Anbefalinger m eierskap, ledelse g kntrll av kmmunalt/fylkeskmmunalt eide selskaper g fretak 1
Frrd Det har vært en jevn økning i antall selskaper i kmmune-nrge g tall fra fretaksregisteret bekrefter at denne trenden frtsetter. Når kmmuner i økende grad benytter utskilling av virksmhet i selvstendige rettssubjekter g fretak innebærer det at den plitiske styringslinjen endrer karakter. Den tradisjnelle frvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. Et aktivt eierskap er grunnleggende fr en best mulig lkalplitisk frvaltning av de samlede verdier g har direkte knsekvenser fr selskapene, deres dispneringer g deres markedspsisjn. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter verfr mverden g styrke kmmunens/fylkeskmmunens mdømme. Fr private g statlige børsnterte selskaper har man allerede utgitt nrmregler fr eierstyring g selskapsledelse fr å klargjøre rlledeling utver det sm er lvregulert i selskapslvgivningen. Her bruker man anbefalinger sm en rettesnr g hvr budskapet er cmply r explain gjør sm anbefalingene sier eller begrunn hvrfr man i det enkelte tilfelle ikke kan følge anbefalingene. Bruk av anbefalinger er en måte å sikre både interesse g kmpetanse sm grunnlag fr eierstyring av selskapene sm kmmunesektren kan lære mye av. Vi har derfr utarbeidet 19 anbefalinger tilpasset kmmunal sektr. Frdelen med slike nrmregler er at de kan uttrykkes lettfattelig g være mer praktisk vinklet samtidig sm det kan tas høyde fr individuelle vurderinger i større grad enn en lvregulering kan ivareta. Dette er ikke minst nødvendig med tanke på den varierte selskapsprteføljen sm ligger i kmmunal sektr. Anbefalingene sm er gitt vil bli jevnlig revidert g utvidet ettersm det er behv fr det. De dekker i utgangspunktet mråder sm ligger i en gråsne mellm lvregulering g etablert praksis, eller hvr hver enkelt eier må nedsette nen prinsipper g etablere samhandlingsmønstre fr å frankre nødvendig eierstyring fr kmmunens samlede eierskap. Gjennm tidligere KS Eierfrum har man i str grad lykkes å sette temaet på dagsrden. KS ser at det frtsatt er strt kmpetansebehv i kmmuner g fylkeskmmuner når det gjelder styring g kntrll av virksmhet sm er skilt ut i selvstendige rettssubjekter. Derfr er tema nå satt inn i rdinære planer fr aktiviteter under medlemskntingenten, g KS vil i 2011 sette eierskap høyt på dagsrden i sin virksmhetsplan. I tillegg vil eierskap nå bli en del av flkevalgtprgrammet. Lykke til med eierskapsdebatten! 2
Innhldsfrtegnelse Frrd... 2 Kap 1. Innledning Kmmunalt eide selskap g fretak... 4 Kap 2. Anbefalinger m eierstyring, ledelse g kntrll... 5 Nr 1 Obligatrisk infrmasjn til flkevalgte... 5 Nr 2 Eierskapsmeldinger... 6 Nr 3 Selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter... 6 Nr 4 Valg av selskapsfrm... 7 Nr 5 Skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet... 7 Nr 6 Tilsyn g kntrll... 8 Nr 7 Sammensetning g funksjn til eierrgan... 9 Nr 8 Eiermøter... 10 Nr 9 Eiers krav til prfesjnelle styrer... 10 Nr 10 Valgkmité fr styreutnevnelse... 11 Nr 11 Vurdering av styrenes kmpetanse... 12 Nr 12 Styrer i knsern... 12 Nr 13 Vararepresentanter... 12 Nr 14 Habilitet g plitisk representasjn... 13 Nr 15 Kjønnsrepresentasjn... 13 Nr 16 Gdtgjøring g registrering av styreverv... 14 Nr 17 Medlemsskap i arbeidsgiverrganisasjn... 14 Nr 18 Å lage etiske retningslinjer... 15 Nr. 19 Administrasjnssjefens rlle.... 15 3
Kap 1. Innledning Kmmunalt eide selskap g fretak Kmmuner g fylkeskmmuner har str frihet til å rganisere tjenestene slik de ønsker, enten sm del av kmmunen, eller gjennm å etablere selvstendige rettssubjekter. Selskapsfrmer g alternative rganisasjnsfrmer Kmmuner g fylkeskmmuner har flere muligheter fr å rganisere virksmhet på andre måter enn gjennm en tradisjnell «etat». Nedenfr følger en versikt av de ulike alternativene. Nen er selskaper, andre ikke. Temaet videre i disse anbefalingene er i hvedsak styring av selskaper. 1. Et aksjeselskap kan eies av en kmmune eller fylkeskmmune alene eller sammen med andre kmmuner g fylkeskmmuner, staten eller private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset øknmisk ansvar fr selskapets øknmiske frpliktelser. Selskapets eierrgan er generalfrsamlingen. Det er lv m aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr. 44 sm regulerer denne selskapsfrmen. 2. Et interkmmunalt selskap (IKS) etter lv m interkmmunale selskaper kan derimt bare eies av kmmuner, fylkeskmmuner eller andre interkmmunale selskaper. Eierne har samlet sett et ubegrenset ansvar fr selskapets frpliktelser. Selskapets øverste eierrgan er representantskapet. Det er lv m interkmmunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6 sm regulerer denne selskapsfrmen. Felles fr IKS g AS er at eierstyring må skje i bestemte frmer, typisk ved beslutninger i eierrganet - generalfrsamling/representantskap. Dette innebærer at kmmunestyret kan gi instruks til kmmunens representanter i eierrganet m hvrdan kmmunens eierinteresser skal utøves. 