Grunnhefte. for merkantilt personale. Oppad skole. Oppdatert OPPAD AS Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad skole Grunnhefte for merkantilt personale Oppdatert OPPAD AS Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse Om Oppad... 3 Navigatoren... 4 Organisasjon... 4 Klassenavn... 4 Forhåndsvalgte verdier i utvalget... 5 Gruppenavn... 6 Personer... 7 Søke fram personopplysninger... 7 Registrere personopplysninger på framsøkte personer... 7 Avregistrering... 7 Legge til personer... 8 Konstruere fødselsnummer... 8 Registrere nytt personale via menyknappen «Nytt personale»... 8 Registrere enkeltelever via menyknappen «Ny elev»... 9 Elevene... 9 Klasse Plassering av elever fra personregisteret... 9 Registrere enkeltelever via menyknappen «Ny elev»...11 Endre plassering på en elev...12 En elev slutter i klassen...12 Slette plassering for en elev...13 Klassehistorikk på elevnivå...14 Klasselister...14 Gruppe...16 Registrere elever i grupper...16 Endre undervisningsgruppe på en enkelt elev...18 Slett undervisningsgruppe på en enkelt elev...18 De voksne rundt eleven...18 Foresatte...18 Kontaktpersoner...18 Familiebildet...19 Utskrift av Elevlister med foresatte...19 Vise foresatte...21 Elevoversikten...22 Søke i Elevoversikten i arkene...23 Visning i arkene...24 Skjul/vise kolonner i arkene...24 Aktivere arkene i Elevoversikt...25 Hendelse...26 Person Kontaktperson...26 Morsmål...26 Skyss SFO plass...26 Fravær summert...26 Personale...27 Personaloversikt...27 Person Signatur...28 Ansettelse...29 Knapp Nytt personale...29 OPPAD AS Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

3 Aktivitet Personale slutter...31 Objektnavigatoren...32 Utvalg...32 Kalender...32 Innstillinger for Objektnavigator...33 Høyre museknapp...33 Mer om Navigatoren...34 Favoritter(Personlig meny)...34 Innstillinger for Navigator...35 Fest navigatoren til en side Mer om utskrifter...36 Direkte utskrift av arket...36 Kopiere opplysninger inn i et annet program, f.eks Excel...36 Om Oppad Velkommen som bruker av Oppad skole. Her vil du kunne gjøre de fleste operasjoner rundt administrasjonen av elever, foreatte og personale. Her kan du legge inn og hente fram opplyninger om elever, deres foresatte, klassetilhørighet, grupper og kontaktlærere. Du legger inn en mengde elevopplysninger som feks skyss, skolemelk, karakterer, fravær og mer. Det finnes en egen modul for personalet, der du finner all informasjon om de ansatte, som ansettelse, undervisningsoppgaver og personopplysninger som adresse, telefon og e-post. Du finner fram i programmet via en Navigator med mapper. Du velger mappe på bakgrunn av hvilken informasjon du søker eller skal bearbeide. Når du åpner mappen kommer det opp egne bilder, eller ark (ligner på regneark) med informasjon. Øverst i alle arkene er det en blå linje med hvit tekst. Dette er overskriften i arket. Det finnes mange ark i programmet, alle med ulike muligheter for hva som kan legges inn. All informasjon som legges inn i et ark og lagres, blir automatisk oppdatert i andre ark som har visning av samme informasjon. Det er ikke alle felt i alle ark det går an å endre i, selv om du kan se informasjonen. Dersom feltet er grått, har det kun visingsmodus, og må oppdateres i et annet ark. For eksempel telefonnummer til de foresatte, oppdateres i Personarket siden det er personopplysninger som endres, men vises i ark Kontaktpersoner. Side 3 av 36 Oppdatert

4 Navigatoren Åpningsbildet i Oppad heter Navigator: Herfra navigerer du deg til mapper og komponenter: Nederst til høyre ligger felt for valg av språkfil. Du kan velge mellom nynorsk eller bokmål. Organisasjon Der første vi gjør, er å registrere navnene på klassene vi har ved skolen i år. Disse registreres per år, og knyttes til et årstrinn. Det kan også registreres fådelte klassenavn, da velges det høyeste årstrinnet. Klassenavn I arket Klasse registrerer vi hvilke klassenavn enheten (skolen) skal ha i gjeldende periode. Dette gjøres en gang for hvert skoleår. Elevene plasseres senere i riktig klasse. Side 4 av 36 Oppdatert

