Tjenesteanalyse Eiendomsforvaltning 2015

Transkript

1 Tjenesteanalyse Eiendomsforvaltning Fakta om tjenesten Eiendomsforvaltningen er organisert som en av tre avdelinger i enheten Teknisk Drift og Eiendom, og ledes av avdelingsleder Eiendom. Avdelingens oppgaver består i hovedsak av renhold, vaktmestertjenesten med drift og vedlikehold, og øvrige oppgaver knyttet til administrasjon og forvaltning av de kommunale eiendommene. Til avdelingen ligger utleie og tildeling av ulike typer kommunale boliger (82 stk), samarbeid med tildelingskontoret, administrasjon av utleie og forvaltning av boliger tilhørende Quales stiftelse (55 stk), formidling av startlån og bostøtte fra Husbanken. I KOSTRA-rapporteringen har det de siste år vært noe varierende utslag på enkelte indikatorer knyttet til eiendomsforvaltningen. Det har vært undersøkt noe i forhold til årsakene på de enkelte år og funnet en del konsekvenser av feilføringer og individuelle forhold, men det har i liten grad blitt dokumentert. Derfor ønsker vi her å se nærmere på en del indikatorer knyttet til eiendomsforvaltning, og spesielt kommunale boliger. 2. KOSTRA-tall I det følgende ser vi på utvalgte indikatorer i arkene «4.1. Konsern Eiendomsforvaltning for utvalgte kommunale formålsbygg nivå 2» og «N1. Konsern Bolig nivå 2» og kommenterer avvik. Det sammenlignes med Gausdal, Nord-Aurdal, Oppland og Landet uten Oslo for Eiendomsforvaltning samlet, konsern: Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, konsern Dette er de totale netto driftsutgiftene per innbygger, dvs forvaltning, drift, vedlikehold, energi og renhold. Netto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per innbygger, konsern Dette er kostnader per innbygger knyttet til funksjon 121 «Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen», dvs eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og offentlige avgifter. Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter 8,4 8,4 6,6 8,3 8,5

2 Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger, konsern 6,5 5,9 4,8 5,3 4,9 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Kommentarer til indikatorene for eiendomsforvaltning samlet: Vi ser av indikatorene at vi ligger litt høyt på kostnader per innbygger, og relativt lavt på kostnader per kvadratmeter. Vi ligger for øvrig høyt på areal per innbygger og selv om vi ligger godt an på forvaltning pr kvadratmeter så har vi et større areal å forvalte per innbygger, og dermed høye kostnader per innbygger. Stort areal per innbygger tilsier at vi har en større bygningsmasse enn sammenlignbare kommuner. Dette kan for eksempel skyldes høyt tjenestenivå (f.eks mange sykehjemsplasser, full barnehagedekning), romslige lokaler og/eller lite arealeffektive lokaler. Vi ser av indikatorene at Nord-Aurdal skiller seg ut med lavt areal og lave kostnader per innbygger. Av detaljerte indikatorer på ulike formålsbygg så ligger Nord-Aurdal på ca halvparten av vårt skoleareal per elev. Det tyder på effektiv arealutnyttelse der, og tilsvarende lav arealutnyttelse hos oss. På institusjonsareal ligger Nord-Aurdal også på ca halvparten av oss på kvadratmeter per innbygger over 80 år, men de ligger bare 8% under på areal per beboer. Det tyder på at de har et vesentlig lavere tjenestenivå på institusjonsplasser enn oss. Kommentarer til indikatorer for de ulike typer kommunale formålsbygg: (indikatorer ikke vist) Administrasjonslokaler: Her ligger vi lavt på kostnader. Trolig fordi det aller meste av administrasjonslokalene er eid og driftet av AS Sentrumsbygg og ikke alle kostnader fremkommer i kommuneregnskapet. Det er også noe fremleie og refusjon av renhold og energikostnader som roter til tallene. Førskolelokaler: Her ligger vi veldig høyt på utgifter per innbygger og vi ligger også høyt på areal per innbygger 1-5 år. Vi ligger for øvrig «riktig» på areal per barn i barnehagen. Det skyldes at vi har full barnehagedekning, og høyere tjenestenivå enn snittet. (og ingen private barnehager) For øvrig ligger vi høyt på kostander per kvadratmeter. Det kan skyldes at vi har noen nye barnehager som belaster avskrivninger mer enn snittet, men også at vi har flere mindre barnehager som er dyrere å drifte enn færre store mhp energi, drift og renhold. Avviket er såpass stort at dette bør undersøkes nærmere. Skolelokaler: Vi ligger høyt på kostnader per innbygger men ganske likt Gausdal og Oppland på kostnader per kvadratmeter. Vi har som nevnt et stort areal skolebygg per elev og det vil generere kostnader. Institusjonslokaler: Her ligger vi på kostander per innbygger under Gausdal, men over Oppland og Landet, og langt over Nord-Aurdal. På kostnader per kvadratmeter ligger vi litt over Gausdal og Nord- Aurdal, men godt under Oppland og Landet. På areal per innbygger over 80 år og areal per beboer i institusjon ligger vi høyt. Det betyr at vi har relativt mange plasser og stort areal per plass, men at vi drifter arealet relativt rimelig.

