BRUKERHÅNDBOK. Sist oppdatert:

Transkript

1 BRUKERHÅNDBOK Sist oppdatert:

2 FORORD Målsettingen med denne brukerhåndboka er å sikre likeverdig behandling av voksne søkere i de fylkeskommuner som bruker VigoVoksen. Manualen vil ta for seg de fleste prosesser som knyttes til en søknad om veiledning, realkompetansevurdering, eventuell opplæring og dokumentasjon. Den enkelte fylkeskommune vil ha egne prosedyrer for å sikre kvaliteten på dette arbeidet. Brukerhåndboka er et verktøy beregnet for saksbehandlere i fylkeskommunene som bruker dataprogrammet i sitt arbeid. Håndboka vil også inneholde en del nyttige tips. I tillegg er søkerveiledning tatt med slik at saksbehandler kan gi veiledning. Håndboka er et supplement til Jærtek sin tekniske hovedmanual for programmet. Grunnlaget for manualen kan illustreres med Vox sin idealmodell for realkompetansevurdering og tilrettelagt tilbud om opplæring: INNHOLD KAPITLER Forord 2 Søknad Vigo 3 Mottak av søknader 6 Realkompetansevurdering 12 Opplæring 16 Dokumentasjon 17 Rapporter 20 Rydding I kandidater 24 Forklaring av symboler, organisering av løp 2 26

3 INNSØKING REGISTRERING MOTTAK MOTTAK REALKOMPETANSEVURDERING OPPLÆRING DOKUMENTASJON RAPPORTER RYDDING RYDDING SØKERVEILEDNING VIGO Rutine søker Søkerveiledning er tatt med for evt. spørsmål 3

4 Rutine søker 4

5 Rutine søker 5

6 MOTTAK SØKNAD Webvarsel Når du logger deg på VigoVoksen, kan det hende at du får opp et webvarsel. Dette baserer seg på hva du har angitt i ditt brukeroppsett. Det kan også kjøres manuelt fra [Fil] og [Web varsel] De listede kandidater er fra web-søkingen og er sortert i seksjonene ut fra sin Webstatus. Dersom du dobbeltklikker på en person i webvarselet, kommer du direkte inn på kandidatfanen til denne personen. I "Antall dagers varsel" settes utvalget for varslet. ("-1" tar med dagens søkere). Innhold i varsel stadiene styres automatisk etter registrert aktivitet på søker(kandidat). Det er varsel for følgende aktuelle stadier for oppfølging: Ny web-søker Søker respondert (søker logget inn igjen og registrert f.eks egenvurdering etter behandlet søknad) Web-søker ikke respondert, når det kreves dokumentasjon fra søker Venter på dokumentasjon fra søker, når det er ny 2.gangssøker uten nytt løp (ikke ny sluttkompetanse) Kandidater som har søkt eksisterende løp på nytt Fjerning av kandidater fra Webvarselet 1) Dersom det blir satt en dato i feltet veiledet på kandidatfanen, får du spørsmål om kandidaten skal fjernes fra web varslet. Svar ja, dersom du ønsker å fjerne kandidaten fra webvarselet. 2) Velg Fjern fra Web-varselet i nedtrekksfeltet for Web-status på kandidatfanen 3) Ved innskriving av dato i Vurdert fagkonsulent, vil webvarselet nullstilles. Formidling av søknad og videre behandling Dette er åpningsbildet i VigoVoksen 6

