KRISTIANSAND KOMMUNE Side 1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KRISTIANSAND KOMMUNE FOR Presteheia Sykehjem INVENTAR OG UTSTYR Juni 2009 Innhold: Vedlegg: 1. Konkurranseinstruks 2. Nærmere om produktene 3. Sjekkliste 4. Avtalevilkår for kjøp av varer 1. Tilbyderskjema 2. Avviksskjema 3. Spesifisering mengdeberegning 4. Tegninger
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 2 KONKURRANSEINSTRUKS 1.1 Oppdragsgiver Kristiansand Eiendom Prosjektavdelingen All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til: Navn: Prosjektleder Øyvind Lundberg Telefon: 95 81 14 26 E- post: oyvind.lundberg@kristiansand.kommune.no eller Navn: Interiørarkitekt Helene H. Ystgaard Telefon: 909 94 083 E-post: helene.ystgaard@arkipel.no 1.2 Konkurransen gjelder Kristiansand Eiendom har under oppføring på Presteheia Presteheia Sykehjem Bygget skal være klart for overtakelse primo februar 2010. De firmaer som får leveranser har ansvaret for inntransport, montering og fjerning av avfall/emballasje. Det gjøres oppmerksom på at bygget ved innflytting får ansvaret for evt. skader som oppstår. Det gjøres videre oppmerksom på at prosjektets krav til Rent Bygg legger premisser for leverandørenes arbeider med levering/montering. Leverandørene må også forholde seg til de HMS bestemmelser som gjelder for prosjektet. Leverandører vil bli pålagt ansvar for avlåsing etter seg, og branndører må holdes operative. Leverandørene må påregne og tilpasse leveringen til en trinnvis ferdigstillelse av bygget. Dette vil kunne bety at leveringen må påregnes å bli fordelt på 4-5 omganger. Detaljer vedrørende levering / montering av inventar og utstyr vil avklares i forbindelse med kontraktsinngåelse. Kristiansand kommune ønsker å innhente tilbud på levering av inventar og utstyr til Presteheia Sykehjem med mulighet for suppleringskjøp innen 12 mnd. Se punkt 1.3 for totalt omfang og inndeling av kontrakt. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen. Det vises ellers til vedlagte spesifikasjoner av de ønskede produkter. 1.3 Omfang, varighet og eventuell deling av kontrakten. Til Presteheia Sykehjem skal det kjøpes inn en del nytt inventar. Inventaret er delt inn i følgende grupper:
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 3 11 Møbler Kontor 12 Møbler sykehjem og fellesarealer 13 Gardiner 14 Skilting 15 Senger og div. spesialinnredning Kommunen forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av produktgruppene. Av hensyn til helheten i interiøret og for de enkelte rom kan det bli aktuelt med innkjøp fra forskjellige tilbydere også innenfor de enkelte grupper. Det er en absolutt forutsetning at innkjøpet holder seg innenfor det vedtatte budsjett, og omfanget av vil også av denne grunn kunne bli justert i forhold til de oppgitte mengder. Dersom dette blir aktuelt vil dette tas opp med de aktuelle leverandører før kontraktsinngåelse. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi ihht. Regelverket for offentlige anskaffelser. 1.5 Kontrakttype Varekontrakt. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i EU s TED database dato DOFFIN Database for offentlige innkjøp. 1.7 Innlevering av tilbud Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel vil bli sendt ut senest 6 dager før anbudsfristen. Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier og i tillegg lagres vedlegg 3 på CD som vedlegges tilbudet i lukket forsendelse merket: Presteheia Inventar 11 Møbler Kontor 12 Møbler sykehjem og fellesarealer 13 Gardiner 14 Skilting 15 Senger og div. spesialinnredninger Leveringsadresse: Kristiansand eiendom Prosjektavdelingen v/ prosjektleder Øyvind Lundberg Rådhusgt. 22 4611 Kristiansand
