Kragerø kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 26.11.2012 Møtested: Møteleder: Formannskapssalen, Rådhuset Gotfred Nilsen Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Fagansvarlig forvaltningsrevisor Kvalitets- og HMS-sjef Gotfred Nilsen Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Øystein Bergh Jens Sandberg Kirsti Torbjørnson Anders Sandaas Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 34 39/2012. Kragerø, 27.11.2012 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 34/12 12/624 GODKJENNING AV PROTOKOLL 35/12 12/625 VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD 36/12 12/626 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - KRAGERØ HAVNEVESEN KF - ANSVAR OG MYNDIGHET 37/12 12/627 TILBUD PÅ EIERSKAPSKONTROLL AV SELSKAPET DELECTO AS 38/12 12/628 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2013 39/12 12/631 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 26.11.2012 Side 2 av 6
Sak nr. 34/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 29.10.2012. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 05.11.2012. Leder la fram protokollene. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 29.10.2012. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 05.11.2012. Sak nr. 35/12 VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Kontrollutvalget er veldig fornøyd med forbedringen i kvalitets- og HMS-arbeidet og registrering av avvik. Kontrollutvalget ønsker at det blir arbeidet videre med prosedyrer og rutiner for alvorlige forhold i hht arbeidsmiljøloven 2.4 og 2.5. Kontrollutvalget vil følge opp Varsling i hht arbeidsmiljøloven 2.4 og 2.5 overfor rådmannen. Kragerø kommune har kjøpt et kvalitets- og HMS-system for registrering av avvik, meldinger og varsling. Rapporteringen fra systemet er knyttet opp mot tertialrapporteringen i kommunen. Kvalitets- og HMS-sjefen presenterte systemet og bruken av det. Kontrollutvalget er fornøyd med utviklingen og ønsker at det også arbeides med prosedyrer og rutiner for alvorlige forhold i hht arbeidsmiljøloven 2.4 og 2.5. Kontrollutvalget vil følge opp dette overfor rådmannen. Side 3 av 6
Kontrollutvalget tar informasjon om reglementer og rutiner for Varsling (ref Arbeidsmiljøloven) til orientering. Sak nr. 36/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - KRAGERØ HAVNEVESEN KF - ANSVAR OG MYNDIGHET Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Kragerø Havnevesen KF Ansvar og myndighet, til orientering. Kommunestyret ber havnestyret og rådmannen gjennomføre de anbefalinger som revisjon legger fram, ref kap 2.4. Kommunestyret viser til 2.4 Anbefaling, siste avsnitt. Kommunestyret foretrekker skriftlige saksbehandlingsrutiner fremfor vedtektsendring. Kommunestyret ber om å få tilbakemelding fra havnestyret og rådmannen på rapporten innen 6 måneder. Revisor la fram rapporten fra forvaltningsrevisjon Kragerø Havnevesen ansvar og myndighet. Revisor presenterte problemstillingene, de vurderinger som er gjort og anbefalingene. Kontrollutvalget diskuterte rapporten, rollene til kommunestyret, havnestyret og rådmannen. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Kragerø Havnevesen KF Ansvar og myndighet, til orientering. Kommunestyret ber rådmannen spesielt vurdere de anbefalinger som revisjon legger fram, ref kap 2.4. Kommunestyret ber om å få tilbakemelding fra rådmannen på rapporten innen 6 måneder. Sak nr. 37/12 TILBUD PÅ EIERSKAPSKONTROLL AV SELSKAPET DELECTO AS Side 4 av 6
Kontrollutvalget i Kragerø kommune viser til mottatt tilbud, datert 01.11.2012, på eierskapskontroll av selskapet Delecto AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar imot tilbudet og ber revisjon gjennomføre oppdraget. Leder presenterte saken. Kontrollutvalget tar imot tilbudet og ber revisjon gjennomføre oppdraget. Tilbudet fra revisjon var unntatt fra offentlighet. Tilbudsbrevet nedgraderes og legges ved protokollen. Kontrollutvalget i Kragerø kommune viser til mottatt tilbud, datert 01.11.2012, på eierskapskontroll av selskapet Delecto AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar imot tilbudet og ber revisjon gjennomføre oppdraget. Sak nr. 38/12 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2013 Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2013: 04.02, 15.04, 22.04, 03.06, 02.09, 14.10 og 02.12. Møtene starter normalt kl 1700. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Leder la fram møte- og arbeidsplan for kommende år. Kontrollutvalget diskuterte datoene og temaene/sakene. Fra tidligere har det vært plan om å gjennomføre en høring for disponering av havnekapitalen og området Tangen. Kontrollutvalget vurderer en høring i møte 04.02.2013 og dersom det er aktuelt, blir den gjennomført 15.04.2013. Kontrollutvalget forutsetter at regnskapet blir lagt fram 22.04.2013. Side 5 av 6
Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2013: 04.02, 15.04, 03.06, 02.09, 14.10 og 02.12. Møtene starter normalt kl 1700. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Sak nr. 39/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 26.11.2012 Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Unn Kristin Nygaard meldes på NKRFs kontrollutvalgskonferanse. Gotfred Nilsen tar opp med ordfører om kontrollutvalget kan sende 2 personer til konferansen.. Orientering fra styret i Kragerø Fjordbåtselskap AS går ut. Brev sendes. Følgende saker ble tatt opp: Kommunens budsjett for 2013 er et meget stramt budsjett. Unni Wærstad orienterte fra Høstkonferansen 2012 i Bø. Invitasjon fra NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2013. Det er viktig at kontrollutvalget i Kragerø deltar og Unn Kristin Nygaard meldes på. Gotfred Nilsen tar saken opp med ordfører og vurderer påmelding. Invitasjon til Kragerø Fjordbåtselskap AS om å komme og orientere om virksomheten i kontrollutvalget stilles i bero. Selskapet er under omorganisering. Brev sendes styreleder. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Side 6 av 6