Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal

Transkript

1 rundskriv nr. 22/08 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal Dato: MR 29630/2008/062 Ref: Registreringar i Extens før eksport til Vigo - SSB NB: Det er viktig at denne informasjonen raskt kjem ut til den/dei på skolen som har ansvar for registreringane i EXTENS. Dette gjeld både registreringar på hovedenhet, VAKSenhet og Privatistar. Dei som har ansvar for registreringar i Personalregisteret (Lærartimar) må og få skrivet. Resultatfil for skoleåret blir levert til Sentralbasen frå Vigo fredag 17. oktober. Desse opplysningane er allereie rapportert inn til Vigo i løpet av sommaren og gjeld elevar, privatistar, realkompetansevurderte personar, vaksenopplæring og elevar som slutta etter 1. oktober 2007, men berre dei som har slutta i skoleåret oktober får alle fylka ei excelfil med evt. manglar på innsendinga tilbake frå SSB. Alle skolane vil få tilsendt dei tilbakemeldingane som gjeld eigen skole, slik at vi får retta opp feil i Extens (og i Vigo). SSB-FRIST: innan fredag 31. oktober 2008 gjeld data Utdanningsavdelinga er ansvarleg for rapportering av tenestedata til SSB. I denne omgang er det: Elevar i ordinær vidaregåande opplæring per 1. oktober 2008 Fag per elev per 1. oktober 2008 Vaksne i ord. vgo per 1. okt (personar i opplæringstilbod og kompetanseprøving tilpassa vaksne) Lærartimar Oppdragsundervisning Spesialundervisning Morsmålsopplæring Støtteundervisning i norsk Elevstatus Rett (sjekk elevar som skolen har tatt inn etter skolestart) Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 Elevstatus, Fullførtkode (S på slutta elev), slutt-/startdato mm. skal kontrollerast. Hugs: Elevar som har slutta etter 1. september 2008 skal rapporterast til SSB. Desse data vert rapportert inn frå inntakssystemet vårt Vigo. For at vi skal kunne rapportere inn dei data som SSB ønskjer, er vi avhengig av å importere dei fleste data frå Extens. Desse tenestedata vert seinare kopla saman med økonomidata og vert ein del av KOSTRA (KOmmune-STat RApporteringa). Dette er viktige data som er med på å påverke rammetilskotet til Møre og Romsdal fylke. Dataene vert og brukt i utdanningsstatistikk. Vi håper derfor at skolane også i år er med på å ta ansvar for at dei data vi rapporterer inn er så pålitelege som mogeleg. ELEV-Data ( ) som det er viktig at de registrerer og kontrollerer er: Elevfag Alle fag som den enkelte elev tek, vert lagt på Aktivitet med Periode 081. Sjekk at det ligg rett tal med fag på alle elevar. Sjekk at fagkodane er rett. Hugs: Alle nivå skal no berre ha fag frå Kunnskapsløftet. Fullførtkode - på Elevkortet Vitnemålsfliken - Elevskoleår Under Elevskoleår skal elevar som har slutta (0809) ha Fullførtkode = S slutta S: Slutta på heile utdanningsprogrammet etter 1. september 2008 I tillegg skal det og ligge ein Avbruddsdato i Endretfliken. Du finn definisjon av Fullførtkodane på side 5-7 i vedlegget Grensesnitt mot SSB Sjekk felt på Inntaksfliken: Elevstatus DEL = delkurselev. For eksport til SSB så vil talet på fag som ligg på eleven bli berekna i VIGO og avgjere delkursprosenten. PRI = personar som er reine privatistar. VOK = vaksen. NB! Det er veldig viktig at dette blir lagt inn på alle som går på opplæringstilbod spesielt organisert for vaksne. (sjå eige avsnitt) UTU = Utenlandsk utv.elev i Norge (AFS-elevar m.fl.) NOU = Norsk utv.elev i utlandet (skal ha året godkjent) Sjå og Fagstatus for desse elevane. rundskriv nr. 22/08, side 2

