FOR Rundskriv Elevtelling og rapportering av elevopplysninger høsten 2013

Transkript

1 Videregående opplæring FR-sak Intern Vår ref.: Lillehammer, 5. september 2013 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR-sak /13 A-07 Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A-01 og A-02. Videregående opplæring FOR Rundskriv Elevtelling og rapportering av elevopplysninger høsten 2013 VEDTAK Retningslinjer for elevtelling og rapportering av elevopplysninger i Extens følges etter rutine gitt i saksinnstillingen. Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Frede Stenslie 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. nr: E-post: postmottak@oppland.org E-post: Frede.Stenslie@oppland.org

2 SAKSINNSTILLING I forbindelse med elevtelling 1.oktober og rapporteringer til Statens Lånekasse og til Statistisk Sentralbyrå (SSB) overfører Inntakskontoret opplysninger om elever og privatister fra Extens til Vigo. Dette er en eksport som gjøres pr. enhet (skole, privatistenhet). SSB skal ha opplysninger om: antall elever for skoleåret (alle elevfag, fagstatus, elevstatus, etc.) resultater fra skoleåret (fullførtkoder, karakterer, avbruddsdato osv.) voksne som har hatt opplæring gjennom Karriere Oppland Lånekassen skal ha opplysninger fra skoleåret for personer som ikke er omfattet av Opplæringslova 3-1: privatister de som tar enkeltfag de som går privat videregående skole og som tar privatisteksamen på en fylkeskommunal videregående skole fagskole voksenopplæring (elever, privatister, praksiskandidater ved Karriere Oppland) Det er viktig at dataflyten mellom Extens og Vigo fungerer på best mulig måte, slik at SSB og Lånekassen får riktige opplysninger. Dataene som leveres blir brukt i mange sammenhenger i SSB. De viktigste anvendelsesområdene er til KOSTRA (kommune, stat-rapportering) som igjen påvirker rammetilskuddet til fylkene. I rapporteringen inngår også statistikken for videregående opplæring som går til Utdanningsdirektoratet. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber dere gjennomgå, fordi det ofte oppstår feil når opplysningene eksporteres fra Extens. Flere punkter henviser til «Brukerhåndbok Extens» versjon 4.0, heretter kalt brukerhåndboka, du finner den her eller gå inn på Nytt fra og med skoleåret er registrering av spesialundervisning og målform. 1. Felles basisgrupperegister Felles koder for basisgrupper er fortsatt gjeldende. Oversikten heter «Extens felles basisgruppekoder Oppland skoleåret » og finnes under 2. Elevfag (aktivitetsflik) Alle fag som den enkelte tar, skal legges på Aktivitetsfliken. Ta en sjekk ved å kjøre rapport for å se at det ligger riktig antall fag på alle elever. For å finne gyldige fagkoder for elever fra språklige minoriteter som får særskilt språkopplæring se side 66 i brukerhåndboka. 3. Status på fag (aktivitetsflik) Sjekk at fagstatus er satt korrekt, se side 52 i brukerhåndboka. Skolen må legge på alle statuser som er ulik fra elev (E). Det er viktig at fagstatus er korrekt siden elevstatus i Vigo beregnes på grunnlag av fagstatus. Fagstatus U bør legges på fagene til utenlandske utvekslingselever, det bør også registreres elevstatus U på disse. Dette vil gjøre det mulig å ta disse elevene ut av fullføringsstatistikken.

