Grunnopplæring Extens

Transkript

1 Grunnopplæring Extens Side 1 Oppdatert

2 Innholdsfortegnelse Innhold 1. Generelle funksjoner Menyrad JUSTERING AV VERKTØYRADEN JUSTERING AV HJELPEBOBLER, FUNKSJONSTASTER OSV INNSTILLINGER PÅ UTSKRIVING AV LISTER Funksjonstaster Taster og knapper i Windows Noen sentrale funksjoner, arbeidsmåter og begrep Kartotek/listeform Hode/Flik F11-Feltvalg Lagre feltvalg F9 - Utvalg/sortering Lagre utvalg F5-Ny F3-Endre F6 - Slette Gå til Shift + F9 Hente utvalg Gyldige tegn/kriterier i utvalg Søke i Extens Hjelpetekst Bytte passord Egendefinerte felt Basisgrupper Legge til en basisgruppe Elever Innlegging av elever stort antall Side 2 Oppdatert

3 4.2 Hurtiginntaste målform på alle elever Innlegging av en ny elev (En elev om gangen) Fordeling av elever i basisgrupper Bilder av elevene i Extens Elever flytter / slutter (flyttemeldinger) Basisgruppeoppflytting Forberedelser Foreløpig basisgruppeoppflytting Kontroll og oversikt over foreløpig oppflytting Definitiv basisgruppeoppflytting Foresatte Legge til nytt familiemedlem: Slette en person fra familiekobling Endre mailadresse og telefonnummer Vise foresattes ulike telefonnumre og adr. i skjermbildet Kontaktpersoner Råd og utvalg Innlegging av rådsmedlemmer og basisgruppekontakter Rapporter / Utskrifter Utskrift av klasselister uten enkeltelever (hemmelig adresse, kode6 o.l.) Personregisteret Fiktive personnummer Søking etter og kopiering av personid fra personregisteret. Gå til Organisasjon - Personer Rette feil innlagt (fiktivt) personnummer Funksjon «sammenligne personer» UTFØRES AV FAGAVDELINGEN Personale / Ansatte - kortversjonen Registrering Personal Fliken «Ans. Forhold» (ikke lenger i bruk) Når en ansatt slutter/avvikling av en ansettelse Kopiere lister over til Excel og Word Side 3 Oppdatert

4 1. Generelle funksjoner Alle funksjoner/menyer/knapper/rettinger etc. i IST-Extens følger Windows standard. IST-Extens har et menysystem som ligger som en MENYRAD øverst på skjermbildet. Menyfunksjonene kan aktiveres ved å klikke på et av menyfeltene. Eller bruke Alt funksjonen, dvs. hold Alt-tasten nede og trykke på bokstaven i menyvalget som er understreket. De fleste funksjoner i IST-Extens kan utføres ved å klikke med musepekeren på en knapp på verktøyraden, ved å klikke med musepekeren på funksjonknappene nederst på skjermen eller ved å trykke direkte på funksjonstasten. 1.1 Menyrad Menyraden er den øverste raden av menyvalg. De kan velges ved å klikkes på, eller ved å bruke Alt-<understreket bokstav> 1.2 Verktøyrad Verktøyraden er raden med verktøyknapper under menyraden. En verktøyknapp som har farge, er i funksjon, mens en verktøyknapp som er grå, ikke er tilgjengelig. Årsaken til at en knapp ikke er tilgjengelig, kan være at den ikke har noen funksjon i det menyvalget du arbeider med, eller at du ikke har adgang/rettighet til den funksjonen. Det er systemansvarlig som har ansvaret for å tildele deg evt. rettigheter JUSTERING AV VERKTØYRADEN Verktøyraden kan tilpasses den enkelte bruker ved å gå til Fil Innstillinger - Skrivebord. Side 4 Oppdatert

5 Vinduet på venstre side viser de ikonene (funksjoner) som er tilgjengelige, og vinduet på høyre siden viser de ikonene som er i bruk. Du kan flytte ikoner fram og tilbake ved å klikke en gang på ikonet og deretter klikke på knappen med pil mot høyre (eller venstre). Rekkefølgen i høyre vinduet justeres ved å merke et ikon og deretter klikke på Opp eller Ned knappen JUSTERING AV HJELPEBOBLER, FUNKSJONSTASTER OSV I dette bildet kan du også velge å fjerne en eller flere av: Hjelpeboble, Verktøyrad eller Funksjonstast. Dersom du har rettigheter til både skole og barnehagelisenser, kan du slå av og på disse valgene i menyene. Det anbefales ikke å slå av disse to valgene INNSTILLINGER PÅ UTSKRIVING AV LISTER Dersom du velger fliken listeform får du bl.a. mulighet til å gjøre innstillinger vedrørende utskrift av lister. Forslag: marker tilpasse til liggende utskrift og øke skriftstørrelse ) 1.3 Funksjonstaster Funksjonstastene ( F1 - F12 ) ligger i to rader nederst på skjermen. Tilgjengeligheten er bestemt av adgang og rettigheter. De kan benyttes enten ved å klikke med musepekeren eller ved å trykke på funksjonstasten på tastaturet. Noen funksjonstaster endrer funksjon ved at CTRL eller Shift holdes nede. Side 5 Oppdatert

6 1.4 Taster og knapper i Windows IST-Extens følger Windows sin standard. Nedenfor følger en kort beskrivelse av de vanligste funksjonene. [Tab] [Shift]+[Tab] [Home] [End] [Piltastene] [Ctrl]+[Piltast] [Esc] [Alt]+[F4] flytter markøren ett felt videre i dialogruten. flytter markøren tilbake til foregående felt i dialogruten. flytter markøren først på raden/feltet. flytter markøren sist på raden/feltet. flytter markøren en posisjon den veien pilen peker. flytter markøren ett ord om gangen i pilens retning. avbryter påbegynt funksjon uten å lagre! avslutter programmet Alle menyer kan benyttes ved hjelp av musa. Det er bare å klikke på det menyvalg som skal aktiveres. Velg deretter i rullegardinmenyen som vises ved å klikke på et menyvalg. Alle menyer kan også håndteres ved hjelp av tastaturet. For å åpne en meny benyttes hurtigvalgstasten, dvs. den bokstav som er understreket i menynavnet sammen med Alt-tasten. Vil du f.eks. åpne Planleggingsmenyen, holder du nede [Alt] og trykker [P]. Planleggingsmenyen åpnes. Høyre musetast Mange funksjoner nås ved å klikke høyre musetast. I de fleste skjermbildene får man egne dialogruter ved å klikke høyre musetast. Side 6 Oppdatert

