Dei vidaregåande skolane Vestborg vgs Akademiet vgs Molde Akademiet vgs Ålesund

Transkript

1 rundskriv nr. 02/09 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane Vestborg vgs Akademiet vgs Molde Akademiet vgs Ålesund Dato: Ref: MR 1145/2009/ Innhenting av karakterar frå 1. termin skoleåret frå dei vidaregåande skolane i fylket Det er klart for innhenting av karakterar frå 1. termin for skoleåret SISTE FRIST: onsdag 21. januar 2009 Meld frå til anita.waatvik@mrfylke.no om de er ferdige før. Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet. Før karakterane blir lasta over i VIGO inntak, skal skolane kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens. Sjølv om 1. termin karakterane ikkje vert teljande for elevane ved inntaket til skoleåret , så er dei naudsynte for arbeidet vårt med å klargjere for inntak og for prøveinntak. Før hovudinntaket til vidaregåande opplæring har vi svært korte tidsfristar, og er difor avhengig av at skolane har lagt inn alle data rett. Arbeidet med å legge inn karakterane til 1. termin, kan såleis vere ein viktig test for dei som skal gjere det. Det er derfor viktig at denne informasjonen når alle på din skole som sit med karakterarbeidet, og at alle tek dette arbeidet alvorleg sjølv om det berre er 1. termin. Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 Skolane må nytte seg av hjelpedokumentet i Extens: Dette finn ein under Hjelp-Hjelpedokument - Elevadministrasjon - Flikene i elevregisteret Vitnemålsfliken. Vi har laga nokre spørjingar som fangar opp nokre av dei viktigaste felta som må vere rett utfylt før eksport av karakterar. Dersom skolane gjer desse spørjingane og retter opp eventuelle feil før vi importerer data til inntakssystemet, så slepp de å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp. Utdanningsavdelinga slepp ekstraarbeid med ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane. Elevar som har slutta FØR 1. september: Elevar som har slutta må ut av basisgruppa/programområdet. Legg N til Vigo på eleven, slik at han ikkje kjem over til Vigo. Desse elevane SKAL vere meldt inn i Ajourhaldet, med avbruddsdato. Elevar som slutta i september, skal ligge i basisgruppa SA-08, og denne basisgruppa med slutta elevar skal ligge på sluttskolen. Sjekk 1 i Basisgrupperegisteret: Register-Basisgrupper F11-Feltvalg: *KONTROLL BASISGRUPPER F9-Utvalg/sort: Legg inn Basisgruppe: SA-08 Dersom denne basisgruppa framleis ligg på hovedenheten, MÅ enheten endrast til sluttenhet. Basisgruppa SA-08 skal ligge på Sluttenheten, med N til Vigo og N til Web-visning Sjekk 2 i Basisgrupperegisteret: Same feltval som over, men legg inn Hovedenhet i Enhet (ikkje fleire felt/krav). Sjekk at ingen basisgrupper som har elevar som skal rapporterast til Vigo (inkl. slutta i skoleåret), ligg med N i feltet Til Vigo. Sjekk også feltet Webvisning. Elevar som har slutta ETTER 1. september: Desse elevane skal ligge på hovedenheten i ei slutt-basisgruppe = SLUTT til skoleåret er omme, og dei skal ligge med J til Vigo og avbruddsdato (registrer avbrot i Endretfliken). Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus Sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo. Klikk (rød hake) i feltet M framfor basisgruppa 0809-SLUTT. Høgreklikk og Gå til Elevregisteret. Du får no dei slutta elevane i listeform. Sjekk at alle har J til Vigo og utfylt Avbruddsdato. rundskriv nr. 02/09 - side 2 av 8

