REFERAT KVARTERSTYREMØTE 14-09 31.3.2009, kl 17:00 NG1b KVAST Leder Eksternansvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Internansvarlig Økonomiansvarlig Erik A. Oramas Anette B. Moen Charlotte Hoem Stian Dahle Thomas Calder ADMINISTRATIV LEDER Thomas Evensen REPRESENTANTSKAPET v/au Anja Otterstrøm
DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent Ymse: Thomas C, Thomas E. ORIENTERING LEDER - Møte med origo - Møte med eiendomsavdelingen - Kjøpt billetter til Gustav. - Hatt rekrutteringsbrainstorming på orgsem. - Vert på RS møte. - Kvartet på internfest. SKJENKEANSVARLIG - Arrangert orgsem1 - Økonomiansvarlig/kjøkkensjef/førstehjelpsansvarlig/hytteturansvarlig - Begynt å jobbe med vedtaksprotokoll - Laget ferdig kvartvaktlistene for april - Vært i møte med Thomas E. om stengt periode 2009/2010 INTERNANSVARLIG Delvis jobbet med org.sem Har begynt å se på skjenkegruppa sin struktur ved gjennåpning. Gå tilbake til gamle formen eller finne en ny og mer effektiv form? Vært på skjenkestyremøte Prøver å finne et prosjekteringsverktøy hele kvast kan bruke Forsøker å finne en måte å bevilge mer midler til kvartbruk slik at kvast slipper å jobbe som kvarter Hentet billetter til the fix Begynt å føre en oversikt over ildsjel@kvarteret.no med erfaring og ønsker Begynt å se på hvordan vi effektivt kan utnytte en ny forelesningssal Ferdigstilt referater og sendt dem ut EKSTERNANSVARLIG - X ØKONOMIANSVARLIG - Vært med å arrangere Org.Sem. 1 - Transportansvarlig/Brannansvarlig/Assisterende Kjøkkensjef - Skrevet økonomirapport - Har hatt opplæring med ny administrerende leder - Holdt investeringsmøte - Ny simkort på vei, snart kan jeg begynne å bruke jobbtelefon igjen - Holdt presentasjon om økonomi på Org.Sem. 1 ADM. LEDER - Setter med fortsatt inn i rutiner og dokumenter
- Møte med EiA - Arkitektmøte - Møte med studentimpulser - Holdt ildpreken på org.sem 1 - Begynt opplæring med Gustav - Startet en prosess for innhenting av midler til dekorering av DAK2 RS V/AU - Jobber med GF/valgkomité - Bestemt at de skal møte opp to personer på RS-møte - Ta med tilbake fra KvaSt: Det er ikke ønskelig med to representanter fra RS. - Hatt diskusjon om BORG som vil bli dorg. - Diskusjon om hvilken rolle RS har i forhold til KvaSt: Ikke snakke for seg selv/komme med personlig meninger, hva gjøres når KvaSt ikke ber om råd, hva mener RS, ikke bare AU - Kritikk på informasjonsflyt (alle referater godkjent på en gang; KvaSt spurte RS om råd, men det kom ikke noen innvendinger mot at KvaSt gjorde det). - Innstilt to personer til statuttkomiteen: Are Sangvik Grandal og Pål Magne Ånestad FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Ikke glem neste uke på grunn av påske - Vi må begynne å sette opp en plan for hva som skal tas opp; to uker/måneder i forveien? Må ha tema over tid. Hva skal vi orienter om? Dorg - Møte i morgen. BORG kommer mot slutten av møtet for å diskutere med dorgene angående - Villabefaring på fredag klokken 13 med KvaSt og dorgelederne. - Filmklubben har foreløpig ikke noe ønske om kontor i den nye Villaen. - Prøver å få til hvilken representant de skal ha til statuttkomiteen. - Booking: Møte med ASF i morgen angående neste semester. Ønsker om lørdager. Det har også RF. - Vanskelig å komme i kontakt med USF Servering i forhold til booking på Verftet neste semester. - Anette og Thomas C. m gå gjennom faktura fra Verftet. Det er mye dobbelfakturering. - Jobber med fadderuken 2009. Tiltrekke oss mest mulig studenter neste semester til NG2. Noen er interessert i hjelp, andre er ikke. - DAK2-presentasjon på Grieghallen? Anette sjekker ut. Økonomirapport Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder - Siden regnskapsmedarbeider og Gustav sluttet omtrent samtidig, er den økonomiske prosessen gått ganske sakte. - Får ikke økonomirapporten før onsdag. - Neste økonomirapport skrives sammen av Thomas C. og Thomas E. - SKiBAS-møte utsatt til fredag. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Hatt møte både med Origo og EiA (Damian). - Ny dør i 3. etasje (Støy) er kommet innpå tegningen, ser det ut som. Kan igjen få økt kapasiteten. - Snakket om hva de forskjellige rommene skal brukes til og hvilken stemning vi er ute etter. - Legge inn dimmere på lysene, men vil ikke gjøre noe annet med belysningen. - EiA har fått innvilget 3 millioner til oppussing av eksisterende masse. Dette dekker ytre fasade og bytting av dører, men usikkert om det dekker noe annet i det hele tatt. - Hvilke prioriteringer vil vi ha nå, og hva kan vi eventuelt ha på neste budsjett? KvaSt må lage et
