KONKURRANSEGRUNNLAG FOR FYLKESMANNEN I HEDMARK. Kjøp/leie av Utstyr, Vedlikehold og Service innen IKT. April 2007

Transkript

1 Fylkesmannen i Hedmark 1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR FYLKESMANNEN I HEDMARK Kjøp/leie av Utstyr, Vedlikehold og Service innen IKT April 2007 Innhold: 1. Konkurranseinstruks 2. Generelle avtalevilkår 3. Sjekkliste vedlegg 4. Nærmere om produktoversikten Vedlegg: Produktskjema HMS-erklæring

2 Fylkesmannen i Hedmark 2 1. KONKURRANSEINSTRUKS 1.1 Oppdragsgiver Fylkesmannen i Hedmark Kontaktpersoner: Produktfaglige spørsmål: Navn : Jan Henrik Nielsen Telefon : Mobiltelefon: Telefaks : E-post : jhn@fmhe.no Innkjøpsfaglige spørsmål: Navn : Tore Friis Telefon : Mobiltelefon: Telefaks : E-post : tore.friis@fmhe.no 1.2 Forespørselen gjelder Fylkesmannen i Hedmark ønsker å innhente tilbud for anskaffelse av utstyr, vedlikehold og service innen IKT. I vedlagt produktskjema har vi spesifisert de produktene som konkurransen gjelder, se punkt 4 for ytterligere kommentarer. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på DOFFIN Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse basert på Forskrift om offentlige anskaffelser. Del III Anskaffelser under terskelverdiene. 1.5 Kontrakttype Kjøp med 1 års gyldighet. Oppdragsgiver har rett til å forlenge kontrakten med år. 1.6 Omfang og eventuell deling av kontrakten. Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: kr ,- Fylkesmannens intensjon er å ha avtale med en leverandør. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal selv være avtalepart overfor Fylkesmannen. 1.7 Miljøhensyn I Stortingsmelding nr 46 ( ) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter». Fylkesmannen i Hedmark ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livsykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinningspotensiale er også forhold som tas i betraktning.

3 Fylkesmannen i Hedmark 3 Tilbyder skal Oppgi hvilke av produktene som oppfyller kravene til Svanemerking, EU- blomsten eller merket med tilsvarende merkeordning. Dersom produkter med andre miljømerkinger tilbys, må kriteriene for denne merkingen oppgis. Oppgi bedriftens miljøstrategi i forhold til Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning Emballasje, innhold av miljøskadelige stoffer. Retur av emballasje. Oppgi om bedriften har noen form for miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) 1.8 Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 1.9 Fremsendelse av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes / leveres i en original og 3 komplette kopier i lukket konvolutt merket tilbud «Kjøp/leie av Utstyr, Vedlikehold og Service innen IKT» til følgende adresse: Tore Friis Fylkesmannen i Hedmark Postboks HAMAR Tilbudet må være Fylkesmannen i hende senest : fredag 27. april 2007, kl Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsessprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Språk Tilbudet skal leveres på norsk Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i forskrift om offentlige anskaffelse, til Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 1 måned fra tilbudsfristen Kvalifikasjonskrav ( utvelgelseskriterier ) Følgende opplysninger fra tilbyder og vår vurdering av dem, vil danne grunnlag for kvalifisering av tilbyder : Attest utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244). Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det. Liste over de viktigste tjenesteytelsene/leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og

4 Fylkesmannen i Hedmark 4 tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Skriftlige referanser Sertifiseringer på multifunksjonsmaskiner og printere. Det vises også til Del 3 i konkurransegrunnlaget, sjekkliste for vedlegg Kriterier for valg av leverandør ( tildelingskriterier ) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge, i tillegg til andre spesifiserte forhold i tilbudet : Kvalitet og kompetanse Salgs- og serviceapparat, serviceavtale Opplæring Miljøhensyn Produktkvalitet- og produktegenskaper Pris Teknisk løsning Betalingsbetingelser / faktureringsrutiner Leveringsbetingelser / leveringsdyktighet 1.16 Avlysning / forkastelse Fylkesmannen i Hedmark forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, og helt eller delvis forkaste tilbudene.

