Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 11.12.2012 Møtested: Møteleder: Rådhuset, møterommet 3 etg Svein Tore Uldal Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Ordfører Rådmann Kommunalsjef Svein Tore Uldal Ivar Moen Thorild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger Nilsen Øystein Bergh Lisbet Fines Øystein Beyer (sak 65/2012) Per Wold (sak 62, 63, 65/2012) Morten Næss (sak 64, 66 69/2012) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 65, 62 64, 66 69/2012. Porsgrunn, 12.12.2012 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalg Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 62/12 12/680 GODKJENNING AV PROTOKOLL 63/12 12/683 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2013 64/12 12/685 SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET 65/12 12/684 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID 66/12 12/679 ØKONOMIRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 02.12.2012 67/12 12/681 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 11.12.2012 68/12 12/598 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2013 69/12 12/682 ORIENTERING FRA REVISOR 11.12.2012 Side 2 av 9
Sak nr. 62/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 06.11.2012. Referatet fra kontrollutvalgets arbeidsmøte 20.11.2012 tas til orientering. Leder la fram saken. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 06.11.2012. Referatet fra kontrollutvalgets arbeidsmøte 20.11.2012 tas til orientering. Sak nr. 63/12 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2013 Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2013 2016 og årsbudsjett 2013 til orientering. Rådmannen la fram saken og tok opp følgende forhold: Europa økonomisk krise: Sterk vekst i kommunesektoren. Vekst også i Porsgrunn og den vil fortsette Resultatutviklingen 2007 2016 Justerte rammer pr. rammeområde 2009 2012 Netto finans - inntekt eller utgift? Disposisjonsfonds og Skatteinntekter. Samhandlingsreformen. Høyt investeringsnivå til sammen 1210 mnok: Drift noen andre forhold. Samlet oversikt over KOSTRA- og forbedringsmål 2013 16 Kommunebarometeret Fonds status og utvikling som følge av planlagt bruk m.v. Resultatmålene for perioden. Usikkerhet og risikomoment i budsjettopplegget Side 3 av 9
o Det forutsettes befolkningsutvikling som landet for øvrig effekten av fortsatt halvert befolkningsvekst i f.t. landet utgjør i størrelsesorden 5 mnok. i lavere årlig inntektsvekst. o Høyere rentenivå med 1 % mer enn forutsatt gir en økt årlig nto finansutgift i størrelsesorden 15 mnok. o Evt. manglende realisering av forbedringsmål representerer en betydelig potensiell risiko akkumulert mål t.o.m. 2016 er 121 mnok. o Utgifts-/aktivitetsvekst utover det som er forutsatt og lavere realvekst i frie inntekter enn forutsatt her vært tendensen de foregående årene og kan forventes vil skje de neste årene. Befolkningsutvikling Rådmannens forslag til vedtak Viktige hendelser i 2012 Formannskapet Innføring av nytt sak- og arkivsystem er gjennomført De folkevalgte er gått over til elektroniske saksdokumenter KSS-systemet er forbedret mange flere brukere For å håndtere virkninger av samhandlingsreformen er arbeidsflyten på tjenestekontoret endret Foretatt valg av nytt lønns- og personalsystem Barnehage Fin framgang på foreldreundersøkelsen veldig fornøyde brukere Omstillinger og effektivisering har bidratt til en mer økonomisk drift Skole Bergsbygda, Brevik U og Hovet skoler lagt ned høsten 2012. Elever og lærere overført nye skoler, fin prosess Tveten skole og Heistad ungdomsskole ferdig utvidet og tatt i bruk. Konsept for nytt Brevik oppvekstsenter vedtatt. Heistad barneskole ferdigstilles i desember. Virksomheten Heistad skolene etablert fra august. Vestsiden Oppvekstsenter er delt i to virksomheter barnehage og skole. Fin framgang på nasjonale prøver ved mange skoler. Særlig hyggelig med gode resultater i lesing - det viktigste satsingsområdet Til dels omfattende endringer i ledergruppa i barn og unge. Kultur Kulturskolen har gjennomført et jubileumsår 25 år med 25 flotte elevarrangementer Åpning av nytt ungdomstilbud i Meierigården Ferdigstillelse av Digitalkino Søndagsåpent bibliotek Helse og omsorg 7.juni minneseremoni med avduking av minneplate i rådhusamfiet etter terroraksjonen 22.juli 2011 Temaplaner 2013-2020 for Boligsosialt arbeid, rus/psykisk helse, vold i nære relasjoner og barnefattigdom Talenter for framtida, to av fem satsingsområder er igangsatt i 2012 Kommuneservice er vedtatt opprettet (for personer med støtte fra NAV) Godt tverretatlig samarbeid, også med politiet (SLT/Politiråd): Rask innsats ved ulike episoder i 2012 Et kompetanseløft i ledelse innenfor Omsorg, der 15 ledere deltar Side 4 av 9
