i Lyngdal kommune Rådmann Norman Udland. Lederavtale med Lyngdal formannskap 2016 (1.halvår) Generelt Lederavtalen er et tillegg til arbeidsavtalen og er innenfor rammen av Hovedtariffavtalen (tidl. SGS nr. 1004) samt arbeidsavtalen mellom Lyngdal kommune og rådmann Norman Udland datert 2.7.2012. Lederavtalen regulerer spesielle forhold mellom formannskapet og rådmannen: ø Gjensidige forventninger ø Konkretiserte krav/forventninger ø Prosedyre for definering av resultatkrav/ forventninger og vurdering av resultat. ø Prosedyre for drøfting av manglende samsvar mellom krav og forventninger og resultat. ø Krav og forventninger til rådmannen Ansvar: For den samlede administrasjon og tjenesteproduksjon i kommunen er rådmannen: ø Øverste administrative og faglige leder (formelt ansvar). ø Leder og overordnet for alle ansatte (personalansvar) dersom ikke annet er bestemt. ø Ansvarlig for en effektiv organisasjon med et godt arbeidsmiljø (organisasjonsansvar). ø Ansvarlig for å få utført de arbeidsoppgaver kommunen har, slik det går frem av kommunenes Organisasjonsplan, vedtak og Styringsdokument (resultatansvar). ø Ansvarlig for en effektiv bruk og forvaltning av tildelte ressurser i forhold til budsjett og økonomireglement (økonomiansvar). ø Ansvarlig for en bruker- og serviceorientert utvikling av kommunens tjenester, der Lyngdal kommune fremstår som en organisasjon som effektivt følger opp henvendelser fra befolkning/brukere (serviceansvar). Forventninger til [ederadferd Formannskapet, som er rådmannens overordnede, forventer at rådmannen: ø Opptrer på en lojal måte i forhold til kommunen og de folkevalgte organ. ø Opptrer profesjonelt og faglig. ø Opptrer med respekt i forhold til folkevalgte og klarer å oppfatte og videreutvikle de vedtak og signaler som blir gitt.
ø Klarer å skape tillit innbyrdes i organisasjonen samtidig som nødvendige organisasjonsmessige utviklingstiltak blir iverksatt slik de fremkommer gjennom politiske vedtak og/eller budsjett. ø Har fokus på at innbyggene er våre brukere og at de folkevalgte er våre oppdragsgivere. ø Gir administrative og faglige kommentarer til saker innenfor administrasjonen sitt ansvarsområde. Krav og forventninger til formannskapet Rådmannens forventninger til formannskapet Rådmannen, som leder for kommunens samlede administrasjon og tjenesteproduksjon, forventer at formannskapet: ø Holder rådmannen orientert om viktige saker som er under utvikling, slik at han kan bidra aktivt til en sunn og god utvikling av kommunen. ø Er lojal i forhold til planer og vedtak fattet i folkevalgte organ. ø Arbeide for at de prinsipp og retningslinjer for samarbeid, åpen væremåte og felles målsetninger som er nedfelt i denne avtalen, også blir lagt til grunn i andre folkevalgte organ i kommunen og deres samarbeid med administrasjonen. ø Legger en tidsmessig arbeidsgiverpolitikk (jfr. KS arbeidsgiverpolitiske plattform) til grunn for utvikling av medarbeiderne. ø Legger til rette for en tidsmessig utvikling av tjenesteutviklingen innenfor gjeldende rammer og i forhold til innbyggerne i kommunen. Arbeidsgivers og rådmannens plikter Både myndigheter (sentralt og lokalt) og innbyggere stiller store krav til den måten Lyngdal kommune løser oppgavene og forvalter ressursene på. Derfor er det å være leder i Lyngdal kommune en krevende oppgave. Ut fra dette vil Lyngdal kommune stille krav til sine ledere og er samtidig innstilt på å bidra til at lederne har gode arbeidsvilkår og kan tilegne seg tilstrekkelig kompetanse. Hva lederne /kommunen kan forvente av rådmannen: ø Rådmannen personlig er nærmeste overordnede for ledere med direkte rapportering til rådmannen. ø Det er en vesentlig oppgave for rådmannen å være til disposisjon og aktiv støtte for sine ledere i gjennomføringen av deres arbeid som leder. ø Rådmannen skal være lojal ovenfor sine ledere. ø Dersom rådmannen ikke er fornøyd med en leders generelle måloppnåelse, oppførsel eller annet skal rådmannen først ta dette opp med vedkommende leder før han eventuelt går videre med saken. ø Lederne kan forvente at rådmannen vil snakke direkte med aktuelle ledere - ansikt til ansikt - og ikke om (til) andre. ø Lederne skal også kunne komme til rådmannen for å samtale eller søke råd om forhold som ikke bare direkte går på lederjobben. Til gjengjeld forventer rådmannen at: a. Lederne praktiserer den samme direkte form for tilbakemelding til rådmannen som rådmannen legger opp til i forhold til lederne.