5 Åpne arket Klasse under mappa Organisasjon i Navigatoren eller fra Organisasjonsoversikten VIKTIG TIPS! For å forenkle registreringen bør du absolutt begynne med å gjøre et utvalg på Enhet, Skoleslag og Periode og legge disse som dine Forhåndsvalgte verdier. Da behøver du ikke registrere disse opplysningene for hver rad. Du kan også fjerne markeringen foran feltene Enhet og Skoleslag slik at disse ikke vises i arket. Det gjør du i (Vis Skjul kolonner) Forhåndsvalgte verdier i utvalget Svarer du Ja på spørsmålet om du vil benytte verdiene fra utvalget så skrives opplysningene inn automatisk på raden. Klikk på knappen Ny i verktøyraden eller trykk Ctrl + N. Registrer deretter Klasse (Navn på gruppe/klasse) og Årstrinn : Lagre! (Ctrl + S) Perioden styrer f.o.m- og t.o.m dato. Disse datoene legges opp automatisk, men kan endres om ønskelig. Med klasser menes her elevenes hovedtilknytning denne perioden (skoleåret). Side 5 av 36 Oppdatert

6 Feltet Antall plasser fylles ikke ut. Den kan eventuelt fylles ut senere. Opplysninger om lærer hentes fra Personal Aktivitet og Personalfunksjon: Kontaktlærer. Lærerenssignatur vises i dette felt når den er registrert i arket Aktivitet. Gruppenavn Åpne arket Gruppe under mappa Organisasjon i Navigatoren. For å lette registreringen, kan du begynne med å gjøre utvalg på Enhet, Skoleslag og Periode. Klikk på knappen Ny i verktøyraden eller trykk Ctrl + N og registrer gruppene for ønsket periode. Registrer Gruppenavn og eventuelt Fagkode. Lagre (Ctrl + S). Periode styrer f.o.m- og t.o.m dato. Disse datoene kan endres. Side 6 av 36 Oppdatert

7 Feltet Antall plasser benyttes ikke Opplysning om lærer hentes fra Personal Aktivitet når læreren registreres med et fag i gruppa. Personer Søke fram personopplysninger Når det er foretatt en import fra folkeregisteret til Oppad, ligger alle elever og deres foresatte registrert i en persondatabase i programmet. For å finne dem går du til Personarket. Gjør et Utvalg (Ctrl+U) i arket for å få fram opplysninger. Gjør et Utvalg på alle personer født et bestemt år: og trykk OK. Da kommer alle personer født i dette året opp i personarket. Det er ofte hensiktsmessig å gjøre mer konkrete Utvalg: f eks personer bosatt på bestemte adresser, postnummer, skoleområder eller kombinasjoner av dette i tillegg til årskull. Registrere personopplysninger på framsøkte personer Telefonnumre, e-postadresser, hemmelig telefon og hemmelig adresse, hvem som er de foresatte, fastlege, morsmål, nasjonalitet, målform osv. Avregistrering: Side 7 av 36 Oppdatert

8 Dersom en av de registrerte personene dør, søkes denne personen fram via Utvalget. I kolonnen Avregistrert skrives AV. Ligger det UF i feltet Avregistrert, betyr det at personen framsøkt har meldt flytting ut av kommunen. Legge til personer Personer som ikke er kommet med fra importen fra Folkeregisteret, kan du registrere manuelt. Åpne arket Person under mappa Person i Navigatoren Klikk på knappen Ny i verktøyraden eller trykk Ctrl + N. Registrer Fødselsnummer, Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnummer, Sted, Tlf og Kommune. CTRL + S, lagre! På elever knyttes også den andre foresatte, om koblingen ikke er kommet med i folkeregisterimporten. Konstruere fødselsnummer Legg merke til at hver person må ha et unikt konstruert fødselnummer, i Oppad kalt TFnummer. For å registrere personer som ikke har oppgitt fødselsnummer, eller juridiske personer som barnevern eller sosialhelsetjeneste, benyttes denne formelen: Fødselsdato + årstusentall+et fritt valgt tall+tall for kjønn+t+f Årtusentall (siffer nr 7 i fødselsnummeret): tallet 0,1,2,3 eller 4 for personer født på 1900-tallet, tallet 5,6,7,8,9 for personer født år 2000 eller senere Tall for kjønn (siffer nr 9 i fødselsnummeret): Benytt partall for jente og oddetall for gutt. F eks : En gutt født 10. mai TF En jente født 10. mai TF Registrere nytt personale via menyknappen «Nytt personale» Dersom en person er nytilsatt i kommunen, og skal registreres i Oppad og plasseres i samme operasjon, benyttes knappen; Nytt personale i Personarket. Den ansatte blir da både registrert som person og plassert ved riktig enhet. Se side 29 i dette heftet. Side 8 av 36 Oppdatert