åpent investeringsbudsjett, så vi kan putte inn tallene etter påske. - Thomas C. er på investeringsplanen. Thomas Hocking skal i morgen informere litt om hva vi trenger av teknisk utstyr. o RS om åpent investeringsbudsjett: Så lenge man har en god begrunnelse, bør det være i orden. Så lenge vi ikke har reelle tall, vil et feil budsjett være verre enn ett åpent investeringsbudsjett. Så lenge KvaSt ikke har noe grunnlag for tallene, er det ikke heldig å sende til inn for at GFen skal godkjenne det. - Eksisterende masse vil kunne åpnes etter sommeren. - Hva ønsker vi om fasadefargen? Arkitekten har forstått det slik at vi ønsker den samme, men en friskere farge. Ta det opp på storglem. Stian sender mail. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Rettsvesenet/investeringssøknader: Thomas C. får kontaktinformasjon fra Rettsvesenet, og tar dialog både med teknisk gruppe og Rettsvesenet. - Ildsjel@kvarteret: Det er to stykker som har meldt seg allerede. Vi må gå ut med informasjon om at denne listen eksisterer bortsett fra på storglem. Nyhetsbrev 1-2 ganger i semesteret. - StudVest-avtale/bruk av annonser: Anette sender mail til Kinsey. - Kraft/søndag i NG2: 12. april. - Thomas E/gjenåpning: Møte med de som startet opp Kvarteret? Ikke snakket om en spesifikk dag. Rett etter påske, men en stund før sommeren. Thomas E. ser på dato. AD Ansatte ved gjenåpning Meldt av internansvarlig. - Kvarter: Skjenking på internfester, skrive stillingsbeskrivelser, bli kjent med det nye huset. Trenger minimum 6 kvarter til gjenåpning. Ansette de 1. januar og ha intensiv opplæring frem mot gjenåpning. Liste på navn over hvem som er her januar 2010. Stian setter opp liste. Utlyse stillinger tidlig høst. Viktig å presisere det er tiltredelse januar 2010. Hvem skal lære de opp? Gamle gi opplæring til nye kvarter? o Snakk med Rettsvesenet om vi er nødt til å tilby oppsagte NG2-kvarter stilling som kvart i OK49. Thomas C. finner ut av det. - Kjøkkensjef: Kjøkkenet kommer til å trenge veldig mye arbeid. Koordineringsansvarlig for stjernesalen? Thomas E. snakker med Inghild om hva hun tenker. - Logistikkansvarlig: Veldig mye svinn på varer. Med en logistikkansvarlig vil vi kunne ha en bedre kontroll på vareflyten. Pleier å ha en lønnet regnskapsmedarbeider. 60-80 % stilling til kombinert logistikkansvarlig/regnskapsmedarbeider. Inntjener han seg selv, eller er differansen for liten? Tanken er også å bruke logistikkansvarlig som dagkvart, kanskje kutte fra tre til én orgsek? Kommer til å jobbe mer enn ett år, og som ikke trenger å bry seg med regler for siviltjeneste-orgseker. Vi trenger tall! Kan tas på GFen på høsten, men det er lovlig sent i forhold til ansettelsesperioden. Må behandles skikkelig i forhold til budsjett. Thomas C. begynner å se på tall om hva det vil koste. Gustav og Iselin kan hjelpe til med informasjon. Stemningen på KvaSt-møtet er at dette er noe vi trenger til OK49, men ikke NG2. Ikke aktuelt til denne GFen. Frist: utgangen av april. - Administrativ leder: Har nok å henge fingrene i uansett om vi har et åpent serveringssted eller ikke. Koordinering Meldt av internansvarlig. - Gi hverandre oppdrag over epost. På Thunderbird med tilleggspakke lighning kan man dele dokumenter, kalender, møter osv. Spritservering Meldt av skjenkeansvarlig - Stemningen er positiv, men hva skjer med internbaren?
- Lokalmessig: Hvilke rom skal ha spritservering? - Verdt å undersøke. GF-forberedelser Meldt av leder. - Investeringsplan: Thomas C. setter opp ett åpent investeringsbudsjett. Sender frem og tilbake på KvaSt-mailen i morgen (onsdag 1. april). Snakk også med hele den tekniske gruppen. - Semesterrapport: Skal ikke på høring. Frist 27. april. - Budsjettet: Revidere selve budsjettet, ikke bare oppdatere prognosen. Thomas C. reviderer budsjettet, og ringer dersom det er noe han lurer på. - RS sin plan for promotering: Kutte ned på annonser i StudVest og heller å bruke mer midler på jevn og trutt promotering. - Stort potensial i redaksjonell dekning. Skriv til politiske partier. Anette følger saken, med hjelp fra Thomas E. Tur til Samfundet Meldt av leder - Samfundet skal til Bergen den helgen vi hadde lyst til å dra til Trondheim. Om vi velger en annen uke, har vi lyst til å reise. - Hvorfor skal vi møte andre studentorganisasjoner? Hva vil/kan vi lære av andre? Kommunikasjon, hvordan tenker de om driften? Hvorfor har de den driften de har? På hvilken måte fungerer driften for andre studentorganisasjoner? Hvordan klarte Folken å tjene inn igjen penger på utbyggingen? Skaper relasjoner mellom studentorganisasjonene. Etterrettelighet i Kvarterstyret Meldt av leder - Fikk kjeft fra RS om at referat 03-09 og 05-09 var identiske. 19:55: Anette gikk. VEDTAKSSAKER 14-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 13-09. Vedtaksforslag: "Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 13-09» For: 4 Mot: 0 Avholdende: 0 19:57: Anette kom tilbake. OPPSUMMERING Anette følger presentasjon i Grieghallen og fadderukene. Anette følger StudVest-avtale/annonser/infoetaten. Anette følger GF/skriv/redaksjonell dekning Charlotte følger spritservering Stian følger storglem/fasadefarge
Thomas C. følger investeringer/rettsvesenet/teknisk gruppe Thomas C. følger Rettsvesenet/oppsagt kvarter/ng2/ok49 Thomas C. følger logistikkansvarlig Thomas E. følger Inghild/stengt periode i januar 2010. YMSE RIS & ROS