Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.

Transkript

1 Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.

2 Innhold 1 LAO - Lærers administrative oppgaver Varsel Maler Personsensitive opplysninger - hva skal ikke i varselbrevet Folkeregisteret - sjekk av adresser Hvordan lager vi elevvarsel? Faglærer Kontaktlærer Varsel for fag Varsel for Orden og Atferd Elevvarsel sendes til mottaker Hvordan lager vi vedtak? Vedtak - 10%-regelen Vedtak - ikke vurderingsgrunnlag Rektor Vedtak sendes til mottaker Søk og utskrift... 13

3 1 LAO - Lærers administrative oppgaver LAO løsningen er utviklet i FOT-samarbeidet som er en sammenslutning av 7 fylkeskommuner. Brukerinteraksjon og funksjonalitet er utviklet i samarbeid med lærere og skoleledelse. Lenke: Som bruker vil du automatisk bli logget inn i systemet. Følgende roller finnes i dag: faglærer, kontaktlærer, rektor og rådgiver. De 2 siste rollene kommer ikke fra Extens, og er manuelt opprettet i LAO. Løsningen er tilgjengelig fra nettverket på arbeidsplassen og via Mine applikasjoner Oppgavene er som du ser i tegningen nedenfor.

4 2 Varsel 2.1 Maler Det er en mal for hver type varsel, -Fag, Atferd og Orden. Det er en mal for hver type vedtak, 10%-regelen og ikke vurderingsgrunnlag. Det skal lages ett varsel for hvert fag. Et varsel kan ikke inneholde varsel i både atferd og orden. Det skal ikke skrives personsensitive opplysninger i et elevvarsel. Det er skolens telefonnummer som automatisk kommer på varselet. Du kan skrive inn ditt eget mobilnummer i feltet for Tiltak om du vil at elev/foreldre skal ta kontakt direkte med deg. 2.2 Personsensitive opplysninger - hva skal ikke i varselbrevet. Se personopplysningsloven 2 pkt 8; a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning. b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling Disiplinærstraff mot en elev som har forbrutt seg mot skolens regler, defineres ikke som sensitiv personopplysning og omfattes ikke c) helseforhold Helseforhold Elever som tatt inn etter individuell vurdering, alle typer dokumenter Årsaker til elevers fravær, ulykkestilfelle med skade på person Skoleskyss ved spesielle behov Vurdering tannbehandling Personaldokumenter med helseopplysninger d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger 2.3 Folkeregisteret - sjekk av adresser Når et dokument i LAO er ferdig, sjekkes elev (fødselsnummer) mot informasjon i Folkeregisteret. Hvis elev er under 18 år, hentes informasjon om foreldre på samme adresse som elev, og legges på eget adresseark før selve varselet. I tillegg blir det laget et adresseark til elev. Hvis elev er over 18 år, lages kun adresseark til elevens folkeregistrerte adresse. 2.4 Hvordan lager vi elevvarsel? Som lærer kommer du rett inn i LAO-løsningen når du er logget på skolens nettverk. Det betyr at du er identifisert som lærer på skolen din, og du får da automatisk tilgang til dine

5 elever. Løsningen identifiserer deg som enten faglærer eller kontaktlærer og faglærer, og dette gir deg de riktige menyvalgene i henhold til din rolle. Dataene hentes fra Extens via en tjeneste som heter Buddy. Du ser navnet ditt øverst til høgre på sorte linjen Faglærer Som faglærer har du følgende valg: Mine elever, Nye oppgaver, Pågående oppgaver og Ferdige oppgaver. Når du har tatt løsningen i bruk vil alle dine pågående og ferdige oppgaver vises automatisk på alle elver som har mottatt slike dokumenter eller som er under arbeid. Når du har valgt en elev vil alle dokumenter som er under arbeid, og som gjelder denne eleven vises i Pågående oppgaver. Alle ferdige (sendte og arkiverte) oppgaver som er sendt til eleven vil vises i Ferdige oppgaver. Hvis du ikke har valgt en elev i «Mine elever» vil alle dine pågående og ferdige oppgaver (på dine elever) vises. Du kan som faglærer lage nye varsel i dine fag Kontaktlærer Som kontaktlærer og faglærer har du følgende valg: Mine elever, Nye oppgaver, Pågående oppgaver og Ferdige oppgaver Når du har tatt løsningen i bruk vil alle dine pågående og ferdige oppgaver varsler) vises automatisk på alle elver som har mottatt slike dokumenter eller som er under arbeid.