9 Registrere enkeltelever via menyknappen «Ny elev» Dersom en enkeltelev kommer flyttende, eller ikke kommet med i importen fra folkeregistrert, kan det være enkelt å registrere personopplysninger og plassere eleven i samme operasjon. Fremgangsmåte er beskrevet under kapittel - Plassere eleven i en klasse, via menyknappen Ny elev. Se side 11 i dette heftet. Elevene Klasse Når elevene er registrert i personregisteret og klassen er opprettet, kan vi registrere hvilke elever som går i hvilke klasser. Det gjøres ved å kopiere personopplysninger fra Personarket og inn i et ark Plassering Plassering av elever fra personregisteret 1. Åpne et ark Person under Person i Navigatoren 2. Gjør utvalg/søk på Årskull, Fødselsnummer eller Navn i personarket, Fraarket. 3. Arket fylles av personer i databasen fra dette årskullet 4. Merk de elevene i Fraarket som skal gå i samme klasse Side 9 av 36 Oppdatert

10 5. Kopier, Ctrl+C (Legg merke til at Lim inn-knappen på verktøylinja,, skal få en gyllen farge når det er registrert at du vil kopiere noe. ) 6. Åpne et ark Plassering under Elev i Navigatoren, Tilarket 7. Gjør utvalg på Enhet, Skoleslag, Periode og Klasse i Plasseringsarket 8. Gjør utvalg på Enhet, skoleslag, Periode og Årstrinn dersom dere har fådelt skole og elevene har et annet årstrinn enn klassen valgt. Det er viktig å gjøre utvalg på alle de nevnte feltene for at alle dataene i Plasseringsarket skal bli riktig utfylt. 9. Lim inn i plasseringsarket (Ctrl + V). 10. Svar Ja på spørsmålet: Vil du benytte verdiene fra ditt utvalg? 11. Arket fylles av kopierte elever 12. Lagre, CTRL + S Side 10 av 36 Oppdatert

11 Elevene er nå registrert inn i den valgte klassen. Du ser at det er stjerner først i raden. Det indikerer at det er nye poster. Ved lagring forsvinner stjernene og elevene er plassert. Registrere enkeltelever via menyknappen «Ny elev» Åpne arket Elevoversikt under mappa Elev i Navigatoren, og klikk på knappen Ny Elev, på verktøylinjen, eller trykk CTRL + E Følgende skjermbilde vises: I feltet fødselsnummer, skriver du elevens fullstendige fødselsnummer og trykker Tab. Programmet søker gjennom Persontabellen i databasen. Finnes personen der, fyller programmet automatisk ut navn og adresseopplysninger Side 11 av 36 Oppdatert

12 Før du lagrer, kan du plassere eleven i en klasse ved å fylle ut Enhet, Skoleslag, Periode og Klasse til høyre i bildet: Lagre, CTRL + S til slutt! Eleven er nå både registrert som en person i Oppad, og plassert i en klasse på en enhet. Endre plassering på en elev Dersom en elev er blitt registrert i feil klasse, er det enklest å endre klassenavnet i arket Plassering. 1. Søk fram eleven. 2. Endre direkte i nedtrekken for klasse. 3. Lagre, CTRL + S En elev slutter i klassen Søk fram elevens Plassering, gjerne via Elevoversikten. Sett T.o.m-dato på plasseringen. Side 12 av 36 Oppdatert

13 Spørsmålet i bildet under dukker opp. La hakene stå hvis eleven flytter fra skolen. Ta bort hakene hvis eleven bare bytter klasse på skolen, men ikke grupper. Merk at ved flyttinger skal det også registreres mer informasjon, se eget hefte En elev flytter Slette plassering for en elev Dersom en elev er blitt feilregistrert fordi den ikke skal gå ved skolen dette skoleåret likevel, eller det er blitt en dobbel plassering, slettes plassen. 1. Søk fram elevens plass f eks via Elevoversikten. 2. Merk raden som inneholder plasseringen som skal slettes. 3. Trykk på knappen foran raden slik at hele raden merkes. 4. Høyreklikk deretter på samme knapp 5. velg Slett. (se under) Du vil se at det dukker opp et X først i raden. Det betyr at du har bestilt en sletting av denne raden. Side 13 av 36 Oppdatert