5 Fylkesmannen i Hedmark 5 2. GENERELLE AVTALEVILKÅR Vilkårene i Del 2 skal være basis for inngåelse av endelig avtale. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot avtalevilkårene. 2.1 Dokumentrang Dersom kontraktsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1) Avtaledokument med vedlegg 2) Konkurransegrunnlaget 3) Tilbudet 2.2 Avvik / endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. 2.3 Parter i avtalen Kontrakten skal være basert på en avtale mellom Fylkesmannen i Hedmark og leverandør. 2.4 Obligatorisk avtale Leverandøren plikter å levere etter de vilkår som er fastsatt i avtalen. 2.5 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperioden endrer eierskaps- og/eller organisasjonsstruktur. 2.6 Partenes representanter Partene skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om den fullmakt disse har. 2.7 Avtaleperiode Kontrakten skal gjelde i ett år fra leveringstidspunkt. Levering skal skje etter nærmere avtale innenfor tidsrommet Priser Se punkt 4 for ytterligere kommentarer for priser. 2.9 Prisendring generelt Melding om eventuell prisøkning på driftavtalen som skyldes andre forhold enn endringer i offentlige avgifter, skal dokumenteres og skje med 60 dagers varsling med mindre annet er avtalt, og trer først i kraft når Fylkesmannen i Hedmark har godkjent prisendringen. Dokumentasjon fra leverandørens underleverandør/produsenter om årsak til prisendringer, skal vedlegges Levering, montering og opplæring Levering skal skje ihht. avtale, jf. punkt 2.7. Ved forsinket levering i forhold til avtalte leveringsdatoer, som ikke skyldes forhold godkjent av fylkesmannen, kan det bli krevet dagmulkt. Mulktens størrelse beregnes til 500 Nkr pr. dag. Den som bestiller har ansvar for å legge til rette for levering og montering på leveringsstedet. Levering har funnet sted når varen er levert, montert/installert og testet ihht avtale. Den avtalte opplæring skal også ha funnet sted eller være planlagt. Det skal gis skriftlig melding om at levering har funnet sted, og at utstyret er klart til bruk.

6 Fylkesmannen i Hedmark 6 Leverandør skal installere, konfigurere og montere levert utstyr på anvist plass. Dokumentasjon over installasjonen skal overleveres fylkesmannen etter at systemet er overlevert/godkjent. Fylkesmannen skal godkjenne installasjon og dokumentasjon Organisasjon og serviceapparat Tilbyder skal i eget vedlegg beskrive sin organisasjon og sitt serviceapparat med antall ansatte, samt hvordan dette er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt Fakturering og betalingsbetingelser Fakturering skal skje med betalingsbetingelser lik fakturadato + 30 dager Endringer i offentlig avgifter Prisendringer i samsvar med endring i offentlig regulerte avgifter aksepteres. Melding om slike prisendringer skal skje til Fylkesmannen i Hedmark så tidlig som mulig før ikrafttredelse av endring Valutaforhold Eventuelle valutaendringer aksepteres med variasjon over +/- 5 % fra kontraktsdato. Leverandør skal oppgi hvilken valuta og valutadato tilbudet er basert på. Melding om endring skal skje ihht. punkt 2.9, med mindre annet er avtalt i endelig kontrakt Morarente Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven (Lov om renter ved forsinket betaling m.m.) og den til enhver tid gjeldende morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra Fylkesmannen skyldes kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldende Vesentlig mislighold - heving av kontrakt Hver av partene har rett til å heve kontrakten, eventuelt med øyeblikkelig virkning, hvis den annen part gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelser, og etter skriftlig varsel ikke har rettet forholdet innen rimelig frist. Krav om heving av kontrakt kan først fremmes etter at partene har drøftet muligheten for en løsning på konflikten i minnelighet. Gjentatt overskridelser av leveringsfrister og mangelfulle leveringer, kan samlet sett være å betrakte som vesentlig mislighold. Når Fylkesmannen har meddelt leverandøren at kontrakten heves etter bestemmelsene i dette punktet, skal leverandøren betale erstatning til Fylkesmannen for de nødvendige merkostnader som påløper ved at leveransen utføres av andre. Fylkesmannen kan dessuten kreve erstatning for tap utover merkostnadene dersom mislighold har sin årsak i forsettlig eller uaktsomt forhold fra leverandøren eller hans representant. Dersom leverandørens virksomhet åpnes for gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Fylkesmannen rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning Reklame Leverandør må innhente forhåndsgodkjenning fra Fylkesmannen i Hedmark dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generell referanse Force majeure Partene er fritatt for pliktene i avtalen dersom det kan vises til forhold som skyldes force majeure. Partene bærer da sine egne kostnader. Varsel om force majeure skal meldes senest innen 3 dager. Dersom det ikke gis varsel om dette innen fristen, faller kravet ihht. force majeure bort Tvister