b. Lederne aksepterer at rådmannen sin rolle er å gjøre vurderinger ut fra en total vurdering av situasjonen. c. Lederne aksepterer at rådmannen alene representerer og står ansvarlig for hele administrasjonen i forhold til de politiske styringsorgan. Dersom det er manglende samsvar mellom krav og forventninger til rådmannen og innfridde resultat skal følgende prosedyre benyttes: 1. Rådmannen blir gjort oppmerksom på formannskapets vurdering. 2. Rådmannen har anledning til å orientere om situasjonen. 3. Det blir avtalt en konkret plan for utvikling av området og forbedring. 4. Det iverksettes månedlige samtaler for oppfølging mellom ordfører og rådmannen. Dersom det gjennom månedlige samtaler i løpet av 12 måneder ikke har medført til at resultatene samsvarer med formannskapets forventninger og definerte målsettinger, iverksettes arbeid med retrettstilling og med avvikling av tilsettingsforholdet som rådmann. Rådmannen kan ikke stilles til ansvar for manglende måloppnåelse som objektivt sett ligger utenfor hans område for påvirkning Retrettstillíng - avtale om retrettstilling og fastsetting av lønn i retrettstilling skal ta utgangspunkt i rådmannens arbeidsavtale (åremålskontrakt). Årlige utv/'klingsmålfor rådmannen Rådmannen skal årlig få beskrevet prioriterte resultatmål fra formannskapet. Målene skal være tydelige og etterprøvbare og det kan gjøres nye prioriteringer for hvert år, eventuelt med innslag av oppfølging fra tidligere år. I månedsskiftet november/desember hvert år skal rådmannen ha en mål- og medarbeidersamtale" med formannskapet. Gjennom denne samtalen skal de gitte resultatmål vurderes og det blir fulgt opp med nye prioriteringer for kommende år. I tillegg skal rådmannen ha en "mål- og medarbeidersamtale" med formannskapet i juni. Her gis det anledning, for begge parter, å justere "kurs" i forhold til gjeldende avtale for dette året.
Resultatmålfor 2016: Medarbe/derperspektivet Handlingsplan heltidskultur 2015-2017. KS, Fagforbundet, Delta og Norsk Sykepleierforbund vil intensivere innsatsen for å oppnå en heltidskulturi kommunesektoren, og har undertegnet en revidert Heltidserklæring. For å støtte opp under det lokale arbeidet, forplikter partene seg til en forsterket innsats gjennom ialt 12 ulike aktiviteter. Lyngdal kommune deltok på oppstartskonferansen for denne satsningen med 2 ledere og 2 tillitsvalgte for å følge opp dette viktige arbeidet lokalt. Medarbeierundersøkelse. Det planlegges å gjennomføre medarbeierundersøkelse våren 2016 blant samtlige av kommunens ansatte. Undersøkelsen kjøres hvert 2. år, og dette blir den 5.undersøkelsen. Resultatene fra undersøkelsen følges opp ved at det utarbeides handlingsplaner på alle tjenesteenhetene med konkrete tiltak for forbedring av arbeidsmiløet. Lederutviklingsprosjekt i samarbeid med UiA. Tuftet på organsasjonskulturprosjektet som ble gjennomført i 2014, er det nå tatt initiativ til å utarbeide et lederutviklingsprogram i samarbeid med professor Morten Øgård ved UiA. Målsettingen er å gi lederne forståelse og verktøy for å kunne forbedre organisasjonskulturen i egen enhet i ønsket retning. På lik linje som med kartleggingsverkøyet, blir dette også et pilotprosjekt i nasjonal sammenheng. Det tas sikte på gjennomføre dette fra høsten 2016 innenfor en ramme på 10 studiepoeng. Dersom det blir en kommunesammenslåing av kommunene i «Lyngdal 3», tas det sikte på en felles Lederutvikling for alle tre kommunene, som et ledd i å bygge den nye kommunen. Økonomíperspektivet Årsmelding/regnskap 2015. Rådmannen tar sikte på å legge fram årsregnskap og årsmelding i kommunestyremøtet i mai. Dette er en måned tidligere enn det har vært vanlig tidligere. Nytt inntektssystem for kommunene. Kommunal og moderniseringsdepartementet har i desember 2015 lagt ut forslag til