Foresatte til Itslearning info, rutiner og regler

Transkript

1 Foresatte til Itslearning info, rutiner og regler Innledning Fra etter høstferien 2012 vil foresatte bli overført fra det skoleadministrative systemet (Extens) til det pedagogiske systemet Itslearning. Denne overføringen vil på mange måter ha likhetstrekk med overføringen som til nå har foregått for elever og ansatte på skolen. Det blir i første omgang opp til skolene om de ønsker å skrive ut brukernavn og passord fra Itslearning til de foresatte. En pålogging til disse kontoene med Min Id kommer høsten Når Min ID er klar, trenger skolen ikke å skrive ut passordene. Skolene som vil vente trenger ikke foreta seg noe som helst i denne sammenheng, bortsett fra å gjøre seg klar for at foresatte vil kunne logge seg på med Min Id fra høsten (Mer om tilrettelegging i dette dokumentet) På samme måte som for elever og ansatte vil det være fødselsnummeret, 11 siffer, som blir den entydige identifikatoren i overføringen. Det betyr at det blir lagt fødselsnummer også for foresatte i feltet «synkroniseringsnøkkel» i Itslearning. Slik er det også for elever og ansatte som synkroniseres over fra Extens. Det er kun brukerkontoer i Itslearning som har korrekt fødselsnummer utstedt av det offentlige Norge som vil kunne logge seg på med Min ID. Foresatte med fiktive fødselsnummer vil ikke kunne logge seg på noen tjenester med Min ID, heller ikke Itslearning. Imidlertid kan skolen velge å skrive ut eget brukernavn og passord til slike fra Itslearning om ønskelig. Hierarki De foresatte vil komme over til skolens hierarki. De vil legge seg i et eget hierarkipunkt for hver basisgruppe, f.eks. Foresatte 5A, Foresatte 7C osv. Dersom en foresatt har to barn i to ulike klasser vil den foresatte også bli medlem i to hierarki. Det samme gjelder dersom den foresatte har barn på ulike skoler. Det blir uansett bare en brukerkonto, men med tilpasset hierarki. Tilhørigheten i disse hierakiene vil, som for elever og lærere, oppdateres ved oppflytting til nytt skoleår. Skoler som selv har lagt inn foresatte manuelt i Itslearning Dere vil oppleve at de foresatte kommer inn til Itslearning med en ny ubrukt konto. Dermed vil noen skoler få dobbelt sett av brukerkontoer for de foresatte man selv har lagt inn. Da kan skolen selv bestemme om de vil fortsette å bruke disse ut skoleåret 2011/2012, eller om man synes det er mest hensiktsmessig å invitere inn de foresatte ved å gi dem kontoinformasjonen til den nyopprettede kontoen. Vi anbefaler at dere bruker de gamle kontoene ut skoleåret, rett og slett fordi det synes å være det enkleste for alle parter. Disse skolene må da bevisstgjøre sine ansatte om at det nå finnes dobbelt sett av foresatte, og hvilke hierarkier de nye og gamle ligger i. Dette for at man skal invitere inn korrekt versjon av den foresatte i et foreldrefag, sende melding til korrekt foresatt osv. Hvem blir overført? Man styrer dette fra det skoleadministrative system Extens.

2 I utgangspunktet vil foresatte som er H1 og H2 (uavhengig om de ligger i familie 1 eller familie 2 i Extens) bli satt til å bli overført til Itslearning. Skolen har muligheten til å overstyre dette i Extens. Slik håndterer man om de foresatte skal blir overført eller ikke: 1. Finn aktuell elev i elevregisteret i Extens. Stå med musen i hodet på eleven og høyreklikk. På hurtigmenyen som da dukker opp velger man "gå til personer" 2. Man vil da hoppe med eleven fra elevregisteret til personregisteret i Extens. Marker eleven på nytt i personregisteret, høyreklikk og velg på hurtigmenyen "funksjoner foresattrelasjon":

3 3. Da kommer man i et register som heter "foresattrelasjon". Den viser relasjonene til den aktuelle eleven. Om det er tomt (som regle første gangen du er inne der) trykk F11 og velg: 4. Slik vil et det da typisk se ut for en elev: Her ser man to rader. En for hver relasjon barnet har knyttet til seg. I feltet "Fam. Medlem" ser man navnet på den foresatte, og i feltet "Sambandstype" ser man om de er definert som hovedforesatt. 5. I feltet Webvisning styrer man overføringen til Itslearning. Trykk "F3 endre" for å sette en J for ja eller en N for nei. N hinder overføring til Itslearning i forbindelse med det aktuelle barnet. Brukeren slettes med andre ord ikke dersom han også har andre barn i bergensskolen, og det står webvisning=j i relasjonsraden på disse. Basert på disse innstillingene vil foresatte komme over til Itslearning med en slik kobling: Administrator i Itslearning kan se denne, men dette styres da i utgangspunktet i Extens som vist over. Dersom en av de foresatte kun er satt til samboer til den andre, altså ikke H1 eller H2, kan skolen på følgende måte sette denne samboeren til H2: 1. Finn den aktuelle eleven i elevregisteret 2. Stå i «hodet» og høyreklikk.

