KVARTERSTYREMØTE ORIENTERINGER LEDER Foreligger ikke. EKSTERNANSVARLIG Denne siste uken har jeg hatt det ganske rolig på møtefronten for å rekke gjennom all mailen som har kommet inn mens jeg har vært sykemeldt. Et av møtene jeg tok var med SV- revyen for forberedelse til neste semester. Jeg kommer forhåpentligvis til å rekke ila kommende uke å formulere en standalisert revy- kontrakt som vil kunne være til stor hjelp med å luke vekk potensielle problemer som kan dukke opp for neste eksternansvarlig. Leker meg litt med demo av et bookingsystem som virker ganske lovende. Jeg og adm.leder tar et møte når han er tilbake fra ferie for å diskutere videre plan. Avholdt DORGe- og mandagsmøte. Kan besvare spørsmål på møtet om det skulle være noen. Deltatt på NHH sin bierstube med driftsansvarlig på lørdag for å se hvordan de gjennomfører arrangementet for sine studenter. Vi har begge fått gjort oss litt flere tanker om hvordan vi ønsker at oktoberfest 2013 skal arrangeres. Jeg gleder meg til PR- og driftsansvarlig returnerer fra CN med flere innspill! Startet planleggingen av vår og høst 13. Når det gjelder helhus for neste semester kan jeg ta flere møter med DORG om de skulle ønske å komme med innspill og forslag før bestemmelsen. Ønsker innspill fra styremedlemmer under Kvarterstyremøtet. Jeg kommer muligens til å starte planlegging av et forum for våre frivillige i kommende uke som skal fokus på helhetsopplevelsen for både gjester og arrangører samt kompetansebygging. Jeg ønsker først feedback fra resten av Kvarterstyret, og tar dette opp som en diskusjonssak. Beklager at jeg ikke får levert skriftlig orientering om saken før ukens kvarterstyremøte om denne og andre saker, men det har vært litt travelt. Fom i dag kommer jeg ikke til å ta møter relatert til DAK før etter 15.30. Forhåpentligvis får jeg da lest litt pensum slik at jeg har en sjans til å stå i et fag eller to dette semesteret. Håper alle kan respektere det. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke.
DRIFTSANSVARLIG Har blitt syk.. Igjen.. og tilbringte store deler av søndag og mandag i sengen. Var på Bierstube på NHH på lørdag med tanke på å arrangere Oktoberfest neste år. Har litt mer tanker om hvordan dette skal gjøres. Har også fått avtalt besøk på Chateu Neuf i uke 40 under deres oktoberfest. Reiser sammen med pr-ansvarlig torsdag 04.10. Vi er tilbake i Bergen søndag 07.10 sent på kvelden og vil i stor grad ikke være tilgjengelig i den perioden. Den samme helgen (05. - 07.) er også Skjenkegruppen på hyttetur, og har foreløpig kun halvfulle skiftlister. Dersom noen i KvaSt har mulighet til å ta et skift er dette noe som vil bli satt pris på. Skjenkegruppen skal ha ting kommende fredag kl 16:30 i Grøndahls, hvor de skal velge inn varaer og en stk personalansvarlig til Stjernesalen. For øyeblikket er jeg satt opp på jobb til kl 17:00. Dersom jeg ikke får byttet skiftet trenger jeg at ett annet KvaSt medlem kan møte. Om det er nødvendig vet jeg innen møtet på onsdag. Har vært i kontakt med Skjenkekontoret ang utvidet åpning 6. november i forbindelse med valgvake. Håper på å få sendt inn i løpet av morgendagen. Har snakket med Stjernestyret ang bemanning av Stjernesalen på dette helhuset. Har ikke fått sett noe mer på Skjenkeopplæring på 1-2-3 grunnet at tiden jeg hadde satt av til det ble tilbringt til hvile for å bli frisk igjen. Har vært på pubstyremøte og diskutert julekvarteret