7 rev. november 2007 Extens versjon Noen sentrale funksjoner, arbeidsmåter og begrep 2.1 Kartotek/listeform Dataene i programmet kan i de fleste register legges inn og/eller bearbeides enten i kartotekformat eller i listeformat. Å skifte mellom kartotekformat og listeformat kan gjøres på flere måter. 1) Når musepekeren er inne i et register/kartotekkort, kan du høyreklikke og få opp ei dialogrute der du kan klikke på linjen Kartotek/Listeform. Skjermbildet vil da endres fra den ene formen til den andre 2) Ved å klikke på knappen for Kartotek/listeform på verktøyraden skjer det samme. 3) Hvis du står i listeform og dobbeltklikker på en rad, f.eks. navnet på en elev, vil du komme rett inn i kartotekkortet til denne eleven. 2.2 Hode/Flik Alle skjermbilder i Kartotekform er delt i to. Den øverste delen kalles Hode og den nederste kalles Flik. Side 7 Oppdatert

8 HODE FLIK Flik-delen endrer innhold avhengig av hvilken flik du klikker på, mens innholdet i Hodet er det samme uavhengig av hvilken flik som er valgt. Mange av programmets funksjoner er avhengig av om det er Hodet eller Fliken som er aktiv. Du aktiverer den ene eller andre delen enten ved å: 1) Klikke på verktøyknappen for Hode/Flik 2) Eller ved å klikke på F2-tasten. (Når du har aktivert fliken står det F2- Hode, når du har aktivert hodet står det F2- Flik) 3) Eller du kan klikke med musa enten i hodet eller fliken og derved aktivere den delen du ønsker skal være aktiv. På menylinja vil det stå enten Hode eller Flik avhengig av hvilken del som er aktivisert. Dersom fliken er aktiv vil du i tillegg kunne se at denne har ei blå ramme rundt seg. 2.3 F11-Feltvalg Feltvalg er det samme som kolonnevalg når man er i listeform. Trykk F11. Du får dialogen for Feltvalg Side 8 Oppdatert

9 Vinduet på venstre siden viser mapper med kolonner som kan velges. Vinduet på høyre siden viser de kolonnene som er i bruk. Ved å dobbeltklikke på en mappe i venstre vinduet vil du se kolonner som kan velges. Mappen Alle felt viser alle felt som er tilgjengelig i utvalget. Du kan flytte kolonner fram og tilbake ved: 1. Å dobbeltklikke på et kolonnenavn eller 2. Å klikke en gang på et kolonnenavn og deretter klikke på knappen med pil mot høyre (eller venstre) eller 3. Å dra kolonnenavnet med musa fra venstre vinduet til høyre (kan ikke dras fra høyre til venstre). Da får du samtidig muligheten til å plassere kolonnen der du vil i lista. Rekkefølgen i høyre vinduet justeres ved å merke et kolonnevalg og deretter klikke på Opp eller Ned knappen Lagre feltvalg Det feltvalget du nå har gjort kan lagres med et eget navn slik at du kan finne tilbake til det samme utvalget senere uten å måtte gjøre feltvalget om igjen. Klikk på knappen med et + tegn på til høyre for Lagret feltvalg Følgende dialog kommer fram: Gi feltvalget et beskrivende navn slik at det er lett å finne tilbake til senere, f.eks.: Personid, navn, adr NB: Systemansvarlig i kommunen lagrer felles utvalg for hele kommunen. Side 9 Oppdatert

10 Etter å ha lagret flere ulike utvalg kan du klikke på rullegardinknappen i linjen for Lagret utvalg for å få fram ulike lagrede utvalg, f.eks.: Den samme metodikk ligger til grunn for å gjøre feltvalg under Utvalg (F9). Da kan det være aktuelt å lagre både feltvalget og utvalget. 2.4 F9 - Utvalg/sortering Utvalg er en form for søk når man er inn i et register. Klikk på F9: Du kommer så til følgende bilde: Side 10 Oppdatert

11 Klikk på knappen Velg felt for å kunne velge hvilke felt du ønsker å gjøre utvalg på. Du får følgende bilde: Vinduet på venstre siden viser mapper med felter som kan velges. Vinduet på høyre siden viser de feltene som er i bruk. Ved å dobbeltklikke på en mappe i venstre vindu vil du se de feltene som kan velges. Mappen Alle felt viser alle felt som er tilgjengelig i utvalget. Du kan flytte felter fram og tilbake ved: 1. Å dobbeltklikke på et felt eller 2. Å klikke en gang på et felt og deretter klikke på knappen med pil mot høyre (eller venstre) eller 3. Å dra et felt med musa fra det venstre vinduet til det høyre (kan ikke dras fra høyre til venstre). Da får du samtidig muligheten til å plassere feltet hvor du vil i lista. Rekkefølgen i høyre vinduet justeres ved å merke et felt og deretter klikke på Opp eller Ned knappen Lagre utvalg Gi utvalget et beskrivende navn slik at det blir lett å finne tilbake til det senere, f.eks. Side 11 Oppdatert

