Kurshefte for Merkantilt ansatte. Oppad skole. Sist endret: OPPAD AS Tajevegen 1 N-2211 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad skole Kurshefte for Merkantilt ansatte Sist endret: OPPAD AS Tajevegen 1 N-2211 KONGSVINGER Tlf

2 Innhold Merkantilt ansatte Opprett klasser Hente skolestartere Hente fra andre skoler Fordel elever i klasser Slette elev fra klasse Koble kontaktlærer til elever Hent en elev Elevopprykk Person og husstand 2.1 Legg til ny person i husstand Opprett ny husstand Flytting Flytt en person ut av husstanden Flytt hele husstanden til ny adresse (ny husstand) Flytte familien ved å endre adresse på husstanden Legg til primærkontakt Slett primærkontakt fra eleven Elever Elevside Klasseliste Utskrift av klasseliste Gruppeliste Utskrift av klasse- og gruppelister Registrer bygninger og rom Legg opp flere romtyper Koble rom og enheter Dato side 2 av 29

3 Merkantilt ansatte Dette heftet er laget for Merkantilt ansatte. Det inneholder en gjennomgang og forklaringer på de vanligste oppgavene for Merkantilt ansatte i Oppad. Det forutsettes at det er avholdt kurs for systemansvarlige og at systemansvarlig sine arbeidsoppgaver er utført. Som f.eks. koblet trinn og skolekretser til skolen, utdanningstilbud, nytt skoleår, skolerutemal, registrering av enheter, bygninger og rom osv. Dato side 3 av 29

4 1.0 Opprett klasser Skolens ulike klasser vises i inngangsbildet til klasser. Her vises også kontaktlærerne. Tabellen kan sorteres og filtreres på de ulike kolonnene. For skoler som ikke har opprettet klasser enda vil denne tabellen være tom. For å Legge til ny klasse: 1. Trenger du en ny klasse eller skal opprette klasser for første gang, velg «Legg til klasse» 2. Skriv inn Navn på klasse, f.eks 7A og velg trinn klassen skal kobles mot. 3. På fådelte skoler der klassen har elever fra flere trinn merkes av for alle trinn som klassen har elever fra. NB Det kan noen ganger være usikkerhet knyttet til hvor mange klasser man skal ha og hvilke kriterier som benyttes ved opprettelse av klasser. Det er en svært god ide å avklare dette før man oppretter grupper da dette kan spare brukeren for mye ekstraarbeid etterpå. Det er f.eks. ikke nødvendig å ha noe fokus på kontaktlærer ved opprettelse av klassen. Det kan være flere kontaktlærere på en klasse og det kan tas ut egne lister knyttet til den enkelte kontaktlærer. Dato side 4 av 29

5 1.1 Hente skolestartere Hent skolestartere har som hovedfunksjon å hente neste skoleårs nye elever. Funksjonen kan også benyttes for å søke opp elever på øvrige trinn og plassere de på ønsket trinn. Elevene «mellomlagres» på et trinn før de plasseres i selve klassen. Elevene kan altså hentes inn til skolen uten at man vet hvilken klasse de skal tilhøre. Etter at de er plassert på trinn benyttes «Fordel elever» til å plassere elevene i riktig klasse. 1. Velg først fødselsår for å hente fram elever i henhold til alder. For skoleåret 14/15 gjelder da: 1.kl 2009, 2.kl kl 2002 og 10.kl Deretter velges kretser som du vil hente elever fra. Tips Skolekretsene er importert fra folkeregisteret som 4 sifferet tall, F.eks. 0001, For å forenkle dette legger systemansvarlig inn et navn på de ulike skolekretsene slik at brukerne kan velge navn istedenfor nummer på kretser. 3.I tillegg til å velge skolekretser må det velges hvilket trinn de ulike elevene skal legges inn på. 4.Når du har klikket på «Hent barn fra valgt krets», må du markere hvilke elever fra listen som skal hentes inn til din skole. Alle elever velges med knappen Etterpå kan du eventuelt fjerne haken ved de elevene som ikke skal gå på din skole. Hakene kan også slås på manuelt for hver enkelt elev. 5. Til slutt klikkes knappen under tabellen. Da blir elevene lagt inn på riktige trinn. For i finne riktige elever kan i tillegg til skolekretsen også gjøres sortering og filtrering på hver enkelt kolonne. Dato side 5 av 29

