STEINKJER KOMMUNE ANBUDSINNBYDELSE ANBUD 10/07: FARMASØYTISK TILSYN. for perioden med mulighet for prolongering ett år + ett år

Transkript

1 STEINKJER KOMMUNE ANBUDSINNBYDELSE ANBUD 10/07: FARMASØYTISK TILSYN for perioden med mulighet for prolongering ett år + ett år Steinkjer 24. mai 2007 Side 1 av 11

2 1. INNLEDNING Steinkjer kommune innbyr herved interesserte leverandører å gi anbud på farmasøytisk tilsyn til kommunens virksomheter i henhold til vedlagte krav og spesifikasjoner. Frist for innlevering av anbud: fredag den 15. juni 2007, kl Anbudet sendes /leveres i lukket konvolutt merket Anbud: 10/07 Farmasøytisk tilsyn Til: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Rådhuset Serviceboks Steinkjer AVTALEPERIODE: med opsjon på ytterligere 1 år + 1år. Avtalen vil gjelde alle kommunens enheter innenfor området helse og omsorg. Kommunen er å betrakte som en kunde, dog med flere leverings- og fakturaadresser, som danner grunnlag for leverandørens fakturering, levering og statistikk til Steinkjer kommune. Overordnet krever kommunen at leveransen skjer i hht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Brudd på dette kan medføre at kommunen sier opp avtalen med øyeblikkelig virkning. 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG INNHOLD 2.1 Avtalens omfang Avtalen omfatter tilsyn for de tjenester som har et legemiddellager og som er pålagt å ha tilsyn etter lov og forskrift om de Det er pt. 11 leveringssteder for legemidler i kommunen. ( Steinkjer sykehjem, Egge sykehjem, Betania sykehjem, Stod, Legevakta, hjemmetjenesten med 6 distrikt inkl Stod.) Det tas forbehold om endringer i antall tjenestesteder som følge av organisasjonsendringer mv. 2.3 Forbehold fra Steinkjer kommune Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å velge leverandør etter hva som er det mest økonomisk fordelaktig for kommunen. Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen i tråd med gjeldende regelverk. Side 2 av 11

3 Det tas forbehold om endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet. 3. KRAV OG SPESIFIKASJONER 3.3 Krav til farmasøytisk tilsyn 1. Formål Det overordnede formålet for farmasøytisk tilsyn er å bidra til god kvalitet på forhold som vedrører medikamentell behandling av pasienter. Hovedoppgavene er knyttet til forsyning, oppbevaring, håndtering og bruk av legemidler i den offentlige helsetjeneste. Det farmasøytiske tilsynet skal være et ledd i enhetenes internkontroll, og tilsynsfarmasøytenes oppgave er å bidra til størst mulig sikkerhet for pasienten og brukerne. Tilsynsfarmasøytene arbeider for effektivitet, sikkerhet og forsvarlig økonomi i legemiddelterapien og legemiddelhåndteringen. Kommunen skal sørge for at legemiddelforsyningen til kommunens helsetjeneste blir organisert og drevet i samsvar med lover, forskrifter og andre gjeldende bestemmelser. Farmasøytisk tilsyn skal utføres i henhold til Forskrift av 1987 om legemiddelforsyningen mv. i den kommunale helsetjenesten. I følge forskriften skal tilsynet omfatte: 9. Tilsyn og kontroll 1. Alle legemiddellagre i sykehjem mv. skal minst en gang hvert kvartal tilses av farmasøytisk kandidat. Øvrige legemiddellagre skal tilses av farmasøyt to ganger årlig. Unntatt fra denne bestemmelse er allmennlegetjenesten. Tilsynsordningen skal være godkjent av fylkesmannen. 2. Ved tilsynet skal legemidlene kontrolleres med henblikk på holdbarhet, oppbevaring, bruk m.v. Det skal påses at bestemmelsene i denne forskrift blir fulgt, herunder at virksomheten ved legemiddellagrene er organisert på tilfredsstillende måte. 3. Deltjenesten skal ha rapport fra alle tilsyn. Rapporten skal forevises ansvarshavende lege og sykepleier/vernepleier. Følgende lover, forskrifter og retningslinjer skal legges til grunn for det farmasøytiske tilsynet: Forskrift om legemiddelforsyning m.v. i den kommunale helsetjeneste, fastsatt i lov av 19. november 1982 nr. 66. Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) (lov nr 64) Gjeldende retningslinjer for legemiddelhåndtering i Steinkjer kommune NLS, Norske legemiddelstandarder, gjeldende utgave. Det farmasøytiske tilsynet skal innebære arbeid med følgene oppgaver: Samarbeid med enhetsleder om planlegging av det farmasøytiske tilsynet. Side 3 av 11