3 Kommunale idrettsbygg: Her er det ført minimalt med kostnader. Det viser seg at det aller meste er ført på en funksjon som ikke lengre skal brukes på idrettsbygg. Må gjennomgås og forbedres til neste år. Kommunale kulturbygg: Her er det ikke ført driftsutgifter. Biblioteket og kinoen eies av AS Sentrumsbygg og fremkommer ikke i kommunens regnskap. Må ses nærmere på. Samlet vurdering KOSTRA-tall eiendomsforvaltning: Samlet så ser det ut til at eiendomsforvaltningen i Nordre Land drives rimelig likt med sammenligningskommunene og rimeligere enn Oppland per kvadratmeter. Imidlertid har vi en større eiendomsmasse per innbygger og ligger dermed relativt høyt på kostnader per innbygger. Dessverre så er det så vidt mange usikkerhetsmomenter og feilkilder i grunnlaget for både egen og andre kommuner at det er vanskelig å dra noen sikre konklusjoner på hvordan vi ligger an uten å gå dypere i regnskapene, eiendomsstrukturen og tjenestenivåene. For øvrig kan det være interessant å gjennomføre en nærmere gjennomgang med Nord-Aurdal som har et lavt areal og lave kostnader. Bolig: Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr, konsern Her ser vi at Nordre Land ligger med en betydelig netto kostnad, mens andre ligger med en netto inntekt. Imidlertid har vi avdekket noen feilføringer og engangseffekter hos oss: Vesentlige husleieinntekter er godskrevet institusjon i stedet for kommunalt disponerte boliger. Dette utgjør ca 200 kr/innbygger i manglende inntekt. Vaktmestere lønnet på funksjonen har jobbet på prosjekter det meste av året og refusjonen er godskrevet feil funksjon. Dette utgjør ca 140 kr/innbygger i for høye kostnader. Utflytting av LOS for ombygging i løpet av året har medført et inntektstap på husleie på drøyt kr samtidig som funksjonen har hatt kostnadene ved bygget. Det utgjør ca 105 kr/innbygger i redusert inntekt. Korrigerte netto driftsutgifter på bakgrunn av ovennevnte ville gi -66, altså en netto inntekt på 66 kr/innbygger. Vi ville da havne på linje med snittet i Oppland. Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere Vi ser her at vi har en grei dekning av kommunale boliger. Imidlertid opplever boligkontoret stigende etterspørsel etter både ordinære sentrumsnære utleieboliger, flyktningeboliger, omsorgsboliger, boliger til rus/psykiatri og boliger til brukere av tilrettelagte tjenester.

4 Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disponerte boliger I Nordre Land er en vesentlig andel av de disponible boligene eid av Quales stiftelse. Korrigerte brutto driftsutgifter ekskl. leie av privateide boliger per eid bolig, konsern Vi ligger veldig høyt på brutto driftsutgifter per eid bolig, og har avdekket noen forklaringsfaktorer til det: Vaktmestere lønnet på funksjonen med feilført refusjon som forklart under første indikator utgjør ca kr/eid bolig i for høye kostnader. Både strøm og bioenergi for hele Korsvold og helsehuset i Torpa er ført på kommunale boliger. Utgjør kr/eid bolig totalt, og her skulle en god andel vært ført på helsehuset og på lokaler til hjemmetjenesten og dagtilbudet i kjelleren. Det samme gjelder renhold og vaktmesterressurs ved Korsvold. Skulle vært mer fordelt. Utgjør totalt kr/eid bolig. Driftskostnadene ved LOS er ført her men de 12 ombygde omsorgsboligene er trukket ut i antall boliger ved rapportering Vi har altså hatt kostnadene men deler på et mindre antall boliger. Avskrivninger utgjør kr/eid bolig i Dette utgjør trolig en større andel enn snittet, særlig sett opp mot kostnaden i Oppland. Omsorgssentre som LOS og KOS er trolig dyrere å drifte enn ordinære omsorgsboliger grunnet store fellesarealer som skal renholdes, driftes og oppvarmes. I tillegg vil det dra opp bruttokostnaden ved at kommunen dekker energikostnaden og krever inn noe igjen over husleie. Vet for lite om omfanget av omsorgssentre er større i Nordre Land enn i sammenligningskommunene. Bruttoutgiftene vil også innebære kommunens kostnader ved driften av boligene i Quales stiftelse, bl.a. til vaktmester. Denne kostnaden dekkes inn ved fast overføring fra Quales, men den hensyntas ikke i brutto. Dette slår mer ut hos oss en andre, pga mindre andel eide boliger. Brutto driftsutgifter per kommunalt disponert bolig, konsern Vi ligger her på linje med andre, men her er det faktorer som trekker begge veier: Punktene for forrige vil også her korrigere ned utgiftene, om enn i mindre grad enn over ved at det her deles på disponerte boliger. (145 i stedet for 82). Det at en del av kostnadene ved Quales boliger tas i stiftelsen gjør at vi bør ligge litt lavt her sammenlignet med andre med vår høye andel eksterne boliger. Dette gjelder hovedsakelig kapitalkostnader i form av avskrivninger og renter.