6 1.2 Hente fra andre skoler. For ungdomsskoler som får sine 8. trinns elever fra en eller flere av barneskolene i kommunen, benyttes funksjonen for å søke opp elever fra andre skoler og hente de inn til sin skole. Løsningen er bygget med tanke på at det er ungdomsskolene som henter og ikke barneskolene som leverer. NB Løsningen kan selvfølgelig benyttes for å hente elever fra og til andre trinn også, men ettersom det er henting fra barneskoler til ungdomsskoler som er mest vanlige beskrives kun dette eksemplet her. 1.Etter å ha klikket på «Hente fra andre skoler» åpnes følgende vindu: 2. Klikk først på for å finne den skolen og klassen du vil hente elever fra. Da åpnes følgende dialog der du først velger skole og deretter en klasse. 3.I listen med elever som nå vises (se skjermdump ovenfor) merker du av hvilke elever som skal hentes til din skole. Mest sannsynlig skal du merke av alle eller nesten alle elevene. Klikk i firkanten øverst til venstre for å merke alle elever. 4. Så velger du hvilket trinn elevene skal hentes inn til : og avslutter med å klikke på knappen : 5.Til slutt får du en liten melding som viser resultatet av hentingen: Dato side 6 av 29

7 1.3 Fordel elever i klasser Når elevene er hentet og lagt inn på trinn (hent skolestartere) er de klare til å fordeles i klasser. Bruk knappen Alle elever som ikke allerede er plassert i en klasse ligger i kolonnen Ufordelte elever. 1. Du kan merke elever (en eller flere elever kan merkes om gangen) og deretter dras og slippes på riktig klasse. Tips Elevene merkes etter vanlig «windows-merking»: Merk alle: Klikk på første elev, hold deretter Shift-tasten nede og klikk på siste elev. Da merkes alle elever mellom de to du nå klikket på. Merk en og en elev: Hold Ctrl-tasten nede samtidig som du klikker på fritt valgte elever. 2. Elever kan også merkes og flyttes mellom klassene. Er det en skole med mange paralleller per trinn kan det være lettere å jobbe med fordelingen ved å fjerne haken foran en eller flere av klassene slik at man jobber med færre klasser om gangen. 3. Dersom det finnes elever igjen i kolonnen Ufordelte elver som ikke skal plasseres i noen av klassene, klikker du på «Tøm ufordelte elever». Da gjøres disse elevene tilgjengelig for å kunne hentes opp til andre klasser/skoler igjen. NB! Husk å lage endringer før du klikker «Tøm ufordelte elever». Tips Dersom du leter etter en bestemt elev, kan du søke opp denne eleven i Person/Husstand for å forsikre deg om at eleven finnes i databasen. Ellers bruker du funksjonen: Hent en elev. Dato side 7 av 29

8 1.4 Slette elev fra klasse Elever som har blitt feilplassert i klasse slettes ved å gå til Fordel elever. Eksempelet viser: Günter Grass, i 3A er plassert feil 1. Merk den feilplasserte eleven og dra og slipp eleven i kolonnen Ufordelte elever NB! Klikke lagre endringer etter at eleven er flyttet fra klassen og til kolonnen for ufordelte elever. 2. Klikk til slutt på knappen og eleven blir igjen tilgjengelig i «Hent skolestartere». Når eleven slettes fra klassen blir eleven også samtidig slettet fra alle Klassegrupper som eleven er medlem i. NB! Alle elever i kolonnen «Ufordelte» slettes når det klikkes på «Tøm ufordelte». Det er ikke mulig å fjerne bare en elev fra kolonnen. Skal bare en elev fjernes må de øvrige elevene legges i en klassekolonne. De kan eventuelt legges tilbake til ufordelte etterpå. Dato side 8 av 29

