Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret

Transkript

1 rundskriv nr. 11/08 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal Dato: Ref: MR 13926/2008/062 Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret Så er vi klare for innhenting av standpunkt- og eksamenskarakterar for skoleåret Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp. Skolane skal kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens. Bruk hjelpedokumentet på Extens i tillegg til dei retningslinjene de finn i dette brevet../. Vedlagt (side 4-14) finn de ei rettleiing for dette arbeidet samt forslag til sjekkar som bør vere gjort. Sjekkane gjeld både elevar, vaksne og privatistar. Sjå kommentarar i teksten. SISTE FRIST for klargjering av data for eksport: måndag 23. juni 2008 Om de er ferdige før fristen, meld frå til: anita.waatvik@mrfylke.no Skriv S-E og skolenamn i emnefeltet i e-posten. Dette SKAL meldast frå om: Oversikt over elevar som er ukvalifiserte (til å gå vidare til høgare nivå) Melding om ny karakter ved klage ( ) Melding om ny karakter ved forbetra prøve Fritak på grunn av tidlegare fullførte fag: Bruk feltet Karaktermerknad/Fagmerknad Sjå meir om dette i rundskrivet. Første gongs inntak vert kjørt tysdag 8. juli Feltet Til Vigo (J/N) styrer kva som blir eksportert til Vigo. All informasjon som skal eksporterast til Vigo, MÅ ha J i dette feltet. Sjekk desse registra i listeform: Enhet Organisasjon-Enhet Hovedenhet (sjekk og Privatist- og Vaksenenhet) Basisgruppe Register-Basisgrupper NB: sjekk at 0708SLUTT ligg på hovedenhet med J til Vigo Elev Register-Elever Sjekk alle elevar som ligg med N til Vigo Fag Verktøy-Elev-Serieendre tildelte akt. For føring av Vedlegg i samband med Prosjekt til fordjuping, viser vi til informasjon på ClasFronter og på Udir.no. Ta evt. kontakt med utdanningsavdelinga om dette. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 1. Kva gjer vi med søkjarar til Vg2, Vg3 eller lærefag - som ikkje er kvalifisert til å gå vidare? Som de er kjent med frå tidlegare innhentingar av karakterar, så er vi grunna korte tidsfristar i samband med inntak, avhengig av hjelp frå skolane for å kunne stoppe søkjarar som ikkje er kvalifiserte til inntak på Vg2 eller Vg3. I fleire år har vi hatt problem med at elevar søkjer høgare nivå utan å vere kvalifiserte, og har kome inn på ledige plassar. Det er Forskrift om inntak til vidaregåande opplæring og formidling av lærlingar og lærekandidatar til lærebedrifter, 6-22 og 6-23 som regulerer dette forholdet. I forskrifta går det fram at skolen etter intern vurdering likevel kan vurdere at ein elev kan gå vidare dersom det er dokumentert at søkjaren har kunnskapar til å følgje undervisninga. Dette altså sjølv om eleven har karakteren 1 eller er utan karakter i fag det blir bygd vidare på. Utgangspunktet er likevel at ein må ha bestått i fag det blir bygd vidare på i det vidaregåande kurset. Dersom ein elev går vidare utan bestått i alle fag, vil han/ho måtte ta opp desse faga dersom målet er full kompetanse. Når det gjeld elevar som har mål om å ta fag/sveinebrev så er det Forskrift om vurdering i vidaregåande opplæring , som omhandlar kva krav som må vere oppfylte før ein kan framstille seg til fag/sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i meir enn to av dei felles allmenne faga, så får ein ikkje framstille seg til fag/sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i inntil to av faga, kan ein i visse tilfeller søke om dispensasjon. Ukvalifiserte søkjarar blir ikkje stoppa i Vigo Skolen må ta ansvar Sjølv om utgangspunktet altså er at