12 Etter å ha lagret flere ulike utvalg kan du klikke på rullegardinknappen i linjen for Lagret utvalg å få fram ulike lagrede utvalg, f.eks.: 2.5 F5-Ny Funksjonen F5-Ny har to ulike betydninger avhengig av om det er Hodet eller Fliken som er aktivisert. Er Hodet aktivt, betyr F5-Ny at du legger opp et helt nytt kartotekkort, f.eks. en ny person. Er derimot Fliken aktiv, betyr F5-Ny at du vil legge opp en ny rad i den aktive fliken, f.eks. et nytt fravær. 2.6 F3-Endre Funksjonen F5-Endre gir anledning til å endre på eksisterende tekst i bildet, enten hode eller flik. 2.7 F6 - Slette Nå Funksjonen F6 - Slette er aktiv, dvs. den er uthevet med svart skrift, ikke bare duse gråtoner, kan den posten eller de postene/radene du har i bildet slettes. Det kreves tilgang til en egen slettetilgang på elevregisteret 2.8 Gå til Funksjonen Gå til benyttes ofte i programmet. Til vanlig bruker du høyre musetast for å få fram denne funksjonen. Står du f.eks. i elevregisteret og trykker høyre musetast kommer denne dialogen fram: Side 12 Oppdatert

13 Med utgangspunkt i det elevkortet du står i, kan du nå velge å gå videre til flere ulike register. Dvs. enten 1) gå over til eleven i Personregisteret, eller 2) se elevens Familiebilde eller 3) gå til den basisgruppen eleven hører til i osv. 2.9 Shift + F9 Hente utvalg. Et register blir alltid oppdatert når du åpner registeret. Det er noen ganger behov for å oppdatere opplysningene i registeret (skjermbildet) uten å lukke det. Hold nede Shift tasten og trykk F9. Programmet utfører da et nytt søk i databasen og oppdaterer skjermbildet. En oppdatering kan også gjøres ved å trykke på F9-Utvalg og deretter trykk på OK Gyldige tegn/kriterier i utvalg Følgende tegn/kriterier kan benyttes i utvalg på felter (Store eller små bokstaver har ingen betydning): Tegn: Forklaring: * Gir alle tegn, uansett utvalg? Erstatter ett hvilket som helst annet tegn.. Fra og med.. Til og med > Større enn < Mindre enn = Er lik ikke Alle unntatt (tom) Tomt felt Side 13 Oppdatert

14 (utfylt) Utfylt felt Tegn: Eksempel: * P* Alle data (navn) i feltet som begynner med P 14* Alle data (postnr) som begynner med 14?????96* Alle som er født i *..4* Alle data (basisgrupper) f.o.m 1kl. til 4.kl F.o.m 1. Januar t.o.m. 31 januar. > > Alle datoer etter 1. aug 99 < < Alle datoer før 1.jan 99 < 4* Alle basisgrupper mindre enn 4. basisgruppe = Er lik ikke Ikke 4B Alle basisgrupper, men ikke 4B. (tom) (tom) F.eks i feltet telefonnummer vil gi alle som ikke har noe tlfnr (utfylt) (utfylt) F.eks alle elever som har data i feltet Eget. Elever Søke i Extens Bruk gjerne F9-UTVALG for å søke i et register. For søk på personid eller fødselsdato bruk knappen for Hurtigutvalg eller CTRL + F Hjelpetekst Under menypunktet Hjelp finner følgende valgmuligheter: Hjelpedokument: Dette er IST-Extens Manual. Denne vil alltid være oppdatert til siste versjon inne i programmet. Hjelpe barn: Dette er IST-EXTENS Manual for Barnehagen. Nye versjoner: Dette er en beskrivelse av nye funksjoner som har kommet inn i programmet i de siste leverte versjonene. Det er alltid nyttig å lese om nyheter i siste versjon hver gang programmet kommer i ny versjon (ca. en gang hvert halvår) Om Extens: viser versjonsnr. av program og database 2.13 Bytte passord Av sikkerhetsmessige grunner bør du bytte passord den første gangen du tar i bruk EXTENS. Gå til Fil Systemvedlikehold Bytte passord: Side 14 Oppdatert

15 V e d i Innskriving av nåværende og nytt passord vises av sikkerhetsmessige årsaker kun stjerner på skjermen. Systemadministrator avgjør hvor ofte passord må byttes og hvor mange tegn passordet må bestå av. Som bruker får du automatisk beskjed på skjermen når du må bytte passord Egendefinerte felt IST-Extens har et stort antall felt der brukerne selv kan bestemme hvilke data som skal legges inn. De egendefinerte feltene er knyttet opp til ulike register (tabeller) i programmet. Det finnes f.eks. 32 egendefinerbare felt i Elevregisteret. På Diverse fliken i Elevregisteret får du for eksempel se 10 av dem: I de fleste kommuner er det kun systemansvarlig som har adgang til gi egendefinerte felter et navn. Dette gjøres via FIL SYSTEMVEDLIKEHOLD - EGENDEFINERTE FELT Side 15 Oppdatert

16 3. Basisgrupper 3.1 Legge til en basisgruppe 1. Velg Register-Basisgrupper 2. Stå i hodet og klikk [F5/Ny] 3. Du får følgend e bilde: 4. Enhet: bruk rullegardinen og velg ditt eget tjenestested. Trykk Tab. 5. Basisgruppe: Skriv inn egen basisgruppekode. Følgende anbefales: 6. Bruk korte basisgruppekoder 7. Unngå mellomrom i basisgruppekoden 8. Begynn med et tall (f. eks 7A og ikke A7) 9. Type: SB = barneskole basisgruppe, SU = ungdomsskole basisgruppe 10. Basisgruppenavn: basisgruppens egentlige navn (f.eks. Basisgruppe 7A) 11. De andre feltene kan stå tomme inntil videre. 12. Lagre den nye basisgruppen med funksjonen [F3 - Lagre]. (Skal du legge til flere basisgrupper kan du lagre med [F5] som både lagrer og åpner for ny innlegging med en gang.) 13. Legg opp flere basisgrupper på din skole. 14. Se på de innlagte basisgruppene i listeform 15. Lukk basisgrupperegisteret. Kontaktlærer kan velges senere når hele lærerpersonalet er registrert i personalregisteret. Når du legger inn kontaktlærer, får du spørsmål om det skal lages tjenesterader. Dette svarer du nei på. Side 16 Oppdatert

