SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyre Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja x Nei Etter Særlov: Ja x Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/2233 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.10.15 I II Saksdokumenter (vedlagt): 1. Regnskapsrapport pr.31.10.15 for gruppeansvar 1 Sentrale styringsorganer, støtte/stab 2. Regnskapsrapport pr.31.10.15 for gruppeansvar 130 Økonomiavdelingen 3. Regnskapsrapport pr.31.10.15 for gruppeansvar 2 Oppvekst og kultur 4. Regnskapsrapport pr.31.10.15 for gruppeansvar 3 Helse og velferd 5. Regnskapsrapport pr.31.10.15 for gruppeansvar 6 Samfunnsutvikling 6. Søknad fra Alstahaug kirkelige fellesråd Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr.28 februar, 30.april, 31.august og 31.oktober. Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr. 28.02 og 31.10 Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr. 30.04 og 31.08 Ved behov for budsjettendringer utover tertialrapportering pr.30.04 og 31.08, legges også disse fram for kommunestyret. Administrasjonssjefen skal uavhenging av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering Saksutredning: Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig etatsleder rapporterer til administrasjonssjefen. Kommunalsjef for Sentrale styringsorganer støtte/stab,
undervisning og barnehage, Helse og velferd og Næringsutvikling rapporterer for henholdsvis gruppeansvar1, 2, 3 og 6 der kommentarer gis innen de ulike tjenestenivå. Hvert enkelte gruppeansvarområde rapporterer fra lik mal/skjema utarbeidet for regnskapsrapportering. Skjema inneholder en talldel og en kommentardel med konklusjon/tilråding. Det skal også rapporteres anslag avvik ved årets slutt i kroner. Administrasjonssjefen viser til vedlagte rapporter fra det enkelte gruppeansvarsområde, jfr. saksvedlegg. Vurdering: Administrasjonssjefen viser til gitte konklusjoner/tilrådinger for den enkelte gruppeansvarsområde, og ut fra dette gir følgende kommentarer: DRIFT Rammeområde 100, 110,112, 120 og 400 Sentrale styringsorganer - Stab/støtte Sektetariat info- arkiv Ingen nødvendige oppfølgingstiltak IKT Ingen nødvendige oppfølgingstiltak Rådmannens kontor Ingen nødvendige oppfølgingstiltak Personalkontor Ingen nødvendige oppfølgingstiltak Bygg og eiendom Boligkontoret var i utgangspunktet budsjettert fra 1.1.15 med 2 stillinger. Her har det kun vært en bemanning med 1 person i rapporteringsperioden. Det samme gjelder øket bemanning som følge av Kulturbadet. Her var det forutsatt drift i fra 6.07, mens ordinær drift først kom i gang fra oktober, noe som har medført reduserte driftskostnader i forhold til budsjett men samtidig medført større anleggskostnader. Dette kan ved årsslutt gi et positivt avvik i forhold til driftsbudsjett. Samtidig er avskrivninger for Kulturbadet først slå inn med belastning kun for siste 1/2 år. Dette gjelder også Haugerud som settes i drift i disse dager. 2015 vil derfor gi betydelig større driftskostnader i siste tertial enn de to forutgående, noe som vil gi et mere balansert regnskap i forhold til budsjett. Siste tertial vil samtidig gi et bedre grunnlag for å estimere reelle driftskostnader for Kulturbadet. Rammeområde 130 økonomiavdelingen Ingen nødvendige oppfølgingstiltak. Rammeområde 200 290 Oppvekst og kultur Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 har et positivt avvik i forhold til budsjett på 1 %.
