Budsjettering og kontroll av kostnader i investeringseiendom Klikk for å redigere tittelstil

Transkript

1 Budsjettering og kontroll av kostnader i investeringseiendom Klikk for å redigere tittelstil Jens Bjørlin

2 OBOS Basale AS Heleid datterselskap av OBOS Forvaltning og utvikling av næringseiendom Helhetlig ansvar for eiendomsinvesteringer 200 ansatte i Norge Utfakturerer cirka 2,5 mrd årlig i felleskostnader Komplette årsregnskap for over 250 selskaper 2

3 Kort om bakgrunn Sivilingeniør NTNU 2009 Master i eiendomsutvikling og forvaltning 2014 Teknisk eiendomsforvalter i OBOS Basale 3

4 Agenda Hvorfor budsjettere? Ulike budsjetter, ulikt formål Felleskostnader Vedlikeholdskostnader Utviklingskostnader Oppfølgning av budsjett Estimering av kostnader 4

5 Hvorfor budsjettere? Forutsigbarhet -for leietager/bruker -for eier Verktøy for å implementere en strategi Utgangspunktet for budsjetteringen er handlingsplanene pr eiendom Ett godt budsjett gir god oversikt over eiendommen 5

6 Hvorfor er det viktig med kontroll? Start Sjekkpunkt Slutt Korrekt informasjon til eiere, styre og ledelse Gi styringsinformasjon til forvalter Hvor er vi? Hvor skal vi? Få signaler tidlig Avdekke endrede forutsetninger 6

7 Budsjetter for investeringseiendom Porteføljebudsjett Selskapsbudsjett (vanlig at eiendommer er organisert som et selskap pr eiendom) Finansbudsjett Likviditetsbudsjett Eiendomsbudsjett Inntektsbudsjett Eierkostnadsbudsjett Felleskostnadsbudsjett Investeringsbudsjett 7

8 Tre budsjetter med ulikt utgangspunkt Felleskostnader (FK) Faktureres leietagere direkte Elektrisitet, fjernvarme, vaktmester, renhold, vakthold, etc. Vedlikeholdskostnader Kostnad for gårdeier Utskiftning av tekniske anlegg, bytte av tak, etc, Utviklingskostnader Kostnad for gårdeier Leietagertilpasninger 8

9 Budsjettering av felleskostnader Faste avtaler % Løpende drift 15 Vakthold 2 Brannvern/IK 4 Renhold 9 Andre tek. innst. 3 VVS 5 Ref. Karoline Lofstad, Basalerapporten 1. halvår 2014 Utendørs 4 TOTALT 42 % Faste avtaler = Faste poster i budsjett 9

10 Budsjett for felleskostnader: Ulike faktorer Faste avtaler gir god forutsigbarhet på mye av budsjettet Variasjoner i energibruk, samt strøm- og fjernvarmepriser gir stort utslag Er fjorårets energiforbruk en god indikator neste år? Hvilken usikkerhet ligger i det? Vurder endring i bruk, vedlikehold, ledighet, etc. 10

11 Hva kreves av kompetanse? Forståelse for felleskostnader, hva er med? Teknisk forståelse av byggets systemer. Kunne forstå servicerapporter og se mangler i disse. Kjenne til lovpålagte krav (brann, IK elektro, etc) 11

12 Hva er nødvendig grunnlag? Serviceavtaler Servicerapporter Energiforbruk fra tidligere år (EOS) Befaring på bygget Kunnskap om hva brukeren forventer. Leietagermøte? Kunnskap om ansvarsfordeling (datarom, egne fettutskillere, etc.) Hva er avtalt i leiekontraktene? Systemer som tar frem og bearbeider data raskt 12

13 Eksempel på FK budsjett Konto Tjeneste Kostnad 1610 Vaktmester Renovasjon * 1616 Kommunale avgifter * *beløpene er estimater Konto Tjeneste Kostnad 1640 Heis, fast avtale Uforutsett * 1645 Ventilasjon Elektrisk kraft * 1626 Fjernvarme * 1630 Vakthold Utrykninger * 1631 Brannvern/IK SD-anlegg Uforutsett * 1650 Utendørs Rekvisita * 1660 Kantineutstyr * Utbedring avvik Renhold

14 Oppfølgning av FK budsjettet Spørring (kvartalsvis, halvårlig?) Faktureringsplan på serviceavtaler Kontroll på prosjekter Aktiv energioppfølging (EOS) Justere akontobeløp om nødvendig 14

15 Til slutt om FK budsjettet Evaluer fjorårets budsjett, og ta forbedringene inn i årets budsjett. Post for post. 15

16 Budsjettering av vedlikeholdskostnader Kr/m2 som vanlig enhet Mye statistikk på leienivåer Mindre på vedlikeholdskostnader Ref.: Basalerapporten 2012, første halvår 16

17 17

18 Budsjett som verktøy 1. Strategi 5. Prognose 2. Budsjettering 4. Analyse og tiltak 3. Rapportering 18

19 Budsjett for vedlikehold: Ulike faktorer Forutsigbarhet i ulike prosjekt: Tekniske anlegg (SD-anlegg, belysning, ventilasjon, etc.) Vedlikehold på fasade Tak Prosjekter på fastpris eller estimater Omfanget av tilleggsarbeider 19

20 Systematisk undervurdering av kostnader Estimater lengst frem i tid, har mest usikkerhet Tilgangen til informasjon øker etter tid Usikkerheten synker, ettersom informasjon blir kjent Kostnadsestimat på 4 tidspunkt (Samset, 2008) 20

21 Informasjons dilemma før oppstart 21

22 Ulike metoder for estimering av vedlikeholdskostnader Ref.: Vanlige kalkylemetoder (Austeng & Hugsted, 1995) Anbud gir sikre tall i budsjettet Men er alt med? Hva er kan komme av tilleggsarbeider? 22

23 Riktig vedlikeholdsnivå Vedlikeholdsnivået tilpasses fra kommersielt og teknisk utgangspunkt Vil tiltaket øke leieinntektene eller unngå en reduksjon? Opprettholdelse av eiendommens verdi Gir ikke vedlikeholdet tilstrekkelig effekt skal tiltaket endres, utsettes eller fjernes Når skal vedlikeholdstiltak gjennomføres? I forbindelse med leietagertilpasning Ved større rehabilitering Ihht vedlikeholdsplan 23

24 Hva kreves av kompetanse/egenskaper? Evne til å se helhetlig vedlikehold. Både bygningsmessig, teknisk og kommersielt. Kjenne til forskrifter og lover (Plan og bygningsloven) Prosjektledelse 24

25 Hva er nødvendig grunnlag? Kjennskap til eiers strategi for eiendommen Tilstandsvurdering Behov for investeringer, rehabilitering og tilrettelegging for nye leietakere Servicerapporter 25

26 Oppfølgning av budsjettet for vedlikehold Prosjektoppfølging Byggemøter Dialog med prosjektleder Verktøy som gir raskt økonomisk oversikt Prosjektledelse (?) Rapportering (dette er mer for deg selv enn de du sender det til!) 26

27 Takk for meg Spørsmål? 27