3 Elevtype - Det er viktig at det blir lagt inn SU i dette feltet for alle som har rett til spesialundervisning etter enkeltvedtak. NB: Vedtak om inntak til spesialklasser og smågrupper er omfatta av definisjonen enkeltvedtak, men ikkje inntak til kurs over 2 år dersom dette ikkje samstundes er kombinert med vedtak om spesialundervisning i høve Oppl.lova 5-1. :/: Sjå side 9 i vedlegg Grensesnitt mot SSB 2008 Annetspråk Det skal ligge NO i feltet for dei elevane som har norsk som andrespråk. (For dei andre skal dette feltet vere blankt.) Opplæring i morsmål J/N - registrerast for elevar som får opplæring i morsmål. Rettselev U=Ungdomsrett, V=Vaksenrett, F=Fullføringsrett, I=Ikkje rett. NB! Dette feltet er viktig. Sjekk om feltet er utfylt for NYE elevar som er tatt inn etter skolestart. NYE elevar etter 1. september Send melding til Inntakskontoret om alle elevar som er tatt inn av skolen etter ajourhaldet, med desse opplysningane om eleven: Startdato (Inntaksfliken Startet utdanningen) - (etter 1. september) Personnummer (for elevar utan norsk personnummer; fødselsdato) Utdanning/Inntakskode Elevar som slutta i ajourhaldsperioden (august) skal no ligge på SLUTT-skolen i basisgruppe SA-08. Sjekk at dei og ligg med N til Vigo (både basisgruppe og elev). Elevar som har slutta etter 1. september, skal ligge på hovdeenheten i basisgruppa 0809-SLUTT med J til Vigo. Sjekk at desse elevane ligg med sluttdato og i rett basisgruppe og enhet. Sjå felles e-post til skolane ; Fullførtkode 0708 HASTER Slutt og start rundskriv nr. 22/08, side 3

4 SAMANHENG MELLOM FAGSTATUS OG ELEVSTATUS Register - Elever - Aktivitetsflik Fag som skal eksporterast til Vigo skal være registrert med fagstatus dersom dei ikkje er vanlege elevfag. Feltet status på aktivitetsradene er default blank, og vil då bli eksportert med status = Elev. Fagstatus ( blått felt ) Dei første vala i statusplukklista (ønsket, antatt...) nyttast i andre samamenhengar, og skal ikkje nyttast ved eksport til Vigo. Det første som nyttast er Elev. Deretter følgjer ei rekke status som nyttast; Privatist, Realkompetansevurdert, Fritatt, Klage (som nyttast både for klage, utsatt og ny prøve) osv. I tillegg finn du Alternativ opplæringsplan, Hospitant, Nettundervisning, Utenlandsk utvekslingselev i Norge, Norsk utvekslingselev i utlandet, Sluttet. Merk at Antatt, Søker, Sluttet TPU, SU og særskilt ikkje skal nyttast for fag som skal eksporterast til Vigo og SSB. Karakterdata - Klage Dette er ein fagstatus som nyttast når ein elev har fått endra ein eller fleire av karakterane på bakgrunn av klage på karakter, feilføring av karakter eller ny/utsatt/særskilt prøve. Karakterar som er endra (etter eksport av kompetansebevis ), skal merkast med ein fagstatus = K (klage) NB: Det er viktig å sjekke Fullførtkoden på kompetansebeviset når karakteren er endra. (Elevreg. Vitnemålsflik Elevskoleår Fullførtkode) Dersom eleven får endra fullførtkoden, må de gi beskjed til oss slik at vi får oppdatert i Vigo. Elevar som forbetrar karakterar om hausten med ny, utsatt og særskilt prøve, og som ikkje kjem inn under dei gruppene som er nemnt over, skal føres på neste skoleår ( ). Dette er heilt naudsynt for at vi skal få med karakterane ved neste innrapportering (dette er drøfta med Utdanningsdirektoratet og dei godkjenner at vi gjer det slik). NB: Faget må vere knytt til rett utdanning. Ta kontakt om de er i tvil. Elevar som har slutta etter 1. september 2008 Desse elevane skal ha Avbruddsdato i Endretfliken og Avbruddsmelding skal fylles ut og sendes til Inntakskontoret. Sjå hjelpefila i Extens om Elev slutter/flytter. NB: Desse elevane skal ligge i basisgruppa 0809-SLUTT på hovedenheten, til skoleåret er omme. Pass på at basisgruppa har rett namn og at både basisgruppe og elev har J til Vigo. rundskriv nr. 22/08, side 4

