Konkurransegrunnlag Felles læringsplattform for skolene i Valdres

Konkurransegrunnlag Felles læringsplattform for skolene i Valdres

1 Oppdraget IKT Valdres innbyr til konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av felles læringsplattform(lms) for skolene i Valdres Tilbudet gjelder anskaffelse kunngjort på Doffin 8.desember 2009 1.1 Frist for å vedstå tilbudet Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet dog ikke ut over 90 kalenderdager regnet fra tilbudsfristens utløp. 1.2 leveranse av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket anonym forsendelse og være merket: Felles LMS Saksnr.: 09/1740 v/ Ingar Svingen Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen tirsdag 09.02.2010, kl. 12.00. Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: IKT Valdres Nord-Aurdal kommune v/ Ingar Svingen P.B. 143 2901 Fagernes Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Resepsjonen, rådhuset Jernbane vegen 22 2900 Fagernes Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning.

Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokument overførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 1.3 Avvisning av tilbud Alle opplysninger det er spurt om i tilbudet må besvares. Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli behandlet i henhold til FOA 11-10 og 11-11. 1.4 Endring eller tilbakekalling av tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 1.5 Forbehold Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 1.6 Endringer av Konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha

gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 1.7 Supplerende spørsmål Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende spørsmål skal fremsettes skriftlig via e-post, og være mottatt senest: 07.01.2010 klokken 12.00 Spørsmålene stilles til IKT Valdres ved Ingar Svingen, ingar.svingen@iktvaldres.no Henvendelsene skal merkes med Felles LMS Saksnr.: 09/1740. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle registrerte interessenter på doffin.no vil få tilsendt alle spørsmål og svar fortløpende. 1.8 Forståelse og aksept av konkurranse grunnlag Innlevert tilbud anses som en bekreftelse på at tilbyder har forstått og akseptert konkurransegrunnlaget med vedlegg. 1.9 Kostnader knyttet til tilbudsutforming Tilbyder må selv bære alle kostnader knyttet til utarbeidelse av tilbudet. 1.10 Forbehold om finansiering Anskaffelse av felles læringsplattform må finansieres av kommunene i Valdres, og oppdragsgiver tar forbehold om at finansiering bevilges av kommunestyrene i Valdres, enten direkte eller indirekte gjennom delegering til administrasjonen. Avlysning av anskaffelse som følge av manglende vedtak av rette myndigheter gir ikke rett til å kreve kompensasjon av noe slag.

2 OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Avtalen vil gjelde for skolene i Valdres og administreres av IKT Valdres som er felles interkommunal leverandør av felles IKT tjenester til kommune i regionen. Leveringssteder er skolene i kommunene Vang, Vestre Slidre, Øystre Slidre, Nord-Aurdal, Sør-Aurdal og Etnedal. IKT Valdres skal betraktes som en kjøper, dog med flere leveringsadresser. Avtalens faglige ansvarlig er: Daglig leder Ingar Svingen IKT Valdres P.B. 143 2901 Fagernes Tlf. 95 18 26 29 e-post: Ingar.svingen@iktvaldres.no

3 GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en forhandlet prosedyre i ett trinn (FOA 5.1). På bakgrunn av innkomne tilbud gjøres en frasortering for å velge ut tre leverandører som blir invitert til forhandlinger. Frasortering skjer etter samme kritterier som tildeling av kontrakt (FOA 11-8). Forhandlingene vil inneholde en demonstrasjon av tilbudt løsning 3.2 Forutsetninger IKT Valdres vil på vegne av skolene i Valdres inngå avtale med en leverandør om kjøp av felles LMS for skolene i Valdres Den enkelte kommune må ha fleksibilitet i forhold til innføringstidspunktet og skal kunne velge å innføre valgt løsning på egnet tidspunkt i perioden 1.1.2010 til 1.6.2012 Alt utstyr og alle tjenester skal være fritt levert på installasjons sted (DDP-incoterms). Skolene har i dag forskjellige løsninger for LMS: Kommune Eksisterende LMS Antall skoler Antall elever Nord-Aurdal PedIt 7( blir ant 3) 770 Sør-Aurdal PedIt 4 407 Etnedal It s learning 1 185 Vestre Slidre Fronter 2 290 Øystre Slidre Fronter 4(3 frå 2011) 397 Vang It s learning 4(blir ant 2) 170