nytt inntektssystem til høring. Dette er en total gjennomgang av alle elemnter i kommunenes inntekter særlig sett i lys av kommunereformen. Blant annet presenteres: o Forslag til nye kostnadsnøkler for kommunene, inkludert en ny modell der det skilles mellom frivillige og ufrivillige smådriftsulemper o Forslag til endringer i de regionalpolitiske tilskuddene 0 En beskrivelse av skatteelementene i inntektssystemet For en minsteinntektskommune som Lyngdal blir det svært viktig å følge med i den sentrale behandlingen av denne saken. Som medlem i KS-rådmannsutvalg vil jeg delta i utarbeidelsen av en samlet høringsuttalelse på vegne av kommunene i Agder. Kommuneplan 2014-2020. Kommuneplanarbeidet er nå sluttført etter at innsigelsene fra overordnede myndigheter er blitt lukket. Både samfunnsdelen og arealdelen i kommunenplanen er gode Styringsdokument. Det er et håp om at kommuneplanen skal gi forusigbarhet, velst og utvikling for lyngdalssamfunnet i årene som kommer. Kommunal planstrategi. Plan og bygningsloven sier blant annet følgende i 10-1: «Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder
langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden» Rådmannen tar sikte på å fremme en politisk sak om kommunal planstrategi innen sommeren 2016. Rådmannen jobber også sammen med de andre rådmennene i Lister om å fremme en regional planstrategi, samt å gi innspill til planstrategien for Agder (Fylkeskommunen). Planarbeid/prosjekter o Reguleringsplan Holmsundet/Hogganstien. For å løse problemene med adkomst til havna, samt fremføre gang- og sykkelsti til Svennevik, er det igangsatt arbeid med regulering i dette området. Det er Multikonsult som har fått oppdraget med å utarbeide planforslaget i samarbeid med administrasjonen. o Barnehage. Det skal gjennomføres et byggeprosjekt med ombygging /utvidelse av barnehagene i Lyngtua og Nygård. Det tas sikte på å lyse ut arbeidene på anbud i løpet av våren 2016. o lnnobuíld-prosjektet er nå formelt avsluttet som EU-prosjekt. Det ble avholdt sluttkonferanse i Falun i desember, og i disse dager ferdigstilles en håndbok med erfaringer fra prosjektet. DIFI har redaksjonsansvaret for boken som utgis både på engelst, norsk og svensk. Når det gjelder selve byggeprosjektet på LBS, har det vært «kick-off» seminar med entreprenør, arkitekter og rådgivere sammen med kommunens administrasjon og ordfører. o Ny E-39 Vigeland - Lyngdal Vest. Man er godt i gang med planlegging av ca. 26 kilometer ny firefelts motorveg tilrettelagt for skiltet hastighet 110 km/t. Dette er en delstrekning av E39 mellom Kristiansand og Stavanger. Målet er i løpet av våren 2016 å avklare korridor for ny E39, gode kryss og tilførselsveger for Listerregionen. Ordfører og rådmann deltar i den sentrale koordineringsgruppen for E-39, mens plansjef deltar i det løpende arbeidet med å utarbeide kommunedelplan i regi av Statens Vegvesen. Det tas sikte på å legge fram kommunedelplanen til politisk behandling før sommeren 2016. Kommunestruktur. Kommunestyret behandlet sak om retningsvalg for kommunereformarbeidet i møte 18.6.2015. Et enstemmig kommunestyre vedtok å gå videre med «Lyngdal 4» som eneste prosjekt, sammen med Lindesnes, Audnedal og Hægebostad. Lyngdal har høsten 2015gjennomført en innbyggerundersøkelse i regi av Opinion. Resultatet av denne viste at Lyngdals innbyggere ønsker en kommunesammenslåing og at «Lyngdal 4» var det foretrukne alternativ. I etterkant har Lindesnes kommune gjennom folkeavstemning valgt å gå mot Mandal i sitt retningsvalg. Det arbeides nå videre med «Lyngdal 3>> alternativet på bakgrunn av fremforhandlet intensjonsavtale. Det er lagt opp en fremdriftsplan i «Lyngdal 3» prosjektet for å kunne sende en søknad om sammenslåing innen sommeren 2016.Rådmannen i Lyngdal leder den administrative delen