Prosjekt for innføring av nytt sakarkivsystem - SAKS Møtereferat fra dialogkonferanse mellom kunde og leverandører Representanter fra følgende interessenter var tilstede: Arendal kommune Aust-Agder fylkeskommune Froland kommune Grimstad kommune IKT Agder IKS Andre interessenter: Det digitale Vest-Agder var representert med 17 deltakere. Leverandører: Referent: Kåre Gamlemshaug (AKST) Acos AS Evry AS Norkart AS Software Innovation AS Tid: 20.01.2015 Sted: Sam Eyde VGS
Agenda 11:00-11:30 Registrering og kaffe 11:30-12:30 Innledning Velkommen v\daniel Sjølander innkjøpsleder IKT Agder IKS Informasjon om virksomhetene mål og hvem vi er v\kjetil Nyhus daglig leder IKT Agder IKS Fakta anbudsprosessen v\daniel Sjølander 12:30 12:45 Pause 12:45-13:45 Beskrivelse av utfordringer, fokusområder og behov v\prosjektleder, prosjekteier og arkitekt 13:45-14:00 Kaffe 14:00-15:00 Spørsmål og informasjon Velkommen v\daniel Sjølander innkjøpsleder IKT Agder IKS Daniel Sjølander ønsket velkommen. Samlet presentasjon for kundesiden er vedlagt. Ingen spørsmål ble stilt under foredraget.
Informasjon om virksomhetene mål og hvem vi er v\kjetil Nyhus - daglig leder IKT Agder IKS Kjetil Nyhus fortalte om IKT Agder. Oppgaveporteføljen og IKT-samarbeidets organisering fremgår av presentasjonen. IKT Agders organisering av prosjekter, og metodikk ble også presentert. IKT Agder går etter hvert over fra å være en driftsorganisasjon til en leveranseorganisasjon, og vurderer sterkt skytjenester. Hvor langt kan man trekke dette for et sakarkivsystem? Digital utvikling: de teknologiske løsningene finnes, det er tjenester og endring av våre prosesser vi må ha fokus på nå. Kommunene har ansvaret for å ta ut gevinstene. Det må legges større vekt på opplæring etter innføringen av et nytt system. 24/7-kommunene. Hva ønsker innbyggerne? Vi (kunden) ønsker ikke flere skjemaer, men mer intelligente løsninger hvor vi bruker den informasjonen vi allerede har om innbyggerne. KommIT presentert. Felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Vi ønsker mest mulig gjenbruk av data fra nasjonale felleskomponenter. Mest mulig integrasjon med store datakilder. Minst mulig lokal lagring. Mine Eiendommer presentert. SIKT-prosjektet presentert. Identitets- og rollestyring. SIKT for ansatte og elever er levert. Neste leveranse: SIKT for innbyggerne kommer i februar 2015. SIKT er også integrert med MS Azure, hvilket åpner for bruk av skytjenester. Sak og Arkiv-prosjektet presentert. Dagens løsning: parallelle installasjoner. Vi har hatt 4 systemer for sakarkiv siden 2010. Kommunene skal gjøre flere anskaffelser som støtter samhandling de neste årene. Ingen spørsmål ble stilt under foredraget.
Kjetil Nyhus forts. AKST presentert. Felles senter for lønn, regnskap og arkiv. Hvis kommunen skal kunne hente ut gevinster av dette samarbeidet, må de ha systemer som bedre støtter arbeid på tvers av kommunene. Anskaffelsen presentert. Vurderes to anskaffelser og to prosjekter. DDV presentert. Anbudsformen er under utredning. Kontraktsform: Statens standard for kjøp og vedlikehold. Kontraktslengde: under utredning. Systemets livssyklus: Hvor lenge tror vi at et sakarkivsystem vil leve? Overordnede føringer: Skille sak og arkiv. Integrasjoner (arkitekturprinsipper). Nye digital tjenester. Kommunereform. Løsningen må både kunne utvides og innskrenkes. Teknisk leveransemodell. Økonomiske mekanismer. Finnes det andre betalingsmodeller, f. eks. etter pr. bruker og brukerkategori? Forutsigbarhet. Andre pågående prosjektaktiviteter presentert. Nytt ERP. Nytt skoleadministrativt system (BOSS). Portalløsninger for fylkeskommunen og kommunene. Stor utvikling innen velferdsteknologi. Hvilken rolle får sakarkivsystemet i dette? Fakta anbudsprosessen v\daniel Sjølander Presentasjonen blir publisert på Doffin etter konferansen, sammen med spørsmål og svar leverandører og kunde. Prosjektet ønsker å ha en-til-en-møter med leverandørene i etterkant av konferansen. Leverandører kan melde sin interesse på selve dialogkonferansen eller sende e-post til daniel.sjolander@ikt-agder.no innen 23.01.2015 kl. 12:00 Leverandørene bes utarbeide en beskrivelse av sin løsning på 4-5 sider i forkant av en-til-en-møte.