desse elevane som ikkje har bestått, ikkje er kvalifisert til å gå vidare, så klarar ikkje inntaksprogrammet vårt å vurdere dette. Så lenge dei har karakterpoeng nok, så vil dei altså vere med i inntaket. Send oss ei liste over elevane de meiner ikkje er kvalifiserte til å gå vidare Vi ber om at skolen sender oss ein oversikt over dei elevane som skolen meiner ikkje er kvalifiserte til å gå vidare. Skolane må då ta ansvar for at desse elevane får/har fått informasjon om at dei er ukvalifiserte til å gå vidare, og at han/ho vert oppfordra til å sende inn endring av søknaden til eit programområde som søkjaren er kvalifisert til. Vent på melding frå Utdanningsavdelinga før overføring til sluttskolen! Alle elevar overføres til sluttskole Bruk basisgruppekode 0708SLUTT På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Det er viktig at skolane ikkje flyttar elevar over til sluttskole, før skoleåret og endeleg karakterinnhenting er avslutta. Side 2 av 14

3 Import av Termin 2 (T2) karakterar på Vg1 Dette gjeld Kunnskapsløftet og fag som ikkje skal ha standpunktvurdering, berre T2. I følgjande fag blir det berre gitt T2-karakterar på Vg1: Norsk, Engelsk, Engelsk for sterkt tunghørte og Finsk (på yrkesfaga) og Framandspråk (på studieførebuande). Kopier til T2 berre for dei gruppene som skal ha det. Desse aktivitetsradene skal ha J til Vigo. Eventuelle andre T2-rader må få N til Vigo Eksport til Vigo skjer på T2 berre for rader med J til Vigo I Vigo: Vigo skal ikkje poengberekne på T2 for disse faga. Dei skal likevel over for at alle fag og karakterinformasjon skal finnast i Vigo. Svar frå Utdanningsdirektoratet om T2-faga (kopi frå 2007): Faggruppa i VIGO Inntak sendte følgjande spørsmål til Utdanningsdirektoratet og fekk desse svara: Spørsmål 1: Er det krav om at T2-faga er fullført i Vg1 (dvs. at det er gitt T2-karakterar)? Svar: Forskrift til opplæringslova 6.22 a) annet ledd (avsnitt) gir skolen heimel for å vurdere om eleven er kvalifisert for inntak sjølv om desse faga ikkje er fullført, anten det er snakk om ikkje bestått eller at det ikkje er gitt karaktervurdering. Spørsmål 2: Kva om søkjar har slutta i desse faga? Er søkjar då kvalifisert til å bli tatt inn på Vg2? Svar: Har eleven slutta i faget allereie på dette stadiet, har han ikkje lenger elevstatus (rett til vurdering i faget) og vil dermed ikkje kunne få fullstendig sluttdokumentasjon. Eleven kan likevel takast inn som deltidselev med heimel i 6-2 i forskrifta. T2-faga blir ikkje med i poengberekninga. Blank i karakterrubrikken for standpunkt fører til at desse faga ikkje blir med når poengsummen skal reknast ut. Følgjande felt blir eksportert: Namn og adresse frå hodet på kartotekskortet. Folkeregisteradresse eksporterast ikkje, denne blir haldt vedlike av Vigo. Telefon, mobil, E-postadresse (NB: Berre EITT telefonnummer i kvart felt!) Kommunekode Morsmålskode - diversefliken Startet utdanningen - inntaksfliken. Feltet skal berre vere utfylt for elevar som ikkje er tatt inn via Vigo. Sjekk dette før eksport, og tøm feltet om det ligger gamle datoar her. NB: Feltet Startdato i skole som du ser i Elevregisteret i listeform, skal ikkje lenger nyttast. Om det er lagt inn ein startdato her (for inneverande skoleår), må den flyttast til feltet Startet utdanningen. Avbruddsdato - listeform/endretfliken - fylles automatisk ut for elevar som sluttes via funksjonen slutter/flytter. NB - feltet skal vere tomt for elevar som har fullført eit kurs! Elevtype SU - inntaksflik Opplæring morsmål - J/N - inntaksflik Annetspråk - NO - inntaksflik Bevistype - vitnemålsflik Fullførtkoder - (tidl. Vurderingskode, sjå ovanfor) Fråvær i dagar og timar Ordenskarakter og Atferd (Vg1) Rettstype inntaksflik Kar.merknad frå faget Prosjekt til fordjuping Side 3 av 14

