Samling for privatskolene 28. mars 2012 Kvalitetssikring av data i forb. med overføring til Vigo

Transkript

1 Samling for privatskolene 28. mars 2012 Kvalitetssikring av data i forb. med overføring til Vigo Trude Riple Vigo Driftsorganisasjon IKS

2 Registreringshåndboken Registreringshåndboken er et samarbeid mellom Utdanningsdirektoratet, SSB og Vigo. Håndboken oppdateres en gang pr år. Registreringshåndboken finnes her:

3 Endringer fra 2011 til 2012 Avbruddsårsak SV Svangerskap/fødsel er tatt ut PS Personlige årsaker (tatt bort ordet sykdom) PS skal fange opp svangerskap/fødsel/ sykdom og andre personlige årsaker Ny variabel: Karakterer og andre vurderingsformer/-uttrykk

4 Endringer fra 2011 til 2012 (forts) Det er gjort andre mindre oppdateringer. Oppdateringen kommer i endringsloggen som ligger på Blir oppdatert for 2012 i månedsskifte april/mai.

5 Kvalitetssikring NOR-fag Vg3 ST-ID-MD Påbygg NOR NOR Legg på riktig FAM- og VMM-kode - se føringsskrivet Ved ikke møtt (IM) til eksamen FAM29 Eksamen ikke avlagt ( ugyldig fravær ) IM teller som verdi 0 i poengberegning ved inntak FAM39 Dok. fravær jf IM teller ikke med i poengberegning ved inntak (føringsskrivet pkt 6.3) Elever som blir tatt i fusk til eksamen får IV i rubrikken for eksamenskarakter. Standpunktkarakterene faller bort. Det skal føres stiplet linje (blank til Vigo) i rubrikken for standpunktkarakter og FAM04 Eksamen annullert (føringsskrivet pkt 6.5)

6 Kvalitetssikring, forts. Føringsskrivet pkt 3 (Merknader til vitnemål og kompetansebevis) Noen steder kan det være aktuelt med to FAM. Den som har betydning for poengbergning ved neste års trinn skal føres. FAM33* (Kar. gitt som halvårsvurdering) føres ikke dersom den kolliderer med FAM01*, FAM02, FAM05, FAM14, FAM21, FAM34 og FAM41 FAM21* (Ikke vurderingsgrunnlag) føres ikke dersom den kolliderer med FAM14, FAM34 og FAM41. Elev med IOP som får IV pga f.eks. stort fravær skal ha ført FAM21 istedenfor FAM05. * FAM33/FAM21 (som bli FAM nr to) skal føres vha VMM23 (se side 9 i føringsskrivet) ** Fritak i forhold til føringsskrivet pkt 7.1 kan i hovedsak bare settes dersom eleven har standpunkt i faget fra tidligere.

7 HUSK!!!! Elever som neste år skal være utvekslingselever må gi melding til inntakskontoret i hjemfylket. Vigo må registrere disse som utv.elever kommende skoleår. Har konsekvenser for neste års søking på VigoWeb. Viktig å gjøre evt. bytter mellom STREA og STSSA pga søking på VigoWeb. Elever som mangler Fnr eller Dnr: Ta kontakt med inntakskontoret i elevens hjemmefylke (der de er folkeregistrert) for å få opprettet et fiktivt fnr. Elever som får nytt fnr må meldes til inntakskontoret i elevens hjemmefylke.

8 Elever som begynner og avbryter i løpet av skoleåret. Rutinene i registreringshåndboken må følges Viktig å legge på rett programområde og riktige fag ved skolestart. Alle elever som rapporteres pr skal være med i rapporteringen ut hele skoleåret. Vigo ønsker hyppigere rapportering av elever som avbryter Fnr, navn, skolenr, programområdekode, avbruddsdato, avbruddsårsak Tilsvarende kan være aktuelt med elever som starter Fnr, navn, skolenr, programområdekode, startdato Spesielt aktuelt i perioden fra 01.oktober til 01.mars.