4 3. Velg «Gå til >Foresatte» 4. Foresatt vinduet åpner seg. Høyreklikk i hodet på foresatt vinduet og velg fra menyen, funksjoner >bytt foresatte. 5. Samboeren har nå blitt H2. Da har den foresatte fått rettigheten til å bli bruker i Itslearning, med relasjoner til det barnet dere tok utgangspunkt i. Hva møter foresatte når de logger seg på? Foresatte vil få skolens Dashboard som sin startside. Har kan skolen publisere innhold som man i publiseringsøyeblikket kan velge synliggjøre for foresatte. Her har skolen flere muligheter til å publisere innhold for både ansatte, elever og foresatte. I venstre meny ser man menyen til en forelder: "Bergen kommune" Bergen kommunes Dashboard, hvor skoleeier publiserer informasjon til skolene, lærere, elever og på sikt kanskje til foresatte også. «Apeltun skole» Aktuelle skoles Dashboard vil vise i menyen. "Mine barn". Her vil foresatte se sine barn. Dersom foresatte har flere barn, vil disse vise under hverandre. Dersom barna går på ulike skoler, vil foresatte få tilgang til alle disse skolenes Dashboard. Foreldredashbordet Når den foresatte klikker på sitt barns navn i venstre menyen, vil dashboardet for den aktuelle eleven vises. Dette kalles gjerne for «foreldre dashboardet». Her vil den foresatte, potensielt, kunne se informasjon som vedrører sitt barn. Kan se slik ut:

5 Denne ser omtrent slik ut i dag. Her kommer standardoppsettet til å bli revurdert i samarbeid med skolene i vår. Skolene kan foreløpig også justere hva som skal vises for foresatte på sin skole. Vi vil fjerne fravær, orden/atferd som standard bokser i foresatt dashboardet. Skolene kan selv legge disse og andre bokser til etter behov: Fagoversikt viser hvilke fag barnet er deltaker i. Det vil foresatte kunne klikke på ikon for framdriftsrapport og ikon for undervisningsplanlegger. Disse vil være klikkbare dersom det finnes innhold. Dvs. at eleven er tildelt aktiviteter/oppgaver/tester i faget. Fravær. (Fjernes som standard) Her vil foresatte kunne se fraværet på eleven som er ført i aktuell termin. Man kan også velge tidligere terminer i rullegardin. Dere skal bare ha denne synlig dersom skolen fører fravær gjennomført på hele skolen, og har gjort/skal gjøre dette gjennom hele skoleåret. Gjøremål som skal utføres. Viser oppgaver/tester som eleven er tildelt i et fag. Her kan da den foresatte se om det er noe eleven skal ha gjort, og når. Fullførte aktiviteter. Viser tilsvarende som punktet over, men da aktiviteter som er fullførte. Orden/Atferd (Fjernes som standard). Viser anmerkninger, både positive og negative, som er ført av lærer, og som er valgt av lærer å vise til foresatte. Bare vis denne boksen dersom skolen bruker orden/atferd konsekvent av alle lærere og har gjort /skal gjøre dette hele skoleåret. Hvordan kan lærere styre info til foresatte?

6 Det er lærere som administrerer sine fag i Itslearning. I slike fag, hvor elevene ligger inne som elever. Mye av det som blir synlig for foreldre finner man under «Status og oppfølging» i de ulike fag. Fravær Når lærer fører fravær skal ukene fullføres. I det øyeblikket uken er fullført, vil fraværet være synlig for elev og foreldre. Kontaktlærer kan endre på fraværet under «kontaktlærer fliken» etter at uken er fullført av «lærer».

7 Vurderingsoversikt Her kan lærer legge inn ulike vurderinger på sine elever, samt at automatiske vurderinger fra testverktøyet vil vises her. For foresatte vil en slik vurderingsoversikt vil vises under «fullførte aktiviteter» slik:

