Vigo Voksen Hovedmanual

Transkript

1 Hovedmanual Versjon 7.5 Pb11.5. Desember Jærtek / OBW :57:00

2 Innhold Metode 5 Utgangspunkt... 5 Programområdene / Læreplanene i datasystemet Dataflyt for voksne elever i skolesystemer... 6 Dataprogrammet 7 Verktøy for vurdering av realkompetanse mot formalkompetanse... 7 Generelt om verktøy og skjermbilde 9 Innlogging og Hovedmeny... 9 Skjermbildet med menyer og faner... 9 Menylinja Hovedverktøylinjen Hjelpeverktøylinjen for aktivt vindu Faner Programområder, CV-info, Rapporter Felter med oppslagsverdier Hjelp Hjelp til rapporter Søke kandidater Logg av registrering og endring Logg av importerte data Registrering og oppfølging av kandidat 15 Felter for registrering, oppfølging og rapportering Manuell registrering av kandidat (ikke websøker) Ny kandidathenvendelse fra web-søk Status opplysningene for kandidat Ubekrefta søkere Web varsel og web-status CV Opplysninger om utdannelse og praksis Utdannelse Kurs Sertifikater Praksis Annen erfaring Programområde Kandidatens knytning til programområder/læreplaner Oppdatering med kandidatens data fra Vigo Gjennomgang av funksjonalitet og bruk Mer om bruk og funksjon Oppfølging og registrering av opplæring Opplæringsaktivitet ført på løpet Opplæringsaktivitet og halvårsvurdering pr. fag Oppretting av lokale valgfag Vurdering av kompetanse 35 Innveksling av realkompetanse Vurdering og godkjenning Web-fagkonsulent Registrering av vurdering direkte i Samtale fane notat for samtaler Vurdering og Kartlegging av VG3 og VK2(R94) Kartlegging innen kompetansemål og detaljert kartlegging mot hovedmoment (R94) Metode Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

3 Vurdering Akershus- eller Firdamodellen (må aktiveres) Kompetansebevis «Lokale valgfag» / «Lokale læreplaner» til YFF4xxx og kompetansebevis Varslingsfunksjoner og oppfølging 49 Varsel for nye søkere fra web Utvalg grei oppslagsliste for oppfølging Oppfølgingsvarsel for kandidaters ventetid Flytting av kandidat til annen Linje eller Skole Bekreftelse utskrift av brev- eller elektronisk svar til kandidat Utsending av standardbrev til kandidater fra rapport-lister Felter for bokmerker i dokumentmaler Felter for bokmerker i mal for Enkeltvedtak "Rydding" - sette kandidater til Avbrutt "Ajourføre fag" Kurspåmelding direkte fra kandidat-skjema Opplæringsplan Gjennomført Fagkonsulentregister 61 Registrere fagkonsulent Rapporter og Diverse rutiner 65 Start av rapporter Utskrift og forhåndsvisning av rapporter PDF utskrift eller GhostWriter Utskrift via Word dokumentmaler Utskrift via Excel Diverse rutiner Administrasjon av dataverktøy 70 System Adgang - Opprette brukere Brukeroppsett Ny pålogging Bytte passord Brukerprofil "Fengsel-løsning" - manuell registrering Endringer i organisasjonsopplysninger Skole Linje (GK, VKI og VKII) Gruppe Grunndata Kategorier / Ønsket sluttkompetanse Postadresser Registeret Programområder (kodeverk) Oppdatering av programområder Bearbeiding av programområder, fag og kompetansemål Backup Eksport av data Overføring av kandidat test mellom maskiner lokal installert Eksport / import - VIGO/SSB og Extens, Sats, TP Import fra Vigo-Fag Import og testimport av data fra sas til Endringslogg for importerte data Eksport til Vigo / SSB Eksport til sas (Extens, SATS, TP) Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Metode 3

4 Mulige dobbeltregistreringer Support og fjernhjelp Metode Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

5 Metode Utgangspunkt Dette programmet er utviklet med utgangspunkt i den såkalte Kompetansereformen", - rett for alle voksne til å få kartlagt og dokumentert sin realkompetanse, samt få veiledning og opplæring fram til ny formell kompetanse, innenfor rammen av 3 års skole på videregående skoles nivå. Programmet brukes til å presentere videregående skoles utdanningsmål og inne disse et detaljert grunnlag til vurdering for utsteding av kompetansebevis og for tilpasset opplæring frem til ønsket sluttkompetanse. Vurderingen gjøres ut fra kandidatens tilegnede kunnskap fra sin arbeidserfaring og eventuell tidligere gjennomført opplæring. Vurderingen utføres i dialog med en fagkonsulent. Fagkonsulenten utdyper hele veien de aktuelle tema, det vil si tester kandidaten innen de forskjellige programområder, fag og kompetansemål (i R94 læreplaner, fag, modul-mål og hovedmoment). Resultatet av vurderingen med ansvarlig fagkonsulent, godkjent/ikke godkjent, tidspunkt, med mer. blir lagret Vigovoksen som en dokumentasjon. Et utvalg av disse data blir overført via Vigo til SSB / Kostra. Programmet består av to hoveddeler; en til vurdering av kandidater mot ønsket sluttkompetanse og en til planlegging og gjennomføring av opplæring. "Vurderingsdelen" innholder registreringsdelen av alle søkere. Programområdene / Læreplanene i datasystemet. Kartlegging og vurdering er basert på innholdet i programområdene/læreplanene og er strukturert i fag, kompetansemål (i R94 - modul-mål og hovedmomenter). (I Kunnskapsløftets programområder finnes ikke obligatoriske hovedmoment). I læreplaner er moduler og mål slått sammen til ett nivå, modul-mål (eller modulmål), der målene er det sentrale. Modul-målene er i Vigovoksen nummerert etter modulnummer og målets nummer "4.2" (Modulene har ingen egne nummer i læreplanene, kun et kapittelnummer som vanligvis begynner på to. I denne strukturen er de nummerert fra 1 og fortløpende i første del av modul-mål nummeret. Målenes nummer (siste del av modul-mål nummeret) er identiske med læreplanens målnummerering). Hovedmomentene har en forkortet ordlyd med sitt identiske nummer (1a, 1b, osv) og den komplette hovedmomentteksten er tatt med som beskrivelse. I Kunnskapsløftets kodeverk er det en standard koding også for nivået Kompetansemål (Tilsvarende nivå som R94/modul-mål). Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Metode 5

6 - Dataflyt for voksne elever i skolesystemer Skisse over dataflyt for voksne innen fylkets systemer og overføringen til SSB og NVB via Vigo - "Vigo-fil" vises her overført til Vigo både fra Extens/SATS/TP og fra. - Fra inneholder overføringen kun data fra håndteringen av voksne i og ingen karakterer innkommet fra Extens/SATS/TP. 6 Metode Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

7 Dataprogrammet Verktøy for vurdering av realkompetanse mot formalkompetanse er et komplett dataverktøy i Windows med startikon "". Det er delt i tre hoveddeler; "Kandidatmodulen", "Kursmodulen" og Karrieremodulen. har også en web-portal i Internet mot Vigo s inntakssystem for kandidatstyrt henvendelse, søking og egenvurdering og en web-modul Web-Fagkonsulent for fagkonsulentens vurdering Disse web-modulene gir tilgang til registrering og oppfølging i uavhengig av tilgangen i fylkets adminnett. Kandidatmodulen skal støtte følgende oppgaver: 1. Oppslag i videregående skolers tilgjengelige valg for ønsket sluttkompetanse. 2. Verktøy for gjennomføring og registrering av resultat av realkompetansevurdering mot videregående skolers læreplaner/programområder og ønsket sluttkompetanse. 3. Utstede dokumentasjon og Kompetansebevis 4. Verktøy for administrering/oppfølging av fylkets ordning innen voksenopplæringen. 5. Logg for henvendelse, søknad, oppnådd resultat, tilbud og gjennomføring. 6. Rapportere kandidataktivitet til Vigo/SSB/Kostra. Kursmodulen er verktøy spesielt for kursplanlegging og oppfølging av kursgjennomføringen. Det har direkte kobling til avdekket opplæringsbehov fra vurdering av kompetanse, og utfører oppdatering av aktiviteter i tilbud-, oppstart- og gjennomført opplæring tilbake til Kandidatmodulen. Kandidatmodulen, Kursmodulen og Karrieremodulen velges fra Hovedmenyen i. Denne brukerhåndboken beskriver ikke programdelene Kursmodulen og Karrieremodulen. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Dataprogrammet 7

8

9 Generelt om verktøy og skjermbilde Innlogging og Hovedmeny startes med dobbelklikk på ikonet eller via Start. Et innloggingsvindu åpnes for å kontrollere din bruker ID og ditt passord. {XE "verktøyet\""} Deretter åpnes Hovedmenyen der du kan velge den programdelen du ønsker. I høyre del av Hovedmenyen vises skolene du har adgang til. Velg skole og trykk på ønsket programdel. {XE "Hovedmenyen"} Kandidatmodulen er verktøyvalget for gjennomføring, oversikt og evaluering av kandidatene. {XE "Kandidatmodulen"} Skjermbildet med menyer og faner Programmet åpnes med skjermbildet "Kandidater", et skjema for de sentrale data for kandidatene. Fra dette hovedvinduet er alle vanlige funksjoner tilgjengelig i faner og verktøyknapper. I toppen av dette hovedskjermbildet, plassert under godt merkede "faner", opplysninger om kandidatens programområder, CV opplysninger og rapporter. Det er oppslagsfeltet for valg av Skole, Linje og innenfor disse, oppslag i registrerte kandidater. Valg av skole og linje er adgangsstyrt og kan derfor være begrenset til kun en skole. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Generelt om verktøy og skjermbilde 9

10 Hovedskjermbildet Menylinja {XE "Menylinje"} På toppen av skjermbildet er en ordinær menylinje. Ingen av funksjonene her er nødvendige for den normale bruken i forbindelse med kandidatevaluering. Ved innlogging som manager gis også et eget valg for Rapporter. (Videre presentasjon av disse funksjoner gjøres bl.a. i egen manual for administrasjon av verktøyet KOS / Vigo Voksen. Hovedverktøylinjen {XE "Hovedverktøylinjen"} Avslutt KOS : Programmet lukkes Hovedmeny : Går tilbake til hovedmeny Fagkonsulentregister : Åpner Fagkonsulentregister Kandidat : Åpner skjermbildet med kandidat opplysninger Søk kandidat : Gir mulighet til å søke etter registrerte kandidater {XE "Søk kandidat"} Hjelp : Hjelpefunksjon (Se kapittel "Hjelp") 10 Generelt om verktøy og skjermbildevigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

11 Hjelpeverktøylinjen for aktivt vindu {XE "Hjelpeverktøylinjen"} Hjelpeverktøylinjen som viser diverse generelle funksjoner for aktivt vindu. Lukk Vindu - Aktivt vindu lukkes Ny post - Brukes ved ny- registrering i det aktuelle vindu. (Insert) {XE "Ny post"} Slett Post - Sletter markert felt/post (Ctrl+Delete) {XE "Slett Post"} Hent data - Henter /oppdaterer skjermbildet fra databasen {XE "Hent data"} Lagre data - Lagrer endrede data til basen (Kan settes automatisk i Fil/System Adgang) Faner Programområder, CV-info, Rapporter {XE "Faner"} Via disse fanene gis det adgang til å registrere alle aktuelle opplysninger om kandidaten uten å åpne nye vinduer. (Klikk ikke "Avslutt" i en fane for å skifte til annen fane, f.eks. tilbake til hovedbilde kandidat). Felter med oppslagsverdier I forskjellig sammenheng er det nødvendig med forhåndsdefinerte verdier i redigerbare register. Dette er bl.a. postnummer og noen av feltene med oppslagsverdier. De fleste er forhånds definert i installasjonen. Registeret for fagkonsulent/faglig leder er brukeropplysninger som må registreres og vedlikeholdes under bruk. Noen eksempler {XE "Oppslagsverdi"} Se kapitlene Fagkonsulentregister og Administrasjon av dataverktøy. Hjelp {XE "Hjelp"} Generell hjelp i Kandidatmodulen åpner Brukerhåndbok for Kandidatmodul. Tilsvarende åpnes Brukermanual for Kurskoordinering når en står i denne modulen. Den kan startes på tre forskjellige måter, - via "Hjelp" og valget "Generell hjelp", med klikk på verktøyknappen "?" i hovedverktøylinja, eller med tasten "F1". Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Generelt om verktøy og skjermbilde 11

