FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2015

Transkript

1 Videregående opplæring FR-sak Intern Vår ref.: Lillehammer, 28. mai 2015 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR-sak /15 A-07 Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A-01 og A-02. Videregående opplæring FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2015 VEDTAK Rutiner for kvalitetssikring av data i Extens før overføring av resultater til Vigo følges i henhold til saksinnstillingen. Skoleåret 2014/2015 er i ferd med å avsluttes og det er tid for eksport fra Extens til Vigo. Resultater fra inneværende skoleår brukes til inntak til videregående skole, samt til lokal og nasjonalt utarbeidet statistikk. Datakvaliteten er avgjørende for god statistikk. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber skolene gjennomgå. Flere punkter henviser til Brukerhåndbok Extens, heretter kalt Brukerhåndboka. Brukerhåndboka er nå kommet i ny oppdatert versjon, hva som er endret kan man se i håndbokas endringslogg side 111. Brukerhåndboka finnes på Vigo IKS: Brukerhåndboka, og er sendt skolene Den er også lagt ut på J:/Brukere/IST 1. Elevskoleår og fullførtkode Elevskoleår benyttes for å takle overskrifter i karakterbevis i Kunnskapsløftet. Her registreres skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med mulighet for å styre om året skal benyttes ved karakterutskrift eller ikke. Eleven skal ha en rad med Elevskoleår per skoleår med J til På vitnemål og fullførtkode på alle rader som har Elevskoleår Vær nøye med at fullførtkode er utfylt. Karakterresultater for elever/privatister uten fullførtkode blir ikke med på eksport til Vigo, noe som får konsekvenser for inntaket. Fullførtkoden har også betydning for headingen på karakterbeviset, og kommer ut på kompetansebevis i headingen (B og I) som tekst. Fullførtkodene brukes også som grunnlag videre i statistikk over fullføringsgrad pr skole. Følgende koder skal benyttes: Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Frede Stenslie 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. nr: E-post: postmottak@oppland.org E-post: Frede.Stenslie@oppland.org

2 B Bestått I Fullført og ikke bestått M Ikke fullført pga mangler grunnlag for vurdering A Eleven har ett eller flere fag med IV og FAM05 på ordinære fag eller har hatt opplæring på IOP-fag H Holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidselev S Avbrutt i løpet av skoleåret Eleven, kandidaten (voksne) eller privatisten har fullført og bestått hele utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3). Eleven, kandidaten (voksne) eller privatisten har fullført hele utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3), men har ikke bestått (karakteren 1 eller IB i ett eller flere fag). Eleven, kandidaten (voksne) eller privatisten har ikke fullført hele utdanningsprogrammet (vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) fordi eleven mangler grunnlag for vurdering (IV) i ett eller flere fag uten at det skyldes vedtak om spesialundervisning og IOP, eller har ikke møtt til eksamen (IM i rubrikken for eksamenskarakter). Eleven har gjennomført utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) og har hatt opplæring med mål om grunnkompetanse. Elev med annet morsmål enn norsk og samisk har, ved utgangen av skoleåret, fortsatt opplæring etter læreplanen for grunnleggende norsk for språklige minoriteter. Eleven, kandidaten (voksne) eller privatisten har ikke fullført hele utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3) og holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidselev. Eleven har, i løpet av skoleåret, avbrutt hele opplæringen på utdanningsprogrammet (Vg1)/programområdet (Vg2 eller Vg3). Følgende kontroll gjøres lokalt: Gå til Verktøy Elev Karakterer Elevskoleår. Gjør utvalg på enhet og skoleår og fullførtkode = (tom). Se detaljert oversikt over fullførtkoder i vedlegget som følger dette FOS Rundskrivet. 2. Feltet Status Fagstatus er en kode for undervisningen og gir informasjon om hvordan faget er gjennomført. Tomt i statusfeltet er standard, og betyr elevstatus i faget. Fagstatus må legges på faget hvis elevens fag er tatt på en annen måte enn som vanlig elev. For oversikt over fagstatus, se detaljer i Brukerhåndboka s Se spesielt på det som står under fagstatus A Spesialundervisning, F Fritatt, P Privatist og S Avbrutt opplæringen i faget. Det er viktig å legge status P på alle fag hvor eksamen tas som privatist, A på alle fag som en elev har vedtak om spesialundervisning i og F i alle fag en elev har fritak fra.

