Storefjell mars-07 Kompetanse for bedre eiendomsforvaltning Benchmarking brukt i en fylkeskommune
Hva er benchmarking? Benchmarking er prosessen med kontinuerlig å måle og sammenligne sine forretningsprosesser mot tilsvarende prosesser i ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe organisasjonen til å finne og gjennomføre forbedringstiltak Kilde: Multiconsult AS
Benchmarking er Prosess for kontinuerlig sammenligning/måling mot andre organisasjoner ved å skaffe seg informasjon om filosofi, strategi, aktiviteter og mål som vil hjelpe organisasjonen til å innføre deres praksis Mao: Være ydmyk nok til å innrømme at andre kan være bedre, og være vis nok til å lære hvorledes du kan bli like god, eller kanskje bedre, enn dem. Kilde: Multiconsult AS
Bruk av Benchmarking Sammenligning internt og eksternt Ikke bare kostnadsfokus Kvalitet HMS hele prosessen Forbedringspotensiale innen utvalgte områder Systematisk gjennomgang av virksomhetens utvikling over tid Avsløre kostnadskrevende områder Endre rutiner/praksis for dårlige områder Oppfølging av kvalitets- og kostnadsutvikling På sikt bidra til bedre resultater Kilde: Multiconsult AS
Ulike former for benchmarking Sammenligning av hva? Prestasjonsbenchmarking nøkkeltall Prosessbenchmarking metoder og praksis hvordan? Strategisk benchmarking strategiske valg, for eksempel eie/leie? Sammenligning med hvem? Intern benchmarking mellom regioner, bygg etc. Konkurrentbenchmarking de beste reelle konkurrentene Kilde: Multiconsult AS
Hva er nøkkeltall? n Gjennomsnittlige registrerte kostnader, forbrukstall, ytelser etc For mange bygninger (objekter) i ett år For én bygning (objekt) over mange år For mange bygninger (objekter) over mange år Kilde: Multiconsult AS
Hvorfor nøkkeltalln Kjenner vi kostnadsnivået til FDVU(S)? Hva koster bruken av arealene våre? Hvordan er arealeffektiviteten? Hvordan er produktkostnaden i vår virksomhet? Hvordan ligger vi an i forhold til andre? Finnes det gevinstpotensiale? Kan vi bli mer effektive? Hvor er potensialet størst? Å synliggjøre hva vi driver med, hva vi oppnår og hva vi kan gjøre bedre Kilde: Multiconsult AS
Bruksområder Styringsverktøy Økonomisk oversikt Hjelp til prioritering Beslutningsstøtte Kommunikasjonsunderlag Benchmarking Budsjettering Investeringsanalyser, alternativsvurderinger Husleie Kilde: Multiconsult AS
Hvilke nøkkeltall n benytter vi? FDVU-kostnader kr/m² Energibruk pr. energibærer kwh/m² Arealeffektivitet videregående skoler FDVU-kostnader kr/elev Totalkostnader kr/elev Byggekostnader kr/m²
Nøkkeltallfangst Ordinære kontoplaner tilpasset kontoplan NS 3454 Vedlikeholdsregnskap basert på kontoplan NS 3454 og NS 3451
Referanse til NS 3454 og 3451 NS 3451 NS 3454
Kontoplaner i OFK relasjon til NS Gjelder aktivitet/utgift som er utgiftsført på den enkelte virksomhet Konverteringstabell sørger for at regnskapstall fra OFK regnskap blir NS 3454
Kontoplaner i OFK relasjon til NS Ansvar funksjon art - Angir virksomhet Angir oppgave, skiller mellom investering og drift Angir kostnadsart
Kontoplaner i OFK relasjon til NS Art Tekst NS 3454 0101 Vaktmester lønn 31 0102 Rengjøring lønn 321 1240 Renholdsmidler 322 1800 Energi 33 1801 Elektrisk energi, primærkraft 331 1802 Elektrisk energi, kjelekraft 332 1803 Olje 333 1804 Bioenergi 334 1805 Annen energi 335 1850 Forsikringer av bygning og innbo/løsøre 22 1960 Vann, kloakk, renovasjon, feieavgift 34/35 2310 Vedlikehold 4 2320 Ominnredninger, tilpasninger 51 2430 Serviceavtaler og reparasjoner bygningsteknisk 31 2600 Kjøpt renhold 323
Kontoplan anleggsmodul Samarbeid mellom Lillehammer kommune, Gausdal kommune og OFK Felles kontoplansystem fra 2007 for investeringer XX(X) X(X) X XX X Byggtype NS 3457* Stedsangivelse / ident** *To-sifret (Lhmr, tre-sifret Gausdal ** En-sifret (Gausdal, to-sifret Lhmr Nr. bygg på eiendommen Hoveddeler NS 3451 Avskrivning, dekker også dekomponert metode
Hvordan bruke nøkkeltallene? n Beslutningsunderlag Budsjettering Intern benchmarking Ekstern benchmarking nfb
Beslutningsunderlag Resultat/nøkkeltall i forhold til definerte mål Arealeffektivitet Energieffektivitet Vurdering av eie/leie Vurdering av kjøp Dokumentasjon ved utredninger innen FM
