FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2014

Transkript

1 Videregående opplæring FR-sak Intern Videregående skoler Vår ref.: Lillehammer, 30. mai 2014 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR-sak /14 A-07 Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A-01 og A-02. Videregående opplæring FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2014 VEDTAK Rutiner for kvalitetssikring av data i Extens før overføring av resultater til Vigo følges i henhold til saksinnstillingen. SAKSINNSTILLING Skoleåret 2013/2014 er i ferd med å avsluttes og det er tid for eksport fra Extens til Vigo. Resultater fra inneværende skoleår brukes til inntak til videregående skole, samt til lokal og nasjonalt utarbeidet statistikk. Datakvaliteten er avgjørende for god statistikk. Skolene må derfor være nøye i sin kontroll av data før overføring. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber skolene gjennomgå. Flere punkter henviser til Brukerhåndbok Extens, heretter kalt Brukerhåndboka. Brukerhåndboka er nå kommet i ny oppdatert versjon, hva som er endret kan man se i håndbokas endringslogg side 109. Brukerhåndboka finnes på og på Vigo IKS: Brukerhåndboka. 1. Elevskoleår og fullførtkode Elevskoleår benyttes for å takle overskrifter i karakterbevis i Kunnskapsløftet. Her registreres skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med mulighet for å styre om året skal benyttes ved karakterutskrift eller ikke. Eleven skal ha en rad med Elevskoleår per skoleår med J til På vitnemål og Fullførtkode på alle rader som har Elevskoleår Vær nøye med at Fullførtkode er utfylt. Karakterresultater for elever/privatister uten fullførtkode blir ikke med på eksport til Vigo, noe som får konsekvenser for inntaket. Fullførtkoden har også betydning for headingen på karakterbeviset, og kommer ut på kompetansebevis i headingen (B og I) som tekst. Fullførtkodene brukes også som grunnlag videre i statistikk over fullføringsgrad pr skole. Følgende koder kan benyttes: Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Frede Stenslie 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. nr: E-post: postmottak@oppland.org E-post: Frede.Stenslie@oppland.org

2 B Bestått I Fullført og ikke bestått M Ikke fullført pga mangler grunnlag for vurdering A Eleven har ett eller flere fag med IV og FAM05 på ordinære fag eller har hatt opplæring på IOP-fag H Holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidselev S Avbrutt i løpet av skoleåret Eleven eller privatisten har fullført og bestått hele utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3). Eleven eller privatisten har fullført hele utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3), men har ikke bestått (karakteren 1 eller IB i ett eller flere fag). Eleven eller privatisten har ikke fullført hele utdanningsprogrammet (vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) fordi eleven mangler grunnlag for vurdering (IV) i ett eller flere fag uten at det skyldes vedtak om spesialundervisning og IOP, eller har ikke møtt til eksamen (IM i rubrikken for eksamenskarakter). Eleven har gjennomført utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) og har elevstatus A (har fått enkeltvedtak om spesialundervisning og har IOP) og har hatt opplæring med mål om grunnkompetanse. Elev med annet morsmål enn norsk og samisk har, ved utgangen av skoleåret, fortsatt opplæring etter læreplanen for grunnleggende norsk for språklige minoriteter. Eleven har ikke fullført hele utdanningsprogrammet (vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) og holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidselev. Gjelder privatist når skolen ikke har informasjon om privatisten har fullført hele utdanningsprogrammet/programområdet. Eleven har, i løpet av skoleåret, avbrutt hele opplæringen på utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3). Følgende kontroll gjøres lokalt: Gå til Verktøy Elev Karakterer Elevskoleår. Gjør utvalg på enhet og skoleår og fullførtkode = (tom). Se detaljert oversikt over fullførtkoder i vedlegget som følger dette FOS Rundskrivet. 2. Feltet status Fagstatus er en kode for undervisningen og gir informasjon om hvordan faget er gjennomført. Tomt i statusfeltet er standard, og betyr elevstatus i faget. Fagstatus må legges på faget hvis elevens fag er tatt på en annen måte enn som vanlig elev. For oversikt over fagstatus, se detaljer i Brukerhåndboka s Se spesielt på det som står under fagstatus A Spesialundervisning, P Privatist og S Avbrutt opplæringen i faget. Det er viktig å legge fagstatus P på alle fag hvor eksamen tas som privatist, og A på alle fag som en elev har vedtak om spesialundervisning i. 2

