En elev flytter. OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2210 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad skole En elev flytter OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2210 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse:... 2 En elev flytter... 2 En elev flytter fra din skole... 3 Avslutte plassering... 3 Forberede flyttemelding Ta ut rapporten Flyttemelding Endre adresse etter at eleven har flyttet En elev kommer flyttende... 8 Fra annen skole i samme kommune... 8 Fra annen kommune... 8 Innstillinger for Objektnavigator En elev flytter Dette heftet omhandler de tilfeller der elever flytter fra en skole, mellom skoler i kommunen, eller kommer flyttende til kommunen. Slike aktiviteter berører tre ark: Plassering, Hendelse og Person. Plasseringen ved enheten må avsluttes ved en gitt dato. Deretter registrerer vi dette som en hendelse på eleven slik at vi kan skrive ut en flyttemelding. I tillegg registreres den nye adressen når eleven har flyttet. Det er også et kapittel om innstillinger i Objektnavigatoren som viser hvordan du kan se både nåværende og framtidige plasseringer i Oppad. Side 2 av 10 Oppdatert

3 En elev flytter fra din skole I eksempelet som følger flytter Reidar Lavendel fra AnneMari skole den 31. mai. Han begynner på Svinger barne- og ungdomsskole den 1. juni. Søk fram elevens plassering i Plasseringsbildet: Avslutte plassering Det første som skal endres at t.o.m.-datoen settes til den siste dagen eleven går hos deg Når denne endringen lagres får du spørsmål om plasseringen skal endres eller slettes. Eleven er plassert på enheten din nå, men slutter der på angitt dato og da skal evt gruppeplasseringer også avsluttes. Du svarer OK på dette. Evt andre ark med opplysninger som er korrigert, kommer opp. Du lagrer disse. Reidar Lavendel vil fortsatt vises som en elev i klasse 09A i Objektnavigatoren fram til og med flyttedato.. Med en gang vi passerer den 31.mai vil imidlertid hans navn forsvinne fra listen. Se eksempelet nedenfor som viser situasjonen den 1. juni. Side 3 av 10 Oppdatert

4 Forberede flyttemelding. At eleven flytter, registreres også i ark: Hendelse. Herfra kan du skrive ut flyttemeldingen. 1. Åpne et ark Elevoversikt, 2. Finn eleven som skal flytte, f.eks ved å velge eleven i Objektnavigatoren. 3. Når elevens navn, i vårt eksempel Reidar Lavendel, er valgt, åpner du arket Hendelse ved å trykke på fanen Hendelse. 4. Klikk Ny rad, Ctrl+N, eller klikk ikonet for ny rad : 5. En ny rad ferdig utfylt med elevens navn og periode åpnes i Hendelsearket. Du skal fylle ut 5 felt: Dato, Hendelse, Tekst, Notat 1 og Notat 2 FELT INNHOLD VÅRT EKSEMPEL Dato Siste dato ved din enhet Hendelse Velg Sluttet *) Sluttet Tekst Skolen eleven flytter til Svinger barne- og ungdomsskole Notat 1 Ny adresse, gate, postnr og Kongsvinger allé 56, Side 4 av 10 Oppdatert

5 Notat 2 sted Kommunen eleven bor i etter flytting 2208 KONGSVINGER Kongsvinger Legg merke til at du kun skal fylle inn Dato(f.o.m.)- feltet. (Dato t.o.m.) benyttes ikke ved flyttinger. Datoen i Dato(f.o.m) feltet skal være den samme som du skrev inn i Plassering t.o.m. for siste dag på din skole. Dersom datoen i hendelsen er etter at plasseringen er opphørt vil det ikke framvise riktig klasse på flyttemeldingen. Navn på skolen eleven flytter fra, navn på skolens rektor og navn på elevens kontaktlærer fylles ut i rapporten basert på parameterverdier. Hva som skal ligge i hvilke felt ligger også i hjelpefilen oppe på menylinja: *) NB! Det er svært viktig at du velger hendelsen sluttet. Dersom du ikke velger hendelsen Sluttet vil det ikke kunne skrives ut noen flyttemelding. Rapporten er basert på feltet Sluttet som hendelse. Ta ut rapporten Flyttemelding. Når du har registrert flyttingen som nevnt over, kan du skrive ut en flyttemelding. Stå i arket Hendelse, Velg Fil- Rapporter Da får du opp en liste med rapporter over elevhendelser. Velg Flyttemelding m Parameterinnlegg. ELEVENS FORESATTE: Side 5 av 10 Oppdatert