9 1.5 Koble kontaktlærer til elever For å koble kontaktlærer til elev velg knappen. 1. Dersom alle elevene i en klasse har samme kontaktlærer, velges klassen og kontaktlæreren i nedtrekkslisten øverst i bildet. 2. Klikk deretter på knappen. Alle elever blir merket og ved å klikke på får alle elevene den valgte kontaktlæreren. NB! Dersom det er to eller flere kontaktlærere i en klasse, må prosessen deles opp. 3. Velg først klasse og deretter en av klassens kontaktlærere. Merk så av hver enkelt elev som skal ha den valgte kontaktlærer. 4. Klikk deretter «Sett kontaktlærer» og alle markerte elever får valgte kontaktlærer. 5. Gjenta så denne prosessen til alle elever har fått en kontaktlærer. 1.6 Hent en elev I tillegg til å hente skolestartere, der du henter mange elever sortert på blant annet skolekrets, har du en mulighet for å hente opp en enkelt elev ved å klikke på knappen «Hent en elev». 1. Et klikk på knappen Hent en elev bringer deg videre til dialogen «Hent enkeltelever til skolen». Her kan du søke opp elever på navn, deler av navn fødselsnr eller deler av dette. Bruk * til slutt i søket dersom du bruker deler av fødselsnr. 2. Når du søker på navn avsluttes søket vanligvis med * (asterix). Du kan også søke uten bruk av *, men da treffer du kun på hele navn. Nedenstående søk vil altså finne Anne, men ikke Marianne dersom man hadde fjernet * i søket. Dato side 9 av 29

10 3. Etter at du har skrevet søkekriterier inn i feltet for navn eller fødselsnr, klikker du på knappen «Søk etter navn». 4. Søket vil gi et resultat på et eller flere navn. 5. Før du kan plassere barnet må du velge/markere det barnet du ønsker å plassere. Før du klikker på «Plasser elev» må du velge hvilket trinn du vil plassere eleven på. 6. Etter at eleven er plassert på et trinn må du tilbake til Klasseoversikten, velg Fordel elever og plasser deretter eleven i korrekt klasse. NB! Dersom du henter opp en elev som allerede er plassert i en klasse, vises plasseringen i siste kolonne. Eleven kan ikke plasseres mer enn en gang på din egen skole, men det er mulig å plassere en elev på din skole som allerede er plassert på en annen skole. Vær derfor svært oppmerksom på feltet Plassert slik at en elev ikke får flere plasseringer i samme kommune dersom det faktisk ikke er ønskelig. 1.7 Elevopprykk Et klikk på knappen gir deg mulighet til å foreta klasseoppflytting fra et skoleår til et annet. I første versjon av funksjonen takles kun klasseopprykk for klasser bestående av et enkelt trinn. Sammenholdte klasser (klasser bestående av to eller flere trinn) vil bli løst seinere. Inntil videre flyttes disse elevene ut til Uplasserte elever og legges i riktig klasse ved bruk av funksjonen «Fordel elever» (se ovenfor). Dato side 10 av 29

11 2.0 Person og husstand I fanen husstand har en oversikt over husstander og dermed familien til personene i løsningen. I dette avsnittet skal vi ha en gjennomgang på hvordan en jobber med husstand og dens tilhørende personer. 1. Person har sitt eget menypunkt, her finnes valgene Husstand og Registrer ny person. 2. Søk først opp personen som du vil se husstanden til. Du søker opp personen ved å skrive navn eller deler av et navn i søkeboksen på «Velg person». Du kan søke på både fornavn og etternavn. 3. I dette bildet finnes mye informasjon om personen du søkte opp.eksempelet viser en elev med mor. For å legge til en annen person, f.eks far, se eget avsnitt under. Dato side 11 av 29