7 MOTTAK SØKNAD Du flytter søker ut av linjen Websøknad. 1. Velg Edit 2. Velg Skift linje eller Skift skole for videre behandling Du registrer dato for søknad realkompetansevurdering / opplæring dersom dette ikke er registrert. Programområder Innsøkt løp vil registreres som aktivt løp. Aktivt løp vil alltid speiles i fanen Kandidater (hovedsiden) Dersom man ønsker å sette et nytt løp aktivt, må man legge til nytt løp og sette dette som aktivt Alle endringer må gjøres i fanen Programområder 1. Du avgjør og registrerer rettstype Voksenrett Fullføringsrett Ungdomsrett Ingen rett Ikke tildelt rettstype (Venter på dokumentasjon) 2. Du sender brev/epost/sms til søker om Rettsavgjørelsen (dette må gjøres for at søker skal få tilgang til egenvurdering) 3. Søkere til opplæring/realkomp. må ha fylt ut ønsket kompetanse. 4. Det er mulig i dette bildet å registrere at denne søkeren ikke skal overføres til Vigo. (f.eks for søkere som det er behov for å registrere men som ikke er del av fylkeskommunal voksenopplæring) Rettsavgjørelse/ kontroll av kandidatfane 7

8 Programområder Velg fanen Programområder Her ser du en oversikt over utdannelsen til kandidaten. Tidligere utdannelse, som er registrert i Vigo, blir importert Det er kun det aktive løpet (blå-mappe) som blir speilet til Kandidat-fanen. Registrering av læreplaner fra yrkesfag Velg aktuelle læreplaner. Hva som vises her er avhengig av Ønsket kompetanse Kryss ut de aktuelle læreplaner, også fellesfag. Bekreft med OK. Dersom andre programområder enn de forhåndvalgte ønskes, gå til Avbryt og du vil kunne velge fra alle programområder. Valg av program- og fellesfag, yrkesfag Marker Programområde, trykk på knappen Velg fag. Kryss av aktuelle fag og bekreft med OK. Må gjentas for Vg1 til Vg3 og fellesfag. 8

9 Registrering av programområde studiespesialisering Velg programområde Velg minstekrav studiekompetanse. Bekreft med OK 9

10 MOTTAK SØKNAD Registrering av fag i studiespesialisering Merk Minstekrav studiekompetanse. Velg fag Alle fag som gir generell studiekompetanse etter 23/5 regelen, er forhåndsvalgt, bekreft med OK Her er det viktig å få med alle fag som kreves for generell studiekompetanse, også de som er fullført tidligere. Alle fag som er registrert vil stå med opplæringsbehov. Søker vil være fullført når fagene er: godkjent som realkompetanse, lagt inn med tidligere oppnådd karakter eller bestått i Kunnskapsløftet. Administrator av programmet er ansvarlig for å endre valg av faste fag. Her er det viktig å få lagt inn alle fag som kreves for generell studiekompetanse, også de som er fullført. Fullførte fag bør registreres med: 1) Fritatt + korrekt FAM kode 2) Karakter + korrekt FAM kode Registrering av opplysninger i enkeltfag Her kan du fylle inn søknadsdato, start-dato osv. Her kan du også legge inn karakter for halvårsvurdering ( underveisvurdering ). Dersom det er sendt brev/e-post/sms via kandidat-fanen, vil web-status feltet automatisk bli satt til Respondert. (Dette er nødvendig for at søker skal ha mulighet for å kunne fylle inn egenvurdering (se neste side) 10

11 EGENVURDERING REALKOMPETANSEVURDERING VIGO Rutine fagkonsulent søker Egenvurdering er tatt med for evt. spørsmål 1. Fagkonsulenter Logg deg på kan Vigo registrere (se s. realkompetansevurdering via internett (Saksbehandler opplyser om URL- 3 for veiledning) 2. adresse Velg (link) Læreplan Bruk samme brukernavn og passord som i VigoVoksen Velg kandidat og legg inn vurdering 3. Kryss av 4. Klikk lagre når du er ferdig og velg evt. et nytt fag 11