3 4. Elevtimer (aktivitetsflik) E. timetallet overføres til Vigo og er bakgrunn for elevenes kursprosent. Dette er grunnlagstall for SSB, og også viktige tall for Lånekassen ved omgjøring fra lån til stipend. Elevens timer i faget følger normalt fagets omfang i 60 minutter. Det er kun avvikende timetall som skal registreres i feltet E.timer. Se side 59 i brukerhåndboka for nærmere detaljer. Kontroll Elevtimer-fagtimer Denne kontrollen sammenligner omfanget som ligger på de forskjellige fag i fagregisteret med det som ligger i feltet E. timer på den enkelte elev og lister opp der det er forskjell. Rett opp eventuelle forskjeller med å hurtiginntaste riktig timetall i feltet E. timer. - Start kontrollen ved å gå til Fil dataoverføringer eksport eksportsystemer - Bla deg fram til kontroll 2011 Kontroll Elevtimer-fagtimer - Legg inn riktig enhet, lagre og trykk F11-Eksportere. Dersom du har avhuket «Vis resultatfil», så kommer resultatet opp på skjermen. 5. Fritak i fag Dersom en elev har fritak i fag, for eksempel på grunn av tidligere utdanning, skal faget legges inn på aktuell periode med karakter F, fagstatus F og fagmerknadskode FAM Elevstatus (inntaksfliken) Sjekk at elevstatus er satt korrekt. For definisjoner på ulike elevstatus, se side i brukerhåndboka. 7. Registrering av elever med vedtak om spesialundervisning Nytt fra og med skoleåret 2013/2014 er at alle elever som har vedtak om spesialundervisning skal registreres, uavhengig av om de får vurdering med eller uten karakter. Det er fagstatusen som viser at en elev har spesialundervisning. Så fort en elev får vedtak om spesialundervisning skal det registreres fagstatus A i det/de fagene eleven har vedtak om spesialundervisning i. Elever som skal ha vurdering med karakter i alle fag Disse skal registreres inn på grunnkoden for utdanningsprogrammet/programområdet. Elevene skal være registrert med: - Ordinære fagkoder med fagstatus A i de fag eleven har spesialundervisning. Tallkarakter, evt. IV (ikke vurderingsgrunnlag) og FAM21, settes ved T1 og T2. - Ordinære fagkoder med fagstatus E i de fagene eleven ikke har spesialundervisning. - Fullførtkode B, I eller M ved skoleårets slutt.

4 Elever som ikke skal ha vurdering med karakter i ett eller flere fag Disse skal være registrert på et utdanningsprogram/programområde hvor målet er planlagt grunnkompetanse. Skolene må kode om de elevene dette gjelder. Følgende programområdekoder skal benyttes for elever som går i ordinære basisgrupper: xxxxx1h--- Grunnkompetanse på Vg1 (f. eks. BABAT1H---) xxxxx2h--- Grunnkompetanse på Vg2 (f.eks. BABYG2H---) xxxxx3h--- Grunnkompetanse på Vg3 (f.eks. BAMUR3H---) Elevene skal være registrert med: - Ordinære fagkoder med fagstatus A, IV (ikke vurderingsgrunnlag) og FAM05 i fag hvor eleven ikke får vurdering på grunn av IOP. - Ordinære fagkoder med fagstatus E i fag hvor eleven skal ha vurdering med karakter. - Fagkode IOPx000: For elever som får opplæring etter en IOP i alle eller de fleste fag med store avvik fra ordinære læreplaner. Her kan opplæringen føres med egne fagkoder samlet for hvert år i opplæringen. Elevtimer må legges på. Se brukerhåndboka s Fullførtkode A ved skoleårets slutt. - Den enkelte skole vurderer om de vil spesifisere kode for eventuell opplæring i grupper. For disse registreres HT i 7. og 8. posisjon, og opplæringsår i 10. posisjon i utdanningsprogramkoden, f.eks. BABAT1HT-3. Merk: Kun utdanningsprogramkoden på Vg1 kan benyttes i kombinasjon med HT-koden. Det er siste posisjon i koden som angir antall år i videregående opplæring. I Vigo vil korrekt elevstatus bli beregnet på grunnlag av kombinasjonen av fagstatus, karakter og FAM-kode. Se brukerhåndboka s og Føring av vitnemål og kompetansebevis for videregående opplæring i Kunnskapsløftet. Se også eksempelark og endringslogg vedlagt dette rundskrivet (hentet fra 8. Endring av karakter etter feilføring, klage eller ny/utsatt/særskilt prøve Side 94 i brukerhåndboka. Endringer i elevens karakterer på grunn av klage på karakter, feilføring av karakter eller ny/utsatt/særskilt prøve er vanskelig å fange opp gjennom utlastingen fra Extens. Det skyldes i hovedsak at disse karakterene som regel settes i Extens etter at overføringen til Vigo er foretatt. Utfordringen er å få det nye resultatet på rett skoleår slik at blant annet poengsummen i forhold til inntaket blir riktig. For å oppnå dette bør registreringen foregå på følgende måte: Ny/utsatt/særskilt prøve - Sett IV i feltet Henvisning på den gamle aktiviteten. Det skal ikke stå avbruddsdato på faget. - Opprett et nytt kort på eleven på basisgruppe 13-14/NYKARH (høst) eller 13-14/NYKARV (vår) og med programområdekode (utdanning) som tilhører det året eksamen opprinnelig ble eller skulle bli tatt. En elev kan være registrert flere ganger på samme enhet, men med ulike programområdekoder. - Legg inn det nye faget med periode 131 for høsteksamen og 132 for våreksamen. Sett korrekt kode i feltet Karakterstatus på aktivitetsfliken. Det er viktig at selv om karakteren opprinnelig skulle ha tilhørt f.eks. skoleåret , så må faget nå legges inn med periode Hvis eleven nå har bestått alle fag, endres fullførtkoden til B.

