Personale. OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad barnehage OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: 1. Ansettelse Ny ansettelse Telefonopplysninger for personalet Avslutt ansettelse Registrering via personalbildet Lagre ekstra informasjon om Personal Utskrift av personallister Personaltidsskjema Funksjonen Personaltidsskjema Registrering av nytt tidsskjema Registrering av lik tid mandag-fredag Registrering av lik tid noen dager Registrering av tidsskjema der tider gjentas for ulike uker Registrering av ubestemt tid per uke Å avslutte tidsskjema Vist tidsskjemagjennomsnitt/uke... 7 Side 2 av 7 Oppdatert

3 1. Ansettelse I modulen ansettelse kan du registrere personalet. Ved registreringen oppgis hvor i organisasjonen den ansatte hører hjemme. Slik kan man få ut personallister for de ulike delene av organisasjonen. De opplysinger som registreres på en person kan være både opplysninger om stillingen og som har med selve virksomheten å gjøre. 1.1 Ny ansettelse Oppgi personens fødselsnummer, navn eller deler av dette i personfeltet. Benytter du del av fødselsnummeret eller navnet settes en asterisk (*) direkte etter det siste tegnet., f. eks Bra* for alle med etternavn som starter på Bra. Søk Velg ny. Velg stillingstype fra listen ved å merke pilen til høyre for feltet. Oppgi f.o.m. - dato Fyll ut aktuelle stillingsopplysninger. De felt som vises er ulike avhengig av hvilken stilling personen har. Vil du finne opplysninger angående personalkostnader kan du under kostnadsopplysninger fylle ut feltet beløp med aktuell månedslønn. Konto kan fylles ut, men er ikke obligatorisk. Registrer aktuelle øvrige opplysninger. Flytt opplysningene til listen. Gjør eventuelt ytterligere stillingsopplysninger på personen. Lagre. Side 3 av 7 Oppdatert

4 1.2 Telefonopplysninger for personalet De telefonopplysninger du registrerer i bildet Ansettelse går over til Person. Velger du å registrere telefonopplysningene i Person presenteres de i Ansettelse. På den måten har du alltid samme telefonopplysninger i Ansettelse og Person. 1.3 Avslutt ansettelse Søk fram aktuell person ved å oppgi fødselsnummer, navn eller deler av dette i personfeltet. Benytter du del av fødselsnummer eller navn settes en asterisk (*) direkte etter det siste tegnet. Søk Merk aktuell ansettelse Oppgi t.o.m. - dato for ansettelsen Flytt opplysningen til listen og lagre Dersom den person du har registrert t.o.m. - dato for har en signatur, får du et spørsmål om signatur skal avsluttes. Signaturer som avsluttes får samme t.o.m. - dato som ansettelsen. 2. Personalbildet viser en oversikt over registrerte opplysninger for hver enkelt ansatt. Du kan også benytte personalbildet for å komme videre til de ulike registreringsvinduene person, ansettelse, tidsskjema eller signatur. Side 4 av 7 Oppdatert

5 For å få fram aktuelle opplysninger om en person gjør du slik: Oppgi fødselsnummer, navn eller deler av dette i personfeltet. Benytter du del av fødselsnummeret eller navnet skal du sette en asterisk, " * ", direkte etter det siste tegnet. Søk Fra Person vises opplysninger om adresse, telefon og e-post. Dessuten vises ansettelse, eventuelt tidsskjema og signatur. Er det lagt opp andre opplysninger eller notater om personalet, aktiveres også ikoner for dette. 2.1 Registrering via personalbildet Fra personalbildet kan du gå videre for å registrere opplysninger om personalet. Søk fram aktuell person. Vil Du foreta registreringer av ansettelse, signatur eller tidsskjema klikker du på det store ikonet ved siden av respektive felt. Når du er ferdig med endringen og lukker registreringsbildet, kommer du automatisk tilbake til personalbildet igjen. I personalbildet kan du registrere opplysninger eller notater ved å klikke på ikonene for dette i menyraden. 2.2 Lagre ekstra informasjon om Personal Ett antall opplysninger om personalet kan registreres under Informasjon. Her registreres blant annet for eksempel Videreutdanning. Dette registreres ved å velge ikonet for Informasjon. Velg knappen Utdanning/Videreutdanning Still musepila på aktuell videreutdanning og flytt dette til høyre side med hjelp av pilen som peker mot feltet for Valgte koder. Side 5 av 7 Oppdatert

