Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: 6.6.2016 Møtetid: 12.30 14.15 Møtestad: Rådhuset møterom 2. etasje Saksnr.: 11/16-13/16 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Jens Rikheim Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Vidar Gram Gerd Anne Skalle Astrid Grøndal Trulssen Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Frå revisjonen møtte: Richard Nesheim Rådmann Alf Olsen møtte under heile møtet, Organisasjons- og personalleiar Reni Herland møtte i sak 12, Skatteoppkrevjar Lars Bogstad møtte i del av sak 12, Økonomirådgjevar Anne Marie Mo møtte i sak 13. Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 11/2016 Godkjenning av møtebok O 12/2016 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 13/2016 Tertialrapport 1-2016 O for Sak 11/2016 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Richard Nesheim 6.6.2016 11/2016 Møteboka frå møtet 20.4.2016 vert godkjent. KON-11/16 VEDTAK: Møteboka frå møtet 20.4.2016 vert godkjent.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 12/2016 Skriv og meldingar saker til oppfølging Richard Nesheim 6.6.2016 12/2016 Refererte skriv og meldingar: Saker til orientering: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 26.05.2016 Sak 27/16 til kommunestyret handsama 26. mai: Budsjettendringar investeringar for år 2016 2 26.05.2016 Sak 29/16 til kommunestyret handsama 26. mai: Handsaming av konsesjonskrafta til 3 Saksframlegg til formannskapet 2.6.16. Sak 84/16: Skulebruksplan 2015-2030 Offentleg ettersyn Skriv og meldingar, samt orienteringar i møtet vert tekne til vitande. Leiar i kontrollutvalet kom med framlegg om at ein i neste møte får ei skriftleg orientering om korleis rammeavtalane til kommunen er bygt opp og fungerer i praksis. Orienteringar i møtet: Administrasjonen orienterte om fylgjande saker i møtet: 1. Organisasjons- og personalleiar og rådmann orienterte om oppfølging av forvaltningslova - status på innsynskrav og oppfølging av desse. Det vart orientert om at administrasjonen no har gode rutinar på dette. Det er likevel slik at det er døme på saker der det er gitt avslag og der ein ventar på endeleg avklaring av klagesak frå sivilombudsmannen. 2. Organisasjons- og personalleiar orienterte om status på oppfølging av internkontrollen i kommunen (system for avvikshandtering). Det vart orientert om at kommunen per i dag har innført eit databasert system for avvikshandtering innan pleie og omsorg. Systemet er kalla COMPILO, tidlegare heitte
systemet Kvalitetslosen. I resten av organisasjonen har ein eit papirbasert avvikssystem. COMPILO skal innførast i resten av organisasjonen etter kvart som ein blir klar til det. Målsetjinga er å få dette gjort i løpet av 2016. Frå administrasjonen si side vart det orientert om at ein må jobba vidare med å få dei tilsette til å bruka dei systema ein har. Her kan ein bli betre enn i dag. Det er i dette biletet viktig å gje god opplæring til både eksisterande tilsette og nytilsette om viktigheita av å melde avvik. 3. Skatteoppkrevjaren orienterte om status for den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen. I 2016 er det planlagt 3 ettersyn i Lærdal frå den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen. Dette er færre ettersyn enn det kommunen bør ha for å oppfylle målkrava. Det vil seie at skatteoppkrevjarkontoret i Lærdal må gjere eigne kontrollar for å oppfylle målkrava. KON-12/16 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orienteringar i møtet vert tekne til vitande Kontrollutvalet vil, ved eit seinare høve, be om å få ein demonstrasjon av korleis avvikssystemet til kommunen fungerer. Kontrollutvalet ber om at administrasjonen til neste møte førebur ein skriftleg presentasjon av rammeavtalane som er inngått. Aktuelle tema er: - kva er det inngått rammeavtalar om? - korleis er rammeavtalane bygt opp og korleis blir bruken av dei følgt opp? - kor store prosjekt kan ein gjennomføre med bakgrunn i dei rammeavtalane som er inngått?
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 13/2016 Tertialrapport 1 2016 for Richard Nesheim 6.6.2016 13/2016 Tertialrapporten for kommunen vert teken til vitande. Kontrollutvalet har merka seg at rådmannen har tilrådd at det ikkje blir gjort endringar i driftsbudsjettet per 1. tertial. Kontrollutvalet har elles merka seg at det er størst overforbruk i ansvar 133 Pleie og omsorg og ansvar 162-164 Teknisk drift. Tertialrapport frå Lærdal Næringsutvikling knytt til nærings- og konsesjonsavgiftsfondet vert teken til vitande. Rådmann Alf Olsen og økonomirådgjevar Anne Marie Mo orienterte om tertialrapporten. KON- 13/16 VEDTAK: Tertialrapporten for kommunen vert teken til vitande. Kontrollutvalet har merka seg at rådmannen har tilrådd at det ikkje blir gjort endringar i driftsbudsjettet per 1. tertial. Kontrollutvalet har elles merka seg at det er størst overforbruk i ansvar 133 Pleie og omsorg og ansvar 162-164 Teknisk drift. Tertialrapport frå Lærdal Næringsutvikling knytt til nærings- og konsesjonsavgiftsfondet vert teken til vitande. Møtet slutt