14 Du må lagre for at plasseringen faktisk slettes. Klassehistorikk på elevnivå Alle elevens historiske og kommende plasseringer i klasser kommer opp i delen Plassering når du står i Elevoversikt og har merket en enkelt elev. Klasselister Elevlister skrives ut fra arket Plassering. Søk opp en aktuell klasse i arket. Enten ved å klikke på klassenavnet i Objektnavigator: Eller ved å gjøre utvalg i arket, CTRL + U: Når arket er fylt av elevene i valgt klasse, klikk inn i arket, så opp på Fil på menylinja, og velg deretter Rapporter i nedtrekk: Side 14 av 36 Oppdatert

15 Utskriftsverktøyet kommer opp: Velg rapport ved å trykke på tittelen. 1. Klikk på Skriv ut om du vil ha utskriften på din standardskriver. 2. Vil du velge en annen skriver klikker du på Skriv ut Du kommer da til en utskriftsdialog hvor du kan velge en annen skriver enn standardskriveren. Dette gjelder dersom du har mer enn en skriver installert på din PC, for eksempel en fargeskriver i tillegg til standardskriveren. 3. Valget Forhåndsvisning betyr at du får utskriften presentert på skjermen istedenfor at den sendes til utskrift på en skriver. Gjør ønskede valg i Parametervalg: Side 15 av 36 Oppdatert

16 Parameterverdiene vil kunne variere alt ettersom hvilken rapport du velger å forhåndsvise eller skrive ut. Dersom du har valgt forhåndsvisning, får du se rapporten på skjermen: Dersom skriveren mangler i forhåndsvisningen, betyr det at rapporten er satt opp for å kunne gå til arkivet i kommunen. Da må du avbryte forhåndsvisningen og skrive ut via Skriv ut eller Skriv ut Gruppe Registrere elever i grupper Åpne et ark Kopiering elever fra mappen Elev i Navigator: Finn fram til klassen på Frasiden av arket. Merk elevene som skal kopieres over, marker den gruppen på Tilsiden i arket som elevene skal kopieres til: Side 16 av 36 Oppdatert

17 Velg knapp Kopiere Elever, Deretter lagre, CTRL + S Et nyttig tips dersom elever fra en klasse/gruppe skal fordeles på flere klasser/grupper kan være å skjule merkede elever på Frasiden i arket etter at de er kopiert over. Det gjør man ved å høyreklikke på merket rad, og så velge «Skjul merkede rader» i nedtrekksmeny: Side 17 av 36 Oppdatert

18 Dette gjøres for at du enkelt kan holde orden på hvem av elevene som allerede er fordelt. Merk så de elevene som skal til neste gruppe, og velg igjen knappen Kopiere elever. Arket Kopiering elever kan også med fordel benyttes når man skal fordele elever på et klassetrinn på flere klasser på trinnet, feks 8A, 8B, 8C osv. Modulen benyttes også i arbeidet med å flytte opp elever fra et skoleår til et annet. Endre undervisningsgruppe på en enkelt elev Dersom en enkelt elev er blitt registrert i feil gruppe, er det enklest å endre gruppenavnet i arket Gruppe, gjerne fra Elevoversikten. Søk fram eleven. Endre direkte i nedtrekken for gruppe. Slett undervisningsgruppe på en enkelt elev Dersom en elev er blitt feilregistrert i en gruppe, skal eleven slettes fra gruppa. Finn elevens gruppe, gjerne via Elevoversikten og merk raden med elevens navn i arket Trykk på knappen foran raden slik at hele raden merkes. Høyreklikk deretter på samme knapp og velg Slett. (se under) De voksne rundt eleven De voksne rundt eleven kan i Oppad legges inn som foresatte, kontaktpersoner eller knyttes til elevens familie i Familiebildet. De som er registrert som de foresatte kan vises i elevlister med foresatte og framkomme i lærerweb og få tilgang i Foreldreweb. Familie er i Oppadsammenheng de personene som har felles adresse som eleven Foresatte De foresatte er i Oppad registrert i Personarket med en egen personpost (les rad). Deretter er de registrert knyttet til eleven på elevens personrad i feltene for Foresatt 1 og Foresatt 2. Dersom ikke begge foresatte bor sammen med barnet er det den av dem som bor med barnet som legges som foresatt 1.. Foresatte kommer fra folkeregisteret dersom barnet er med i fila. Vi kan registrere/endre de registrerte foresattes adresser, telefonnumre og e-postadresser via snarvei Vise foresatte i Objektnavigatoren. Elevliste med foresatte tas ut via arket Kontaktpersoner Kontaktpersoner Side 18 av 36 Oppdatert

