Vest-Agder fylkeskommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Møtedato: 04.12.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Fylkeshuset, møterom kontrollrommet Henriette Brekne Jensen Vara Sven Seljom Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Sekretær Erik Müller Arild Birkenes Irene Solli Line Bosnes Hegna Fra Fylkesrevisjonen: Terje Osnes Ove Egenes Økonomisjef Lise Solgård, sak 52/14 Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 30.10.14 ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 48-49/14, 52/14, 50-51/14. Kristiansand, 04.12.2014 Leder Line Bosnes Hegna sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 48/14 14/880 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIG ANSKAFFELSER 49/14 14/867 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR 50/14 14/868 UTREDNING OM REVISJONSORDNING I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 51/14 14/869 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.12.2014 52/14 14/906 ORIENTERING OM FYLKESKOMMUNENS BUDSJETT FOR 2015 Side 2 av 5
Sak nr. 48/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIG ANSKAFFELSER Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlig anskaffelser» til orientering. Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å gjøre følgende vedtak: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlig anskaffelser» til orientering og ber fylkesrådmnannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding innen mai 2015 om hvordan rapporten og spesielt hvordan internkontrollen i fylkeskommunen blir fulgt opp. Fylkesrevisor Terje Osnes la frem rapporten, dens konklusjoner og anbefalinger for utvalget. Utvalgsleder fremmet nytt forslag til vedtak som utvalget støttet. Innstilling til fylkestinget: 1. Fylkesrådmannen bør etablere en formalisert internkontroll for å redusere risikoen for styringssvikt, feil og mangler i fylkeskommunens virksomhet. Internkontrollen bør dimensjoneres med utgangspunkt i hva som er ønsket risikonivå for fylkeskommunen. 2. For innkjøpsområdet er det viktig at internkontrollen dokumenteres, at det gjennomføres kontroller som sikrer at de ulike enhetene følger opp vedtatte lover og regler knyttet til offentlige anskaffelser, og at det etableres et system med avviksrapportering. 3. Fylkesrådmannen bør vurdere tiltak for å sikre at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket, herunder krav til beregning av anskaffelsesverdi, protokollføring, dokumentasjon og arkivering. Det bør også vurderes tiltak for å sikre at enhetsledere og andre som foretar innkjøp har nødvendig kunnskap om regelverket for offentlige anskaffelser 4. Fylkesrådmannen bør utarbeide en oversikt på intranettet over alle varer og tjenester det er inngått rammeavtaler for og som er enkel og lett å finne fram i for brukerne. 5. Fylkesrådmannen bør vurdere å utarbeide et forenklet internt regelverk ("innkjøpsreglement") til daglig bruk som kan fungere som styringsdokument og veileder til lovverket. 6. Fylkesrådmannen bør vurdere hvilke tiltak som kan iverksettes for å forhindre at eksisterende rammeavtaler ikke blir fornyet i tide, samt sikre at det blir gitt informasjon når eksisterende rammeavtaler utløper. 7. Revisjonen mener videre at fylkesrådmannen bør vurdere om det skal rapporteres mer omfattende om fylkeskommunens internkontroll i årsrapporten. Side 3 av 5
Sak nr. 49/14 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Møtet ble lukket jfr. Kommuneloven 31, nr 2, jfr. Fvl 13, første ledd nr 2. Revisor orienterte fra revisjonsarbeidet i fylkeskommunen. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Sak nr. 50/14 UTREDNING OM REVISJONSORDNING I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Andre utkast av utredningen legges frem for utvalget i møte 29.01.15. Sekretær gjennomgikk første utkast av utredningen. Kommunerevisjons Vest har sendt en forespørsel om å delta i felles utredning om feller revisjonsordning. Sekretær sender svarbrev om at en ønsker å delta i samtaler for en enhet i Agder eventuelt kun Vest-Agder, men ikke med tankte på sammenslåing mot Rogaland. Andre utkast av utredningen legges frem for utvalget i møte 29.01.15. Sak nr. 51/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.12.2014 Leder og sekretær refererte kort fra samling på Brokelandsheia 10.11.14. Side 4 av 5
Sak nr. 52/14 ORIENTERING OM FYLKESKOMMUNENS BUDSJETT FOR 2015 Økonomisjef Lise Solgård presenterte fylkeskommunens budsjett for 2015. Side 5 av 5