3 3. Elever som avbryter opplæringen For elever som slutter på hele programområde skal det brukes sluttetfunksjonen (stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast, velg Funksjoner og Slutter/flytter). Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. Det blir også automatisk satt elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som har sluttet på skolen etter 31. august 2014 skal legges i sluttbasisgruppe 14-15/SLUTT på hovedenheten. Når elever slutter i enkeltfag etter 1. oktober-overføringen fra Extens, må dette faget overføres som sluttet til Vigo. Det må registreres avbruddsdato og fagstatus S. Elever som slutter i fag etter overføring til Vigo i februar, må få T2/S-rad med «sluttet i faget» slik at dette kan overføres til Vigo i juni. Se s i Brukerhåndboka. For elever som har vedtak om overgang fra fulltids- til deltidselev, skal det registreres avbrudd i fagene eleven ikke lenger skal ha, og det skal legges inn DEL (deltid) i feltet Elevstatus. 4. Grunnskoleelever som tar fag i videregående Elever fra grunnskolen får standpunktkarakter i fag på videregående skoles nivå skal være registrert i basisgruppe 14-15/UNG og skal ha utdanningskode GSGSK0VG 5. Karakterer som ikke skal overføres til Vigo Det er kun privatister som har tatt eksamen som skal overføres til Vigo. For privatister som ikke møter (IM) til noen eksamener må det settes N til Vigo på eleven. For privatister som kun møter til en eller noen av eksamenene de er oppmeldt i, må det settes N til Vigo på aktivitetsraden til faget hvor privatisten ikke har møtt til eksamen. Når en elev har ikke vurdering (IV) i standpunkt, uten at han/hun klager på standpunkt, og avlegger eksamen, skal eksamenskarakterer ikke overføres til Vigo. Det skal da settes N til Vigo på aktivitetsraden for eksamen. Dersom eleven klager på IV i standpunkt og avlegger eksamen, skal begge karakterene overføres til Vigo. Inntakskontoret vil senere innhente informasjon om utfall av klagesak og eventuelt slette eksamenskarakteren fra Vigo. 6. Fritak eller godkjenning av fag Se skriv fra Utdanningsdirektoratet om Føring av vitnemå og kompetansebevis for videregående opplæring i Kunnskapsløftet, punkt 7 for føring av fritak pga. tidligere bestått utdanning, fritak fra opplæring i skriftlig sidemål og kroppsøving, og fritak for vurdering med karakter i kroppsøving. Det skal registreres fagstatus F Fritatt i fag hvor elever har fritak. 7. Spesielt om registrering av voksne på opusenheter Inntakskontoret henter kun basisgrupper med JA til Vigo fra aktiv enhet (*OPUS). Det er kun «elevgrupper» som skal overføres til Vigo, siden praksiskandidater henter fra privatistenhetene i Extens. *P*-basisgrupper bør derfor ligge med NEI til Vigo. Voksne elever skal ha elevstatus VOK, og det må være utfylt rett i feltet Rettselev på inntaksfliken. Disse elevene må også ha utfylt dato i feltet «Dato søkn.vid.oppl.». Legg inn dato som hører til høsthalvåret ( ) på de som har periode 141 i basisgruppe navnet, og dato fra vårhalvåret

4 ( ) på de som har 142 i basisgruppenavnet. Disse datoene vil senere overskrives i Vigo Opplæring av filen fra Vigo Voksen. 8. Kontroll av data før eksport av elever og fag Ferdige kontroller Det er levert flere ferdige kontroller i Extens. Kontrollene finnes under Fil- dataoverføring eksportsystemer. Ta kontrollene opp i listeform og velg derfra. Hak av for vis resultatfil og klikk F11-eksportere for å kjøre den valgte kontrollrapporten. 2003, Kontroll_Vigo Dette er en omfattende kontroll hvor følgende kontrolleres: KONTROLL FEILTEKSTER Enhet Virksomhet Enheten mangler virksomhet Ansvarlig Enheten mangler hovedansvarlig Til Vigo J Enheten N Til Vigo Skolenummer Skolekode er ikke utfylt i fliken Koder Utdanning Til Vigo J Utdanning N Til Vigo Inntakskode < 10 tegn Feil inntakskode/akt utdanning Basisgruppe Til Vigo J Basisgr N Til Vigo Person Personid Ugyldig fødselsnr. Postnr < 4 tegn Feil postnr. Fylke/Kommunenr < 4 tegn Feil fylke-/kommunenr. Elev Til Vigo J Elev N Til Vigo Avbruddsdato Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode (på gjeldende Fullførtkode mangler enhet/utd/sk.år)

