Bremanger kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Bremanger kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Formannskapssalen Dato: Tid: Kl. 09:00 kl 12:00 Faste representantar som møtte: Britt Domben Mulelid Frank Midtbø Nils Jørgen Sagebø Rakel Rise Hallset Forfall faste representantar: Harry Gulestøl Fylgjande vararep. møtte: Sakliste Sak nr. Sakstittel 41/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 42/16 Skriv og meldingar 43/16 Kvalitets- og avvikssystem - informasjon 44/16 Rapport frå forvaltningsrevisjon: Oppfølging av sjukefråvær 45/16 Forvaltningsrevisjon - val av nytt prosjekt /16 Rekneskapsrevisjon informasjon frå revisor 47/16 Møteplan /16 Oppfølgingsliste og merknader Andre som møtte: SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim. KRYSS Revisjon ved Trine Vokuhl Havn og Stig Årdal. Ordførar Audun Åge Røys. Prosjektleiar Grete Førde Hennøy og assisterande rådmann Randi Ytrehus i sak 43 og 44. Rakel Rise Hallset møtte til sak 43 kl Første vara Øyvind Nesje melde forfall. Underskrifter:

2 41/16: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. BRE- 41/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 42/16: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. BRE- 42/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 43/16: Kvalitets- og avvikssystem - informasjon Informasjonen vert teken til vitande. Informasjon og visning av Kvalitetslosen ved prosjektleiar Grete Førde Hennøy og assisterande rådmann Randi Ytrehus. Startar med avviksmeldingar frå Side 2

3 Kontrollutvalet ønskjer informasjon om status for innføringa på siste møte før sommaren BRE- 43/16 VEDTAK: Informasjonen vert teken til vitande. 44/16: Rapport frå forvaltningsrevisjon: Oppfølging av sjukefråvær (Saka går vidare til kommunestyret). Rapport frå forvaltningsrevisjon om oppfølging av sjukefråvær vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar i rapporten med vekt på: Sikre at oppfølginga av sjukmelde er i tråd med lov- og avtaleverk, og at oppfølginga vert dokumentert. Utarbeide rutinar som sikrar at kommunen søkjer fritak frå arbeidsgjevarperioden der det er aktuelt. Rådmannen informerer kontrollutvalet om oppfølginga av rapporten innan utgangen av 1. halvår Tilleggstilråding frå sekretariatet om nytt kulepunkt: Oppdatere skjema, rutinar og prosedyrar for registrering av sjukefråvær. Framlegg i møtet om nytt kulepunkt: Vidare arbeid med meir bruk av eigenemeldt i staden for legemeldt fråvær. KRYSS Revisjon ved Stig Årdal gjekk gjennom forvaltningsrevisjonsoppdraget. Bremanger kommune ved Randi Ytrehus og Grete Førde Hennøy deltok under saka. Tilråding med tilleggstilråding og framlegg i møtet vart samrøystes vedteken. BRE- 44/16 VEDTAK: Rapport frå forvaltningsrevisjon om oppfølging av sjukefråvær vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar i rapporten med vekt på: Sikre at oppfølginga av sjukmelde er i tråd med lov- og avtaleverk, og at oppfølginga vert dokumentert. Side 3

4 Utarbeide rutinar som sikrar at kommunen søkjer fritak frå arbeidsgjevarperioden der det er aktuelt. Oppdatere skjema, rutinar og prosedyrar for registrering av sjukefråvær. Vidare arbeid med meir bruk av eigenmeldt i staden for legemeldt fråvær. Rådmannen informerer kontrollutvalet om oppfølginga av rapporten innan utgangen av 1. halvår /16: Forvaltningsrevisjon - val av nytt prosjekt 2016 Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon frå KRYSS Revisjon om Avvikshandtering. Problemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik? Vert desse følgde? Har kommunen rutinar for rapportering om oppfølging av innmelde avvik oppover i organisasjonen? Har kommunen rutinar for rapportering om oppfølging tilbake til dei som melder avvik? Frist for levering av rapport for prosjektet: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan for handsaming i neste kontrollutvalsmøte. Informasjon i sak 43 tilseier at avviksdelen i kvalitetssystemet ikkje vert implementert før , Framlegg i møtet: Saka vert handsama i ekstra møte den 16. desember. Sekretariatet greier ut tinging av punkt c og d i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Framlegget vart samrøystes vedteke. BRE- 45/16 VEDTAK: Saka vert handsama i ekstra møte den 16. desember. Sekretariatet greier ut tinging av punkt c og d i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Side 4

5 46/16: Rekneskapsrevisjon informasjon frå revisor Informasjonen vert teken til vitande. Framlegg i møtet: Saka vert utsett. Framlegget vart samrøystes vedteke. BRE- 46/16 VEDTAK: Saka vert utsett. 47/16: Møteplan 2017 Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 27. januar 5. mai 16. juni 22. september 10. november 15. desember Møtetid: kl Tilrådinga vart samrøytes vedteken. BRE- 47/16 VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Side 5

6 27. januar 5. mai 16. juni 22. september 10. november 15. desember Møtetid: kl /16: Oppfølgingsliste og merknader Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. BRE- 48/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Side 6