4 Elev sluttar med fag eller blir fritatt Elev sluttar med eit fag Når ein elev sluttar med eit fag i løpet av skoleåret, kan faget anten slettast (sluttar tidleg på hausten) eller ligge historisk. Fag som blir liggande historisk, behandlast slik: I register - Elev - aktivitetsflik hent fram det aktuelle faget. I feltet avbruddsdato (F11-Feltvalg viss feltet ikkje visast) leggast avbruddsdato. I feltet status vel du status Sluttet i faget (dette er viktig for eksport til Vigo) I feltet Henvisning leggast IV for å hindre at faget kjem på karakterutskrift. Feltet Und.gruppe tømmast slik at eleven ikkje lenger er medlem av gruppa og skrivast ut på gruppelister. Dersom ein elev som har slutta i eit fag, begynner igjen på same fag i same skoleår, MÅ ENDRINGA MELDAST TIL VIGO/Utdanningsavdelinga. Blank i Statusfeltet overstyrer IKKJE Sluttet i faget. Dette faget MÅ ha Elev i Statusfeltet. Elev som har slutta i eit fag (på T1) som skal ha T2-karakter (sjå eige avsnitt over): Fordi desse T1-radene blir sletta i Vigo, vil denne informasjonen forsvinne. Fagstatus sluttet må difor også ligge på T2 og faget må ha J til Vigo (og IV i feltet Henvisning). Fag eleven har slutta i etter T1, må kopierast til S og det må leggast IV og fagstatus Sluttet på faget. Elev blir fritatt i eit fag Elev som blir fritatt i eit fag, skal ha dette faget ut på karakterbevis. Fag skal altså ligge på elevens aktivitetsflik med aktivitestype S. Skal det også skrivast ut på terminmeldingar, må det også ligge med aktivitestype T1 og T2. Les meir i Hjelpefila om kopiering til annen aktivitetstype; kopiering av aktivitet til T2, S og E. I karakterfeltet leggast karakteren F, og i karaktermerknad leggast merknad i samsvar med retningslinjer frå Læringssentret. (Eksempel: Bestått fag 1999 eller Bestått GK AF) NB: Sjå avsnitt om Fagmerknad ; FAM01 m.fl. Verktøy-Elev-Serieendre tildelte aktiviteter (Gruppeinndeling) F11 Feltvalg: *SJEKK FAGSTATUS F9 Utvalg/sort: *SJEKK FAGSTATUS NB: Klikk på Tilbakestille for å fjerne gamle data - og legg inn: Enhet??? Legg inn skolens hovedenhet (privatist-/vaks-enhet) Periode 07* Innskr.karakter F Akt.type S,E Sjekk og legg inn rett fagmerknad. Elevar som sluttar ETTER 1. oktober På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens Lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Skolane skal legge elevar som sluttar etter 1. oktober i ei slutt-basisgruppe = 0708SLUTT på hovedenheten, ikkje sluttenhet, til skoleåret er over. Deretter flyttast dei over til sluttenhet saman med elevane som har fullført året. Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet Avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform/endretfliken), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo. Side 4 av 14

5 Kontroller følgjande data (E+V+P) Personid- gir melding om personid ikkje er gyldig (gult felt) Fiktivt fnr skal vere etter denne malen: første siffer i fødselsdag +4, dmmåå + 99(1=gut, 2=jente)15(fylke) Eks: = jente født og busett i Møre og Romsdal. NB: Førebels skal D-nr frå Folkeregisteret berre nyttast i samband med Privatistweb. Elevar som ikkje har norsk personnummer skal ha ein fiktiv Personid i Extens etter malen ovanfor. Det er berre desse (fiktive personid) som skal eksporterast til Vigo. Ta kontakt om de er i tvil. Elevar som har fått norsk fødsels- og personnummer: Meld frå om desse før vi skal laste inn karakterane, slik at vi kan rette opp i