12 REALKOMPETANSEVURDERING Rutine fagkonsulent Fagkonsulenter kan registrere realkompetansevurdering via internett (Saksbehandler opplyser om URLadresse (link) Bruk samme brukernavn og passord som i VigoVoksen. Skriv inn personnummer på kandidat og velg fagkonsulent. Fagkonsulent legger inn resultat av realkompetansevurdering. Fagkonsulent kan også legge inn kommentarer under dialog-fanen som også saksbehandler kan se i Vigo- Voksen (på samtale-fanen ) Dato for realkompetansevurdering kommer automatisk inn under Vurdert fagk. Saksbehandler går igjennom fagkonsulentens vurdering og setter inn dato for offisiell vurderingsdato 12

13 REALKOMPETANSEVURDERING Godkjenning av samtlige programfag med fellesfag Dersom alle fag i aktuell læreplan er godkjent, må du i rammen for Kompetansebevis endre Godkjent fra Ikke ferdig til Fullført og bestått Dersom du godkjenner et programområde, vil alle underliggende fag bli satt til godkjent. Det forutsettes at fellesfag også er godkjent. Dersom ikke alle fellesfagene er godkjent, må du skrive ferdig, ikke bestått alle fag. Dette er viktig for hvordan Kompetansebeviset vil Godkjenning av enkeltfag innen et programområde Saksbehandler skal endre Godkjent/Eks feltet fra Ikke behandlet til Ja eller Nei Kontrollerer at riktig fagkonsulent er valgt Godkjenning av mål i læreplanen Saksbehandler går inn på hvert kompetansemål i aktuell læreplan og endrer feltet Godkjent fra Ikke behandlet til Ja eller Nei. 13

14 Programmet gir flere muligheter for vurdering av prosjekt til fordypning (Rutine 1-2-3) Rutine 1 Programmet gir flere muligheter for vurdering av prosjekt til fordypning. Legg til mål ved å aktivere: Legg til kompetansemål. Mål som legges til blir automatisk satt til Godkjent. Faget må til sluttes settes til Godkjent.: Ja Godkjenning av Prosjekt til fordypning, realkompetanse Rubrikk timer PFO benyttes der det ikke er fullstendig timetall i PFO Rutine 2 Godkjenning av Prosjekt til fordypning som privatist Faget godkjennes ut fra privatistbestemmelsene i læreplanen for faget. Velg praksisområde og skriver inn riktig timetall. Rubrikk timer PFO benyttes der det ikke er fullstendig timetall i PFO Rutine 3 Godkjenning av prosjekt til fordypning, eksamen i fellesfag Velg de aktuelle fellesfag og godkjenn disse. Dersom timetallet ikke dekker hele faget, må det suppleres med andre fag, realkompetansevurdering eller praksis. 14

15 Godkjenning studiespesialisering Alle seks fag skal være registrert. Det kan legges inn resultat fra: Vurdering av realkompetanse i hvert enkelt fag Fag som er tatt i R94 og godkjent i Kunnskapsløftet av Udir. Godkjent realkompetanse studiespesialisering Velg Godkjent/Eks: Ja Programmet velger riktig merknad : FAM18/Realkompetansevurdert Godkjenning av Prosjekt til fordypning som privatist Fag til studiespesialisering i R94 eller tidligere Legg inn karakter som søker kan dokumentere fra R94 Velg Merknad : FAM13/Bestått fag R94 Programmet vil da automatisk hake av for at denne karakteren ikke skal overføres til Vigo. Karakteren er tidligere registrert i Vigo. I merknadsfeltet må det manuelt legges inn kode for faget fra R94. For å få plass til dette kan tegnene FAM13 fjernes. For fag som er godkjent til studiekompetanse før R94 brukes merknad FAM16. 15

16 OPPLÆRING Rutine Inntak til opplæring Saksbehandler skal sette dato for tilbud gitt og startdato for opplæring. Datoen settes bare for aktuelt løp og ikke for programområde og fag. (Ved å klikke inn på et bestemt fag, kan saksbehandler også sette søknadsdato og startdato for hvert enkelt fag) Rutine Avbrudd opplæring, søknad trukket Saksbehandler skal sette dato for avbrutt opplæring eller trukket søknad i aktuell sluttkompetanse. Søker skal flyttes til Avbrutte søkere. Avbrutt betyr at søknaden er trukket eller at søker reelt avbryter realkompetansevurdering eller opplæring. Avbrutt opplæring endrer i utgangspunktet ikke rettsavgjørelsen 16