12 Hjelp til rapporter Generell hjelp til rapporter er tilgjengelig med manualen Rapporter som kan hentes i fanene Rapporter og hjelp til enkelt rapporter fra forhåndsviste rapport. Søke kandidater - er en søkefunksjon for å finne en kandidat eller en gruppe kandidater. Søkingen kan gjøres på et eller flere av opplysningene (kolonnene) i søkevinduet. { XE "Søk kandidat" } Søkingen utføres med å klikke på knappen "Søk" og klikke på kolonneoverskriften det ønskes å angi søkeverdi i. Søkevinduet blankes ut og det kan angis søkeverdi i valgt (hvit) felt. Søkeverdien kan angis direkte med f.eks. hele navnet eller med første bokstaver av søkeverdien (navnet) og deretter knappen "Utfør søk" eller tasten Enter. For søking etter vilkårlige tegn i et felt, f.eks. et mulig mellomnavn "Petter", gjøres det slik: For å søke på alle som har Petter i fornavnet først eller som mellomnavn, kan det skrive Like %PETTER%. % -tegnet er "jokertegnet" som plasseres for å ignorere tegn. Store og små bokstaver Søket skiller i noen søk på dette, men ikke i navn, skole, og andre vanlige søk. Logg av registrering og endring All registrering av sentrale data logges i et eget register. Dette registeret kan åpnes pr. kandidat med knappen "Endringslogg" i hovedvinduet. {XE "Logg"}Tilsvarende rapport kan også startes fra menyvalget Rapporter/Spesialrapporter/Endringslogg, men da for alle kandidater pr. skole. Her er det i tillegg valg for "Alle endringer", "Kun importerte endringer" og "Vis kun testimport". Rapporten for importerte- og testimport viser noen andre opplysninger enn den individuelle. (Se egen oversikt) 12 Generelt om verktøy og skjermbildevigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

13 Felter som logges for den direkte registreringen pr kandidat: For kandidat: o Brev sendt dato o Elektronisk brev sendt dato o Overført til Avbrutt dato o Overført til Kandidat dato(fra Karriere) o Sammenslåing av dobbelreg. dato o Sammenslåing slettet reg.dato For Løp: o Rettstype dato og verdi o Satt/endret ønsket sluttkomp. fra til o Søknadsdato realkompetanse o Søknadsdato oppl. o Dokumentasjon/Kompetansebevis dato o Tilbudsdato oppl. o Takket nei - oppl. - dato o Startdato oppl. o Bestått teori - dato o Godkjent praksis - dato o Avbrutt - dato o Fullført, ikke bestått(strøket) - dato o Fullført del av løp - dato o Bestått sluttkompetanse - dato o Endret ønsket sluttkomp. - dato For Programomr.: o Kartlagt dato for programområde o Vurdert dato for programområde. For fag: o Kartlagt - dato o Vurdert - dato o Søkt oppl. - dato o Tilbud gitt - dato o Takket nei - dato o Startet oppl. - dato o Sluttet i faget (avbrutt) - dato o Eksamenskarakter o Standpunktkarakter o Merknader Ved overføring fra Vigo ved web-søk og «Hent karakterer fra Vigo» logges alle input I endringsloggen kan det også legges inn poster manuelt. Manager kan også slette poster. Logg av importerte data Ved import av elevdata fra skoleadministrativt system eller Vigo logges i tillegg disse endringer. Bestått teori, Avbrutt(kandidat), Bestått ønsket kompetanse(kandidat){xe "Endringslogg"}. Denne loggen hentes her - Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Generelt om verktøy og skjermbilde 13

14 Her kan det velges kun importerte data på angitt dag / periode og log for en eventuell utført test-import. 14 Generelt om verktøy og skjermbildevigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

15 Registrering og oppfølging av kandidat Felter for registrering, oppfølging og rapportering Blå-markerte felter overføres videre til Vigo / SSB Det er også overføringsfunksjon til og fra skoleadministrasjons-system Extens, Sats og TP. Personopplysninger og resultater fra tidligere utdanning i videregående skole blir overført fra web-søk. Manuelt registrerte personalopplysninger vil bli overskrevet med data fra Vigo sentralbase når kandidaten gjør en ny søkehenvendelse via web-søk. Nærmere beskrivelse av import og eksport - se i kapittel "Eksport / import - VIGO/SSB og Extens, Sats, TP" Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 15

16 1. Registrering av kandidat direkte i er normalt sperret. Dette kan åpnes og tildeles pr. brukere. (registrering skal normalt gå via web-søk/vigo). 2. Skift til fane Programområder Kompetanse/ opplæring- Viktige opplysninger for registrering av kandidatens mål og overføring til VIGO/SSB. 3. Hovedsiden: 4. Kompetanse/ opplæring- Kandidatens valg med web-søknads felt 5. Eventuelt - Svar til søker Manuell registrering av kandidat (ikke websøker) {XE "Ny kandidat"} NB! Før registrering av ny kandidat, sjekk og velg rett linje for plassering. Trykk Ny post og skriv inn fødselsnummer og navn. Systemet melder fra i tilfelle feil eller nummer registrert før. (Setter automatisk Fødselsdato og Kjønn) Dersom fødselsnummer er registrert fra før hentes alle registrerte data automatisk. Det kan forekomme at tidligere registrert person mangler fullt fødselsnummer. Systemet vil varsle om likhetstrekk og spør om samme person. Hvis dette stemmer, marker navnet og bekreft med OK. Hvis ikke samme person, trykk Avbryt og fortsett registreringen av ny person. Fødselsnummer må angis. Poststed og kommune kommer automatisk fra postnummer {XE "Ønsket sluttkompetanse"} {XE "Sluttkompetanse"} Fanen Programområder og opprettet løp for ønsket sluttkompetanse: -Del av løp: Velges dersom sluttkompetanse ikke er fagbrev eller studiekompetanse. -Utdanningsprogr.: Velg aktuelt utdanningsprogram. Dette styrer oppslaget i Ønsk.komp. (Valg for R94 er sist i liste). -Sluttkompetanse.: (SSB) sluttkompetanse. Oppslag i forhold til angitt utdanningsprogram. Dersom det er valgt Del av løp skal ikke sluttkompetansen angis.-rettighetstype: (SSB) Velg aktuell rettighetstype fra liste. Valget Ikke tildelt rettstype styrer henting av brev med informasjon om venter på kandidatens dokumentasjon ved bruk av knappen Brev. -Utdanningsvei: Oppslagsfelt - utdanningsvei frem til sluttkompetanse -Feltene Rettstype, Utd.program, Ønsk.komp., Utd.vei er visningsfelt fra aktivt løp. -Oppn. komp.: Settes automatisk når oppnådd sluttkompetanse blir annen enn Ønsk.komp. Den settes også av Vigo-import når bestått fagbrev er annet. -Utd.vei: Alternativer for å angi ønsket utdanningsvei. -Ønsket oppl.: Ønsket opplegg for opplæringen. "Tips til opplæringstilbudet". -Ønsker tilbakemeld. på: Angivelse av kandidatens valg - Brev, , SMS -Spesiell tilrettelegging: Avhuking og gjerne kommentar i "Andre opplysninger". -Web: -ønskene kommer fra kandidatens web-søknad. Kan ikke angis direkte i felt. -NAV: Merkes dersom søker er i NAV ordning. (Se egen beskrivelse for NAV ordning) Send svar via ønsket medie. Knappen "Brev" til standard brev for utsending via post Knappen "E-post / sms" for utsending via e-post eller sms. 16 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

17 Ny kandidathenvendelse fra web-søk Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 17

18 1. Automatisk varsel om web-søker ved pålogging. 2. Sjekk av søknadsopplysninger. 3. "Søknadsbehandling" Oppretting av løp. 3.1 Dokumentasjon av angitt CV opplysninger Du får ved pålogging en varsling for nye søkere fra internett til ditt senter. Dersom denne funksjonen ikke er satt opp kan du kjøre den med Fil/"Web varsel". Her er det valgbart antall dager for varsel. Varslet viser kandidater for ditt senter. Annet- eller alle senter kan velges. Dobbelklikk på navn i web-søker lista åpner søkeren i kandidatvinduet. I Fil/Brukeroppsett/Pålogging kan automatisk påloggingsvarsler settes. Velg ny søkers navn og sjekk at det er tilstrekkelig registrerte opplysninger: -Adresse, telefonnummer og e-post Dette er automatisk sjekket ut fra søkers valgt svar-alternativ i web-søkings programmet. -Valgt tilbud Veiledning, Realkomp.vurdering, Opplæring -"Web-kommunikasjon" Kan inneholde spørsmål og tilleggsopplysninger fra søker Fanen Programområder. -Sjekk automatisk opprettet løp for ønsket kompetanse løpets navn, utdanningsprogram og sluttkompetanse -Legg på programområder (VG1, VG2, VG3) og fagene i programområdene (gir grunnlag for egenvurdering på web-søk) -Registrere rett. (dersom rutine for innsending av dokumentasjon se neste). (detaljert beskrivelse av manuell oppretting av løp se kapittel Programområder Kandidatens knytning til.. ) Dersom fylket har krav om tilsendt dokumentasjon før rettstildeling angis valget Ikke tildelt rettstype. Dette setter kandidat-status og styrer henting av brevet med informasjon om venter på kanditaens dokumentasjon. Ellers settes rettstype til Voksenrett eller Ingen rett. Riktig rettsbrev hentes automatisk med bruk av knappen Brev eller E-post/SMS. Se pkt. Svar til søker. 4. Svar til søker Funksjonen Brev og E- post/sms kontrollerer at programområder/fag er lagt til i løpet og at kandidaten er flyttet bort fra linjen Websøknad Send svar via ønsket medie. Knappen "Brev" for standard brev for utsending via post Knappen "E-post / SMS" for utsending via e-post eller sms. Kandidatens valg i feltet Ønsker tilbakemelding på: er med å styre denne utsendingen. Svartekst baseres på klargjort dokumentmaler for fylket. De arkiveres i egen katalogstruktur for kandidaten. Dersom ikke kandidaten er flyttet bort fra linjen Websøknad tilbys en flyttefunksjon. (NAV-søkere skal ikke flyttes fra sin plassering) 5. Manuell Flytting av kandidat. Hovedsiden. Edit/Skift linje, velg linje eller skole/linje kandidaten skal flyttes til 18 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

19 1. Viktige opplysninger for kandidatens Status. Sentrale data for oppfølging, rapporter og logg, samt overføring til VIGO/SSB. Datoene hentes fra aktivt løp i fanen Programområder. (unntatt veilednings datoer) Se tabell "Anvendelse og betydning i forhold til SSB" foregående kapittel. Status opplysningene for kandidat {XE "Status"} -Søknad veiledning: Settes av web-søk. Kan også settes manuelt. -Veiledet: Kan brukes til å spesifisere gjennomført veiledning. -Søknad realkomp.: (SSB) Visningsfelt for aktivt løp. Satt aut. fra web-søk i fanen Programområder. Dette eller "Søk. oppl." må ha dato for overføring til Vigo/SSB. -Realkom.vurdert: (SSB) Visningsfelt for aktivt løp. Settes i fanen Programområder felt Vurdert for programområder eller fag under fanen Programområder. Siste dato. -Søk.opplæring: (SSB Visningsfelt for aktivt løp. Satt aut. fra web-søk i fanen Programområder. Kan også settes manuelt. Dette eller "Søknad realkompetanse" må ha dato for overføring til Vigo/SSB. -Startet opplæring: Visningsfelt for aktivt løp. Settes i fanen Programområder felt. Tidligste dato. -Bestått teoridel: Visningsfelt for aktivt løp. -Godkjent praksis: Visningsfelt for aktivt løp. -Avbrutt: (SSB) Visningsfelt for aktivt løp. Dato for når en kandidat avbryter. -Fullført, ikke bestått: Visningsfelt for aktivt løp. Fullført uten å ha bestått noe løp. -Fullført del av løp: Visningsfelt for aktivt løp. Dato for Fullført del av løp. Normalt kombinert med "Ja, kun utdanningsprogram velges" angitt i feltet "Del av løp:" -Bestått sluttkomp.: (SSB) Visningsfelt for aktivt løp. Dato for bestått ønsket sluttkompetanse (fagbrev, generell studiekomp). Normalt satt i overføring fra Vigo /Fagbrev. - «Under anbefalt norsknivå» - Felt spesielt for fremmedspråklige søkere som ikke oppfyller kravet om norsk. (vises i Excel for Kandidatlister, bl.a. Kandidatstatus) 2. Andre opplysninger Informasjonsfelt for saksbehandlere. 3. Web-kommunikasjon Informasjon og spørsmål fra web-søker. Rød ledetekst betyr ubekrefta web-søker. 4. Feltet Dokument: Her kan det knyttes til dokument til kandidaten. 5. Web-status Viser søkerens status som web-søker. Automatiske satt fra web-søking og oppfølgingen. Se forklaringer i vinduet Web-varsel under knappen I pr. seksjon. Web-status er med å styrer web-søkers adgang i web-søk. I informasjonsfeltet Web vises hvilke skjema web-søkeren har. «Søker» for nye ikke ferdig behandlet søk. «Kandidat» når web-søkers søkeprosess er ferdig og kandidat er i gang eller ferdig i aktivt løp. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 19