12 2.1 Legg til ny person i husstand. NB! Ny person gjelder ny person i husstander, dvs barn og foresatte. Det er en egen side for å legge til nye ansatte. Ansatte blir faktisk ikke personer, dvs at navn på Ansattsiden ikke automatisk også finner under husstand/person. 1. Klikk på valget nederst i husstandsbildet. Dialogen til høyre kommer opp og du fyller ut nødvendige data om ny person som navn og gjerne fødselsnr. 2. Du får tilgang til 4 ulike faner med informasjon om personen. Det er kun første fanen, Primærinformasjon, som må fylles ut. De andre fanene er valgfrie og kan eventuelt fylles ut på seinere tidspunkt. 3. Fane 1: Primærinformasjon. Her finnes personens folkeregistrerte adresse dersom personen er hentet inn gjennom folkeregisterimporten. Folkeregistrerte opplysninger kan aldri endres direkte i løsningen, de endres kun ved at det kommer endrede data ved ny import av folkeregisterdata. 4. Navn i bruk: Dersom det skal benyttes et annet navn enn folkeregistrert navn, f.eks at ikke alle mellomnavn benyttes til vanlig, registreres dette her. 5. Her finnes også Fødselsnummer, DUFnummer og D-nummer. Mer enn et av feltene kan være utfylt. 6. Fødselsdato fylles ut automatisk når Fødselsnummer er utfylt. For DUF-nr og D-nr må fødselsdato og kjønn legges inn. 7. Det er også mulig å legge inn en person uten hverken, fødselsnr, D-nr eller DUF-nr. I dette tilfellet velges kun fødselsdato og kjønn. De tre feltene for fødselnr osv, skal være tomme. Dato side 12 av 29

13 8. Fane 2: Kontaktinformasjon. Her legges inn ulike tlf-nr, e- postadresser og eventuelt adresser til sosiale medier som Facebook, Twitter osv. Her styres også om informasjonen skal være åpen for alle, skjult for noen eller hemmelig. Dersom det f.eks legges til flere tlfnr velges hvilket av dem som skal være foretrukket, dvs brukes på utskrifter osv. 9. Klikk på valget «+Legg til» for å få opp dialogen der du kan legge inn ønsket informasjon. Dersom det legges inn flere tlfnr eller e-postadresser settes en hake for hvilket nr og adresse som er foretrukket, dvs som vises på siden foran, og i utskrifter. 10. For å få registrert relasjonen personen har til eleven klikker du på blyant-ikonet ved siden av husstandens adresse. Du får tilgang til tre nye valg. 11. Valget «Endre relasjon» gir deg mulighet til å velge om personen skal være en Primærkontakt. Foresatte blir automatisk primærkontakter ved folkeregisterimporten, men valget i denne dialogen benyttes når personen ikke kommer inn via import eller det er en annen enn den foresatte som skal være primærkontakt. Her velges også biologisk relasjon. f.eks. far, eller»juridisk relasjon» som f.eks forelder. Er det et søsken velges søskenrelasjonen. Her styres også om denne informasjonen skal være tilgjengelig for alle eller ei. Etter at de nye dataene er lagret og dialogen lukket kommer du tilbake til husstandsbildet. Klikke F5 (Forny bildet) for at den nye informasjonen skal vises riktig. Det andre valget «Endre person» er foreløpig ikke aktivt. Vil komme i en seinere versjon. Det tredje valget «Flytt» innebærer at en (eller flere) person flytter ut av husstanden. Flytting er behandlet litt seinere i dette kapittelet. Dato side 13 av 29

14 2.2 Opprett ny husstand Ny husstand er aktuelt å opprette både når personer skal legges manuelt inn i løsningen, f.eks at en familie kommer flyttende til kommunen midt i skoleåret eller når en person flytter ut av en familie/husstand. Personer i Oppad er alltid knyttet til en husstand. Til vanlig blir dette registrert i løsningen gjennom en import fra folkeregisteret. Manuelt legges det inn her. 1. For å legge inn en ny husstand velger du «Opprett ny husstand. 2. Her legger du inn nødvendige opplysninger om den nye husstanden. 3. Klikk og du kommer til neste bilde. 4. Dersom du bare skal opprette husstanden uten å legge inn noen i husstanden kan du stoppe prosessen her. Husstanden er nå lagret og kan brukes igjen seinere. Innlegging av ny person er behandlet ovenfor. Dato side 14 av 29

15 2.3 Flytting Flytt en person ut av husstanden 1. Søk opp person som bor i husstanden som en, eller flere, person(er) skal flytte fra. 2. I følgende eksempel skal Rutta Tutta flytte fra familien i Gamle Øymoringvegen Et klikk på blyant-ikonet bak adressen gir tilgang til å gjøre endringer på personer i husstanden. I denne sammenheng klikker vi på valget «Flytt». 4. Valget «Flytt» gir tilgang til neste dialog. Her er det flere valgmuligheter. Første valget gjelder om personen skal flytte til en ny husstand (ny adresse) eller om den nye adressen er ukjent. 5. Sett kryss for «Ingen» dersom personen skal ut av husstanden uten at den knyttes opp mot noen annen husstand. 6. Dersom du kjenner adressen til den nye husstanden, til vanlig vil dette da være en adressen i din kommune, kan du søke opp adressen og velge denne. 7. Det siste alternativet er at du oppretter en ny husstand/husstandsadresse og flytter personen til denne husstanden. Dato side 15 av 29