6 Når du har valgt en elev vil alle dokumenter som er under arbeid og som gjelder denne eleven vises i Pågående oppgaver og alle ferdige (sendte og arkiverte) oppgaver vil vises i Ferdige oppgaver. Hvis du ikke har valgt en elev i Mine elever vil alle pågående og ferdige oppgaver (på dine elever) vises. NB: Kolonnene Type, Elev, Sist endret av, Dato og Status i Pågående oppgaver og Ferdige oppgaver kan sorteres. Klikk på kolonnen du vil sortere. Du kan som kontakt- og faglærer lage nye varsel i dine fag, og i Orden og Atferd Varsel for fag 1. Søk opp og velg en av dine elever ved å klikke på navnet når du får utvalget opp i Mine elever. Du kan også skrive inn navnet på eleven som skal ha et varsel. 2. Klikk på menyvalg (Fag for faglærere og Orden eller Atferd for kontaktlærere) i Nye oppgaver for valgte elev, og en mal for valgte varsel kommer fram. Elevinformasjon vises, - navn, fødselsdato, skole, skoleår, basisgruppe og kontaktlærer. Dersom det finnes to elever med samme navn så sjekk fødselsdato for å velge riktig elev! 3. Velg Fag (nedtrekkmeny liten nedpil) og Varslet gjelder: Velg Halvårsvurdering eller Standpunkt) OBS: Obligatoriske felter! 4. Skriv inn bakgrunn for varselet og forslag til tiltak i innskrivningsfeltene. OBS: Obligatoriske felter! Du kan i dette skjermbildet gå Tilbake, Slett, Lagre, Forhåndsvise eller Sende varslet.

7 5. Klikk på Lagre om du vil jobbe videre med dokumentet før det sendes. 6. Klikk så på Forhåndsvis dersom du vil se hvordan dokumentet vil se ut. Fra forhåndsvisning, klikk på Tilbake for å komme tilbake til malen, rett opp om det er noe du vil endre før du sender det til mottaker. Dersom du ikke er ferdig med dokumentet, kan du lagre det og siden finne det igjen i Pågående oppgaver på eleven og gjøre varselet ferdig. 7. Når du er ferdig med varslet klikker du på Send varsel og du er ferdig med oppgaven. 8. Varsel blir arkivert i P360 sak- og arkiv-system, samtidig med at det blir sendt til skolens postmottak for videre utsending Varsel for Orden og Atferd Elevinformasjon vises, - navn, fødselsdato, skole, skoleår, basisgruppe og kontaktlærer. Dersom det finnes to elever med samme navn så sjekk fødselsdato! 1. Varslet gjelder: Velg Halvårsvurdering eller Standpunkt) OBS: Obligatoriske felter! 2. Skriv inn bakgrunn for varselet og forslag til tiltak i de to innskrivnings-feltene. Du kan herfra gå Tilbake, Slette, Lagre, Forhåndsvise eller Sende varslet. 3. Klikk på Lagre om du vil jobbe videre med dokumentet senere før det sendes. 4. Klikk på Forhåndsvis dersom du vil se hvordan dokumentet vil se ut. Klikk på Tilbake for å komme tilbake til malen og rett opp om det er noe du vil endre før du sender det til mottaker.

