Elverumskolen samler inn personopplysninger:

Transkript

1 Innhold Elverumskolen samler inn personopplysninger: Registrering av personopplysninger Endring av personopplysninger Sletting av personopplysninger... 5 Elverumskolen samler inn personopplysninger: Informasjonsplikt når det samles inn opplysninger fra den registrerte Når det samles inn personopplysninger fra den registrerte selv, skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak først informere den registrerte om a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant, b) formålet med behandlingen, c) opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker, d) det er frivillig å gi fra seg opplysningene, og e) annet som gjør den registrerte i stand til å bruke sine rettigheter etter loven her på best mulig måte, som f.eks. informasjon om retten til å kreve innsyn, jf. 18, og retten til å kreve retting, jf. 27 og 28. Varsling er ikke påkrevd dersom det er på det rene at den registrerte allerede kjenner til informasjonen i første ledd.

2 1.1 Registrering av personopplysninger Alle elever, foresatte og personale skal registreres ved førstegangs innskriving eller ansettelse. Følgende opplysninger skal registreres på elever: Fødselsnummer, navn, adresse, foresatte, telefonnummer, klasse Følgende opplysninger skal registreres på foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefonnummer, e-post Personopplysningene hentes fra: Foresatte, folkeregisteret, personalsystem og lønnssystem. Fra folkeregisteret importeres personnummer, navn, bostedsadresse, biologiske foreldre med bostedsadresse. Fra lønn- og personalsystemet hentes ansattnummer/id, navn og fødselsnummer på ansatte. Skoleledelse gjennom merkantilt personell må sjekke at opplysningene er riktige ved å kontrollere oppgitte data mot skoleadministrativt system (Oppad) sin import fra folkeregisteret. Ansvar for registrering av personinformasjon har merkantilt ansatt på skolen. Ansvar for registrert informasjon har til enhver tid skolens rektor. Følgende opplysninger benyttes i eksport til FEIDE: Fødselsnummer, navn, skole, klasse, gruppe-/klassetilhørighet, e-post o Opplysningene gir elever og ansatte tilgang til digitale ressurser. o Gir brukere tilgang til fraværsføring, karaktersetting og vurderingsnotater. o Her finner du hvilke opplysninger som ligger på din FEIDE bruker. Innsyn i data i Feide "innsyn feide" er en tjeneste som viser personopplysningene som er lagret om brukeren og organisasjon brukeren er knyttet til. Informasjonen er enten obligatorisk, anbefalt eller frivillig å ha registrert. Informasjon blir sendt fra organisasjonen til tjenester brukeren logger inn på via Feide. Informasjonen er hentet direkte fra organisasjon og ligger ikke lagret hos Feide. I Elverumskolen er "Min Feide-side" tilgjengelig via "Feideressurser" i portalen og valget innsyn.feide.no Under fanen Mine data finner brukeren personopplysningene som er lagret om brukeren og organisasjonen. Under fanen Samtykke finner brukeren en oversikt over de tjenestene brukeren har gitt samtykke til, samt opplysninger når brukeren lagret samtykke, og dato for sist pålogging til tjenesten. Det er mulig for brukeren å trekke tilbake samtykke som er gitt til tjenester hvor brukeren har logget inn via Feide. Dette kan gjøres fra en oversikt med alle tjenestene brukeren har gitt samtykke til. Tjenesten brukeren trekker tilbake samtykke for, vil måtte gi samtykke for personinformasjonsutveksling på nytt hvis brukeren ønsker å benytte denne tjenesten igjen.

3 I den siste fanen Tjenester viser hvilke tjenester brukeren kan logge på via Feide for Elverumskolen, samt informasjon om du er logget på tjenestene. Det finnes mange Feidetjenester, men ikke alle er tilgjengelig for alle brukere.

4 1.2 Endring av personopplysninger Alle skal følge de samme reglene når personopplysninger må endres. Alle endringer skal utføres korrekt og konsekvent i de autoritative kildene, som så automatisk oppdaterer andre tilknyttede systemer. Alle som skal ha tilgang til å endre personopplysninger, må akseptere følgende: Endringer i personinformasjon meldes skriftlig (Elevkort) til skolens ledelse. Foresatte, skolens ledelse og skolens personale kan initiere endringer i personinformasjonen. Hvem som melder, tidspunkt for melding og hvem/hva endringen gjelder skal registreres og arkiveres til neste registrering/endring på elevkort. Ansvar for å gjøre endringer ligger hos skolens merkantilt ansatte og skolens rektor. Det skal gå maks 3 virkedager fra en endring er meldt til endringen trår i kraft. Ny informasjon skal enten komme fra foresatte, ansatte, lønns- og personalsystemet eller folkeregisteret. Endringene som gjøres skal være relevante for brukeren i forhold til skolen. Endringene som gjøres i personopplysninger spres videre til lokal LDAP-katalog for FEIDEpålogging. Og opplysninger om personale videreformidles til lønns- og personalsystemene.

5 1.3 Sletting av personopplysninger Sletting av personopplysninger skal skje i henhold til rutinene beskrevet nedenfor: Behov for sletting skal meldes skriftlig til skolens ledelse (Elevkort) Hvem som melder, tidspunkt for melding og hvem/hva slettingen gjelder skal registreres og arkiveres til neste registrering/endring på elevkort. Kun lærere, skolens ledelse og foresatte kan melde behov for sletting Kun Merkantilt ansatt kan gjennomføre slettingen. Personopplysninger skal slettes fra Skoleadministrativt system 365 dager etter at eleven har sluttet på skolen. Før slettingen kan utføres må personinformasjon som skal arkiveres være overført til arkivsystem. Det er i første rekke vitnemål, karakterprotokoller, tidsforbruk av spesialtimer og fravær.