet. Avvergelsesplikt politiet. Fremgangsmåte i volds- og overgrepssaker. Forundersøkelse: Utdyping fra melder + Innhente informasjon fra aktuelle instanser Drøfte saken med politiet/ melde/orientere politiet om mulig straffbart forhold. Koordinere videre saksgang m/politiet Vurdere sikkerhet Evt begjæring om medisinsk undersøkelse Innledende kartlegging - voldssaker Skaffe oversikt over saken. Innhente informasjon og samarbeid med aktuelle instanser. Ta kontakt med aktuelle samarbeidspartnere for innhenting av informasjon. Det presiseres at familien ikke skal informeres om kontakten eller bekymring på dette tidspunktet. Vurdere risikomomenter og sikkerhet. Drøfte saken med politiet. Oppstart av sak: 1. Samtaler med barnet 2. Samtaler med foreldrene 3. Evt medisinsk undersøkelse Side 12 av 13

13 Tilbakemelding til samarbeidsinstanser underveis Sikring i etterkant Videre undersøkelse Kontroll av barnevernet 1. Fylkesmannen fører tilsyn med barnevernet 2. Barnevernet sender inn rapportering til FM 4 ganger pr år ifht undersøkelsesfrister 3. I tillegg sendes det inn halvårsrapportering to ganger i året ifht frister og andre pålagte oppgaver. 4. Fylkesmannen kan i tillegg foreta tilsynsbesøk. 5. Fylkesmannen er klageinstans i enkeltsaker. Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalget tar informasjon fra virksomhetsleder til orientering. Uten innstilling. Side 13 av 13