Innledning KOMPETANSEUTVIKLINGSPLAN FOR DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTETET FAKULTETSADMINISTRASJONEN Kmpetanseutviklingsplanen er en rammeplan fr arbeid med individuell g kllektiv kmpetanseutvikling fr alle administrativt ansatte ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet. Den må følges pp med knkrete tiltak fr seksjner / stillingsgrupper / enkeltpersner. Planen mtaler hva vi legger i begrepene kmpetanse g kmpetanseutvikling, g hvilke system g prinsipper vi ønsker å legge til grunn. Kravene til kmpetanse g kmpetanseutvikling tar utgangspunkt i administrasjnens rlle sm støtteapparat fr universitetets primærfunksjner. Situasjnen fr de enkelte medarbeiderne med hensyn til erfaring varierer sterkt fra de sm er relativt nyutdannet til de sm har lang g variert praksis fra administrativt arbeid ved fakultetet. Behvene fr ny kmpetanse vil derfr være frskjellige. Planen skal ivareta behvene g kravene i alle faser av tilsettingsfrhldet. Kmpetanseutviklingsplanen vil være et sentralt verktøy i vårt administrative kvalitetssikringssystem. Den vil bli brukt sm grunnlag fr å utvikle knkrete kmpetansekrav til ulike stillinger g ved utarbeiding av kravspesifikasjner g utlysingstekster. Kmpetanseutvikling er et sentralt tema i medarbeidersamtaler g planen vil være et viktig utgangspunkt fr disse samtalene. Planen vil gså gi frutsigbare g kjente kriterier fr innvilgelse av deltakelse på pplæringstiltak. Visjn Administrasjnen ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetet er en attraktiv arbeidsplass med høy kvalitet på de administrative tjenestene g gde faglige utviklingsmuligheter fr de ansatte Målsettinger Administrasjnen skal være et prfesjnelt støtteapparat fr frsknings-, undervisnings-, g frmidlingsvirksmheten ved fakultetet. Administrasjnen skal yte tjenester av høy kvalitet g skal på nen utvalgte mråder være ledende fagmiljø ved UiB i arbeidet med kvalitetssikring g videreutvikling av administrative tjenester. Administrasjnen skal til enhver tid ha den kmpetansen sm ppgavene krever av ss. Vi har satt følgende kvalitetskrav til vårt arbeid: 1 SV- fakultetet har en prfesjnell g serviceinnstilt administrasjn sm legger til rette fr beslutninger i de styrende rganer, samt sørger fr at vedtak blir fulgt pp g iverksatt. 1 Funksjns- g rganisasjnsplan fr administrasjnen ved SV-fakultetet, 2001 1
Alle brukere av våre tjenester studenter, stab g mverden blir møtt av en vennlig g faglig kmpetent administrasjn. Ingen sendes unødig på rundgang i systemet. Alle saker behandles i samsvar med gjeldende lver g regler innenfr gitte frister g på en mest mulig effektiv måte. Saker fullføres på lavest mulig nivå. SV fakultetet har rutiner g retningslinjer sm sikrer at ppgavene blir krrekt utført g at saksflyten er hensiktsmessig. Arbeidet er rganisert på en slik måte at det frigjør ressurser g slik at den kmpetansen sm finnes i rganisasjnen blir nyttiggjrt. Prfesjnelt støtteapparat Universitetets primærfunksjner krever gd administrativ tilrettelegging g ivaretakelse av ulike driftsfunksjner. Administrasjnens virksmhet utgjør en viktig del av universitetets samlede virksmhet. Omstillingsarbeidet ved vårt fakultet har resultert i at administrative tjenester i str grad rganiseres i fellesfunksjner. Dette gir gså gunstige frutsetninger fr arbeidet med å kvalitetssikre g videreutvikle de administrative tjenestene. Organiseringen har gitt ss større g mer rbuste seksjner g arbeidsfellesskap sm har gjrt det enklere å utvikle gde læringsarenaer g mulighet fr å se sammenheng mellm ulike tjenester. Det arbeides systematisk med utvikling av felles rutiner g krav til kmpetanse på flere saksfelt. Dette er et kntinuerlig arbeid sm skjer i arbeidshverdagen i samspill mellm klleger g mellm ledere g medarbeidere. Høy kvalitet ledende på utvalgte mråder