Versjon: 09.09.2011 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Under EØS terskelverdi Drosjetransport for Ringerike kommune - 11/3449 Tilbudsfrist: 3.10.2011 klokken 15.00 1 Dokumenter Denne forespørselen bestør av: et (dette dokumentet) Vedlegg 1 Utkast til avtale Vedlegg 2 HMS egenerklæring Vedlegg 3 Tilbudsmal Vedlegg 4 Oversikt over adresser og km for fast rundtur 2 Beskrivelse av varen og/eller tjenesten 2.1 Oversikt Ringerike kommune ønsker å anskaffe drosjetransport for egne ansatte og for brukere som kommunen tilbyr transport til. Konkurransen er todelt med ett avgrenset identifisert oppdrag for brukere av Tyribo Omsorgsenter (Solumveien 7, 3533 Tyristrand) med daglig kjøring, og ett uidentifisert behov for øvrig organisasjon. Grunnet mangel på tidligere avtale, er det ukjent hvor stort det generelle behovet er. For Tyribo omsorgssenter vil tjenesten bli identifisert ganske tydelig og det bes om en fastpris på ruten. For øvrige forespørsler gjelder leverandørens oppgitte priser (km og tid, med mulighet for differensiering avhengig av klokkeslett og helg/helligdager). Det gis ingen garantier eller overslag relatert til annet behov enn Omsorgssenteret på Tyristrand. For dette skal ruten kjøres hver hverdag (man-fre) 2 ganger pr dag.
Tilbyder må ha offentlig tillatelse for personelltransport i næring og ha mulighet til å kunne frakte rullestolbrukere og tilbyder må kunne utvise en høy grad av service ovenfor eldre/uføre. Se nærmere om krav og beskrivelse av tjenesten nedenfor. 3 Krav, vilkår og betingelser 3.1 Avtale Det vil inngås skriftlig avtale med beste tilbyder. Utkast til kontrakt følger vedlagt som Vedlegg 1. Kontrakten vil være bindende for valgt leverandør, dersom ikke forbehold er tatt mot kontrakten eller deler av denne i tilbudet. 3.2 Leveringstidspunkt og varighet Avtalens oppstart er 1. januar 2012 og varer i 2 år, men kan forlenges dersom partene blir enige om dette med inntil 4 år. Ved forlengelse kan prisen endres tilsvarende den generelle prisstigning i samfunnet på dette området (basert på konsumprisindeks eller relevant indeks for drosjetransport). 3.3 Antall avtalepartnere Ved kontraktstildeling vil det dersom det er tilstrekkelig antall kvalifiserte tilbud bli inngått 2 (to) likelydende avtaler med forskjellige leverandører. Bestilling av turer vil normalt gå til leverandør nr 1. Dersom denne ikke har kapasitet vil leverandør nr 2 bli forespurt. Skulle heller ikke denne ha kapasitet, kan kommunen foreta en bestilling fra en tredjepart. Dersom det er spesielle hensyn relatert til brukers behov eller særskilte forhold ved bruker, kan normal rekkefølge fravikes. Det skal da opplyses om grunnene for dette til leverandør som normalt skulle vært avropt. Dersom tilbyder ikke ønsker å ha status som Leverandør nr 2, må dette oppgis i tilbudet. Kommunen kan også velge å ha en leverandør for den faste ruten og en annen leverandør for oppdukkende behov, med en eller to i reserve, avhengig av mottatte tilbud, dersom dette gir den mest fordelaktige løsning for kommunen. 3.4 Nærmere om kommunens behov og krav til tjenesten 3.4.1 Daglig fast rute Transportbehovet er i hovedsak å transportere dagbrukere fra Ask,Tyristrand og Nakkerud til og fra dagavdelingen Tyribo. Denne runden tar normalt ca 1 til 1,5 timer. Det antas å være ca 7 til 9 personer pr dag som skal være med på denne ruten. Se vedlegg 4 for detaljer rundt rutens lengde og stopp-punkter slik den foreligger i dag. Ved vesentlig endring av behov slik at rutens strekning eller tidsbruk endres med mer enn 15 % har begge parter krav på prisendring tilsvarende de endrede forhold. Morgenrunden starter ca kl 0830 og ettermiddagsrunden ca kl 1330. Det ønskes en fast pris pr tur for denne ruten, jf nedenfor og Vedlegg 3. 2 av 7
3.4.2 Øvrige transportbehov for kommunen Kommunen bruker primært leide biler for transportbehov både av egne ansatte og øvrig personell, men det kan dukke opp situasjoner der egne biler ikke er tilgjengelig. Kommunen ønsker da å kunne benytte valgt tilbyder til slike oppdukkende behov (gjelder kun Ringerike kommune). Slike oppdukkende behov vil bli bestilt fra gang til gang pr telefon. 3.4.3 Krav Transportør skal ha godkjenning for å transportere personell i næring. Det er tilbyders ansvar at den enkelte tilbudte sjåfør har nødvendig løyve og etterlever offentlige bestemmelser både knyttet til sjåfør og transportmiddel. Tilbyder skal ha mulighet til å frakte rullestolbrukere ved behov. Pr i dag er det flere som har rullatorer på fast rute, men ingen rullestolbrukere, men dette kan endres over tid. Det kan også dukke opp behov for rullestoltransport innenfor den generelle delen. Generelt er det viktig at tilbyder utøver aktiv og god service, særlig ovenfor eldre og funksjonshemmede og mangler innenfor dette området kan føre til at avtaleprioritet mistes eller avtale sies opp. 4 Praktiske opplysninger 4.1 Kontaktperson Kontaktperson for denne anskaffelsen er: Karl Erik Steinbakk Mob: 48039483 E-post: karl.erik.steinbakk@ringerike.