4 Rutine fr elektrnisk elevarkiv i grunnsklen Definisjner Arkivdel en definert del av et arkiv rdnet etter ett g samme prinsipp. Objekt fysiske eller lgiske enheter sm arkivmateriale kan mhandle, g sm materialet dermed kan rdnes etter, f.eks. persner, eiendmmer, gjenstander, administrative enheter sv. sak et sammenhengende, administrativt begivenhetsfrløp sm ppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksmhetene selv. Saksdkumentene knyttes sammen gjennm et felles saksnummer. Et bjekt i elevarkivet vil kunne bestå av flere ulike saker sm knyttes til bjektet gjennm felles bjektkde (primært rdningsprinsipp). saker Fr å kunne dkumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak sm er blitt gjennmført g i ettertid kunne gi innsyn, samt etterprøve de vedtak sm er gjrt skal det pprettes elevsak på den enkelte elev. I sak/- arkivsystemet pprettes det en arkivdel fr elevsaker. ene pprettes sm bjekter i arkivdelen ved behv. Objektene i arkivdelen rdnes etter fødselsnummer med navn. Ordningsprinsippet er fødselsnummer, beskrivelse på bjektet er navnet. I arkivdelen på det enkelte bjekt skal alle arkivverdige dkumenter sm gjelder den enkelte elev arkiveres. Innenfr det enkelte bjekt pprettes saker etter behv. Saksbegrepet har her samme betydning sm i kmmunens generelle arkivrdning. Saker av generell art, saker sm gjelder sklen sm sådan g saker sm gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet. Nedenfr følger en liste ver saker sm kan ppstå på en enkeltelev eller en gruppe elever. Listen er ikke utfyllende. Der det ikke er fylt inn unntaksparagraf må kmmunen selv vurdere m man skal unnta saken/dkumentene. Type sak Tilhørende dkumenter Arkivdel Hjemmel Utsatt/fremskyndet skle start brev Evt. klage Off.lven Overgang fra barnehage til skle Krrespndanse Referat fra møte Off.lven
Sklegang på annen skle enn hjemsteds skle/kmmune Overføring av pplysninger til ny skle utenfr kmmunen Overføring av pplysninger fra tidligere skle i annen kmmune Spesialundervisning/individuell pplæring Gjelder gså fr elever med sklegang i annen kmmune Hjelpemidler i dagliglivet Tilrettelegging ved avgangsprøver g heldagsprøver Henvisning til spesialist Utredning fra div. spesialister m bytte av skle m frtsatt sklegang brev Frespørsel fra ny skle Samtykke Overføringsbrev Frespørsel Overføringsbrev med samtykke g kpi av elevmappe Sakyndig vurdering Enkeltvedtak IOP Halvårsrapprt Evaluering Henvisninger til div. instanser Kartlegginger Klage Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med fresatte m.m. Tildeling Sakene kan gå via hjelpemiddelsentralen/ppt. Lkal tilpassing. Frespørsel m tilrettelegging F.eks arbeidsplass, hjelpemidler Tildeling Henvisningsskjemaer til f.eks PPT, lgped, sklefysiterapeut. Sklen dkumentere at elev har blitt henvist til spesialist. Dette gjelder ikke spes.ped. undervisning. Dkumenter vedr. utredning Møtereferater Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven Referat fra ansvarsgruppemøter Referat Off.lven Testresultat Ntater Ntat med versikt ver resultat fr skleåret Rådgiver/kntaktlærer/ssiallærers ntater, dersm denne dkumentasjnen har, eller kan få, betydning fr elevens sklegang, pplæringslva 15-3. Off.lven Off.lven Disiplinærsak - fravær Varselbrev Off.lven Disiplinærsak rden g ppførsel Varselbrev Off.lven 2
Disiplinærsak - utvisning Varselbrev Off.lven Bekymringsmelding - barnevern Bekymringsmelding Undersøkelse i barnevernssak Off.lven Undersøkelsessak - barnevern Spørreundersøkelse fra barnevern Off.lven Utviklingssamtale m fritak - enkeltfag g skleundervisning Klage på karakter Skademelding/legeerklæring Permisjnssøknader Endring/ppsigelse av SFO plass Innmelding av 1. klasse/sfo Skyss, 4 km grense Utviklingssamtaleskjema/avtaleskjema Underskrift av elev, fresatte g kntaktlærer /vår g høst) brev Klagebrev brev Legeerklæring etc Skademeldinger (tannlege/lege) brev Skjema fr elevsøknader m fri fra sklen utenm skleferiene Innmeldingsskjema Infrmasjn m innmelding Tilbud m SFO Skyssrdning 2 km Samlet versikt til busselskap.. Skyss, manglende tilbud Samlet versikt til taxiselskap. Skyss, kjøring egen bil. Skyss, varig funksjnshemming Skyss, midlertidig Enkeltvedtak Klage Legeerklæring Skyss, tilbud etter SFO brev Leirskle Tilskudd til leirsklepphld. Tspråklig undervisning/særskilt nrskundervisning Kartlegging av nivå/antall sm trenger: a) tspråklig undervisning b) særskilt nrskundervisning Tspråklig undervisning Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven Off.lven 3