3. Kmmunalt/fylkeskmmunalt fretak (KF) etter kmmunelven kap 11. Kmmunen/fylkeskmmunen kan gi virksmheten en ne mer selvstendig stilling enn en tradisjnell etat har ved å etablere et styre etter kmmunelvens kapittel 11 sm et kmmunalt/fylkeskmmunalt fretak. Fretaket er ikke en egen juridisk persn, men del av kmmunen/fylkeskmmunen sm rettssubjekt g det er kmmunen sm er part i avtaler sm inngås. Kmmunen er frtsatt arbeidsgiver, i mtsetning til det sm gjelder ved utskilling i eget selskap. Styret i et KF er direkte underlagt kmmunestyret. Daglig leder står i linje under styret sm igjen er underlagt kmmunestyret. Administrasjnssjefen har ikke instruksjns- eller mgjøringsmyndighet verfr fretakets daglige leder 1. 4. Interkmmunale samarbeid/ styre etter kmmunelvens 27. Kmmunene står fritt til å samarbeide på ulike mråder uten at beslutningsmyndighet er verdratt til et eget styre. Der det verføres beslutningsmyndighet til et eget styre, er imidlertid utgangspunktet at styret må etableres etter kmmunelvens 27, m ikke en annen lvregulert mdell er brukt. Avhengig av hvr mye myndighet sm verføres til styret, er enkelte av disse virksmhetene å regne sm selvstendige rettssubjekter, men ikke alle. 1 Det er et unntak fra hvedregelen m at administrasjnssjefen ikke har instruksjnsmyndighet verfr daglig leder. Etter kl 72 nr 1 kan administrasjnssjefen instruere daglig leder m at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kmmunestyret har behandlet saken. 4
5. Stiftelser. Kmmuner g fylkeskmmuner kan gså pprette stiftelser. Stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Sm stifter av en stiftelse kan kmmunen verken utøve styring ver stiftelsens virksmhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens verskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse pp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig rganisasjnsfrm der det er ønske m å gjøre virksmheten helt uavhengig av kmmunen. Det er lv m stiftelser (stiftelseslven) av 15. juni 2001 nr. 59 sm regulerer denne rganisasjnsfrmen. 6. Samvirkefretak Kmmuner kan gså delta i samvirkefretak. Et samvirkefretak er ikke et selskap. Samvirkefretak har medlemmer men ikke eiere, g styres av de sm handler med fretaket g sm dermed har direkte nytte av den virksmhet sm drives. Samvirkefretak har ikke fritt msettelige eierandeler g kan følgelig ikke kjøpes pp. På årsmøtet samvirkets øverste rgan fattes beslutninger sm hvedregel ut fra prinsippet m ett medlem, én stemme. Det er lv m samvirkefretak (samvirkelva) av 29. juni 2007 nr. 81 sm regulerer denne rganisasjnsfrmen. 7. Andre typer eierfrhld g samarbeid Kmmunelven gir anledning til å danne vertskmmuner g samkmmuner etter kap. 5A g 5B. Disse mdellene er utviklet fr samarbeid mellm kmmunene på mråder av frvaltningsmessig karakter, g reiser andre spørsmål enn de sm er sentrale fr selskaper g fretak. Disse rganisasjnsfrmene behandles derfr ikke videre her. Merk: I teksten brukes kmmuner m både fylkeskmmuner g kmmuner. Kap 2. Anbefalinger m eierstyring, selskapsledelse g kntrll Nr. 1 Obligatrisk pplæring av g infrmasjn til flkevalgte - Kmmuner bør sm en del av flkevalgtpplæringen gjennmføre bligatriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første pplæringen bør gjennmføres i løpet av de første 6 månedene av valgperiden. Det anbefales at kmmunestyret får en versikt ver status fr selskapene. Det er viktig at kmmunene sm eiere får kunnskap g innsikt m mfanget av selskapsrganisering g de styringsmuligheter man har fr de selskaper kmmunen/fylkeskmmunen har eierandeler i. Det er viktig at de flkevalgte får innsikt i ulike rller man har sm flkevalgt g styremedlem g representantskapsmedlem. De flkevalgte må ha en bevissthet m rller, styringslinjer g ansvarsfrdeling. Det anbefales at kmmunestyret gis ytterligere tid til kmpetanseutvikling sm ledd i å styrke det kmmunale eierskapet gjennm bligatriske kurs eller eierskapsseminarer fr samtlige flkevalgte i løpet av de første 6 månedene g etter 2 år. 5