Kultur Har et negativt avvik ptr dato, men er forventet å gå i balanse. Ansvar 3155, Utekontakten var ikke lagt under kultur pr. 31.10 og følgelig ikke med i rapportering. Inventar: Utfordring med etablering av Kulturbadet uten tilstrekkelig budsjett avsatt til inventar. Gir stort merforbruk. Salgsinntekter: Salgsinntekter Kiosk, 2105, er feilbudsjettert med helårsvirkning for 2015. Det samme gjelder innkjøp av matvarer, varelager. Dette får ikke dramatiske konsekvenser for årets regnskap. Salgsinntekter og billettinntekter for oktober 16 er ikke bokført. Disse inntektene beløper seg samlet til ca. 1 000 000 inkl. mva, noe som gjør at vi med sannsynlighet når budsjettmål på billettinntekter tross sen oppstart. Høye billettinntekter og innsparing på lønn dekker merforbruk inventar. Bofellesskapet Bofellesskapet får sine utgifter i hovedsak refundert halvårsvis på etterskudd. Fra mai 2015 kjøper vi to institusjonsplasser. Estimert kostnad ca 4 560 000 kr. Tiltaket finansieres på lik linje med andre tiltak i kommunen, dvs 80 % refunderes. Det mangler refusjon fra juni. Det er søkt om 4,6 mill for perioden juni -sept. Det er sannsynlig at resultatet blir noe høyere en budsjettert. Tilskuddet vil bli noe høyere på grunn av flere bosettinger enn planlagt. Totalt sett vil tjenesteområdet få et noe større overskudd enn budsjettert. PP-tjenesten PPT har et avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjon, 1.halvår fra samarbeidskommunene ikke er regnskapsførte pr pr 31.10.15 (ført nå i november) På grunn av sykdom og nedbemanning blir lønnsutgiftene lavere enn budsjettert. Refusjon sykepenger vil komme på rundt 500 000,- PPT forventet å gå i balanse pr 31.12. Barnehage Barnehage har et negativt avvik i forhold til budsjett på ca 10 %. Tilskudd til ikke kommunale barnehager er regulert med 3 mill i budsjett. Dette skyldes betydelig flere barn i ikke-kommunale barnehager pr januar enn ved budsjettering høsten -14. Kommunale barnehager hadde pr august et merforbruk i forhold til budsjett på ca 4 %. Det er satt inn tiltak for dette fra september. Og er nå endret til et mindreforbruk i forhold til budsjett. Dette balanseres mot et overforbruk på ikke-kommunale barnehager på 2 %. Skolefritidsordning SFO har et negativt avvik i forhold til budsjett på 7 %. Regnskap på SFO må imidlertid sees i sammenheng med 27 spesialundervisning, fordi de fleste ansatte som regnskaspføres på disse områdene har delt stilling mellom ansvar 25 og 27. Fordelingen er ikke alltid regnskapsført helt riktig. Ansvar 25 har et mindreforbruk i forhold til budsjett pr oktober Grunnskole Grunnskole har et positivt avvik på 3 % i forhold til budsjett. Voksenopplæring Voksenopplæringa er i balanse med budsjett i forhold til forbruk. Refusjon føres halvårsvis på etterskudd og gir derfor et stort avvik i forhold til inntekt pr august. Leirfjord kommune har sagt opp deler av avtale om kjøp av tjenester fra Voksneopplæringa i Alstahaug. Dette har stor konsekvens for drift av VO. Tiltak iverksettes for å holde balanse ved årets slutt.
VO har fått inn mer inntekter enn forventet da tjenesten har solgt tjenester til Helgelandssykehuset, Herøy Kommune, samt at VO har kjørt betalingskurs på kveldstid. Kulturskole Totalt viser regnskap et negativt avvik i forhold til budsjett på 12 %. Innsparing tredd i kraft fra okt.2015. Art 17500 på kr. 500.000 er feilbudsjettert. Denne har tidligere vært støtte fra Helgeland Regionråd til samarbeidsprosjektet KulHelg, samt salg til Vefsn kommune. Ingen av disse er reelle lenger. Brukerbetaling og salg av tjenester faktureres nov/des, budsjettet vil gå i balanse ved årsslutt. Rammeområde 300 390 Helse og velferd For området som helhet har NAV et svært positivt resultat, beregnet til 4 millioner i overskudd ved årsslutt. De øvrige enhetene ligger an til små underskudd, unntaket er barnevernstjenesten som rapporterer om et forventet underskudd på 3 millioner kroner ved årsslutt. Helseenheten Rapporterer om ca 500 000 i merforbruk. Dette skyldes overforbruk på støttekontakttjenestene, samt usikkerhet rundt belastningen på tjenestene som følge av asylsøkersituasjonen i kommunen. NAV Rapporterer om 4 millioner i overskudd. Dette pga økt bosetting. Ellers er det et merforbruk på NAV til sosialhjelp på ca 1 million kr. PLO Rapporterer om 1 million i merforbruk, i all hovedsak som følge av høyt sykefravær (17 %) og derfor økt innleie av vikarer. TFF Har en forventet inntekt på 15 millioner kroner i overføringer fra staten som ikke er regnskapsført. Med disse midlene ligger området godt innenfor budsjettområdet. Rammeområde 401 490 Samfunnsutvikling Næring Iht budsjett. Ingen nødvendige oppfølgingstiltak. Brann- og Beredskap Ingen nødvendige oppfølgingstiltak. Forbruk som forutsatt.. Kommunalteknisk Alle ansvarsområder under enheten er i henhold til budsjett. Kommunale avgifter for 4.termin er ikke fakturert. Kapitalutgifter VAR for 4. kvartal er ikke belastet, noe lavere rente enn budsjettert virker positivt inn på resultatet. Gruppeart 14 og 17 Tilskudd fra Nordland Fylkeskommune kr 186.000,- er ført som inntekt (17309) på ansvar 6240 og deretter utbetalt (14709) til Alstahaug jeger og fiskeforening på samme ansvar. Ingen tiltak synes nødvendige. Dog foreslås budsjettregulering for investering Plan