3.3 Anskaffelsens gjenstand IKT Valdres vil anskaffe en felles LMS for skolene i Valdres. Løsningen skal leveres operativ og anskaffelsen inkluderer opplæring av lærere der dette er nødvendig. Tilbyder må påregne å gjennomføre opplæring kommunevis. 3.4 Dokumentasjonskrav Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet for å dokumentere at tilbyder har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver krever: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyder/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS - egenerklæring utfylt i vedlagt mal Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det for de siste tre år, med revisors kommentarer. For foretak som er etablert senere enn de siste 3 år og som derfor ikke kan fremlegge regnskap for de tre siste år, bes om at leverandøren på annen måte dokumentere at han har en økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. 3.5 Krav til tilbudet Tilbudet skal være undertegnet av en som kan forplikte leverandøren. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av utlysningen. Tilbud fra tilbyder skal følge følgende struktur: Tilbudsbrev, signert tilbudsbrev hvor eventuelle forbehold klart fremgår Leverandør, her må alle forhold vedrørende leverandøren eller leverandørens tjenester som er viktig for IKT Valdres sin vurdering synliggjøres Prismodell, synliggjøre kostnad ved å besvare kostnader pr kommune for henholdsvis kjøp i 2010,2011 eller 2012 Dokumentasjonskrav, besvare dokumentasjonskravene som egne vedlegg Funksjonalitet, besvare alle underpunkt i 3.7 samt gi en samlet oversikt over innfrielse/ ikke innfrielse av de forskjellige kravene/ønskene

3.5.1 Prismodell Alle kostnadene ved leveransen må fremkomme i tilbudet. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift og fritt levert (DDP INCOTERMS) hvert enkelt sted. Tilbyder må synliggjøre kostnadene pr kommune basert på antall elever og skoler. Kommune Pris kjøp i 2010 Pris kjøp i 2011 Pris kjøp i 2012 Årlig vedlikehold Nord-Aurdal Sør-Aurdal Vestre Slidre Øystre Slidre Vang Etnedal Sum 3.5.2 Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk og gis på grunnlag av de dokumenter som er distribuert i forbindelse med konkurransen. Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt i konkurransegrunnlaget. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver.

4 Krav til tilbyder 4.1.1 Elektronisk handel og fakturering På forespørsel fra IKT Valdres skal tilbyder kunne tilby elektronisk faktura. 4.2 Generelle krav til løsningen 4.2.1 Informasjonskanal Plattformen må kunne fungere som en elektronisk informasjonskanal skole-elev-hjem. - Lærer lærer (muligheter til å sende meldinger, legge inn info, samskrive på dokument) - Lærer administrasjon - lærer elev foresatt (digital Kontakt-/meldingsbok) - skole publikum. Plattformen bør tilby en webløsning som kan fungere som hjemmeside for hver skole. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses. - skole FAU - foresatte - skole skole (alle skolene i hele Valdres) 4.2.2 Lagringsplass Elever, lærere og skoler skal ha tilstrekkelig lagringsplass, leverandøren bes spesifisere hva som er inkludert i prisen og prise utvidelser utover dette. 4.2.3 Integrasjon Skal kunne integrere mot plattformen som er i bruk på vidaregående skoler i Oppland for å sikre samarbeid mellom videregående skole og grunnskole. Bør ha tilgang for RSS-feed Import og eksport av brukeropplysninger, elevarbeid/mapper (elevportefølje) ved bytte av skole til og fra regionen. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses.