Nr. 2 Utarbeidelse av eiermeldinger - Kmmuner anbefales å freta en gjennmgang av virksmhet sm er rganisert sm selvstendige rettssubjekter eller interkmmunale rganer, ved å lage en eiermelding. Eiermeldingen bør gjennmgås g revideres hvert år i kmmunestyret. Eiermeldingen skal gjennmgå strategier g frmål fr det enkelte selskap. En eiermelding er et verrdnet plitisk styringsinstrument fr virksmhet sm er lagt til et eget rettssubjekt, eller et eget styre etter kmmunelven 27. En eiermelding bør sm minimum ha tre hvedpunkter; 1. Oversikt ver kmmunens virksmhet sm er lagt i selskaper g g interkmmunale samarbeidstiltak 2. Prinsipper fr eierstyring 3. Frmålsdiskusjn g selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene. Kmmunestyrene kan gjennm eiermeldingen bidra til samhandling g kmmunikasjn mellm eier g selskapet En eiermelding kan danne grunnlag fr nødvendige styringssignaler til selskapene g tydeliggjøre kmmunens ansvar. Den vil bidra til en versikt ver kmmunens samlede virksmhet, g gi de flkevalgte en mulighet til å sette seg inn i styringsmulighetene sm ligger i de ulike selskapsfrmene. Dette vil gså bidra til mer åpenhet m kmmunens samlede virksmhet. En eiermelding kan gså innehlde et eget punkt m selskapenes samfunnsansvar, f eks plitiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk sv. Det kan gså utarbeides en interkmmunal eiermelding hvis kmmunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kmmuner. En interkmmunal eiermelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. Nr 3 Utarbeidelse g revidering av selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksmhet skal tydelig fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Innenfr rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål g strategier. Eierne skal ha et bevisst frhld til en eventuell frventet avkastning. Fr selskaper sm pererer innenfr et marked skal prinsippene fr utbytteplitikk klargjøres g deretter fremmes fr eierrganet. Langsiktighet g samfunnsansvar bør legges til grunn fr det kmmunale/fylkeskmmunale eierskap. Frmålet i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellmrm, fr å se m det er behv fr endringer. En grunnleggende frutsetning fr en strategisk drift av selskapene er en klar g presis eierstrategi fr selskapene hvr eiers frventninger til selskapet frmuleres. Dette vil gså være en frutsetning fr den etterfølgende selskapskntrll, se punkt 6. Det er anbefalt at eier klargjør sine frventninger til styret g selskapet gjennm eierstrategien. I eierstrategien bør det gså klargjøres frventninger knyttet til type avkastning, enten det er i finansiell frstand eller på annen måte. Dette vil avhenge av type selskap g kbles pp mt frmålet med selskapet. Fr selskaper hvr det er begrenset ansvar er det lvfestet krav til frsvarlig egenkapital. Det er eiernes ansvar å sørge fr at selskapet har frsvarlig selskapskapital g styret har en handleplikt dersm egenkapitalen blir fr lav. Styret skal i henhld til aksjelven freslå utbytte innenfr de begrensninger aksjelven setter fr adgangen til å utdele utbytte. Det er derfr viktig at eierne har en utbytteplitikk sm gjør at selskapets frmål kan realiseres. Selskapet bør ikke akkumulere høyere egenkapital enn hva sm er nødvendig på frretningsmessig grunnlag g fr å ppnå eiernes mål med selskapet. 6
Etter aksjelven g IKS-lven skal selskapets frmål fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Et generelt definert frmål gir str adgang til endringer i virksmheten. Kmmunene sm eiere må være bevisste på behvet fr selskapets handlingsrm. Nr 4 Vurderinger g valg av selskapsfrm - Det er eiers ansvar å sikre en selskapsfrm sm er tilpasset selskapets frmål, eierstyringsbehv, markedsfrhld g knkurranseregelverket, herunder regelverket m ffentlig støtte. Skal selskapet ta risik g perere i et marked bør det etableres et aksjeselskap. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi fr flere kmmuner kan interkmmunale selskap være en hensiktsmessig frm. Der en enkeltkmmune skal drive en virksmhet i egenregi, kan kmmunalt fretak (KF) være en hensiktsmessig frm. Stiftelser bør ikke brukes fr virksmhet sm krever eierstyring. Ved utskilling av virksmhet i selvstendige rettssubjekter vil knkurranseregelverket sm Nrge er bundet av gjennm EØS-avtalen legge føringer fr valg av selskapsfrm g drift. Selskapsfrmen er gså viktig i frhld til mulighet g ønske m plitisk styring g kntrll, g hvrvidt selskapet skal ta risik g perere i et marked. Der virksmheten skal drive en øknmiske virksmhet pptre sm er markedsaktør bør aksjeselskapsfrmen velges. Dersm selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både kmmunale g fylkeskmmunale fretak g interkmmunale selskap (IKS) være hensiktsmessige selskapsfrmer, avhengig av m det er flere kmmuner sm sammen skal etablere en virksmhet i egenregi, eller m det er en enkelt kmmune. Nr. 5 Fysisk skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet Selskaper sm pererer med knkurransevirksmhet i tillegg til mnplvirksmhet, bør sm hvedregel skille ut den markedsrettede delen av virksmheten fr å unngå rlleblanding g kryss-subsidiering. Organiseringen av knkurranseutsatt virksmhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, persnalmessig g fysisk atskilt fra mnplvirksmheten. Det