3 NB: Sluttdato i skole (Inntaksflik) - Feltet skal ikkje nyttast! For elevar som sluttar; bruk Avbruddsdato (i listeform eller i Endretfliken). Sjå oppskrift i Hjelpefila; Elev slutter/flytter Det er viktig at desse elevane blir rapportert rett, slik at dei blir med i statistikkar om avbrot etter 1. oktober. Fylka har forskjellig dato for forbruk av rett, men 1. oktober er ein felles telledato. NB: Elevar med ungdomsrett i Møre og Romsdal som sluttar etter 1. november bruker eit år av opplæringsretten. START - Elevar som startar i skoleåret Startet utdanningen - Legg inn dato manuelt for elevar som ikkje kjem inn med Vigo (unntak vaksne elevar). Sjekk at det ikkje finst data i dette feltet for elevar som er tatt inn via Vigo. Tøm i så fall feltet. (Det kan ligge gamle data her.) Det presiserast at feltet Startdato i skole skal være tomt for alle elever som er tatt inn via Vigo inntak, og berre fyllast ut for elevar som registrerast direkte på skolen. Ved import frå Vigo fylles ikkje feltet ut, men det kan være data i feltet frå ei tidligare registrering. Dette fordi feltet er koplet til person, ikkje elev, og vil henge med om ein elev som registrerast manuelt finnes i basen med ei tidligare registrering med startdato i skole på. Dette vil seinare bli endra i Extens, slik at feltet tømmast når ein elev leggast inn som ny. Rydd opp slik: Skolane må ta elevregisteret i listeform og gjere utval på (Utfylt) i feltet Startdato i skole. Dersom dato som vises er frå eit anna skoleår; marker og tøm feltet, slik at datoen ikkje blir overført til Vigo. Programområde over 2 år 1. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Legg D (deltatt) på dei faga eleven ikkje får karakter i inneverande skoleår. 2. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Karakteren på dei faga eleven tok året før, vil bli henta inn i Vigo ( beste karakter ). Elevar med periodiserte fag i same skoleår Legg D på dei faga som blir tatt i 2. termin. rundskriv nr. 02/09 - side 3 av 8

4 Elevar frå andre fylke som er tatt inn av skolen etter skolestart Dersom skolen legg inn karakterar for tidlegare år for slike elevar (med tanke på utskriving av dokumentasjon), må de opprette eit kort per skoleår og legge det på sluttskolen. Sjekk med utdanningsavdelinga om denne informasjonen ligg i Vigo sentralbase. Om 1. terminkarakterane er frå anna fylke, kan de ta kontakt med oss. Vi vil då sjekke desse mot Vigo sentralbase. INNTAKSKODE må ikkje endrast Elevar som er overført frå Vigo til skolen må ha same inntakskode (programområde) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo. Dersom ein elev skifter programområde i skoleåret, SKAL det gis beskjed til utdanningsavdelinga, slik at Vigo blir oppdatert. Sjå Hjelpedokumentet i Extens om elev som slutter/flytter. Elevar i same basisgruppe frå forskjellige programområde Dersom skolen gir felles undervisning til elevar frå to (eller fleire) utdanningsprogram/ programområde, - MÅ de syte for at faga er knytt til rett utdanning. Elevane vil elles bli importert til Vigo med to (eller fleire) kurslinjer. Elev som tar fag på fleire skolar Dersom ein elev går på ein skole og samstundes tar fag på ein annan skole, skal faget vere registret på begge skolane (for utskriving av dokumentasjon på hovudskolen). På hovudskolen må det ligge N til Vigo på faget. Den skolen som skal rapportere inn faget til Vigo må sjekke at det ligg J til Vigo på faget og eleven. Eleven skal vere registrert på begge skolane med faget, men det er viktig at berre ein av skolane rapporterer inn til Vigo. Sjekk Fylkes- og Kommunekode Sjekk fliken Koder i Elevregisteret. Kommune skal vere utfylt. De finn rett kommunenummer under Organisasjon Fylker og kommuner. NB: Nytt kommunenr for Kristiansund (og tidl. Frei) kommune er Koden ligg i Extens. Utanlandske studentar i Norge Desse skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo på alle fag. rundskriv nr. 02/09 - side 4 av 8

5 Kontroll av fag Fag utan Off.fagkode? Desse SKAL evt. ha N til Vigo Sjekk om det er elevar som har fag utan Off.fagkode ( fiktive fag ) slik: Verktøy Elev Serieendre tildelte akt. F11-Feltvalg Lagret feltvalg *Fagsjekk T1 Legg inn Enhet (STORE bokstaver) før OK F9-Utvalg/sort Lagret utvalg: Legg inn Enhet (STORE bokstaver) før OK Sjekk kva for fag som ikkje er Orden eller Atferd, og som ligg med J til Vigo. Om du finn ut at dette er fag som IKKJE skal til Vigo, gjer du slik: F7-Marker alle F10-Hurtiginntast Legg inn N til Vigo og OK Ver merksam på spesielle reglar for elevar som har IOP (AOL-fag). Sjå Rundskriv 22/08, side 7-8 og vedlegg Grensesnitt mot SSB Desse vart utsendt i e-post rundskriv nr. 02/09 - side 5 av 8

