Utviklingsplan Eiendom Fokusområder - Tjenesteområde Eiendom Asker kommune 2014/2015

Transkript

1 Utviklingsplan Eiendom Fokusområder - Tjenesteområde Eiendom Asker kommune 2014/ Utviklingsplan Eiendom 1

2 Mandatet > Ref FSK-sak 157/12 Utvikling av eiendomsfunksjonene Rådmannens redegjørelse om Ledelse, Organisering og Styring. > Mandat: > Utarbeide kriterier for evaluering av Eiendomsfunksjonen og legge frem sak til politisk behandling etter henholdsvis 2 og 4 år Utviklingsplan Eiendom 2

3 Kriterier for evaluering > Følgende hovedområder skal være grunnlag for evaluering av Tjenesteområdet Eiendom i perioden; > BMS Unikt målekart > Gjennomføring av Investeringsprosjekter > KOSTRA tall for Eiendom / Benchmarking offentlig og privat virksomhet Utviklingsplan Eiendom 3

4 Hovedfokusområder Hovedfokusområder i arbeidet med å utvikle Tjenesteområdet Eiendom i Asker kommune, vil være innenfor områdene; Ledelse: Strategisk Eiendomsutvikling Operativ /Enhetlig/Delt ledelse Kapasitet/kompetanse Organisering Organisasjonsmodell Intern organisasjon Prosjektmodellen Styring/ Økonomi Investeringer Kvalitet Effektivitet/Enhetlig/Samordnet Prosjektmodell Innovasjon Utviklingsplan Eiendom 4

5 Kommunikasjon/Rapportering Tilbake rapportering politisk ØEE Tertialvis - Investeringsprosjekter > 100 mill - Fokusområder Handlingsprogram og Kommuneplan - Måleindikatorer Unikt Målekart HP - Tjenesteanalyse med KOSTRA tall Internt - Investeringsprosjekter «Alle» - månedsvis - Tertialvis til alle ansatte i Tjenesteområde Eiendom om budsjett og fokusområder - Generell løpende oppfølging i Ledermøter Eiendom og i Stab Eksternt - Tertial, og årsrapporter Asker kommune - Utvalgte investerings,- og byggeprosjekter på Asker kommunes hjemmesider under rubrikken «Eiendom» Utviklingsplan Eiendom 5

6 Strategisk virkemiddel > Eiendom er et strategisk virkemiddel for at Asker kommune skal nå sine overordnede mål > Det skal legges til rette for at Asker kommunes tjenestetilbud til enhver tid kan leveres på en optimal måte i gode formålsbygg, boliger, sykehjem og administrasjonsbygg > Eiendom skal fungere som Byggherre for Asker kommune ved utbygging av nye bygge/investeringsprosjekter > Tjenesteområdet Eiendom s overordnede mål er å Forvalte, Drifte, Vedlikeholde og Utvikle den kapitalen som den totale eiendomsmassen utgjør på en slik måte, at verdiene sikres, at arealene utnyttes på en optimal måte, og at inneklima og miljø er i henhold til den vedtatte standarden i Asker kommune > For å nå de overordnede målene, er det viktig at Tjenesteområdet Eiendom har en tett og tverrsektoriell samhandling med de øvrige sektorene; Helse og Omsorg / Oppvekst / Kultur og Teknikk Utviklingsplan Eiendom 6

7 Næringspolitisk eiendomsutvikling > Tjenesteområdet Eiendom skal med utgangspunkt i Kommuneplanen bidra til ønsket utvikling av Asker kommunes tomtearealer og planlagt nærsenterutvikling > Tett kontakt med Næringsrådet og eksterne, private aktører i markedet, for nærings,- og boligutvikling Utviklingsplan Eiendom 7