må sm et minimum føres separate regnskap, med krrekt allkering av inntekter g utgifter i regnskapet, fr å unngå kryssubsidering mellm den skjermede g den knkurranseutsatte delen av virksmheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersm man skiller den knkurranseutsatte delen ut i et aksjeselskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulvlig ffentlig støtte, kryssubsidiering g annen misbruk av markedsmakt, men vil kunne gjøre virksmheten mer transparent g dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. Mange ffentlige selskaper er tildelt ppgaver i egenregi eller har enerett til å utføre visse ppgaver g har derfr mnpl på nen tjenester samtidig sm de knkurrerer på andre tjenester. Eksempler på dette finnes blant annet i vann- g renvasjnssektren. Slike selskaper er pliktig å føre eget selvkstregnskap fr den skjermede delen av virksmheten. I utgangspunktet vil etterlevelse av selvkstprinsippet vanskeliggjøre vanskeliggjøre 7
kryssubsidiering g underprising av den del av virksmheten sm knkurrerer med private. Likevel anbefaler vi et funksjnelt skille fr å unngå mistanke m brudd på disse reglene. Nr 6 Tilsyn g kntrll Kmmunestyret har både et tilsyns g kntrllansvar fr å sikre at kmmunen når sine mål, at regelverket etterleves g at etiske hensyn ivaretas. Kntrllen utføres blant annet gjennm regnskapsrevisjn, frvaltningsrevisjn g selskapskntrll. Kntrllansvaret gjelder gså når virksmheten er skilt ut i egne selskaper. Kntrllutvalget skal på kmmunestyrets vegne påse at det føres kntrll med kmmunens eierinteresser i selskaper. Kntrllutvalget har derfr en viktig rlle i kmmunens kntrll med selskapene. Det er viktig at kntrllutvalget sikres gde nk rammebetingelser slik at de har mulighet til å utøve sin funksjn på en gd måte. Kntrllutvalget skal minst én gang i valgperiden utarbeide en plan fr gjennmføring av selskapskntrll sm skal vedtas av kmmunestyret. Det anbefales at planen angir hvilke eierinteresser g selskaper sm vil kunne være aktuelle fr kntrll, g i hvilken grad det er aktuelt å gjennmføre frvaltningsrevisjn. Med utgangspunkt i planen skal kntrllutvalget avgi rapprt til kmmunestyret m gjennmførte kntrller samt resultatene av disse. Det anbefales at kmmunestyret innenfr rammen av kmmunelvens bestemmelser fastsetter regler fr selskapskntrllen, herunder hvilke dkumenter sm uppfrdret skal sendes kntrllutvalget med angivelse av hvem denne plikten påhviler. De kmmunale fretakene er en del av kmmunen sm juridisk persn g faller inn under kntrllutvalgets generelle ansvar fr å påse at kmmunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, g at det utføres frvaltningsrevisjn av den kmmunale virksmheten i samsvar med kmmunelvens bestemmelser. Det anbefales at de kmmunale fretakene blir viet ppmerksmhet når plan fr frvaltningsrevisjn av kmmunens virksmhet utarbeides g vedtas av kmmunestyret. I nte til årsregnskapet skal kmmunen pplyse m hvrdan den samlede virksmheten i kmmunen er rganisert, med bl.a. pplysninger m kmmunen har pprettet kmmunale fretak, er deltaker i interkmmunalt samarbeid eller deltakere i interkmmunale selskaper eller har eierinteresser i aksjeselskaper. Dette bør ligge lett tilgjengelig fr de flkevalgte g innbyggerne. Vi anbefaler: - Administrasjnssjefen bør sørge fr at de flkevalgte g innbyggerne lett kan finne infrmasjn med versikt ver selskapene kmmunen har eierinteresser i. Listen bør gså vise kmmunale fretak i kmmunen, 27-samarbeid, vertskmmunesamarbeid, samkmmuner g stiftelser sm kmmunen har vært med på å stifte. Fr at kntrllutvalget skal kunne ivareta sine tilsyns- g kntrllppgaver i frhld til selskaper, gir kmmunelven 80 kntrllutvalget en vidtgående rett til pplysninger g innsyn i selskaper sm kmmunen i sin helhet eier alene eller sammen med andre kmmuner eller fylkeskmmuner. I kmmuner med flere eiere bør eierne krdinere sin kntrllvirksmhet, slik at ikke mange eiere iverksetter kntrlltiltak uten å krdinere dette med de andre. Det bør derfr være en dialg mellm eierkmmunene m hvrdan en skal drive selskapskntrllen med selskaper der flere kmmuner er eiere. 8