16 8. I eksempelet opprettes ny adresse og Rutta kan flyttes til helt ny husstand. 9. I denne dialogen velges også dato for når flyttingen finner sted. 10. Etter å ha valgt «Flytt til ny husstand» kommer du til siste dialog. Her er Rutta allerede merket av og det er nok å klikke «Flytt». NB Når du vender tilbake til det opprinnelige Husstandsbildet må du oppdatere siden, f.eks ved å klikke F5 for at siden skal være oppdatert med innlagte endringer. Dato side 16 av 29

17 2.3.2 Flytt hele husstanden til ny adresse (ny husstand) I dette eksempelet skal hele Familien Andersson flytte til Pinnerudvegen 24. Denne husstanden finnes i databasen fra før. 1. Først søkes ønsket person fram som vist i eksemplet ovenfor. Klikk «Flytt» og følgende dialog vises. 2. Her merker du av for alle husstandsmedlemmene og klikker «Flytt». Du må oppdatere (F5) husstandsbildet for at den nye situasjonen skal vises. (Inntil videre kan det gå et par timer før riktig husstandsbildet er oppdatert). Dersom hele familien skal flytte, benyttes ikke denne funksjonen, istedenfor flyttes hele familien til ny adresse som beskrevet i neste punkt. Dato side 17 av 29

18 2.3.3 Flytte familien ved å endre adresse på husstanden. En annen måte å flytte en hel familie på er kort og godt å endre adresse på husstanden. 1. Klikk på blyant-ikonet ved siden av adressen og deretter på «Endre adresse» 2. Dialogen for endring av adresse åpnes. Husstandens eksisterende adresse er forhåndsvalgt. Skriv inn den nye adressen og lagre. Derved har alle som bor i husstanden fått ny adresse/ny husstand. Dato side 18 av 29

19 2.4 Legg til primærkontakt Primærkontakter er de personer som står nærmest eleven, og som skolens kommunikasjon gjerne knyttes mot. Til vanlig vil dette være foresatte og/eller fosterforeldre. Men det er mulig å legge til eller fjerne primærkontakter for hvert enkelt barn. Det kan f.eks være at en far som ikke bor sammen med barnet ikke ønsker å være en primærkontakt eller at fars samboer er primærkontakt i tillegg til både mor og far. 1. Primærkontakter vises til høyre for eleven i husstandsbildet. 2. For å legge til en ny primærkontakt klikkes på. 3. En dialog åpnes inneholdende personer som er tilknyttet elevens husstand. Merk av for den eller de som skal være primærkontakter og lagre. 4. I tillegg kan det søkes opp og legges til personer utenfor elevens husstand som også kan kobles som primærkontakter til eleven. NB Dersom primærkontakten ikke allerede er en person i databasen må denne først registreres som en person før den kan kobles som primærkontakt Slett primærkontakt fra eleven. Et klikk på dette ikonet fjerner primærkontakten fra eleven. Dato side 19 av 29

20 3.0 Elever Under menypunktet ELEV er samlet det meste av de funksjoner som gjelder elever. Her finnes elevlister, fraværsføring, vurderinger m.m. Lærere som jobber i løsningen vil følgelig finne det meste av sine oppgaver under dette menypunktet. 3.1 Elevside Elevsiden er en samling av informasjon som legges inn i løsningen på andre sider, men som kan vises her. Du vil se informasjon om den fanen du har valgt (bildene under vise fraværsfanen og timeplanfanen). Dato side 20 av 29