Målrettet arbeid med fellesoppgaver knyttet til samhandlingsreformen, i godt samarbeid med andre kommuner og helseforetak Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester har funnet sin form og forankring i Telemark merkes! Lavere sykefravær i omsorg! Plan og kommunalteknikk Elvesikringen i sentrum ble ferdigstilt Selvmordene fra bruene Porsgrunn Vedtak om kommunal planstrategi og oppstart av kommuneplanene Omfattende rehabilitering av Knarrdalstrand kloakkrenseanlegg etter 20 års drift Sammenslåing av virksomheter i eiendomsforvaltningen Utfordringer i 2013 Formannskapet Nytt lønns- og personalsystem skal være operativt fra 1. jan. 2014 Ny ansattportal skal være på plass i løpet av året En framtidsrettet IKT-strategi skal være utarbeidet Målene for reduksjon av uønsket deltid skal være nådd Internkontrollsystem for informasjonssikkerhet skal være etablert og implementert Barn, unge og kultur En kraftig vekst i antall vedtak om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, parallelt med strammere økonomiske rammer er bekymringsfullt. Dette utfordrer barnehage og skole betydelig mht organisering, ressursdisponering og kompetanse. Nå målsettingene om økt læringsutbytte og forebygge frafall (Klart vi kan!). Politikeropplæring, rektorskole, lederutdanning for styrere Gode integreringsprosesser for elever og ansatte med nye skoler/arbeidsplasser Organisasjonsmessig tilpasning til og åpning av Ælvespeilet Videreutvikle kulturkvartalet Helse og omsorg Oppfølgingsarbeid etter at REC og SiC er lagt ned (bl.a. via NAV) Arbeid med tjenesteutvikling for å effektivisere og minimalisere behovet for tjenester på sikt Målrette det internasjonale samarbeidet i større grad (Sigtuna og Kisumu/Kenya) Sette temaplaner for Boligsosialt arbeid, rus/psykisk helse, vold i nære relasjoner og barnefattigdom ut i livet Dropout-problematikk /ungdom som er utenfor arbeidslivet Fortsatt systematisk arbeid med kvalitet og internkontroll Plan og kommunalteknikk Følge opp godkjente kommuneplaner - samfunnsdel og arealdel Brann og feiervesenet etter at Hydro har sagt opp slukningsavtalen Å utnytte organisasjonsendringen i eiendomsforvaltningen til å levere bedre tjenester Kontrollutvalget diskuterte budsjettet og konsekvensene. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2013 2016 og årsbudsjett 2013 til orientering. Side 5 av 9
Sak nr. 64/12 SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger opp: Demens og kommunens tjenestetilbud Barnevern og forvaltningsrevisjonsrapporten Rapportering til bystyret. Oversikt over kommunalt eide selskaper og generalforsamlinger. Kontrollutvalget diskuterer i neste møte hvordan dette skal følges opp i 2013. Utgangspunktet var sakene som kontrollutvalget hadde hatt i år. Følgende ble tatt opp og diskutert: Varsling iht arbeidsmiljøloven Kontrollutvalget har tatt opp varsling og varslingsregimet tidligere. Vartslingsplakaten er gjennomgått på nytt og rutinene er justert. Varslingssystemet er ikke mye brukt. Kvalitetssystemet (avvikssystem) har tatt over mye av denne funksjon. Sak om varsling. Kommunen definerte ikke saken som varsling. Kontrollutvalget reagerte på svaret fra kommunens advokat. Det er viktig at selv saker i «gråsonen» blir håndtert på en klok måte. Kommunen som arbeidsgiver må opparbeide seg tillit hos ansatte. Viktig og riktig at saken ble tatt opp i kontrollutvalget. Barnevernet. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport. Saken er behandlet i bystyret. For kontrollutvalget er det behov for videre oppfølging. Furukollen. Saken ble sendt Plan og kommunalteknikk som har behandlet denne på ny. Demens, ref sak 61/2012. Denne følges opp. HMS-rapportering og vedtak i bystyret 98/2011. Saken sendes bystyret for ny vurdering og gjennomgang av rutinene. Oversikt over kommunalt eide selskaper og generalforsamlinger. Kontrollutvalget diskuterer i neste møte hvordan dette skal følges opp i 2013. Vedtaket var enstemmig. Uten innstilling. Sak nr. 65/12 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID Side 6 av 9
