REFERAT KVARTERSTYREMØTE 35-08 04.11.2008, kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Eksteransvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Økonomiansvarlig Silje Hildrestrand Anette Moen Charlotte Hoem Mustafa Duale ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Varaordfører Espen Lehn-Nilsen Jan Fredrik Eliassen IKKE TIL STEDE Interansvarlig PR-ansvarlig Anne Kari Tinnesand Raymond Julin REFERENT Charlotte Hoem
FORSLAG TIL DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent. Ymse: Silje, Jan Fredrik. ORIENTERINGER LEDER - Fortsatt sjukmeldt frå kvart- og vaktjobbing, men satsar på å kome tilbake før jul. - Vore med på valgvake til studentpolitikken - Vore med på styretreff saman med blandt anna Kjernestyret + konsert på garage - Arbeida med budsjettpostane som er mitt ansvar - RS-møte - Prøvd å kalle inn til koordineringsmøte med UiB - Nesten ferdigstilt 2 søknadar til inventarposten i samband med OK49 - Elles mykje skulearbeid SKJENKEANSVARLIG - Vinmesse - Vaktstyremøte - Bemanningsmøte med vaktetaten, kraftetaten og skjenkegruppa - Juleølbranding - Vært med på studentstyretreff - Skjenkestyremøte - Kvartet - Jobbet med budsjettet INTERNANSVARLIG - Ferie EKSTERNANSVARLIG - Bemanningsmøte - Studentstyretreff - Kvartet - Jobber med budsjett-ting - Målkortmøte med Gustav - Samfunnet arr. USF - Holder på å jobbe med vårsemesteret - Dorgemøte ØKONOMIANSVARLIG - Lite å melde - Fått inn alle budsjett bortsett fra Romvesenet PR-ANSVARLIG - Ferie ADM. LEDER - Jobber fortsatt med alle målkort - Jobbet med rapport for september - Jobber med overføring av betalinger til Vassdal og Erikssen - Jobber med fakturering av kopikostnader - Forsøker å få informasjon om fakturering fra kraft
- Brukt mye tid på å rydde opp i tidligere feilbetalinger - Hatt kontakt med ordfører i RS og Erik Oramas angående Erik sitt forslag til endret visjon. - Skal ha møte med Erik Oramas om dette og forøker å få til en åpen prosess for å bearbeide visjonen frem mot GF våren 2009. - Purret på manglende renhold på brakkene - Hatt møte med person som vil bidra til økonomiarbeidet - Jobber med budsjettet for 2009 og hjelper andre med dette - I møte med Elisabeth. Vil gjerne hjelpe oss med økonomistruktur. Hadde mest sannsynlig passet bra som økonomiansvarlig, men er ikke student. Vi trenger stort sett hjelp på alle områder. I første omgang hjelper hun oss med det vi ber om i forbindelse med budsjettarbeidet. Så hjelper hun oss med gode økonomirutiner nedover i systemet. Få opp igjen et godt system for rapportering. Få opp et godt system for budsjett- og regnskapsarbeid i gruppene. Mer interessert i å hjelpe oss med kontrollfunksjonene. Varekontrollrutiner. - Jobbet videre med økonomirapporten som KvaSt har mottatt. Ingen tall endret. - Jobber med å fakturer for ny bruk av kopimaskinen. RS V/AU - Sakspapirer til GF - Lov. kom-møte - AU-møte - Rep. skaps. møte - Rep. skapet vil ha et budsjett inn i papirene, ikke på skjerm. - Snakket med kulturstyret. Rart de ikke videresender mailer til brukerorganisasjoner automatisk. Burde kanskje heller kontaktet NSU? - Ta opp med UiB: Det er ikke røykvarslere på brakkene, og heller ingen manuell melder i 2. etasje. FASTAD Bemanning NG2 Muntlig orientering fra Skjenkestyret - Fra nå av er det ikke nødvendig å ha denne posten på Fastad. Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Siden intern er bortreist, skal adm. leder ha møtet. - Dette skal tas opp: o Generalforsamling: Semestermelding og handlingsplan. Talerør torsdag 13.11 klokken 17.15. o Bemanning og bemanningsbehov. o Send mail til gruppene sine om at de må tilbakestille alarmen når den går. o Det er kommet låser på dørene. Nøkkelen fungerer også på kopirommet. o Mål for resten av semesteret. Dorg - Tatt opp på møte: o Julegalla o Budsjett o Tonoavgiften avklares mellom ekstern og øko. o Org. sem. 2 rotete. Avvikling lite effektiv, mye på grunn av oppropet. Noen likte standsene, men ikke alle. o Prøver å skaffe brannvakter til Emergenza-festivalen. o Snakket med samfunnet om tellekorps. o Felles plan på plakatområdet. Intensjonsavtalen fungerer ikke. - Litt styr med Samfunnet og valgvaken. - Ønsker for vårsemesteret: Ikke alle har sendt inn enda.