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 4 Postadresse: Kristiansand eiendom Prosjektavdelingen v/ prosjektleder Øyvind Lundberg Serviceboks 417 4604 Kristiansand Tilbudet må være ovennevnte person i hende på ovennevnte adresse, senest: Tirsdag 1. september kl 12.00 Det skal være undertegnet. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende innen innleveringsfristen. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbudet skal leveres på norsk. Følgende informasjon må være med: leverandørens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. 1.8 Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anbudsprosessen. 1.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.10 Avvisning Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.11 Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen. 1.12 Avvik fra konkurransegrunnlaget Leverandøren skal i eget vedlegg liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte leverandør. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot avtalevilkårene. 1.13 Avlysning / forkastelse Kristiansand kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 5 1.14 Kvalifikasjonskrav I kommunens vurdering vil en særlig legge vekt på faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Leverandørens finansielle og økonomiske stilling vil bli vurdert ut fra om leverandøren er i stand til å levere til avtalt tid / i hele avtaleperioden. Følgende kriterier legges til grunn for kvalifisering av leverandøren - ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske krav: MVA-attest Skatteattest. Attester, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Juridiske betingelser for deltagelse : Firmaattest Informasjon om økonomisk situasjon: En utskrift over foretakets totale omsetning og dets omsetning de 3 siste regnskapsår for de ytelser kontrakten omhandler Fremleggelse av foretakets årsregnskap med revisorberetning for de siste 2 år. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oversikt over foretakets gjennomsnittlige årlige bemanning. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem Kopi av produkt- og/eller systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon. Prøver, beskrivelser og/eller prospekter av produktene som skal leveres. Foretakets viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referanser fra tilsvarende oppdrag med telefonnummer/ e-post adresse til referansepersoner som kan kontaktes. 1.15 Kriterier for evaluering av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: 30% Pris 25% Kvalitet 20% Økonomi/leveringstid/service 25% Design utforming funksjonalitet 1.16 Miljøhensyn I Stortingsmelding nr 46 (1988-89) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter».
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 6 Kristiansand kommune ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinningspotensiale er også forhold som tas i betraktning. Eventuelle særskilte miljøkrav som gjelder for denne anskaffelsen vil ble spesifisert i del 2. Nærmere om produktene. 1.17 Etisk handel Kristiansand Bystyre har vedtatt følgende: Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal kommunen innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. Ved kjøp av trevirke som kommer fra tropisk tømmer, skal dette være produsert på basis av prinsippene for bærekraftig utvikling. Ved kjøp av varer skal leverandørene bekrefte at tilbudet ikke inkluderer produkter som er produsert (hele verdikjede) i strid med ILO s kjernekonvensjoner. Vennligst legg ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inneholder produkter som strider mot dette vedtaket. 1.18 Universell utforming Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsninger i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Hensikten med universell utforming er å forenkle livet for alle ved å sikre at produkter, kommunikasjonsmidler, bygde omgivelser etc. blir mer anvendelige for flere mennesker - med små eller ingen ekstra kostnader. Universell utforming har også et likestillingsaspekt - tilgjengelighet til sentrale områder som transport, bygg og uteområder, informasjon og informasjons- og kommunikasjonsteknologi har stor betydning for deltakelse og likestilling. Målgruppen for universell utforming er alle mennesker - i alle aldre størrelser og med ulike ferdigheter - uten at de skal ha behov for tilpassing eller en spesiell utforming. Likestilling betyr i denne sammenheng at alle skal ha samme muligheter til å delta på ulike samfunnsarenaer for eksempel utdannelse, arbeid og fritid - uten å måtte bli henvist til spesielle løsninger og særtiltak. Kristiansand kommune er oppnevnt som ressurskommune for universell utforming og vil ivareta hensyn til tilgjengelighet for alle i rammeavtalene som inngås. Se del 2 for konkrete krav knyttet til denne tjenesten. 1.19 Produktpresentasjon For enkelte varegrupper vil det være aktuelt med en presentasjon og/eller utstilling av utvalgte produkter.