Administrasjnen skal yte tjenester av høy kvalitet g skal på nen utvalgte mråder være ledende fagmiljø ved UiB på kvalitetssikring g videreutvikling av administrative tjenester. I samsvar med vår ambisjn m å være ledende på utvalgte mråder, har vi de siste årene vært piltfakultet i utprøving av nye administrative verktøy g rutiner. Denne rllen ønsker fakultetet frtsatt å ha. Vi har gså tatt initiativ til prsjekt- g utviklingsarbeid på nye mråder, fr eksempel senirplitikk, frskerutdanning, elektrniske persnalmapper. Over tid vil det variere hvilke mråder vi deltar i. Vi ønsker gså å være i frnt i utvikling av kmpetanse på nye saksfelt. Kmpetanse læringsmiljø Fr å kunne innfri målet m tilstrekkelig kmpetanse, er det viktig med et gdt læringsmiljø i hverdagen. Ledelsen må gså være tydelig på hvilke krav g frventninger sm stilles. Både ledere g medarbeidere har ansvar fr at den enkelte har den kmpetanse sm kreves fr stillingen, g at den enkelte har tilstrekkelig kmpetanse i bruk av administrative IT- verktøy. Hva er kmpetanse Kmpetanse mfatter alt vi har tilegnet ss av kunnskaper, erfaringer, ferdigheter g hldninger gjennm ppvekst, utdanning, rganisasjns- g arbeidsliv. Nedenfr følger en krt beskrivelse av ulike frmer fr kmpetanse. Frmal kmpetanse Utdanning blir dkumentert ved hjelp av vitnemål, eksamens- g kursbevis g gir en frmell sertifisering av våre kunnskaper. Studieplaner g kursbeskrivelser beskriver innhldet i hva vi har lært. 2
Realkmpetanse Gjennm arbeidserfaring g verv tilegnes kunnskaper m fagfelt/saksmråder, men gså m prsedyrer fr hvrdan ulike saker skal behandles, hvilke lver g retningslinjer g rutiner sm gjelder med mer. Ssial kmpetanse Ssial kmpetanse kmmer til uttrykk i evner til samhandling, samarbeid, kmmunikasjn g frmidling. Organisatrisk kmpetanse Organisatrisk kmpetanse er spesielt viktig i stillinger sm innehar lederfunksjner. Her stilles det krav m evne til persnal- g arbeidsledelse, prsjektledelse g evne til å kunne krdinere arbeidsgrupper/ arbeidslag. Ulike frmer fr kmpetanseutvikling Kmpetanseheving er en felles betegnelse fr videreutdanning, etterutdanning g tilleggsutdanning. Etterutdanning Krtere kurs sm har karakter av ppdatering g ikke fører frem til frmell eksamen eller kmpetanse i frm av vekttall. Videreutdanning Utdanningstilbud sm fører fram til eksamen sm gir frmell g / eller studiepengsdefinert kmpetanse. Tilleggsutdanning Kurs sm utfyller eksisterende kmpetanse gjerne innenfr et annet fagfelt. Læring på arbeidsplassen Mye læring skjer i hverdagen på arbeidsplassen i samspillet mellm klleger g mellm medarbeidere g ledere. Vi ønsker å videreutvikle g styrke arbeidsfellesskapet sm læringsarena. Kmpetansekrav til alle i fakultetsadministrasjnen Uavhengig av stilling g arbeidsmråder skal alle i fakultetsadministrasjnen inneha følgende kunnskaper, ferdigheter g persnlige egenskaper: Gd frvaltningskunnskap Ha kjennskap til ffentlighetslv, frvaltningslv g universitets- g høgsklelv, persnvern g taushetsplikt. Gd kmpetanse i anvendelse av lver, frskrifter g reglement knyttet til egne saksfelt, g fakultetets / enhetens rutiner fr saks g dkumentflyt. Gd frvaltningsskikk Kunne pplyse g utrede saker på en krrekt måte, slik at all relevant infrmasjn kmmer fram. Infrmasjnen må være dkumenterbar. All saksbehandling skal være skriftlig med likebehandling g saklighet sm bærende prinsipper. 3