8 Orden/atferd Lærer kan, når han registrere om anmerkingen skal være synlig for foresatte, eller bare eleven (lærende)

9 Individuell utviklingsplan Til høsten vil individuell utviklingsplan være en del av foreldre dashbordet. Dette er et meget godt og kraftig verktøy for å lage utviklingsplaner til elevene og gir elevene mulighet til å egenvurdering. En oversikt over framdriften vil bli synlig for foresatte. Skolen må vurdere om denne boksen skal vises dersom ikke alle lærere bruker verktøyet. Det kan framstå som mangelfullt dersom foresatte bare ser IUP'er for enkelte kunnskapsmål eller i enkelte fag. Slik vil det se ut for en lærer: Under «oppsett» vil kontaklærer kunne sette tilganger for foresatte og elev: Sikkerhet og kjøreregler Med alle foresatte som brukere i Itslearning, stiller dette klare krav til Bergen kommune angående rutiner og regelverk for datasikkerhet. Personvernet står svært sterkt og Personvernloven er ofte en slags konflikt til Opplæringsloven. Lovverket er i liten grad tilpasset digitale tjenester av denne typen. Når vi setter ned kjøreregler for sikkerhet i Itslearning, gjør vi dette med bakgrunn i fortolkninger av publiserte skriv fra Datatilsynet, IKT senteret og Institutt for rettsinformatikk. Foresattes tilgangsnivå Foresatte vil komme over til Itslearning med medlemskap i egne foresatthiearki. Her vil de ha rollen "gjest" i hierarkiet. Det er ikke lov å endre denne rettigheten til noe annet enn gjest. Det er heller ikke lov å gi foresatte annen rolle i Itslearning som gir mer rettigheter enn "Foresatt" rollen som de har på siten. Unntaket er dersom foresatte trenger, seg i mellom, å samhandle i et fag. FAU

10 representanter er et eksempel på foresatte som kan ha et slikt behov. Da kan skolens administrator gi dem en Policy som heter "Foresatte filer". Den gir dem lagringsplass og tilgang til private filer. Dette gjør at de da kan laste opp filer til bruk i et slikt samarbeidsfag. Det er vanligvis ikke nødvendig å gi foresatte denne policyen dersom man vil samhandle skole/hjem i egne samarbeidsfag. Da inviterer lærer inn foresatte i et eget fag og dele informasjon med dem her. Dersom foresatte skal delta, kan dette gjøres på flere måter. Blant annet kan dere gi dem en "oppgave" i faget, hvor de kan levere inn en "besvarelse", opprette forum m.m. Det er også mulig å gi foresatte skriverettigheter til undermapper i faget, ved å redigere tilgangen til den aktuelle mappen. Da kan foresatte produsere innhold i mappen. Ansatte som også er foreldre Ansatte vil få foresatt tilgangen på samme konto som de bruker som ansatt. Disse vil kunne logge seg på Itslearning med sitt vanlige brukernavn og passord, og trenger ikke gå via Min ID. Disse brukerne vil få oppdatert sine hierarki med sine barns skoler, da med rollen "gjest" i hiearkiet på disse skolene. I en periode fra synkroniseringen av foreatte trer i kraft og framover, vil ansatte som også har barn i skolen, ikke få synkronisert sitt brukernavn fra Extens til Itslearning. Dette er en feil som Itslearning skal rette. Imidlertid omgår vi dette problemet med at alle ansatte fra nå av logger seg på Itslearning med såkalt "FEIDE" pålogging. FEIDE brukernavn og passord er som kjent det samme som de har på elevnettet og også har hatt på sin tradisjonelle Itslearning pålogging. Ansatte kan logge seg på Itslearning med FEIDE ved å skrive inn følgende adresse i adressefeltet i Itslearning: Når man logger seg på Itslearning med FEIDE, er man også automatisk pålogget andre FEIDEtjenester Bergen kommune har avtale på. Per i dag er dette følgende: NRK skole, TV2 skole, Creaza, Viten.no, Vokal, MatteMestern.no, Feide kundeportal, PAS og Itslearning. Fag/Prosjekter Foreldre skal ikke legges inn i fag hvor også elever er deltakere. Altså alle fag som brukes i pedagogisk sammenheng. Foresatte skal aldri kunne se andre elevers elevarbeid. I tillegg har foresatte til barn over 12 år begrenset innsynsrett til egne barns arbeid. Derfor kan ikke foresatte inviteres inn i fag som brukes til elever. Det anbefales derfor at dere lager egne foresatt fag, f.eks. «Foresatte kull 06» hvor foresatte legges inn i faget som gjester eller elever. Har kan da de aktuelle lærerne ha tilgang som lærer i faget, og kan således legge ut generell informasjon til foresatte. PS. Det skal ikke legges ut elevspesifikk informasjon som kan leses av andre foresatte enn til aktuelt barn.