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 7 2. NÆRMERE OM PRODUKTENE De produktene som ønskes levert og de krav som stilles hvert produkt innen hver varegruppe er spesifisert i egne poster, viser til vedlagte spesifiserende mengdeberegning. Det framgår også av de spesifiserende tekster hvilke krav som stilles til dokumentasjon av de tilbudte produkter. 2.1 Organisasjon, salgs- og serviceapparat Leverandør skal i eget vedlegg beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. I samme vedlegg skal leverandør beskrive sitt distribusjonssystem. 2.2 Miljø Leverandør skal Oppgi hvilke av produktene som oppfyller kravene til Svanemerking, EU- blomsten eller merket med tilsvarende merkeordning. Dersom produkter med andre miljømerkinger tilbys, må kriteriene for denne merkingen oppgis. Oppgi bedriftens miljøstrategi i forhold til Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning Emballasje, innhold av miljøskadelige stoffer. Retur av emballasje. Oppgi om bedriften har noen form for miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) Oppgi også andre forhold som er av betydning for miljøvurderingen. 2.3 Garantier / Levetid / Holdbarhet Leverandøren skal opplyse om produktenes forventede holdbarhet / levetid og hvilke garantier som vil bli gitt for de tilbudte produktene.
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 8 3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet. Dokumentasjon Vedlagt : ja/nei? Tilbyderskjema Vedlegg nr. Avviksskjema MVA attest, jfr. pkt. 1.14 Skatteattest, jfr. pkt. 1.14 Firmaattest, jfr. pkt. 1.14 Utskrift av foretakets totale omsetning og dets omsetning de siste 3 regnskapsår for ytelser kontrakten omhandler, jfr. pkt. 1.14 Foretakets årsregnskap med revisorberetning for de siste 2 år, jfr. pkt. 1.14 Oversikt over foretakets gjennomsnittlige årlige bemanning, jfr. pkt. 1.14 Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings/- styringssystem, jfr. pkt. 1.14 Kopi av produkt- og/eller systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgen eller tilsvarende dokumentasjon. Jfr. pkt. 1.14 Prøver, beskrivelser og/eller prospekter av produktene som skal leveres. Jfr. pkt. 1.14 Foretakets viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Jfr. pkt. 1.14 Oversikt over aktuelle referansepersoner med kontaktadresser. Jfr. pkt. 1.14 Vedlegg ang. miljø. Jfr. pkt. 1.16 og 2.2 Bekreftelse ang. etisk handel. Jfr. pkt. 1.17 Bekreftelse ang. universell utforming. Jfr. pkt. 1.18 Oversikt over og beskrivelse av organisasjonens salgs- og serviceapparat. Jfr. pkt. 2.1 Oversikt over garantier/levetid/holdbarhet. Jfr. pkt. 2.3 Bekreftelse på at ønsket tidspunkt for overlevering kan overholdes. Jfr. pkt. 1.2 Spesifiserende mengdeberegning med utfylte enhetspriser. Jfr. vedlagte spesifikasjoner av de ønskede produkter
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 9 4. AVTALEVILKÅR FOR KJØP AV VARER Vilkårene i Del 4 skal være basis for inngåelse av endelig avtale. Eventuelle forbehold til vilkårene i Del 4 må være tatt med skriftlig i tilbudet, jfr. pkt 1.12. 4.1 Dokumentrang Dersom kontraktsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument med vedlegg 2. Konkurransegrunnlaget 3. Tilbudet Ved forhold som ikke dekkes av denne avtalens dokumenter, gjelder «Kjøpsloven av 13.mai 1988». 4.2 Avvik / endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. 4.3 Parter i avtalen Kontrakten skal være basert på en avtale mellom Kristiansand kommune og leverandør av sluttproduktene. 4.4 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperioden endrer eierskaps- og/eller organisasjonsstruktur. 4.5 Partenes representanter Partene skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om den fullmakt disse har. 4.6 Priser Tilbyder skal legge ved komplett prisliste over tilbudt materiell, ref vedlagt spesifiserende mengeberegning (vedlegg 1). Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Samtlige priser skal være oppgitt netto, inklusive alle avgifter bortsett fra merverdiavgift. For utenlandske leverandører skal prisene oppgis i NOK, påført den valutakurs og dato som prisene er beregnet ut ifra. 4.7 Bestillingsrutiner Leverandør må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling pr post/faks/e-post/internett. 4.8 Levering og lagerhold Alle varer skal være levert DDP «leveringssted» - delivered duty paid, Incoterms 2000, innenfor den leveringsfrist som er avtalt, montert på anviste steder, klar til overtakelse og bruk. Ved forsinket levering i forhold til de avtalte leveringsdatoer, som ikke skyldes forhold godkjent av kjøper, vil det bli krevet dagmulkt.