5 NB: Berre desse kodane skal brukast: FradatoTildato Avbruddsårsak Benevning XX Slutta - Anna fråfallsårsak VA Slutta - Fagvanskar FV Slutta - Feilval FL Slutta - Flytta AR Slutta - Fått arbeid AS Slutta - Starta på anna skole/utd.prog FR Slutta - Stort fråvær UH Slutta - Utanlandsopphald SA-SK Slutta i ajourhaldsfase - Anna fk. skole SA-AG Slutta i ajourhaldsfase - Anna grunn SA-FS Slutta i ajourhaldsfase - Folkehøgskole SA-PS Slutta i ajourhaldsfase - Privatskole SA-ARB Slutta i ajourhaldsfase - Skal beg. i arbeid SA-PERM Slutta i ajourhaldsfase - Søkjer permisjon SA-FRI Slutta i ajourhaldsfase - tar friår Fullførtkode Godkjente fullførtkodar: Kodeliste: B, I, A, S, H B: Fullført og bestått kurs I: Ikkje bestått i eitt eller fleire fag, og/eller mangler eitt eller fleire fag A: Elevar som følgjer alternativ opplæringsplan i alle fag (vidaregåande opplæring som IOP). S: Slutta på heile kurset i løpet av skoleåret, etter 1. september. H: Held på med utdanninga (sjå presisering under) Presisering av fullførtkode H: Elevar som går kurs over 2 år: 1. året får eleven fullførtkode H. 2. året får eleven fullførtkode B eller I avhengig av om kurset er bestått eller ikkje bestått. Elevar som går på kurs med unormalt skoleår (f. eks. startar i januar og sluttar i desember): Ved normal skoleslutt (i juni) får eleven fullførtkode H. Ved skoleslutt for dette kurset får eleven fullførtkode B eller I avhengig av om kurset er bestått eller ikkje bestått. Elevar som er realkompetansevurdert og/eller som går på kurs for vaksne: Når eleven ikkje har fullført eit heilt kurs settes fullførtkode H. Når eleven har fullført eit heilt kurs får eleven fullførtkode B eller I avhengig av om kurset er bestått eller ikkje bestått. rundskriv nr. 22/08, side 5

6 Eksport av vaksne til SSB For årets innrapportering: Vaksne i eit løp i perioden Desse skal vere lasta inn i Vigo i løpet av sommaren. Vi tar likevel med desse sjekkene her. Formålet er å få rapportert alle vaksne som søkjer vitnemålsløp, fagbrevsløp, realkompetansevurdering eller som ønskjer kompetanse på lavere nivå eller i enkeltfag. Det er laga eit eige verktøy for behandling av vaksne elever. Verktøyet finn de under Verktøy - Elev og Serieendre voksne elever. For å kunne hente opp elevar i dette verktøyet er det naudsynt at det ligg Elevstatus VOK på elevane i Elevregisteret. I tillegg MÅ dei ha dato i eit av to datofelt. Viss ikkje, vil heile eksporten stoppe. Sjå under: F11-Feltvalg og hent Felles feltvalg: *VAKSNE 1. sjekk F9-Utvalg/sort og hent Lagret utvalg: *VAKSNE-SJEKK FELT DATO, J-N Sjekk at det ligg dato i eit av dei to datofelta (sjå over). Legg * i det eine medan du sjekker (tom) i det andre datofeltet. Dersom begge datofelta er tomme, og dato ikkje finnast; legg N til Vigo på denne vaksne. F11-Feltvalg og hent Felles feltvalg: *VAKSNE sjekk felt (alle felt frå mappa Voksen + litt til) Legg inn data i aktuelle felt. Datagrunnlaget skal gi eit bilete av løpet for ein vaksen i vidaregåande opplæring, og status ein gong pr år, for løpet som for dei flestes vedkommande strekkjer seg over fleire år. Sjekk at det ligg J til Vigo på elev og fag. På dei faga den vaksne ikkje treng undervisning, skal faga ha fagstatus Realkompetansevurdert og GK som karakter. På dei faga den vaksne har undervisning skal feltet status vere tomt eller ha fagstatus Elev (tomt felt=elev). På dei faga den vaksne tar privatisteksamen, skal det settast fagstatus Privatist. Desse faga skal ligge på Privatist-enheten. Det er berre dei faga som skal rapporterast som skal ha J til Vigo. Sjå utfyllande om dei data som skal rapporterast i avsnittet 1. Omfang ssbvoksen i vedlagte :/: Notat frå SSB Kravspesifikasjon voksne i videregående opplæring 2008 Bruk og Hjelpefila i Extens. rundskriv nr. 22/08, side 6