Vigo først. Bevistype skal vere VM eller KB. (Fagskole-data skal førebels ikkje inn i Vigo.) Sjekk at alle elevane har fått rett bevistype. Ingen skal ligge med tomt bevistypefelt! Vitnemålsfliken Knappen Elevskoleår (nyttast for R94-elevar berre for fullførtkodar). Elevskoleår nyttast for å takle overskrifter i karakterbevis i kunnskapsløftet. I elevskoleår registrerast skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med høve til å styre om året skal nyttast ved karakterutskrift eller ikkje. Alle fag og fråvær får samtidig ei kopling til same skoleårsdata. Knappen Elevskoleår finnes i Register - Elever - Vitnemålsfliken. Når ein elev blir lagt inn, anten via Vigo inntak, manuelt i elevregisteret, eller kjem via Privatistweb, dannes ei rad under Elevskoleår. For å sjå innlagte data, legge inn historiske data eller endre på innlagte data; trykk på knappen Elevskoleår og bruk F3-Endre eller F5-Ny. For å sjå eller endre elevskoleår for fleire elevar; gå til Verktøy - Elev - Karakter - Elevskoleår Feltet Vurdering skal ikkje lenger nyttast. Tidlegare Vurderingskode har no fått namnet Fullførtkode og er frå våren 2008 flytta til knappen Elevskoleår. Utval: F11-Feltvalg: *ELEVSKOLEÅR, F9-Utvalg/sort: *ELEVSKOLEÅR Legg inn det utvalet du vil sjekke på, t.d. enhet og årstrinn. Fullførtkode: Fullførtkode er viktig ved eksport til Vigo, og ved utskrift av kompetansebevis. Ved eksport til Vigo nyttast fullførtkode slik: B - Bestått, fullført hele kurset med bestått i alle fag Endring frå tidligare er at B nå skal nyttast for det aktuelle kurset sjølv om eleven har fag han ikkje har bestått frå tidligare år. Ein fullførtkode beskriver no altså berre resultatet for dette aktuelle året, ikkje total status. I - Fullført heile kurset, men ikkje bestått i eitt eller fleire fag (1) A - anna vurdering. Har fullført særskilt tilrettelagt opplegg. S - starta på kurs i henhold til inntak, slutta etter 1. oktober H - "Holder på" - nyttast for elevar i 1. år av eit toårig løp, for privatistar og for vaksne. Når ein elev får innvilga programområde over 2 år 1. året: Bruk vurderingskode H. ALLE faga må ligge inne med T1 1. året, slik at forbruk av rett blir rett utrekna i Vigo. Dersom skolen berre legg inn dei faga eleven har det 1. året, vil eleven og få for liten kursprosent i Vigo. Til våren skal berre faga med Standpunkt, T2 og Eksamen rapporterast. 2. året: Sett rett vurderingskode (ikkje H). Alle faga må ligge inne på eleven i Extens med T1, slik at vi får lasta over alle faga om hausten. Dermed vil Vigo hente fram karakterane frå 1. året som beste karakter, og poengsummen for å søkje vidare til Vg2 vil bli rett. Side 5 av 14

6 Register - Elever - Aktivitetsflik Fag som skal eksporterast til Vigo skal vere registrert med fagstatus om dei ikkje er vanlege elevfag. Feltet status på aktivitetsradane er default blank, og vil då bli eksportert med status Elev. Er faget ikkje eit elevfag, skal det leggjast status på faget. Dei første vala i statusplukklista (ønsket, antatt...) nyttast i andre samanhang, og skal ikkje nyttast ved eksport til Vigo. Det første som nyttast er Elev. Deretter følgjer ei rekkje status som nyttast; Fritatt, Privatist, Realkompetansevurdert, Klage (som nyttast både for klage, utsatt og ny prøve) osb. 1) Sjekk START- og SLUTTDATO rett opp feil feltbruk (E+V+P) Det presiserast at feltet Startdato i skole og Sluttdato i skole ikkje lenger skal nyttast. Dette fordi feltet er kopla til person, ikkje elev, og vil vise på alle korta til eleven. Ta elevregisteret i listeform. F11-Feltvalg: Hent opp Lagret feltvalg *START-/SLUTTDATO FEIL FELT F9-Utvalg/sort: Hent opp Lagret utvalg med same namn. Vaks- og Priv-enhet: Legg til evt. Basisgruppe eller J til Vigo for å avgrense søket. 