6 Velg ok og lukk aktuelt vindu. I Personalbildet vises Videreutdanning i feltet for Informasjon. 2.3 Utskrift av personallister Utskrifter starter med Søk/Utvalg Ansettelse. På utvalgsbildet for ansettelse kan du kan f.eks. søke etter hele personale på en barnehage. Du kan i tillegg spesifisere utvalget med andre kriterier. Når du har gjort de valg du ønsker for utvalget velger du Søk. Resultatet presenteres i "resultatvinduet" 3. Personaltidsskjema 3.1 Funksjonen Personaltidsskjema I Personaltidsskjema kan du i tillegg til personens totale tid registrere barnefri tid og ulike typer av ledig tid. Registrering av personaltidsskjema gir et beregnet ukegjennomsnitt. Er barnefri tid oppgitt, spesifiseres denne i den beregnede gjennomsnittstiden. 3.2 Registrering av nytt tidsskjema Oppgi personens fødselsnummer eller navn eller deler av disse og velg "søk". Bruker du deler av fødselsnummeret må du sette * direkte etter det siste tegnet. Når ønsket person vises velg "ny" for å registrere det nye tidsskjemaet. I feltet "tidsskjemaidentitet" oppgis en betegnelse (navn)på tidsskjemaet. Initialer er vanlig å benytte. Oppgi fra og med dato for tidsskjemaet. Oppgi antall tidsskjemauker, dvs dersom personen går en turnusordning der hver 3. uke er lik så blir tallet 3. Startuke settes automatisk. Startuke skal for ett tidsskjema som inneholder flere uker være ei uke der personen har tidsskjema lik uke 1. Dersom startuke og tidsskjema uke 1 ikke stemmer overens flyttes startuka framover eller bakover slik at de stemmer overens. Oppgi tilstedeværelse i tidtabellen for hver kolonne. Registreringen gjøres ved å oppgi 7 for eller 815 for Bruk tab-tasten for å flytte mellom feltene. For å registrere neste uke velger du uke med > respektive < ved ukefeltet og fyller deretter ut tilstedeværelsen. Lagre. Side 6 av 7 Oppdatert

7 3.3 Registrering av lik tid mandag-fredag Registrere tid for mandag. Merk mandag ved å klikke på "man" i tabellens venstre del. Når dagen er merket, flytter du markøren til merkingens nedre høyre hjørne. Ved å holde nede venstre "museknapp" kan du nå "fylle" resten av ukens dager med samme tid som mandag. 3.4 Registrering av lik tid noen dager Registrer tilstedeværelse for dagen. Merk dagen ved å klikke på dagen i tabellens venstre del. Klikk med høyre museknapp på de dager som skal ha lik tid. 3.5 Registrering av tidsskjema der tider gjentas for ulike uker Klikk på kopiere uke. Husk å stå på den uken som skal kopieres. Gå til den uken som skal ha like tider. Klikk på "Lim inn uke". 3.6 Registrering av ubestemt tid per uke. Dersom ikke all tid kan legges inn i et tidsskjema, kan ubestemt tid registreres per uke. Oppgi tiden i feltene "Total tid" og "Barnefri tid". 3.7 Å avslutte tidsskjema Et tidsskjema avsluttes ved at en t.o.m. - dato settes for tidsskjemaet. Til og med- dato settes automatisk når ny fra og med dato registreres for tidsskjema med samme tidsskjema-id. Skulle man allikevel ved registrering av ny f.o.m. - dato velge å avmerke feltet "ny post" antas at den nye f.o.m. - datoen skal gjelde for det opprinnelige tidsskjemaet. 3.8 Vist tidsskjemagjennomsnitt/uke I det beregnede tidsskjemagjennomsnitt/uke har all tid som er oppgitt som ledig tid blitt trukket fra den totale tiden. Tidsskjemagjennomsnitt inkluderer eventuell barnefri tid, som også spesifiseres, samt eventuell tid som er oppgitt som annen tid. Side 7 av 7 Oppdatert