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson per e-post. 4.2 Utfyllelse av tilbud For å levere inn tilbud skal Vedlegg 3 Tilbudsmal fylles ut og leveres pr post eller ved oppmøte. I tillegg skal de dokumentasjonskrav som fremgår av pkt 5 nedenfor vedlegges (mal for HMS egenerklæring ligger vedlagt som Vedlegg 2 til denne forespørselen og må signeres og så legges ved tilbudet). 4.3 Anskaffelsesprosedyre og forbehold Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi ukjent, men vil i ethvert tilfelle ikke overstige grensen for EU-utlysning som er 1,6 millioner kroner eks. mva. Konkurransen kunngjøres dermed som en åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi og gjennomføres etter forskriftens Del 1 og Del 2. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold fra det som fremkommer i denne forespørselen. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. 3 av 7
Eventuelle andre forbehold, skal være presise og entydige, og beskrives i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Oppdragsgiver kan velge om han vil kontakte tilbyder etter mottatt tilbud for avklaringer og/eller presiseringer, men det kan ikke foretas forhandlinger og mottatt skriftlig tilbud blir lagt til grunn. 4.4 Tilbudsfrist og innlevering 4.4.1 Adresse Tilbudet skal sendes til: Navn: Karl Erik Steinbakk Pb123 Sentrum 3502 Hønefoss Tilbudet kan også (etter nærmere avtale) leveres personlig til: Resepsjonen Hønefoss Rådhus, Osloveien 1, 3511 Hønefoss (ved personlig levering husk å få med kvittering for levert tilbud) 4.4.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 3. oktober 2011 kl 1500. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 4.4.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være signert av person(er) som har fullmakt. Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 31. desember 2011. 5 Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (dokumentasjonen nevnt i høyre kolonne skal vedlegges tilbudet): 5.1 Lovpålagt krav Skatt og mva Dette kravet gjelder kun for norske tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Dokumenteres ved: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 4 av 7
betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.2 Lovpålagte krav HMS Egenerklæring) Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring (skjema vedlagt) 5.3 Organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha tillatelse til å drive drosjevirksomhet (drosjebevilling/taxiløyve) og ha gyldig Dokumenteres ved: Tilbyder skal bekrefte at tilbyder eller tilbyders ansatte innehar godkjente bevillinger og tilbyr godkjente transportmidler til løsing av 5 av 7
kjøreseddel for transport av rullestolbrukere oppdraget. 6 Evaluering av tilbud (tildelingskriterier) Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: 6.1 Priser og kostnader - Vekt 60 % Det skal oppgis pris basert på følgende informasjon: For den faste ruten: - Fast oppgitt pris pr tur med mulighet for prisjustering etter ett år, jf utkast til avtale. Vederlag faktureres etterskuddsvis pr måned. For øvrige enkeltstående oppdrag: Tilbyder skal legge ved takster som viser hvordan pris blir kalkulert pr tur. Denne kan inkludere tidsaspekt (eks ventetid), avstand, type dag og tid på døgnet. Det vil bli valgt 2-3 caser under evaluering som skal gjenspeile oppdragsgivers behov, eksempelvis en tur med en gitt avstand, på en gitt dag og klokkeslett, som tar en gitt tid, med en gitt ventetid. Det må være mulig for oppdragsgiver å regne seg frem til totalpris for case-turene basert på mottatt prisinformasjon. Vederlag betales kontant (penger eller bankkort) ved turens avslutning For begge type oppdrag Det kan ikke legges på andre typer kostnader enn det som fremkommer av tilbudet, eksempelvis fakturagebyrer, oppmøtegebyr (hvis ikke dette er oppgitt i prisbildet), eller lignende påslag på prisen. Dersom prisingen krever krever øvrige elementer enn det som oppgis, eksempelvis variasjon for drivstoffpriser eller tilbud/etterspørsels variasjoner, må tilbyder ta forbehold om dette og så klart som mulig forklare hvordan pris-elementet vil slå ut. Det gjøres oppmerksom på at alternativ prising kan føre til avvisning. 6.2 Tilgjengelighet og kvalitet på utstyr- Vekt 40 % Tilbyder skal gi en kort forklaring på hvordan oppdraget tenkes løst. Det bør opplyses om hvor mange sjåfører og antall biler som tenkes inngå i tilbudet, hvilke bile(er) som vil bli brukt og hvilke utstyr disse har (primært for transport av eldre, uføre, funksjonshemmede og/eller rullestolbrukere), hva oppdragsgiver vil gjøre for å sikre best mulig tilgjengelighet innenfor dagtid på hverdager og kveld/helger (dagtid hverdag vil bli vektlagt mest), samt hvor tilbyder har sitt hovedkontor og/eller holdeplasser. 6 av 7
Det bør også fremgå hvilke muligheter tilbyder har for eksempelvis erstatningsbil ved skade/verkstedbesøk på hovedbil. 7 av 7