19 Kontaktpersoner er foresatte og andre voksne det er ønskelig å registrere rundt barnet. Her legges evt mor og fars nye samboere, ektefeller, besteforeldre, naboer med mer, som det er ønskelig å ha informasjon om. F eks de som har tillatelse til å hente barna. Kontaktpersoner må ikke registreres med fødselsnummer. Elevliste med Kontaktpersoner tas ut fra arket Kontaktpersoner Familiebildet Personene som bor sammen kan også registreres i familie Oppad. For å knyttes sammen i familie må personene være registrert i Personarket. Familiebildet ligger mappa Person i Navigator: Utskrift av Elevlister med foresatte Elevlister med foresatte og kontaktpersoner skrives ut fra arket Kontakperson Merk klassen du vil skrive ut elevliste for i Objektnavigator i arket: Side 19 av 36 Oppdatert

20 Når arket er fylt av elevene i valgt klasse, klikk inn i arket, så opp på Fil på menylinja, og velg deretter Rapporter i nedtrekk: Utskriftsverktøyet kommer opp: Velg rapport og klikk på Skriv ut om du vil ha utskriften på din standardskriver. Vil du velge en annen skriver klikker du på Skriv ut Du kommer da til en utskriftsdialog hvor du kan velge en annen skriver enn standardskriveren. Dette gjelder dersom du har mer enn en skriver installert på din PC, for eksempel en fargeskriver i tillegg til standardskriveren. Valget Forhåndsvisning betyr at du får utskriften presentert på skjermen istedenfor at den sendes til utskrift på en skriver Gjør ønskede valg i Patametervalg: Side 20 av 36 Oppdatert

21 Skriv deretter ut rapporten: Vise foresatte Fra arket Elevoversikt kan man, via funksjonen Vise foresatte, få opp alle foresatte i en klasse i et Personark. Dette er hensiktsmessig når man f.eks. skal registrere personinformasjon som telefonnummer og e-post adresser fortløpende på de foresatte i en klasse 1. Åpne Elevoversikt fra mappa Elev i Navigator 2. Høyreklikk på valgt Klasse i Objektnavigator 3. Velg Vise foresatte i nedtrekksliste 4. Du får opp alle foresatte i valgt klasse i et Personark Side 21 av 36 Oppdatert

22 Funksjon Vise Foresatte er tilgjengelig fra arket Elevoversikt og Person. Pass bare på å lukke ark Person med de foresatte i en klasse eller på en elev før du viser de foresatte til en annen klasse eller elev, ellers vil det fort generere en mengde personark og faren for at hele systemet henger seg er stor. Tips: Velg vise foresatte fra Elevoversikten og lukk personarket når du er ferdig med endingene. Elevoversikten Elevoversikten er et oversiktsbilde som viser samlet informasjon om en elev. Du finner Elevoversikten i mappa Elev i Navigator. Elevoversikten består av et søkefelt, et tre (Objektnavigatoren), tre synlige tabellark, Plassering, Gruppe og Hendelse. I tillegg er det flere tabellark nederst, som ligger bak Hendelse. Overskriftene i arkene er vist i faner. I objektnavigatoren(treet) til venstre i bildet kan man gjøre et utvalg av elever eller grupper man vil studere. Elevoversikten er et lesebilde. For å kunne skrive i de enkelte arkene, må de åpnes ved å klikke på arkoverskriften, det blå feltet, i det enkelte arket. Du regulerer størrelsen på arket i Elevoversikten ved å føre musepekeren over arkets nedre høyre hjørne og trykke ned venstre museknapp når du ser en Dobbeltpil, endre deretter arkets størrelse. Oppad husker den siste utførte innstillingen og denne beholdes til brukeren igjen endrer den. Elevoversikten kan tas som utgangspunkt for registrering og korrigering av opplysninger vedrørende en enkelt elev eller gruppevis. Navigasjon mellom objektnavigatoren, søkefelt og de ulike tabellarkene gjøres med Ctrl + Tab. For å veksle til et flikark, benytter du tastene Shift + Tab. For å veksle mellom ulike fliker benytter du piltastene. Side 22 av 36 Oppdatert