21 3.2 Klasseliste Under Elev - Elevlister Klasseliste finner du oversikt over alle klasser på skolen. 1. Øverst i skjermbildet kan du velge hvilken klasse du vil se på og hvilke kolonner du vil ha med i utvalget. 2. Ved å klikke på «Vis» i kolonnen «Kontaktpersoner» vises kontaktpersoner for denne eleven. 3. Dersom du ønsker å endre rekkefølgen på kolonnene kan du klikke i kolonneoverskriften, holde museknappen nede, dra kolonneoverskriften til høyre eller venstre og slippe den der du ønsker at kolonnen skal vises. 4. Ved å klikke på «Gå til elevside» i kolonnen «Vis elevside» åpnes elevsiden for valgte elev. Dato side 21 av 29

22 3.3 Utskrift av klasseliste Klikk på knappen: Foreløpig finnes bare en utskrift: Klasseliste, men her vil det fortløpende bli lagt til flere utskrifter. Øverst i siden vises en verktøylinje som benyttes for utskrift. Nye Oppad benytter pdf som grunnlag for alle utskrifter. Et klikk på ikonet «Lagre» gir deg mulighet til å lagre utskriften. Den kan også eventuelt skrives ut etter at den er lagret. Nederst på siden dukker en dialog opp: Klikk på knappen «Lagre» for å lagre utskriften. Et klikk på knappen «Lagre» gir deg mulighet til å lagre filen for eventuell videre bearbeiding. Filen kan lagres i en mengde ulike formater, som f.eks pdf, powerpoint, word, excel, tekstfil osv. osv. Etter at du har lagret utskriften dukker en ny dialog opp nederst på skjermen. Et klikk på knappen «Åpne mappe» bringer deg til utforskeren og mappen der filen er lagret. Nå kan du åpne filen, f.eks i Word. Dato side 22 av 29

23 Slik kan filen se ut når den er åpnet f.eks i Word. Skal du skrive ut klasselisten velger du Print og deretter Print til PDF. Du får spørsmål om du vil åpne filen og kan deretter skrive den ut på samme måte som du ellers skriver ut pdf-dokumenter. 3.4 Gruppeliste Gruppelisten viser elever i skolens ulike grupper (som det er veldig mange av). Innhold og funksjonalitet på siden er tilsvarende som for Klasselisten (se foregående sider). Dato side 23 av 29

24 3.5 Utskrift av klasse- og gruppelister Under menypunktet Elev finnes valgene Klasseliste og gruppeliste. 1. Først velges skole og skoleår. Deretter velges klasse. 2. Øverst til høyre på tabellen ligger ikonet for å velge hvilke kolonner som skal vises i tabellen. Et klikk på kolonneikonet åpner dialogen for å velge kolonner. 3. I denne dialogen setter du eller fjerner hakene for de kolonnene som du vil ha med i utskriften. 4. I tillegg til å velge kolonner kan du også velge rekkefølge for visning av kolonnene. Det gjør du ved å klikke på en kolonneoverskrift og deretter dra og slippe den lenger til høyre eller venstre i tabellen. 5. Alle lister kan sorteres på den kolonnen som brukeren selv ønsker. Et klikk på kolonneoverskriften «Fornavn» fører til at listen sorteres alfabetisk på fornavn. Dato side 24 av 29

25 6. Dersom det klikkes to ganger på kolonneoverskriften sorteres den også alfabetisk, men da synkende istedenfor stigende. I eksemplet til høyre er det valgt synkende sortering på etternavn. 7. Etter å ha valgt koloner som skal med på listen velges knappen Utskrifter. Det øverste valget, Klasseliste, er nytt. Denne utskriften er det som gir brukeren utskriften med fleksibelt valg av kolonner, kolonnerekkefølge og sorteringsvalg. Får å komme til selve utskriften klikkes på «Skriv ut» Før man åpner selve utskriften kan det være ønskelig å legge til noen egendefinerte kolonner på utskriften. De egendefinerte kolonnene kommer man til ved å klikke på + ikonet som står ved siden av kolonneikonet. Et klikk på dette ikonet åpner en egen dialog. I denne dialogen kan man legge til inntil 5 kolonner på utskriften og gi disse en fritt valgt overskrift. NB! Kolonnene blir ikke lagret noe annet sted enn at de blir en del av utskriften. Slik kan en ferdig utskrift se ut. Dersom det er ønskelig å lagre utskriften i et annet format, f.eks Word eller Excel så klikker man på knappen menyvalget «Lagre» og velger fra dialogen som åpnes hvilket format listen skal lagres i. NB! Denne veiledning viser et eksempel med klasseliste. Det er samme framgangsmåte og samme funksjonalitet som brukes også for Gruppeliste. Dato side 25 av 29

