ITMS DELFUNKSJONSPROGRAM (DFP)- TVERRGÅENDE FUNKSJONER OG STANDARDROM REFERAT FRA ARBEIDSGRUPPE HELSE MØTE 22. JANUAR 2014 Tilstede: Navn Geir Ingebrigtsen Linda Bjørnsund Anne Hensrud Rune Haaverstad Frida Strøm Berit Haugan Liv Tveit (referent) Samarbeidspart UNN Interkmmunal legevakt Bardu kmmune FSAN Prsjektleder, Bardu kmmune Prsjektleder, Hspitalitet as Prsjektrådgiver, Hspitalitet as Meldt frfall: Tralf Hasvld, Leder Arbeidsgruppe helse Mildrid Pedersen, brukerrepresentant Øyvind Kngsjrden, Fagfrbundet, HTV Svein Ivar Bekkelund, UNN Ulf Harald Isaksen, UNN (deler på ppgaven med Geir Ingebrigtsen) Svein Hvde, ambulansetjenesten Per Øyvind Sørgård, ambulansetjenesten Bente Nrdbye, UiT Arnfinn Andersen, UiT Inger Linaker, Bardu kmmune Arne Hlm, Bardu kmmune Kari Brandsdal, FSAN Eivr Slhaug FSAN Ørjan Slheim FLO Gunnheid Eidissen Berg, Hæren Sted: Htell Park Inn, Gardermen Referent: Liv Tveit, Hspitalitet Referatutkast sendt møtedeltakerne g arbeidsgruppa. Frist fr tilbakemelding: 03.02.2014 SAKER:
1. Møteplan (revidert) fr våren 2014. Vedr ekstramøter: Bardu kmmune v/anne kan ikke stille på evt. ekstramøte g/ eller tlf. møte 3., 4. eller 5. mars. 2. Om DFP delfunksjnsprgram. Gjennmgang av hva sm ligger i verrdnede tverrgående funksjner g hvrfr dette arbeidet må gjøres. - Rettelse av navn på den ene samarbeidsparten, fra Interkmmunal legevakt (KL) til Interkmmunale helsetjenester g herunder ligger IKL g Ø- hjelpssenger. 3. Infrmasjn m videre prsess- RFP (rmfunksjnsprgram) g drfus Standard rm/ avledede rm/ unike rm Brukerutstyr Viktig at det er samme persner med i arbeidet med rmfunksjnsprgram sm i DFP, men gså viktig at det er persner sm kjenner gdt til funksjnene i rmmet sm skal prgrammeres. Dette er jbb sm krever gde frberedelser både fra rådgiver g fra brukergruppene. Alle må få spesifikk infrmasjn sm gjelder sine funksjner g at rmprgram ikke sendes ut sm en samlemail til alle. Tydelig agenda fr møtene sm sendes de det gjelder. Møtene fr RFP blir i april, mai g evt. ne inn i juni. Møteplan fr RFP planlegges i februar g sendes ut så raskt det lar seg gjøre. 4. Gdkjenning av møtereferat fra møtene 8. g 9. januar. Innspill/rettelser sm er kmmet via mail g i dagens møte legges inn i referatet g sendes ut på nytt. 5. Kartlegging av møtevirksmhet fr samarbeidspartene: Det er besluttet å ha felles møte/undervisningsrm til benyttelse fr alle parter (viktig arena fr samhandling): Husmøte, undervisning, seminar m.m. Arealbehvet beregnes ut fra antall ansatte i ITMS g fra innmeldte behv. Frsvaret: Daglig: Behv fr eget lite møterm fr rapprter g små møter med plass til 3-4 persner. Frsvaret melder (mail dater 21.01.14) m at de ikke trenger eget undervisningsrm, men må ha eget møterm/rapprtrm. I mail fra Kari 28.01, presiseres at Frsvaret er med på felles spiserm kmbinert med møterm. Interkmmunal legevakt: Daglig: Behv fr eget lite møterm fr 30 minutters rapprter 3-4 ganger per døgn. Samme rm kan brukes til små møter- plass til 3-5 persner. Månedlig: Persnalmøte x 1 per måned 2,5 time- ca. 18 persner Månedlig: Husmøte x 1 per måned 1 time (i dagens situasjn er dette TMS, IKL, sykestue) Hver 6. uke: Fagdag hel dag- 18 persner (kun IKL). Dersm både IKL, legekntr m.fl. skal delta vil det bli langt flere. Hver 2. måned: Styringsgruppemøte interkmmunalt samarbeid 2,5 timer- 8-10 persner Hver 3. måned: Interkmmunalt allmennlegeutvalg 3-4 timer- minst 25 persner 2/5