Vi anbefaler: - Fr å legge til rette fr gd eierskapskntrll anbefales det å legge til rette fr felles eiermeldinger fra selskapet. - Kmmunene sm eiere bør avtale hvrledes selskapskntrllen best kan samrdnes mellm eierkmmunene. - Sm rientering til kmmunene g deres kntrllutvalg, bør selskaper med flere kmmuner sm eiere, pplyse i årsmeldingen m de selskapskntrllene sm er gjennmført i løpet av året. Kntrllutvalgets ppgave i frbindelse med selskapskntrll er tdelt; en bligatrisk del sm benevnes eierskapskntrll g en frivillig del sm kan mfatte frvaltningsrevisjn. Det er pp til kmmunestyret å avgjøre m selskapskntrllen gså skal mfatte frvaltningsrevisjn sm innebærer systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut i fra kmmunestyrets vedtak g frutsetninger. Eierskapskntrllen har følgende t hvedfkus: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? Har kmmunen etablert rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gde nk, g blir de fulgt? Utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse? Eierskapskntrll innebærer således en vurdering av eierskapsutøvelsen g frhld knyttet til rapprtering g infrmasjnsflyt fra et eierperspektiv. Alle dkumenter sm gjelder kmmunens eierskap, herunder eierskapsmeldinger, utgjør nødvendige referanser fr selskapskntrllen. Nr 7 Eierrganets sammensetning g funksjn Fr aksjeselskap g interkmmunale selskaper anbefales det at kmmunestyret ppnevner sentrale flkevalgte sm selskapets eierrepresentanter i eierrganet. Eierutøvelsen skal speile kmmunestyrets samlede (flertallets) beslutning. Det er viktig at det pprettes en frutsigbar g klar kmmunikasjn mellm eierrepresentantene g kmmunestyret i frkant av generalfrsamling/representantskapsmøte. Samhandlingen mellm kmmunestyret g eierrgan er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennm eierrganet fr selskapene g gjennm kmmunestyret fr fretakene, ikke i styrene. Fr selskapsfrmene AS g IKS bør det fr å sikre engasjement, debatt g reell plitisk avklaring av eierrganets myndighet, etableres frutsigbare kmmunikasjnsfrmer mellm kmmunestyre g eierrgan sm frankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale flkevalgte til eierrgan vil bidra til å frenkle samhandling g kmmunikasjn mellm kmmunestyrene g eierrganet. Aksjelven sier ikke ne m hvem sm skal møte sm aksjnær. Ordfører eller andre kmmunestyrerepresentanter må gis fullmakt g kan stemme på generalfrsamling.. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kmmunestyret etter kmmunelvens regler, g i mtsetning til aksjelven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfr utnevnes varamedlemmer fr representantskapsmedlemmene. 9
Nr 8 Gjennmføring av generalfrsamlinger g representantskapsmøter De frmelle eiermøtene er generalfrsamling eller representantskap. Det kan gså innkalles til ufrmelle eiermøter, men på slike møter kan det ikke fattes vedtak sm binder styret. Styret innkaller i gd tid fr at flest mulig av eierrganets medlemmer kan delta i generalfrsamling/representantskapet g at dette blir en effektiv møteplass fr aksjeeierne g styret. Bestemmelser m innkallingsfrist kan tas inn i vedtektene, g det bør her tas hensyn til kmmunens behv fr å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder g daglig leder har plikt til å delta på generalfrsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisr har rett til å være tilstede g nen ganger plikt når de saker sm skal behandles gjør dette nødvendig. Fr de interkmmunale selskapene har styrets leder g daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøte. Dette gjelder ikke fr revisr, men det anbefales å følge aksjelvens regler på dette punkt. I tillegg til generalfrsamling/representantskap kan det arrangeres ufrmelle eiermøter før representantskapsmøte/generalfrsamling. Det er pp til eierne selv å vurdere behvet fr, g hvrdan, slike eiermøter skal gjennmføres. Uavhengig av selskapsfrm kan ikke eier(ne) fatte vedtak sm er bindende fr styret, eller gi andre styringssignaler i slike møter. Nr 9 Sammensetningen av styret Det er eiers ansvar å sørge fr at styrets kmpetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksmhet. Det anbefales at kmmunen sikrer pplæring av styremedlemmene Styreverv i selskaper er et persnlig verv. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kmmunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser g eierne kllektivt på best mulig måte, ut fra selskapets frmål g innenfr lvens rammer. Mange nye styremedlemmer er usikre på styrerllen. Eier har et betydelig ansvar fr å gi infrmasjn m dette. Dette innebærer blant annet at eier gjør en nødvendig analyse av selskapets frmål g eiers frventninger sm grunnlag fr å sette sammen et styre sm fungerer gdt. En frutsigbar g faglig frankret styreppnevnelse vil skape trygghet innad i styret ved nyrekruttering g sørge fr at den nødvendige kmpetansen er representert. Styreansvaret er hjemlet i aksjelven g lv m interkmmunale selskaper. Et styre bør ha generalist- g fagspesifikk kmpetanse. Frmålet fr de kmmunale selskapene er ulikt Et gdt sammensatt styre har den kmpetanse sm er nødvendig fr å ppfylle eiers frventninger. Styret er et kllegialt rgan, g kmpetanse skal sees sm summen av hver enkelt medlems persnlige bidrag i frm av spesifikke egenskaper. Følgende er et frslag til nen grunnkrav til styremedlemmenes samlede kmpetanse g egenskaper sm utgangspunkt fr eiers vurdering av styresammensetning. Hvis ikke nødvendig kmpetanse er til stede i utgangspunktet bør det gis tilbud m pplæring der det er nødvendig. Krav til kmpetanse Kunnskap m aksjelven, IKS-lven, kmmunelven, andre relevante lver, frskrifter g avtaler sm har betydning fr selskapets drift. Kunnskap m selskapets frmål, vedtekter, rganisasjn g histrie. 10