26 4.0 Registrer bygninger og rom Registrering av rom og bygninger er nødvendig for at timeplanleggeren skal kunne brukes fullt ut. Elever og ansatte kan registreres og tildeles grupper og arbeidsoppgaver selv om ikke rom er registret. Det er kun rom hvor det foregår undervisning som benyttes av løsningen, det betyr f.eks at det ikke planlegges før bruk av personalrom, møterom e.l. 1. Du finner Bygninger og Rom i menypunktet Grunndata. 2. Velg Bygninger og Rom. NB Her kan vi legge inn bygninger og rom og til slutt kobles disse sammen med de ulike enhetene/skolene (se neste pkt i heftet). Dette åpner mulighet for at flere skoler kan dele samme rom, f.eks en gymsal eller svømmehall. 3. Klikk knappen for å legge opp nye bygninger. NB Sammen med navn på bygning nevnes også hvilken skole bygningen tilhører. Dette er nødvendig for å kunne skille ulike bygninger fra hverandre. Det er ikke krav om å legge inn Adresse og Postnr. 4. Etter at bygningene er lagt inn legges rom ved å klikke på knappen. Dato side 26 av 29

27 NB Marker bygningen som rommet skal legges til før du registrerer rommet. Registrer deretter rommet med ønsket informasjon. Det kan være lurt å ha ekstra oppmerksomhet knyttet til at rommet faktisk legges opp på ønsket bygning. 5. Alle rom må ha unike navn og unike kortnavn slik at lett kan skille fra hverandre når de skal velges i timeplanleggeren. 6. Areal, dvs antall kvadratmeter per rom, må fylles ut. Benytt gjerne et omtrentlig tall. 7. Feltene Maks personer og Beskrivelse fylles bare ut dersom ønskelig. 8. Etter at bygninger og rom er registrert, skal rommene kobles mot enheter/skoler. Knappen Enheter. fører til samme side som knappen koble rom og enheter på siden for 4.1 Legg opp flere romtyper Dersom det er behov for flere romtyper, legges dette inn ved å klikke på knappen Ny romtype. 1. Et klikk på Ny romtype fører til at en egen dialog for å registrere ny romtype åpnes. Her fylles så ut navn på romtypen og eventuelt en beskrivelse. 2. Det er en fordel å begrense antall romtyper, legg derfor opp så generelle romtyper som mulig. Dato side 27 av 29

28 4.2. Koble rom og enheter. For at f.eks timeplanleggeren skal kunne planlegge på rom må disse registreres og kobles sammen med skolene/enhetene. Flere enheter/skoler kan dele samme rom, f.eks en gymsal. 1. Klikk 2. I dialogen: Sett sammen rom og enheter, velges først skole/enhet, deretter bygning på enheten. Rommene som er registrert på bygningen vises og er klare til å kobles mot skolen/enheten. 3. Først velges Enhet/skole øverst til venstre. Da vises alle rom som allerede er koblet mot denne skolen i nederste tabell. Alle rom som kan kobles til skolen vises i høyre rute. Kobling av skole og rom skjer ved å klikke på en av knappene «Legg til» eller «Legg til alle» under ruten til høyre. 4. Velg bygning og deretter hvilke rom i bygningen som skal kobles mot skolen. Som regel vil dette være alle rommene, dvs. velg knappen «Legg til alle». Alle rommene vil da vises i tabellen under. 5. Dersom ikke alle rom skal kobles til skolen, merkes det eller de rom som skal kobles. Klikk deretter «Legg til». NB Her er det også mulig å koble rom til en skole/enhet fra en bygning som ikke tilhører skolen. Eksempel på dette kan f.eks være en svømmehall som er felles for mange skoler. Dersom svømmehallen er en egen bygning, må det både opprettes en bygning som kan hete svømmehallen og et rom som også kan hete svømmehallen. Det er rommet som kobles mot enheten, dvs. rommet svømmehall kan kobles til mange ulike skoler. Dato side 28 av 29

29 Dato side 29 av 29