Bør kunne importere resultat fra test- og kartleggingsprogram, f.eks Kartleggeren (Fagbokforlaget), nasjonale prøver osv. Skal integrere mot eksterne eposttjenere 4.2.4 Aktivitetskalender Bør ha egen kalender for hver klasse, for fellesskapet, for lærerne, og for evt andre brukere av plattformen (FAU, elevråd, administrasjonen, osv) Bør ha muligheter til å styre hvilke opplysninger som skal ligge i de ulike kalendrene, slik at bare aktiviteter for elever er på elevkalendere, læreraktiviteter på lærerkalenderne, fellesaktiviteter på felleskalenderne osv. Bør kunne synkronisere mot kalender i Outlook for lærere, leverandøren oppfordres til å beskrive hvordan dette kan løses. 4.2.5 Pedagogisk bruk Skal ha muligheter til individuell tildeling av mapper/planer/oppgaver Skal kunne tilby funksjonalitet for oppbygging av arbeidsplaner, leverandøren oppfordres til å vise hvordan dette kan løses. Skal ha talesyntese. Skal kunne ta opp lyd i plattformen for innlevering av muntlige oppgaver. Skal kunne håndtere lyd, bilde og videofiler, leverandør bes spesifisere støttede format. Skal støtte åpne standarder for import av digitale læringsressurser.( Eksempel: Diglib) Bør ha muligheter til web-tv, (eksempel: innhente/ta ut deler av klipp fra NRK/TV2 sine arkiv) Skal støtte internasjonale standarder for deling av innhold (Eksempel: SCORM) Skal støtte samskriving mellom brukere Skal ha muligheter for forum, Bør kunne tilby medieverktøy som nettavis og lignende, leverandøren oppfordres til å vise hvordan dette kan løses. Bør ha muligheter for elektroniske e-læringsmoduler, leverandøren oppfordres til å beskrive mulige løsninger.

4.2.6 Redigering av dokument Må kunne redigere dokument direkte i plattformen. Plattformen må ha støtte for å automatisk låse dokumentet for åpning av andre under redigering. Plattformen skal støtte redigering i MS Office og Open Office 4.2.7 Interne meldinger/kommunikasjon Plattformen skal ha verktøy for interne meldinger med adressebok. 4.2.8 Verktøy for oppgaver, oppgaveinnlevering og vurdering Bør ha muligheter til å integrere læringsmål frå GREP (læreplanen) inn i oppgaver/planer/mapper. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses. Læreren bør kunne kommentere direkte inn i oppgavesvaret fra eleven. Læreren skal kunne gi karakter og godkjent/ikke godkjent Bør ha god resultatoversikt for lærere, foresatte og elever. Leverandøren oppfordres til å vise hvordan dette kan løses. Bør ha enkel og oversiktlig oppgaveadministrasjon for læreren. Skal være muligheter til filopplasting i oppgaveinnlevering. Skal ha tidsstyring av oppgaver, slik at oppgaven åpnes for elevene ved et gitt tidspunkt, og stenges for innleveringer når fristen er nådd Skal ha plagieringskontroll, leverandøren bes beskrive hvordan dette løses.

4.2.9 Verktøy for elektroniske prøver Skal ha mulighet for flervalg-oppgaver, åpne oppgaver, innfyllingsoppgaver, ja/nei spørsmål, klikk-punkt, dra- og slipp- oppgaver i samme prøve. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses. Bør ha mulighet til vekting av oppgaver Bør ha mulighet til spørsmåls-pool Læreren bør kunne kommentere direkte inn i prøvesvaret. Læreren bør kunne gi karakter og godkjent/ikke godkjent Bør ha god resultatoversikt for lærere, foresatte og elever. Leverandøren oppfordres til å vise hvordan dette kan løses. Bør ha enkel og oversiktlig prøveadministrasjon for læreren Bør kunne støtte digital eksamen med egen eksamensmodul/eksamensrom, leverandøren bes beskrive løsning. 4.2.10 Vurdering/dokumentasjon Skal ha verktøy for å dokumentere underveisvurdering i form av egenvurdering, lærervurdering med og uten karakter, nye delmål, faglig nivå, faglige og sosiale mål. Verktøy for å dokumentere underveisvurdering må være dynamisk og lett å tilpasse ulike trinn 4.2.11 Administrasjon Bør kunne synkronisere mot SATS Skal være klargjort for FEIDE i løpet av 2010 Bør ha verktøy for innsamling, systematisering og arkivering av vurdering med og uten karakter, oppsummering av elev/foreldresamtaler, karakterkommentarar osv. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses. Bør ha muligheter for automatisk tilsending av brukernavn og /eller passord dersom bruker har glemt dette. Leverandøren blir oppfordra til å vise hvordan dette kan løses.