Kontrollutvalget tar sakene til orientering og følger opp: Private tjenesteleverandører og oppfølging av avtaler Forvaltningskontroll og kommunens tjenesteproduksjon Barnevern og oppfølging av revisjonsrapport. Kontrollutvalget ber ordfører/rådmann avklare mangel på rapporteringen til bystyret (ref bystyresak 98/2011). Kontrollutvalget hadde invitert ordfører og rådmann for å trekke ut erfaringene fra 2012. Følgende tema ble tatt opp: Ordfører har ikke registrert kommentarer i bystyret om kontrollutvalgets virksomhet. Viktig at kontrollutvalget ikke overprøver politiske vedtak. Det er ønskelig at kontrollutvalget tar med seg i 2013: Private tjenesteleverandører og oppfølging av avtaler Forvaltningskontroll og kommunens tjenesteproduksjon Barnevern og oppfølging av revisjonsrapport. Viktig at kontrollutvalget gir korrektiv og får saker problematisert Kontrollutvalget (leder) bør informere bystyret om sin aktivitet. Mange nye i bystyret. Sette av tid. Sak (Bystyresak 98/2011) om mangel på rapportering (HMS) legges fram til ny behandling i bystyret av ordfører/rådmann. Dagens vedtak er ikke fulgt opp. Viktig at kontrollutvalget selv velger kontrollområder og selv velger saker som skal følges opp. Både i saker som behandles og i saker som avvises må kontrollutvalget stå på god grunn. God gjensidig respekt mellom kontrollutvalget og administrasjonen Kontakten mellom kommunen og innbygger. Blandete erfaringer. Kommunen kan bli bedre til å svare på henvendelser og dokumentere henvendelse og svar. Dette gjelder spesielt muntlig og ved bruk av mail. Dette har med kommunens renommé å gjøre. Avvikssystemet (kvalitetssystemet) er viktig for å forbedre seg. Uten innstilling. Sak nr. 66/12 ØKONOMIRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 02.12.2012 Kontrollutvalget tar økonomirapport pr 02.12.2012 til orientering. Leder la fram rapporten. Side 7 av 9
Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar økonomirapport pr 02.12.2012 til orientering. Sak nr. 67/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 11.12.2012 Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretær følge opp: NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2013 meldes på Inger Nilsen og Edvard Garmo. Fra tidligere er de 3 andre meldt på, slik at alle er med. Leder har blitt kontaktet om sak fra barnevernet hvor bekymringsmelding var sendt i april og saken behandlet i november. Kontrollutvalget ber kommunalsjefen komme i neste møte og redegjøre for hva som har skjedd i denne konkrete saken. Følgende saker ble tatt opp: NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2013 meldes på Inger Nilsen og Edvard Garmo. Fra tidligere er de 3 andre meldt på, slik at alle er med. Leder har blitt kontaktet om sak fra barnevernet hvor bekymringsmelding var sendt i april og saken behandlet i november. Kontrollutvalget ber kommunalsjefen komme i neste møte og redegjøre for hva som har skjedd i denne konkrete saken. Høstkonferansen 2012 i Bø. Viktig møteplass for kontrollutvalgene. Det var aktuelle temaer som engasjerte og med gode foredragsholdere. Uten innstilling. Sak nr. 68/12 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2013 Kontrollutvalget godkjenner møte- og arbeidsplanen 2013. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2013: 15.01, 19.03, 09.04, 07.05, 11.06, 20.08, 24.09, 05.11, 10.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Side 8 av 9
Leder presenterte møte- og arbeidsplanen. Møtedatoene er meldt inn til kommunen og lagt inn i felles møteplan. Temaene ble vurdert og plan korrigert. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møte- og arbeidsplanen 2013. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2013: 15.01, 19.03, 09.04, 07.05, 11.06, 20.08, 24.09, 05.11, 10.12. Sak nr. 69/12 ORIENTERING FRA REVISOR 11.12.2012 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2012. Oppdragsrevisor redegjorde for gjennomførte revisjonshandlinger. Det er bl.a. brukt mye tid på MVA og MVA-kompensasjon. Dette er et komplekst område og utfordrende i fht Ælvespeilet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2012. Side 9 av 9