Spørsmål: Tonje Nordli i Software Innovation: Hvorfor skal dere ha periodeskille 1.1.2016? Prosjektleder: Vi har diskutert periodeskille, og konkludert med at det ikke er vesentlig for prosjektet. Beskrivelse av utfordringer, fokusområder og behov v\prosjektleder, prosjekteier og arkitekt Presentasjon av prosjektet v/ prosjektleder Hilde Westnes. Todelt prosjekt: analyse- og anbudsfase pågår. Fase 2 er implementering. Dagens situasjon beskrevet: ephorte er saksbehandling, arkiv og politisk saksbehandling. 4 installasjoner. Kommunene får ikke hentet ut gevinster ved å ha samme system. SIKT presentert. Automatisert bruker- og tilgangsstyring. BraArkiv presentert. Eiendomsinformasjon. Både nye og historiske data. Dagens utfordringer beskrevet. Se presentasjonen.
Målbilde og arkitektur Presentasjon av systemarkitektur v/ løsningsarkitekt Atle Frydenlund (IKT Agder) Highlights: vi ønsker synkron avlevering til depot. Sensitive dokumenter: vi er ikke opptatt av de tekniske detaljene, vi ønsker funksjonelle og trygge løsninger. Frittstående arkivkjerne: Vi ønsker en arkivkjerne som kan være frittstående. Den skal nås gjennom standardiserte grensesnitt (GIstandard og Noark 5 Web Services). N5 WS er ikke implementert, men leverandøren må forplikte seg til å levere disse etter hvert. I fase 1 ønsker vi å bruke GeoIntegrasjon Arkiv web service. ebyggesak: Frittstående saksbehandling kravspesifikasjon fra KommIT i sluttfasen Arendal, Grimstad og Froland har sagt ja til å være pilotkunder. Arkitektur: Vi følger difi og KommITs anbefalinger for arkitekturprinsipper. Tjenestebaserte grensesnitt mellom nasjonale felleskomponenter. Data skal bare registreres én gang. Digitalisering hele veien: SvarUT/SvarInn, Kostra-avleveringer Vi ønsker å vite hvilke leveransemodeller som er mulige i 2015 og de nærmeste årene.
Spørsmål etter foredragene Spørsmål Software Innovation (SI): Hvorfor skal dere ha periodeskille 1.1.2016? Svar IKT Agder (Prosjektleder): Vi har diskutert periodeskille, og konkludert med at det ikke er vesentlig for prosjektet. Spørsmål Gecko (Evry): Hva menes her med synkron avlevering? Svar IKT Agder: vi ønsker (utforsker muligheten for) at avsluttede saker overføres løpende til elektronisk depot, og ikke samles opp gjennom årevis. Spørsmål Gecko (Evry): Hva skjer da med saksreferanser, som kanskje endres ved overføring til depot? Samarbeid med leverandør v/ Bjørn Ø. Kristiansen (prosjekteier) Svar IKT Agder: Dette er på forsøksstadiet ennå. Hvordan skal vi ha det sammen? Selve kjøpet er et øyeblikksbilde. Vi skal leve sammen i flere år etter dette. Ekteskapsmodellen basert på tillit gjør hverandre gode. Sammenheng mellom det som blir solgt og det som blir levert. Det er leveransen vi (kunde og leverandør) skal måles på ikke salget. Prinsipp for kontinuerlig forbedring skal ligge til grunn.
Spørsmål etter foredragene Spørsmål Software Innovation (SI): Ønsker man å skreddersy saksbehandling, eller standardiserte løsninger for saksbehandling. Svar IKT Agder: Vårt fokus er på å løsne på de tette bånd mellom arkivkjerne og saksbehandling i dagens løsning. Spørsmål Software Innovation (SI): Har dere selv et system for kontinuerlig forbedring i deres organisasjoner? Svar IKT Agder (Prosjekteier): Dette er nok noe som må arbeides med også på kundesiden. Kommentar Norkart: Kravspesifikasjonen til ebyggesak er et godt utgangspunkt for kjøpt av eksisterende systemer (det som finnes på markedet i dag). Men hvis dere skal ha kontinuerlig forbedring, blir det vanskelig hvis vi blir bundet opp til å levere på alle punkter i kravlisten, i stedet for å fornye oss. Kommentar IKT Agder: Vi har en etablert forvaltningsorganisasjon, som har klart definerte roller. Vi har også begynt å tenke på systemets livssyklus.