9 Elever som begynner og avbryter i løpet av skoleåret, forts. Programområdekoder som blir rapportert pr må ikke endres. Må sluttføre programområdet med avbruddsdato/- årsak og legge inn nytt med startdato (noen få unntak - registreringshåndboken -samme grunnkode og STREA/STSSA). Vedr rutiner for avbruddsdato/-årsak og startdato se registreringshåndboken under aktuelle variabler. Fagkoder som blir rapportert pr må ikke slettes på elever som avbryter opplæringen i løpet av skoleåret. Ved bruk av feil rutine kan det føre til at eleven bli stående i Vigo som aktiv elev og forbruker et år av opplæringsretten selv om sluttdato er før 1/10. Får innvirkning på rettsberegningen.

10 Elever som klager på karakter Karakterene leveres WIS senest 29. juni + 6. august Skolen mottar klager på karakterer Det registreres kode K (klage på karakteren) i feltet Karakterstatus dersom karakteren endres. Fullførtkoden må evt. oppdateres. Siste offisielle levering til Vigo for forrige skoleår er 19. september (excel-ark) Hva med klager som vedtas etter denne dato?? Vigo har endelig levering på data til SSB/Udir offisielle 24. oktober. Mulig med oppdatering av data frem til medio oktober (direkte i excel-ark)?? Etter den tid må evt. endringer av karakter, som får følge for lån/stipend, meldes direkte til Lånekassen.

11 Elever med NUS-eksamen Gjelder eksamener som tas gjennom skolen. Karakterene leveres WIS senest 29. juni Noen elever må ta ny (kar 1 ved ord. eks), utsatt (dok. fravær ved ord. eks) eller særskilt (kar 1 i standpkt) eksamen Høst-eksamen bør rapporteres på neste skoleår. (Programområdekoden fra forrige skoleår) SSB/Udir vil dermed få oppdatert fullførtkoden. Følg rutiner for aktuelt system. Resultatene overføres på våren året etter eksamen (eks. halvårsvurdering i februar). Vår-eksamen rapporteres sammen med de ordinære karakterene i juni. Det skal registreres inn kode N, U eller S i feltet Karakterstatus Elevene får fagstatus E = Elev

12 Brukerhåndbøker Extens, SATS og TP Revideres hvert år når registreringshåndboken er oppdatert. Oppdatert brukerhåndbok vil være klar i første halvdel av mai. Blir lagt ut i innsamlingsportalen

13 Hvem får data fra Vigo? Data om videregående opplæring til sentrale myndigheter blir hentet ut fra Vigo sentralbasen. Rapportering til Statistisk sentralbyrå og Utdanningsdirektoratet Resultatet for forrige skoleår Elever i undervisning pr. 1. oktober Rapportering til Utdanningsdirektoratet Karakterdata grunnskolen og videregående skole Rapportering til Lånekassen Resultatene for omgjøring fra lån til stipend.

14 Hvordan fungerer Vigo? Data som kommer fra privatskolene blir sendt fra WIS - ved filoverføring - til Vigo sentralbasen. Når privatskoledataene er importert i sentralbasen vil de ligge i de lokale basene (i hvert fylke) dagen etter. Det enkelte fylke får kun ut data på de elevene som er hjemmehørende, har søkt eller tidligere har gått på skole i aktuelt fylke.

15 Hvordan fungerer Vigo? (forts.) Fra de fylkeskommunale skolene blir dataene overført - ved filoverføring - til de lokale Vigobasene. Samme natt synkroniseres dataene inn til sentralbasen og videre ut til de andre fylkene som har behov for disse dataene. Informasjon fra Vigo blir overført til Oppfølgingstjeneste (OT). OT skal følge opp de elevene som ikke er opplæring.

16 VIGO sentralbasen Vigo sentralbasen skal inneholde alle historikk for elever som går på videregående skoler (private og fylkeskommunale). Viktig bl.a. i forhold til Ny GIV.

17 Elevens opplæringsrett Vigo skal ha oversikt over og beregne elevens opplæringsrett. Fylkeskommunen har ansvar for alle elever, også om de går på private skoler. 3-1 i Opplæringsloven Rett til tre års videregående opplæring. Retten må tas ut i løpet av en sammenhengende periode på fem år, og innen utgangen av det året eleven fyller 24 år.