1) Fyll ut Enhet, og gjer utval på (UTFYLT) i feltet Startdato i skole (sjå under). Dersom det er registrert startdato som gjeld inneverande skoleår i dette feltet: Sjekk om informasjonen er frå din skole. Ja: Flytt datoen til Startet utdanningen. Nei: Slett datoen i feltet Startdato i skole (datoen kjem frå ei anna skole). 2) Gjer utval på (UTFYLT) i feltet Sluttdato i skole. Legg * i feltet Startdato i skole. Dersom det er registrert sluttdato som gjeld inneverande skoleår i dette feltet: Sjekk om informasjonen er frå din skole. Ja: Flytt datoen til Avbruddsdato. Nei: Slett datoen i feltet Sluttdato i skole (datoen kjem frå ei anna skole). Side 6 av 14

7 2) Sjekk Fylkes- og Kommunekode (Vaksne+Privatistar) Sjekk fliken Koder i Elevregisteret. Kommune skal vere utfylt. De finn rett kommunenummer under Organisasjon Fylker og kommuner. Sidan dei fleste elevane på hovedenheten kjem frå Vigo, skal desse ha rett kommunenummer. Vaksen- og privatistenhetene må sjekke desse felta. Elevregisteret i listeform. Register-Elever-F11 Feltvalg: *Kontroll Elevar VIGOeksport F9 Utvalg/sort: *KONTROLL FYLKESKODE Legg deretter * i Fylkeskode og 00 i Kommunekode. Legg inn rett kommunenummer på dei elevane dette gjeld. INNTAKSKODE/Utdanning (i Extens) må ikkje endrast Elevar som er overført frå Vigo til skolen MÅ ha same inntakskode (kurskode) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo. Dersom elevar bytter utdanning i løpet av skoleåret, MÅ Inntakskontoret få beskjed! Elevar i same basisgruppe frå forskjellige kurs Dersom skolen gir felles undervisning til elevar frå to (eller fleire) kurs, til dømes 8053 VKII allmennfagleg påbygging og 8343 VKII teikning, form, farge, - MÅ de syte for at faga er knytt til rett utdanning. Elevane vil elles bli importert til Vigo med to (eller fleire) kurslinjer. Utvekslingselevar Utenlandsk utvekslingselev i Norge skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo på alle fag dei får undervisning i, i tillegg til at det må ligge J til Vigo på Eleven (listeform). NB: Utanlandske utvekslingselevar som er tatt inn på skolen etter skolestart: Send oss ei liste over desse (namn, fødselsdato og fiktivt fnr) på e-post, slik at vi eventuelt får lagt dei inn i Vigo manuelt. Norsk utvekslingselev i utlandet Elevar som har hatt eit utanlandsopphald, skal ha dette året registrert i Vigo. Når eleven har fått godkjent året i utlandet, må Utdanningsavdelinga få beskjed. Side 7 av 14

8 VAKSNE Verktøy - Elev og Serieendre voksne elever. Føresetnad for å kunne hente opp elevar i dette verktøyet er at det ligg elevstatus VOK på elevane i eleveregisteret. Hurtiginntast VOK ved å hente dei aktuelle elevane (Elevregisteret) i listeform og gjer feltval på feltet Elevstatus frå mappa Annet. Finn vaksne (VOK) - med J til Vigo - utan dato Verktøy-Elev-Serieendre voksne elever. F11-Feltvalg: Felles feltvalg: *VAKSNE 1. sjekk F9-Utvalg/sortering: *KONTROLL EKSPORT Om du får opp vaksne med dette utvalet; kopier personid og hent fram eleven i Elevregisteret. Sjekk om eleven skal ha N til Vigo. Legg N til Vigo om det ikkje er data som skal eksporterast på den vaksne eleven. Om du finn fag på eleven i Elevregisteret (med GK eller F), MÅ du legge inn dato for anten søknad vidaregåande opplæring eller søknad realkompetansevurdering ( i Verktøy-Elev-Serieendre voksne elever). Elles vil denne eleven stoppe heile eksporten for denne Vaks-enheten. For å registrere meir data for vaksne elevar: Åpne Verktøy - Elev - Serieendre voksne elever F11-Feltvalg og hent alle felt frå mappe Voksen Legg inn data i aktuelle felt, men merk at det må ligge data i : - anten feltet Dato søkn. vid.oppl. - eller feltet Dato søknad realvurd. Utan data i eitt av desse felta vil ikkje eksport kunne skje. Bruk gjerne hurtiginntast, eller legg inn manuelt. Side 8 av 14

