Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann Tid: 30. september kl 11:00-14:30 Kongsberg 26. august 2016 Håvard Fossbakken Daglig leder 97 15 43 31 havard@kongsbergregionen.no 1
Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Wenche Grinderud Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Rune Antonsen - Nore og Uvdal Hans Henrik Thune Rollag Rune Lødøen - Tinn Britt-Inger Kolset Kongsbergregionen Anne Rygaard - Kongsbergregionen Petter Hoen Kongsbergregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Sakliste Sak 041/16 Godkjenning av møtereferat Sak 042/16 Nytt fra sekretariatet Sak 043/16 Budsjett 2017... Sak 044/16 Handlingsplan 2017... Sak 045/16 Tiltaksplan digitalisering.. Sak 046/16 Sluttrapport «Fra kaos til kontroll i skolehverdagen» - smartklokkeprosjekt Sak 047/16 Telefonisamarbeid....... Sak 048/16 Regional sak-/arkivløsning diverse drøftelser Sak 049/16 Ansakffelser Sak 050/16 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... 2
Sak 041/16: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 26. august 2016 Referatet fra møtet 26. august 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 26. august 2016. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 26. august 2016. Sak 042/16: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Ingen dokumenter Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Næringsutviklingsprogrammet er vedtatt i alle kommunene og kan iverksettes. Barnevennlige kommuner- prosjektet er utsatt og vi er i dialog med UNICEF om den videre fremdriften. Arena Samferdsel i Telemark. Vi har bidratt fra administrativt nivå i arbeid om vedtaksgrunnlaget. Stefan Langfors i Hjartdal har koordinert dette. Tas til orientering Tas til orientering Sak 043/16: Handlingsplan 2017 Saksbehandler Håvard Fossbakken Handlingsplan for 2017 3
Daglig leder viser til vedlagte handlingsplan for 2017 og legger denne frem til behandling. Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders forslag til handlingsplan for 2017. Handlingsplanen legges frem for Regionrådet 8. november. Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders forslag til handlingsplan for 2017. Handlingsplanen legges frem for Regionrådet 8. november. Sak 044/16 Budsjett 2017 Daglig leders forslag til budsjett Saksbehandler: Håvard Fossbakken I tråd med vedtektene skal sekretariatet fremme budsjettinnspill hvert år innen september. Budsjettinnspillet fremmes i sammenheng med at handlingsplanen for kommende år legges fram til behandling. Budsjettinnspillet er først og fremst en oversikt over neste års kostnader knyttet til iverksatte tiltak og etablerte kostnader på den ene siden, og kostnadsmessige konsekvenser av nye tiltak i handlingsplanen. Gjennomføringen av tiltak og virksomhet i regionsamarbeidets regi forutsetter at kommunene hver for seg vedtar budsjett der disse kostnadene er hensyntatt og på denne måte gjøres tilgjengelig for regionsamarbeidet. De regionale organ vedtar derfor ikke et budsjett selv, men rådmennene har ansvar for å legge de kostnader som er etablert gjennom inngått forpliktelser mellom kommunene og eksterne parter inn i de forslag som fremmes til behandling i kommunene. Det totale budsjettet for 2017 er på kr 23.770.300,- der kr 15.990.000,- finansieres av kommunene. Kr. 7.780.300 dekkes av eksterne midler og restmidler fra tidligere år. Nivået på faste kostnader (driftskostnader) er økt med kr 50.000,-. Dette er penger knyttet til innkjøp. Beskriver dette nærmere i kommentarene. Nye tiltak for 2017 er satt til kr 19.850.300,-. Av dette fordeles kr 12.420.000,- mellom kommunene. Kr 8.500.000,- av kommunenes kostnader er knyttet til systemanskaffelser. (DT3 og DT6) Kostnadsfordelinger knyttet til interne prosjekter fordeles etter antall ansatte. Samfunnsutviklingsprosjekter og infrastruktur fordeles etter innbyggertall. Alle kommunens kostnader er uten mva. Medlemskontingenter mv i samarbeidstiltak som Osloregionen, Osloregionens Europakontor og Fjellregionsamarbeidet fremgår ikke av matrisen. Den enkelte kommune får selv direkte faktura for slike medlemskap. 4
Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget støtter daglig leders budsjettinnspill for 2017. Budsjettinnspillet legges frem for Regionrådet 8. november. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget støtter daglig leders budsjettinnspill for 2017. Budsjettinnspillet legges frem for Regionrådet 8. november. Sak 045/16 Tiltaksplan digitalisering 2017-2018 Saksbehandler Britt Inger Kolset Regional digitaliseringsstrategi 2015 2018 (RMU 051/14 og Regionråd 011/15) Handlingsplan og budsjett 2015 (RMU 063/14 og 064/14) Handlingsplan og budsjett 2016 (RMU 061/15 og 062/15) Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden 2015 2018. Strategien har følgende visjon: Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester. Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene. For å sikre at kommunene i regionen kan oppnå de konkrete målene i strategien, utarbeides det årlige tiltaksplaner. SuksIT er ansvarlig for å utarbeide disse med tilhørende budsjett. Planen vedtas av rådmannsutvalget i forbindelse med sekretariatets budsjettforslag hver høst. SuksIT har også ansvar for å følge opp gjennomføringen av tiltaksplanen. SuksIT legger med dette fram forslag til tiltaksplan for digitalisering 2017-2018. Ulike regionale prosjekter og nettverk har også vært involvert i utarbeidelsen av forslaget. Forslaget inneholder en videreføring av følgende igangsatte prosjekter/satsninger i tråd med vedtatte mandat: Digital kompetanse Digital Dialog Implementering av sak/arkivløsning og elektronisk arkiv Velferdsteknologi Digitale plan- og byggesaksprosesser For 2017 2018 foreslås det i tillegg økt satsning på oppvekst pga et sterkt behov for å modernisere dagens løsninger innen skole og barnehage. Satsningen innebærer forslag om å anskaffe og ta i bruk helhetlige moderne digitale løsninger for nevnte områder. 5
Forslaget til plan inneholder også et nytt område «Digital administrasjon». Innen dette satsningsområdet foreslås det anskaffelse av noen administrative verktøy for å bidra til økt kvalitet og effektivitet i administrativ oppgaveløsning. Bakgrunnen for at SuksIT foreslår dette som er eget satsningsområde i tiltaksplanen fra 2017, er at Rådmannsutvalget i februar 2016 besluttet at anskaffelser av slike verktøy skal godkjennes i felles tiltaksplan for digitalisering. Det vises til tiltaksplan for en fullstendig oversikt over forslag til tiltak inkl. budsjett. Tiltaksplan for digitalisering 2017 2018 støttes Tiltaksplan for digitalisering 2017 2018 støttes Sak 046/16 Sluttrapport «Fra kaos til kontroll i skolehverdagen» - smartklokkeprosjektet Sluttrapport «Fra kaos til kontroll i skolehverdagen» Saksbehandler Kjersti Linneberg Kongsbergregionen fikk i 2015 tilsagn om utviklingsmidler fra NAV Hjelpemidler og Tilrettelegging, til utprøving av smartklokker hos skolebarn med utfordringer knyttet til kognisjon, konsentrasjon og behov for struktur i hverdagen. Prosjektet har vært gjennomført i samarbeid mellom Kongsbergregionen og enheter i helse og oppvekst i Kongsberg kommune i 2015. Fra våren 2016 har Rollag kommune i tillegg deltatt i prosjektet. Helse og omsorgsnettverket fikk sluttrapport presentert på møte 19. august 2016 og besluttet i samme møte at velferdsteknologiprogrammet søker om midler fra Helsedirektoratet til videreføring av prosjektet. Leder for det regionale velferdsteknologiprogrammet vil i møtet gi en kort orientering om prosjektet. Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering Rådmannsutvalget konklusjon: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering 6