av dette arbeidet. Rådmannen lager en politisk sak om dette i kommunestyrets juni-møte. Flyktninger/ asylsøkere Flyktningsituasjonen har høsten 2015vært tilspisset og nærmest kaotisk. Dette gjelder spesielt at antall nyankomne asylsøkere nærmest har eksplodert. En konsekvens har vært at det statlige mottaksapparatet som forvaltes av UDI har hatt store utfordringer med å skaffe nok mottaksplasser. Derfor er det opprettet en rekke akuttplasser hovedsakelig i privat regi og relativt tilfeldig plassert uti kommunene. Antall enslige mindreårige har økt betydelig i omfang
og IMDI har bedt kommunene bosette i overkant av 4400 personer i 2016 og antyder 7000 i 20l7.Det spesielle med denne gruppen er at de de krever et annet tilbud og oppfølging enn voksne. I desember 2015 har antall asylsøkere avtatt. Dette skyldes flere forhold hvor bl.a. strengere grensekontroll i alle land samt vinteren i nord kan spille inn. Antall flyktninger sør i Europa har ikke avtatt. Dette kan føre til en ny bølge med asylsøkere på når våren og sommeren kommer. Regjeringen og KS samt UDI oppfordret kommunene til å ta et krafttak vedr etablering av mottaksplasser for flyktninger og asylsøkere. Lyngdal kommune har bosatt 60 flytninger i 2015 og skal bosette 58 i 2016, hvorav 12 enslige mindreårige. Det jobbes med å etablere et døgnkontinuerlig tilbud til enslige mindrerige flyktninger i Kvås. Når det gjelder asylsøkere planlegges det å øke det totale antallet med 35 mindreårige på et nystartet mottak på Hausvik Maritime. Fra før er det til enhver tid ca 300 asylsøkere i ulike mottak i Lyngdal, hvorav ca 60 er mindreårige. Fra administrasjonens side arbeides det med å øke kapasiteten innen voksenopplærig og helsetjenester for å kunne gi et forsvarlig og kvalitativt tilbud til de som kommer. I tillegg økes innsatsen innen den ordrinære flyktningetjenesten innen integrering,kvalifisering og arbeid. Politikk/ Ledelse / styring o Politikeropplæring. Rådmannsutvalget i Lister vil våren 2016 tilby et kurs i styrearbeid for politikere som innehar styreverv i kommunale og interkommunale selskaper. Sammen med fylkesmannen og Vest-Agder fylkeskommune arbeides det også med å lage et fellesseminar innen plan- og byggesaksarbeid og forvaltningslov. o Strategikonferanse. For å gi nye politikere et godt innblikk i kommunens tjenesteproduksjon, samt styring, ledelse og organisering, vil rådmannen arrangere en Strategikonferanse 8.juni 2016. Målsettingen vil være å presentere resultater og analyser for de ulike tjenesteområdene både på økonomi, medarbeidere, tjenestekvalitet og samfunnsutvikling. Ut fra dette ønsker man å få en politisk dialog om prioriteringer for økonomiplanarbeidet høsten 2016. o Helhetlig styring. Rådmannen viderefører arbeidet med å lage et helhetlig virksomhetsstyringssystem for driften av Lyngdal kommune. Arbeidet tuftes på samarbeidsprosjektet «God kommunal styring» med UiA. Det tas sikte på å lage et helhetlig styringssystem med basis i Balansert målstyring og Gevinstrealisering. o Alle planer og rapporter som tertialrapporter, økonomiplan, årsmelding, med videre vil bli bygget omkring de sentrale fokusområdene i styringssystemet: I Økonomi I Tjenestekvalitet I Medarbeidere I Samfunn o Årsplanfor enhetene. Innen februar 2016 skal alle enhetene ha produsert sin første heltelige årsplan. Årsplanen skal beskrive hva enheten forplikter seg på å levere på de de ulike fokusområdene innenfor den budsjettrammen de har fått tildelt. o Håndbokfor Helhetlig styring. Våren 2016 vil det bli utarbeidet en håndbok som beskriver alle elementene i styringssystemet. Lederavtalen vedtatt av Lyngdal formannskap i møte 21.1.2016
Lyngdal, 21.1.2016 Lyngdal formannsskap 'v 4,54». l l ÉL«\.«\ ll: / :3 _,\. ; r/7 l,. Jan Kristensen Ordfører r" Norman Udland Rådmann C4,