9 PRIVATISTAR Ingen privatistar skal ligge med Startdato. Feltet Startdato i skole skal ikkje nyttast! Sjå avsnittet Sjekk START- og SLUTTDATO... og rett evt. opp i gamle datoar. Ein elev som ligg med minst eitt elevfag, vil bli overført som Elev til Vigo. Tom i Statusfeltet = Elev i Vigo Hugs: Legg inn Privatist i Statusfeltet på faget på Aktivitetsfliken. Fradato og Tildato på faget = Eksamensdato (skal vere utfylt) For å kunne gjere utval på, og eksport av, privatisteksamen haust og vår, og utsett, ny og særskilt prøve haust og vår, skal det nyttast forskjellige periodar for desse aktivitetane: Ny/utsett og særskilt prøve Ordinære elevar, T1, T2, S og E Privatist haust Privatist vår Sjekk at det ligg fag med Periode 07* på privatistane. Ingen fag; legg N til Vigo på privatisten. Elevregisteret i listeform. om det er privatistar registrert i ei basisgruppe som ligg med J til Vigo: Sjå side 1 om sjekk av feltet Til Vigo (J/N) på Enhet, Basisgruppe osb. I dette lagra utvalet sjekker vi først privatistar med: basisgruppenamn *07*, J til Vigo (på eleven) og utfylt Startdato i skole (feil feltbruk). NB: Dersom basisgruppene ikkje startar med 0708*, må desse endrast til dette formatet! Dette er fordi vi må gjere utval på basisgruppe i tillegg til periode ved eksport til Vigo. Ta evt. kontakt. Etter at du har retta namnet på basisgruppa Om du allereie har gjort sjekken for feil start- og sluttdato, kan du legge * i dette feltet. Side 9 av 14

10 RETTLEIING FOR KONTROLL AV KARAKTERAR TIL VIGO INNTAK: Standardfelt som må vere utfylt - for at vi skal kunne ta imot data rett i inntakssystemet: Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato. Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO. Felta med fråver (dag og timar) og ordenskarakter skal vere utfylt. For Vg1 og Vg2: karakter i Atferd. Lovlege karakterar i Orden: G, NG og LG ( tom blir godtatt) NB! IV er ein ugyldig ordenskarakter. Feltet aktivitetstype må vere S (Standpunkt), E (Eksamen) eller T2 (gjeld Vg1). Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er: KB Kompetansebevis VM Vitnemål (TF, TK Teknisk fagskole) NB: Vi lastar ikkje over frå fagskolane til Vigo førebels. Innrapporteringa gjeld Standpunkt og Eksamen inneverande skoleår, og i tillegg T2 for Vg1. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i gjeldande periode (07*). Elev som tek fag ved fleire skolar Dersom ein elev tek einskilde fag ved ein skole og er elev ved ein annan skole samstundes, er det berre hovudskolen som skal rapportere inn karakterane. Den skolen der eleven tar einskilde fag, skal legge N i feltet Til Vigo på eleven/faga. Karakterar: I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Til dømes verdien I for ikkje grunnlag for vurdering blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren (strek) eller +/- i tillegg til karakter blir godkjent. (Bruk eventuelt karaktermerknad.) Oversikt over lovlege fagkarakterar: Verdi Kommentar (sjå Forskrift til Oppl.lova 4-8 og 4-9) 1 Karakteren 1 uttrykkjer at eleven har svært låg kompetanse i faget 2 Karakteren 2 uttrykkjer at eleven har låg kompetanse i faget 3 Karakteren 3 uttrykkjer at eleven har nokså god kompetanse i faget 4 Karakteren 4 uttrykkjer at eleven har god kompetanse i faget 5 Karakteren 5 uttrykkjer at eleven har mykje god kompetanse i faget 6 Karakteren 6 uttrykkjer at eleven har framifrå kompetanse i faget IV Ikkje grunnlag for vurdering (endrast til 9 i Vigo). IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråvere eller liknande. D Delteke NYTT: F Friteken for vurdering. NYTT: GK Godkjent kompetanse. Berre fag som er godkjent (realkompetansevurdert) skal til Vigo med karakteren GK (endrast til R i Vigo) FU Fullført (endrast til U i Vigo). NB: Karakterane IB og ID er ikkje lenger i bruk. Side 10 av 14

11 Fagmerknad Det kan berre førast merknadstekster godkjent av Utdanningsdirektoratet. Merknadskodane med tekst finn du i språkkoderegisteret; Organisasjon Fag/ressurser Språkkoder. Fagmerknadens kode, FAMxx, legges inn i feltet Fagmerknad på elevens aktivitet og teksten som hører fagmerknaden til, vil skrives ut på kompetansebeviset/vitnemålet til høgre for det aktuelle faget. (sjå meir om dette i hjelpefila) For fagmerknadene FAM13, 16 og 22 skal henholdsvis <Fagkode> i R94, <åååå> for når faget er bestått og <Betegnelse> på Prosjekt til fordjuping skrives inn i feltet Kar.merknad samtidig som FAMkode leggast inn i Fagmerknad. Det er kode for fagmerknad som vil bli eksportert til NVB. Merknadstekst vil bli eksportert til Vigo, og tema for prosjekt til fordjuping kan vidareformidlast frå Vigo til lærlingeplass. Slik ligg FAMkodane i Extens per i dag. FAM13: Legg inn fagkode i R94 bak teksten FAM16: Legg inn årstal faget er bestått FAM22: Betegnelse (maks 24 teikn) for fagområde frå Vg3 læreplan ved kodar for prosjekt til fordjuping (PFO), t.d. Telekommunikasjon Sjå og brev frå Utdanningsdirektoratet: Føring av vitnemål og kompetansebevis for videregående opplæring i Kunnskapsløftet. Publisert , Sist endra Der finn de meir om: fritak for privatistar og dei som følgjer opplæring spesielt organisert for vaksne, overgangsordningar frå R94 til Kunnskapsløftet, føring av merknadstekster (fagmerknad, vitnemålsmerknad) mm. Side 11 av 14

12 SJEKK AV KARAKTERAR I EXTENS FØR INNLASTING TIL VIGO Desse sjekkane skal utføres på alle Hoved-, Vaks- og Priv-enheten. Vi vil først eksportere frå hovedenheten, deretter frå privatist- og vaks-enhetene. NB! Pass på at det er berre etter ikke at det skal vere ordmellomrom. Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gongen. KONTROLL AV ELEVAR Listeform Register-Elever-F11 Feltvalg: *Kontroll Elevar VIGOeksport F9 Utvalg/sort: *KONTROLL VIGOEKSPORT ELEV Sjekk: Enhet ATL (dette er eit eksempel) Om du skal sjekke for fleire enheter: Sjekk for ein enhet om gongen. Den kan då ligge inne til du har sjekka alt på enheten. Bevistype (sjekk 1,2) Årstrinn (sjekk 3,4) Vurdering (sjekk 5,6) (tom) ikke KB,ikke VM,ikke T* (tom) 4,5 (tom) ikke B,ikke I,ikke A,ikke M, ikke H Viktig Skal vere utfylt ved eksport av S og E. Desse i nedste linje kan sjekkast i ein omgang (søker da etter alt anna enn kompetansebevis, vitnemål og TF) Viktig Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 4 eller 5, dersom skolen ikkje har TF Viktig H er gyldig for privatistar, vaksne og elevar som tar t.d. Vg1 over 2 år (H på 1. år) Sjekk i ein omgang: Utdanning?????1?????????2?????????? Vg1 (10 teikn) Vg2 VKII Årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (?????1????) til rett årstrinn (Ikke 1). Utdanning?????1?????????2???? Vg1 Vg2 Bevistype Ikke KB Alt anna er feil Side 12 av 14