17 DOKUMENTASJON Rutine Fylkeskommunen skal lage Kompetansebevis/ vitnemål for godkjent realkompetanse og for beståtte fag etter opplæring. Kompetansebevis kan lages i VigoVoksen eller i andre SAS. Vitnemål skal ikke lages i VigoVoksen Rutine Utskrift 1 Kompetansebevis skrives ut med utgangspunkt i fanen Programområder. Alle programområder som skal være med i utskriften må være knyttet til dette løpet, også fellesfag. Rutine Forhåndskontroll Kontroller sammenheng mellom godkjenning av Program område og godkjenning av enkeltfag. Dersom et helt programområde skal være godkjent må tilhørende fellesfag være godkjent eller fullført og bestått. 17

18 Rutine Utskrift Kontroller at oppsummeringen av programområdene er riktig Sjekk at karakterer, merknader og årstall er riktig. Bruk programmets utskriftsknapp og svar Ja på spørsmålet om generering av nummer. Dersom du ønsker å teste utskrift velg Nei. Kompetansebevis kan konverteres til pdfformat slik at det kan lagres i VigoVoksen sitt kandidatarkiv. 18

19 Rutine Fullføring av søkere, rapportering Saksbehandler skal legge inn dato for søkere som er: 1. Fullført, ikke bestått 2. Fullført, lavere nivå Søkere som ikke ønsker alle fag Søkere til bare realkompetansevurd. 3. Bestått sluttkompetanse Fagbrev, yrkeskomp., studiekomp Ved import fra Vigo-opplæring (Vigo.sdv -fil) blir bestått sluttkompetanse for kandidater som har bestått fagprøven. 19

20 RAPPORTER 1. Individuelle rapporter Fra kandidat-fanen kan du få frem følgende individuelle rapporter: Kompetanseoversikt, CV, opplæringsbehov, opplæringsplan og gjennomført Rutine Opplæringsbehov Etter at aktuelle fag er registrert på søker kan det tas ut rapport på opplæringsbehov. Rapporten viser fag som ikke er godkjent eller fag som ikke har fått godkjent karakter. Rutine Opplæringsplan Bruk av denne rapporten forutsetter bruk av Kurskoordineringsmodulen i RealDOK. Kompetansegap Rutine Rapport som grafisk viser gap mellom oppnådd kompetanse og ønsket kompetanse. 20

21 2. Andre rapporter Fra rapport-fanen får du frem ulike gruppe-rapporter Rapportoversikt Tallrapporter Kandidatlister Kontrollrapporter personnummersjekk rett / alder endringslogg mulig dobbelregistrering (går på lik fødselsdato, ikke personnr) sluttkompetanse mangler kontroll av rettsvurdering kontroll av løp SSB kontrollrapport Opplæringsbehov grafisk kompetanseoversikt Navnelister Fagkonsulentrapporter oversikter aktivitet 21

22 Tallrapporter Her får du rapporter med tall Velg en ferdigdefinert rapport Muligheter for spesifisering av rapportene: 1 2 Skole Linjer Merk flere ved å trykke på [Ctrl]-tasten mens du merker med venstre museklikk Registrert periode (NB! Periode behandles forskjellig i hver rapport. Se beskrivelse i rapporten Rettighet Morsmål Finansieringstype (om disse kan velges styres av hvilken rapport som er valgt Eksport til Excel: I forhåndsvisning kan du klikke på en knapp for å eksportere rapporten til Excel 22