5 Herav: Lønnsutgifter per eid kommunal bolig, konsern Her ligger vi veldig høyt, men også her vil noen av de ovennevnte faktorene forklare situasjonen: Feilført refusjon vaktmester reduserer dette med kr/eid bolig. Renhold og vaktmester på KOS utgjør kr/eid bolig. Egen vaktmester med ansvar for kommunale boliger utfører mye av vedlikehold, reparasjoner, oppussing og renovering av boligene. Det gjelder også Quales boliger. Dette medfører at vi får større lønnskostnader, men lavere kostnader til innleide tjenester. Effekten med Quales gjør at alle lønnskostnader vil fordeles på de 57% kommunalt eide boligene. Samlet vurdering av KOSTRA-tall for Bolig: Dette området var preget av flere feilføringer og mangelfulle fordelinger i regnskapet. I tillegg har vi i 2014 hatt ombyggingen av LOS som har resultert i manglende inntekter og opprettholdte kostnader som skal fordeles på et mindre antall boliger. Vår store andel boliger i Quales stiftelse gir også sammenligningsutfordringer, særlig på bruttokostnader. På bakgrunn av dette er det vanskelig å trekke noen konklusjoner på bakgrunn av sammenligninger. For øvrig har prosessen avdekket en del interne utfordringer i føring av kostnader, inntekter og fordeling som forbedres. Dette vil forhåpentligvis bidra til at fremtidige sammenligninger vil bli enklere. 3. Forklaring av ulikheter mellom Nordre Land og sammenligningskommunene Nordre Land har et større areal kommunale formålsbygg per innbygger enn sammenligningskommunene, og dette slår naturlig ut i større forvaltningskostnader. Vi har 10% høyere areal enn Gausdal, 35% høyere enn Nord-Aurdal og 23% høyere enn snittet i Oppland. På boligforvaltningen skiller Nordre Land seg ut med enn vesentlig større boligstiftelse enn de andre. 4. Innsparingspotensialet Vi har avdekket mange utfordrende faktorer for god sammenligning, blant annet ulikheter i areal, feilføringer på både inntekt og kostnadssiden, mulige forskjeller i tjenestenivå, administrasjonslokaler og kulturlokaler i eget AS, ulikheter i omfang av boligstiftelser og effekter av ombygging LOS. Vi har avdekket flest usikkerhetsmomenter i Nordre Lands grunnlag, men ser ikke bort i fra at det er elementer i KOSTRA-føringene i sammenligningskommunene også som svekker kvaliteten i sammenligningen. På bakgrunn av dette er det vanskelig å dra noen håndfaste konklusjoner. Vi har imidlertid avdekket forhold på vår side som gjør bildet vesentlig bedre enn førsteinntrykket av sammenligningen viser. Det utføres mye godt arbeid i eiendomsavdelingen og det er gode holdninger i forhold til kostnadsbruk og kostnadseffektive tjenester. Imidlertid må vi forbedre kvaliteten på føring av inntekter, kostnader, fordelinger og refusjoner. Dette vil gi mer sammenlignbare forhold til fremtidige KOSTRA-sammenligninger.

6 Sammenligningen har vist at Nord-Aurdal skiller seg ut med lavt areal og lave kostnader både på boligforvaltning og øvrig eiendomsforvaltning. Her bør Nordre Land undersøke forholdene nærmere og se om det er forhold her vi kan dra nytte av som er forenlig med vår eiendomsstruktur og tjenestenivå. 5. Konsekvens av skissert innsparing De skisserte forhold vil ikke gi noen budsjettmessig konsekvens i første omgang. Økt kvalitet i rapportering vil gi enklere sammenligning fremover. 6. Vedlegg Ingen.