Kmpetanse m private g kmmunale regnskapsprinsipper, evne til å lese øknmiske utviklingstrekk g freta nødvendige grep når nødvendig Kmpetanse m ffentlig frvaltning g de plitiske g samfunnsmessige utfrdringene til enhver tid. Spesialistkmpetanse g erfaring på et eller flere mråder sm fr eks. juss, øknmi, markedsføring, frvaltning, kmmunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, rganisasjn. Ha kunnskap m trender g utviklingstrekk innenfr bransjen. Ha kunnskap m knkurrerende virksmheter Krav til egenskaper Ha glede av, g vilje til å jbbe fr gde resultater. Ha mt til å stille kritiske spørsmål til daglig leder g andre i styret. Ha evne til å finne fram til løsninger sm styret samlet kan gå fr. Ha evne til å stille spørsmål, uten å ha svar. Ha evne g vilje til å priritere tid til arbeidet i styret. Høy integritet, herunder evnen til å tie m frretningsmessige transaksjner g strategiske beslutninger. Ha evne til å akseptere at en ikke alltid tilhører flertallet g dersm ne går galt, frafalle behvet fr å påpeke Hva var det jeg sa" Ha evne til å gi selskapet et gdt mdømme. Ha evne til å tilegne seg kmpetanse m selskapet Akseptere at styreleder er styrets talsmann utad Nr 10 Valgkmité fr styreutnevnelse - Ved valg av styre til selskaper rganisert etter aksjelven g lv m interkmmunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkmité. Frmålet er å sikre sammensetning av styre med kmplementær kmpetanse g i tråd med eiers frmål med selskapet. Representantskapet/generalfrsamlingen velger leder av valgkmiteen. I selskap med flere eierkmmuner bør valgkmiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandel. Valgkmiteens innstilling bør begrunnes. Det er eiers ansvar å sørge fr et styre med nødvendig kmpetanse til å lede selskapet i tråd med eiers frmål. Sammensetning av styre bør vurderes under hensyn til at styret er et kllegialt rgan, g det bør stilles frmelle krav til kmpetanse sm passer til selskapets egenart g målsetting. Det anbefales å pprette en valgkmité sm gis ansvaret fr å levere et begrunnet frslag m styre sm grunnlag fr eierrganets valg. Kriterier fr styresammensetning bør legges til grunn fr frslaget til styrerepresentanter. Det anbefales at valgkmiteen har en dialg med styret før frslag fremmes. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperiden. Hele styret bør nrmalt ikke skiftes ut samtidig, fr å sikre kntinuitet g videreføring av kmpetanse. Det kan derfr være hensiktsmessig med verlappende valgperide fr ulike styremedlemmer. 11
Nr 11 Rutiner fr kmpetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar fr å sikre at styret har den nødvendige kmpetansen fr å nå selskapets mål. I dette ligger det gså at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfr valgperiden. Styret selv har gså et selvstendig ansvar fr å jevnlig vurdere egen kmpetanse i frhld til eiernes frmål med selskapet, g det er derfr anbefalt en rekke rutiner fr å sikre nødvendig kmpetanse. Fr å sikre utvikling av nødvendig kmpetanse i styret, jf punkt 9, anbefales det at følgende rutiner etableres sm en del av styrets rammer. Styret skal: Fastsette styreinstruks g instruks fr den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- g ppgavefrdeling Freta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kmpetanse g arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styrepplæring. Nye styremedlemmer skal gis pplæring m ansvar, ppgaver g rllefrdeling. Gjennmføre egne styreseminarer hvr fkus går på rller, ansvar g ppgaver. Fastsette en årlig plan herunder halvårlig møteplan fr sitt arbeid med vekt på mål, strategi g gjennmføring. Gi en samlet redegjørelse fr selskapets styring g ledelse i en årsrapprt. Dersm dette ikke er gjrt skal det frklares. Rutinen er en rettesnr g vil naturlig nk avhenge av selskapets størrelse g virksmhet. Nr 12 Styresammensetning i knsernmdell - Styremedlemmer i mrselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Knserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Styret i mrselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap frdi styret i mrselskap utgjør generalfrsamling i datterselskap. Bestemmelsen er viktig i frhld til å unngå rlleblanding i knsernfrhld. Særlig må man være ppmerksm på prblemstillinger knyttet til anbud g inhabilitet dersm ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme knsern. Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør rdningen med numerisk vara benyttes fr å sikre kntinuitet g kmpetanse i styret. Lvverket gir mulighet fr å utpeke enten persnlige eller numeriske vara. Anbefalingen m numerisk vara er gitt ut i fra behvet fr kntinuitet g kmpetanse. Det anbefales gså at 1. vara blir invitert til styremøtene fr på den måten å sikre best mulig kmpetanse g kntinuitet. 12