Spørsmål og informasjon 1. Spørsmål Evry: Vil to anskaffelser gå parallelt Svar IKT Agder: Ikke avklart ennå. 2. Spørsmål Gecko (Evry): Kan dere komme til å velge en saksløsning fra en leverandør og arkivsystem fra en annen? Svar IKT Agder: Ja 3. Kommentar Gecko (Evry): Tenk på tidsaspektet. Denne typen integrasjon finnes ikke per i dag. Spørsmål IKT Agder: Når mener Gecko (Evry) at N5 WS vil være ferdig? Svar Gecko (Evry): Vanskelig å si. Vi fraråder også å bruke GI-standarden i første fase. Den har begrenset funksjonalitet, og er stemplet for utfasing. Dermed utviklingskostnader som mange leverandører vil ønske å unngå. Svar IKT Agder: N5WS er bygd på GIstandarden, så det meste av funksjonaliteten vil kunne videreføres. 4. Spørsmål Gecko (Evry): Vil ebyggesak gå som en del av denne anskaffelsen, eller separat? Svar IKT Agder: det er ikke avklart ennå. 5. Spørsmål IKT Agder: Er vi for ambisiøse, eller for utålmodige? Svar Software Innovation (SI): Dere er veldig ambisiøse ifht. tidspunktet for produksjonssetting. Svar Evry: 1.1.2016 går ikke for N5WS. Vi klarer ikke å levere et så omfattende system på så få måneder. Forslag: skyv datoen til mars-april. Kommentar IKT Agder: Datoen er tentativ.
6. Kommentar SI: Anbudsfristen bør ikke legges til 1. august. Husk at man også skal avvikle ferie hos leverandøren! Kommentar Evry: istemmer. Svar IKT Agder: Det forstår vi, og i kommer ikke til å legge ut med svarfrist 1. august. 7. Spørsmål IKT Agder: Er det andre prosjekter som bør nevnes i denne sammenhengen, eller som vi bør ta høyde for? Svar Gecko (Evry): hva med ebyggesøknad, som skal komme 1. halvår 2015? Svar IKT Agder: Vi har ikke besluttet hva vi gjør angående ebyggesak. Vi har fokus på at data skal være digitalt lesbare hele veien, altså helautomatiske prosesser. ebyggesøknad skal hjelpe oss med dette. 8. Spørsmål Evry: Det pågår et portalprosjekt hos dere. Hvor tett ses det sammen med sakarkiv? Svar IKT Agder: Det er ikke en ny portalløsning, men en oppgradering av teknisk plattform for web-publisering. De tre kommunene skal ut på anbud med en ny løsning. Skjemaløsninger er ikke med i anbudet. Per dags dato heller ikke demokratimodulen. Nåværende løsninger beholdes inntil videre. Det er ikke avklart hvor mye sakarkivprosjektet vil innvirke på dette. Kommentar IKT Agder: Vi er også i siste fase av integrasjon av autentisering av innbyggere på portal-løsningen.
Spørsmål Evry: så intern samhandlingsplattform er ikke inkludert? Svar IKT Agder: riktig. 9. Evry: Hvordan ser sakarkiv-prosjektet på dagens samhandlingsplattformer? IKT Agder: Vi har ikke samkjørt alle disse prosjektene, men vi holder tett kontakt. 10. Spørsmål Norkart: Vil pilotkommunene kjøre samme cases i ebyggesak? Svar IKT Agder: Det vil de gjøre. Tidligere har vi valgt samme system. Nå skal vi også ha like arbeidsprosesser. Vi har enighet om fremtidens prosesser, og det lover godt. Kommentar Bjørn Ø. Kristiansen (AAFK): Verdivalg hos ledelsen kan skape utfordringer for disse fremtidige prosessene. 11. Spørsmål IKT Agder: Er disse standardene vi ønsker (GI, N5 WS) hemmende for innovasjon ifølge dere? Svar Software Innovation (SI): N5 WS er veldig detaljorientert. Den kunne godt ha vært mer løsningsorientert. Svar Gecko (Evry): Er N5 WS realiserbar? Det kommer an på hvilket nivå du legger det på. Hvis du legger opp til synkronisering av dokumenter mellom saksbehandlingsløsning og arkivkjerne, så blir dette komplisert. Hvis dokumenter under produksjon er fagsystemets ansvar, og at de overføres til depot etter ferdigstilling, så blir dette lettere å realisere. 12. Spørsmål IKT Agder: Kommer det for mange store Sak og Arkiv anskaffelser samtidig, og har dere da kapasitet til å prioritere oss? Svar Software Innvoation (SI): Vi har kapasitet. Svar Evry: Vi som leverandører vurderer hele tiden hvilke anbud vi har kapasitet til å delta i.
Slutt Møtet ble avsluttet med en oppfordring til leverandørene om å melde inn ønsker om 1-til-1- samtaler til Daniel Sjølander - Leverandører kan melde sin interesse på selve dialogkonferansen eller sende e-post til daniel.sjolander@iktagder.no innen 23.01.2015 kl. 12:00