20 Ubekrefta søkere Web-søkere som av en eller annen grunn ikke utfører en komplett søknad på web-søk, vil bli registrert med Webstatus Ubekrefta søker og vises med rød ledetekst på Web-kommunikasjon. Disse kan hentes frem med å velge Fil / og sette merke på Vis kun ubekreftede søkere. Listen med navn i den linjen som var valgt(normalt kun i linjen Websøknader) viser nå kun slike søkere. Disse skal etter definert tid følges opp angående står ikke ved søknad, - fikk ikke til søkeprosessen/ trenger hjelp, - ikke ferdig med søknad. Dersom en søker opp en kandidat som er Ubekrefta søker vil avkrysningen bli satt og andre kandidater vil da ikke vise i oppslaget før den slås av igjen. 20 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

21 Web varsel og web-status Dette varslet kommer opp ved pålogging for de brukere som har dette angitt i sitt brukeroppsett. Det kan også kjøres manuelt fra Fil/ Web varsel. Dobbelklikk på navn i lista åpner kandidaten i kandidat-vinduet. (Se flytskjema for web-søk i avsnitt Ny kandidathenvendelse fra internet De listede kandidater er fra web-søkingen og er sortert i seksjonene ut fra sin Web-status. I "Antall dagers varsel" settes utvalget for varslet. ("-1" tar med dagens søkere). Det er varsel for aktuelle stadier for oppfølging. - Kandidater som har registrert seg - ny web-søker ikke mottatt/behandlet. - Kandidater som ikke har levert dokumentasjon - brukes kun når det kreves dokumentasjon fra søker - Kandidat som ikke har respondert - søknad behandlet og besvart og venter på respons fra kandidat. - Kandidater som har respondert - søker mottatt svar og logget inn igjen og bekreftet søknad. - Kandidater som har søkt eksisterende løp på nytt - ny 2.gangssøker uten ny sluttkompetanse(ikke nytt løp) - Kandidater som har søkt på enkeltfag søker har søkt opplæring i nytt fag (fellesfag) - I tillegg er det et varsel for "Vurdert kandidat som venter på godkjenning av vurdering" Innhold i varsel-seksjonene styres automatisk etter registrert aktivitet på søker(kandidat) via verdi i feltet Web-status. Disse web-status verdiene settes automatisk ut fra registrert oppfølging. De kan også settes manuelt. NULL(null, ""), // UBEKREFTET_SOEKER(0, "Ubekreftet søker"), // REGISTRERT(1, "Registrert"), // IKKE_RESPONDERT(2, "Ikke respondert"), // RESPONDERT(3, "Respondert"), // IKKE_LEVERT_DOK(5, "Ikke levert dok."), // FJERN_FRA_WEBVARSLET(6, "Fjern fra web-varslet"), // NY_SOEKNAD_SAMME_LOEP(7, "Ny søknad, samme løp"), // SOEKT_ENKELTFAG(8, "Søkt enkeltfag"), // ULOVLIG VERDI(-1, "Ulovlig verdi"); Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 21

22 CV Opplysninger om utdannelse og praksis {XE "CV opplysninger"} Utdannelse Det opprettes automatisk poster med utdannelse ut fra overført Tidligere utdannelse fra Vigo 1. Trykk Ny post for å registrere en utdannelse. (Som utdannelse regnes all offentlig opplæring og opplæring som gir vekttall). Plasser også eventuelle fagbrev under utdannelse. 2. Tidspunkt kan angis med fra- og til tidspunkt. Det er tilstrekkelig med årstall. Det må minimum være oppgitt Til tidspunkt Det må angis lærested. (Skolens navn) Her kan resultat angis, samt en oppslagsverdi for knytning til utdannelsesnivå. 5. Feltet Utdannelse er fritekstfelt for å navngi / kommentere utdannelsen med for eksempel varigheten CV - Her kan angis om posten skal være med på CV-utskrift Gkj. Godkjent. Krysse av for godkjent dokumentert. Kan være nyttig funksjon i forbindelse med egenregistrering på web-søk. Krysser av godkjent ved fremvist eller tilsendt dokumentasjon (vitnemål). Godkjent sperrer posten for endring i kandidatens web-søk. Dobbelklikk på denne gir mulighet til å knytte til vedlegg vitnemål, attester, osv. Utskrift av CV viser informasjonen; Fra-, Til- og innholdet i feltene Lærested og Utdannelse. 22 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

23 Kurs (Ikke obligatorisk utfylling til realkompetansevurderingen.) 1. Trykk Ny post for å registrere et kurs. Tidspunkt kan angis med fra- og til tidspunkt. Det er tilstrekkelig med årstall Det må angis kurssted. (Kursleverandørens navn) Feltet Kursbeskrivelse er fritekstfelt for å navngi / kommentere kurset med for eksempel varigheten. CV - Her kan angis om posten skal være med på CV-utskrift Gkj. Godkjent. Krysse av for godkjent dokumentert. Kan være nyttig funksjon i forbindelse med egenregistrering på web-søk. Krysser av godkjent ved fremvist eller tilsendt dokumentasjon (vitnemål). Godkjent sperrer posten for endring i kandidatens web-søk Dobbelklikk på denne gir mulighet til å knytte til vedlegg kursbevis, osv. 6. Datofeltene og feltene Kurssted og Kursbeskrivelse vises på CV utskrift. Sertifikater (Ikke obligatorisk utfylling til realkompetansevurderingen.) Trykk Ny post for å registrere sertifikat. Tidspunkt angis med fra- og til tidspunkt (må være dato). Det er tilstrekkelig med Fra- tidspunkt. Det må angis sertifikatnavn Beskrivelse blir automatisk utfylt med innholdet fra sertifikatnavn. Dette kan redigeres. CV - Her kan angis om posten skal være med på CV-utskrift Gkj. Godkjent. Krysse av for godkjent dokumentert. Kan være nyttig funksjon i forbindelse med egenregistrering på web-søk. Krysser av godkjent ved fremvist eller tilsendt dokumentasjon (vitnemål). Godkjent sperrer posten for endring i kandidatens web-søk. Dobbelklikk på denne gir mulighet til å knytte til vedlegg sertifikater, osv. 6. Datofeltene og feltene Sertifikat og Beskrivelse vises på CV utskrift. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 23

24 Praksis Til registrering av relevant praksis. 1. Trykk Ny post for å registrere en praksispost. Tidspunkt angis med fra- og til tidspunkt. Det er tilstrekkelig med årstall Praksissted Stillingsprosent. Denne angivelsen gir nyttig informasjon til eventuell fratrekk av godkjent praksis. Beskrivelse av praksisens innhold. Opplysningene kan inngå som en del av vurderingsmaterialet for å fastsette realkompetanse og opplæringsbehov i forhold til programområder. CV - Her kan angis om posten skal være med på CV-utskrift Gkj. Godkjent. Krysse av for godkjent dokumentert. Kan være nyttig funksjon i forbindelse med egenregistrering på web-søk. Godkjent sperrer posten for endring i kandidatens web-søk Dobbelklikk på denne gir mulighet til å knytte til vedlegg attester, osv. 6. Utskrift av CV viser informasjonen; Fra-, Til- dato og innholdet i feltene Praksissted og Praksis. Annen erfaring Brukes til å angi eventuell erfaring fra private gjøremål og tillitsverv. 1. Trykk Ny post for å registrere en post for annen erfaring. 2. Tid, sted og innhold Angi tidspunkt fra / til, Sted og beskrivelse. 24 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

25 Programområde Kandidatens knytning til programområder/læreplaner {XE "Programområder - kandidat"} { XE "Løp" } Under fanen Programområder registreres løpet for ønsket sluttkompetanse med søknadsdatoer, tilbud, aktiviteter og resultater. En kandidat kan ha flere løp (sluttkompetanser). Her opprettes løp til ønsket sluttkompetanse. I løpet plasseres de aktuelle programområder og fag for sluttkompetanse eller programområder som kandidaten ønsker å vurderes mot for et kompetansebevis. Web-søk oppretter automatisk et aktivt løp (uten programområder) ut fra søkers ønsket sluttkompetanse. Websøknad uten angitt sluttkompetanse oppretter et løp med navn "Web". Det kan også være overført løp fra Vigo eller sas som er gjennomført i tidligere skolegang i videregående skole. Rettstype, ønsket sluttkompetanse og datoer for Søkt-, Vurdert- og Opplæringsaktivitet overføres fra det aktive løp til kandidatens status opplysninger på hovedsiden. Oppdatering med kandidatens data fra Vigo Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 25

26 Gjennomgang av funksjonalitet og bruk. (Utførelse av selve vurderingen i neste kapittel) 1. Kandidatnavn markert Fanen Programområder Web-søk oppretter automatisk løp for ønsket sluttkompetanse. Dersom ikke angitt sluttkompetanse opprettes automatisk et løp kalt Web eller Løp. Dersom ikke løp er opprettet automatisk, eller det ønskes å opprette flere løp, kan det opprettes med knappen Nytt løp. 2. Læreplan / Programområde Med markert løp, trykk "Velg progr.omr." for å hente de aktuelle programområde. Dersom ønsket sluttkompetanse er angitt, kommer de aktuelle programområder innen utdanningsprogrammet opp for avkrysning. Trykk knappen Avbryt i denne boksen dersom det ønskes programområder utenom ønsket sluttkompetanse. Den totale lista for alle programområder kommer opp. Finn og marker - og trykk OK. (CTRL+klikk for å velge flere) 26 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

27 3. For å tilby egenvurdering på web-søk, eller registrere vurderingsresultat, eller detaljert kartlegging, må aktuelle fag innen programområdet velges. Valg av fag gjøres med markert programområde og knappen "Velg fag". Fagenes kompetansemål er automatisk inkludert. 4. Valg av fag innen fellesfag Forhåndsvalgte fag for studiekompetanse Mer om bruk og funksjon 1. Symboler og status Eksempel : { XE "Status for vurdering" } Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 27

28 2. Struktur og organisering av opplysninger innen et løp Hovednivået for kandidatens vei og aktivitet frem til ønsket kompetanse registreres og vises på toppnivået Løp ( CNC-operatør ). De blå og gule felter overføres. Blå til SSB (via Vigo) og gule til Vigo (sendes ikke videre til SSB.) (for s/h visning) Hvit: Blå: Gul: 3. Programområde: På løpet registreres løpets rettstype, hva og når de har søkt, samt opplæringsaktivitet innen løpet. Disse datoer overføres til hovedvinduet for visning av Status i det aktive løp. Resultater av realkompetansevurdering og karakterer fra opplæring registreres på de underliggende nivå, - programområder, fag og kompetansemål. Opplæringstilbud og -aktiviteter kan også føres pr. fag. Det er ett aktivt løp, normalt det sist registrerte. Til høyre i vinduet er knapp for å overstyre hvilket løp som skal være aktivt Sett som aktivt løp. { XE "Sett som hovedløp" } {XE "Kandidat - oppfølging Programområder"} Med markering på et programområde gis det adgang til aktuelle felter til registrering av vurderingsresultater og kompetansebevis opplysninger. Merk mulighet til å ikke vise programområdet eller fag på kompetansebevis - f.eks pakken Prosjekt til fordypning er brukt med avkrysning i "Ikke vis på kompetansebevis" 28 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