- Prøver å få opp en felles kulturkalender for dorgene. Kanskje få opp en for resten av semesteret, og for neste semesteret. - Ekstern sjekker hva PR gjør med nettsidene. - Øko sjekker opp i om Kvarteret skylder RF penger. - Dersom dorgene ikke vil betale gamle kopikostnader, kutter vi all kopidrift de har nå. Økonomirapport Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder - Rapportering går normalt, både fra øko og regnskspasfører og adm. leder. - Manglende billettering for sommeren fortsatt ikke ryddet opp i. Øko sjekker det til fredag, så det kan komme med på - Barteravtaler skal ikke være med i budsjettet/regnskapet fra neste semester. - USF: Før fredag. - Mulig feil for tobakk siden org. sek. fant en kartong i puben. Vet ikke om det er telt eller ikke. - Ikke bokført, men kommet inn: Sykepenger for Gustav, BT. - Bedre rapport fra øko denne gangen, som ga mer mening. Hadde hjulpet med system med underøkoene. - Oppfølging av økoene må opp på fote igjen. Det må hele Kvarterstyret ta tak i. - Fordelaktige avvik på varekostnader, men skyldes mest sannsynlig for sen fakturabehandling. - Pass på å få alt av faktura og pakksedler inn i permen. - Driftsmateriell klarer vi stort sett å holde oss under budsjett. Det er bra! - Stort fordelaktig avvik forpleining artister, men kommer til å forsvinne. - Stort ufordelaktig regnskapshonorar, grunnet mye feil i sommer. - Mat: Riktig måneden etterpå. - Øl: Flytter seg fra måned til måned. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Prøvd å få til koordineringsmøte, men de har ikke tid. - I morgen banker leder på døren til kontoret hennes, og prøver å få ordnet opp i dette. - Hva skjer med utbyggingen? Hvorfor er det forsinket? Sender ut mail i morgen. - Referansegruppen, stopper opp hos Ivar? - Leder sjekker opp hos Trond. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Rettsvesenet/galla: Søker om penger. Tar det på ettermøtet. - RS/galla: Søker om penger. Tar det på ettermøtet. - Nye varer/ikke pris: Ikke fått innkjøpsprisene - Budsjett fra skjenkeansvarlig - Personalpris/DJ: Vanlig praksis at DJer får personalpris på også brus. Svar er sendt av øko. - Oppbevaring av pengeskrin/asf: De kan få oppbevare pengeskrinet i NG2. Banneret kan få ligge på personaltoalettet på eget ansvar. Ekstern svarer. - RS/medlem av kvarteret: Mennesker som jobber på Kvarteret skal ikke fysisk betale penger, men det kreves at vedkommende er student for å kunne ha stemmerett og stille til valg ved GF. - Kraft/stifter: Har ikke råd til å bruke 3000 på kun to stifter. AD Naboklager Muntlig orientering fra leder - Nonnene: Folk går ut fra oss og tisser i hagen fordi de ikke orker å stå i dokø. På samme måte: folk som går av bussen går opp i hagen og gjør sitt fornødne. Ikke interessert i å klage til politiet, men interessert i en dialog. Dersom nonnene vil det, kan kanskje våre vakter gå opp i hagen og si at det ikke er lov å drikke der? Også snakke med Garage og høre om de vil være behjelpelig., - Naboene oppe i Ng2: Ikke dialog gjennom huseier, men gå direkte til oss. Passe på lydnivået
spesielt på torsdag med Lars Vaular. Ingen hadde sagt fra til oss (bare til kraft) om at de skulle ha DJ-konsept resten av kvelden. Sette grense for når konsertene skal være ferdig på torsdager: Arrangementet skal være ferdig klokken 24.00. Nachspiel på brakkene Muntlig orientering fra leder - Folk forventer nachspiel på lørdag. - Minimumskrav fra Gustav: Klare enkle rutiner for hvem som låser hva. Kopirommet må være låst, handikapdoet må være låst. Springbrett/kontor-fløyen må være låst. - Jan Fredrik: Nødutgangen er åpen! Ikke bare ulåst, men må være lukket. Få tak i kopp. Pingvinorden Muntlig orientering fra leder - Høre med Anki når hun kommer tilbake. - Gjerne ta det opp etter GF. VEDTAKSSAKER 35-01 SØKNAD OM PENGER TIL REKRUTTERINGSMATERIALE Til grunn: Skriv frå vaktetaten Vedtaksforslag: «Kvarterstyret vedtar å gi vaktetaten kroner 800,- til rekrutteringsmateriale.» For: 4 Mot: 0 Avholdende: 0 35-02 PRIS PÅ JULEØL PÅ TAPP 35-03 PRIS PÅ JULEBRUS 35-04 PRIS PÅ RØD JULEØL På FLASKE 35-05 PRIS På BAH HAMBUG 35-06 SANKSJON Til grunn: Personalsak. Utsatt til neste gang. Involverte kalles inn til neste KvaSt-møte. OPPSUMMERING Silje følger referansegruppemail Charlotte følger brannkopp brakkene Charlotte følger nattkort brakkene Alle følger budsjettposter!
YMSE RIS & ROS