Nr 14 Habilitetsvurderinger g plitisk representasjn i styrene Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner fr å håndtere mulige habilitetsknflikter. Ordfører g rådmann bør ikke sitte i styrer. Virksmheter skilt ut i selvstendige rettssubjekter regnes ikke sm ffentlige rganer g er i utgangspunktet ikke underlagt frvaltningslven. De kan likevel være mfattet, avhengig av den rganisatriske g øknmiske tilknytningen til det ffentlige, virksmhetens art, m virksmheten har et faktisk eller rettslig mnpl g graden av plitisk styring. Et selvstendig rettssubjekt vil gså være mfattet av frvaltningslven i saker der det treffes enkeltvedtak, eller når det utferdiger frskrifter. Kap. II i frvaltningslven har regler m habilitet. At en persn er inhabil innebærer at vedkmmende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Frvaltningslven fastslår at en persn er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsfrsamling, fr et selskap sm er part i saken, eller en frening, sparebank eller stiftelse sm er part i saken. Ingen kmmunalt ansatte eller flkevalgte skal håndtere saker i kmmunen sm gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett m selskapet er privat eid eller helt eller delvis ffentlig. Det er likevel viktig å understreke at lven ikke er til hinder fr at flkevalgte kan velges til styremedlemmer. Frståelse g erfaring fra det plitiske systemet i kmmunene kan være en viktig kmpetanse sm styret må besitte. Plitikere sm har eller har hatt styreverv innehar gså en erfaring fra selskapsledelse sm kan bidra til å styrke kmmunens eierstyring. Når det er spørsmål m å velge flkevalgte eller ansatte i kmmunen til styremedlemmer i selskaper kmmunen har eierandeler i, bør kmmunen vurderer hvr fte vedkmmende blir inhabil etter de regler sm er nevnt. Dersm inhabilitet fte vil inntre, må det vurderes m dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle persnen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk m sentrale flkevalgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike persner til styremedlemmer verstiger behvet fr å ha den aktuelle persnen i styret er en vurdering sm kmmunestyret selv bør gjøre. Nr 15 Kjønnsmessig balanse i styrene Det er krav m representasjn av begge kjønn i styrene fr både interkmmunale selskap, aksjeselskap g aksjeselskap hvr kmmuner g fylkeskmmuner har eiermajritet. I henhld til IKS-lven 10 er det krav m tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjn i styrene. Reglene i aksjelven 20-6 m representasjn av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende fr aksjeselskap hvr kmmuner g fylkeskmmuner til sammen eier minst t tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kmmunelven 80a. Departementet kan gi frskrifter m at reglene i første punktum gså skal gjelde fr aksjeselskaper sm eies av kmmuner eller fylkeskmmuner med under t tredeler, når resten av selskapet er eid av staten eller selskaper sm direkte eller indirekte, er heleid av staten. Det anbefales at eierrgan uavhengig av rganisasjnsfrm tilstreber balansert kjønnsrepresentasjn i styrene fr å bedre utnytte eksisterende kmpetanse i reginen/kmmune/fylkeskmmunen. Styremedlemmer behøver ikke være bsatt i kmmunen. 13
Nr 16 Gdtgjøring g registrering av styreverv - Kmmunen bør i frbindelse med utarbeidelse av eiermelding ha en prinsipiell diskusjn m hnrar. Denne bør danne grunnlag fr eierrganets fastsetting av styrehnrar, uavhengig av rganisasjnsfrm. Alle sm påtar seg styreverv fr kmmunale selskaper bør registrere vervene på www.styrevervregisteret.n Gdtgjørelsen bør reflektere styrets øknmiske g strafferettslige ansvar, i tillegg til kmpetanse, tidsbruk g virksmhetens kmpleksitet. Dette innebærer at hnrar i selskaper sm pererer i et marked g hvr det er betydelig risik, bør reflektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder gdtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en knkret vurdering av behvet fr styrefrsikring fr styremedlemmene. Frsikringen gjelder det øknmiske ansvaret, ikke det strafferettslige. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte ppgaver fr det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Aksjelven gir generalfrsamlingen ansvar fr å fastsette gdtgjøring til styremedlemmene. Det er representantskapet sm fastsetter gdtgjøringen til styremedlemmene i et IKS, g det er kmmunestyret eller fylkestinget selv sm fastsetter gdtgjøringen til styret i kmmunalt eller fylkeskmmunalt fretak (KF). Når det gjelder gdtgjøring til representantskapet er det eierkmmunene sm bør fastsette g utbetale denne til sine medlemmer i representantskapet i interkmmunale selskaper. Det anbefales at styremedlemmer ikke mfattes av selskapets incentiv/bnusrdninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Det anbefales at kmmunen registrerer vervene fr allment innsyn. Kmmuner er sm flkevalgte rganer avhengig av allmennhetens tillit når det gjelder både frvaltning g styring. Åpenhet rundt hvilke andre rller lkalplitikere har i samfunnslivet er viktig fr å unngå mistanke m rlleblanding. Registrering i styrevervregisteret vil i seg selv skape økt bevissthet m de ulike rllene en lkalplitiker har g herunder være til nytte ved vurdering av representantenes habilitetssituasjn. Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter - Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksmhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverrganisasjn. KS Bedrift vil være et naturlig valg fr mange av disse selskapene. Ved utskilling av virksmhet i selvstendige rettssubjekter er det aktuelle selskapet ikke lenger tilknyttet kmmunens lønns- g avtalefrhld gjennm det kmmunale systemet. Svært mange selskaper frtsetter å benytte det kmmunale avtaleverket uten at de egentlig har et partsfrhld i det. Så fremt ingen av partene ser dette sm prblematisk vil utfrdringen først kmme pp fr arbeidsgiver dersm det ppstår knflikt eller det vil være behv fr juridisk eller frhandlingsbistand. 14
Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer - Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, g jevnlig reviderer, etiske retningslinjer fr selskapsdriften, jf. anbefalingene i pkt. 2 fran. Kmmunale selskaper frvalter fellesskapets ressurser. Frvaltningen skal skje på en måte sm samsvarer med beflkningens ppfatninger m rett g galt. Kmmunenes mdømme vil derfr i økende grad gså avhenge av hvrdan en frvalter sitt samfunnsansvar gjennm sine bedrifter. Det finnes ikke et fasitsvar på hva samfunnsansvarlig frretningsdrift er. Dette må defineres fr det enkelte selskap. Etikk er en viktig del av de vurderinger sm gjøres i frbindelse med det å drive et selskap samfunnsansvarlig, frdi de etiske hldningene legger grunnlaget fr hvrdan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfr utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene bør diskuteres g eventuelt revideres årlig. Nr. 19 Særlig m administrasjnssjefens rlle i kmmunale g fylkeskmmunale fretak. - Administrasjnssjefens rlle sm budsjettansvarlig fr kmmunens samlede øknmiske virksmhet, herunder fretakene, kmbinert med manglende instruksjnsmyndighet verfr daglig leders dispneringer, bør være gjenstand fr en samhandlingsdiskusjn ved pprettelse av fretak. Administrasjnssjefen, stedfrtreder eller andre i ledende administrative psisjner samt medlem av fylkes- g kmmunalråd kan ikke sitte i styret. I kmmuner med parlamentarisme kan ikke kmmune- g fylkesråd være medlem i fretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjnssjef/stedfrtreder. Fretaket ledes av et styre g en daglig leder hvr førstnevnte utpekes direkte av kmmune- /fylkesstyret. Daglig leder rapprter til styret g administrasjnssjefen har ikke instruksjnseller mgjøringsmyndighet verfr daglig leders dispneringer. Administrasjnssjefens instruksjnsmyndighet mfatter kun retten til å instruere daglig leder m at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kmmunestyret har behandlet saken. Fr så vidt kan man si at rådmannen ikke har resultatansvar fr den delen av kmmunens virksmhet sm er lagt til fretaket, men at rådmannen har et tilsynsansvar. Det anbefales derfr at kmmunestyrene ved pprettelse av fretak diskuterer administrasjnssjefens rlle g handlingsmuligheter verfr daglig leder, vis a vis fretakets styre. Administrasjnssjefen, administrasjnssjefens stedfrtreder g medlem av kmmuneråd g fylkesråd kan ikke velges til styret i kmmunale fretak. Med «dennes stedfrtreder» siktes det til persner sm, i tillegg til administrasjnssjefen, har fullmakt til å beslutte utsatt iverksettelse etter 72 nr. 1 annet punktum. Dette må vurderes knkret i frhld til de aktuelle persnene i kmmunen. Det kan være persner sm har det sm en del av sine ppgaver å tre inn i administrasjnssjefens fullmakter, fr eksempel i administrasjnssjefens fravær, g persner sm har disse fullmaktene i frhld til bestemte kmmunale fretak sm faller innenfr hennes eller hans ansvarsmråde. Det er kun i den kmmunen hvr vedkmmende har rllen sm administrasjnssjef, dennes stedfrtreder, kmmuneråd eller fylkesråd. Det er intet til hinder fr å ha styremedlemmer i kmmunale fretak sm har slike rller i andre kmmuner eller fylkeskmmuner. 15