29 4. Med denne knappen velges fagene i markert programområde som kandidaten skal vurderes mot og/eller ha opplæring i. (fagenes kompetansemål er inkludert) 5. Her tilknyttes ansvarlig fagkonsulent. Det kan i tillegg knyttes andre fagkonsulenter til de forskjellige fagene i programområde. Feltet Fagkonsulent er oppslagsfelt til et fagkonsulentregister. Fagkonsulenten må være registrert i fagkonsulentregister for å kunne kobles til et programområde og et fag. (Se kapittel Fagkonsulentregister ) 6. Fagkonsulent kontaktet Mulighet til å angi dato for kontaktet / avtalt vurdering med fagkonsulent. { XE "Fagkonsulent kontaktet" } Dette feltet kan brukes i oppfølgingsverktøy Utvalg fra hovedvinduet til f.eks å følge opp utførelse av vurdering. 7. Webvarsel for manglende godkjent vurdering Vurdert fagk.: Dato for vurdert av fagkonsulent. Settes automatisk av Webfagkonsulent. Vurdert saksb.: Dato for saksbehandlers godkjenning av fagkons.-vurdering, eller vurdering utført av saksbehandler. (dette er den offisielle vurderingsdato) Dato i Vurdert fagk.: og ikke i Vurdert saksb.: varsles under "..manglende godkjent vurdering" i egen seksjon i webvarsel. 8. Orden/atferd og Fravær gis normalt ikke I voksenordningen 9. NAV{ XE "NAV" } eller annen ekstern finansiering. { XE "Finansiering" } "Eksternt finansiert", for eksempel for kandidater finansiert av NAV. "Kontaktperson angis via oppslag I tabellen Data/ Instruktører/Ressurser med markering NAV-kontaktperson i feltet Ressurser. 10. Settes automatisk til Ja, når karakter for fag importeres fra Vigo eller sas. Kan også settes manuelt når et programområde ikke ønskes overført. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 29

30 11. Vurdering for hele programområdet. (Vurdering beskrives i kapittel Kartlegging / Vurdering) Med markering på programområde-navn kan det angis vurderingsresultat for hele programområdet. NB! Valget Ikke fullført (H-Holder på) må stå så lenge kandidaten er i aktivitet innen programområde - ikke godkjent vurdering/klar for-/ holder på med opplæring. (ikke har fullført eller avbrutt). Resultat overføres til Vigo med BIMAS koden oppgitt i parentes. 12. For Løp for Prog.område Funksjons- og rapport knappene i Programområde skjermbildet: (omtale av hittil ikke omtalte funksjoner) -VMM Merknader: Her kan det angis VMM-merknader til kompetansebevis -Opplæringsbehov: Rapport som lister opp alle ikke-godkjente fag/komp.mål. -Sett som hovedløp: Setter markert løp som aktivt løp (hovedløp). -Kartlegging: - Erstattet av Web-fagkonsulent. Nå som en mulighet her i adminverktøyet til eventuell kartlegging i programområdenes hovedmomenter(r94) og kompetansemål i Kunnskapsl.. Resultatet gir grunnlag for rapporten "Kan ikke" pr. hovedmoment /kompetansemål. (Se Web-fagkons.) -"Kan ikke"/h.m.: - Startknapp for rapport som viser ikke-godkjent kompetansemål og hovedmoment(r94). -Kompetansemål: åpner rapport av markert programområde med mulighet for utfylling av vurderingsresultat på papir. 30 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

31 Oppfølging og registrering av opplæring Opplæringsaktivitet ført på løpet Opplæringsaktiviteten registreres i utgangspunktet for hele løpet. Men dersom ønskelig, kan det også registreres pr. fag (spesielt aktuelt for felles allmennfag). Datoene Tilbud gitt og Startdato tilbys også automatisk satt på fag ved kurspåmelding på fagets kurs i Kursplan, f.eks via knappen Kurspåmelding i Kandidat-vinduet. 1. Her er de tilgjengelige felter for registrering av opplæringsaktivitet innen et løp. Kun søknadsdatoer og fullført-, bestått og avbrutt for løpet er obligatorisk i rapporteringen. { XE "Opplæringsaktivitet i løpet" } Opplæringsaktivitet og halvårsvurdering pr. fag Opplæringsaktiviteten kan også registreres for fag. Dette kan settes manuelt pr. fag eller også automatisk fra Kursmodulen. Føring av opplæringsaktivitet pr. fag er ikke påkrevd for rapportering til Vigo/SSB, men er nyttig i saksbehandling med oppfølging og logging. Fag i VG3 bedrift, VG3 skole og faget TEO9000 har registreringsskjema med felter tilpasset sitt registrerings- og rapporterings behov. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 31

32 Oppretting av lokale valgfag Det kan her registreres inn egne lokale valgfag som kan knyttes til kandidater som en ordinær programområde. Programområde for funksjonen Lokale valgfag må være opprettet og ha kode VL. (Programområdets navnet er likegyldig). {XE "Lokale valgfag"} {XE "Valgfag"} 1. Lokale valgfag (Må ha skriveadgang til Kursbasen) I vinduet Programområder og markøren på øvre nivå, gis det adgang til knappen "Lokale valgfag" Marker det nye valgfaget og legg inn verdi for Timer. Navnet kan også redigeres. Feltene Sorter og På skal være tomme. 4. Registrering av mål under faget 32 Registrering og oppfølging av kandidat Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

33 5. Marker det nye målet(modulen) og legg inn målets beskrivelse. 6. Registrering av hovedmomenter under målet. 7. Marker det nye hovedmomentet og legg inn beskrivelse. I feltet Kategori skal hovedmomentets nummer angis (rekkefølge). Feltet Dokument brukes til eventuell link. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Registrering og oppfølging av kandidat 33

34

35 Vurdering av kompetanse Innveksling av realkompetanse Dette registreres i fanen Programområder på fag og programområder. Når ikke et helt fag kan godkjennes kan kompetansemål i faget godkjennes. Resultat fra vurderingen registreres som Godkjent Ja/Nei der "Ja" fritar fra opplæring og er dokumentasjon for hva kandidaten kan i et kompetansebevis. Resultatene av vurderingen er del av rapporteringen til Vigo/SSB. Ikke godkjente, dvs Godkjent=Nei eller Ikke behandlet, blir målt som opplæringsbehov i. (for s/h visning) Hvit: Blå: Gul: Blå felter rapporteres til SSB (via Vigo), Gule felt til Vigo (ikke videre til SSB) Hvite for internt bruk. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 35

36 Vurdering og godkjenning (Vurdering av trinn 3 VK2 og VG3 se neste kapittel) I tillegg til løpets programområder og fag angis fagkonsulent og tidspunkt for avtale om realkompetansevurdering. Dette er grunnlag for realkompetansevurdering via Web-fagkonsulent. Via funksjonen Utvalg på hovedsiden kan angivelsen av Fagkons.kontaktet gi mulighet for oppfølging av gjennomføringen hos fagkonsulent. Kandidater med dato her og ikke i Vurdert saksbeh.. vises i oppslagsliste. Web-fagkonsulent Det er et eget web-verktøy - Web-Fagkonsulent, der fagkonsulenten logger seg på og angir kandidatens ID. Fliken Vurdering inneholder et registrerings-skjema med de klargjorte programområder, for registrering av realkompetansevurderingen. Elevens egenvurdering vil her vises i egen kolonne dersom den er utført i kandidatens Web-søk side. Fagkonsulentens navn og vurdering kommer rett i basen og dato for Vurdert fagk. blir satt. I dato feltet Vurdert saksb. anmerker saksbehandleren godkjenning av fagkonsulentens utførelse. 36 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

37 Dersom vurderingen ikke behøver fagkonsulent, f.eks fellesfag-allmenn, settes det kun dato i feltet Vurdert saksbehandler. Dersom saksbehandler eller annen registrerer vurderingsresultat direkte i, føres det også dato i Vurdert fagkonsulent og fagkonsulentens navn angis (kan da være saksbehandler). Vurderingsresultat registreres og datoer tilbys automatisk satt. Det kan også angis karakterer. Vurderingen og vurderingsresultatet kan gjøres pr. kompetansemål eller fag. Det kan også angis en total godkjenning for hele programområde i feltet Fullførtkode Valget Ikke fullført (H-Holder på) må stå så lenge kandidaten er i aktivitet innen programområde - ikke godkjent vurdering, klar for-/ holder på med opplæring. (ikke har fullført eller avbrutt). Resultat overføres til Vigo med BIMAS koden oppgitt i parentes. Registrering av vurdering direkte i Vurderingsresultatet gir grunnlaget for kompetansebevis og oversikt over opplæringsbehov. {XE "Vurdering"} 1. Med knappen Velg fag velges aktuelle fag innen programområde. Standardfagene er markert. Det gis anledning til å velge bort enkelte fag. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 37

38 2. Med markering på selve programområdet Programområde åpnes for fag og videre til kompetansemål med plussene foran. NB! Når et Programområde er ferdig angående vurdering og opplæring eller avbrutt må det være angitt med korrekt verdi i feltet Fullførtkode. Dette overføres til Vigo med BIMAS koden oppgitt i parentes. Valget Ikke fullført (H-Holder på) må stå så lenge kandidaten er i aktivitet innen programområde - ikke godkjent vurdering, klar for-/ holder på med opplæring. (ikke har fullført eller avbrutt) Vurdering gjøres normalt pr. fag eller pr. kompetanse-mål. Se neste 3. Fagkonsulent. Fagkonsulentregisteret må inneholde aktuelle fagkonsulenter. (Register av se kapittel Fagkonsulentregister) Hoved-fagkonsulent angis for programområde i oppslagsfelt. Det kan angis andre fagkonsulenter på de underliggende fag. Fagk.kontaktet er praktisk for å ta ut oppfølgingsliste for utestående vurderingsjobber. 38 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

39 4. Godkjenning av fag. Når fag godkjennes anses de underliggende kompetansemål som godkjent. Ikke godkjent fag må settes til Nei. Eventuelle godkjente kompetansemål i faget vil da komme med i kompetansebeviset i eget vedlegg Registrert vurderingsresultat i Godkjent/eks. blir overskrevet dersom det settes- eller importeres karakter etter gjenomført opplæring. Vurderingsresultatet blir derfor kopiert inn i feltet R.k.vurdert i bunnen av skjermbildet. Dette brukes for rapportertering av utførte vurderinger. Merknad settes automatisk ut fra vurderingsresultat. Kan også redigeres / skrive egen merknad. Merknad vises på kompetansebeviset uten koden FAMxx foran. NB! Feltet "Godkjent/eks." må ha verdien "Ja" eller "Nei" for å rapporteres som resultat til Vigo/SSB. ("Ikke behandlet" tolkes internt i som "Nei" i forhold til opplæringsbehov.) (Karakterer innen Godkjent og Standpunkt, og angivelse av Eksamensform, anvendes kun forbindelse med utskrift av vitnemål eller til kombinerte kompetansebevis.) Merknad kan velges om, slettes og skrives manuelt Godkjente fag kan her unntas i kompetansebevis med avhukning i «Ikke vis dette faget på kompetansebeviset».. 5. Godkjenning av kompetansemål Kompetansemål markeres og verdi velges i feltet Godkjent. NB! Det skal angis "Nei" dersom vurderingen ikke godkjenner kompetansemålet. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 39

40 6. Godkjenning av Prosjekt til fordypning. Det skal angis hvilke kompetansemål i VG3 som er grunnlaget for godkjent Prosjekt til fordypning. { XE "Prosjekt til fordypning" } Knappen åpner avkrysningsboks for kompetansemål i alle tilkoblede prosjektområder i løpet. De valgte kompetansemål får forhåndsvalgt Ja - godkjent. 7. Dato for vurdert Dato for vurdert for fag eller kompetansemål settes automatisk når vurderingsresultat registreres. Det tilbys også kopiert til vurdert dato for programområdet dersom det ikke er angitt dato fra før. Datoene kan endres manuelt. Siste vurdert dato som forekommer innen programområde, fag eller kompetansemål settes i hovedvinduet under Status. Status visning i Kandidatvinduet er Vurdert saksbehandler for programområde. 40 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

41 Samtale fane notat for samtaler Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 41

42 Vurdering og Kartlegging av VG3 og VK2(R94) Vurdering av fag i VG3 i skole er tilsvarende som fagene i VG1 og 2. VG3 i bedrift (og VK2 i R94) med praksis har en utvidet funksjon for kartlegging og vurdering. Her kan teori og praksis vurderes og kartlegges hver for seg. VG3 i skole har ordinert skjema for fagene { XE "Praksis og teori vurdering på VG3" } 1. Vurdering på VG3: Praksis vurdering For VG3 kan også praksisdelen i fag og kompetansemål godkjennes slik at dette kan gi fratrekk i praksisperioden. Vurderingsresultatet for kompetansebeviset registreres i den nederste seksjonen Kompetansebevis/vitnemål. Teori resultatet 2. Kompetansemål Vurdering av kompetansemål. Skjema for vurdering på kompetansemål. Både teori og praksis må være godkjent for å få godkjent og visning på kompetansebevis. 42 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

43 3. R94 Kartlegging: For R94 kan også Kartleggingen utføres for praksisdelen. Kartlegging innen kompetansemål og detaljert kartlegging mot hovedmoment (R94) {XE "Kartlegging mot hovedmomenter"} Her registreres resultatet av en eventuell egenvurdering fra kandidatens web-søking og fagkonsulentens kartlegging. Kartlegging av kompetansemål og læreplanenes hovedmoment er kun et hjelpeverktøy for selve Vurderingen. Den fremkommer ikke som opplæringsbehov og gir ingen rapportering til Vigo/SSB. Resultatet kan skrives ut komplett eller som en gap-rapport med knappen "Kan ikke/h.m.". Det er også et eget verktøy Kandidat, som er en direkte tilgang til å utføre kratlegging og vurdering på en oppgitt kandidat uten å logge inn i. 1. Kartlegging gir mulighet til å vurdere kandidaten mot kompetansemål og hovedmomenter i læreplaner. I toppen av vinduet står beskrivelse for hvordan utfyllingen utføres. Eventuell egenvurdering fra web vises i "E.v." Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 43

44 2. Hjelpespørsmål Med dobbelklikk på et hovedmoment får en adgang til hjelpespørsmål. (Gjelder ikke alle læreplaner) I toppen av vinduet står beskrivelse for hvordan hjelpespørsmål kan brukes. 3. I bunnen av vinduet er diverse knapper i tillegg til Ferdig. Utskrift kan gjøres med egen knapp eller via en forespørsel som kommer opp ved avslutning. Knappene Vurdering og CV-Reg. krever brukernavn og passord. OBS! Bruk Lagre underveis i utfyllingen. 4. Datoen for kartlagt settes automatisk. Datoen kan overskrives og korrigeres. 5. Vist resultat Vurdering (elevens egen) viser egenvurdering registrert via web-søk. Vurdering Akershus- eller Firdamodellen (må aktiveres) I vurdering for Allmenn generell studiekompetanse gis det adgang til å bruke disse verktøyene. Med markøren på et av fagene trykkes knappen Dokument. Herfra gis det valg fra begge modellene. (Dersom knappen "Dokument" ikke vises, mangler trolig grunnlags dokumentene for denne vurderingen installasjonen. Kontakt Jærtek) 44 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

45 Kompetansebevis {XE "Kompetansebevis"} Se detaljert beskrivelse i forhold til regelverk for dokumentasjon i Brukerhåndboka 1. Fanen Programområder og markering av aktuelt løp. Kompetansebeviset tar med alle godkjente fag og eventuelle godkjente kompetansemål i løpets programområder. (Det er mulig å trekke programområder ut- og inn mellom forskjellige løp.) 2. Det kommer automatisk verdi i feltet Merknad. Det kan manuelt velges om, slettes eller skrives inn annen kommentar. FAM18/Realkompetansevurdert brukes for Godkjenning = Ja FAM03/Jf. Vedlegg brukes for Godkjenning = Nei (referer til godkjente kompetansemål i faget som vises på egen side i kompetansebeviset). 3. Kompetansebevis tilpasning av underskrifter og skolenavn. (korrigering i vinduet Skoler krever egen skriveadgang) I vinduet Data/Skoler hentes disse felter for skolenavn og rektornavn navn for kompetansebevis. I feltet "Langt navn" gis det mulighet til fullt navn eller annet navn på skolenavn vist i kompetansebeviset. Fagopplæring og Fylke er for kompetansebevis utstett av Fagopplæringa. 4. Godkjenning av deler av faget kompetansemål: Faget angis i. Godkjent/eks med Nei. Sjekk at Merknad får verdien FAM03/Jf. Vedlegg De godkjente kompetansemål i faget angis med Ja som før. Prosjekt til fordypning Godkjent angis med Ja i Godkjent/eks. Dette skal dokumenteres med å angi hvilke kompetansemål innen VG3 som gir godkjenningen. Med Prosjekt til fordypning markert, trykk på knappen Legg til kompetansemål (ny knapp i bunnen av vinduet) og velg de aktuelle kompetansemål. Prosjekt til fordypning for privatist Registreres som i punkt b, men i tillegg skal det i feltet Priv.praksis i: angis sluttkompetansen (fra plukkliste). 5. Utskrift og arkivering av utskrift Det gis disse valgene ved utskrift av kompetansebevis: (merk muligheten til å arkivere kompetansebevis i kandidatens arkiv) Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 45

46 6. Datoen for Dokumentasjon av kompetansebevis kan settes automatisk ved utskrift av kompetansebevis. Datoen kan overskrives og korrigeres. { XE "Dokumentasjon" } 7. Med å huke av i dette feltet vil Kompetansebeviset få underskrifts referanse til fagopplæringen. { XE "Fagopplæring" } Registrering av navn for fagopplæring, se pkt 3. «Lokale valgfag» / «Lokale læreplaner» til YFF4xxx og kompetansebevis Funksjonen «Lokale valgfag» kan anvendes til lokale og individuelle opplegg for Yrkesfaglig fordypning. Det kan her defineres fag med kompetansemål. Fagene kan gis en inndeling i de forskjellige fagområder. Kompetansemålene blir tilgjengelige i Yrkesfaglig fordypning med knappen «Legge til kompetansemål» - tilsvarende de obligatoriske fagenes kompetansemål som brukes i YFF og tidligere Prosjekt til fordypning. (Dette oppslaget er avhengig av at pakken Lokale valgfag eller tilsv. med aktuelt innhold er opprettet). Programområdet - Lokale valgfag Bruk av Lokal læreplan i YFF krever følgende registrering i programområdet, fag og kompetansemål: Merk at programområde og fag må ha angitt navnet i Nynorsk og Bokmål på programområde og fag. Dersom det angis noe i feltet Fagkode vises side-overskriften «Yrkesfaglig fordypning Vg2, konkretisering av læremål for [innhold i fagkode] [innhold i fagets Bokmål eller Nynorsk], ellers vises ikke overskriften. 46 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

47 Lokale læreplaner - Yrkesfaglig fordypning i kompetansebevis I Kompetansebevisets Vedlegg 2 vises YFF s innhold med beskrivelse fra feltet Beskrivelse i Kompetansemål. Betingelsen er at faget YFF4xxx Yrkesfaglig fordypning er godkjent eller har bestått karakter i standpunkt og at aktuelt kompetansemål er godkjent. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Vurdering av kompetanse 47

48 48 Vurdering av kompetanse Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

49 Varslingsfunksjoner og oppfølging Varsel for nye søkere fra web Dette varslet kommer opp ved pålogging for de brukere som har dette angitt i sitt brukeroppsett. Det kan også kjøres manuelt fra Fil/ Web varsel. I "Antall dagers varsel" settes utvalget for varslet. ("-1" tar med dagens søkere). De listede kandidater er i web-søkings-sekvens og er sortert i seksjonene ut fra sin Web-status. Kandidater som har registrert seg Kandidater som ikke har levert dokumentasjon Kandidater som ikke har respondert Kandidater som har respondert Klare for videre håndtering i forhold til sin søknad Kandidater som har søkt eksisterende løp på nytt Kandidater som har søkt på enkeltfag (har ikke egen verdi i Web-status) Til sist i web-varslet er en seksjon for varsel for manglende godkjenning av kandidaters vurdering. Vurdert kandidat som venter på godkjenning av vurdering Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 49

50 Oppsettet for automatisk varsling ved pålogging kan gjøres her. 50 Varslingsfunksjoner og oppfølging Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

51 Utvalg grei oppslagsliste for oppfølging Utvalg funksjonen tar ikke hensyn til status i importerte løp Utvalgene gjøres i kandidaters status innen søkeprosess og oppfølging. OBS! Den ser på alle løp (ikke bare det aktive løp), men ikke importerte løp, som TIDLIGER UTDANNING. Reg Søk r.k. Fagk kont. Vurd. fagkon Vurd. saksb Søk. oppl Tilb. gitt Søk. truk Start oppl Avbr løp Fullf løp Dok. dato Registrert X N N N N N N N N N N Søkn r.k.vur X N N N N N N N N Fagkon.kont. X N N N N N N N Vurd. fagkon X N N N N N N Vurd. saksb X N N N N N Søknad oppl X N N N N N Tilbudt oppl. X N N N N Søknad trukk X N N Startd. oppl N X N N Avbr. (løp) X Fullf. (løp) X (N) Dok. dato (N) X N=likegyldig. X=Har dato. Tomt=Har ikke dato Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 51

52 Oppfølgingsvarsel for kandidaters ventetid Lite brukt på grunn av unødvendig mange passive kandidater som varsles for oppfølging. Kan forårsake lang oppstartstid dersom satt som automatisk varsling ved pålogging. {XE "Oppfølgingsvarsel"} Dette er et varsel for kandidater som det ikke er registrert oppfølging på via datoer i "Søkt..", "Vurdert" eller "Tilbud gitt" innen de spesifiserte antall dager angitt i feltet "Antall dager varsel". Antall dager kan endres direkte i dette feltet og ny frist aktiviseres med Utfør. Med OK lagres valgt antall dager, vinduet lukkes og gjeldende varsel blir i forhold til lagret antall dager. Med Avbryt lukkes vinduet uten lagring. Varslet kan aktiviseres for visse brukere i brukerens systemadgang. Varslet kjøres da automatisk når denne brukeren logger på. I tillegg kan varslet aktiviseres av alle brukere i når som helst med valget Fil/Oppfølgingsvarsel. 52 Varslingsfunksjoner og oppfølging Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

53 Flytting av kandidat til annen Linje eller Skole I tillegg til den automatiske flytting ved status "Fullført" eller Abrutt, er det en enkel manuell funksjon for å flytte en kandidat fra en linje eller en skole til annen tilhørighet. For å flytte til annen skole kreves det adgang til den skolen kandidaten er knyttet til i utgangspunktet. {XE "Flytting av kandidat"} Funksjonene er tilgjengelige under Hovedmenyen Edit/Skift linje og /Skift skole. I disse funksjonene åpnes en dialog for å velge hvor kandidaten skal flyttes. Ved flytting til Avbrutt kreves angitt avbrutt dato. Registrering av dato i fullførte og avbrutte tilbyr automatisk flytting til disse linjer. Bekreftelse utskrift av brev- eller elektronisk svar til kandidat { XE "Brev" } { XE "Svar på søknad" } Med knappen "Brev" får du disse valgene: Sende rettsbrev henter automatisk utfylt brevmal ut fra tildelt rettstype. Brevet tilbys forhåndsvist og logget og kan skrives ut. Rettsbrevet lagres automatisk i kandidatens egen katalog for dokumenter med dokumentnavnet [Etternavn]-[brevmal-navn]. Dersom det genereres nytt rettsbrev for samme rett lagres dette med tillegget -2 osv i filnavnet Sende annet brev gir oppslag i katalogen med alle brevmaler. Her kan ønsket brev velges og skrives ut. Brevet lagres automatisk i kandidatens egen katalog for dokumenter. Her kan det i tillegg til standard rettsbrev-maler legges andre nyttige maler for standard brevtekster. Dersom det genereres nytt brev basert på samme mal lagres dette med tillegget -2 osv i filnavnet. Vise sendte brev er oppslag i kandidatens dokumentkatalog og viser hva som hittil er sendt kandidaten. Her ligger også eventuelle utsendte kompetansebevis i pdf-fomat. Det er i standard oppsett klargjort for å starte brevtekster, et for hver rettighetstype, "Ingen rett", "Voksen rett", Ikke tildelt rett, «Påbyggingsrett». Funksjonen baseres på dokumentmal-navnene: Voksenrett.dotx, Ingenrett.dotx, Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 53