11 Innhold som kan legges i slike fag er f.eks. Informasjon om tur til Eikedalen, dugnader, ukeplaner osv. osv. Man kan åpne for at foresatte kan kommunisere seg i mellom i f.eks. et forum i et slikt fag. Det betinger at ansvarlige lærere overvåker forumet og sletter evt. innlegg som kan være til skade for enkeltpersoner. Det er for eksempel ikke lov å diskutere enkeltelever/enkeltpersoner i et slikt forum. Dersom skaden skjer eller man opplever usikkerhet om det kan ha skjedd, bør dette meldes. Send en melding om mulige sikkerhetsavvik eller forslag til bedre sikkerhet, til sikkerhetsavvik@bergen.kommune.no Sensitiv informasjon Sensitiv informasjon er under alle omstendigheter ikke lov å registere i Itslearning. Personopplysningsloven definerer sensitive personopplysninger som opplysninger om: rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling helseforhold seksuelle forhold medlemskap i fagforeninger Men også annen informasjon kan være av slik art at det faller inn under kategorien «konfidensiell» Konfidensiell informasjon som ikke skal ligge i Itslearning IOP er og andre dokumenter som beskriver forhold rundt en elev som faller utenfor «normalen» skal aldri lagres i Itslearning. Faglige vurderinger er selvsagt lov å utføre i Itslearning, men ikke når eleven har så spesielle behov at det vil kunne være uheldig at slik informasjon kommer på avveie. En beskrivelse av at en elev har sosiale tilpasningsvansker, skal f.eks. lagres noe sted i Itslearning. Føring av anmerkinger og fravær Det skal det heller ikke skrives inn tekst i merknadsfeltet som kan skade eleven. Dette handler da spesielt om helseopplysninger: «Eleven er borte pga. asma», men også f.eks. «Eleven bedrev selvskading i timen». Slike opplysninger skal selvsagt heller ikke ligge andre steder i Itslearning, ei heller ikke i filer opplastet til Itslearning. Arbeidsplaner/Utviklingsplaner Arbeidsplaner og lignende som nivå differensierer elevene må kunne legges i Itslearning, men da KUN synlig for foresatte til barn i den aktuelle nivågruppen. De foresatte i den aktuelle gruppen skal

12 da ikke kunne se hvem som har tilgang til denne mappen i faget. Med andre ord skal foresatte ikke få informasjon om hvilke andre barn som tilhører dette nivået enn sitt eget. Dette betyr at man da ikke kan legge ut planene for alle nivåene åpent ut i et fag hvor flere foresatte er deltakere. En praktisk løsning på et slikt problem er, som sikkert mange praktiserer allerede, er å ikke identifisere enkeltelever mot noen av disse planene, men at elvene og foresatte selv vet hvilken plan som gjelder dem. Altså f.eks. plan grønn, plan blå osv. Ved vurdering av elevene, i oppgaver/tester/manuelle vuderinger og i verktøyet «individuelle utviklingsplaner» kan man selvsagt vurdere/planlegge ut fra elevens nivå. Så lenge disse ikke er på IOP nivå kan disse benyttes til dette. Da vil de ikke være delvis synlige/tilgjengelige for andre enn eleven og aktuelle foresatte. Bilder Det skal ikke publiseres bilder av elevene i Itslearning, synlig for flere foresatte, uten at det er innhentet samtykke fra foresatte. Samtykke hentes i dag fra foresatte gjennom det årlige utsendte «elevkortet». Skolen må da registerere hvem som ikke ønsker å få vist bilder av sitt barn, i feltet «Samtykket til bilde» i Extens på den aktuelle eleven. Lærerne må få utdelt oversikt over dem som har takket nei. Foresattes kommunikasjonsmuligheter I dag har vi satt disse sikkerhetsinnstillingene for foresatt profilen i Itslearning: De foresatte er kun synlige for ansatte på skolen. Dvs. at det kun er ansatte som kan sende meldinger til og invitere inn foresatte til fag/prosjekter. De foresatte kan kun kommunisere via meldingssystemet til ansatte på den skolen barnet/barna går på. De foresatte kan kun motta kommunikasjon fra ansatte ved aktuell skole.

13 Dette er altså foreløpig valgt innstilling. Dette vil bli forløpende vurdert etter hvert som kommunen opplever bruken og behov som oppstår. Tilganger Som beskrevet over, vil H1 og H2 få tilgang automatisk dersom dette er korrekt registrert i Extens. Dersom nye samboere (steforeldre) skal gis tilgang, krever dette samtykke fra begge foresatte. Tabellen under kan hjelpe til å gi en pekepinn for hvilke opplysninger som kan gis, eller gis tilgang til i våre fagsystemer Itslearning og Extens. Tabellen er generell og myntet på informasjon fra Extens. Men tanken bak vil til en viss grad gi føringer på bruken av Itslearning. Det er under ingen omstendigheter lov å endre på tilgangene en foresatt får automatisk. Unntaket er altså dersom dere skal gi FAU tilgang til å samhandle seg i mellom i et eget fag. Da kan man gi disse Policyen "Foresatt filer"