Legekntret i Bardu kmmune: Mandag: 08:00-8:30 8 persner Tirsdag (hver 2. uke): 8:00-8:30 12 persner Onsdag: 08:00-09:00 maks 12 persner Trsdag 08:00-08:30 12 persner Fredag: 08:00-09:00 8-10 persner 1 gang per måned: 08:00-08:30 strt møte Helsestasjn: Bruker egne lkaler g ellers felles møterm fr møter med samarbeidspartnere/brukere m.m. Fysi/erg: Bruker egne lkaler g ellers felles møterm fr møter med samarbeidspartnere/brukere m.m. UNN: Ikke spesielle behv. 6. Gjennmgang av standardrmkatalgen. Innspill: Ø - hjelpssenger blir belagt brtimt 100 % av både kvinner g menn g må derfr prgrammeres sm 2 ensengsrm. De 2 rmmene kan ha felles WC/dusj. Omkledning fr pasienter sm skal til røntgen kan skje i eget avlukke tilknyttet rtg. lab. Hjelpemiddelknsulent må ha plass til besøkende i rullestl (12 kvm) Vedr. sengerm på sykestue (Frsvaret) g vernattingsrm fr ansatte kan man se helt brt fra universell utfrming av disse rmmene? Bardu kmmune sm byggherre må avklare dette. Ansvar: Frida. Etterskrift, Frida Strøm 27.01.14: Det ble frberedt en sak til styringsgruppemøtet 28. januar sm beskrev klart at vi nå planlegger et bygg sm ikke ivaretar krav til universell utfrming, g hvr prsjekteier ble bedt m å ta stilling til dette. Imidlertid trakk UNN seg fra prsjektet før denne saken ble tatt pp. Dersm prsjektet frtsetter må prsjekteier (Bardu kmmune sm trlig er fremtidig eier av bygget) ta stilling til dette. I mail fra Frsvaret 28.01.14 meldes det m at Frsvaret ikke har nen avanserte krav til rmmene g at det bør være mulig med universell utfrming. 7. DFP- rapprten. Det ble tatt en krt gjennmgang av struktur g innhld g en grundig gjennmgang av kap. 4 Overrdnede, tverrgående funksjner: Endres i henhld til innspill/endringer i referatet g innspill i dagens møte. Avfall på dagtid legges frtrinnsvis direkte ut i cntainer g et mindre avfallsrm inne i bygget benyttes frtrinnsvis til smitteavfall. Innkjøpsrdning fr Frsvaret er under utredning i frhld til m andre parter kan bruke denne avtalen. Dersm dette er mulig må andre parter finne ut av m dette kan være aktuelt. Tas sm en driftssak når aktuelt. Det ble i møtene 8. g 9.januar besluttet å planlegge fr t trinn fr lagring av varer. Et felles lager med plass til utstyr der alle parter kan ha sine egne mråder/skap. Dette lageret må ha lett tilgang fr alle, eks rett ved heisen. Et slikt felles lager vil gjøre en framtidig felles innkjøpsrdning g håndtering av varer enklere. Lagerfunksjn utver dette legges inn i skifterm, behandlingsrm m.m. 3/5
tilknyttet til enkelte parter/funksjner. Frsvaret har i mail av 21.01 14 meldt at de vil klare seg med et eget lkalt lager g ikke ønsker å være med på en leieavtale av et felles lager. Etterskrift: Mail 28.01.14: Frsvaret melder m at det sikkert er mulig å ha felles sentralt lager fr sengetøy. Beredskapslager fr Frsvaret skal ikke inn i ITMS. Medisinrm freslås sm et felles rm fr alle parter, men alle vil ha behv fr å ha ne medisiner lett tilgjengelig i egne skap. I mail fra Frsvaret meldes at de ser det sm mest praktisk å ha et eget medisinrm i nær tilknytning til eget mråde, da dette ikke utgjør strt areal g vil bli enklere å drifte g hlde kntrll på. Rune Haaverstad sjekker dette med sine egne. Salg/utdeling av medisiner fra legevakt g fastlegene (ppstart av kurer m.m.) g akuttmedisin kan man ha felles. I dag har IKL g TMS felles rdning med innkjøp g bruk av akuttmedisiner (på grunn av krt hldbarhet). Etterskrift 27.01.14: Frsvaret melder i mail 23.01.14 at medisinrm innehlder mer enn medisiner, sm Annedukker, krykker, sanitetsvesker etc. Steriliseringsrm planlegges felles fr å sikre et framtidig kvalitetsmessig gdt system g fleksibilitet i frhld til rganisering av arbeidet. Dette gir muligheter fr at de enkelte parter steriliserer sitt eget utstyr, eller velger å kjøpe tjenesten av andre. Fra Frsvaret meldes det at sterilisering utføres av eget persnell i Frsvaret g Frsvaret ønsker eget rm fr dette. Etterskrift 27.01.14: Frsvaret skisserer at de mener det kan bli mer administrasjn ved å ha felles steriliseringsrm hvem steriliserer, hvem fretar ettersyn, hvem reparerer? Tannlegene må ha nærhet til sterilrm-/maskin Overnattingsrm fr ansatte bør være stre nk til å kunne mgjøres til pasientrm g/eller behandlingsrm i framtiden. Det ble i møtet 8. g 9. januar diskutert g planlagt fr 1 felles ekspedisjn med t luker- en militær g en sivil. I dette møtet ble ekspedisjn g sekretærfunksjn igjen løftet g freslått