FOS rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlastning

Transkript

1 Videregående opplæring Videregående skoler Vår ref.: Lillehammer, 8. juni 2011 Deres ref.: Administrativt Vedtak Vedtaksdato Sak nr FR sak Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A 01 og A /11 Videregående opplæring FOS rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlastning Forslag til VEDTAK Rutiner for kvalitetssikring av data i Extens før overføring av resultater til Vigo følges i henhold til saksinnstillingen. Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Eva Cecilie Gihle 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. Nr: E post: postmottak@oppland.org Telefaks:

2 SAKSINNSTILLING: Skoleåret 2010/2011 er i ferd med å avsluttes og det er tid for eksport fra Extens til Vigo. Resultater fra inneværende skoleår brukes til inntak til videregående skole og rapporteringer til Lånekassen og Statistisk Sentralbyrå. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber skolene gjennomgå, fordi det ofte oppstår feil når opplysningene eksporteres fra Extens. Flere punkter henviser til Brukerhåndbok Extens, heretter kalt Brukerhåndboka som ligger som et vedlegg til dette dokumentet. Brukerhåndboka er også lagt ut på 1. Elevskoleår og fullførtkode Elevskoleår benyttes for å takle overskrifter i karakterbevis i Kunnskapsløftet. Her registreres skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med mulighet for å styre om året skal benyttes ved karakterutskrift eller ikke. Eleven skal ha en rad med Elevskoleår per skoleår med J til På vitnemål og Fullførtkode på alle rader som har Elevskoleår Vær nøye med at Fullførtkoden er utfylt! Karakterresultater for elever/privatister uten fullført kode blir ikke med på eksport til Vigo, noe som får konsekvenser for inntaket. Fullførtkoden har også betydning for headingen på karakterbeviset, og kommer ut på kompetansebevis i headingen (B og I) som tekst. Fullførtkodene brukes også som grunnlag videre i statistikk over fullføringsgrad pr skole. I Brukerhåndboka side står det mer om fullførtkode og eksempler på kontroller som skolen selv kan kjøre. Se detaljert oversikt over fullførtkoder i vedlegget som følger dette FOS Rundskrivet. 2. Feltet status (fagstatus) Fag som skal eksporteres til Vigo skal være registrert med fagstatus hvis de ikke er vanlige elevfag. Er ikke faget et elevfag, skal det legges status på faget. Tomt i status feltet er standard, og betyr elevstatus i faget. Merk at dersom personen har minst ett fag med fagstatus elev, får personen elevstatus. Det er altså viktig at en privatist har privatiststatus på alle sine fag. Se Brukerhåndboka side Utdanningskode Alle utdanninger som er i bruk skal være tilknyttet en 10 sifret inntakskode. Utdanningskodene skal ikke endres selv om en elev slutter på skolen. Det er ikke tillatt å bruke koder som ikke finnes i GREPbasen: UTGÅR, AVSLUTTET, FIKTIV, PRIVATIST, TAF4, osv. Privatister/elever registrert med slike koder vil ikke bli lastet ut til Vigo, og vi får ikke fanget opp endringer.

3 4. Vurdering som gis: De som går Vg1 yrkesfaglig utdanningsprogram skal ha: - Halvårsvurdering med karakter i norsk, engelsk, kroppsøving, orden og atferd De som går Vg1 studieforberedende utdanningsprogram skal ha: - Halvårsvurdering med karakter i norsk, fremmedspråk, kroppsøving, orden og atferd De som går Vg2 yrkesfaglig utdanningsprogram skal ha: - Standpunkt i alle fag De som går Vg2 studieforberedende programområde skal ha: - Halvårsvurdering med karakter i norsk, historie, kroppsøving, orden og atferd De som går Vg3 studieforberedende programområde skal ha: - Standpunkt i alle fag Alle skal ha atskilt karakter i orden og atferd. Gyldig karakterer er: - G = God - N = Nokså god - L = Lite god 5. Elever som avbryter opplæringen For elever som slutter på hele programområde skal det brukes sluttet funksjonen (Stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast. Velg Funksjoner og Slutter/flytter). Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. Det blir også automatisk satt elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som har sluttet på skolen etter 31. august 2010 skal legges på sluttbasisgruppe 10 11/SLUTT på hovedenheten. Elever som slutter i et enkeltfag skal ha fagstatus sluttet. Har eleven sluttet før første overføring (i januar) kan fagstatus sluttet legges på T1 raden. Hvis en elev slutter i et fag etter første overføring, må faget kopieres til T2/S, og det må legges IV og fagstatus sluttet i faget. Se side i Brukerhåndboka.

4 6. Kontroll av data før eksport av elever og fag Elever finnes det noen på hovedskolen med N til Vigo? - Register elever listeform - F9 Utvalg på Enhet og Til Vigo: N o Dette utvalget skal gi oversikt over elever som har sluttet, og som allerede er overført til Vigo, hvis de ligger i sluttklasse på hovedskolen. Alle andre skal ha J i feltet Til Vigo. Elever finnes det noen uten årstrinn? - Register elever listeform - F9 Utvalg på Enhet og årstrinn: (tom) Kontroll av fag - Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter - F9 utvalg på enhet + periode Først: Hvordan (tom) Deretter: Akt. årstrinn: (tom) NB: Ikke tom i begge samtidig, da hentes kun de som er tom i begge felt. Se ellers side 6 i brukerhåndboka for kjøring av kontroller. De lokale Extensansvarlige på skolene har tilgang til å kjøre disse kontrollene.

5 7. Karakteroverføring fra skoleåret 2010/2011 Når vi laster ut karakterer i juni 2011 er det all aktivitet og alle fullførtkoder på personer som er registrert på hovedenheten og privatistenheten med periode 10* som legges inn i VIGO. Alle fylkeskommuner må ha lagt inn karakterene i Vigo innen 30. juni, og for oss på Inntakskontoret er dette kort frist. Det bes derfor om at skolene er ferdige med registrering fredag 24. juni kl slik at vi kan starte overføring av karakterer fra Extens til Vigo før helgen. Skoler som ikke er ferdige med registreringen til da, kan etter avtale med inntakskontoret få utsatt frist til mandag 27. juni kl Gi beskjed til Inntakskontoret på e post inntak@oppland.org eller telefon For at vi skal få lastet ut alle karakterer til Lånekassen (privatister, OPUS med flere) må ingen personer legges på sluttenhet før etter 1. august. Med hilsen Anton Syverhuset og Eva Cecilie Gihle Vedlegg (se : Brukerhåndbok EXTENS Fullførtkoder Siri Halsan