Dato: 02.03.12 Klokkeslett: 15.00 Sted: BI Bergen Sak 1 Behandling/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder er møteleder og ordstyrer, Kommunikasjonsansvarlig er referent Enstemmig vedtatt Sak 2 Behandling/Godkjenning av innkallelse Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse Godkjent Sak 3 Behandling/Godkjenning av Referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat Godkjent Sak 4 Saker til Eventuelt Studentkåringer på Vårballet. Konfidensiell sak NLD Status Leder for NLD, Kenneth Nevland, orienterer Arrangmentet ligger veldig bra ann. Vi er fornøyd med billettsalget der det har vært god pågang i år. Økonomiansvarlig BIS og jeg har møttes og snakket om økonomien. Her også ser ting bra ut, sett bort ifra uforutsette utgifter. Vi har solgt en liten del billetter til næringslivet. Vi har kontaktet mange og prøvd hardt, men har kun solgt 18 billetter hittil. Grunnen til det få antallet billetter solgt til næringsliv er at vi mangler markedsføringskanaler ut mot næringslivet. Jeg
holdt møte med NU-crewet på mandag angående hva slags arbeidoppgaver som skal bli gjort på selve dagen. På selve NLD-dagen vil alle få utdelt hefte der det står alt av info, i tillegg til program. Slik ser arbeidsfordelingen ut så langt (*viser frem oversikten). Vi trenger arbeidskraft fra BIS-styret til småting, dette vil BIS bli informert om fortløpende. Det vil bli fire køer på dagsarrangementet og to køer på kveldstid. Vi vil operere med bånd. Dette året vil vi gi spesielt oppfølging til næringslivspersoner som kommer, da dette ikke var tilstrekkelig planlagt sist år. Vi regner med å få gjort mest mulig tirsdag kveld der all hjelp vil bli mest satt pris på. Alt skal gjøres klart til selve dagen denne kvelden. På kveldstid vil hjelp fra BIS ikke behøves i samme grad, dette tar vi litt som det kommer. KBE tar ansvaret for teknikken. Det vil bli infomøte tidlig på onsdag. Mest mulig skal bli gjort før selve dagen. 08:15 starter registreringen, oppmøte senest 07:45. Sak 5 Alle styreverv informerer om aktivitet siste periode Hva har blitt gjort av den enkelte siden sist styremøte. Marte: Begynt å sette sammen internvalueringene. Mye jobb. Skal samle de sammen til punkter og bli ferdig så fort som mulig. Skal ta en prat med hver av styremedlemmene angående evalueringene gitt til det respektive vervet. Planlegging av Generalforsamlingen. Sendt søknadene til Valgkomite og de søknadene til det respektive vervet. Kristoffer: I det siste har det hopet seg opp, men jeg tok en god økt her på tirsdag der det ble betalt 150 refusjoner. Alt skal være oppe og gå til neste uke. Følge opp og kontrollere NLD. Faktureringsarbeid. Matias: - Satt Siren som ny leder i tillegg til Guro i DOXA - Tatt kontakt med Studvest og Inside om redusert leveranse - Bestilt genser til Andreas - Ordnet innkallelse til Generalforsamlingen - Satt Andreas på logoarbeid for Bistand og BI amerikansk fotball, samt infoslide for Generalforsamlingen - Laget oppsett av promohefte for styrevervene - Avtalt møte med potensiell kommunikasjonsansvarlig - Gitt Bård beskjed om behov for papp- og papirtømming - Laget nytt toalettoppheng og hengt opp disse (gitt halve opphengene til NLD) - Stått i baren på klassefest for 1. Klasse økonomi, 21.02 - Laget logoforslag til Idrettsdagen