7 Rettstype for vaksne Viss den vaksne rapporterast via VIGO, og det er registrert ei elevkurslinje på den vaksne, så er det rettstypen ved inntak som blir rapportert. For andre vaksne vil det være rettstypen på rapporteringstidspunktet som vil bli rapportert. Data på vaksne elevar kan komme både frå dei skoleadministrative systema og frå vaksensystema. Det kan då skje at ein elev har både karakter i faget og er blitt realkompetansevurdert i faget. Presisering: Karakteren R overstyrer ikkje ein allereie satt karakter (1-6) Blank overstyrer ikkje ein allereie satt karakter R eller 1-6 Periode SKAL vere 081 for skoleåret (privatistperiode Haust: 080, VÅR: 081) Ta opp Verktøy Elev - Serieendre tildelte aktiviteter F11-Feltvalg: hent fram Lagret feltvalg *UTD sjekk periode og fag F9-Lagret utvalg: *UTD sjekk periode og enhet Legg inn eiga hovedenhet Vel den sorteringa som er praktisk for dykk. rundskriv nr. 22/08, side 7

8 Dersom de får opp nokre elevar, må de sjekke om desse skal ligge på sluttenheten eller om dei skal ligge med periode 08*. RYDD OPP: F7-Marker alle Høyreklikk Gå til - Elevregisteret Legg evt. N til Vigo på elevane (og/eller faga), dersom desse ikkje tilhøyrer dette skoleåret. Flytt evt. elevane til sluttenheten. rundskriv nr. 22/08, side 8

9 Elevar som har IOP Sjå side 5-7 i vedlegget Grensesnitt mot SSB 2008 ; Spesielle regler for elever som har IOP Det ligg no fag i Fagregisteret i Extens, som kan nyttast for desse elevane: Fagkodar for elevar som ikkje følgjer normal progresjon i fag, men tar fag som Alternativ opplæringsplan. Fagkode Fagnavn Omfang (60min) Fagnavn m/timetall AOL0001 Alternativ opplæringsplan 1 Alternativ opplæringsplan med omfang 1 AOL0002 Alternativ opplæringsplan 2 Alternativ opplæringsplan med omfang 2 AOL0003 Alternativ opplæringsplan 3 Alternativ opplæringsplan med omfang 3 AOL0004 Alternativ opplæringsplan 4 Alternativ opplæringsplan med omfang 4 AOL0005 Alternativ opplæringsplan 5 Alternativ opplæringsplan med omfang 5 AOL0006 Alternativ opplæringsplan 6 Alternativ opplæringsplan med omfang 6 AOL0007 Alternativ opplæringsplan 7 Alternativ opplæringsplan med omfang 7 AOL0008 Alternativ opplæringsplan 8 Alternativ opplæringsplan med omfang 8 AOL0009 Alternativ opplæringsplan 9 Alternativ opplæringsplan med omfang 9 AOL0010 Alternativ opplæringsplan 10 Alternativ opplæringsplan med omfang 10 AOL0020 Alternativ opplæringsplan 20 Alternativ opplæringsplan med omfang 20 AOL0030 Alternativ opplæringsplan 30 Alternativ opplæringsplan med omfang 30 AOL0040 Alternativ opplæringsplan 40 Alternativ opplæringsplan med omfang 40 AOL0050 Alternativ opplæringsplan 50 Alternativ opplæringsplan med omfang 50 AOL0060 Alternativ opplæringsplan 60 Alternativ opplæringsplan med omfang 60 AOL0070 Alternativ opplæringsplan 70 Alternativ opplæringsplan med omfang 70 AOL0080 Alternativ opplæringsplan 80 Alternativ opplæringsplan med omfang 80 AOL0090 Alternativ opplæringsplan 90 Alternativ opplæringsplan med omfang 90 AOL0100 Alternativ opplæringsplan 100 Alternativ opplæringsplan med omfang 100 AOL0200 Alternativ opplæringsplan 200 Alternativ opplæringsplan med omfang 200 AOL0300 Alternativ opplæringsplan 300 Alternativ opplæringsplan med omfang 300 AOL0400 Alternativ opplæringsplan 400 Alternativ opplæringsplan med omfang 400 AOL0500 Alternativ opplæringsplan 500 Alternativ opplæringsplan med omfang 500 AOL0600 Alternativ opplæringsplan 600 Alternativ opplæringsplan med omfang 600 AOL0700 Alternativ opplæringsplan 700 Alternativ opplæringsplan med omfang 700 AOL0800 Alternativ opplæringsplan 800 Alternativ opplæringsplan med omfang 800 AOL0900 Alternativ opplæringsplan 900 Alternativ opplæringsplan med omfang 900 Fagkodane skal nyttast slik: Fagkodene skal nyttast for å få innrapportert til SSB/UDIR fag tatt som Alternativ opplæringsplan, og der VIGO normalt ikkje får inn fag tilsvarande omfanget på eit heilt kurs. Ein elev som tar nokre fag ordinært, får ført ordinær fagkode i faga. Resten av timetalet leggast inn med inntil 3 AOL-fagkodar ut frå resten av timetalet på kurset ho/han går. Eksempel: Dersom ein elev tar ordinære fag tilsvarande to 5-timersfag med 140 årstimar (60minutters) kvar, blir dette 280 årstimar. Eit kurs med totalt 982 årstimar (35 uketimar) har då gjenståande 982 timar 280 timar = 702 årstimar. Då må dei 702 årstimane gjenspeiles i faga AOL0700 og AOL0002. Altså 2 fag må opprettast. Gjenstår det f.eks: 655 årstimar, må dette gjenspeilast i faga: AOL0600, AOL0050 og AOL0005. Fagkodane blir tatt i bruk først frå skoleåret , og må vere på plass på den enkelte elev til SSB-rapportering per 1. oktober rundskriv nr. 22/08, side 9

10 Melding frå IST Extens pr : Dette gjelder elever som er tatt inn i utdanningsprogram Alternativ opplæring. IST anbefaler følgende registrering av aktiviteter i Extens: Eksempel: En elev som skal ha alle sine 982 årstimer (60 min/timer), unntatt kroppsøving, som AOL-fag behandles slik: Eleven får KRO timer AOL timer AOL timer AOL timer Dette gir totalt 982 timer. Disse fagene skal fordeles på eksempelvis 3 lærere (maks 99) Vårt forslag er at alle 3 lærere legges på undervisningsgruppe med faget AOL0900 og at all fraværsføring, merknader osv koples til dette faget. De øvrige fagene tildeles for at eleven skal få nok timer ved eksport til Vigo, SSB og lånekasse, og en trenger ikke lage grupper med disse fagene. Disse 3 lærere kan få forskjellige antall tjenestetimer, de kan ha forskjellig årsramme, og de kan ha timene tildelt i 45 eller 60 minutter uten at det påvirker elevens timer. Alle lærere som legges på denne gruppa overføres til websystem for fraværsføring, og lærere fører fravær for de uketimene de har elevgruppa. Dette summeres på faget. I vårt websystem vil det være lærer 1 som kan legge inn karakter på dette faget. Skal det ikke være karakter, men skriftlig vurdering, vil alle 3 lærere kunne lage slike. rundskriv nr. 22/08, side 10