17 4. Elever I elevregisteret registreres alt om eleven som ikke finnes i Personregisteret. F.eks. skole, utdanning, skoleskyss, aktiviteter med mer. PersonID skal under alle omstendigheter være elevens fullstendig personnummer (11 siffer). Programmet kontrollerer personnummeret, og feltet blir gult dersom det er feil innskrevet, eller når nummeret er fiktivt. I noen få tilfeller kan man bruke et fiktivt nummer (se egen rutine) Vær oppmerksom på at de to første sifrene i personnummeret (de fem siste sifrene) viser hvilket århundre vi er født i. Kjønn genereres også ut fra personnummeret. Det 9. siffer bestemmer kjønn. Telefonnummeret deles automatisk opp i grupper på to og to siffer når man trykker [Tab] eller hopper til neste felt. Mobiltelefonnummer deles opp i siffer. For å kunne registrerer elever må skolen først opprette utdanning og basisgruppene. Eksempler BASISGRUPPE UTDANNING 7A 7 7B 7 7C 7 Hver skole bør også opprette basisgrupper som kan ta imot neste års elever. Barneskolene kan f.eks. ha basisgruppene 0 eller 0A, 0B osv. med utdanning 0. Ungdomsskolene kan ha basisgruppene 7 eller 7A, 7B osv. med utdanning Innlegging av elever stort antall 1. Gå til Planlegging Innskriving nye elever. Side 17 Oppdatert

18 2. Velg Lagret utvalg «Skoletilkoble» 3. Fyll inn fødselsår (????09*) = elever født i 2009) og oppgitt postnummer. Det kan legges inn flere med komma i mellom: 5098, 5097, Trykk OK 5. Marker de elevene du har fått oppgitt i Excel-regnearket 6. Trykk F10 og fyll ut slik: 4.2 Hurtiginntaste målform på alle elever Marker alle elvene (F7) høyreklikk, gå til Person Legg til feltet Målform (F-11) og hurtiginntast Side 18 Oppdatert

19 4.3 Innlegging av en ny elev (En elev om gangen) 1. Gå til Register Elever 2. Velg [F5-Ny] 3. Skriv inn elevens fødselsnummer (11 siffer) og trykk Tab Hvis eleven finnes i Personregisteret (Organisasjon-Personer) vil navnet og adressen bli synlig på elevkortet ved å trykke på TAB. (Hvis ikke dette skjer, MÅ du sikre at du har skrevet inn riktig personnummer! Sjekk gjerne Personregisteret. 4. Fyll inn øvrige opplysninger om eleven. Husk Årstrinn. 5. Enhet: Velg din skole i rullegardinmenyen 6. Velg riktig Basisgruppe og Utdanning. (I de fleste tilfeller er utdanning lik årstrinn). 7. Lagre den nye eleven med funksjonen [F3-Lagre]. Skal du legge til flere elever kan du lagre med [F5-Ny] som både lagrer og åpner for ny innlegging med en gang. Når du er ferdig, gå i listeform, se på de innlagte elevene og kontroller innlagte opplysning. Eventuelle endringer ([F3-Endre]) kan vanligvis gjøres i listeform. 4.4 Fordeling av elever i basisgrupper Dersom du ikke valgte riktig basisgruppe allerede ved den første innleggingen, kan du fordel elever i basisgrupper ved å gå til Register-Elever 1. Gjøre utvalg [F9] på riktig Utdanning eller Basisgruppe. 2. Gå til listeform. 3. Klikk feltvalg [F11], hent ev. feltet basisgruppe, flytt det slik at du har feltet høyt oppe. 4. Fordel elevene i basisgrupper ved en av to fremgangsmåter: a) Endring i listeform: Trykk [F3] og skriv inn riktig basisgruppe for hver enkelt elev. Til slutt trykk lagre [F3] for å lagre innskrivingen. b) Hurtiginntasting: Marker de elevene som skal gå i samme basisgruppe og velg hurtiginntasting [F10]. Skriv inn riktig basisgruppe du ønsker i rubrikken for basisgruppe. Avslutt med Lagre Side 19 Oppdatert

20 4.5 Bilder av elevene i Extens Extens er tilrettelagt for at skolene kan vise bilder av elevene sine i rapporter. Dette er mest aktuelt ved utskrift av basisgruppelister som inneholder foto. For at dette skal fungere må skolene gjøre følgende: 1: Når fotografen skal komme/har kommet for å ta bilder av elevene må han få en fil som dere eksporterer fra Extens slik: A: Fil Dataoverføringer Eksport Bildenavn til fotograf B:Fyll ut slik: C: Endre filnavnet til riktig klasse og trykk lagre på ønsket område: D: Gjenta på alle klasser E: Send/lagre på minnepenn eller lignende filene slik at fotografen får dem F: Når bildene kommer i retur på cd eller annet medium, gjør man følgende med bildene: Åpne cd/disk eller annet hvor bildene ligger lagret: Marker alle bildene (CTRL-A), høyreklikk og velg "kopier".: Side 20 Oppdatert

21 G: Åpne så fellesområdet på PC-en slik: Gå til \\adm.bgo\bk\felles\skole\skolebilder\extens bilder For å få tilgang til å lagre bilder her, må det sendes bestilling til postmottaket H: Høyreklikk på mappen og velg "Lim inn": 2: Nå er bildene på rett plass. Du kan da gjøre følgende i Extens: A: Åpne elevregisteret og gå i kartotekform på en eller annen elev. B: Velg "Vise - Bilder" i menyen: Side 21 Oppdatert

22 Videre kan du ta ut basisgruppelister med bilder: C: Alle bilder som har noe med "foto" i navnet kan brukes. 5. Elever flytter / slutter (flyttemeldinger) A. Forberedelser før eleven flytter fra skolen eller slutter Sjekk at en aktuell slutt-basisgruppe er blitt opprettet i Sluttskolen - Gå til Register - Basisgrupper - Velg listeform - Bruk F9 og søk på Enhet = X* - En typisk slutt-basisgruppe har følgende mønster: 16-17/Slutt Hvis slutt-basisgruppen ikke finnes, må denne legges inn. Bruk F5-Ny Skriv ut en elevliste fra basisgruppen eleven tilhører, slik at dette kan arkiveres før flyttingen. B. Innskriving av informasjon til flyttemeldingen 1. Gå til Register Elever og finn fram til eleven som skal flytte/slutte 2. Velg F3 Endre og endre elevens - Årstrinn skal endres til elevens basisgruppe. (f.eks. årstrinn 7 endres til 7A) 3. Velg F3 Lagre 4. Gå til Flik Endret og aktiver denne. Side 22 Oppdatert