23 Søke i Elevoversikten i arkene For å velge person å søke opp i søkefeltet kan du enten søke på et fødselsnummer eller deler av fødselsnummer. Du kan også søke på etternavnet eller deler av dette. Søker du på navn eller fødselsnummer må du avslutte med *. Søker du på Ols* og klikker på oppdatere, vises alle elever som har et etternavn som begynner på Ols, som f eks Olsen og Olsrud, men ikke Olesen. NB! Når det søkes i Søkefeltet foretas søket direkte i hele Personregisteret. Dvs. at da kan også elever/foresatte ved andre skoler komme med i søkeresultatet. Ved å finne fram elever i objektnavigatoren unngår man å finne elever fra andre skoler. Man kan også navigere via Objektnavigatoren i Elevoversikten og åpne objektet Enhet Skoleslag - Elever eller Enhet Skoleslag Klasse. Når man finner eleven og klikker på eleven, oppdateres de ark som finnes i Elevoversikten og viser de opplysninger som er registrert på eleven. Åpne det enkelte ark for å legge inn ny informasjon eller endre i arket. Side 23 av 36 Oppdatert

24 Visning i arkene De ulike arkene kan vises som et bilde midt på skjermen, (trykk på ikonet i midten ), eller over hele skjermen.(velg dette ikonet i midten ) Skjul/vise kolonner i arkene For å rydde i informasjonen i et ark kan det være fornuftig å skjule kolonner i arket. Dette er et nyttig hjelpemiddel på veien mot funksjonell jobbing i programmet. Det kan gjøres på flere måter, men en enkel og oversiktelig måte å gjøre det på, er å høyreklikke på en hvilken som helst kolonneoverskrift i arket og velge Vis kolonner... i nedtrekk : Du får da opp følgende dialogboks : Side 24 av 36 Oppdatert

25 Sette hake ved de kolonnene du ønsker skal være synlige i arket Kolonner uten hake skjules i arket. Det er kun visningen i det aktuelle arket som påvirkes av valgene Avslutt med å tykke OK Aktivere arkene i Elevoversikt Elevoversikten er et lesebilde. For å kunne skrive i de enkelte arkene, må de åpnes ved å klikke på overskriften, det blå feltet, i det enkelte ark. Arket åpnes som et eget vindu og det blir mulig å legge nye data inn i arket. Lagre, CTRL + S, til slutt. Om en bruker har rettigheter til å oppdatere opplysningene i et gitt ark eller ei, styres av de rettigheter som brukeren har fått i programmet. De innstillingene man har gjort tidligere i arket gjelder. Side 25 av 36 Oppdatert

26 Hendelse I arket Hendelse kan man registrere ulike typer av hendelser på eleven. Eksempler på hendelser er Flytting, Elevpermisjon og Melk. Se egne hefter for «Skolemelk» og «Flyttemelding - En elev flytter» på Person Visning av personopplysninger Kontaktperson Visning av kontaktpersoner, de voksne rundt barnet. Morsmål I arket morsmål, kan man registrere opplysninger om elevens morsmålopplæring. Faget må være registrert i arket Grunnopplysninger Morsmål Skyss Opplysninger om skoleskyss kan registreres i arket Skyss. Se eget hefte «Skyss» på SFO plass I arket SFO plass, kan man se hvilken SFO-avdeling elevene er plassert i. Dette arket er skrivebeskyttet, dvs det benyttes kun for lesing. Ingen innlegging av data er mulig i dette arket. Fravær summert I arket fravær summert, kan man se hvilke fravær som er ført på eleven fordelt på høst og vårhalvårene av skoleårene. Fraværet viser i hele dager og minutter på halvårene. For at ført fravær skal kunne vises, må det være summert førts. Se eget hefte «Fraværssummering» på Side 26 av 36 Oppdatert

27 Personale Personaloversikt Personaloversikten er, som Elevoversikten, et oversiktsbilde som viser samlet informasjon, men om en ansatt. Du finner Personaloversikten i mappa Personale i Navigator. I arkene med blå overskrifter vises den informasjon som er registrert på en ansatt. Ved å klikke på overskriften åpnes arket som et eget vindu og du får tilgang til å skrive/endre informasjon i arket. Man kan også åpne de respektive arkene fra mappa Personale i Navigator Personaloversikten består av et søkefelt, et tre (Objektnavigatoren), fire synlige tabellark, Person, Signatur, Ansettelse og Aktivitet. Side 27 av 36 Oppdatert