- Har fått statusoppdatering av Ruth. Er usikker angående Studentaksjonen mye usikkerhet. De har fått inntrykk av at vi fikser gave til undergruppene. - Ellers prøvd å oppdatere nettsiden og infoslides der det trengs. Martin: - Aktivitetskvelden gikk greit. Vi promoterte mer denne gangen, men skulle allikevel hatt flere studenter der. Usikker på hvordan man skal gjøre det bedre til neste gang. Undergrupper og bedriftene som var der var fornøyd. Tror kanskje det startet en smule tidlig på dagen. - Jobbet med Vårballet. Kommet greit i gang der. Har egen sak om dette. - Satt fadderleder. Kjetil: - Holdt på med litt av hvert. Har vært i møte med alle de andre lederne på skolen, dette var givende. - Hjulpet Tone med motivasjonskveld. - Hatt en del samtaler med forskjellige verv i styret. - Uformelle samtaler med Kenneth angående NLD - Snakket med administrasjonen som er fornøyde med hvordan tingene går. Vi skal arrangere et nytt dialogmøte, men dette har vi egen sak for. Sak 6 Styringsgruppemøte Jeg har vært i styringsgruppemøte. Ekstremt positivt møte og mye god debatt. Det som kom frem er at vi kommer til å kutte et verv sentralt. Dette vil bli markedsansvarligvervet. De økonomiansvarlige skal ha et seminar tidligere en planlagt. Den nye strategien har blitt godkjent og vil bli offisiell snart. På neste styringsgruppemøte vil jeg prøve å få igjennom det at Bergen fortjener å få mer enn de andre lokalavdelingene grunnet størrelsen på skolen vår. Sak 7 Seilgruppe Sosialtansv orienterer Går til votering. Enstemmig vedtatt Sak 8 BIS Bergen sin økonomi Økonomiansv orienterer for hele 2012
Vi har for øyeblikket god likviditet. Ikke fått rapport fra sentralt, men den kommer. Lite penger som har kommet inn, vi har for eksempel ikke fått inn et helhetlig beløp fra Sinco. Det er forsovidt ingen krise. Det vi har brukt hittil i år er 87.400 kr eks. utgifter til infoskjerm. Dette er ikke spesielt mye. Kroen har utgifter på 193.450 kr. Med tanke på hvor mye vi har fått igjen og tatt vårt varelager i betraktning, har vi gått i pluss. Det er under alle omstendigheter viktig at vi ikke går inn i sommeren med stort varelager, men dette skal ikke være noe problem å få til. Vil også gi oppdatering etter NLD. Vi har pant til gode på konto. Sak 9 Vårball Sosansv orienterer Vårballet har 45.000 kr i budsjett i tillegg til inntektene fra billettsalget. Martin og Marte har brukt tid på dette. Martin ønsker at BIS skal se på budsjett og litt på hvilke ølpriser som er hensiktsmessig. Det er ønskelig å ta mindre enn i fjor i billettpris, som var på 350 kr. Maten (fingermat) vil ligge på rundt 370 per pers (inkludert bordpynt). Det er vanskelig å ordne billigere mat enn dette. Dessuten vil det være en liten krise om det viser seg å være for lite mat. Et alternativ er å ordne borddekor selv for å kutte kostnader. Vi må minst ha 270 pers for å dekke kostnadene. En mulighet er å gi BI-studenter lov til å ta med ikke-bi dates, men vi tror ikke dette vil utgjøre en stor forskjell. Mulige løsninger: Vurdere å sette billettprisen opp til 350 kr, men vil se etter andre løsninger da vi ikke ønsker såpass høye priser. Vurdere å undersøke andre steder enn Hotell Norge. Vurdere siste alternativ, der vi blir nødt til å kutte all mat til fordel for lavere billettpris. Vil uansett satse mye på promotering for å dekke ønsket billettsalg. Sak 10 Generalforsamling Kvk orienterer Understreker at alle må overholde frister som KVK har gjort styret oppmerksomme på. Peker på at vi ikke har tid til å utsette Generalforsamlingen.
Arbeidsoppgaver blir fordelt på alle vervene i styret Sak 11 Ny undergruppe: BIS Band Kommansv orienterer Går til votering: Enstemmig vedtatt. Sak 12 17. mai komite søknad Går til votering: Avslått Sak 13 Møte med dam leder orienterer Dialogmøte med administrasjonen settes til Mandag 19.03.12 Svarte og hvite kameler Positiv og negativ tilbakemelding utveksles styret imellom