Sak 047/16 Regional sak-/arkivløsning diverse drøftelser Ingen dokumenter Saksbehandler Anne Rygaard Prosjekt sak- og arkiv er godt i gang. Rådmannsutvalget er styringsgruppe for prosjektet, og det har nå dukket opp temaer som krever drøftelse og eventuelt avgjørelse i styringsgruppen. Antall postmottak. Her ligger det inne i prosjektet at hver kommune skal fortsette å ha eget postmottak. Det har kommet opp ønske/forslag om å se på muligheten for å redusere antallet. Styringsgruppen må ta stilling til om man ønsker dette som en sak nå eller ikke Spørsmål angående prosjektorganisasjon og øvrig deltagelse i prosjektet. Prosjektleder har fått en del henvendelser av ulik karakter rundt prosjektorganisasjon, valg av ressurser, beslutningsprosesser. Det er ønskelig med en drøftelse av hvordan dette håndteres best mulig, og i hvilken grad det er ønskelig at prosjektet bistår Avslutning av gamle saker før overgang til nytt system. Dette tema har vært oppe før og er kjent for både rådmenn og arkivarer. Det synes likevel tungt å få prosessene i gang. Her kan man gjerne dra nytte av erfaringer mellom kommunene for hvordan vi skal få fortgang i prosessen. Det kan ha dukket opp temaer ute i de enkelte kommuner som bør løftes inn i prosjektet Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget drøfter aktuelle temaer knyttet til sak- og arkivprosjektet Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget drøfter aktuelle temaer knyttet til sak- og arkivprosjektet med følgende konklusjoner: Felles postmottak: Prosjektet gjør en analyse av dette Sak 048/16: Telefonisamarbeid Saksbehandler Britt Inger Kolset Felles telefonistrategi 2010 2012 Sluttrapport hovedprosjekt Telefoni 2013 (RMU 041/13) Rådmannsutvalgets behandling av sluttrapport Telefoni 26.04.13 (RMU 041/13) 7
Kommunene i Kongsbergregionen etablerte i 2010 felles telefonistrategi for 2010 2012. Hensikten med strategien var å sikre at kommunene i Kongsbergregionen skulle etablere gode telefonitjenester gjennom en koordinert satsning på telefoni. Det ble etablert et hovedprosjekt Telefoni som fikk ansvar for at bla. følgende tiltak ble gjennomført: Samordning av teknisk utstyr telefonsentraler og annen underliggende telefoniinfrastruktur Felles drift av teknisk utstyr Anskaffelse av felles telefonistøttesystem (Trio) Standardisering av mobiltelefoner og felles løsning for «flåtestyring» Etablering av felles telefoniavtaler og serviceavtaler Rådmannsutvalget behandlet sluttrapport fra prosjektet i april 2013. Sluttrapporten viste at kommunene gjennom samordning av teknisk plattform hadde oppnådd relativt betydelige økonomiske gevinster i form av reduserte årlige kostnader til drift og vedlikehold av telefoniinfrastruktur. Sluttrapporten pekte også på andre type gevinster som kommunene kunne forvente å oppnå/realisere som: Samarbeid og effektivisering over tid Kvalitetsøkning i service overfor brukere (innbyggere og ansatte) Det har ikke vært noe formelt samarbeid om telefoni siden 2013, annet enn at K-IKT i 2015 overtok ansvar for anskaffelse av mobiltelefoner og oppfølging av serviceavtaler. Kommunene i regionen etablerte i 2015 felles mail- og kalenderløsning. Disse løsningene er/skal være integrert med telefonistøttesystemet som ble etablert i 2012. For å sikre at kommunene har realisert gevinstene som ble pekt på i 2013 og tatt i bruk alle muligheter herunder samarbeidsmuligheter som ligger i