28 Person Visning av personopplysninger Signatur For å registrere at en person i Oppad er en ansatt ved din skole, må vedkommende registreres i Oppad med en unik signatur ved enheten din. Det gjøres i ark Signatur. Hvis kommunene har elektronisk import av data fra Personalsystemet, skal man ikke registrere noe i bildet Signatur. Åpne et ark Signatur i mappa Personale i Navigator, gjør et Utvalg (Ctrl+U) på din skole og skoleslag GR. Trykk Ok. Trykk Ctrl+N for å legge inn Ny linje i arket, og søk fram personen i felt for fødselsnummer. Legg inn en signatur (2-5 bokstaver). Signaturen må være unik, - ingen ansatte på samme skole kan ha samme signatur. Det er ingen kontroll om signaturen du skriver inn allerede er i bruk, så det er viktig at du gjør et utvalg over alle signaturer på skolen din, FØR du begynner å legge inn nye. Legg også inn en startdato på din skole i feltet F.o.m. Det legges til vanlig ikke noen dato i feltet T.o.m ettersom dette er den ansattes sluttdato. Kan registreres dersom sluttdatoen faktisk er kjent. Side 28 av 36 Oppdatert

29 Ansettelse Gjør utvalg på enhet og skoleslag, dersom du ikke allerede har lagt det opp som Forhåndsvalgte verdier. Ansettelse kan registreres om man ønsker det. Registreringer i Ansettelse er viktig for tellinger på GSI-rapportering. Hvis import av data fra Personalsystem er satt opp, skal man ikke nyregistrere i bildet Ansettelse. Knapp Nytt personale Dersom den ansatte ikke er registrert i Personbasen benyttes knapp Nytt Personale i Personaloversikten for å forenkle registreringen. Åpne Personaloversikten fra mappa Personale i Navigator. Klikk på ikonet Nytt personale, oppe på verktøylinjen, eller trykk CTRL + E Følgende skjermbilde kommer da opp på skjermen: I dette skjermbildet kan du registrere nytt personale uten at personen først er registrert som en person i Personregisteret. Øvre del av bildet inneholder, i tillegg til det obligatoriske feltet fødselsnummer, også navn, adresse,telefonnummer osv. NB! For å benytte knapp Nytt personale må man vite hele fødselsnummeret til en person, 11 siffer I den nederste delen kobler du denne personen mot en skole og oppretter en unik signatur for personen på denne skolen. Oppgi også dato for når personen Side 29 av 36 Oppdatert

30 begynte på skolen i f.o.m feltet. T.o.mfeltet fylles ut når en person slutter. Aktivitet Her registreres lærernes undervisning i klassene eller i gruppene. Du velger enten å koble læreren til en klasse eller til en gruppe. For at opplysninger om læreren skal komme med på diverse klasselister, må læreren være koblet til klassen som kontaktlærer. Du kan også registrere andre opplysninger som er en del av ansettelsesforholdet, f.eks kontaktlærer, It-ansvarlig og andre administrative arbeidsoppgaver. Før registreringen begynner bør koderegisteret sjekkes og oppdateres med hensyn til følgende kodetyper: PERSONALFUNKSJON, PERSONALKATEGORI og PERSONAL_UNDER_ANNET. Kontakt i tilfelle systemansvarlig i kommunen Åpne arket Aktivitet og gjør utvalg på Enhet, Skoleslag og Periode: Finnes signatur registrert allerede kan man velge person utifra disse. Har læreren hele klassen i et fag, velges klasse og fag. Ellers velger man gruppe og fag. Funksjon kontaktlærer benyttes for at lærerens navn skal skrives ut øverst på klasse- og gruppelister (rapporter). Annet må defineres i Koderegistret for å være tilgjengelig for registrering. Undervisning/Annet behøves ikke oppgitt, men kan benyttes ved utvalg. Side 30 av 36 Oppdatert

31 Personale slutter Når en ansatt slutter i en stilling, skal til vanlig ingen registrerte opplysninger slettes. I stedet settes en sluttdato i T.o.m-feltet i Signatur-arket for denne ansatte. I eksemplet nedenfor er det vist at den ansatte slutter den Etter denne datoen vil denne ansatte ikke være med på oversikter over ansatte, men all informasjon som så langt er lagret om personen vil selvsagt fortsatt være tilgjengelig i Oppad. Det er bare helt unntaksvis, f eks i forbindelse med en rein feilregistrering at en signatur eller ansettelse skal slettes. Dersom så er tilfelle er det viktig å forsikre seg om at det faktisk er raden på Signatur-arket som slettes, og ikke noe annet. NB! Pass på så du ikke ved en feiltakelse forsøker å slette en person fra Personarket. Da slettes personen helt fra selve databasen. Dette er noe en vanlig bruker aldri skal gjøre og denne rettigheten er derfor fjernet fra de fleste brukerne. Rettighetstildelingen gjøres for øvrig av den enkelte kommune. Side 31 av 36 Oppdatert