Skal ha muligheter for å åpne/stenge for chat-funksjoner i plattformen Elever skal kunne lagre og redigere personlige filer inne i plattformen. Brukergrensesnittet bør kunne tilpasses ulike aldersgrupper og funksjonsnivå. Plattformen skal ha mulighet til å velge menyer/innstillinger i minimum nynorsk, bokmål og engelsk utgave. Bør ha eget verktøy for føring av karakterer, fravær, karakterer i orden og adferd, merknader, leverandøren bes beskrive muligheter. 4.2.12 Foreldretilgang Bør ha egne foreldrepålogginger med brukernavn og passord for hver enkelt foresatt. Foreldrene/foresatte bør ha innsyn/tilgang til egne unger sine resultat, vurderinger av oppgaver og prøver, samt fravær, orden og adferd. 4.2.13 Support og hjelp Skal ha tilgang til telefonsupport. Telefonsupport må kvalitetsdefineres med tanke på tilgang, respons, ansvar m.m. Online hjelpesystem bør være tilgjengelig på det språket man har valgt å vise plattformen i. Leverandøren bes beskrive support og hjelpesystem. 4.3 Web basert Løsningen må være webbasert og kunne fungere på de vanligste nettleserne.. 4.4 Diverse: Leverandør oppfordres til å vise til/beskrive annen funksjonalitet som plattformen innehar, og som det ikke er spesifikt spurt etter. 4.5 Kursing Tilbudt løsning med pris skal inkludere kurs for lærere. Det må påregnes at disse kursene avholdes kommunevis da innføringen kan skje til forskjellige tidspunkter i den enkelte kommune. Tilbyder må skissere hensiktsmessig

gjennomføring av kursing i forhold til antall skoler/lærere pr kommune. Kommune Antall skoler Antall lærere Nord-Aurdal 2-4 Ca 100 Sør-Aurdal 4 Ca 75 Øystre Slidre 4(3 frå 2011) Ca 80 Vestre Slidre 2 CA 50 Vang 4(blir ant 2) Ca 45 Etnedal 1 CA 26 I tillegg til inkludert kursing må tilbyder beskrive og prise de kursmuligheter som finnes forøvrig. 5 Valg av tilbud 5.1 Kriterier for valg av tilbud Det tilbudet som er mest økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver vil bli valgt. Følgende kriterier blir lagt til grunn for å vurdere hva som er mest økonomisk fordelaktig: Pris 40 % o Sum total oppkjøp lisenser for alle kommunene og 4 års vedlikehold o For beregning av oppkjøp brukes gjennomsnitt pris for 2010, 2011 og 2012 Kvalitet 60 % o Innfrielse av beskrevet funksjonalitet, innfrielse av bør krav teller positivt o Bruk av gratis programvare vil telle positivt o Funksjonalitet og muligheter utover det vi har klart å tenke på selv o Kursing 5.2 Forkastede tilbud Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyder.

5.3 Åpning av tilbudene Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Åpning vil finne sted med interne protokollvitner fra oppdragsgiver. Åpning vil skje 09.02.2010 kl 1230. 5.4 Meddelelse om tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvilke tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når kontrakt er underskrevet av begge parter. 5.5 Tentativ fremdriftsplan IKT Valdres ser for seg følgende fremdriftsplan: Innlevering av tilbud 09.02.2010 kl 1200 Forhandlinger med 3 utvalgte tilbydere uke 8 2010 Valgt leverandør uke 10 2010

6 KONTRAKTBESTEMMELSER 6.1 Fakturering Fakturering skal skje til den enkelte kommune etter nærmere avtale. Fakturaene skal merkes med bestillernummer i referansefeltet. 6.2 Priser og leveringsbetingelser Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift og fritt levert (DDP INCOTERMS) hvert enkelt sted. Løsningen skal leveres klar til bruk for skolene i Valdres. 6.3 Betalingsbetingelser Betalingsvilkår er 30 dager etter at leveransen er godkjent og korrekt faktura med avtalt bilag er mottatt, forutsatt at ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Det skal ikke beregnes ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr eller andre former for gebyr. 7 Vedlegg til konkurranse grunnlaget Vedlegg 1: Mal for HMS erklæring som skal fylles ut av tilbyder