5 Feilføring og klage Der karakteren endres på grunn av feilføring eller klage, endres karakteren på den opprinnelige aktiviteten og det legges Endret eller Klage i feltet Karakterstatus. 9. Ugyldig person-id Hvis person-id ikke er korrekt, markeres feltet med gul farge. Riktig fødselsnummer må tilstrebes på alle personer i en sentraldatabase. Blir en elev liggende dobbelt i databasen, både med korrekt og fiktivt fødselsnummer, er det uheldig for rapporteringen. Inntakskontoret har mulighet til å finne riktig person-id dersom eleven har gyldig fødselsnummer. Dersom eleven ikke har gyldig fødselsnummer, må dette ordnes med Skattekontoret. Inntakskontoret ber om å få tilsendt en e-post med navn på personer som i løpet av august og september får norsk fødselsnummer. 10. Utdanningskode Alle utdanninger som er i bruk skal være tilknyttet en 10-sifret inntakskode. Utdanningskodene skal ikke endres selv om en elev avbryter opplæringen på skolen. Det er ikke tillatt å bruke koder som ikke finnes i GREP-basen. 11. Elever som avbryter opplæringen For elever som avbryter utdanningsprogrammet/programområdet skal det brukes sluttet- funksjonen : Stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast. Velg Funksjoner og Slutter/flytter. Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. I tillegg elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som avbryter opplæringen etter 1. september 2013 legges over på sluttbasisgruppe 13-14/SLUTT på hovedenheten. Se side i brukerhåndboka. 12. Elever som avbryter fag Når elever slutter i fag etter 1. oktober-overføringen fra Extens, må dette faget overføres som sluttet til Vigo. Det må registreres avbruddsdato og fagstatus S. Elever som slutter i fag etter overføring til Vigo i februar, må få standpunktrad med «sluttet i faget» slik at dette overføres til Vigo i juni. Se s i brukerhåndboka. 13. Målform Nytt fra og med skoleåret er at målform skal registreres på alle elever. Lovlige verdier er B (bokmål), N (nynorsk) og S (samisk). B kan hurtiginntastes, og koden endres for elever som skal ha N. 14. Elevtelling pr. 1. oktober, grunnlag for endelig statistikk Fylkesopplæringssjefen ber om at samtlige skoler kontrollerer elevregisteret i Extens nøye og sjekker at det kun er aktive elever som står oppført. Delkurselever registreres i basisgruppe 13-14/DELKURS. Kontroller at alle som har sluttet har avbruddsdato og basisgruppe 13-14/SLUTT. Hvis skolen velger å ha en egen basisgruppe for elever som tar skoleåret i utlandet, skal denne stå med Nei til Vigo. Inntakskontoret trenger å vite hvem som er elever skoleåret for å beregne korrekt forbruk av rett til skolegang. I tillegg danner antall elever pr. 1. oktober grunnlaget for ressurstildelingen til skolene i Fristen for forbruk av rett er 15. oktober.

6 Vi overfører data fra Extens til Vigo fredag 4. oktober 2013 og ber om at skolene gjør alt klart i Extens innen da. Spørsmål kan rettes til Anton Syverhuset på Vinstra vgs eller til Inntakskontoret. Med hilsen Frede Stenslie Anton Syverhuset Videregående skoler Hadeland videregående skole Gausdal videregående skole Gjøvik videregående skole Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule Valdres vidaregåande skule Dokka videregående skole Lena videregående skole Lillehammer videregående skole Mesna videregående skole Raufoss videregående skole Valle videregående skole Vargstad videregående skole Vinstra vidaregåande skule