23 Kandidatlister Her får du lister med navn på kandidatene. Se forklaringer Rapporttyper b 8a 8c 9 Muligheter for spesifisering / filtrering av rapportene: a 8b 8c 9 Skoler Linjer Mulighet for kun å velge aktivt løp Utdanningsprogram Sluttkompetanse Programområde Fag Status (NB! Viktig se ferdigutfylte verdier) Kommet til (gir mulighet til å se kun de som venter med valgt status i angitt periode) Statusperiode Muligheter for å spesifisere (filtrere) utvalg: Utvalg, rettighet, utdanningsvei, finansiering, Nav-søker og morsmål 8a 23

24 UBEKREFTEDE SØKERE Vis kun ubekreftede søkere Klikk på [Edit] på menylinjen og velg vis kun ubekreftede søkere (husk å fjerne dette krysset når du er ferdig) Minstekrav til søker: Søker må være kontaktbar pr. brev, e- post eller telefon Andre søkere og søkere som ikke har fullført søkerprosessen innen 8 uker slettes Oppfølging av ubekreftede søkere Alle kandidater som ligger i gruppen ubekreftede søkere må kontaktes, slik at man kan be dem om å fullføre søknad via web. Evt. gi veiledning hvis de lurer på noe. 24

25 RYDDING I KANDIDATER Det trengs med jevne mellomrom en sjekk på om kandidater er glemt eller mangler oppfølging Utvalg Bruk knappen Utvalg De ulike statuser betyr: Registrert: Ikke noen datoer registrert Søknad r.k.vurdering: Kun dato i søknadsfelt Fagkonsulent kontaktet: Dato i felt under programfag Kartlagt: Kun dato i felt for kartlagt og søknadsfelt Vurdert: Kun dato i felt for vurdering, søknad og dokumentasjon Søknad opplæring: Registrert + vurdert Tilbudt opplæring: Dato i tilbud gitt, men ikke startdato Søknad trukket: Dato i tilbud og takket nei Startdato opplæring: Dato for oppstart. Ikke fullført eller avbrutt Avbrutt (pr.løp): Dato for avbrutt utdanning Fullført (pr.løp): Dato for fullført sluttkompetanse i programområder og kandidatbilde Dokumentasjon: Minst ett programområde dokumentert og dato for dokumentasjon, men uten dato for fullført eller avbrutt Linjer: 1/VG1, VG2, VG3 Avbrutt Ferdige/fullførte Passiv Søknad Normalt skal det ikke være flere linjer enn standard oppsett Kandidater som er påbegynt behandling av og ikke har fullført eller avbrutt Kandidater som har meldt avbrudd eller som vi ikke oppnår kontakt med Fullført sluttkompetanse eller fullført/ ikke bestått Denne linjen bør unngås Ubehandlete websøknader 25

26 FORKLARING AV SYMBOLER OG ORGANISERING AV LØP 1. Ivaretar og viser tidligere skole- og voksen aktivitet i egne Løp med symbol bruk for visning av status. Se figur for status-figurer Det er nå innført funksjon for full lagring av tidligere søkehenvendelser. Dette gjøres under fane Programområder med inndeling i Løp. I løpene samles programområder for søknad og oppfølging mot en sluttkompetanse. Ved ny søking opprettes nytt løp basert på ønsket sluttkompetanse. Eventuelle tidligere søknader finnes i egne løp som kan åpnes for visning av aktiviteter og resultater. Også tidligere aktivitet i videregående skole kommer nå inn fra Vigo og presenteres som egne løp med fag og tilhørende karakterer. Pr. Løp vil all aktuell informasjon om søknad, rettstype, opplæringsaktivitet og avbrutt/fullført være samlet. 2. Status for kandidat i fanen kandidater : Kandidatbildet er et speilbilde av det aktive løpet i fanen Programområder 3. Kompetansebevis pr. løp. Tidligere samling av innhold for kompetansebeviset måtte gjøres i eget felt. Kompetansebeviset hentes nå fra aktivt løp. 26