5 Utdanning Aktuell utd reg. på flere enheter Fag NOR3*,ENG3* null tim. Fag aktuelle fag mangler timer Fag timetall mot aktivitet timetall Ulikt timet. på fag/elev aktuelle fag Off. fagkode < 7 tegn bortsett fra ATF* og ORD* Avbruddsdato aktivitet Akt.avbr. utenfor sk.år. aktuelle fag Type (Hvordan) er blankt eller ikke gyldig Feil type/fag aktuelle fag kode Akt. type E sjekkes mot akt. form Feil akt. form på akt. type E aktuelle fag P,MP,S,M Kontroller med ulike F9-utvalg Eksempel 1: Elever finnes det noen i ordinære basisgrupper på hovedskolen med N til Vigo? - Gå til Register elever listeform - F9-Utvalg på Enhet, basisgruppe og Til Vigo: N Eksempel 2: Kontroller av grunnkompetanse - Gå til Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter - F9 utvalg på enhet + periode Alle med kombinasjonen IV og FAM05 skal ha H i 7. posisjon i utdanningskoden (enkelte unntak finnes, f. eks. HSBUA2N---, DHDHV1 TA):

6 Alle med H i 7. posisjon i utdanningskoden skal ha minst ett fag med IV (ikke vurdering) i karakterrubrikk og status spesialundervisning: Alle som har IOP-fag, skal også ha utfylling i feltet E.timer (gjelder også enkelte andre fag, se Brukerhåndboka s. 62):

7 Se for øvrig eksempler på registrering av elever med enkeltvedtak om spesialundervisning og IOP som er vedlagt dette rundskrivet. Det er viktig at den enkelte skole har rutiner for at den som fatter vedtak om spesialundervisning meder fra om dette til den som har ansvar for registrering i Extens. Andre kontroller - Ingen skal ha karakteren ID ikke deltatt - Ingen skal IM ikke møtt på eksamen uten at det er satt FAM29 eller FAM39 - Alle elever skal ha utfylt målform - Ingen skal ha IV ikke vurderingsgrunnlag uten at det er satt FAM05, FAM21 eller FAM41 - Ingen skal ha IV ikke vurderingsgrunnlag i orden og atferd - For elever uten fravær skal det være 0 dager og 0 timer fravær (tom rubrikk for fravær brukes kun når det ikke skal føres fravær) - Ingen elever skal ha mindre enn 0 dager og 0 timer fravær (minusfravær) 9. Karakteroverføring fra skoleåret 2014/2015 Når vi laster ut karakterer i juni 2015 er det all aktivitet og alle fullførtkoder på personer som er registrert på hovedenheten og privatistenheten med periode 14* som legges inn i Vigo. Alle fylkeskommuner må ha lagt inn karakterene i Vigo innen tirsdag 30. juni, og for både skoler og Inntakskontoret er dette som vanlig kort frist. For at overføringen skal ta minst mulig tid for både skolene og Inntakskontoret, er det viktig at kontrollene som er listet opp i dette rundskrivet kjøres på den enkelte skole før overføringen starter. Det bes om at skolene er ferdige med registrering og kontroll av data fredag 26. juni kl For at vi skal kunne starte overføring så raskt som mulig er det nødvendig at skolen gir beskjed til Inntakskontoret på e-post inntak@oppland.org eller telefon dersom det er noen som er ferdige på et tidligere tidspunkt. Dette gjelder også for PRIVenhetene. OPUS-enheter vil overføres på et senere tidspunkt. Vi kommer tilbake med frist for

8 overføring av data fra OPUS-enhetene. For å sikre at alle karakterer til Lånekassen (privatister, Karriere Oppland med flere) lastes ut, må ingen personer legges på sluttenhet før etter 1. august. Med hilsen Anton Syverhuset og Frede Stenslie Inntakskontoret Vedlegg Fullførtkoder for skoleåret oppdatert pdf Eksempel registrering av elever med spes_underv_ og IOP oppdatert pdf