23 5. Velg F3 Endre. 6. Legg inn: Avbruddsårsak: Grunnen til flytting/slutt. (valgfritt kan forbli tomt) Til skole: Elevens ny skole hvis det gjelder flytting Til kommune: Elevens ny kommune hvis det gjelder flytting Avbruddsdato: Dato for flytting eller slutt. Dette er bare til informasjon og har ingen styrings effekt. Til tlf: Den nye skolens telefon hvis kjent. 7. Trykk F3-Lagre C. Flyttemelding 1. Gå til Fil Utskrifter 2. Finn fram til flyttemeldingen (Skole_Diverse_EL- FLYT.RPT) 3. Denne skrives ut og sendes til de riktige instansene bl.a. den nye skolen. D. Manuell flyttemelding 1.Gå til Fil utskrifter 2. Finn frem flyttemeldingen (Skole-Diverse EL_FLYT_MANUELL.RPT 3. Skriv inn elevens personnummer, eventuell ny kommune, ny skole, flyttedato og årsak 4. Skriv ut og sendes til de riktige instanser bl.a. ny skole E. Mottakende skole (den nye skolen) Når den nye skolen får flyttemeldingen, kan eleven registreres på skolen. 1. Gå til Register Elever 2. Velg F5-NY 3. Legg inn personnummeret og annet nødvendige informasjon Hvis den nye skolen hører til samme kommunen som den tidligere skolen, vil elevinformasjon fra elevkortet blir tatt med sammen med eleven, bl.a. aktiviteter og karakterer. 4. Velg F3-Lagre F. Avslutning Side 23 Oppdatert

24 Når eleven faktisk flytter fra skolen, skal eleven overføres til skolens slutt-skole. 1. Gå til Register-Elever. Finn fram til gjeldene elev 2. Stå i hodet, høyreklikk og velg Funksjoner Slutter/Flytter Følgende bilde kommer fram: 3. I feltene på Flytte eleven til (øverst til høyre) fylles følgende felt ut: Enhet = Skolens slutt-enhet. Slutt-enheten har en enhetskode som begynner med X. Basisgruppe: Hentes fra rullegardinmenyen. Basisgruppene må være opprettet før denne flyttingen kan skje. Utdanning: Utdanningene må være opprettet før denne flyttingen kan skje. 4. Info i feltene Opplysninger om den flyttede eleven er det som ble lagt inn på flik Endret. 5. Resten av bildet kan stå som vist 6. Trykk OK Nå er eleven bort fra skolens elevlister, men finnes på Sluttskolen. Side 24 Oppdatert

25 6. Basisgruppeoppflytting 6.1 Forberedelser 1) Det er en fordel om 0. basisgruppe elever er på plass når det gjelder barneskoler og 7. basisgruppe elever når det gjelder ungdomsskoler. Disse kan legges i en felles basisgruppe på den nye skolen og fordeles etterpå, eller også ha blitt fordelt på sine nye basisgrupper (0A, 0B osv. Eller 7A og 7B). Oppflytting kan skje på forskjellige faser men det er lettest å gjøre alt på en gang. Vær nøye med å bruke samme mal innen samme enhet. 2) Ved oppflytting skal elevene i hver basisgruppe flyttes til en ny basisgruppe. Denne nye basisgruppebetegnelse bør være opprettet. Hvis 7A skal flyttes til 8A bør basisgruppe 8A være opprettet hvis den ikke finnes fra før 3) Noen skoler har 5A og 5B og disse skal flyttes til 6A og 6B. Hvis ikke 6B eksisterer fra før, bør den opprettes på forhånd. 4) Før oppflytting, sjekk at hver elev har riktig basisgruppe, utdanning og årstrinn. Dette kan lettest gjøre ved: a) Gå til REGISTER ELEVER b) Trykk F9-Utvalg c) Ta et utvalg på Enhet = din skole. Sortering = Enhet, Basisgrupper, Sorteringsnavn d) Gå til Listeform e) Trykk F11-Feltvalg, velg følgende kolonner: Etternavn, fornavn, enhet, basisgruppe, årstrinn, utdanning. Trykk OK f) Gå nøye gjennom listen for å sjekke at for eksempel 5A har årstrinn = 5 og utdanning = 5. 5) På sluttskolen skal riktige basisgrupper være opprettet. Basisgrupper kan være 16-17/7A, 06-07/7B osv (eller 16-17/10A osv). 6.2 Foreløpig basisgruppeoppflytting 1. Gå til Planlegging - Basisgruppeoppflytting Foreløpig 2. Velg Enhet (skolen), la det stå * på de andre feltene 3. Trykk F9-Hente Utvalg 4. Kontroller hver enkelt opplysning. Dersom opplysninger i de hvite feltene må endres, klikk inn i den aktuelle ruta og legg inn nye opplysninger. Side 25 Oppdatert

26 5. Spesielt avgangsklassene (7. klasse for barneskole og 10. klasse for ungdomsskolen) må endres. I de hvite feltene må det legges inn Ny skole (X-skolen) og Ny klasse (f.eks 17-18/10A). Nytt årstrinn og Ny utdanning blir det samme som før. (7 eller 10). 6. Kontroller skjemaet Foreløpige basisgruppeoppflyttingen nøye. Når dialogen ser riktig ut, Lagre med F3 6.3 Kontroll og oversikt over foreløpig oppflytting Effekten av oppflyttingen kan sees som følger: 1. Gå til REGISTER ELEVER 2. Trykk F9-Utvalg. Legg inn et utvalg på Enhet = egen skole. Sortering = Enhet, Basisgruppe, Sorteringsnavn. 3. Gå til Listeform 4. F11- Feltvalg. Velg følgende kolonner: Etternavn, fornavn, enhet, basisgruppe, årstrinn, utdanning, ny enhet, ny basisgruppe, nytt årstrinn, ny utdanning. Trykk OK Listen nå viser både årets basisgrupper og neste års. Eventuelle feil eller endring for neste år kan gjøres her (Ny basisgruppe, Nytt årstrinn osv.) uten at det vil ha noe virkning på årets lister. 6.4 Definitiv basisgruppeoppflytting NB: Skal utføres etter skoleslutt, dvs. når elevene har reist hjem for sommerferien (senest 30. juni 2018) 1. Skriv ut årets elevlister slik at disse kan arkiveres før definitiv oppflytting 2. Gå til Planlegging Basisgruppeoppflytting - definitiv 3. Hent utvalg Side 26 Oppdatert