vs prosjekt Grøndahls. Dokument til diskusjonssak er sendt. Deltatt på vaktstyremøtet. Mottatt rapport fra Skjenkekontoret ang lør 15.09. Mottatt brev fra Skjenkekontoret ang kulturskjenking. Bekreftelse på mottatt søknad. Endelig svar vil foreligge i november/desember. Følger opp utløsning av brannalarm torsdag 20.09. Vært i samtale med vakt og kvarter som var på jobb denne dagen. Tilbakemeldinger på evakuering og avgjørelser har vært veldig positive. Kan ellers rapportere om at Vakt og Skjenke har gjort en utmerket jobb så langt dette semesteret på tross av lite bemanning og erfaring til de som er på jobb. De har sålangt fylt opp alle sine egne skift i tillegg til alt ekstra som dukker opp, som f.eks utvidet åpningstid tirsdag 25. Kredz! PR-ANSVARLIG Har vore heime i Norheimsund i helga, har gått på fjelltur, plukka plommer og hoppa på trampoline. Det var kult. tirsdag blir det PR-forum, PR-styremøte OG PR-ting rett etter kvarandre. Orienterer muntleg (dersom det er noko å orientere om). Spent på kor mange styremedlemmer me får inn i PRstyret. Mykje tid har gått med på å lage nye retningslinjer. Skal til Studvest saman med leiar på onsdag, skal på Oktoberfest-observasjons- og læringstur til Oslo / Chateau Neuf med driftsansvarleg fyrste helga i oktober og på
organisasjonstreff i regi av NRF helga etter det. ØKONOMIANSVARLIG Har regnet ut kulturstøtten med velsignelse fra enkelt av dorgene. FIkk en uformell henvendelse fra Khiem der han lurte på hvorfor ASF fikk så lite utbetalt, men har forklart det for han og skal sende en detaljert utregning og forklaring til ham og øko i ASF. Skrevet diskusjonssak rundt trinn 2 av stjernesalen, se vedlegg. Har avtalt møte med halloween-"komiteen". Følgende grupper vil være representert: skjenke, PG, immaturus, kvast og en som ville hjelpe til fra KHIB. PÅ dette møte vil man ha en brainstorming rundt hva som skal gjøres, romfordeling, praktiske gjøremål, hva som skal skje osv. Har sett kjapt igjennom regnskap for august. Usikkert om jeg får skrevet en ordentlig kommentar, men 100 000 i overskudd. Wohoooo! ADMINISTRASJONEN Ferie.
INTERNNOTAT Fra Til Silje Davidsen Bjorøy, driftsansvarlig, Kvarterstyret Kvarterstyret D2701: Julekvarteret Har snakket med Grøndahlsstyret ang muligheter for å avholde JuleKvarteret vs å drive prosjekt Grøndahls. Grøndahls styret er enstemmige om at det vil være mer hensiktsmessig å drive oppussing denne siste uken, fremfor å holde åpent dersom det foreligger en god plan for gjennomføring av prosjekt Grøndahls. De uttaler også at dersom man mangler noen få liter på å nå bonus fra Hansa er dette noe man kan omstille til på kort tid, og som selvsagt vil være prioritert. Foreløpig er endringene kun på skissestadiet og avhengig av økonomiske muligheter for å kunne gjennomføre. Det de ønsker å gjennomføre av utbedringer i løpet av prosjekt Grøndahls er følgende: LP-cover dekket av plexi-glass på bakside av bar. Flytte ølfat (Nøgne Ø og Ægir). Disse opptar mye plass bak baren som man ønsker frigjort til andre ting som oppbevaring av ølglass. Både vanlige Hansa 0,4 og spesialglass til importøl. Man ønsker å se på mulighet for å bygge et tankrom i Håkonsgate inngangen. Dette er noe som må diskuteres videre med Nøgne Ø i forhold til eventuell sponsing. Om dette blir noe av, vil man også se på muligheter for å få inn ett nytt tappetårn fra dem, med plass til flere typer øl, som igjen vil frigjøre plass