54 IkkeTildeltRett.dotx, Påbyggingsrett.dotx. I tillegg brevmaler for å besvare 2.gangs søkere der dokument-malens navn har Ny- foran rettsnavnet, f.eks Ny-Voksenrett. I tillegg kan det klargjøres andre maler, f.eks for kombinasjoner for rettstype og utdanningsvei(praksiskandidat). Knappen "E-post / sms" er for sending av rettsbrevet via e-post eller sms til markert kandidat. Med e-post sending åpnes dokumentet for mulig redigering før sending. Ved eventuell ny sending av samme rettsbrev åpnes dette slik at det kan gjøres redigering og/eller lagring med nytt filnavn. I sms utsending henvises det til oppslag av dokumentet via web-søkers pålogging på fylkets internet side (pålogging på kandidatens søknad side.). Standardtekster tilpasses for fylket angående brevformat og innhold. Jærtek kan hjelpe med tilpasninger eller med anvisning for å utføre tilpasninger selv. Utsending av standardbrev til kandidater fra rapportlister. { XE "Mal i Word" } Fra forhåndsvisning av rapporter kan det utfylles standardbrev for utsendelse til alle kandidater vist i forhåndsvisningen. I installasjonen er det klargjort en "flettemal" "Angående søknad om videregående opplæring basert på realkompetansekartlegging" som eksempel. Den er laget spesielt for rapporten "Oppfølgingsrapporter" / "Ikke gitt oppl.tilbud". Fra rapportens utvalgsboks gjøres utvalget av hvem det skal genereres brev til. Trykk verktøyknappen "Flett til Word" fra forhåndsvisningen. Innholdet i lista "Tilgjengelige bokmerker" er kun til informasjon, trenger ingen markering. Trykk Velg mal, marker "Flett-oppfølging" og Open /Åpne. (OBS! bruk av andre dokumentmaler i lista kan gi unødig lang ventetid). Trykk deretter OK i vinduet "Fletting mot.". ). Innholdet i standardbrevet vises i Word med kandidatenes navn, datoer, programområde og skole, - en side til hver kandidat. Denne malen er spesiell med at den legger alt i ett Word dokument for utskrift og er ikke tiltenkt lagret som dokument. navn (kandidatens f- og e-navn) adresse (kandidatens adresse) sted (kandidatens post-nr og sted) pers_nr kandidat_ kandidat_telefon rett Felter for bokmerker i dokumentmaler. 54 Varslingsfunksjoner og oppfølging Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

55 kompetanse (ønsket komepetanse) utd_vei oensk_oppl (ønsket opplegg) soknad_veiledning veiledet soknad_realkomp vurdert soknad_opplaering bestaatt_teori godkjent_praksis avbrutt stryk ferdig (settes av Fullført del av løp) bestaatt_dato loep_kontaktperson skole (Skolens navne-felt ikke Langt navn) langtnavn (Skolens langt navn) kontaktperson (Skolens kontaktperson) telefon (skolens tlf) fax (skolens fax) skoleadresse skolested (skolens postnr og sted) www (skolens webadr.) brukernavn brukertelefon epost (skolens e-post?) brukerepost dato (Dagens dato) refnr (Ref i Kandidat-vindu) Datafelt i rapporter kan anvendes i f.eks flettebrev til utsendinger. Feltenes navn vises fra forhåndsvist rapport og trykk på Word-ikon (i verktøylinje over forhåndsvisning). Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 55

56 kode pid dato bruker_saksbehandler utdannelse utdannelse_kommentar utdannelse_mangel arbeidsgivere arbeidsgivere_kommentar arbeidsgivere_mangel organisasjoner organisasjoner_kommentar organisasjoner_mangel egenvurdering egenvurdering_kommentar egenvurdering_mangel cv cv_kommentar cv_mangel praktisk praktisk_kommentar praktisk_mangel samtale samtale_kommentar samtale_mangel produksjon produksjon_kommentar produksjon_mangel annet annet_kommentar annet_mangel begrunnelse Felter for bokmerker i mal for Enkeltvedtak. 56 Varslingsfunksjoner og oppfølging Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

57 "Rydding" - sette kandidater til Avbrutt (pålogget som manager) Knappen Rydding setter kandidater til Avbrutt med dato i rapporteringsåret når de ikke har hatt opplæringsaktivitet, vurdering, søkt-datoer, tilbudsdato (også på fag) i siste 3år. Utførelse av Rydding i ettertid (etter 30.9.) går + 3 år tilbake. Innbefatter alle skoler. De må ikke ha dato i Avbrutt eller ferdig(bestått eller stryk eller del av løp) Det anbefales at dette utføres etter uført import fra sas og Vigo (fag- og svenneprøve og før eksport til Vigo. Rapporten som viser resultatet av Rydding vises automatisk etter kjøringen. Det kan også hentes i rapporten Endringslogg med valget «Vis kun overført til avbrutt». "Ajourføre fag" I forbindelse med den årlige rapporteringen blir det nå viktig at datofelt for Startet opplæring og fullført opplæring for fag er registrert. Fullført opplæring for fag betyr at det er angitt dato i Sluttet i faget eller angitt eksamens- eller standpunkt karakter. For å kontrollere eksisterende fag og å ha en kontrollfunksjon før rapportering, er det laget enkle verktøy som lister fagene som kan mangle dette. Her kan også manglende datoer skrives inn direkte i visningen. (Innhold i løpet TIDLIGER UTDANNING er ikke med.) «Startdato» lister kandidater med fag med dato i Vurdert, Godkjent/eks = Nei, men mangler Startdato i faget. Det kan direkte i resultatskjema angis manglende startdato og justere i «Ikke overføre til Vigo». Avhuket «Ikke Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 57

58 overføre til Vigo» dersom fagets karakter rapporteres til Vigo fra sas. (Den blir automatisk avhuket når tallkarakter angis i Godkjent/eks eller i Standpunkt og når karakter importeres fra sas). «Søkt(løp)» og «Startdato(løp)» for opplæring på fagets løp er som en mulig hjelp for å kunne angi dato på faget. «Importere i Vigo» viser fagets felt «Ikke overføre til Vigo». Her kan også avhukning legges til eller tas bort. «Ferdig/Sluttet» - For å kontrollere om det kan mangle dato for ferdig på noen fag. Fag som har dato i Startet opplæring men ikke er ført som fullført, listes her. Fullført er her tall-karakter i eksamen eller standpunkt, eller dato i Sluttet i faget. Det kan i kolonnen Sluttet registreres sluttet dato på fag der kandidaten har avsluttet opplæringen i faget. Ajourføring av fullført med innskriving av karakter må føres i skjermbildet for faget på hver kandidat. Føring av karakter kan ofte innebære tilleggs angivelser som Eksamensform, Merknad, mm. Tips: Overføring av listen til Excel gir en grei oppslagsliste over kandidater for etter-registreringen av karakterer. Med påført karakter er de komplettert og forsvinner fra denne listen. «TEO9000» - lister alle kandidater med TEO9000 som har dato i Søknad eller Startdato, men ikke har dato i Sluttet eller i Fullført. Manglende datoer kan føres direkte i listen. «Vurdert» kandidater som mangler dato for vurdert saksbehandler den tellende dato for vurdert. Dette gjelder kandidater som har søkt realkompetanse vurdering og har fag med dato for vurdert av fagkonsulent eller dato for startet opplæring i faget. Kurspåmelding direkte fra kandidat-skjema (Kursmodulen og bl.a. kurspåmelding beskrives detaljert i egen manual for Kursmodulen) Med Kurspåmelding gis det adgang til eventuelle planlagte kurs innen kandidatens programområder. Med markering på ønsket kurs gis det mulighet for påmelding pr. kursmodul. Knappen "Avkrysning ut fra vurderingsresultat" gir et forslag basert på vurderingsresultatet (ikke godkjente fag/kompetansemål). Avkrysning kan også settes manuelt. Påmelding/forespørsel om påmelding skjer med knappen "Utfør påmelding". Funksjonen krever at bruker har skriveadgang til kurskoordinering funksjonen.(opplæringsplan=skriveadgang). Ved Utfør påmelding tilbys oppdatering av kandidatens opplæringsaktivitet (Tilbud gitt og Startet opplæring) i fanen Programområder og e-post sending til kursleverandør av valgt kurs. (krever at e-post er registrert på leverandøren). Det er også et eget programoppsett (VentPaaModuler=1) for at denne påmeldingen går til Venteliste på kurset i Opplæringsplan. Dette blir da som en kursforespørsel der kurskoordinator gir plass på kurset med å overføre til Deltaker. Tilbudet om datosetting på kandidatens opplæringsaktivitet skjer da ved denne overføringen fra Venteliste til Deltaker. Muligheten med setting av datoer Tilbud gitt og Startet oppl. er avhengig av at valgt kurs er etablert med en kobling til programområder/fag. Det forekommer endring av fagene, f.eks skiftning av fagenes kompetansemål. Gamle fag må da settes utgått og nye opprettes med samme fagkode. De nye fag-versjonene finner kurs opprette for fagkode - også kurs som ligger i annet programområde f.eks for fellesfag i Minstekrav-,Fellesfag i yrkesspes- og Studiekomp etter yrkesfag. OBS! Avkrysninger som vises ved åpning/markering av et fag betyr påmeldt dette kurset/kursmodulen. Fjerning av avkrysninger sletter deltakelse på kurset/kursmodulen. 58 Varslingsfunksjoner og oppfølging Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

59 Opplæringsplan Dette viser eventuelle påmeldinger av kandidaten.{xe "Opplæringsplan"} Gjennomført Alle kurs som kandidaten har gjennomført i regi av Kurskoordineringen. {XE "Gjennomført"} Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Varslingsfunksjoner og oppfølging 59

60

61 Fagkonsulentregister Registrere fagkonsulent {XE "Fagkonsulent"} Fagkonsulentregister. Her må alle fagkonsulenter registreres før de kan oppgis i tilknytning til kandidaters kartlegging og vurdering. Registreringen tar utgangspunkt i en skole(senter) som fagkonsulenten knyttes til. Fagkonsulentene kan allikevel brukes på tvers av alle skoler. Registrering av ny fagkonsulent eller endring av eksisterende er adgangsstyrt pr. bruker i feltet System Adgang/Instruktør Skriveadgang. Knappen "Rapporter" gir de samme rapporter som under fanen Rapporter / Fagkonsulentrapporter. Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Fagkonsulentregister 61

62 Velg skole og trykk på fanen Fagkonsulenter. I lista til venstre vises alle registrerte fagkonsulenter. Nye registreres med å trykke Ny post og fylle ut felter. (Minimum fornavn og etternavn). I arbeidsfeltet(til høyre) skrives- og vises opplysninger for markert fagkonsulent. Under fanen Fag vises alle fagene fagkonsulenten er oppsatt på. Nye fag kan knyttes til med Ny post, markering pr. fag og OK. Ctrl+klikk for å velge flere samtidig. 62 Fagkonsulentregister Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

63 Under fanen Kurs vises eventuelle kurs fagkonsulenten har tatt (Angående oppgaven som fagkonsulent). Kurs registreres med knappen Ny post og utfylling av viste felt. Teknisk er det tilstrekkelig med årstall. Fra-feltet må ha verdi, Til-feltet er valgfritt. Med knappen Ny post kan det registreres gjennomførte kurs Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker Fagkonsulentregister 63

64

65 Rapporter og Diverse rutiner Start av rapporter Detaljert gjennomgang av de forskjellige rapporter i egen manual " rapporter" som er tilgjengelig fra knappen Hjelp i fanene Rapporter. I forhåndsvisning av rapporten Tallrapporter/ Tilstandsrapport er det en snarvei i verktøylinjen til hjelpefil. De fleste rapporter er samlet under fanen "Rapporter". {XE "Rapporter"} Her er rapportene fordelt under navngitte knapper med tilhørende kommentarer. Knappene gir adgang til dialogbokser for mer detaljert utvalg av ønsket oversikter i rapportene. Flere av rapportene kan ha med data som ikke vises i utskrift. Disse data vil være tilgjengelig i f.eks eksport til Excel fil. Spesielt har rapportene Kandidatliste/ Kandidatstatus, Fødselsnummerliste og Adresseliste en komplett informasjonsmengde for valgt kandidater VigoVoksen Hovedmanual Rapporter og Diverse rutiner 65