Muntlig g skriftlig fremstillingsevne Kunne gi krrekt g tydelig infrmasjn både muntlig g skriftlig. Evne til å skrive svarbrev, uttalelser, saksutredninger på en saklig, rasjnell g frståelig måte. Gd administrativ IT kmpetanse Gd kmpetanse i bruk av tekstbehandling, elektrnisk saksbehandling, e-pst, dvs. kunne bruke systemene på en rasjnell, effektiv g krrekt måte. Kmpetanse i spesialprgrammer avhengig av funksjn (øknmi, persnal, studier). Kunne bruke prgrammene til å registrere pplysninger, hente ut pplysninger på individnivå g ta ut rapprter. Samarbeidsevne Skal kunne samarbeide g dele kunnskap med sine klleger, drive erfaringsutveksling, drøfte g løse saker i fellesskap. Endringskmpetanse Evne g vilje til å tilegne seg nye kunnskaper g ferdigheter, men gså å endre innarbeidete arbeidsrutiner. Persnlige egenskaper Ansvarlighet, nøyaktighet, grundighet, initiativ, selvstendighet, ljalitet. Virkemidler i arbeidet med kmpetanseutvikling I valget av virkemidler må administrasjnens rlle sm støtteapparat fr universitets primærfunksjner være utgangspunktet. Administrasjnen må til enhver tid ha den kmpetanse sm viser seg å være nødvendig. I tillegg er det viktig å sikre at alle har mulighet fr utvikling i egen jbb, få nye ppgaver g eventuelt gså kunne kvalifisere seg fr nye ppgaver / stillinger. Tiltak sm legger til rette fr persnlig vekst g utvikling er derfr gså viktige. Kmpetanseutvikling skjer på ulike arenaer, de kan være frmelle g ufrmelle. Nedenfr gir vi en del eksempler på ulike virkemidler fr å bygge pp m en gruppes eller persns samlede kmpetanse. Listen er ikke uttømmende, men favner m de mest sentrale virkemidlene. Ledelsen definerer kmpetansekrav fr alle UiB sm virksmhet, har gjennm dkumentet Stillingsinnhld g kvalifikasjnskrav fr administrative, biblitekar g tekniske stillinger 2, beskrevet kmpetansekrav til ulike stillingsgrupper. Disse blir mer detaljert beskrevet i utlysningstekster ved utlysning av ledige stillinger. Avsnittet m kmpetansekrav til alle i administrasjnen, er eksempel på knkrete krav til medarbeidere ved SV-fakultetet. I tillegg kan ledergruppen fastsette kmpetansekrav fr grupper av medarbeidere. Krav til enkeltmedarbeidere klargjøres gså i medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtalen er et sentralt virkemiddel fr både leder g medarbeider i frhld til å avklare frventninger g mål knyttet til kunnskaper, ferdigheter g egenskaper. Det skal være minst en samtale per år. Samtalen skal munne ut i et skriftlig ntat sm ppsummerer de sentrale punktene i samtalen, herunder krav g ønsker vedrørende kmpetanseutvikling. 2 Stillingsinnhld g kvalifikasjnskrav fr administrative, biblitekar g tekniske stillinger, september 2007 4
Leders ppfølging av enkeltmedarbeidere I hverdagen er den daglige samhandlingen mellm leder g medarbeider viktig. Drøfting av løsninger i enkeltsaker g tilbakemeldinger på skriftlige arbeider er nødvendig fr å bygge fagkmpetanse g utvikle gd frvaltningsskikk. Oppfølging av nytilsatte Alle nytilsatte får et mttaksprgram (se vedlegg), sm innehlder praktisk infrmasjn, samtaler med ledere g klleger, mentrrdning g kurstilbud. Overføring av kmpetanse ved avvikling av arbeidsfrhld Medarbeidere sm er i ferd med å avslutte arbeidsfrhldet, må sørge fr at etterfølgere får en pakke med infrmasjn, sm innehlder gde eksempler på ppgaveløsninger, rutiner g reglement. Så fremt mulig, er det gså ønskelig at vedkmmende bistår i pplæring av sin etterfølger. Endringer i arbeidsppgaver/ arbeidsfelt Både institusjnelle endringer g persnlige ønsker kan gi grunnlag fr endring i arbeidsfelt eller endring av arbeidsppgaver innenfr samme felt. Medarbeidere har anledning til å ønske seg endringer i ppgaveprtefølje, eventuelt skifte av arbeidsfelt. Ledere kan gså initiere endringer basert på vurderinger av institusjnelle behv g den enkeltes kmpetanse. Det er spesielt viktig at ledere er ppmerksmme på nye ppgaver sm følge av utvikling g endring av universitetets virksmhet. Medarbeiderne må gjøres i stand til å mestre nye ppgaver g arbeidsmetder, men gså på endringer i frhld til tidligere ppgaver g arbeidsrutiner. Kllegasamarbeid Arbeidsplassen er den viktigste læringsarenaen. Ulike frmer fr kllegasamarbeid er derfr svært viktig, alt fra ufrmelle drøftinger m løsning av