i kjøleskapet. Mosaikkbilde-vegg i sofa området bak baren. Male rommet og lappe sammen områder som per i dag driver på å smuldrer opp. (Veggene) Male bilder direkte på vegg. Snakke med kunstnere? Finne motiver som henger sammen med stilen man velger å gå for i dette rommet? Møbler. Bygge? Kjøpe? Hva har vi og hva kan vi bruke? Hvor mye midler har man tilgjengelig? Innmat bar: o Hylleløsninger. Trenger å ta inn snekker for gjennomføring. Per i dag har man for stort utvalg i ølglass i forhold til kapasitet i bar. Dette gjør at man ofte går tom for spesialglass, noe som kan unngås dersom man øker hyllekapasitet. o Mer kjøleskapsplass. Vi har per i dag kapasitet til 39 øl, og ligger på 8. Plass i Bergen med tanke på utvalg. (Inkludert tappetårn) Eneste begrensingen på å ta inn flere typer øl per i dag er kapasitet i kjøleskapet. Kvarteret har jobbet målrettet mot et godt utvalg av importøl over tid og begynner nå å få anerkjennelse for dette. Det naturlige neste steget vil være å utvide ølutvalget ytterligere, og en naturlig målsetting bør være å nå topp 5. De som per i dag innehar denne plasseringen ligger på 70-80 forskjellige typer. Et ledd i dette vil være å flytte glassvasker til et område hvor den ikke er synlig for gjester når de kommer i baren for å kjøpe noe (under bardisk) og sette inn ett kjøleskap der den har stått. Grunnen til at man ikke ønsker kjøleskap under bardisken er fordi man da ikke får eksponert gjestene for det fulle utvalget vårt. Plassering av varer er en viktig faktor med tanke på hva som blir solgt. Bakdelen er at det vil koste penger å flytte glassvasker, ettersom man da også vil være nødt til å flytte vannrør.
o o Flytte utstillinshylle slik at man får vist frem hele utvalget og utnyttet plassen til ølglass. Per i dag er det ikke plass til alle øltypene i utstillingshyllen vi har. Frie bankterminaler vil minske presset i baren med tanke på at man kan benytte hele baren til å selge. Per i dag blir det ofte knoting ved betaling dersom man ikke står innen terminalens radius før man bestiller. Ved stor pågang kan det fort føre til lavere salg, fordi man må vente til gjesten har trengt seg gjennom massene. I tillegg vil det være mer naturlig med tanke på utforming av bardisken. Trenger et prisoverslag fra KDR, men terminalene i Grøndahls begynner å bli slitne og fusker med jevne mellomrom.
INTERNNOTAT Fra Til Marius Andre Svee Solberg, økonomiansvarlig, Kvarterstyret Kvarterstyret D2702: Stjernesalen trinn 2 I denne saken må Kvarterstyret ta stilling til om man ønsker å gjennomføre hele eller deler av trinn 2 oppussing av stjernesalen, og om noe eventuellt skal legges til i innvesteringsforslaget. I utgangspunktet var det planlagt å flytte barddisken, kjøpe inn en ny og skifte ut belysningen i hele stjerne. Utover semesteret har dette ambisjonsnivået moderert seg en del i styret, og min oppfattelse har vært at det er litt usikkerhet rundt hva som vil være fornuftig/nødvendig å gjøre. Etter samtale med styre til stjernesalen, leder for skjenkegruppen og driftsansvarlig kom følgende momenter frem som noe man burde fokusere på: Separat dimming av båser og midtseksjonen av salen grunnet stor forskjell i lysstyrke på disse. Lyddemping av lokalet. Oppleves ikke som en hastesak, men noe ubehagelig. Gi baren et ansiktsløft. I stedet for å bytte ut hele barddisken mente man at det ville være mer hensiktsmessig å bytte ut panelene på