mrsmål Særskilt nrskundervisning Refusjnskrav fr elev hjemmehørende i annen kmmune Mttatte refusjnskrav på elev hjemmehørende i egen kmmune Ressurskartlegging av spesialundervisning m innsyn Flyttemelding Enkeltvedtak Klage Enkeltvedtak Klage Krav Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering. Vedleggene skal ikke arkiveres på saken Krav Vedlegg; IOP, sakkyndig vurdering. Vedleggene skal ikke arkiveres på saken. Kartlegging av ressurstildeling, antall elever pr. skle Skriftlig henvendelse fra elev/fresatte/fullmektig. E-pst henvendelser er å definere sm skriftlig henvendelse. Skriftlig svar fra virksmheten Flyttemeldingen Utskriving g innmelding. Off.lven Off.lven Følgende dkumentasjn bevares på papir så lenge det er behv fr det. - Kladdentat uten betydning fr elevens videre sklegang - kartleggingsprøver/leseprøver - eksamensbesvarelser. Besvarelser fra 1950 bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet fr hvert 10. år. Fr de mellmliggende år bevares minimum 10%. Dette skjer ved å plukke ut elever født 1., 11. g 21. i hver måned. Kassasjn i mellmliggende år er frivillig. Har det har skjedd dyptgripende endringer bevares materialet fra det første eksamensåret etter at endringene er gjrt gjeldende. Tilganger Det er kun ansatte med tjenestelig behv sm gis tilgang til elevsakene. Lærere gis tilgang etter behv. Tilgangsbegrensing mellm sklene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i sak/- arkivsystemet. Innenfr sklen skal følgende ansatte ha generell tilgang: - Virksmhetsleder - Arkivansvarlig/merkantil/skleknsulent - Inspektør - Rådgiver - Spes.ped. lærer 4
Leder på SFO gis tilgang til enkeltsaker ved behv Systemeier er den med øverste ansvar fr bruken av sak-/ arkivsystemet. Systemeier har det verrdnede ansvaret fr tilgangsstyring i elevarkivet. Systemeier har rettighet til å tildele tilganger til andre etter behv. Denne rettigheten kan systemeier velge å delegere til andre. Når behvet ikke lenger er til stede, skal tilgangen fjernes. Begrepet behv skal i denne sammenheng ikke tlkes generelt. I den enkelte kmmune må man definere lese- g skrivetilganger. Man må her ha versikt ver hvilke dkumenter man får tilgang til. Innsyn Krav m innsyn i en elevsak behandles etter reglene m partsinnsyn i frvaltningslvens 18-20, g etter innsynsbestemmelsene i persnpplysningslvens 18. en har sm hvedregel rett til innsyn i sin elevsak, det samme gjelder fresatte. Ved vurdering av innsyn bør virksmheten mtta skriftlig henvendelse fra elev/fresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i ppbevarende virksmhets lkaler. Virksmheten kan på frhånd versende saksliste hvr innsynsbegjærer kan krysse av fr hvilke saker det ønsker innsyn i. Overganger i grunnsklen sakene i kmmunen regnes sm rganspesifikke mapper, g kan dermed følge eleven ved flytting til annen skle i kmmunen g ved vergang til ungdmstrinnet. Virksmhetsleder har ansvar fr at det ved vergang til ungdmstrinnet vurderes m hele eller deler av elevens saker er uten videre interesse, g dermed unntas verføring. dkumentasjn vil i all hvedsak unntas etter i ffentlighetslven g 1.ledd i frvaltningslven. Sikkerhet Sikkerhet fr persnpplysninger reguleres av persnpplysningslvens g 14 m infrmasjnssikkerhet g internkntrll. Persnpplysningsfrskriften kap. 2 innehlder lvens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder fr behandlinger av persnpplysninger sm helt eller