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 10 Mulktens størrelse beregnes til 0,5 % av den totale bestillingssum for hver arbeidsdag forsinkelsen varer. Begrenset oppad til 10 % av totalverdien og nedad til 300,- pr dag. Levering har funnet sted når varen er levert og evt. montert ihht avtale. Leverandøren har ansvar for å fjerne emballasjen dersom ikke noe annet er avtalt. 4.9 Fakturering og betalingsbetingelser Fakturering skal skje etter fullt levert og godkjent leveranse. Betalingsbetingelse lik fakturamåned + 30 dager. Alle fakturaer skal være påført kontraktsummer og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kommunen har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. 4.10 Valutaforhold Eventuelle valutaendringer aksepteres dersom variasjonene er mer enn +/- 5 % i forhold til valutakursen fra kontraktsdato. Leverandør skal oppgi hvilken valuta og valutadato tilbudet er basert på. Det er kun den valutautsatte delen av prisen som skal justeres. Melding om endring skal skje ihht. punkt 4.8, med mindre annet er avtalt i endelig kontrakt. 4.11 Morarente Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven (Lov om renter ved forsinket betaling m.m.) og den til enhver tid gjeldende morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull leveranse eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel. følgebrev, faktura ete. fra leverandøren; eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldende. 4.12 Oppsigelse. Vesentlig mislighold - heving av kontrakt. Avtalen har en gjensidig skriftlig oppsigelsestid på 3 måneder. Eventuell oppsigelse skal være saklig begrunnet. Hver av partene har rett til å heve kontrakten, eventuelt med øyeblikkelig virkning, hvis den annen part gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelser, og etter skriftlig varsel ikke har rettet forholdet innen rimelig frist. Krav om heving av kontrakt kan først fremmes etter at partene har drøftet muligheten for en løsning på konflikten i minnelighet. Gjentatt overskridelser av leveringsfrister og mangelfulle leveringer, kan samlet sett være å betrakte som vesentlig mislighold. Når kommunen har meddelt leverandøren at kontrakten heves etter bestemmelsene i dette punktet: Skal leverandøren betale erstatning til kommunen for de nødvendige merkostnader som påløper ved at leveransen utføres av andre. Kan kommunen dessuten kreve erstatning for tap utover merkostnadene dersom mislighold har sin årsak i forsettlig eller uaktsomt forhold fra leverandøren eller hans representant. Dersom leverandørens virksomhet åpnes for gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har kommunen rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning.
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 11 4.13 Reklame Leverandør må innhente forhåndsgodkjenning fra kommunen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generell referanse. Byvåpenet til Kristiansand kommune kan ikke benyttes uten særskilt tillatelse. 4.14 Force majeure Partene er fritatt for pliktene i avtalen dersom det kan vises til forhold som skyldes force majeure. Partene bærer da sine egne kostnader. Varsel om force majeure skal meldes senest innen 3 dager. Dersom det ikke gis varsel om dette innen fristen, faller kravet ihht. force majeure bort. 4.15 Tvister Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkningen av avtalen skal tvisten først og fremst søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom forhandlingene ikke fører fram, skal tvisten avgjøres ved ordinær rettergang. Søksmål skal anlegges ved Kristiansand Tingrett. 4.16 Kontraktsadministrasjon i avtaleperioden All korrespondanse i avtaleperioden som berører denne avtalen skal sendes til: Postadresse: Kristiansand eiendom Postavdelingen v/ prosjektleder Øyvind Lundberg Serviceboks 417 4604 Kriistiansand
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 12 Utfylt skjema vedlegges tilbudet. Leverandør/tilbyders navn: Organisasjonsnr. Postadresse Postnr. Telefonnr.: Poststed Telefaxnr.: Kontaktperson e-postadresse den / 2006 Underskrift **************************************************************************
KRISTIANSAND KOMMUNE Side 13 AVVIKSSKJEMA, jfr. pkt. 1.12 Ingen avvik til konkurransegrunnlaget Avvik til konkurransegrunnlaget, vedr. detaljer å se etterfølgende tabell Avviknr. Avvik vedr. pkt. Avvikstekst Priskonsekvens underskrift