Høyt forbruk på gr.art 12 skyldes advokatbruk i tilknytning til sak i Tømmervika/Offersøymarka (ikke tatt høyde for). Gr.art 14 må også ses i sammenheng med 17. Reduserte inntekter på gr.art 16 skyldes vakanse/mindre byggeaktivitet. Det vises også til at timefordeling på prosjekt er pr. 01.07.15. Utestående, samt ikke fordelte kostnader gjør at budsjettet skal gå i balanse ved årets slutt. Det antas pr. dato ikke nødvendig med tiltak. Landbruk og miljø Lønn og sosiale utgifter er på det nivå det skal være etter en teoretisk sats per. 31 oktober (82,1 %). Samlet forbruk for samtlige ansvarssteder avviker fra dette nivå på grunn av overføringer som gjelder statlig øremerka tilskudd til veterinærer i vaktområdet Alstahaug og Leirfjord, ikke utbetalte budsjetterte midler til Syv Søstre Kultur og Landksapspark, ikke mottatte kulturlandskapsmidler fra fylkesmannen og ikke fordelte utgifter på området Samfunnsutvikling. Ikke behov for budsjettmessige justeringer Samfunnsutvikling er innenfor budsjett og Ingen tiltak anses nødvendige på nåværende tidspunkt. Rammeområde 500 Finans. Rammetilskudd/ skatt Det er budsjettert totalt med kr. 372 789 000 i skatt og rammetilskudd for 2015. Dette i tråd med KS prognosemodell som igjen bygger på Revidert Nasjonalbudsjett. Hvis vi ikke opplever skattesvikt nasjonalt i løpet av høsten, vil budsjettet holde. Eiendomsskatt Budsjettet er på 22 596 000. Etter at 3 terminer er krevd inn, har vi i en inngang på i overkant av 16,8 mill. kr. Det ser ut som at budsjettmålsettingen nås. Renter Det er budsjettert med kr. 19 mill. i renter (regulert ned med 1 mill.kr. i juni). Kommunen har fast rente på ca. 1/3 av låneporteføljen. Sammensettingen av flytende-fast rente vurderes kontinuerlig. Alstahaug kommune hadde ved utgangen av 2014 knapt 718 millioner kr. i lånegjeld. Budsjettet holder. Aksjer/ utbytte Budsjettert utbytte fra Helgelandskraft A/S er på 3 939 000. Budsjettet er regulert ned i junimøtet i tråd med faktisk utbytte for 2014. Avdrag på lån Budsjettert avdrag på lån er kr. 24 564 000. I forbindelse med refinansiering av lån høsten 2015 kan budsjettet tas ned med kr. 664 000,- Bruk av disposisjonsfond Budsjettet for 2015 er saldert med bruk av 19,1 mill. kr. i disposisjonsfond. Oppsummering drift
På nåværende tidspunkt ser det ut til at vi har følgende avvik mellom budsjett 2015 og forventet resultat. Utgifter inntekter Merforbruk Helse Støttekontakt kr. 500 000,- Merforbruk Nav Sosialhjelp kr. 1 000 000,- Økte inntekter NAV økt bosetting kr. 5 000 000,- Merforbruk barnevernstjeneste kr. 3 000 000,- Merforbruk Pleie/omsorg kr. 1 000 000,- Reduserte avdrag lån finans kr. 664 000,- Ekstra tilskudd kirke jfr søknad kr. 164 000 Sum inntekter og utgifter kr. 5 664 000 kr. 5 664 000 Budsjettreguleringer drift 1. Det forventes et merforbruk til sosialhjelp på ca.1 000 000. Det foreslås at post for sosialhjelp økes med kr. 1 000 000,- 2. Integreringstilskuddet flyktninger økes med kr. 5 000 000,- 3. Barnevernstjenesten forventer et merforbruk på kr. 3 000 000 ved årets slutt. Det foreslås å tilføre barnevern kr. 3 000 000,- 4. Til inndekking av merforbruk støttekontakt foreslås det å utøke rammeområde 300 helse med kr. 500 000,- 5. Det foreslås å øke utgifter innen område pleie/omsorg med kr. 1 000 000,- 6. Kr. 164 000 tilføres Alstahaug kirkelige fellesråd til reparasjon av taket på kirkestua ved Alstahaug kirke. Vedlagt søknad fra Alstahaug kirkelige fellesråd. 7. Avdrag lån reduseres med kr. 664 000,- Nr. Rammeområde Oppr.budsjett Utg.opp/ innt.ned Utg.ned/ innt.opp Rev. budsjett 1. 310 NAV 7639 1000 2. 310 NAV 5000 3639 3. 310 Barnevernstjenesten 15400 3000 18400 4. 300 Helse 31232 500 31732 5. 330 Pleie og omsorg 61153 1000 62153 6. 499 Tilskudd 12025 164 12189 7. 500 Finans -407458 664-406794 INVESTERING Bygg og eiendom Prosjekt 14530 Kulturbadet, rapporteres i egen rapport i forbindelse med sluttoppgjør. Brann og beredskap Prosjektnr: 15512 (Tankbil) under utførelse. Kontrakt inngås med HIST(Slåttøy transport). Kontraktsum er innenfor budsjett. Estimert levering 1. kvartal 2016. Bevilgning for 2015 foreslås overført til 2016.