8 Visjon / Verdier / Policy > Tjenesteområdet Eiendom legger til grunn for sitt arbeid de overordnede prinsippene i Asker kommune; > Visjon > Asker mulighetenes kommune! > Verdier > Åpenhet - troverdighet - gjensidig respekt > Policy > Asker kommune sentrale oppgave er å være samfunnsbygger og en attraktiv og konkurransedyktig tjenesteleverandør, forvalter og arbeidsgiver. Kommunens aktiviteter skal tilfredsstille gjeldende krav i lovverk samt politiske og administrative vedtak. Servicenivået og kvaliteten på tjenester og forvaltning, defineres til enhver tid i samråd med de som benytter seg av tilbudet/tjenesten Utviklingsplan Eiendom 8

9 Fokusområder Organisering, styring og gjennomføring av investeringsprosjekter Strategisk areal og områdeutvikling for bolig og næringsformål Styringsdokumenter, dokumentasjon og prosesser Politisk vedtak FSK/KST Eiendomsdirektør/Rådmann er bestiller Styringsgruppe Prosjektgruppe PA PL. Styringsdokument Gjennomgang av tilgjengelige tomtearealer med oversikt over reguleringsstatus og tidsangivelse på når tomten kan utnyttes/selges. Avklare formål Kommuneplanen ROS analyser Internkontroll Askerdialogen Handlingsprogrammet Virksomhetsplaner - Ledelsessystemet Eiendomsdrift FDVU FDVU Implementere/Oppdatere IT system. ENØK/Energi prosjekt. Effekt økonomi/forbruk Kompetansekartlegging og kompetanseplan hele org. Organisering Eiendom En Enhet 3 Virksomheter Støttefunksjoner i Stab; Utvikling, Økonomi, Jus og Områdeutvikling Utviklingsplan Eiendom 9

10 Økonomistyring / Inntektssikring Investeringsprosjekter > Prosjektoppfølging og rapportering administrativt pr måned (alle prosjekter) og til ØEE/FSK/KST tertialvis på prosjekter større enn 100 mill > Oppfølging av inntektspotensialet i prosjektene, med kontroll av søknadsfrister, formalia etc. (Husbank, Enova, Spillemidler, etc) > Dokumentasjon. Alle Styringsdokumenter, avtaler og rapporter skal lagres i ESA løpende Utviklingsplan Eiendom 10

11 Internkontroll system > En samlet modell for internkontroll skal gjennomføres rutinemessig, være basert på risikoanalyser, og være en del av den ordinære ledelses,- og virksomhetsstyringen; > Risikovurdering > Formalisering og dokumentasjon > Kontrollaktiviteter Utviklingsplan Eiendom 11

12 Ledelse > Ledelsesstruktur i tråd med vedtatt modell. Lederavtaler / VP / HP > Tydelig ledelsesstruktur for å sikre gjennomføringskraft, kvalitet og politisk forankring på de strategiske fokusområdene vedtatt i Kommuneplanen og HP > Eiendom skal rapportere tertialvis fra og med 2014 til ØEE som Eiendomsstyre. Første gang i juni > Eiendomsdirektøren sitter i Rådmannens ledergruppe > Det er påbegynt et arbeid med å tydeliggjøre den organisasjonsmessige styringsmodellen, der den daglige driften er organisert i 3 Virksomheter, direkte under Eiendomsdirektør. > Eiendomsdirektøren har en stab med rådgivere som skal ha som hovedoppgave å sikre at de overordnede målene i KP og HP nås, og at politiske saker blir levert i henhold til plan. Intern og ekstern info Utviklingsplan Eiendom 12

13 Organisering - Eiendom > Eiendom en Enhet, tre Virksomheter. > Opererer innenfor det kommunale plan og styringssystemet og årshjulsprosesser i forhold til Kommuneplanen Handlingsprogrammet, Temaplaner og rapporteringsrutiner > Ledelsessystemet er førende for styring og kontroll av Virksomhetene, prosesser og rutine arbeid Utviklingsplan Eiendom 13