13 KONTROLL AV FAG OG KARAKTERDATA Verktøy-Elev-Serieendre tildelte aktiviteter-f11 feltvalg: *Kontroll før VIGO F9 Utvalg/sort: *KONTROLL FAG/KAR.DATA Desse felta skal ligge fast under sjekken: Enhet??? Skal alltid vere med (hovedenhet, Priv- og Vaks-enhet) Periode 07* Skal alltid vere med Henvisning IKKE IV Denne ligg fast til du er ferdig. Akt.type S,E Denne kan ligge fast ved sjekk av Standpunkt og Eksamen. NB: Legg inn sjekkefelt i tillegg før du trykker Enter-tasten/OK! Sjekk og legg inn * i feltet før neste sjekk: Akt.årstrinn (tom) Akt.årstrinn skal vere 1-3 på vidaregåande >4 (fagskolen: 5,6) Hvordan IKKE FF,IKKE SF,IKKE VF,IKKE OR Får du opp nokre rader; sjekk feltet Hvordan og rett opp. Akt.form (tom) Finn du E-rader (eksamen) utan akt.form, fyller du ut denne. Sjå Hjelpefila om lovlege kodar. Off.fagkode (tom) Det skal ikkje ligge fag utan offentleg fagkode. Bytt evt. ut fag på eleven, slik at rett fag ligg inne med rett fagkode. Utdanning?????1?????????2?????????? Vg1 Vg2 VKII Akt.årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3,4,5 Vg1 Vg2 VKII NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (?????1????) til rett Akt.årstrinn (Ikke 1). Viss ein elev på 3. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 3. Viss ein elev på 1. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 1. Sjekk KARAKTERAR: Vurdering B Mulig denne sjekken ikkje viser rett. Vurderingsfeltet skal ikkje nyttast meir. Kjør sjekken med * i Vurdering og sjekk Fullførtkode på dei som har 1 eller IV. Karakterer 1,IV,GOD Det er ingen som skal ligge inne med B på vurdering og ha karakterane 1 eller IV. GOD i Orden må endrast til G. NB: Du vil ikkje sjå vurderingsfeltet i rapporten din. Side 13 av 14

14 Desse kontrollrapportane kan kjørast for å kontrollere innlagt data. Alternativt må ein vere sikker på at ein har gått inn i registeret og gjort alle endringar: Desse 2 kontrollrapportane finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Generelle, Kontroll 1. Kontrollrapport: KO_elfa.rpt, kontrollerer fag som manglar data på akt.årstrinn, fradato, tildato, periode eller aktivitetstype. Rapporten skal kjørast for å kontrollere at alle data er kome med. Dersom du får ut elevar på kontrollrapporten må du ta ein runde til, for då er det enno ikkje klart til eksport. Hugs å fylle ut felta bevistype om det er kompetansebevis (KB) vitnemål (VM), og fullførtkode i feltet vurdering. 2. Kontrollrapport: KO_elfr.rpt,(kontrollerer fravær), eller kontroller at det ikkje manglar data på felta årstrinn og periode på fraværet. Denne kontrollrapporten finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Skole, Statistikk 3. Kontrollrapport: KSTAT_01.rpt som skriv ut utvalde karakterar må og kjørast. Kontrollerer alle som har fått 1 el. IV som karakter i enkelte fag i forhold til feltet vurdering. Elevar som ligg inne med B på fullførtkode og KB på bevistype er lagt inn feil og må rettast opp. Dersom ein har B for bestått kurs så skal ein ha karakteren to eller meir i alle fag. Dersom dette ikkje er rett utfylt frå skolen si side, blir kontrollarbeidet for utdanningsavdelinga vanskeleg å få til. Vi tek berre stikkprøvar. Dersom ein slik feil ligg inn på standpunktkarakterane, kan det føre til at ein elev som berre har 2 karakterar og IV i dei andre kjem inn på kurs han/ho ikkje er kvalifisert til fordi skolen har fylt ut KB på bevistype og B på fullførtkode. Dersom skolane kjører kontrollrapportane så kan de rette opp evt. feil før vi importerer over data til inntakssystemet. Skolane slepp å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp, og utdanningsavdelinga slepp ekstraarbeid med ev. ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane. Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda Side 14 av 14