felles telefoniplattform og annen felles IKT-infrastruktur, foreslås det igangsatt et arbeid for å avdekke dette. Konkret bør man i fellesskap se på hvordan kalendersystemet kan/bør benyttes som et effektivt og servicefremmende verktøy for sentralbord, servicetorg, ekspedisjoner og resepsjoner i kommunene. Det vil også være naturlig å se på om det er hensiktsmessig/ønskelig med økt samarbeid mellom kommunene på noen av områdene som f.eks. om ekspedientfunksjonen dvs. betjening av sentralbord. Sistnevnte er særlig aktuelt fordi alle ansatte i regionen nå har felles kalenderløsning. Arbeidet foreslås gjennomført via etablering av et eget prosjekt, eventuelt via etablering av en regional faggruppe for telefoni. Det er naturlig at kommunene bidrar med ressurser inn i arbeidet herunder ledelse av arbeidet. Sekretariatet i Kongsbergregionen kan bidra med å definere mer spesifikke oppgaver for arbeidet og å være en samtalepartner i prosessen. Det vil også være naturlig og ønskelig at regionalt hovedprosjekt «Digital dialog» 2016 2018 har et tett dialog med prosjektet/faggruppa. Dette fordi prosjekt «Digital dialog» skal etablere bedre digital dialog med innbyggere og næringsliv og eksisterende telefoniløsninger og telefonistøttesystemer er viktige elementer i dette forbedringsarbeidet. Gjennomføring av et prosjekt med oppgaver beskrevet ovenfor vil derfor også være en styrke for prosjekt «Digital dialog» i videre digitaliseringsarbeid. Det foreslås med dette å igangsette et slikt arbeid med mål om at det legges frem en rapport med anbefalinger for Rådmannsutvalget senest i løpet av mars 2017. 8
Det igangsettes et samarbeidsprosjekt for å sikre at kommunene har realisert/realiserer alle gevinster i felles telefoniløsning. Prosjektet legger fram en beskrivelse av status og eventuelt anbefalinger til konkrete tiltak i løpet av mars 2017. Det igangsettes et samarbeidsprosjekt for å sikre at kommunene har realisert/realiserer alle gevinster i felles telefoniløsning. Prosjektet legger fram en beskrivelse av status og eventuelt anbefalinger til konkrete tiltak i løpet av mars 2017. Sak 049/16: Nye forskrifter for offentlige anskaffelser Ingen dokumenter Saksbehandler Britt- Inger Kolset Fra 01.01.2017 trer de nye forskriftene for offentlige anskaffelser i kraft. Dette skjer med bakgrunn i implementering av nye EU-direktiv på området og som en oppfølging av anbefalinger fra forenklingsutvalget. Hovedpunktene er nye krav til kontraktsvilkår, nye konkurranseformer, endring av nasjonalterskelverdi og innføring av et eget regelverk for helse og omsorgstjenester samt tjenestekonsesjonskontrakter. Innkjøpskoordinator Petter Hoen vil delta i møtet og orientere om endringene. Daglig leder forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar opplysningene til orientering. Rådmannsutvalget tar opplysningene til orientering. Sak 049/16: Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. 9
Saken tas til orientering Saken tas til orientering Eventuelt Kulturnettverk. Rollag kommune lufter ideen om et mulig samarbeid mellom kulturenhetene i kommunene. Det er ikke et formelt kultursamarbeid i dag. Rådmennene tar dette opp med sine kultursjefer og drøfter det igjen på neste møte. Miljørettet helsevern Rollag kommune spør om behovet for regionalt samarbeid innen miljørettet helsevern. Rådmennene drøfter Den blå timen Hjartdal kommune løfter en problemstilling om Den blå timen. Fylkeskommunene utbetaler disse midlene direkte til kommunene. Rådmennene ser dette som uproblematisk da Den blå timen alltid har vært en praktisk løsning på det statlige kulturprogrammet Den kulturelle spaserstokken. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 10