4 Det skal påses at bestemmelsene i forskrift om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjeneste og gjeldende retningslinjer for Steinkjer kommune blir fulgt. Det skal skrives rapport fra alle tilsyn. Ved forespørsel fra enheter/avdelinger/poster kan tilsynsfarmasøytene delta på møter og besvare forespørsler/gi råd når temaet har relasjon til det farmasøytiske tilsynet., 2. Farmasøytens oppgaver Vurdering av legemiddellagre med hensyn på bestillingsrutiner, lagerstørrelse, tilgjengelighet/sikkerhet og god oversikt. Rådgiving i forbindelse med felles medisinrom for flere avdelinger. Kontroll mht føring av legemiddelkardex Utarbeiding og oppdatering av rutiner for legemiddelhåndteringen. Revisjon av rutinebeskrivelser for legemiddelhåndteringen Revidering og dokumentasjon av legemiddelhåndteringsrutinene Avviksregistrering. Sjekke at alle avdelingene har skriftlige rutiner for avviksregistrering. Undervisning o Medikamentkurs for sykepleiere og, hjelpepleiere i sykehjem, samt helsepersonell og ufaglærte i åpen omsorg 2 ganger pr år o Internundervisning til hver bestillerenhet (30-45 min pr tilsyn) Steinkjer kommune v/kommuneoverlegen forplikter seg til å holde tilsynsfarmasøyten orientert om endringer i virksomheten som har betydning for gjennomføring av oppdraget. Tilsynsfarmasøyten har rett til å innhente fra leverende apotek de opplysninger som er nødvendig for gjennomføring av oppdraget. Tilsynsfarmasøyten har rett til innsyn i den enkelte pasients/brukers legemiddelregime så langt det er nødvendig for gjennomføring av oppdraget. Det forutsettes at det er faste navngitte personer som står for tilsynene. 4. RAMMEBESTEMMELSER 4.1 Prosedyre/konkurranseform Anskaffelsen er et tjenestekjøp som foretas i henhold til "Lov om offentlige anskaffelser" av med tilhørende forskrift. Prosedyren er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. 4.2 Språket i tilbudet Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk. 4.3 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. Etter tilbudsåpning vil tilbudene bli vurdert umiddelbart. 4.4 Vedståelse Tilbudene forutsettes vedstått i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. Side 4 av 11

5 4.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av kommunen. 4.6 Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. 4.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 4.8 Kontaktpersoner Spørsmål vedrørende konkurransen kan rettes til: Innkjøpsleder Birger Asphaug Enhetsleder Brit Marie Werstad 5. TILBUDETS INNHOLD Tilbudet skal inneholde følgende opplysninger og opplysningene skal legges i denne rekkefølge: 5.1 Kvalifikasjonskrav og leverandøropplysninger Anbyder skal vedlegge attest som bekrefter at anbyders foretak ikke er skyldig offentlige skatter og avgifter der foretaket er lokalisert. I tillegg skal anbyder vedlegge årsrapport, inkl. årsregnskap, samt dokumentasjon på anbyders kvalitetskontrollsystem. Foretakets inkl de aktuelle personene viktigste leveranser de siste tre årene. Dersom dokumenter ikke vedlegges anbudet, vil anbudet bli forkastet. Videre skal tilbyder vedlegge - dokumentasjon på bedriftens HMS-rutiner og hvordan disse følges opp. Vedlagt HMS-erklæring skal også fylles ut og vedlegges, jfr. vedlegg 4. - referanser 5.2 Tildelingskriterier/Kriterier for valg av leverandør Leverandørene vil bli vurdert og kontrakt inngått på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud for Steinkjer kommune, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekting Kriterier for valg 50 % Pris 40 % Kompetanse, erfaring 10 % Service Priser Prisene skal være basert på de krav som settes til slikt tilsyn i henhold til gjeldende forskrift og godkjenning. Det vises til kap Prisene skal oppgis på vedlagte prisskjema. Prisene skal angis eksklusive merverdiavgift. Side 5 av 11

6 Det forutsettes også at de opplyste priser er fast første avtale år, dvs at det kan foretas en indeksregulering av prisene første gang Indeksreguleringen skal være i hht SSB Den opplyste prisstrukturen skal inneholde alle kostnadselementer for levering til Steinkjer kommune Kompetanse, erfaring Tilbyder bes oppgi CV (utdannelse og praksis) for person(er) som skal gjennomføre tilsyn Service Tilbyder skal beskrive servicetilbudet ut over det som ligger i det obligatoriske tilsynet Statistikk Leverandøren forplikter seg til å sende avdelingsvis statistikk/forbruksrapport etter grupper, 1 gang pr kvartal til hver sykehjemsavdeling/bestillerenhet. Forslag til statistikk legges ved tilbudet. 5.3 Krav til leverandørfakturaer Steinkjer kommune har automatisert vår leverandørfaktura behandling. Dette innbærer skanning og tolking av leverandørfaktura informasjon, samt automatiserte interne attestasjons- og anvisningsrutiner. Alle fakturaene skal inneholde bestilllingsnr som representerer navnet på bestilleren. 5.4 Forbehold i tilbudet Hvis tilbyder tar forbehold eller avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og dets vedlegg, så skal dette beskrives i eget vedlegg og prissettes. Jfr. 8-6 og 15-6 i forskrift om offentlige anskaffelser: Avvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudet, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 5.6 KONTRAKTSVILKÅR Kommunen har en administrativ anbudsnemnd som fatter vedtak i denne saken. Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune; vedlegg 6, kravene i denne anbudsforspørselen og tilbyders tilbud vil utgjøre avtalen og vil regulere de forretningsmessige forhold mellom Steinkjer kommune og avtaleleverandør. Innholdet i tilsynet/avtalen skal til slutt godkjennes av fylkesmannen i Nord-Trøndelag før avtalen endelig kan tre i kraft. Side 6 av 11

7 Steinkjer 24. mai 2007 Birger Asphaug VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Anbudserklæring HMS-erklæring Kvalifikasjonskrav Tilbudsskjema for Farmasøytisk tilsyn Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune Side 7 av 11

8 VEDLEGG 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd HMS-erklæring: Referanser Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato: Side 8 av 11

9 Vedlegg 2. HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: Side 9 av 11

10 (sign.) Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr ,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleveranødrer. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel Side 10 av 11

11 Side 11 av 11