delvis skjer med elektrniske hjelpemidler. Ved behandling av sensitive persnpplysninger er det strengere krav til behandlingen enn m man behandler andre persnpplysninger. Sensitive persnpplysninger er definert i 2 i pl sm; rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller plitisk, filsfisk eller religiøs ppfatning, et en persn har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt fr en straffbar handling, helsefrhld, seksuelle frhld g medlemskap i fagfreninger. - Sensitive elevpplysninger skal ikke lagres på flyttbare medier, på lærers pc eller på skleplattfrm. - All pålgging til nettverket skal skje via sklen. Det skal ikke være muligheter fr pålgging hjemmefra eller fra andre steder. 5
- IOP skal skrives i sak-/arkiv systemet via sklens nettverk. - Ved utskrift av elevsaker skal man være bevisst ved valg av skriver g utskriften skal hentes ut umiddelbart. I henhld til lvverket skal man gjennmføre følgende: - utarbeide sikkerhetsmål g sikkerhetsstrategi rganisasjnens egne strategidkumenter - freta risikvurdering. Punktene nedenfr er eksempler, listen er ikke utfyllende. får man tilgang til system/dkument i eksternt nett? er det muligheter fr uautrisert tilgang/rlle til systemet? gis det uautrisert tilgang/rlle? lånes det ut brukerid/passrd g maskin til andre? lagres det dkumenter på andre medier (screen print, usb, laptp sv.)? står maskiner åpne/frlatt fr innsyn? hvem har tilgang til skanner mråde (mapper, maskin)? er det mulighet fr uautrisert tilgang via klientmaskiner? blir dkumenter av sensitiv art utvekslet via e-pst? er nedlasting av prgram/websider klarert med IT-tjenesten? er nettverksløsning klarert fr rettmessige brukere, g er innstillingene sikkerhetsklarert? sendes utskrift til skrivere i egen virksmhet? - sammenligne resultat fra risikvurdering med akseptabelt risiknivå det frutsettes at alle saksbehandlere følger sikkerhetsrutinene sm er utarbeidet g vedtatt - iverksette sikkerhetstiltak tilgang til system/dkument mulig bare i internt nettverk (bak brannmur) autrisert tilgang/rller via leder g systemansvarlig(e) ikke vid tilgang til register i system alltid Sign n pålgging av Autriserte persner inklusiv kursmaskiner dkumentasjn med UO blir autmatisk stppet med varsling av system varsling ved nedlasting av prgram/websider sm ikke er klarert 6
autrisert tilgang til skanner g skannermapper av arkivtjenesten/arkivleder nettverksinnstilling skal være satt pp slik at det ikke skal kunne frekmme lagring på andre medier, g så skrivere - følgende sikkerhetsrutiner skal følges av saksbehandler utlån av brukerid/passrd skal ikke frekmme ikke gå fra åpen maskin lagring av dkumenter på andre medier skal ikke frekmme. Persnpplysninger skal kun lagres på server ikke lkalt på maskin ikke la utskrift ligge igjen på skriver - dkumentere infrmasjnssystemet g infrmasjnssikkerheten kmmunen må ha et system sm sikrer at det man er pålagt i persnpplysningslven utføres på best mulig måte. Man skal ha kjennskap til gjeldende behandlingsregler, ha tilstrekkelig g ppdatert dkumentasjn fr gjennmføring av rutinene g ha denne dkumentasjnen tilgjengelig fr innsyn Bruk av sak/- arkiv systemene til arkivering g jurnalføring av elevdkumentasjn På bakgrunn av risikanalyse g vurdering av akseptabelt risiknivå, anses NOARK 4 gdkjente sak/- arkivsystemer sm det beste verktøy fr jurnalføring, lagring g bevaring av elevdkumentasjn. NOARK-4 systemene ivaretar kravene sm arkivlven m/frskrift stiller til elektrnisk bevaring av arkivdkumenter g langtidsbevaring av disse. Velger man å bruke fagsystemer fr registrering g ppbevaring av arkivdkumenter har man pr. i dag ikke mulighet fr et fullelektrnisk arkiv. Ved bruk av denne løsningen må man ha papirarkiver i tillegg. Kmmunen har et selvstendig ansvar i å freta risikvurdering på sine behandlinger av persnpplysninger. Ut fra disse sikkerhetsvurderinger må kmmunen selv trekke sine knklusjner m sak-/arkivsystemet innfrir de krav sm stilles. 7