14 Organisering Eiendom Eiendom Eiendomsdirektør Stab rådgivere Eiendomsdirektør Stab jurister Eiendomsdirektør Eiendomsdrift og forvaltning Virksomhetsleder Prosjekt og utbygging Virksomhetsleder Renhold og Praktisk bistand Virksomhetsleder Utviklingsplan Eiendom 14

15 Gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning. Unikt Målekart Eiendom HP 2014 UNIKT MÅLEKART - TJENESTEOMRÅDE EIENDOM - FOKUSOMRÅDE BRUKERE Fokusmål Sentrale utfordringer B-E.1. God kvalitet Måleindikator B-E.1.1. Andel avvik knyttet til lov/forskrift som lukkes i henhold til frist fastsatt av tilsynsmyndighet. Ønsket resultat Laveste aksepterte resultat Ikke godkjent resultat Resultat 2011 Resultat % % 0-79 % 87,81 % 88,42 % B-E.1.2. Andel avvik i prosent av totalt antall vedlikeholdstiltak i henhold til plan % % % 9,76 % 9,79 % B-E.2. Tydelig miljøfokus. B-E.1.3. Responstid på melding (retting/tilbakemelding om fremdrift) av feil og mangler. B-E.2.1. Andel prosjekter i % av totalt antall prosjekter hvor det foreligger miljøgjennomgang og evt miljøplan. 0-3 arbeidsdager 4-5 arbeidsdager > 6 arbeidsdager 22 arbeidsdager 8 arbeidsdager % % 0-69 % 100 % 84,38 % B-E.2.2. Opplevd tilfredshet med inneklima. 4, ,4 0-3,9 4,60 4,80 B-E.3. God brukermedvirkning. B-E.3.1. Opplevd god dialog mellom brukere og Eiendomsforvaltningen knyttet til drift og vedlikehold. B-E.3.2. Opplevd god brukermedvirkning i planleggingen av prosjekter. 4, ,4 0-3,9 4, ,4 0-3,9 Ny indikator fra 2013 Ny indikator fra 2013 Ny indikator fra 2013 Ny indikator fra 2013 B-E.4. Tilstrekkelig kapasitet og variasjon i kommunal boligmasse. B-E.4.1. Økning i antall kommunalt eide boliger til vanskeligstilte på boligmarkedet. > 6 stk. 4-5 stk. 0-3 stk. Ny indikator fra 2013 Ny indikator fra Utviklingsplan Eiendom 15

16 KOSTRA Splittingen på kommunale formålsbygg ble gjort i KOSTRA første gang for regnskapsåret I tillegg skilles det mellom eide og leide bygg. Tjenesteområdet eiendomsforvaltning i KOSTRA omfatter følgende bygg; Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen (F121) Administrasjonslokaler (F130) Førskolelokaler og skyss (F221) Skolelokaler (F222) Institusjonslokaler (F261) Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg (F381) Kommunale kulturbygg (F386) Utviklingsplan Eiendom 16

17 Styringsindikatorer Styringsindikator Asker Snitt i nettverk Lavest verdi i nettverk Høyest verdi i nettverk Prioritering Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter 10,7 9,2 7,0 12,6 Dekningsgrad Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger 4,4 4,2 3,5 5,0 Produktivitet Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA) Korrigert brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvm (BTA) Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA) Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA) Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA) Renholdskostnad per kvm (BTA) Sum FDV per kvm (BTA) Investering Snitt investeringsutgift per innbygger siste 4år Avskrivninger for kommunal eiendomsforvaltning per kvm eide bygg Kvalitet Energiforbruk per kvm (BTA) Brukertilfredhet - elever 3,0 3,0 2,7 3, Utviklingsplan Eiendom 17

18 Politiske interesseområder > Kommuneøkonomi > Tjenesteproduksjon > Arbeidsmiljø > Omdømmebygging > Miljø og klima > Tilgjengelighet / Universell utforming > Frivillighet > Kulturminnevern > Stedsutvikling / Lokalmiljø Utviklingsplan Eiendom 18