fremsiden, skifte ut kjøledisken og bare pusse den opp litt. I tillegg er det blitt gitt en del tilbakemeldinger (fra gjester) om at lokalet oppleves som veldig mørkt, og at dette kunne løses enten gjennom bedre belysning og/eller å få store vinduer på den veggen som er vendt mot høyden. Utifra de tilbakemeldingene som ble gitt på dette møtet og en selvstendig vurdering er det min anbefaling at man løser trinn 2 på følgende måte: i første omgang bør separat dimming av båsene gjøres så fort som mulig, og trenger derfor ikke være en del av innvesteringsbudsjettet. Dette oppfattes som en hastesak, og selv om det nok vil koste en del penger anser jeg det som hensiktsmessig å få fikset dette så fort som mulig heller enn å gå igjennom en hel prosess med generalforsamlingen før dette blir fikset. På innvesteringsbudsjettet vil jeg anbefale at man inkluderer lyddemping av lokalet, oppussing av barddisken og en totalrenovering av lyssettingen. Slik jeg har oppfattet det er det lang saksbehandlingstid hos kommunen hvis vi skal få innstallert vinduer mot høyden da dette regnes som en fasadeendring, og lyssetting vil ha større effekt i vinterhalvåret. Jeg anser det som realisitisk at med disse 3 momentene vil man klare å holde seg innenfor en kostnadsramme på ca. 200 000 kroner, da jeg har inntrykk av at lyddemping og oppussing av baren vil kunne løses på en relativt rimelig måte (f.eks. en kostnadsramme på ca. 40-50 000 kroner.) Dette gir oss en del spillerom ifm. prosjektering og materiallinnkjøp ifm. lyssetting, men det må tas en mer grundig vurdering rundt kostnadsrammene på dette da jeg vet lite om de potensielle kostnadene her. I tillegg bør man begynne en prosess på forventet kostnad og behandlingstid rundt det å installere vinduer opp mot høyden.
PR-TING HØST 2012 REFERAT Ruth Sofie Steinsland (grafisk), Ine Nese (grafisk), Anders Endresen (foto), Ola Ryttergrager Nerby (tekst), Magnus Danielsen (foto), Seymon Czajkowski (foto), Ole-Christian Bjarkøy (foto), Torstein Thune (web), Snorre M. Davøen (web), Lisa Van Der Lindey (tekst), Pernille C. Dysvik (tekst), Linn Hauan (tekst), Per-Øyvin Berg Andersen (web), Karina Sandstad (foto), Endre Oma (web), Julia Beate Bådsvik (tekst), Siri Rosnes (grafisk), Kari Holdcroft (pers.ansv), Siv K. Berg (tekst), Holly Hui (øko), Ingrid Aarseth Johannessen (tekst), Unn Linnea Devik (grafisk), Kjersti B. Skjelbreid (KvaSt). Stian Dahle (RS) TIL STEDE 25.09.2012 DATO Kjersti B. Skjelbreid ORDSTYRER 16:00 TID Siv K. Berg REFERENT Gangareal 3. etasje, Kvarteret STED GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Innkalling godkjennes uten endring. Dagsorden godkjennes uten endring. VALG Valg av leder Siv K. Berg stiller til valg Stemmer for: 24 Stemmer mot 0 Avholdende: 0 Valg av leder for tekst Ingrid Aarseth Johannesen stiller til valg Stemmer for: 24 Stemmer mot 0 Avholdende: 0 Valg av redaktør for Kvar over Siv K. Berg foreslår Julia Beate Bådsvik. Julia stiller. Stemmer for: 24 Stemmer mot 0 Avholdende: 0 Valg av leder for fotogruppen Torstein Thune foreslår Magnus Danielsen. Magnus takker nei. Kari Holdcroft foreslår Anders Endresen. Anders stiller.
Stemmer for: Stemmer mot Avholdende: 24 0 0 ANNET Godkjenning av referat fra forrige ting ved aklamasjon. Foreslår at PR- styret gjør klar retningslinjene for etaten innen en uke før neste ting. PR- etaten godkjenner. Styret skal ta opp bestilling av klær på neste styremøte.