66 Her er dialogboksen under hoved valget Kandidatlister. Her gis det mulighet til fleksibelt utvalg av rapportinnhold og presentasjonsform. Legge merke til muligheten for utvidede opplysninger ved overføring til Excel fra visningene Kandidatstatus, Fødselsnummerliste og Adresseliste. For oversikter og eksempler av rapportene se egen manual " rapporter". Utskrift og forhåndsvisning av rapporter Under menyvalget Fil/Skriveroppsett får en adgang til valg av standardskriver og alternative skrivere. Det gis også adgang til skriverens Setup. Dette er en verktøylinje som kommer frem når det gis mulighet til å spesifisere utvalg og layout for en rapport.(for eksempel: Boksen Grafisk kompetanseoversikt for trykknappen Opplæringsbehov.) Verktøylinje for forhåndsviste rapporter. Fra en forhåndsviste rapporter er disse funksjonene tilgjengelig i verktøylinje. Vi kan her kommentere disse noe spesielle funksjonene: Utskrift Skriver ut hele rapporten til standard skriver. Skriv sider Gir en dialogboks for å angi hvilke sider som ønskes utskrevet og adgang til skriveroppsett. Skriv side Skriver ut vist side. {XE "Skriv sider"} Lagre som Gir mulighet til å lagre dataene i rapporten til ønsket filformat (for eksempel Word, Excel) Flett til Word Kobler innholdet av rapporten til en forhåndsdefinert dokumentmal i Word Til Excel Overfører rapportens innhold til et Excelark. Til Outlook - Åpner e-post for sending med vist rapport tilknyttet som pdf-fil 66 Rapporter og Diverse rutiner Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

67 Lag PDF - Tar rapporten opp i pdf-fil - klar for lagring. Sorter Gir mulighet til å sortere om vist innhold i rapporten {XE "Sorter"} Filtrer Gir mulighet til å filtrere vist innhold for å begrense visning og utskrift. PDF utskrift eller GhostWriter GhostWriter(gs871w64.exe) kan lastes ned fra (må installeres). (Dersom 32 bit Windows må 32bits versjon brukes - (produktet kan også lastes ned fra sin hjemmeside. GhostWriter fungerer som pdf-skriver. Denne må brukes dersom det ønskes automatisk dokumentasjon av kompetansebevis eller sending av forhåndsvist rapport direkte via e-post. GhostWriter må ha en angitt PS-skrivedriver. Denne angis i oppslagsfeltet Velg hvilken skriver som skal benyttes til PDF-utskrft:. Dersom det ikke er tilgang til postskriptskriver kan du installere en inkludert driver - - Denne knappen installerer skrive-driveren Sybase DataWindow PS som du da kan velge inn i oppslagsfeltet sammen med avkrysningsalternativet GhostWrither (Ghostscript). (Skrivedriver-installasjon må normalt utføres av IT-drift) via terminalserver Alt må installeres på terminalserver Dersom du har Adobe Acrobat Writer eller Destiller kan du i dette vinduet velge denne. VigoVoksen Hovedmanual Rapporter og Diverse rutiner 67

68 Utskrift via Word dokumentmaler Fra forhåndsvisning av rapporter kan det utfylles standardbrev for utsendelse til alle kandidater vist i forhåndsvisningen. I utgangspunktet er det fra leverandør kun klargjort en "mal" "Angående søknad om videregående opplæring basert på realkompetansekartlegging" som eksempel. Den er for rapporten Oppfølgingsvarsel/"Ikke gitt oppl.tilbud". Innholdet i lista "Tilgjengelige bokmerker" er kun til informasjon, trenger ingen markering. Trykk Velg mal, marker aktuell mal og trykk deretter OK i vinduet "Fletting mot.". Innholdet i standardbrevet vises i Word med aktuelle data fra rapporten. (Ulempen med flettebrev i denne anvendelsen, med rapporter med mange navn, er at det kan gi uønsket åpning av mange Word dokumenter samtidig kan ta unødvendig lang tid. Fordelen er muligheten for lagring av kopi av utsendt dokument pr. kandidat). Dokumentmaler må være klargjort med "bokmerker" for innsetting fra rapportens innhold. De plasseres i katalogen KOS/Dok/. Egne maler kan bestilles fra Jærtek. Utskrift via Excel Fra forhåndsvisning av rapporter kan innholdet overføres direkte til Excel. Alle data vist i forhåndsvisningen presenteres som tabell i Excel uten videre formatering. Herfra kan de fritt bearbeides og lagres som Excelark. 68 Rapporter og Diverse rutiner Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

69 Diverse rutiner Her finnes diverse oppdaterings- og ajourførings jobber. De er utviklet etter hvert som det har oppstått behov for disse hjelpefunksjoner for bearbeiding av tidligere innlagte data. VigoVoksen Hovedmanual Rapporter og Diverse rutiner 69

70 Administrasjon av dataverktøy System Adgang - Opprette brukere 70 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

71 Brukere av registreres og gis adgangsnivå i vinduet Fil/System Adgang. Det er kun tilgjengelig med Manager pålogging. Trykk verktøyknappen Ny post og fyll inn Navn, Passord og Fullt navn. (Innholdet i feltet Fullt navn vises som en av underskriftene på Kompetansebevis.) {XE "Opprette brukere"} {XE "Adgangsstyring"} Det kan angis personlig brukere eller felles brukere. Fellesbruker kan være hensiktsmessig for f.eks fagkonsulenter med begrenset skriveadgang. Brukernavn kan ha maksimum ti tegn. Adgangsnivåer skal normalt settes som vist i figuren for en senterleder som skal ha adgang til å registrere og redigere i kandidatopplysninger. De forskjellige feltene har følgende funksjoner: Fullt navn: Fullt navn til pålogger. Dette feltets innhold vises i Kompetansebevis, 2. underskrift E-post: Dette er same e-post felt som i påloggers Brukeroppsett. Person: Her kan det gjøres knytning til brukeren dersom denne også er registrert som fagkonsulent, instruktør eller kandidat. Fylke: Velg aktuelt fylke Skole: Her kan det styres hvilken skole/senter konsulenten skal ha adgang til. (Skolen må være opprettet på forhånd. Se avsnittet Skole ) Samling linjer: Mulighet for å velge en definert enhet bestående av flere linjer. Sted/Linje: Kan begrense tilgangen til en linje innen valgt skole (GK, VKI og VKII, Fullførte kandidater, Avbrutte kandidater) Kandidat: Normalt Alle kandidater (innen angitt skole og linje), men kan styres til kun en kandidat. Sperr skriveadg: Gruppe leseadgang. Sperrer skriveadgangen herfra og oppover (Skriveadgang til kandidatopplysninger, sperret skriveadgang oppover i organisasjonen). Enkeltvedtak: Styrer tilgang til fanen for utsteding av enkeltvedtak (realkompetansevurdering) Brukerprofil: Ingen brukerprofil. Her kan det angis adgang til forhåndsdefinerte brukerprofiler med kombinasjon av Skoler og Linjer, f.eks kun Karriere på alle skoler. Se avsnitt Brukerprofil. De neste feltene er for bruk av "Kursmodulen" med Grunndata, Hovedmomenter, Kursdeltakere, Kursplan, Gjf.tiltak, Kursbase, Moduler, Leverandør, Instruktør og Ny kandidat (Denne muligheten styres fra Programoppsett - for å styre registrering av nye kandidater). Faner: og Komp.prof.bilde: er ikke i bruk. Adgangs nivå: Skriveadgang. Med Leseadgang i dette feltet sperres alle skriveadganger i systemet Pålogging: - Mulige funksjoner: OBS! Oppfølgingsvarsel kan gi lang tid i påloggingen { XE "Varsel ved pålogging" } { XE "Påloggings varsel" } - Kursvarsel Kursstart innen angitt antall dager. - Oppfølgingsvarsel Angitt frist for oppfølging av kandidat i de forskjellige faser overskredet - Web varsel - Nye søkere fra Vigo-internett søknad - Web- og kursvarsel Søknadsvarsel pluss Kursvarsel - Web- og oppfølgingsvarsel Søknadsvarsel pluss Oppfølgingsvarsel - Web-, kurs- og oppfølgingsvarsel Søknadsvarsel pluss Kursvarsel og Oppfølgingsvarsel Fagkonsulenter kan gis en felles adgang i forbindelse med føring av vurdering og oppdatering av CV fra Web-Fagkonsulent Kandidater trenger ikke defineres i adgangssystemet. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 71

72 Brukeroppsett Hver bruker kan velge sitt brukeroppsett angående meny og verktøylinje visninger. Velg Fil/Brukeroppsett og velg ønsket oppsett i feltene Meny og Menytekst i vinduet Standardvalg (brukernavnet). {XE "Brukeroppsett"} Etter å ha valgt verdi kan resultatet ses med å lagre, lukke dette vinduet og trykke på verktøyknappen Hovedmeny og velge Kandidatmodulen igjen. Ny pålogging Gir mulighet til å skifte pålogging f.eks fra / til manager. (Slipper å gå ut av ) Bytte passord Fra menyvalget Fil/Bytt Passord kan det skiftes passord. {XE "Bytt passord"} 72 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

73 Brukerprofil Funksjonen Brukerprofil brukes kun dersom en bruker trenger tilgang til flere skoler eller et utvalg av linjer (eller grupper). Når Brukerprofil er klar tildeles den brukeren i feltet Brukerprofil i System Adgang. {XE "Brukerprofil"} I vinduet Brukerprofiler lages ny brukerprofil med verktøyknappen Ny post (Insert) og skrive brukerprofilnavnet. Med verktøyknappene Linjer i verktøylinja får en adgang til "Drag & Drop" vindu. Her kan Skoler/linjer velges. Her vises en brukerprofil med adgang til alle linjer i alle skoler i Kandidat. Altså ingen tilgang til modulen Karriere. Trekke over ønsket skole/linje fra listen til venstre over til høyre vindusdel. Trykk OK når de aktuelle er overført. Slik kan det lages alle kombinasjoner av linjer i forskjellige skoler. Typisk en egen brukerprofil for Karriere «motsatt» av kandidat-profilen. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 73

74 Dersom det er brukt undergrupper i linjer - Trekk over ønsket skole/gruppe fra listen til venstre over til høyre vindusdel. Trykk OK når de aktuelle er overført. (Gruppe er enhet som kan etableres under skolenes linjer (f.eks under "GK, VKI og VKII"). "Fengsel-løsning" - manuell registrering Alle kandidater / søkere skal i utgangspunktet registreres via web-søk - Vigo sentralbase-overføring. Det kan åpnes for manuell registrering for spesielle behov - f.eks kan det være nødvendig å få registrere innsatte som ikke har tilgang til pc/internet for web-søking. (Funksjonen må gjøres tilgjengelig i Programoppsett av Jærtek.) Åpning for å kunne tildele manuell registrering i System Adgang gjøres i Programoppsett (SperrNyKandidat=0). Dette gir feltet "Ny Kandidat" i System Adgang som kan angis med Ja / Nei pr bruker. Endringer i organisasjonsopplysninger {XE "Organisasjonsopplysninger"} For å gjøre endringer i følgende opplysninger må det være gitt adgang til organisasjonsnivået en ønsker å endre. (Se avsnitt "Opprette brukere" felt Sperr skriveadgang.) 74 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

75 Skole {XE "Skole"} Hovedmenyvalget Data/Skoler. Alle fylker er registrert fra installasjonen i tabellen under Data/Fylke og trenger normalt ikke å bearbeides. I vinduet Skoler og feltet Fylke gjøres det oppslag og knytning til aktuelt fylke. {XE "Fylke"} Feltet Skolenr. obs! nummeret til VIGO's skole for realkompetansevurderte. (Se kapittel Eksport til VIGO" I feltet Skolelogo (nederst i vinduet) kan det knyttes til eventuell logo. Logoen må være i bmp-format og være plassert i katalogen KOS/Bitmap. (Egner seg best til kvadratisk figur). Linje (GK, VKI og VKII) {XE "Linje under skole"} Vinduet Linjer åpnes via vinduet Skoler. {XE "Linje"} Vinduet Linjer åpnes med Edit/Linjer i Hovedmenyen eller med markert verktøyknapp i verktøylinja til vinduet Skoler. Redigering gjøres direkte i vinduet. Feltet "Samling linjer" behøver ingen verdi. (Gir mulighet til å koble flere linjer til en felles enhet innen skolen.). VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 75

76 Vinduets verktøyknapp Ny post (Insert) for å registrere ny Linje og Slett post (CTRL+Delete) for å slette en Linje. I utgangspunktet er opprettet en linje "GK, VKI, VKII" som enhet for registrering for alle kandidater. I tillegge enhetene "Fullførte kandidater" og "Avbrutte kandidater" som enheter for overførte kandidater med disse statuser. Fullførte kandidater må ha linje koden "FERDIG". Avbrutte kandidater må ha koden "AVBRUTT". Gruppe Åpnes fra vinduet Linjer (forrige) med Edit/Gruppe eller verktøyknappen Gruppe. Redigering gjøres direkte i vinduet. {XE "Gruppe"} Vinduets verktøyknapp Ny post for å registrere ny gruppe og Slett post for å slette ei gruppe. Grunndata Under menyvalget Grunndata er det adgang til diverse tabeller med grunnleggende data. Det skal normalt ikke være nødvendig å redigere selv i disse tabeller. Dette gjøres i sammenheng med utsendte oppgraderinger. Det kan være greit å kunne slå opp eller søke og kanskje skrive ut fra disse tabeller. Kategorier / Ønsket sluttkompetanse I denne tabellen er utdannelsestyper definert i to nivå. De forskjellige fagene som hovednivå, inndelt i de forskjellige mulige utdannelsesmålene innen videregående skole i valgt fag Disse kategoriene er for å angi Ønsket sluttkompetanse. {XE "Kategorier"} {XE "Utdannelse"} 76 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