32 Objektnavigatoren Objektnavigator er området med «trefunksjon» til venstre under datofeltet i arket Utvalg Ved å dobbeltklikke på en overskrift (mappe) i Objektnavigator utvider man til neste underliggende nivå, eller så kan man enkeltklikke på + tegnet for å åpne mappene. Et utvidet nivå lukkes igjen om man dobbelklikker på nivået ovenfor eller et enkeltklikk på tegnet. Ved å høyreklikke på flere av mappene åpnes muligheter for å gå direkte til andre ark i programmet, f.eks Person eller Plassering. I tillegg kan man gå direkte til rapporter med utskrift av diverse elevopplysninger. Kalender Objektnavigatoren har en kalender som er innstilt på dagens dato, eller egentlig PC ens dato, når man åpner objektnavigatoren. Endrer man dato vises den informasjon som hører til den periode som valgt dato ligger innenfor Side 32 av 36 Oppdatert

33 Innstillinger for Objektnavigator I Objektnavigatoren finnes det en knapp «Innstillinger for Objektnavigator» som det er viktig å kjenne til. Innstillingene får du opp ved å klikke på ikonet til høyre for kalenderen: Følgende dialogboks kommer opp: Den 4. linjen i avsnittet Annet, sier: «Vis kun gjeldende opplysninger, ikke framover i tid» Dersom denne linjen er haket av, får du kun tilgang til opplysninger for inneværende skoleår (og må velge en annen dato for å få tilgang til neste skoleår, som beskrevet ovenfor). Fjerner du denne haken vil du imidlertid få tilgang til alle skoleår/perioder som er lagt opp på din skole. Dette valget gjelder generelt for alt arbeid med Objektnavigatoren. Dvs. at dersom du gjør en endring får det gjennomslag for hvordan Objektnavigatoren opptrer i alle ark hvor Objektnavigatoren vises. Det er derfor nyttig å kjenne til dette valget slik at du kan slå det av og på slik som det passer deg. Høyre museknapp Gjennom å klikke med høyre musknapp på et objekt i objektnavigatoren får du fram en meny hvor det er mulig til å gjøre ulike valg. Du kan f eks gjennom å klikke på en klasse skrive ut klasselister eller hente fram arket Plassering med elevene i klassen. Side 33 av 36 Oppdatert

34 Mer om Navigatoren Favoritter(Personlig meny) 1. Åpne en mappe i Navigator og still markøren på en komponent. 2. Trykk høyre museknapp og 3. Velg kopier. 4. Still markøren på Favoritter, 5. trykk høyre museknapp 6. Velg lim inn. Gjenta dette til du har bygget din personlige meny. Side 34 av 36 Oppdatert

35 Innstillinger for Navigator Her velger du hvordan Navigatoren din skal se ut, og hvilket utseende den skal ha: Følgende bildet kommer opp: Fest navigatoren til en side. NB! DENNE FUNKSJONEN FUNGERER IKKE PÅ ALLE CITRIX-LØSNINGER! Navigatoren kan festes til skrivebordets venstre eller høyre side. Ta tak i navigatorens tittelrad og dra den opp til skrivbordets venstre eller høyre kant så festes den der. Vil du løsne navigatoren igjen tar du tak i tittelraden (blå linje oppe) og drar den bort fra skrivebordskanten så blir den igjen flytende. Det kan være praktisk å ha valget Alltid øverst haket av når navigatoren er festet til en side. Side 35 av 36 Oppdatert

36 Mer om utskrifter Direkte utskrift av arket Skjul først de kolonner og rader du ikke vil ha med på utskriften( se kap 4.2). Klikk på skriverikonet, skriv inn en overskrift og velg OK. Kopiere opplysninger inn i et annet program, f.eks Excel Åpne et ark, f.eks et ark Plassering under Elev i Navigatoren. Gjør et passe utvalg. Merk de rader eller kolonner du vil kopiere. Kopier. CTRL + C Åpne programmet (f.eks Excel) som du vil lime inn de kopierte opplysningene i. Lim inn og bearbeid opplysningene videre. Side 36 av 36 Oppdatert