ANBUDSINNBYDELSE. Kvalifikasjonsgrunnlag. Anbud 18/07: IT Driftstjenester. for. Steinkjer kommune

Transkript

1 Steinkjer kommune ANBUDSINNBYDELSE Kvalifikasjonsgrunnlag Anbud 18/07: IT Driftstjenester for Steinkjer kommune Steinkjer

2 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Steinkjer kommunes eksisterende avtale om med Umoe IKT AS om IT driftstjenester utløper IT- driftstjenester omfatter drift og vedlikehold av: - servere - talesystem - nettverk - applikasjonsdrift. Steinkjer kommune eier i dag sin egen infrastruktur og denne huses i Steinkjer kommune sine lokaler. Steinkjer kommune har begrensede ressurser på IT drift, og benytter i stor grad eksterne leverandører. Steinkjer kommune har et interkommunalt samarbeid med kommunene Inderøy og Verran, kalt INVEST. Forespørselen kan også gjøres gjeldene for hele INVEST. 1.2 Avtalens varighet Det tas sikte på å inngå en treårig avtale med opsjon på 1 år + 1 år med virkning fra Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger i hht Forskrift om offentlige anskaffelser del III. Kommunen vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt Konkurransen vil gjennomføres med en forutgående kvalifikasjonsrunde (denne) for å avgjøre hvilke leverandører som skal få delta i den etterfølgende tilbudskonkurransen. 1.4 Overordnet beskrivelse av anskaffelsen Steinkjer kommune har et høyt ambisjonsnivå for bruk av informasjonsteknologi til å sikre høy produktivitet og effektiv drift av virksomheten. Steinkjer kommune ønsker å invitere leverandører til konkurranse med forhandlinger om drift av Steinkjer kommunes interne IT systemer samt rådgiving relatert til dette.. Målsetningen for prosjektet er å opprettholde en infrastruktur for IT tjenesten som: Har tilnærmet 100 % oppetid Er sikker Er fleksibel Side 2

3 1.5 Oppgaver Eksempel på oppgaver som tilbyder må delta i og/eller ha ansvar for følgende oppgaver innenfor data-, kommunikasjon- og teleteknologi: o Bistå i strategi og arkitektur o Sikkerhetsstrategi / rutiner innenfor : o Drift og vedlikehold av servere og basis programvare. (pt 55 servere) o Skole: MS Learning Gateway o Ca 120 ulike applikasjoner o Terminalservere og Citrix o Drift av nettverkskomponenter og linjer (WAN/LAN/WLAN).( mellom annet 64 svitsjer / Nortel/) o Drift av talesystemer /Meridian/Alcatel/IP. o Administrasjon mot Steinkjer kommunes 3. parts leverandører. o Utvidet beredskap for systemer omfattet av Bistand og Omsorg og andre enheter som har døgnberedskap. o Overvåking av maskinvare, disker, CPU og minne. o Overvåking av status på basis programvare med tjenester og prosessorer. o Overvåkning av prosesser i Steinkjer kommunes fagapplikasjoner o Kontroll av hendelses- og sikkerhetslogger. o Diagnostisering og feilretting. o Backup og restore. o Planlegging av periodisk driftsvedlikehold. o Viruskontroll. o Tuning av løsning og komponenter. o Kontinuerlig vedlikeholde teknisk dokumentasjon. o Annet. Det presiseres at oppgavelista ikke er uttømmende. 2 Kvalifikasjonskrav 2.1 Innledning Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være ájour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Krav om dokumentasjon: Side 3

4 Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser (Referansene skal omfatte tjenester som er relevante til denne forespørselen. Oversikten skal inneholde årsvolum pr. kunde, kontaktperson og telefonnummer). HMS-erklæring (se vedlegg 2) Det vises for øvrig til vedlegg 3 Kvalifikasjonskrav sjekkliste. Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 2.2 Kvalifikasjonskrav kompetanse Beskriv den kompetansen du som leverandør råder over og vil benytte for å etablere, drifte og Leverandøren skal oppgi følgende kompetanse: - generell kompetanse i bedriften Sett dette opp iht. følgende tabell: Kompetanseområde Total kapasitet innen området Kompetanseområde 1 Kompetanseområde 2 Kompetanseområde n 2.3 Kvalifikasjonskrav egenvurdering Gi en kort oppsummering på hvorfor Steinkjer kommune skal velge ditt firma for inngåelse av avtale om drift av IT-tjenester. 3 Administrative bestemmelser 3.1 Frist for innlevering av kvalifikasjonskra og videre framdrift Anmodning om kvalifikasjon skal være innkommet skriftlig i lukket forsendelse enten direkte til Rådhuset, Steinkjer eller pr. post innen kl til: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks Steinkjer Tilbudet merkes: Anbud 18/07: IT-Driftstjenester Side 4

5 Tilbudet skal leveres/ skriftlig. I tillegg skal tilbudet sendes i elektronisk format via mail umiddelbart etter fristens utløp til viggo.billdal@steinkjer.kommune.no. 3.2 Videre framdrift Det tas foreløpig sikte på framdrift etter følgende plan. Det tas forbehold om endringer i framdriftsplanen. Uke nr Aktivitet 29 Kunngjøring kvalifikasjonsgrunnlaget tilgjengeliggjøres 36 Frist for å levere kvalifikasjonsanmodning 3. september 36 Evaluering kvalifikasjonsanmodning 36 Utsendelse av tilbudsgrunnlag til kvalifiserte tilbydere 43 Tilbudsfrist 43 Presentasjon av tilbud og oppstart forhandlinger 45 Innstilling /Sak til anbudsnemnda Melding om kontraktstildeling 46 Kontraktsignering 3.3 Anbudsåpning og kostnader Det vil bli avholdt lukket anbudsåpning. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med kvalifiseringen og eventuelt tilbudkonkurranse vil ikke bli refundert av oppdragsgiver 3.4 Antakelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å forkaste innkomne tilbud i henhold til gjeldende regelverk. 3.5 Kontaktpersoner for konkurransen Spørsmål vedrørende IT-drift: Viggo Billdal, Steinkjer kommune tlf / ; viggo.billdal@steinkjer.kommune.no Anbudsrelaterte spørsmål: Birger Asphaug, Steinkjer kommune, tlf: / ; birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Steinkjer kommune Birger Asphaug Steinkjer den 17. juli 2007 Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Side 5

6 Vedlegg 2: HMS skjema Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav sjekkliste Vedlegg 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere tjenester til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Kvalifikasjonskrav sjekkliste inkl alle obligatoriske vedlegg Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato: Side 6

7 Vedlegg 2. HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Side 7

8 Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr ,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Kompetansebeskrivelse, jfr kap 2.2 Egenvurdering, jfr kap 2.3 Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel Side 8