27 1. Kontroller opplysningene. Ingen endringer kan gjøres i dette bildet. Eventuelle endringer kan lettest gjøres ved Register Elever og listeform (som beskrevet tidligere). Når endringene er blitt gjort, kan man begynn på nytt med definitiv oppflytting. 2. Når alt ser riktig ut, trykk F3 Lagre 3. Svar Yes på meldingen om du er sikker på å gjøre den definitive oppflyttingen: 4. Neste meldingsboks: Svar «Ja til alle», slik at du slipper å trykke deg gjennom hver basisgruppe. 5. Neste meldingsboks: Svar Nei til denne. Side 27 Oppdatert

28 6. Svar Ok her! Nå har 2A blitt til 3A, 7B til 8B, 10A til 17-18/10A osv. Avgangsklassene ligger nå under enheten X-Skole. 7. Foresatte. 7.1 Legge til nytt familiemedlem: NB! Vedr. Foresatte fliken i elevregisteret: Vi anbefaler å bruke rutinen - (Høyreklikk) - Gå til foresatte - i stedet for foresattefliken Da kommer du til foresatte bildet og ser eventuelle registreringer også i familie2. Det samme gjelder registrering/endring av kontaktpersoner. For å sette opp en familie kan du gå fram på følgende måte. Stå i elevregisteret, enten hode eller klikk på riktig person i listeform, Høyreklikk Gå til Foresatte Uten at foresatte er lagt inn ser familiebildet slik ut: For å legge til foresatte og/eller søsken, går du fram på følgende måte: Aktiver fliken Oversikt og klikk F5 Ny. Du får fram en tom Side 28 Oppdatert

29 dialogrute. Her legger du inn foresattes personnummer (11 siffer) og klikk Tab-tasten (da hentes resten av opplysningene fra Personregisteret) Dette gir følgende resultat. Ved å gjenta denne operasjonen kan en også legge inn flere foresatte og søsken. For å legge opp en ekstra foresatt i familie 1, må denne merkes av som Samboer Side 29 Oppdatert

30 For å legge inn en foresatt som ikke lenger bor sammen med barnet, skal denne registreres som Hovedforesatt i Familie 2. Da får du anledning til å merke av at foresatte tilhører familie 2. Når du trykker OK vil du får spørsmål «Vil du gå til Plasserte barn for å korrigere regningsmottaker og inntektsgrunnlag» Trykk NEI Barnet kommer fram i både familie 1 og familie 2, se bilde: Side 30 Oppdatert

31 7.2 Slette en person fra familiekobling Aktiver fliken Oversikt og klikk F6 Slette. Du får nå spørsmål om du vil slette koblingen mellom de valgte personene: Dette sletter KUN koblingen i familiebildet, personene vil fortsatt ligger i Personregisteret. 7.3 Endre mailadresse og telefonnummer. Du kan endre en persons mailadresse og telefonnummer i dette bildet. Marker personen du vil gjøre endringene på (klikk på navnet slik at det blir blått), trykk deretter F3-Endre, og du får opp et bilde hvor du kan foreta alle ønskede endringer. Avslutt med F3-Lagre Vise foresattes ulike telefonnumre og adr. i skjermbildet. For å se de ulike foresattes telefonnumre og adresse i skjermbildet, må du dobbeltklikke på den aktuelle person. Den du dobbeltklikker på, blir da valgt i Hodet og opplysningene knyttet til personen kommer fram nederst i fliken. 7.5 Kontaktpersoner. Framgangsmåten for å legge opp en kontaktperson er tilsvarende for å legge opp et familiemedlem. Stå i foresattebildet, klikk på fliken Kontaktpersoner, aktiver denne med F2 eller dobbeltklikke slik at du ser rammen rundt, og klikk F5-Ny for å legge til ny kontaktperson. Side 31 Oppdatert

32 Eksempel på å registrere kontaktperson. NB! ALLE personer som registreres i systemet skal ha fullstendig personnummer (11 siffer), også kontaktpersoner. NB! Da Extens ble oppdatert til ny versjon ( ) dukket det opp et nytt «vindu» i foresatte bildet: Feltet er ment for å kunne koble en ekstra kontaktperson til eleven. Denne funksjonen kan dessverre ikke brukes i Norge ennå, og IST kan ikke svare på når det eventuelt kan tas i bruk. Det er derfor svært viktig at dere ikke registrer inn «Ekstra kontaktperson» da dette stopper synkroniseringen mellom fagsystemene (Extens og IST SFO) våre. 8. Råd og utvalg. 8.1 Innlegging av rådsmedlemmer og basisgruppekontakter Skolens råd og utvalg legges inn på fliken Kontakter i basisgrupperegisteret. 1. Gå til REGISTER- BASISGRUPPER 2. Velg gjeldene basisgruppekort 3. Aktiver FLIK: Kontakter 3. Trykk F5-NY 4. Legg inn en kontakt / rådsmedlem - PersonID: Alle personer skal ha fullstendig fødselsnummer (11 siffer). Dersom den personid som legges inn, allerede finnes i databasen, vil navn og adresse komme automatisk på plass. - Hvis ikke fødselsnummeret er tilgjengelig, skal personen registreres inn i Personregisteret først. - Stilling: velg riktig stilling fra plukklisten. Hvis dette er tomt, se neste punkt Stillinger 5. Trykk F3-LAGRE Side 32 Oppdatert