77 Her vises til høyre tabellen med de forhåndsdefinerte grunnkurs. Denne tabellen åpnes fra Hovedmeny/Grunndata/Kategori/Utdannelse, marker ønsket utdannelsestype (Kategori) og trykk på verktøyknappen Utdannelse. I begge tabellene kan navnene redigeres direkte i navnfeltet. Med verktøyknappen Ny post (Insert) kan det i tabellene settes inn nye Kategorier og tilhørende studieretninger / utdannelsestyper Med verktøyknappen Slett post (CTRL+Delete) kan poster slettes igjen. Postadresser Denne tabellen er den offisielle norske postadresse tabellen. Her er det lite aktuelt å redigere. Med verktøyknappen "Søk" i tilhørende verktøylinje kan det søkes etter postnummer og /eller poststed. Trykk Søk, klikk inn i feltet med ditt utgangspunkt for søket og skriv ditt søk. Trykk igjen på Søk (eller Enter) og resultatet kommer opp i motsatt kolonne. {XE "Postnummer"} Registeret Programområder (kodeverk) VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 77

78 Oppdatering av programområder Læreplaner og programområder er lagret i tabeller og er innlagt i systemet fra installasjonen. De er plassert i en struktur med læreplan-/programområde navn, Fag, Modul/mål og hovedmoment. Under hovedmoment ligger eventuelle hjelpespørsmål. {XE "Oppdatering av Programområder"} Det vil være behov for oppdateringer av programområder etter hvert som de blir redigert fra Læringssenteret og/eller korrigert i forhold til eventuelle feil og tilføyelser. Det er laget greie funksjoner for slike oppdateringer som skal korrigere, erstatte eller føye til programområder. Slike oppdateringer er basert på at det er laget en fil med et gitt oppsett inneholdende tilføyelser/ korrigeringer. Vi vil lage og sende disse filene til dere sammen med beskrivelse av hvordan oppdateringen leses inn. Bearbeiding av programområder, fag og kompetansemål Her er faget angitt med alle sine egenskaper navn, fagkode fagtype, osv. Avhukning i feltet PÅ gjør at faget blir forhånds-avhuket ved kobling til kandidatens Programområder. (Det er normalt kun administrator som har skriveadgang i dette registeret). Backup Eksport av data Det kan tas en backup av hele innholdet i databasen fra en funksjon innbygget i. (alle grunndata i systemet og alle kandidatopplysninger). {XE "Backup"} {XE "Eksport av data"} Funksjonen utføres slik: Start /Kandidatmodulen og velg Fil/Data Eksport/Initiell. Skriv inne en passende ID og trykk på verktøyknappen Exporter data. 78 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

79 Systemet sier fra når eksporten er ferdig. Overføring av kandidat test mellom maskiner lokal installert Det kan importeres data fra kandidatvurdering utført på for eksempel bærbar maskin til sentral server. Denne funksjonen er selvsagt helt avhengig av at alle grunndata kandidaten knyttes og testes mot er helt like på begge maskiner. I praksis vil det si at installasjonen/databasen på den maskinen det skal overføres kandidatvurdering fra, bør opprinnelig være en kopi av maskinen kandidatvurderings-dataene skal importeres til (serveren). Eventuelle avvik i grunndata vil gjøre at overføringen må gjøres spesielt med mer manuelle verktøy. (kontakt Jærtek). {XE "Overføring av data"} Overføring der vilkårene er oppfylt, gjøres med en eksport på bærbar maskin og en import på server. Eksporten ( bærbar maskin ) utføres slik: Start /Kandidatmodulen og velg Fil/Data Eksport/Initiell. Marker VIDEREG.SKOLERS og skriv inn en passe ID (maks 5 tegn) og trykk på verktøyknappen Eksporter data. Importen ( Serveren ) utføres slik: Plasser filene fra eksporten(kos/export bærbare maskin ) på KOS/Export katalogen ( Serveren ). Start og logg inn i som manager. Velg funksjonen Fil/Data Import/Legge til data. Her oppgis ID en, navnet på eksporten, og trykk på verktøyknappen Importer data. Bekreftelse vises når importen er ferdig. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 79

80 Eksport / import - VIGO/SSB og Extens, Sats, TP Det er tilpassede importfunksjoner til fra andre skole-system og fra Vigo. Import fra Vigo-Fag Denne importen er hovedsakelig for å importere resultat fra gjennomførte fagprøver. oppdaterer med denne importen Bestått sluttkompetanse og overfører til Fullførte kandidater. I tillegg settes Bestått teori og Bestått praksis til samme dato som Bestått sluttkompetanse dersom her ikke er angitt dato fra før. Dersom kandidat som her importeres som Bestått er registrert med Avbrutt, slettes Avbrutt. Denne sletting logges. Dersom bestått fagbrev er annet enn angitt i Ønsket sluttkompetanse føres det nye inn i feltet Oppn.komp. Ellers slettes eventuelle datoer i Fullført, ikke best., Fullført del av løp. Henting av fila for importen i kan styres med knappen Fil. Eksporten i Vigo tas ut med spørringen VIGO Opplæring under fane 5. System kjøringer fag 5A105 «eksport til VigoVoksen». { XE "Extens, Sats, TP - data import" } 80 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

81 Import og testimport av data fra sas til Vigo Voksen Importfilene kan hentes fra sin plassering i med knappen Fil. Importtype kan styres med hva som skal importeres med "Oppdater kun eksisterende...", "Importer elever eldre enn 25...", "Importer alle kandidater...". Det kan utføres en Testimport for å se hvilke data som importeres og hvordan de plasseres i. "Bimas OK" gjør at det også setter Fullført/Bestått på programområde og løp. Med rapporten Endringslogg og avkrysning av Kun importerte endringer eller "Vis kun testimport" kan importerte data sjekkes. -TP bruker siste versjon av Vigo-fil -Extens bruker gammel (versj fra 2003 da importen deres ble laget) -SATS bruker en spesialutviklet (delt i to filer ). Import av data fra Extens, Sats og TP bør utføres før overføring fra til Vigo/SSB. Endringslogg for importerte data Med rapporten Endringslogg og avkrysning av Kun importerte endringer kan importerte data sjekkes. Det kan være praktisk å kjøre denne rapporten for hver import, f.eks før en kjører neste import av data fra sas (neste kapittel). VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 81

82 Eksport til Vigo / SSB Kandidaters opplysninger I løpet TIDLIGER UTDANNING er ikke med i eksporter. Hva består rapporteringen av? Rapportering til Vigo fra er delt i to eksportfiler Resultatfil og Elevfil. Resultatfil har levering innen 29.september og endelig levering innen 18. oktober. Elevfil leveres 1. frist innen 10. november, endelig levering 19. november Resultatfil er overføring av aktivitet og av vurderingsresultat(ja/nei) og karakterer(dersom de ikke er satt til Ikke overføre til Vigo) for forrige skoleår. Aktiviteter er datoer på hendelsene - Søkt veiledning -realkompetansevurdering eller -opplæring, Vurdert av saksbehandler, Tilbud gitt, Startet opplæring(i fag), Sluttet opplæring(karakter i fag), Avbrutt (hele voksensøknaden), Fullført(fullført men ikke bestått full sluttkompetanse), Bestått(sluttkompetanse). I uttak av Resultatfil kan det velges å ikke ta med med vurderingsresultat (Ja/Nei) og karakterer på fag(elevkurslinjer i overføringen). Dette når både vurderingsresultatet og karakterer er ført i sas. Dette må da bli overført til Vigo fra sas. Elevfil er en overføring av elever i opplæring inneværende skoleår. Overføringen lager elevkurslinjer med status «holder på». Det er derfor viktig at det da også overføres resultatfil med «elevkurslinjer og fag» neste år for at elevkurslinjer/fag skal avsluttes - typisk med karakteri i fagene. Elevfil skal ikke overføres fra VigoVoksen dersom startet opplæring og ferdig (karakter, vurderingsresultat eller sluttet i fag) føres komplett i sas. I har det gjennom tidene vært en del mangler av ført ferdig i fag. Dette er typisk manglende føring av karakterer fra sas. Det er derfor fare for at elevfil kan ha med elever som egentlig har fullført sin opplæring. Det er en teknisk mulighet til å begrense utdraget av elever som «holder på», med en dato «Eksporter ikke elever startet før». I dette feltet kan det også angis «Tas ikke med» som da utelater alle «holder på»-kandidater. 82 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

83 Eksport av kun Resultatfil - Elevfil leveres fra sas Eksport av Resultatfil uten elevkurslinjer. Det kan velges at det kun er kandidaters aktivitet i løps-datoer (voksendata uten fag-karakterer), som eksporteres. Det gjøres med å fjerne avhukningen i feltet «Eksporter elevkurslinjer og fag». Det forutsettes da at vurderingsresultat (Ja/Nei i feltet Godkjent/eks) og karakter pr fag er ført i sas og blir eksportert derfra. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 83

84 Eksport av Resultafil og Elevfil For fylker som registrerer og rapporterer opplæringsaktivitet fra er det viktig at datoer for opplæringsaktiviteten i fag, Startet oppl. og ferdig(karakter/vurderingsresultat) eller sluttet, er ført her og ikke i sas. Hvis resultater på noe av opplæringen er registrert i sas må det i VigoVoksen på denne opplæringen være avhuket «Ikke overfør til Vigo». («Ikke overfør til Vigo» blir avhuket automatisk på registrerte karakterer og på karakterer importert fra sas. Untatt i Rogaland). I eksport-oppsettet for begge eksportfiler må det i feltet «Eksporter ikke elever startet før:» angis dato som begrenser start tidspunktet tilbake i tid. For opplæring som er tilpasset skoleåret vil dette normalt si startet etter ca Men i voksenordningen kan opplæring være startet når som helst på året og til og med forrige eller tidligere skoleår og fortsatt være underveis. Det kan derfor være aktuelt å ta med all opplæring f.eks startet etter (året før). Rapportuttaket finner da de som er startet etter denne datoen og enda ikke er fullført eller sluttet/avbrutt. (Er du sikker på at fullført er ajourført kontinuerlig på alle fag på alle kandidater kan du sette datoen tilbake til 2000 og alle kandidater som «holder på» rapporteres som dette til Vigo). 84 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

85 Eksport til sas (Extens, SATS, TP) Kandidaters opplysninger I løpet TIDLIGER UTDANNING er ikke med i eksporter Eksporten presenterer ei liste med kandidater som inngår i utvalget. Her kan du krysse av hvem du vil ha med i eksport-fila. Eksportert fil importeres deretter i aktuelt mottakersystem. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 85

86 Mulige dobbeltregistreringer Denne funksjonen lister opp personer som ut fra f.dato og 3 første bokstaver i fornavn kan være samme person, men er blitt registrert som ulike personer. Dersom dobbelregistrert har personen to forskjellig PID nummer. Registrerte opplysninger på slike dobbelt-registrerte kan i Kandidatmodulen slås samen med funksjonen Slå sammen dobbeltregistrerte personer. Den markerte i får tilført alle opplysninger fra den andre i Karriere og denne andre slettes automatisk. Den gjenværende kandidat vil nå finnes tilgjengelig i begge moduler med sammenslåtte data fra og Karriere. 86 Administrasjon av dataverktøy Vigovoksen Håndbok for kandidatevaluering og adminbruker

87 Support og fjernhjelp Med denne funksjonen kan vi utføre fjernhjelp i programmet på din maskin. Funksjonen startes med telefon-dialog for utveksling av ID og passord samt bekreftelse på OK for adgang. I den siste dialogboksen angis en ID og et passord som oppgis til supportpersonen. Deretter, via en bekreftelse fra deg, får supportpersonen adgang til din PC. VigoVoksen Hovedmanual Administrasjon av dataverktøy 87