OBS! Pass på at De har den siste versjonen av det skoleadministrative systemet.

Transkript

1 rundskriv nr. 07/12 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Ungdomsskolane i Møre og Romsdal Dato: Ref: /2012/062 - Innhenting av standpunkt og eksamenskarakterar for skoleåret 2011/2012 Inntak til vidaregåande opplæring blir gjort på grunnlag av endelege standpunkt og eksamenskarakterar. Vi ber med dette ungdomsskolane om å sende oss fil med karakterar. Fila lagar de som før i det skoleadministrative programmet til skolen og lagrar den på ein stad de kan finne den att. Fylkeskommunane har gått saman om oppretting av ein felles portal for opplasting av filer frå grunnskolane til inntakskontora i fylkene. Filene blir no krypterte ved opp/nedlasting. Portalen skal frå no av nyttast for levering av filer med avgangselevar og karakterar. Vi legg ved ei eiga brukarrettleiing som beskriv korleis ein nyttar portalen. Portalen ligg på skolemodulen til Vigo og både rådgivar og rektor ved skolen har i mange år nytta denne. Rådgivar og rektor har eit brukarnamn og passord som den som har ansvar for å laste ut karakterane også må få tilgang til. Adressa til portalen er: De får no feilmeldingar ved opplasting til portalen dersom noko i fila er feil, og må kontakte systemansvarleg for det skoleadministrative systemet dykkar dersom de treng hjelp til å rette opp feilen. Men ver merksam på at portalen ikkje vil seie ifrå dersom de legg ved feil fil, f.eks avgangselevar eller karakterar frå første halvår i staden for standpunktkarakterane. Det blir difor like viktig at Utdanningsavdelinga kan nå skolen dersom vi får feil fil levert til oss. OBS! Pass på at De har den siste versjonen av det skoleadministrative systemet. Dersom ein har lagra filer frå dei skoleadministrative systemet før, kan det vere lurt å gå inn og slette alle desse før De lager nye filer at De ikkje sender oss feil fil. Sjekk at fila har dagens dato. Om De vil sjekke at fila har rett innhald, kan den opnast i Notisblokk. Kontrollarbeid: Før de sender inn fila på e-post, ber vi om at de kontrollerer at: - Det berre er brukt lovlege karakterar. - Karakterfila må innehalde både fødsels og personnummer, til saman 11 siffer. For at rett elev skal bli registrert med rett karaktersett, er det heilt avgjerande at fødsels- og personnummer er rett. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 - Standpunktkarakterane, karakterane frå skriftleg- og munnleg eksamen og karakterar i fag avslutta i 8. og 9. klasse skal vere med i karakterfila. - Elevar som går 11. skoleår har krav på å nytte dei beste karakterane frå 10. og 11. skoleår ved inntak til vidaregåande skole. Karakterfila må innehalde dei beste karakterane i dei enkelte faga. - Vi treng også karakterfil for dei elevane som har søkt om inntak på grunn av behov for særskilt tilrettelegging. Dei fleste av desse skal konkurrere om skoleplass saman med dei som har søkt om inntak på ordinært inntak, ut frå karakterane dei har frå grunnskolen. Vi viser til kapittel 3 i forskrift til opplæringslova, samt heimesida til Utdanningsdirektoratet om retningslinjer for føring av vitnemål i grunnskolen. Frist for innsending: Karakterfil sendast til opplastingsportalen så snart som mogleg etter siste fellessensur. Vi har svært kort tidsfrist før 1. inntaket, så av omsyn til kontrollarbeidet må vi be om at standpunkt og eksamenskarakterane blir innsendt så snart dei er klare. Seinast fredag 22. juni 2012, må skolane ha lagt ut fila i opplastingsportalen. Vi tek sikte på å bli ferdige med å laste inn karakterane frå ungdomsskolane i løpet av veke 26. Det MÅ vere nokon tilgjengeleg ved skolen denne veka slik at vi kan få hjelp dersom det er feil karakterfil vi får. Ta kontakt med Laila H. T. Nielsen dersom De har spørsmål, eller treng rettleiing for å sende fila via opplastingsportalen i Vigo. Tilbakemelding på at fila er OK: Når de går inn i skolemodulen vil de sjå om fila ligg der eller ikkje. Er den under arbeid hos utdanningsavdelinga vil det ligge ein dato på at fila er henta av fylket. Er fila vekk så har vi sletta den fordi at den er OK og ferdig innlasta. Vi ber om at de tek kontakt med oss dersom fila framleis ligg i skolemodulen ved utgangen av veke 26 sjølv om det står at fila er henta av fylket. Med helsing Jane Anita Aspen seksjonsleiar Laila H. T. Nielsen konsulent Gjenpart: Fylkesrådmannen Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda

3 VEDLEGG: Portal for opplasting av filer fra grunnskolen til Vigo Generell informasjon: Fylkeskommunene har gått sammen om oppretting av felles portal for opplasting av filer fra grunnskolene til inntakskontorene i fylkene. Filene krypteres ved opp-/nedlasting. Portalen skal brukes for levering av filer knyttet til avgangselever og karakterer. Avgangselevene blir rapportert inn om høsten og karakterene rapporteres inn to ganger per skoleår. Den nye portalen vil gjøre at dette arbeidet blir mye enklere for både grunnskolene og inntakskontorene. Skolene vil få kontrollert om filene er korrekte før levering kan skje. Generering av fil til Vigo Se brukerveiledning for eget skolesystem for generering av fil. Plasser den genererte fila på en egnet plass. Du skal hente denne fila etter at du er pålogget portalen for levering. Adresse: Logg på Velg riktig fylke og logg på med din brukerid og passord. Det er inntakskontoret i fylket som administrerer brukere og rettigheter. Velg fra nedtrekksmenyen:

4 Velg menyvalget for Opplasting av filer

5 Last opp fil Klikk på knappen for Velg for å hente filen som ble generert fra det skoleadministrative systemet. Klikk på knappen Last opp for å få filen kontrollert og levert. Filer som blir forkastet blir ikke lastet opp (levert).

6 Feilmeldinger Feil versjon For mange semikolon (for eksempel 2 mobilnumre skilt med semikolon) Elevlinjen feiler og da vil også elevkurset feile. Rettes elevlinjen vil også elevkurset gå gjennom. Det kan derfor være lurt å bare rette den første feilen på en elev før filen lastes opp på nytt. For få semikolon (for eksempel linjeskift i et tekstfelt) Karakterlinjen feiler. Linjen etter vil også feile da denne har en ukjent linjetype. I tillegg vil det da være feil antall linjer på fila i forhold til kontrolltallet. Rett den første feilen og fila vil gå gjennom Feil i kodeverket I dette tilfellet er det postnummer for bostedsadressen som er ugyldig.

7 I dette tilfellet er det morsmålskoden som er ugyldig. I dette tilfellet er fagkoden ugyldig I dette tilfellet er det ugyldig fødselsnummer. Dette vil generere feilmeldinger på alle karakterlinjer. NB! Loggen som viser feilmeldingene lagres ikke, men kan skrives ut via nettleseren.

8 Godkjent fil Oversikt Skolen kan slette filen så lenge den ikke er hentet av fylke. Etter at filen er hentet av fylke