11 Lærartimar pr Formålet er å gi informasjon om tal på timar det blir gitt undervisning i. Prinsipp lagt til grunn for omfanget: Timar som lærar er i direkte undervisningsarbeid; faktisk ressursbruk lærartimar (kan vere justert i høve til normerte årstimetal for undervisning). Eksklusive timar ikkje direkte relatert til undervisning, til dømes sett av for kontaktlærarverksemd. Mht. definisjon/måleenhet for timar: Tidligare variabel studieretning gir ikkje god informasjon om lærartimar totalt. Det legges inn ein ny variabel funksjon, som i større grad vil reflektere tidsbruk innanfor ulike arbeidsområde for undervisningspersonell. Faktiske undervisningstimar tilordnes KOSTRA-funksjonar i dei skoleadministrative systema, i samhøve med korleis lærartimane faktisk blir kontert frå skolane si side. Forskjellen i forhold til å rapportere lærartimar på studieretninger er at funksjonane no etableres direkte i forhold til korleis lærartimane konteres, slik at timane - på funksjon kan avspeile faktisk regnskapsføring frå skolane. Eksport av lærartimar til SSB har til føresetnad at skolane har tildelt tenester til lærarar, og at tenestene er kopla til funksjon. Tenesteradene har eit felt som heiter Vigofunksjon med plukkliste på aktuelle funksjonar. Skolane må hurtiginntaste funksjon på alle tenesterader før eksport: Gå til Verktøy - Personal - serieendre tildelte tjenester F11-Feltvalg Hent fram: Lagret feltvalg *Lærartimar til SSB - NY F9-Utvalg/Sort Hent fram: Lagret utvalg *Lærartimar til SSB - NY Søk opp ei gruppe eller eit fag i gongen: Und.gruppe med utval til dømes:?ba*,?st*,?id* osv. eller Fag (hent fram feltet) med utval til dømes: EL*, ID*, MD* osv. NB: Legg inn hovedenhet for din skole. F7 - Marker alle F10 - Hurtiginntast og plukk aktuell funksjon på utvalet av fag/und.gruppe: rundskriv nr. 22/08, side 11

12 Tjenestetype: K,VT (det er berre desse som skal eksporterast) Du kan sortere utvalet på Und.gruppe eller Fag, og så søke opp eit passande utval av desse. Du ser no alle som ligg utan VigoFunksjon. Ta til slutt utval på VigoFunksjon (tom) - ingen tenesterader kan ligge utan funksjon. Oversikt over funksjonskodar: Pedagogisk ledelse, pedagogiske fellesutgifter og gjesteelevsoppgjør Studiespesialisering Bygg- og anleggsteknikk Elektrofag Design og håndverksfag Resturant- og matfag Helse- og sosialfag Idrettsfag Teknikk og industriell produksjon Musikk, dans og drama Medier og kommunikasjon Naturbruk Service og samferdsel Allmennfaglige studieretninger (gammel ordning) Yrkesfaglige studieretninger (gammel Ordning) Fagskole Landslinjer Spesialundervisning og særskilt tilpasset opplæring Fagopplæring i arbeidslivet Voksenopplæring etter opplæringsloven Andre undervisningsformål Kode 520-UA 521-ST 522-BA 523-EL 524-DH 525-RN 526-HS 527-ID 528-TI 529-MD 530-MK 531-NA 532-SS 538-AG 539-YG 554-FS 559-LL 560-SP 570-FA 581-VO 590-AV rundskriv nr. 22/08, side 12

13 For funksjon 559 landslinjer gjeld dette; om elevar på landslinjer går i same basisgruppe som elevar i ordinære tilbod (dvs. ikkje landslinje), føres utgiftene på den aktuelle studieretninga (funksjonane ). (I Møre og Romsdal gjeld dette berre Kristiansund vgs skoleåret ) Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Vedlegg: Grensesnitt mot SSB 2008 Kravspesifikasjon voksne i videregående opplæring 2008 Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda rundskriv nr. 22/08, side 13