3 3. Elever som avbryter opplæringen For elever som slutter på hele programområde skal det brukes sluttetfunksjonen (stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast, velg Funksjoner og Slutter/flytter). Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. Det blir også automatisk satt elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som har sluttet på skolen etter 31. august 2013 skal legges i sluttbasisgruppe 13-14/SLUTT på hovedenheten. Når elever slutter i enkeltfag etter 1. oktober-overføringen fra Extens, må dette faget overføres som sluttet til Vigo. Det må registreres avbruddsdato og fagstatus S. Elever som slutter i fag etter overføring til Vigo i februar, må få T2/S-rad med «sluttet i faget» slik at dette kan overføres til Vigo i juni. Se s i Brukerhåndboka. 4. Grunnskoleelever som tar fag i videregående Elever fra grunnskolen får standpunktkarakter i fag på videregående skoles nivå skal være registrert i basisgruppe 13-14/UNG og skal ha utdanningskode GSGSK0VG 5. Karakterer som ikke skal overføres til Vigo Det er kun privatister som har tatt eksamen som skal overføres til Vigo. For privatister som ikke møter (IM) til noen eksamener må det settes N til Vigo på eleven. For privatister som kun møter til en eller noen av eksamenene de er oppmeldt i, må det settes N til Vigo på aktivitetsraden til faget hvor privatisten ikke har møtt til eksamen. Når elev har standpunktkarakter, men ikke møter til eksamen (IM og FAM29), faller standpunktkarakteren bort. Det må da settes N til Vigo på aktivitetsraden for standpunkt. Når en elev har ikke vurdering (IV) i standpunkt, uten at han/hun klager på standpunkt, og avlegger eksamen, skal eksamenskarakterer ikke overføres til Vigo. Det skal da settes N til Vigo på aktivitetsraden for eksamen. Dersom eleven klager på IV i standpunkt og avlegger eksamen, skal begge karakterene overføres til Vigo. Inntakskontoret vil senere innhente informasjon om utfall av klagesak og eventuelt slette eksamenskarakteren fra Vigo. 6. Kontroll av data før eksport av elever og fag Ferdige kontroller Det er levert flere ferdige kontroller i Extens. Kontrollene finnes under Fil- dataoverføring eksportsystemer. Ta kontrollene opp i listeform og velg derfra. Hak av for vis resultatfil og klikk F11-eksportere for å kjøre den valgte kontrollrapporten. 3

4 2003, Kontroll_Vigo Dette er en omfattende kontroll hvor følgende kontrolleres: KONTROLL FEILTEKSTER Enhet Virksomhet Enheten mangler virksomhet Ansvarlig Enheten mangler hovedansvarlig Enheten N Til Vigo Skolenummer Skolekode er ikke utfylt i fliken Koder Utdanning Inntakskode < 10 tegn Basisgruppe Person Personid Postnr < 4 tegn Fylke/Kommunenr < 4 tegn Utdanning N Til Vigo Feil inntakskode/akt utdanning Basisgr N Til Vigo Ugyldig fødselsnr. Feil postnr. Feil fylke-/kommunenr. Elev Elev N Til Vigo Avbruddsdato Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode (på gjeldende enhet/utd/sk.år) Fullførtkode mangler Utdanning Aktuell utd reg. på flere enheter Fag NOR3*,ENG3* null tim. Fag aktuelle fag mangler timer Fag timetall mot aktivitet timetall Ulikt timet. på fag/elev aktuelle fag Off. fagkode < 7 tegn bortsett fra ATF* og ORD* Avbruddsdato aktivitet Akt.avbr. utenfor sk.år. aktuelle fag Type (Hvordan) er blankt eller ikke gyldig Feil type/fag aktuelle fag kode Akt. type E sjekkes mot akt. form P,MP,S,M Feil akt. form på akt. type E aktuelle fag 4

5 Kontroller med ulike F9-utvalg Eksempel 1: Elever finnes det noen på hovedskolen med N til Vigo? - Gå til Register elever listeform - F9-Utvalg på Enhet og Til Vigo: N Dette utvalget skal gi oversikt over elever som er registrert i 13-14/SLUTT og som allerede er overført til Vigo. Alle andre skal ha J i feltet Til Vigo. Det er inntakskontoret som setter N i feltet Til Vigo på de som er overført. Eksempel 2: Kontroller av grunnkompetanse - Gå til Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter - F9 utvalg på enhet + periode Alle med kombinasjonen IV og FAM05 skal ha H i 7. posisjon i utdanningskoden Alle med H i 7. posisjon i utdanningskoden skal ha minst ett fag med IV (ikke vurdering) i karakterrubrikk og fagstatus A spesialundervisning 5

6 Alle som har IOP-fag, skal også ha utfylling i feltet E.timer Minner om de nye rutinene for registrering av spesialundervisning som gjelder fra og med skoleåret 2013/2014. Det er viktig at det registreres Status A Spesialundervisning i alle fag hvor en elev har vedtak om spesialundervisning, uavhengig av om det blir gitt karakter eller ikke. Fullførtkode A gis elever som på grunn av spesialundervisning ikke får vurdering med karakter i alle fag. Elever som har spesialundervisning, men som får vurdering med karakter, skal ha fullførtkode B, I, M, H eller S. Se eksempler på registrering av elever med enkeltvedtak om spesialundervisning og IOP som er vedlagt dette rundskrivet. 6

7 Andre kontroller - Ingen skal ha karakteren ID ikke deltatt - Ingen skal IM ikke møtt på eksamen uten at det er satt FAM29 eller FAM39 - Alle elever skal ha utfylt målform 7. Karakteroverføring fra skoleåret 2013/2014 Når vi laster ut karakterer i juni 2014 er det all aktivitet og alle fullførtkoder på personer som er registrert på hovedenheten og privatistenheten med periode 13* som legges inn i VIGO. Alle fylkeskommuner må ha lagt inn karakterene i Vigo innen mandag 30. juni, og for både skoler og Inntakskontoret er dette som vanlig kort frist. Det bes derfor om at skolene er ferdige med registrering onsdag 25. juni kl For at vi kan starte innlasting så raskt som mulig er det nødvendig at skolen gir beskjed til Inntakskontoret på e-post inntak@oppland.org eller telefon dersom det er noen som er ferdige på et tidligere tidspunkt. For å sikre at alle karakterer til Lånekassen (privatister, Karriere Oppland med flere) lastes ut, må ingen personer legges på sluttenhet før etter 1. august. Med hilsen Anton Syverhuset og Frede Stenslie 7