8 Du kan også lagre fra forhåndsvisning om du ikke er ferdig. Du finner dokumentet igjen i Pågående oppgaver på eleven, så kan du senere arbeide med dette varslet. 5. Når du er ferdig med varslet klikker du på Send varsel, og du er ferdig med oppgaven. Under Ferdige oppgaver vil dette dokumentet merkes med Lagret så lenge du er i dette skjermbildet. Alle dokumenter som er sendt og arkivert på eleven i denne løsningen, ligger lagret i LAO til neste skoleår starter. Ved nytt skoleår tømmes databasen for data, før nye data fra Extens blir importert. Det vil etter hvert bli utviklet en innsynsløsning for lærere i P360, med tilgang til å se dine elevers dokumenter Elevvarsel sendes til mottaker Adressen til elev/foreldre hentes nå fra Folkeregisteret, og dokumentet overføres til elevens mappe i P360 samtidig med at det sendes på e-post til skolens postmottak. Skolen printer ut, og sender dokumentet i posten til mottaker. 2.5 Hvordan lager vi vedtak? For at man kan skrive et Vedtak, enten på grunn av 10%-regelen eller på grunn av at det ikke er vurderingsgrunnlag, må det på forhånd være laget og sendt et varsel i faget.

9 1. Søk opp og velg en av dine elever ved å klikke på navnet når du får utvalget opp i Mine elever. Du kan også skrive inn navnet på eleven som skal ha et vedtak. 2. Klikk på menyvalg Vedtak - 10%-regelen eller Vedtak - ikke vurderingsgrunnlag i Nye oppgaver for valgte elev, og en mal for valgt vedtak kommer fram. Elevinformasjon vises, - navn, fødselsdato, skole, skoleår, basisgruppe og kontaktlærer. Dersom det finnes to elever med samme navn så sjekk fødselsdato for å velge riktig elev! 3. Velg Fag (nedtrekkmeny liten nedpil), og du kan velge mellom fag hvor du tidligere har laget varsel for aktuell elev. 4. Du kan velge å skrive en merknad til tidligere sendt varsel. Videre må du legge inn Skolens tiltak for å skaffe seg vurderingsgrunnlag. Du kan i dette skjermbildet gå Tilbake, Slett vedtak, Lagre, Forhåndsvise eller Send til godkjenning. 5. Klikk på Lagre om du vil jobbe videre med dokumentet før det sendes. 6. Klikk så på Forhåndsvis dersom du vil se hvordan dokumentet vil se ut. Fra forhåndsvisning, klikk på Tilbake for å komme tilbake til malen, rett opp om det er noe du vil endre før du sender til godkjenning. Dersom du ikke er ferdig med dokumentet, kan du lagre det og siden finne det igjen i Pågående oppgaver på eleven og gjøre vedtaket ferdig. 7. Når du er ferdig med varslet klikker du på Send til godkjenning og du som lærer er ferdig med oppgaven. 8. Rektor ved skolen får vedtaket til godkjenning i Pågående oppgaver.

10 2.5.1 Vedtak - 10%-regelen Forhåndsvis

11

12 2.5.2 Vedtak - ikke vurderingsgrunnlag Rektor Fra og med opprettes vedtak ut fra et tidligere sendt varsel i LAO. Vedtaket sendes til godkjenning fra faglærer, og vedtaket dukker opp som et valg i rektor sine Pågående oppgaver. Rektor klikker på vedtaket, slik at det åpnes. Rektor sjekker at alt er korrekt i henhold til gjeldende regelverk, og godkjenner vedtaket med å klikke på Godkjenn. Varsel blir arkivert i P360 sak- og arkiv-system, samtidig med at det blir sendt til skolens postmottak for videre utsending Vedtak sendes til mottaker Adressen til elev/foreldre hentes nå fra Folkeregisteret, og dokumentet overføres til elevens mappe i P360 samtidig med at det sendes på e-post til skolens postmottak. Skolen printer ut, og sender dokumentet i posten til mottaker.

13 2.6 Søk og utskrift Det er mulig å sortere alfabetisk på alle kolonner ved å klikke på feltet (eks. Basisgruppe). Fra og med versjon er det også mulig å søke i hver av kolonnene i både Pågående oppgaver og Ferdige oppgaver. Det er mulig å kombinere disse. Ny kolonne fra og med versjon er Basisgruppe. Resultatet av søket ditt kan skrives ut (ny knapp).