Kommunalteknisk En mild høst har gitt muligheter for å forlenge anleggs-sesongen. Det foreslås en siste budsjettjustering for anlegg og resterende ubrukt foreslås overført til B2016. Planavdeling Prosjekt 15453 - Div. reguleringsplaner: Forbruk 60,9 % (timefordeling pr.01.07.15) Prosjekt 15712 - Innløsning av friområdet på Åsgata 2: Forbruk 0 Prosjekt 15704- GIS/LINE planinnsyn m/plandialog: Forbruk 0. Ubrukte midler foreslås overført til 2016 Budsjettreguleringer investering På bakgrunn av regelverk for regnskapsføring av prosjekter i investeringsregnskapet må kommunen ved årets slutt foreta en del budsjettjusteringer for å tilpasse årets bevilgning til årets forbruk. Regelverket kan sammenfattes slik 1. Investeringsbudsjettet er ettårig- altså årsavhengig 2. Årsbudsjettet er bindende og årlige bevilgninger er nødvedig for å pådra utgifter i årsbudsjettet 3. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille kravet til balanse og realisme 4. Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt midler som er øremerket finansiering fra andre. 5. Begrepet utdekket/udisponert gjelder differansen mellom samlet tilgang og samlet bruk av midler i året for investeringsregnskapet, og ikke avvik på de enkelte investeringsrammene eller avvik på enkeltprosjektnivå. Det medfører at lån som ikke er benyttet i 2015 på det enkelte prosjekt innarbeides i budsjett 2016 1. Prosjekt 13741 Fortau Botnveien del 1. Bevilget kr. 3 500 000. Det foreslås at kr. 1 000 000,- omdisponeres innen VA rammen. 2. Prosjekt 14778 Rehab Peer Gynts gate del 1. Bevilget kr. 5 000 000. Det foreslås at kr. 2 000 000,- omdisponeres innen VA rammen. 3. Prosjekt 15779 Rehab Peer Gynts gate del 2. Bevilget kr. 3 770 000. Det foreslås at kr. 420 000 omdisponeres innen VA rammen. Kroner 3 000 000,- overføres budsjett 2016. 4. Prosjekt 15781 Tiltak ledningsnett Milan. Bevilget kr. 3 375 000,- Det foreslås at kr. 2 000 000,- omdisponeres innen VA rammen. Kr. 1 125 000,- overføres til budsjett 2016. 5. Prosjekt 15783 Nye ledninger i sentrum. Bevilget kr. 4 125 000,- i 2015. Det foreslps at kr. 580 000,- omdisponeres innen VA ramme. Kr. 1 500 000 overføres budsjett 2016 6. Kjøp av tankbil til brann og beredskap er under utførelse. Levering 1.kvartal 2016. Bevilget midler i 2015 foreslås overført til 2016. 7. Prosjekt 15704 GIS/LINE planinnsyn Ubrukte midler kr. 118 000 foreslås overført til 2016. Budsjettjustering Opprinnelig Utgift opp Utgift ned Overført Revidert Inntekt budsjett Prosjektnr. Prosjektnavn budsjett Inntekt ned opp B16 15 13741 Fortau Botnveien - del 1 3500 1000 4500
14778 Rehab Peer Gynts gate-del 1 5000 2000 7000 15779 Rehab Peer Gynts gate - del 2 3770 420 3000 350 15781 Tiltak på ledningsnett Milan 3375 2000 1125 250 15783 Nye ledninger i sentrum 4125 580 1500 2045 15512 Tankbil 1562 1562 0 15704 GIS/LINE planinnsyn 118 118 0 IV Saksbehandlers innstilling: Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.10.15 tas til etterretning Sandnessjøen, den 25.11.15 V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Økonomikonsulent Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Frank Pedersen Enhetsleder Enhetsleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den Hans Jan Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef