DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 71/14 Saksbeh. Morten Ottesen Haldorhamn Jour.nr 13/13726 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato SAK 71/14: ASSS-RAPPORT OG NØKKELTALL Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Styret tar ASSS- rapporten til orientering. 2. Styret tar DEKF s nøkkeltall til orientering. Paul Røland Daglig leder Morten Ottesen Haldorhamn Økonomicontroller

2 Saksutredning Samarbeidet i ASSS- nettverket mellom de ti største kommunene ble etablert i Eiendomsforvaltning -nettverket ble etablert i Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø deltar. Hovedfokus for samarbeidet er på utvikling og analyse av styringsdata på aggregert nivå, og nettverket fungerer også som en arena for samhandling med KS bl.a. for å øve påvirkning i forkant av statlige reformer. Rapporten viser utvalgte tjenesteindikatorer for hver kommune. Under hver kommune beskrives profilen kort i forhold til gjennomsnitt i nettverket med hovedvekt på indikatorer hvor kommunen skiller seg fra gjennomsnittet. Videre gir KS fokus der store avvik fremkommer, etterfulgt av utfordringer som kommunene har besvart i forbindelse med utfordringsnotatet. ASSS står for Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner. DEKF har utviklet et nøkkeltallsystem som årlig blir ajourholdt. Dette blir det en gjennomgang av på møtet.

3

4 5.8 Eiendomsforvaltning Tjenesteområde Eiendomsforvaltning omfattes av følgende KOSTRA-funksjoner: 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen 130 Administrasjonslokaler 190 Interne serviceenheter: NB! Det forutsettes at alle utgifter for serviceenheten skal fordeles fullt ut på de funksjonene som betjenes av enheten. Art 290 og 790 skal ikke benyttes. Serviceenheten krediteres på art 690 Fordelte utgifter 221 Førskolelokaler og skyss 222 Skolelokaler 261 Institusjonslokaler 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg 386 Kommunale kulturbygg Produksjonsindeks eiendomsforvaltning Det er ikke utarbeidet produksjonsindeks for eiendomsforvaltning Beskrivelse av indikatorer for eiendomsforvaltning Utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold Normtall ble diskutert i nettverket i fjor, og kommunene benytter ulike nøkler for beregning av vedlikehold i budsjettene. Ny presisering i KOSTRA-veilederen om hva som betraktes som forvaltningskostnader ble mer i tråd med NS 3454 og har bidratt til bedre sammenlignbarhet av forvaltningsutgifter. Vedlikeholdskostnadene bør ses i sammenheng med registrert tilstandsvurdering av eiendommene og kommunene bør vurdere å lage oversikt over tilstand påbyggene, f.eks. hvert fjerde år, for å følge utviklingen. Utgifter til Forvaltning er fortsatt noe ulikt vurdert i kommunene og jobbes videre med. Energikostnader per kvm bygg Energikostnadene påvirkes både av kraftpris og energiforbruk og det er derfor viktig at begge deler vurderes når en skal sammenligne kommunene og se på utviklingen over tid i egen kommune. Fra 2012 ble det registrert energiforbruk per kvm formålsbygg. Det hersker noe usikkerhet omkring kvaliteten på forbrukstallene, og nettverket jobber med å sikre dette i forhold til representanter i egen kommune fra storbynettverket for energi Sykefravær og medarbeidertilfredshet Grunnlaget for beregning av sykefravær og medarbeidertilfredshet varierer mellom kommunene. Variasjonene vil være sterkt avhengig av organisering og valgt modell for utførelse av oppgavene: Kjøp av vaktmestertjenester, renholdstjenester osv. vil ha stor betydning for samlet sykefravær i den enkelte kommune For kommuner som kjøper denne tjenesten, vil naturlig nok ikke sykefraværet for de som utfører denne tjenesten inngå i kommunens sykefraværsstatistikk. Kvalitet og tilstandsgrader Tilstandsregistreringer ble tatt med i utfordringsnotatet og diskutert på nettverksmøte i mai Nettverket har jobbet med dette og de fleste kommuner kartlegger tilstand på bygningsmassen, om enn etter ulik metode og hyppighet, som en del av planarbeidet for eiendomsforvaltningen. Dette anses som et utviklingsområde i nettverket for å finne en god kvalitetsindikator. 77

5 5.8.3 Nøkkeltall for kommunen med kommentarer Tabell 27 Indikatorene i tjenesteprofilen Indikator Drammen Snitt ASSS Prioritering/behov Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger Produksjon Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Samlet energibruk i kommunal eiendomsforv., egne bygg, per m2 Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning i prosent av samlede investeringsutgifter Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Utdypende indikatorer Gjennomsnittlige brutto investeringsutgifter til formålsbygg per innbygger Lavest ASSS Høyest ASSS ,3 8,9 8,2 10,3 4,1 4,1 3,1 5, Korr brutto driftsutg eks avskr/kvm Korrigert brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Figur 44 Tjenesteprofil 78

6 Oppsummering (Særlige trekk ved kommune) - Energikostnadene per kvm i Drammen er fortsatt lav i forhold til gjennomsnitt i nettverket, og er oppnådd gjennom systematisk og målrettet innsats for energiøkonomisering og gode energileverandøravtaler. En tilsynelatende vesentlig økning i energiforbruket skyldes en feilrapportering til KOSTRA, som vil bli rettet i neste års rapport. - Drammen kommune ser ut til å ha et godt nivå på vedlikeholdet og mener det er brukbar sammenheng mellom ressursinnsats og kvalitet på bygningsmassen. - Kommende utfordringer vil være å tilpasse bygningsmassen til stadig raskere endringer i krav til tidsmessig kvalitet og funksjonalitet. Gjennomføringskraften i dette påvirkes av generelle økonomiske utfordringer i kommunen. Alt i alt, ser det ut til at Drammen eiendom gjør en god jobb med utvikling og ivaretakelse av bygningsmassen på en kostnadseffektiv måte Vurdering og tolkning av indikatorene i tjenesteprofilen I forhold til tidligere innmeldt oversikt over tilstandsgrader i kommunens formålsbygg, ser det ut til at Drammen har funnet et relativt bra nivå på drift- og vedlikeholdsutgiftene sine, i forhold til et akseptabelt vedlikeholdsnivå på bygningsmassen. Dette gjenspeiles også i kommunens satsing på vedlikehold. Energikostnadene per kvm er fortsatte lave i Drammen, men energiforbruk kan se ut til å være høyt. Med tanke på Drammens tiltak senere år for energieffektivisering, er det grunn til å spørre om beregningsgrunnlaget er feil og/eller ikke sammenlignbart med øvrige kommuner i nettverket når det gjelder energiforbruk. Eksempler på tiltak som iverksettes for å oppnå energieffektive løsninger er installasjon av passivhusvinduer, behovsstyrt ventilasjon, varme og lys, installasjon av mange nye varmepumper (Drammen fikk prisen som årets varmepumpekommune) samt at gamle bygg fases ut og erstattes av lavenergi og passivhusbygg. Samtlige av Drammens bygg er koblet til et SD-anlegg (Styrt /regulert og overvåket via et sentralt datasystem ). I tillegg er kraftprisen blitt redusert, ikke minst som en følge av kommunens gode avtaler med kraftleverandører. I følge kommunen, skyldes det tilsynelatende høye energiforbruket i 2013, en feilregistrering av energibruken på ett innleid bygg. Korrigeres for dette, vil forbruket bli 149 kwh/kvm (ikke 248 som rapportert i KOSTRA). Drammen melder selv om tilfredsstillende måloppnåelse også i 2013, der året var preget av god drift, stort fokus på boligsosialt arbeid og rekordhøyt investeringsnivå. HMS er det høyest prioriterte fokusområde i Drammens eiendomsforvaltning og det foregår kontinuerlig kontroll av risikoforhold knyttet til brann, elektro, legionella, luftkvalitet, inneklima og radon. I tillegg til løpende vedlikehold over driftsbudsjettet, gjennomføres en rekke rehabiliteringstiltak gjennom investeringer, som også representerer en form for vedlikehold, ettersom omfattende oppgraderinger trekker med seg utbedringer av vedlikeholdsetterslep. Investeringer er i stor grad knyttet til nybygg og rehabilitering av barnehager, omsorgsboliger/institusjoner og skole. Investeringer til oppgraderinger utgjør ca. 143 Mill kr, dvs. om lag 32 pst av totale investeringer i eiendom. Øvrige 68 pst er investeringer i nybygg. Drammen eiendom anser å ha tilfredsstillende rammebetingelser for eiendomsforvaltningen. Utfordringene vil ligge i å tilpasse bygningsmassen til stadig raskere endringer i krav til tidsmessig kvalitet og funksjonalitet. Gjennomføringskraften i dette påvirkes av generelle økonomiske utfordringer i kommunen. 79