6 Den kan du nå skrive direkte ut ved å velge Skriv ut, direkte utskrift velge skriver: Skriv ut eller se først: Forhåndsvis. I dialogruten Enter Parameter Values som åpnes, får du 5 valg: Fyll dem ut før du trykker Ok. Språkform: Bokmål eller nynorsk Undertegnet: Her skriver du navnet på den som skriver under Navn på nåværende kommune: navn på kommunen eleven flytter fra. Kontaktlærer: Her skriver du navnet på elevens kontaktlærer Rektor: Rektors navn. Her er en forhåndsvisning av Flyttemelding for Reidar Lavendel. Side 6 av 10 Oppdatert

7 Øverst i Forhåndsvisningen har du noen ikoner: Dersom du vil lagre flyttemeldingen på eget område, eller sende den som vedlegg til e-post, kan du velge den forreste knappen: Export Report. Velg skrivertegnet for utskrift. De to buede pilene tar deg tilbake til dialogboksen du skrev inn Parameterverdiene. Endre adresse etter at eleven har flyttet. Etter at eleven har flyttet, kan det være lurt å registrere ny adresse. Dette er spesielt viktig dersom eleven flytter ut av kommunen, med tanke på at eleven ikke skal komme opp i framtidige personsøk i kommunen. Dersom adressen ikke er kjent, kan man skrive inn <ukjent ny adresse> i adressefeltet, og endre kommune på eleven. Side 7 av 10 Oppdatert

8 En elev kommer flyttende Fra annen skole i samme kommune Når en elev kommer flyttende fra en annen skole i kommunen, vil eleven med foresatte finnes i Oppad fra før. Han/hun hentes enkelt fram i Elevoversikten: Søk opp personen i Søkefeltet. Trykk deretter på den blå linja Plassering for åpne Plasseringsarket. Flytt fokus inn i arket ved å trykke på en celle. Trykk ikonet for Ny eller Ctrl+N. Velg klasse i nedtrekken, slik at eleven kommer i rett klasse. Dersom klassen har medlemmer fra flere årstrinn, endre evt årstrinnet til eleven slik at det blir korrekt. Kommer eleven til skolestart, gjøres ingen endringer på F.o.m.-dato. Dersom eleven kommer flyttende midt i skoleåret må du endre dato F.o.m. til den dagen eleven faktisk begynner hos deg. Hvis plassen på den forrige skolen ikke er avsluttet, må denne plassen avsluttes først. Sett sluttdato dagen før eleven begynner hos deg, eller få den tidligere skolen til å sette sluttdato om du selv ikke har rettigheter til det. Lagre! Fra annen kommune Dersom eleven kommer flyttende til kommunen, må han/hun registreres i Personbasen i tillegg til å plasseres ved skolen din. Til dette benyttes knappen Ny elev i Elevoversikten: Side 8 av 10 Oppdatert

9 Fyll inn fødselsnummer, navn, adresse og hvilken klasse eleven skal gå i, endre årstrinn om årstrinnet ikke er korrekt. F.o.m.- og T.o.m.dato fylles ut automatisk ut fra det skoleåret som er valgt. Kommer eleven til skolestart, gjøres ingen endringer på F.o.m.-dato. Dersom eleven kommer flyttende midt i skoleåret må du endre dato F.o.m. til den dagen eleven faktisk begynner hos deg. Dersom de foresatte allerede er registrert i personregisteret, kan de søkes fram i feltene foresatte. Dersom de foresatte ikke kommer opp ved søk i foresattefeltene, må de foresatte først registreres i Personarket, og siden knyttes til elevens person-rad i feltene foresatte 1 og foresatte 2. Knytningen til de foresatte kommer også inn via folkeregisterimporten om ønsker å avvente den. Lagre og eleven vil framvises i felter i Elevoversikten. Etter datoen for Plassering f.o.m vil også eleven dukke opp i klassen sin i mappen til venstre. Side 9 av 10 Oppdatert

10 Innstillinger for Objektnavigator Navn på en elev som begynner på skolen senere enn dagens dato vises eller er skjult i Objektnavigatoren avhengig av innstillingene i Objektnavigatoren. Her vises Lise Olsen i Objektnavigatoren selv om Plasseringen ikke begynner før senere Hvorvidt fremtidige plasseringer synes eller ei er avhengig av Innstillinger i Objektnavigatoren. Dersom du haker av for Vis kun gjeldende vises kun nåværende opplysninger. Om fremtidige opplysninger skal vises, fjernes denne haken. Side 10 av 10 Oppdatert