7 Fylkesmannen i Hedmark 7 Tvister som oppstår som følge av kontraktforhold skal søkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. Dersom dette ikke fører frem, skal saken avgjøres ved rettergang for de ordinære domstoler i Hedmark. Dersom det anses hensiktsmessig, kan partene bli enige om at tvist skal avgjøres ved voldgift. Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av tre medlemmer hvorav hver av partene oppnevner ett medlem og disse i fellesskap det tredje Kontraktsadministrasjon i avtaleperioden All korrespondanse i avtaleperioden som berører denne kontrakt skal sendes til: Fylkesmannen i Hedmark V/Tore Friis Postboks HAMAR Telefon : Telefaks : E-post : tfr@fmhe.no

8 Fylkesmannen i Hedmark 8 3. SJEKKLISTE VEDLEGG Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og Fylkesmannen i Hedmark. Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet. Dokumentasjon Vedlegg nr. Attest om restanse på skatt/avgift ( fra kommunekassereren ), ref pkt 1.14 Attest om restanse på skatt/avgift ( fra skattefogden ), ref pkt 1.14 Egenerklæring HMS, ref pkt 1.14 Årsregnskap eller utdrag av årsregnskap, ref pkt 1.14 Referanser, ref pkt 1.14 Sertifiseringer, ref pkt 1.14 Pris, ref pkt. 2.8 Beskrivelse av organisasjon,og serviceapparat, samt distribusjonssystem, ref pkt 2.11 Produktkataloger, informasjon, osv., ref pkt 4

9 Fylkesmannen i Hedmark 9 4. NÆRMERE OM PRODUKTENE I vedlagte produktskjema, er oppgitt de produkter og tjenester som omfattes av konkurransen. For alle produkter som omfattes av tilbudet må leverandøren kunne fremskaffe produkt- og varefaktadokumentasjon etter behov. Når det gjelder kvalitetskrav så forbeholder vi oss retten til å selv definere kvalitetsstandard. PRIS Leverandør skal oppgi % sats på sine kostpriser. SERVICE Ved reklamasjon og /eller feil skal leverandøren snarest innen 12 timer ha reparert eller levert erstatningsutstyr på plassen. Kostnader ved erstatningsutstyr dekkes i sin helhet av leverandøren. Oppmøte tid maks 0,5 time ( innenfor normalarbeidstid ) etter at feilen er oppstått. Ved brudd på servicefrister kan Fylkesmannen i Hedmark kreve dagmulkt. Mulktens størrelse beregnes til Nkr 1000,- pr. dag. Fylkesmannen i Hedmark, april 2007 Tore Friis IKT-Leder

10 Fylkesmannen i Hedmark 10 Vedlegg HMS-erklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato

11 Fylkesmannen i Hedmark 11 Produktskjema 1 Maskinvare/Rekvisita 1.1 Multifunskjonsmaskiner 1.2 Stasjonær, bærbar pc. 1.3 Printere 1.4 Scannere 1.5 Prosjektor 1.6 Interaktive tavler 1.7 Creston styring av møterom, eller tilsvarende 1.8 Datarekvisita, kopipapir 2 Software 2.1 Diverse software til klienter 3 Vedlikehold/Service 3.1 Service maskinvare 3.2 Oppsett/montering av møterom 4 Tjenester 4.1 Webportal for anskaffelser