enkeltsaker til mer frmelle nettverksgrupper. Fakultetet ønsker at arbeidsmiljøet skal være preget av en kultur der klleger i str grad deler kunnskap g samarbeider m enkeltsaker, samt presenterer g drøfter case i seksjner / arbeidslag. Nettverksgrupper Mange medarbeidere deltar i ulike nettverksgrupper, både innenfr fakultetet g ved UiB sm helhet. Disse er viktige arenaer fr infrmasjnsutveksling, utvikling av fagspesifikk kmpetanse g felles rutiner g standarder. Deltakelse på pplæringstiltak ved UiB Ved innføring av nye IT-verktøy ved UiB frventes det at alle sm skal bruke disse, frstår g mestrer prgrammene. Opplæringen skjer internt, g det tilbys jevnlig kurs i de ulike systemene. UiB har gså pplæringsprgram knyttet til ulike grupper, fr eksempel fr ledere, studieveiledere, øknmi g persnalmedarbeidere. Nen er bligatriske, andre gis sm tilbud. Deltakelse på eksterne kurs/seminarer/knferanser Eksterne leverandører tilbyr ulike frmer fr kurs, seminarer g knferanser, både innenlands g utenlands. Det er anledning til søke m støtte til å delta på eksterne tilbud. Herunder kmmer gså tilbud fra de ulike fagfreningene. Deltakelse på frmelle utdanningstilbud ved universitet/ høgskler Medarbeidere kan gis anledning til å delta på frmelle studietilbud, enten i frm av enkeltemner eller studieprgram. Avhengig av hvilke tiltak det gjelder kan det søkes m permisjn med eller 5
uten lønn g øknmisk støtte. I henhld til gjeldende retningslinjer gis det permisjn med lønn i frbindelse med eksamen. Kriterier fr deltakelse på kmpetansegivende tiltak Jbbrelevans Det frmelle pplæringstilbudet sm finnes kan grupperes slik i følgende tabell: Leverandør Høy relevans Lav relevans Intern Ekstern A B C D A. Jbbrelevant pplæring sm blir tilbudt lkalt ved UiB B. Jbbrelevant pplæring sm blir tilbudt utenfr UiB C. Mindre jbbrelevant pplæring sm blir tilbudt lkalt ved UiB D. Mindre jbbrelevant pplæring sm blir tilbudt utenfr UiB Jbbrelevans er hvedkriterium fr deltakelse på kmpetansegivende tiltak. Tiltak sm er nødvendige fr at medarbeidere skal utføre ppgavene sine g sm tilbys av UiB, vil ha førstepriritet. Alle medarbeidere må delta på bligatriske tiltak. Det er gså ønskelig at medarbeidere benytter seg av eksterne tilbud med høy jbbrelevans. Medarbeidere kan gså gis anledning til å delta på pplæring sm er mindre relevant fr nåværende arbeidsppgaver, men sm kan være relevant i frhld til fremtidige ppgaver, eller sm ledd i persnlig utvikling. Kmpetansekrav fastsatt fr seksjner/ stillingsgrupper Kmpetansegivende tiltak sm er basert på fastsatte kmpetansekrav fr grupper vil nrmalt kmme i kategri A g derved ha høy priritet. Persnlig kmpetanse- g utviklingsplan I medarbeidersamtaler kan man drøfte g avtale persnlige kmpetanse- g utviklingsplaner. Øknmi/budsjettrammer Fakultetsstyret bevilger årlig midler til kmpetanseutvikling fr administrasjnen. Budsjettrammene vil sette grenser fr antall eksterne tiltak per år. 6
Prsedyrer fr deltakelse på kmpetansegivende tiltak Alle tiltak krever gdkjenning. Deltakelse skal ses i frhld til kriterier fr deltakelse, avtaler m kmpetanseutvikling g innpassing i frhld til bruk av arbeidstid. Tiltak Prsedyrer Vilkår Delta på gjestefrelesninger UiB Gdkjennes av nærmeste leder IT kurs UiB / Ajurit Gdkjennes av nærmeste leder Kurs / kurspakker UiB Gdkjennes av nærmeste leder / ledergruppe Eksterne kurs, seminarer g knferanser Kurs/ seminarer arrangert av fagfreninger Søknad til fakultetet med anbefaling fra nærmeste leder Gdkjennes av nærmeste leder Øknmisk støtte Kmpetansegivende emner Søknad til fakultetet med anbefaling fra nærmeste leder Etter avtale nytte arbeidstid til kursdeltakelse Øknmisk støtte Eksamenspermisjn Ta studieprgram (BA/MA) Søknad til fakultetet med anbefaling fra nærmeste leder Utdanningspermisjn Frskyvning av arbeidstid Eksamenspermisjn 7