lagt til Bardu kmmune. Det ble besluttet at dette må behandles i egen gruppe/ gjøres et frarbeid med dem det gjelder fr kartlegging av ppgaver g hvrdan dette best kan løses i et nytt ITMS. En felles ekspedisjn vil i så tilfelle være ITMS sitt ansikt utad. Det ble diskutert i møtet m samarbeidspartene i tillegg til felles ekspedisjn trenger egen ekspedisjn knyttet til sine funksjner, g m en felles hved ekspedisjn derfr er verflødig. Dette må diskuteres med partene. Ansvar: Frida Kntrer g møterm: se kartlegging vedr. møterm sak 5. Sikkerhetstjeneste: Det er behv fr elektrnisk låssystemer, adgangskrt g spring. Det frutsettes at det er mulig å ha felles vask av tøy, levering g lagring g at partene betaler ut fra bruk. Nye rutiner fr innkjøp g levering av varer g redusert varebehldning kan redusere både behvet fr lagerplass g være øknmisk gunstig fr alle. Frsvaret melder at felles bruk av tøy krever felles avtaler g det er ukjent m det lar seg gjøre. Renhldspersnellet på Helsehuset har i dag vaskemaskin fr mpper. Kap. 5 i DFP. Frida krrigerer dette kapittelet. Obs legesekretær/ biingeniør. Labratriet behv fr en egen gruppe sm ser på dette samme med Arnulf g Erna Marie. Kartlegge behv g kapasitet. Bardu kmmune/ legekntret har størst behv. Ansvar: Frida. En mulig rganisering er at Bardu kmmune har ansvaret g andre kjøper tjenesten. Frutsetter str nk kapasitet. Det planlegges fr tre vernattingsrm fr ansatte utenm ambulansetjenesten. Sambruk av areal g behv fr avklaring videre: Overnattingsrm: Er i bruk hele tiden g kan ikke benyttes felles, unntatt UNN sitt sm er ledig i helgene. 4/5
Treningsrm fr pasienter: Usikkert m det har kapasitet fr å ta andre enn pas. enn tilhørende til fysi/erg. Labratrium: Må ha større kapasitet enn dagens lab på Helsehuset fr kunne dekke alles behv. Frsvaret ønsker ikke å bruke felles lab, men vil løse dette innenfr eget areal. Lager: Uklart hva sm kan være felles. Desinfeksjnsrm/sterilisering: Uavklart m dette kan være felles. Felles bruk frutsetter en gjennmgang av arbeidsmåter, rganisering g kapasitet. Etterskrift 23.januar: Tilbakemelding fra Frsvaret m at det er behv fr en ytterligere drøfting av følgende punkt: Felles rm fr sterilisering Felles medisinrm Felles kleslager Stikkrd er: Er disse rm felles må vi allikevel ha et eget lager på "innen sykestua". Hvem steriliserer? Hvem fretar ettersyn? Hvem reparerer? Mer administrasjn. Tannlegene må/skal ha nærhet til "sterilrm- /maskin". Medisinrm innehlder ne mer enn medisiner (Anne-dukker, krykker, sanitetsvesker etc). Det er et ønske m å ta pp igjen dette på møtet med Frvaret på mandag 27.januar. 8. Gjennmgang av helsetjenestemdellen v/frida Det er et gdt frankret interkmmunalt samarbeid mellm de fire kmmunene g mellm kmmunene g UNN. Flere tiltak på gang (IKL, Ø-hjelpssenger, kreftkrdinatr, m.m.) g muligheter fr videreutvikling av andre tiltak. Frsvaret er ny part i dette samarbeidet g må si ne m hva de tenker m samhandling med kmmune g sykehus i tiden framver. Alle partene har felles utfrdringer vedrørende rekruttering, kmpetanse m.m., g er best tjent med å samarbeide. Innspill/kmmentarer: Anne: Hvem har definisjnsmakten? UNN definerer seg sm spesialisttjeneste, frsvaret gjør det samme i større g større grad, mens kmmunen skal løse stadig nye ppgaver g har et helhetsansvar fr innbyggerne i kmmunene. Rune: Mandatet til Frsvaret er ikke samhandling, men å redusere utgifter knyttet til TMS fr å bruke pengene til frsvarsppgaver, ikke til å støtte spesialisthelsetjenestene. 9. Organisasjnsutvikling- rganisering i det nye bygget. Saken ble ikke drøftet. 10. Krt ppsummering g avslutning: - Viktig at rådgiver er enda tydeligere på agenda g spisse innkallingene mt de enkelte målgruppene, slik at de kan frberede seg i frhld til hva de skal svare ut. - Referatene g dkument kan distribueres fritt. Dersm en part mener at ne av innhldet må unntas ffentligheten har de ansvar fr å melde fra. 5/5