6 SJEKK AV KARAKTERAR I EXTENS FØR INNLASTING TIL VIGO NB! Pass på at det berre er etter ikke at det skal være ordmellomrom Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gangen. Kontroll av Elevar Register Elever Listeform F11-Feltvalg Lagret feltvalg *UTDANNINGSAVDELINGA/INNTAK OK F9-Utvalg/sort Lagret utvalg *SØK ELEV_INNTAK Legg inn Enhet (STORE bokstavar) OK Sjekk eit felt om gongen: Enhet ATL (dette er eit Ligg fast når du sjekkar andre felt eksempel) Årstrinn (tom) 5,6 Viktig Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 5 eller 6, dersom skolen ikkje har TF. Sjekk i ein omgang Utdanning og Årstrinn: Utdanning?????1?????????2?????????3???? Vg1 Vg2 Vg3 Årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 Vg1 Vg2 Vg3 Utdanning?????1?????????2???? Vg1 Vg2 Bevistype Ikke KB Alt anna er feil NB: Du må kople rett utdanning (?????1????) til rett årstrinn (Ikke 1). Finn du avvik: F7-Marker alle og F10- Hurtiginntast (dersom alle skal endrast likt). Legg inn rett verdi Kontroll av Fag Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter F11-Feltvalg Lagret feltvalg UTD/INNTAK_Kontroll før VIGO OK F9-utvalg/sort Utd.avd/INNTAK-Karaktersjekk Sjekk at sortering er Basisgruppe, Utdanning, Sorteringsnavn, Fag, legg inn eigen Enhet og rett periode og sjekke-felta (sjå under) - klikk OK Enhet ATL (f.eks) Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke Periode 08* Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke Henvisning Ikke IV Når denne ligg inne vert det berre sjekka dei faga som skal på KB/VM. (Alle faga blir rundskriv nr. 02/09 - side 6 av 8

7 Akt.type (tom) T1 med til Vigo.) T1 kan ligge fast, dersom det ikkje er Akt.type du skal sjekke Sjekk: Akt.årstrinn (tom) 5,6 5 eller 6 skal berre ligge på TFfag Standardfelt som må være utfylt for å kunne ta imot data i inntakssystemet: Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato. Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO. Felta med fråver (dag og timar) og orden- og atferdskarakter skal vere utfylt. Feltet aktivitetstype må vere T1 (Termin 1). Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er: KB VM Kompetansebevis Vitnemål Innrapporteringa her er berre for Termin 1 inneverande skoleår. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i periode 081 (gjeldande periode). Karakterar: I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Verdien I for ikkje grunnlag for vurdering, blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren (strek) blir godkjent. Oversikt over lovlege fagkarakterar: Karakter Kommentar 1-6 (7 er lovleg karakter i Vigo) IV D ID B IB F Ikkje grunnlag for vurdering. IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråver eller liknande. Delteke Ikkje delteke (skal ikkje erstatte IV.) Bestått Ikkje bestått Friteken for - NB! Eleven skal ha talkarakter i fag han/ho er friteken frå på grunnlag av tidlegare fullført fag. Godkjente Ordenskarakterar: G God, NG - Nokså god, LG - Lite god Vedkomande korrekt registrering av Orden/Atferd: rundskriv nr. 02/09 - side 7 av 8

8 Merk at elevar i Kunnskapsløftet må ha faga ATF1 (Vg1) og ORD1 (Vg1), og tilsvarande AFT2/AFT3 og ORD2/ORD3 for Vg2/Vg3. Tidsfrist for tilbakemelding om at karakterdata er klargjort for overføring til VIGO Så snart karakterdata frå skolen er kvalitetssikra i forhold til overføring til VIGO, skal de gje melding på e-post til denne adressa: anita.waatvik@mrfylke.no Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet. Skolane får frist på seg til onsdag 21. januar 2009 med å klargjere 1. termindata for eksport. NB: Dette brevet er berre utsendt som vedlegg til e-post til dei vidaregåande skolane. De vil og finne det under Rundskriv på Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda rundskriv nr. 02/09 - side 8 av 8