33 Her vises et eksempel med en basisgruppekontakt: 6. For å legge inn flere medlemmer trykk F5-NY og gjenta operasjonen. Du kan endre visningsmåten i fliken ved å høyreklikke og velge Kartotek/Listeform. I listeform vil du få alle kontakter som er lagt opp for basisgruppen. 8.2 Rapporter / Utskrifter Det finnes rapporter som skriver ut oversikter over kontaktene som er registrert for basisgruppene. Disse ligger under: Skole - basisgrupper Rapporten nedenfor heter BG_UT_GR.RPT og viser basisgruppekontakt pr basisgruppe. BG_UT_SB.RPT viser oversikt over basisgruppekontaktene ved skolen. Side 33 Oppdatert

34 BG_UT_ST.RPT og viser kontaktpersonene på skolen. En side pr stilling Utskrift av klasselister uten enkeltelever (hemmelig adresse, kode6 o.l.) Noen elever skal ikke vise på klasselister, av ulike grunner. Det er derfor viktig at det det ikke skrives ut lister hvor disse elvene er med. Bruk rapporten \Skole\Basisgruppelister\BG_ADR_S.RPT og utvalget «Utskrift uten enkelt elever» Skriv inn elevens personnummer etter «IKKE» og rett basisgruppe. Se ellers «Rapportoversikt» som ligger på Personalrommet, under «Skjema og skriv» og «Manualer». Side 34 Oppdatert

35 9. Personregisteret. Under menypunktet Organisasjon Personer ligger registeret over alle personer i databasen. Alle personer som legges inn i Extens (ansatte, elever, foresatte, kontaktpersoner og regningsmottakere) skal ha korrekt personnummer (11 siffer). Det er dette registeret som synkroniseres automatisk via Fellesdata kommunens innbyggerregister + Posten. Når f. eks en elev legges inn i elevregisteret ved hjelp av elevens personnumme, så er det fra personregisteret alle data vedrørende elevens navn, adresse, telefonnummer osv. hentes. Dersom det er avvik i adresseopplysningene som viser i Fliken «Folkereg» er det et typisk tegn på at Posten eller Innbyggerregisteret har feil opplysninger på personen. Dette meldes da inn til postmottak extens.skole@bergen.kommune.no som kan melde inn feilen. Dersom en person bærer navnet Aslak Esekiel Petter Hansen, men til daglig kun benytter navnet Aslak Hansen, kan det i fliken «Navn/sort» på feltet Fornavn legges inn kun Aslak. De øvrige navn skal imidlertid fylles ut i feltet Fullstendig navn. Dette feltet benyttes bl.a. ved utskrift av vitnemål. Fullstendig navn kan også brukes ved navn som starter med liten bokstav, eks von Huysen, eller da Silva osv. I listeform er det mulig å ta fram feltet E-post. Side 35 Oppdatert

36 9.1 Fiktive personnummer Fiktive personnummer kan skape problemer i Extens. Dette skal derfor bare brukes dersom det er helt nødvendig. Ta kontakt med foresatte og folkeregisteret for å prøve å finne de riktige personid ene før dere må konstruere et selv. Personid består av 11 siffer: 1. De 6 første er fødselsdato 2. De 5 siste er personnummer a. De 2 første sifre i personnr er århundre b. Det 3 siffer i personnr er kjønn c. De 2 siste sifre i personnr er kontrollsifre Her følger rutine for innlegging av personer som ikke har mottatt fødselsnummer, typisk for flyktninger/asylsøkere: Ta utgangspunkt i fødselsdatoen - legg til 40 på dagen De fem siste sifrene: Jente: Gutt: Dame: Mann: Eksempler: Gutt født Jente født Mann født Dame født Side 36 Oppdatert

37 9.2 Søking etter og kopiering av personid fra personregisteret. Gå til Organisasjon - Personer. 1. Velg F9/Utvalg-sortering 2. Skriv inn søkekriteriet, for eksempel etternavn og deler av fornavnet, med * bak 3. Bytt til listeform. 4. Dersom du fant personen: Trykk i ruta med personid. (Svak markeringen rundt.) 2. Kopier: Trykk Ctrl +C. (Dette lagres i minne på maskinen). 3. Høyreklikk, og velg Gå til aktuelt register. (I dette eksemplet brukes elevregisteret.) Velg F5 Ny Lim inn i det kopierte feltet i personid (trykk Ctrl +V). Trykk deretter på Tab tasten. Slik blir da resultatet: S 8. Gjør ferdig registreringen før lagring. Side 37 Oppdatert

38 10. Rette feil innlagt (fiktivt) personnummer 10.1 Funksjon «sammenligne personer» UTFØRES AV FAGAVDELINGEN Av og til hender det vi må legge inn elever med et fiktivt personnummer. Når personen får korrekt personnummer legges dette inn i Extens, som ny person (det går ikke an å rette fiktive personnummer) NB! Husk at korrekt person kun skal legges inn i Personregisteret (ikke elevregister og/eller foresattebildet) alle andre opplysninger vil automatisk kobles til personen etter at Fagavdelingen har sammenlignet opplysningene. 11. Personale / Ansatte - kortversjonen Innlegging av personale 1. Gå til Register Personal/Ansatte HODE 2. Trykk F5-Ny. Du får opp et blankt kort 3. Fyll inn fødselsnummeret (11 siffer). Trykk TAB-tasten. 4. Fyll inn bl. a. navn, adresse og følgende: Enhet = arbeidsstedet (skolen eller barnehagen) Stilling = Den stillingen som personen er formelt ansatt i Sign = Unikt felt. Signatur består av de 3 første bokstaver i etternavnet etterfulgt av den første bokstaven i fornavnet eller fri komposisjon. NB: Signaturen må være unik for tjenestestedet 5. Trykk F3-Lagre FLIK: STILLING 6. Aktiver Flik Stilling med F2 (blå ramme rundt fliken) 7. Trykk F3-Endre. Fyll inn Fradato Internnr. = ansattes ressursnummer. (ikke obligatorisk) Kategori Hentes fra rullgardinmenyen Status = Aktiv Ansi.Skole, Ansi.tjeneste, Utdanningskode = kan forbli tomt. 8. Trykk [F3-Lagre] Side 38 Oppdatert