Budsjettering Årsbudsjettering av FDV på den enkelte eiendom Budsjettering av ombygging/rehabilitering og nybygg i tidligfase
Intern benchmarking Avdekke effektiviseringspotensiale Avdekke verstinger og bestinger innen energibruk, renhold, vedlikehold Bidrar til prioritering av ENØK-tiltak
Ekstern benchmarking Fylkeskommuner Særlig renhold og byggekostnader Kommuner Felles kontostruktur med samarbeidende kommuner. Benchmarking særlig av drift og vedlikehold Nfb Sammenligner med snitt for bygningstypen
nfb https://medlemmer.nfb.no/net/logginn.aspx
Nøkkeltall eksempel utviklingstrend Totalkostnad kr/elev 70000 60000 50000 40000 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Ant. elever 7500 7000 6500 6000 5500 5000 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
Nøkkeltall 2006 FDVU kr/m² BTA Skoletype 2 Forvaltning Kr/m² BTA 3 Drift Kr/m² BTA 4 Vedlikehold Kr/m² BTA 5 Utvikling Kr/m² BTA FDV-kost kr/m² BTA FDVU-kost kr/m² BTA Allmennfag 61 414 55 35 530 565 Kombinerte 64 442 77 273 585 858 Landbruk 60 187 74 67 321 388 Snitt alle skoler 63 403 74 211 539 751 Alle lønnskostnader inkl. sosiale kostnader etc. Alle beløp eks. mva
Nøkkeltall 2006 Drift kr/m² Skoletype 31 Løpende drift kr/m²bta 32 Renhold Kr/m² REA 33 Energi Kr/m² BTA 34 Vann og avløp Kr/m² BTA Allmennfag 104 295 100 11 Kombinerte 96 287 117 14 36 Vakt/sikring Kr/m² BTA 3 Total drift Kr/m² BTA Landbruk 37 229 69 11 0 187 Snitt alle skoler 89 284 108 13 1 403 1 1 414 442
Nøkkeltall 2006 renhold kr/m² REA Skoletype Renhold kr/m² REA Renhold lønn kr/m² REA Renhold matr. Kr/m² REA Renhold kjøpt kr/m² REA Allmennfag 295 281 12 2 Kombinert 287 273 13 1 Landbruk 229 214 15 0 Snitt alle skoler 284 270 13 1 Lønn Materiell Kjøpte tjenester
Nøkkeltall 2006 energi kr/m² BTA Skoletype Energi kr/m² BTA Energi kr/m² BTA primærkraft Energi kr/m² BTA kjelekraft Energi kr/m² BTA Olje Energi kr/m² BTA bioenergi Allmennfag 100 48 42 1 9 Kombinert 117 97 8 6 6 Landbruk 69 29 40 0 0 Snitt/sum alle skoler 108 81 17 4 6
Nøkkeltall 2006 energi kwh/m² BTA Skole Olje liter El. Fastkraft kwh El. Kjelekraft kwh Bioenergi kwh Sum kwh Brandbu vgs 219 000 414 340 633 340 kwh/m² BTA 114 Tranberg vgs Lillehammer vgs Hjerleid vgs Otta vgs 7 976 728 367 950 584 306 1 520 080 806 880 663 420 859 920 170 350 650 871 1 094 175 1 444 226 1 690 430 1 463 368 113 155 136 183 Vinstra vgs 913 583 337 470 1 345 970 2 597 023 203 Gausdal vgs Mesna vgs 11 281 683 158 608 278 771 478 608 278 169 126 Valdres vgs Dokka vgs 1 353 106 872 400 1 384 229 414 310 189 447 3 151 645 1 061 847 204 119 Gjøvik vgs Gjøvik Tekn. Fagsk. 2 467 431 728 640 543 459 831 400 1 578 299 546 858 123 97 Raufoss vgs Lena vgs 804 231 827 760 1 034 931 1 839 162 827 760 236 103 Gran vgs Roa vgs Vargstad vgs Valle vgs Sum 9 966 23 36 500 664 800 865 882 1 135 600 522 316 14 288 202 793 800 337 600 1 298 252 8 163 103 2 052 338 1 458 600 865 882 1 555 823 1 820 763 24 825 867 142 180 135 107 145
Nøkkeltall 2006 - faktisk energipris eks. mva. Otta vgs Roa vgs Lillehammer vgs Tranberg vgs Brandbu vgs Bondelia vgs Gjøvik vgs Gran vgs Valle vgs Valdres vgs Vargstad vgs Hjerleid vgs G T F Gausdal vgs Lena vgs Dokka vgs Raufoss vgs Vinstra vgs Mesna vgs 30 40 50 60 70 80 90 100 øre/kwh
Nøkkeltall 2006 m² MTA/elev Skoletype m² BTA/elev Varians Allmennfag 16 14 20 Kombinert 22 9 64 Landbruk 119 31 126 Snitt alle skoler 23
Nøkkeltall 2006 FDV-kostnader kr/elev Skoletype FDV-kostnader kr/elev Varians Allmennfag 8 308 7 022 9 893 Kombinerte 12 499 6 905 29 626 Landbruk 38 287 Snitt alle skoler 12 320
Nøkkeltall 2006 FDVU-kostnader kr/elev Skoletype FDVU-kostnader kr/elev Varians Allmennfag 8 862 7 468 11 257 Kombinerte 18 332 7041 60084 Landbruk 46 243 Snitt alle skoler 17 119
Nøkkeltall 2005 totalkostnad kr/elev Skoletype Total-kostnader kr/elev Allmennfag 22 968 Kombinerte 55 232 Landbruk 111 836 Snitt alle skoler 50 474
Nøkkeltall et par målsettingerm Etablere arealnøkkeltall pr. studieretning Etablere kostnadstall pr. studieretning Delta i bencmarking-grupper innad i nfb Utvikle benchmarking regionalt med kommuner