39 12. Registrering Personal Personalet registreres i Register personale En ansatt er en personid + en enhet + en signatur. Signatur må være unik på den enkelte enhet, men en ansatt kan godt være registrert på flere enheter med samme signatur. Personid må være unik i personregisteret som er et fellesregister for hele databasen. Vi anbefaler at korrekt fødselsnummer benyttes som personid for å sikre at dette alltid er unikt så en ansatt ikke blir registrert som to forskjellige personer. I så fall må den ene slettes, det er ikke mulig å kople sammen to personer med forskjellig personid. 1. Gå til Register - Personale/ansatte 2. For å registrere en ny må du stå i Hodet og klikke på F5- Ny. 3. Legg inn personid (fødselsnummer) og trykk Tab. Ligger personen i personregisteret fra før, hentes navn, adresse og telefonnummer opp. Kommer ikke navn og adresse opp, må dette legges dette inn. 4. Stilling man er ansatt i. 5. Sign: 3 første bokstaver i etternavnet + første bokstav i fornavnet. Kan også bestemmes av enheten hvordan man vil komponere signaturen. Feltet Fradato må fylles inn. Dette er viktig for at en del rapporter og beregninger skal fungere korrekt. Feltet Tildato fylles ut først når vedkommende slutter. Kategori: Feltet kategori brukes for å velge kategori i tillegg til status en plukkliste hvor de aktuelle valgbare alternativ kan velges. De ulike kategoriene legges inn av systemansvarlig for programmet i kommunen. (Organisasjon-systemregisterstillingskategori) Tilsettingsprosent: Her registreres den prosenten vedkommende faktisk er ansatt i Side 39 Oppdatert

40 Status: Alle som er i aktiv tjeneste på enheten, legges inn med A-Aktiv. Personal som slutter eller har permisjon i en periode, legges inn som IA,Inaktiv. Personalet som slutter, skal ikke legges over på sluttskole, men legges som Ikke aktiv. (Husk også N på web-visning når en ansatt slutter) Deretter gjøres utvalg på Status Aktiv. Dermed blir personale som har sluttet, liggende usynlig i basen inntil man velger å hente dem fram igjen ved valg på Status *. Ved valg på Status Ikke aktiv får du en liste over dem som har sluttet eller har permisjon ved din skole.. Høyre musetast gå til personer når hodedelen er aktiv, fører deg til denne ansattes kort i personregisteret. Her er det mulig å registrere flere data som ikke er knyttet til stillingen, men til personen. Data som ligger her, vil være tilgjengelig for alle som har denne ansatte i sin database. Personalregisteret i listeform vil gi adgang til ytterligere felt for registrering av data i forbindelse med denne stillingen: Dersom boksen dobbel personal kommer opp på noen i personalet, betyr det at vedkommende er registrert flere ganger, enten på samme eller på flere enheter. Ved å klikke på boksen kommer det fram en liste over registreringene. Bokstaven A sier at personen er Aktiv på den enheten Fliken «Ans. Forhold» (ikke lenger i bruk) Her ligger opplysninger om ansettelsesforholdet. Denne fliken kan inneholde mange rader pr. ansatt. Alle ansatte må ha et ansettelsesforhold uten tildato (gjeldende ansettelsesforhold) tjenester. Opplysningene i fliken kan også ses i kartotekform: Side 40 Oppdatert

41 12.2 Når en ansatt slutter/avvikling av en ansettelse Når en ansatt slutter, skal ikke ansattes kort slettes eller flyttes over til sluttskolen. Følgende gjøres når en person slutter (enten det er midlertidig er permanent). NB! Følgende gjøres etter personen har sluttet. 1. Gå til Register- Personale /ansatte 2. Gå til listeform (Endre til «N» på web-visning) 3. Dobbeltklikke på navnet 4. Personens kort blir nå synlig på skjermen 5. Aktiver Flik: Stilling ved å trykke på F2 (blå ramme rundt fliken ) 6. Trykk F3-endre 7. På Tildato, skriv inn avsluttende dato (siste arbeidsdag). Skriv ÅÅMMDD og trykk tab. 8. På Status endre fra Aktiv til IA,Ikke Aktiv. 9. Trykk F3-Lagre 10. Aktiver Flikk: Ans.forh. 11. På fliken vil fra før den siste oppdaterte linje ha et tomt Tildato felt. Hvis ikke dette er synlig, velg F11 og flytt Tildato over til høyre vindu. 12. Trykk F3-endre 13. I feltet for Tildato skriv inn dato på siste arbeidsdag (ÅÅMMDD). 14. Trykk F3-Lagre 19. Kopiere lister over til Excel og Word. Hvis du ønsker utskrift fra et register som skal etterbehandles, kan du enkelt kopiere lista over til en tekstbehandler eller regneark og behandle den der. Eks fra Elevregisteret. 1. Velg listeform. Gjør utvalg med -[F9] på de elevene du ønsker å behandle. (Eks. alle elever på utdanning 8) 2. Gjør Feltvalg [F-11] slik at du har de feltene du ønsker å se, eks Etternavn. Fornavn, Adresse, Postnummer, Sted og Utdanning. Hvis du har flere felt enn du trenger, kan du slette de i Excel. 3. Merk hele lista ved å klikke i øverste venstre felt på rad 1, (i dette registeret er det enhet) hold Shift-tasten nede Side 41 Oppdatert

42 og ved hjelp av piltaster merk de ønskede feltene fra venstre øvre hjørne til høyre nedre hjørne. Benytt tastaturkombinasjonen: Ctrl+C for å kopiere. 4. Åpne tekstbehandlingsprogrammet eller regnearket. 5. Velg Rediger og deretter lim inn eller benytt tastaturkombinasjonen: Ctrl+V 6. Du kan nå redigere tabellen som du vil, f. eks. sette på kantlister/rutenett, endre skrifttype o.l. Side 42 Oppdatert